Descripción funcional de la plataforma Hydra Hydra ofrece una solución que apoya a las empresas que entregan servicios a sus clientes a través de proyectos, para que mejoren sus resultados a través de una solución única que integra una plataforma tecnológica y servicios de consultoría para asegurar la adopción y aprovechamiento de la tecnología y proveer información de valor a la PMO o a la Dirección de Operaciones.
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Cadena de Valor en Gesti贸n de Proyectos DEFINIR
Componentes Hydra PSA
PLANEAR
EJECUTARC
Blueprint
ONTROLAR
Proyecto
Blueprint
Documentos Administraci贸n
Recursos
PMO
M贸vil Clientes Mi espacio Reportes
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MEJORAR
Índice
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Páginas.
Componentes Hydra HYDRA es una solución integral que cubre en su totalidad la cadena de valor en gestión de proyectos. La solución cuenta con las siguientes características desglosadas en 9 módulos.
Beneficios y Esquema General.
4-5.
Módulo Blueprint
6-7.
Módulo Proyecto
8-9.
Módulo Recursos
10-11.
Módulo Mi Espacio
12-13.
Módulo PMO
14-15.
Módulo Operaciones
16-19.
Módulo Reportes
20-21.
Módulo Documentos
22-23.
Módulo Administrador
24-25.
Barra de actualizaciones
26-27.
Aplicación Móvil
28-29.
Reportes Gerenciales y API de Integración
30-31.
Características.
32.
A través de la plataforma tecnológica Hydra potencia el conocimiento de su empresa:
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Descripción funcional de la plataforma Hydra
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Asegurando el gobierno y la adopción de las mejores prácticas en gestión de proyectos.
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Retroalimentando las lecciones aprendidas en tiempo real.
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Brindando disponibilidad de indicadores en tiempo real para una gestión proactiva.
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Aplicando las mejoras prácticas en cada etapa del ciclo de proyecto.
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Facilitando la consolidación del conocimiento y de las mejores prácticas a nivel de toda la organización.
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La solución entrega beneficios rápidamente a través de:
Gestión y gobierno del conocimiento para desarrollar proyectos.
Asegura que el conocimiento no esté solo en las personas, sino que sea un activo de la organización.
Gestión de recursos
Integrando la información de su disponibilidad y asignaciones para asegurar una mejor utilización.
Estandarización
Habilita a las organizaciones para ejecutar sus proyectos consistentemente, asegura la ejecución de todos los proyectos de acuerdo a las mejores prácticas.
Mecanismos que permiten registrar los aprendizajes en los proyectos y obtener información de los ejecutores de los proyectos.
Visibilidad integrada de toda la información de los proyectos en la plataforma.
Permite acceder fácilmente a los datos, documentos y reportes facilitando la gestión y toma de decisiones
Consolidación de lecciones aprendidas y Retroalimentación
Indicadores en tiempo real
Muestras del desempeño y del cumplimiento del proceso de gestión de proyectos, lo que permite tener control tanto de los resultados del proyecto como de la adopción de los lineamientos o prácticas del proyecto.
Agilidad Con una plataforma tecnológica en la nube bajo un esquema de servicio (SaaS: Software as a Service) de fácil uso y configuración, además de la flexibilidad que se adapta a las necesidades y nivel de madurez de las organizaciones.
Servicios de aseguramiento, control y mejora
Por medio del respaldo a la organización en el proceso de cambio organizacional, apoyando la adopción de la plataforma tecnológica y los procesos asociados.
Beneficios
Módulo Blueprint
• Consolidar la Gestión del conocimiento de los proyectos: Capturando las experiencias, procedimientos, buenas prácticas y lecciones aprendidas
El Blueprint es la suma de todos los estándares metodológicos de planeación, seguimiento y control de la organización que en conjunto permiten realizar una gestión optimizada de proyectos. A nivel metodológico el Blueprint permite configurar elementos tipo, que describen el uso y el comportamiento de tareas, actividades, entregables, roles, documentos y puntos de chequeo. Estos elementos en conjunto constituyen los procesos o metodologías de la organización.
de la organización que apoyan la gestión de los proyectos. • Estandarizar la gestión de proyectos en cuanto a metodologías, plantillas integradas con el sistema de calidad, guías entre otros. • Predefinir reportes de seguimiento a los proyectos • Definir alertas de monitoreo a la adopción de metodologías
Blue print VS Plantilla. A diferencia del concepto de plantilla que solo permite la configuración a nivel de estructura de plan de trabajo, con información básica de la duración de las tareas y los recursos asignados, Hydra ofrece la funcionalidad de Blueprint que permite incluir atributos adicionales y complementarios a una plantilla. Con el Blueprint la compañía puede consolidar el conocimiento relacionado con la gestión de los proyectos en conjuntos flexibles de etapas, tareas, entregables, roles, guías de tareas, listas de chequeo, entre otros elementos, que permite que sus proyectos sean consistentemente más exitosos.
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• Habilitar mecanismos que faciliten la adopción de estándares, metodologías o lineamientos de gestión de proyectos a sus equipos de proyectos.
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Ejemplo de estructura de proceso de gestión de proyectos.
Entregables Son elementos únicos (ej. requerimientos, riesgos, casos de uso, entre otros) que se pueden definir con mayor complejidad y que tienen un proceso relacionado.
finir atributos como: descripción de la tarea, listas de chequeo, asignación de rol por defecto, documentos de entrada y/o salida, materiales, habilidades para ejecutar la tarea, flujos de niveles de aprobación de tareas, campos personalizados, guía de ejecución paso a paso de la tarea.
Actividades
Documentos
Son grupos de tareas organizadas en un orden específico. Estos son reutilizables y encadenables entre sí, de acuerdo a la estructura que requiera configurar.
Por lo general son plantillas, formatos o cualquier documento tipo que puede ser asociado como entradas o salidas de una tarea.
Roles
Puntos de Chequeo
Son descripciones genéricas de los usuarios involucrados en el proyecto.
Puntos de Chequeo son objetos que se usan para marcar un evento especifico (ej. el final de una fase) durante el transcurso de un proyecto.
Tareas Corresponden a los componentes básicos de cualquier proyecto, indicando las acciones que deben completar los usuarios. A cada una de las tareas es posible de-
Beneficios
Módulo Proyecto Este módulo le permite al Gerente de Proyecto planear y controlar la ejecución de un proyecto.
• Visibilidad del grupo de trabajo asignado y disponible. • Definición del múltiples planes de trabajo integrados con entregables, riesgos, asuntos. • Diagrama de Gantt. • Información de la situación financiera del proyecto en tiempo real. • Reporte de avance de todos los recursos, gastos y materiales del proyecto. • Consolidación del plan de trabajo según el esfuerzo y el costo. • Indicadores de valor ganado consolidados. • Situación real de la ejecución de las tareas.
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Vista de planeación basada en cronogramas, con la visibilidad de entregables, riesgos, actividades y tareas.
Gestión del equipo de trabajo
Gestión de Riesgos
Permite visualizar las personas que conforman el equipo del proyecto, sus habilidades, el periodo de asignación, la carga de trabajo, los tiempos y/o esfuerzo reportados por cada uno de los recursos, alertas consolidadas de desviación de la metodología, nivel de acceso de cada persona dentro del proyecto y su información general.
Permite realizar su valoración y definir un plan de acción asociado que puede ser incluido en los cronogramas del proyecto.
Diagrama de Gantt Permite gestionar los cronogramas del proyecto, permitiendo al Gerente de proyecto definir y secuenciar las tareas que considere necesarias para ejecutar el proyecto.
Gestión de Entregables Dirigidos por Procesos Permiten la planeación más eficiente al hacerles seguimiento independientemente a su planeación en los cronogramas.
Asignación de Tareas a Cada Recurso Consolida la información de planeación, así como los datos y evidencias generadas en su ejecución.
El seguimiento financiero de los recursos asignados al proyecto Permiten hacer un seguimiento a los costos de los recursos, gastos y materiales, tanto en la planeación como en la ejecución del proyecto.
Configurar los Accesos a la Información de Proyecto Se definen perfiles y vistas de la información para cada uno de los recursos asignados
Módulo Recursos Este módulo le permite al Director de los Recursos, gestionar las personas que tienen acceso a la plataforma, su información y niveles de acceso. Adicionalmente, definir las horas calendario de un usuario, asignar el periodo de tiempo y porcentaje del calendario que un usuario debe estar en un proyecto. La planeación de los recursos consolida la asignación de los recursos a los proyectos, y el porcentaje de uso real del recurso en la ejecución de tareas. En la vista de histograma, se evidencia la asignación total de horas en un proyecto.
Beneficios • Gestionar la capacidad de los recursos. • Asignar equipos de trabajo por experiencia, habilidades y conocimientos. • Tener información consolidada de todas las hojas de tiempo. • Manejar calendarios por recurso. • Gestionar recursos humanos genéricos en los proyectos. • Gestionar niveles de acceso a la información según el perfil del recurso.
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La matriz de disponibilidad
La matriz de habilidades
Visualiza todos los usuarios activos en el sistema asignados a lo largo de periodos semanales, mensuales o anuales. Esta matriz le permite al Director de los recursos tomar decisiones acerca de cuáles están disponibles para asignar a otros proyectos o cuales están sobre asignados.
Permite definir las habilidades necesarias que se requieren para ejecutar las tareas asignadas en los proyectos. Esta relación de usuarios con habilidades le permite al Director de recursos tener un directorio de sus recursos disponibles y definir estas características como criterios de búsqueda en el momento de asignar un recurso a un proyecto.
Beneficios • Tener información consolidada de las asigna-
Módulo Mi Espacio Todo usuario registrado en la plataforma accede por defecto a este módulo. Desde este punto de acceso, el usuario visualiza el alcance que tiene sobre los proyectos, sus compromisos y la información que le ha sido compartida.
ciones a proyectos y tareas del usuario. • Estar actualizado en cuanto a la ejecución de tareas en las que tenga algún grado de involucramiento. • Tener acceso rápido a las tareas asignadas. • Reportar el avance de la ejecución de las tareas. • Comunicarse con los demás miembros del equipo de trabajo y tener soporte de dichas comunicaciones. • Solicitar la aprobación de las tareas que ha ejecutado y la revisión de los documentos relacionados.
Sus funcionalidades pueden accederse desde la aplicación móvil
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Vista de la hoja de tiempos del recurso.
Hoja de Tiempo
Mis Asignaciones
se consolidan los proyectos y las tareas que son asignadas como miembro del equipo de trabajo. El usuario reporta las horas dedicadas a la ejecución de cada una de las tareas asignadas. Esta opción ubica rápidamente al usuario en cuales proyectos tiene responsabilidades y de acuerdo a sus tareas, identifica rápidamente por alertas de colores cual es el estado de cumplimiento de sus asignaciones.
En este recurso encuentra las tareas que le han sido asignadas en los proyectos que hace parte. Aquí el recurso puede verificar la información de planeación de la tarea así como registrar el progreso y las evidencias de su ejecución.
Módulo PMO Este módulo le permite a la Oficina de Proyectos tener una vista consolidada de todos los proyectos creados, alertas metodológicas y las proyecciones presupuestales de los proyectos en ejecución
Beneficios • Facilidad al crear proyectos. • Informe detallado de todos los proyectos creados. • Vista global de los puntos de chequeo de todos los proyectos en curso. • Alertas por incumplimiento a la metodología de gestión de proyectos. • Alertas por desviación del proyecto frente a la planeación. • Dashboards de seguimiento a la generación de alertas.
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Opción Proyectos Permite crear y listar todos los proyectos en sus diferentes estados, verificar el avance planeado, el avance real, los costos y el esfuerzo de cada proyecto de la compañía.
Vista de Proyecciones de costos e ingresos de proyectos en curso
Alertas Permiten monitorear la adopción de las metodologías, lineamientos, estándares y buenas prácticas de la organización; facilitando la identificación rápida de oportunidades de mejora y garantizar la adopción de los estándares de la organización.
Opción de Proyección Visualiza la lista de proyectos Abiertos o Cerrados, que generan costos e ingresos en un periodo de 6 meses.
Vista de listado de proyectos creados según las etiquetas y el estado actual
Módulo Operaciones Este módulo permite consolidar información referente a los clientes relacionados a la ejecución de los proyectos y la vista consolidada de las tareas fuera de proyecto asignadas a los recursos.
Beneficios • Fácil de configurar. • Tableros de control personalizables. • Reportes disponibles según las mejores prácticas del mercado. • Exportación de la información en formatos .csv, pdf, .doc, excel. • Generación automática de reporte de seguimiento y control de los proyectos. • Compartir reportes con usuarios internos e involucrados fuera de la compañía. • Configuración de reportes automáticos a diferentes niveles de la compañía.
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Vista de Modulo de Operaciones
Opción de Clientes
Lista de Tareas Fuera de Proyecto
Consolida el registro de los clientes de los proyectos, sus datos generales y personas autorizadas para acceder a niveles de información del proyecto previamente autorizado.
Consolida la información de las tareas que no son parte de los proyectos, sin embargo es necesario conocer las otras actividades asignadas a los recursos.
Beneficios • Facilidad al compartir información con el
Módulo Reportes Uno de los grandes diferenciadores de HYDRA, es la facilidad y disponibilidad inmediata de reportes personalizados. Hydra provee tableros de control en tiempo real, enfocados en todos los niveles de la organización, como la gerencia del proyecto, la PMO y la alta dirección, brindando a cada uno la información que requiere para implementar medidas preventivas, correctivas y soportar la toma de decisiones.
cliente final. • Acceso a la información del proyecto involucrado. • Espacio colaborativo para que el cliente esté al tanto del proyecto: Cronogramas, Entregables, Riesgos, Reportes, Foros y discusiones. • Aprobación de actividades, tiempos y/o gastos reportados. • Dashboards personalizables que se pueden compartir con el cliente. • Configuración de niveles de acceso para definir el alcance de la información a la que el cliente debería tener acceso.
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Reportes predeterminados disponibles Alertas Permite la consolidación de las alertas que se presentan en los proyectos de la compañía, de acuerdo a diferentes criterios de agrupamiento como: proyectos, gerentes de proyecto, etiquetas, unidades organizacionales y rangos de tiempo.
Comparación de Proyectos Permite la comparación de diferentes proyectos contra los indicadores de desempeño. También permite la configuración de los umbrales tipo semáforo para los indicadores de costo y de desempeño.
Entregables y Asuntos Permite consolidar el número y porcentaje de requerimientos, asuntos y entregables; agrupándolos por: complejidad, condición, estado, prioridad, responsable, salud y tipo.
Hitos Consolida los hitos del proyecto y le permite compararlos contra las diferentes líneas de base del proyecto.
Información General del Proyecto Consolida los datos generales de un proyecto.
Progreso de cronogramas Permite el seguimiento de los cronogramas de proyecto en términos de costo, esfuerzo o porcentaje de progreso.
Progreso del Proyecto
Ejemplo de reportes dirigidos a PMO y niveles Directivos.
Visualiza el desempeño de un proyecto en términos de costo, esfuerzo o progreso durante el ciclo de vida del mismo. Es particularmente útil para hacer seguimiento
Puntos de Chequeo
Resumen de Esfuerzo y Costos por Proyecto
Consolida los puntos de chequeo que han sido definido en los diferentes cronogramas de proyectos, con el objetivo de verificar su cumplimiento. Adicionalmente, las variaciones de los puntos de chequeo pueden ser comparadas con las líneas base establecidas.
Permite la visualización resumida de los valores de esfuerzo y costo de un proyecto.
Registro de tiempos
Permite la agrupación de proyectos por indicadores de desempeño (SPI, CPI etc), condición, estado y salud de presupuesto. Es ideal para visualizar el estado de múltiples proyectos de un portafolio.
Muestra una tabla de datos para las tareas de su proyecto, en el período que tenga tiempos registrados.
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Resumen de Portafolio de Proyectos
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Ejemplos de reportes dirigidos al Gerente de Proyectos.
Riesgos
Texto
Permite consolidar los riesgos de acuerdo a indicadores de Impacto, Probabilidad, Vulnerabilidad, Exposición y Costo.
Permite ingresar cualquier texto, mensaje o comentario que desee añadir para completar la estructura del tablero de control.
Ruta Crítica
Vista Tabular
Muestra listado de las tareas que hacen parte de la ruta crítica del proyecto
Muestra la información tabulada de elementos, ales como: Asuntos, entregables, Riegos, tareas.
Tareas Muestra una vista de barras, circular o tabla de datos, para las tareas de su proyecto agrupadas por: Prioridad, Complejidad, Estado, Condición, entre otros.
Módulo Documentos Este módulo le permite a todo el equipo de trabajo consolidar la documentación que se genera alrededor de la ejecución de los proyectos, así como las evidencias de los entregables.
Beneficios • Facilita el uso de documentos plantillas o formatos definidos en la metodología. • Trazabilidad del documento a lo largo del proyecto. • Manejo de versiones. • Compartir documentos. • Repositorio de documentos por proyecto.
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Personalización de estructura del repositorio de documentos de un proyecto.
El módulo documental Gestiona documentos dentro y fuera de la plataforma. Tiene la capacidad de adjuntar documentos externos o relacionar links de acceso de ubicaciones en otros repositorios.
Buscador de Documentos Permite ubicar con rapidez cualquier documento registrado en la plataforma, independientemente del repositorio de proyecto donde se encuentren.
Opciones de búsqueda del repositorio documental
Módulo Administración Este módulo le permite al administrador de la plataforma configurar el ambiente de trabajo global para todos los usuarios.
Beneficios • Fácil configuración y personalización de la plataforma. • Configuración transversal a todos los usuarios y los proyectos en la plataforma.
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Calendarios Personalizan las jornadas laborales definidas para los usuarios, definición de días festivos y excepciones en el calendario.
Opciones de Configuración Permite la personalización de la información de contacto de la compañía, se visualiza el contrato de licenciamiento adquirido y las licencias configuradas. Además, permite la definición de: • Activación de las alertas metodológicas • Activación de la matriz de habilidades • Activación de Unidades Organizacionales • Administración de Etiquetas: permiten diferenciar y agrupar elementos que contengan características similares. • Personalización de apariencia, logo y colores de la compañía en la plataforma
Vista de panel: Preferencias de la compañia.
• Auto-agendar Gerente de Proyecto • Identificadores de elementos de los proyectos • Configuración de campos para los proyectos • Creación de usuarios desde el equipo de proyecto • Habilitar la delegación de tareas • Posibilidad de compartir Blueprints • Configuración del API • Modo de seguimiento de tareas fuera de proyecto • Selección de Moneda
Barra de Actualizaciones (chat del equipo de proyecto) Las actualizaciones (chat) permiten generar y consolidar conversaciones alrededor de los principales objetos del sistema (Proyectos, clientes, recursos, blueprints, documentos, tareas, riesgos, entregables y asuntos). Esta capacidad, proporciona un entorno colaborativo, en el cual todas las personas involucradas en los proyectos pueden aportar sus ideas, propuestas u opiniones sobre un tema en particular y evidenciar su aporte con comentarios, archivos o documentos.
Beneficios • Facilita y promueve la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo • Consolida las notificaciones referentes a la ejecución de tareas, eliminando la complejidad de con solidar información de correos electrónicos. • Facilita la trazabilidad de las comunicaciones alrededor de un proyecto con comentarios o documentos. • Puede acceder desde su panel de control de inicio o desde la aplicación móvil.
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El muro de actualizaciones se encuentra disponible en todas las opciones de la plataforma
Beneficios • Incrementa la productividad y facilita el trabajo en equipo.
Aplicación Móvil - APP
• Centraliza la documentación generada en el proyecto. • Promueve la colaboración y comunicación entre
La versión móvil de HYDRA ha sido diseñada para conectar a los equipos de trabajo. Les permite reportar de manera oportuna el estado de sus actividades, facilitando la colaboración constante con el equipo de trabajo.
los actores del proyecto. • Generación y seguimiento de foros y discusiones. • Documentación compartida entre los equipos de trabajo. • Guías amigables con las instrucciones para el desarrollo de las actividades. • Listas de chequeo para la realización de las actividades. • Reporte del estado real de las actividades.
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Tareas a Cargo Muestra cuáles son las tareas que el usuario tiene asignadas, su fecha de vencimiento y progreso actual.
Reporte de avance de actividades A través de esta funcionalidad el usuario puede reportar el avance y tiempo (si aplica) invertido en las actividades que tiene a cargo.
Colaboración (actualizaciones) Permite estar constantemente comunicado con el equipo de trabajo desde cualquier lugar, recibir mensajes y responder oportunamente.
Gestión de aprobaciones A través de esta opción el usuario puede conocer las tareas que tiene por aprobar, descargar los archivos adjuntos a dichas tareas y realizar la respectiva aprobación o rechazo.
Entregables del Proyecto A través de esta opción el usuario tiene la posibilidad de hacer seguimiento a los entregables que tiene bajo su responsabilidad. Configuración de tiempos administrativos y de proyectos.
Vista de menú de app para teléfonos y tablets
Vista Reportes Gerenciales 30
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Reportes Gerenciales. BI
API de Integración
HYDRA provee una solución paralela de inteligencia de negocios llamada HYDRA-BI. Dicha herramienta brinda todas las facilidades para que nuestros clientes puedan explotar al máximo los datos de gestión y control de proyectos que produce día a día HYDRA.
La comunicación entre aplicaciones es una necesidad corporativa por diferentes razones y siempre tiene un alto nivel de complejidad. Con la necesidad de acceder a aplicaciones desde cualquier lugar utilizando software en la nube, servicios de hosting, e incluyendo el modelo de negocios SaaS, las compañías están incrementando la exposición de su información en la web con el fin que sus involucrados y subscriptores puedan acceder a ella. En nuestro caso, los usuarios de HYDRA han requerido que nuestro servicio interactúe con sistemas de terceros, tales como ERPs o CRMs, o aplicaciones en la nube que interactúen con información referente a los proyectos en curso. HYDRA cuenta con un API desarrollado haciendo uso de Web Services implementados bajo el estilo de arquitectura REST, que facilita su entendimiento y establece un diseño basado en lecciones aprendidas por la industria del software a lo largo de décadas. Ver catálogo de servicios del API en https:
Esta herramienta es de gran valor a la hora de diseñar reportes gerenciales donde es imprescindible el uso de distintas fuentes de datos para contar con información consolidada. Por otra parte, si la compañía tiene su propia herramienta de inteligencia de negocios o simplemente requiere los datos aplanados para conectarlos con otro sistema (sujeto a negociación y disponibilidad), Hydra ofrece la posibilidad de generar un modelo de datos exclusivamente con los datos de la compañía, de modo que pueda darle el uso que sus necesidades lo demanden a la información generada por HYDRA durante la gestión de sus proyectos.
//api.hydrapsa.com/docs/services?APPLICATION=EtaskAPI-Doclet
Características Drag and drop
Monitoreo de KPIs (key performance indicators)
Permite construir rápidamente tableros de control arrastrando los gráficos hacia la posición deseada.
Los reportes proveen una visión top-down de los datos de la organización a través de los cuales el usuario puede navegar fácilmente mediante gráficos y enfocarse en las áreas de interés.
Acceso 24x7x365
Uso intuitivo
Acceso permanente disponible para el cual no se requiere ningún tipo de hardware o software por parte del cliente a excepción de un dispositivo con navegador web.
El diseño de los reportes es intuitivo y fácil. Requiere menos de una hora de capacitación para que un usuario pueda diseñar un reporte.
Fácilidad en la construcción de reportes
Acceso seguro
Los usuarios pueden diseñar reportes a partir del modelo de datos generado, sin tener conocimientos técnicos avanzados.
La configuración de los privilegios de los usuarios permite controlar el acceso a los reportes, a sus gráficos y a las fuentes de datos. Existen usuarios finales que pueden consultar los reportes y usuarios administradores encargados de diseñar los reportes a partir del modelo de datos disponible.
Drilldown Capacidad para realizar análisis de la información partiendo de lo general a lo particular con solo hacer clic en una porción de un diagrama o una fila en una tabla.
Enlace a otra aplicaciones Esta funcionalidad permite navegar desde un reporte de Hydra hacia otra aplicación del cliente.
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