¿CÓMO SE INTEGRA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS?
PROYECTOS EN LA ORGANIZACIÓN
SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN Normalmente el presupuesto del negocio supera el requerido para hacer todos los proyectos, por eso se priorizan. Cada proyecto seleccionado por el negocio, debe tener una liga clara con la estrategia de la organización. Por lo tanto, se debe tener definido claramente: El Plan estratégico del negocio por un tiempo determinado Un proceso para asignar prioridades a los proyectos que si están orientados al logro de la visión del negocio.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTO Para que esto se logre, y se realicen solo los proyectos que convienen a la visión del negocio, se requiere el compromiso de los stakeholders, los definimos como aquellas “partes interesadas” en el proyecto o personas que de alguna manera afectan y tienen relación con el proyecto; pueden ser patrocinadores, proveedores, la comunidad vecina, etc. Es importante su identificación, la gestión de la comunicación con éstos y visualizarlos como clientes externos o internos, según corresponda, determinando qué esperan de nosotros y que esperamos de ellos (es recomendable aplicar una política de calidad de atención a los stakeholders).
El proceso de planeación estratégica lo lleva a cabo la alta administración de un negocio, entre quienes puede estar el que será el administrador de un proyecto, si esto sucede: Puede conocer la perspectiva global del enfoque de la organización. Su experiencia provee detalles valiosos sobre las capacidades y limitantes de la organización. Cada AP puede apreciar su proyecto en relación con otros proyectos.
El conocimiento del criterio de selección de los proyectos facilita la reasignación de recursos y prioridades entre proyectos cuando se haga necesario. Es muy conveniente que todas las personas de la organización estén de acuerdo que los proyectos que se hagan son los que verdaderamente convienen y no afectar esta asignación con aspectos personales.
PASOS Los pasos que se realizan en el proceso de planeación estratégica de un negocio son: 1. 2. 3. 4.
Revisar y definir la misión de la organización. Establecer metas y objetivos a largo plazo. Analizar y formular estrategias para lograr los objetivos. Implementar estrategias a través de proyectos.
1. REVISAR Y DEFINIR LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Consiste en definir el objetivo central de la empresa, su razón de ser, teniendo en cuenta los valores. Si ya existe una misión es necesario revisarla y validarla. CARACTERÍSTICAS DE LA MISIÓN -
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Definir el objetivo central, aquello a lo que vamos a dedicar nuestro esfuerzo. El fabricante de grifos define que hará rentable el control de fluidos; por su parte, el constructos define que creará el hábitat adecuado a las nuevas formas de vida. Debe expresarse más en función del servicio que se presta que en el producto que vende: Control de fluidos en lugar de grifos. Habitan en lugar de casas. Esto abre expectativas nuevas. Altamente diferenciada, si una empresa repite exactamente igual los esfuerzos de la competencia, su futuro está comprometido. Hay que buscar algo que haga único a la empresa a pesar de que el producto sea parecido. Debe abrir puertas al futuro. Además de focalizar la actividad actual, debe proponer pistas de apertura al futuro. Así, el experto en “control de fluidos” abre el futuro a válvulas, control de gases, conducción, etc. Debe ser motivadora. El objetivo de un Gerente es movilizar a todos los recursos humanos hacia el logro de la MISIÓN.
Para dar cumplimiento a las pautas dadas anteriormente, es necesario que responda las siguientes preguntas: Punto Focal u objetivo central: - ¿A qué dedicamos y dedicaremos nuestras fuerzas (enfocado al servicio que presa)? - ¿Qué productos o servicios ofrecemos y a quién? Diferenciación: - ¿Qué es lo que verdaderamente nos hará diferentes de los demás? - ¿Es suficiente?, ¿cómo nos ven?, ¿Cómo queremos que nos vean? Apertura al futuro: - ¿Hacia dónde dirigiremos nuestros pasos en el futuro? Motivación: - ¿Qué es lo que hace a esta misión verdaderamente motivadora? - ¿Es suficiente?
EJEMPLO DE MISIÓN Comercializar productos químicos de alta calidad mediante gestión de mercadeo, asistencia técnica oportuna, confiable y pertinente, antes, durante y después de cada venta, para contribuir a que las industrias que son clientes nuestros mejoren sus propios productos y procesos productivos, dentro de un ambiente que promueva el mejoramiento continuo, el trabajo en equipo y una actitud proactiva hacia la solución de problemas de nuestros clientes, comunidad y medio ambiente.
LA VISIÓN Es una descripción imaginativa y alentadora del papel y objetivos futuros de una organización que significativamente va más allá de su entorno actual y posición competitiva.
¿POR QUÉ ES NECESARIA UNA MISIÓN? Es la mejor forma de trabajar unidos hacia un destino común. La mejor manera de dirigir los esfuerzos individuales hacia los objetivos organizacionales. Esto es lo que permite a la gente común alcanzar resultados no comunes.
CARACTERÍSTICAS DE LA VISIÓN -
Debe ser formulada por los líderes. Ser coherente y convincente. Debe ser compartida por gente, el equipo debe apoyarla. Debe ser amplia y detallada: qué, cómo, cuándo, por qué. Debe ser positiva y alentadora. Debe ser desafiante y justificar el esfuerzo. Debe tener un límite de tiempo, a 3 años 5 años o 10 años…
EJEMPLO Misión y Visión de FEMSA Establecer metas y ordenamientos son premisas fundamentales para toda compañía, es por eso que la misión y visión de FEMSA siempre van dirigidas al cumplimiento óptimo de objetivos en un futuro. Al mismo tiempo nuestra misión y visión señalan el camino y sientan las pautas para la planeación de estrategias y proyectos encaminados al éxito.
Misión FEMSA Nuestra filosofía es impulsada por el deseo de atraer y satisfacer la demanda de los consumidores, generar consistentemente valor económico para los accionistas, así como un mayor desarrollo social. A través de los años hemos sintetizado nuestra filosofía en una simple misión: "Satisfacer y agradar con excelencia al consumidor de bebidas".
Visión FEMSA El enfoque hacia el cumplimiento de esta misión sólo se compara con la pasión por alcanzar nuestros objetivos estratégicos. - Duplicar el valor de nuestros negocios cada 5 años. - Generar una importante proporción de nuestros ingresos en mercados o monedas extranjeras. - Proporcionar a nuestros accionistas un atractivo rendimiento de su inversión. - Ser líderes en los mercados en donde participamos. - Contribuir al desarrollo social.
2. ESTABLECER METAS Y OBJETIVOS A LARGO PLAZO Convierte la misión a términos específicos, concretos y medibles Características: o Específicos o Medibles o Asignables o Realistas o Con tiempo específico
Planteamiento de objetivos: Los objetivos deben ser cuantificables, medibles y realizables en el periodo propuesto. Su lenguaje debe ser estricto y conciso, de manera que pueda ser entendido fácilmente y comunicar exactamente lo que se quiere. Se deben utilizar palabras que no sean vagas, imprecisas como por ej. Comprender, estimar, suponer, muchos, pocos, etc.
CONSTRUCCIÓN DE OBJETIVOS Objetivos: Fines o propósitos hacia los cuales se deben dirigir los esfuerzos de un grupo humano. Para una empresa es básicamente obtener utilidades a través de todas sus áreas funcionales. Los objetivos se clasifican en: De largo plazo: son aquellos que deben cumplirse a más de un año. De corto plazo: son aquellos que deben cumplirse a un año.
Colaterales: son complementarios a los de corto y largo plazo.
Subordinados: son los departamentales (por áreas de operación)
Los objetivos se jerarquizan en: Principales: los fines que normalmente persigue la empresa. Por departamento: son los que se involucran dentro de las funciones orgánicas de la empresa. De grupo: son los que están involucrados en las secciones de la empresa. De unidad: involucrados en las subsecciones de la empresa Individuales: son los objetivos personales de cada empleado u obrero.
3. ANALIZAR Y FORMULAR ESTRATEGIAS PARA LOGRAR OBJETIVOS Una estrategia es un plan de acción que se lleva a cabo para lograr un determinado fin a largo plazo. Consiste en determinar las metas a lograr en un corto, mediano y largo plazo definiendo las acciones necesarias para lograrlas.
MISIÓN Y VISIÓN • ¿Quiénes somos y para dónde vamos?
OBJETIVOS • ¿Hacia dónde enfocar?
ESTRATEGIAS • ¿Qué hacer?
PROYECTOS • ¿Cómo lo haremos?
NIVELES DE ESTRATEGIAS a. Estrategias de Nivel Corporativo Ocupan el más alto nivel jerárquico dentro de los planes estratégicos. Son formuladas por la alta dirección para supervisar y proteger los intereses y las operaciones de las organizaciones, compuestas por múltiples líneas de negocios. En este nivel las preguntas básicas son: ¿en cuáles tipos de negocio se debe comprometer la organización?, ¿cuáles son las metas y las expectativas para cada negocio?, ¿cómo se deben asignar los recursos para alcanzar esas metas? b. Estrategias de la unidad de negocio Siguen a las estrategias corporativas en el nivel de jerarquía. Son diseñadas para la administración de los intereses y operaciones de una línea particular de negocios. Se elaboran para alcanzar las metas de un negocio concreto. Contemplan las siguientes preguntas: ¿cómo competirá el negocio en su mercado?, ¿cuáles productos o servicios debe ofrecer?, ¿a cuáles clientes pretende servir?, ¿cómo se distribuirán los recursos en el negocio? c. Estrategias de nivel funcional Dentro de la jerarquía de las estrategias, las de nivel funcional están ubicadas justamente sobre los planes operativos. Son creadas para la administración de las pareas que están a cargo de cada función para poner en práctica las estrategias de la unidad de negocios y las
corporativas. Las estrategias de nivel funcional completan la jerarquía de las estrategias y abarcan las siguientes preguntas: ¿cómo contribuye la función de cada área en el logro de las metas?, ¿cuál es la interacción que existe entre las diferentes áreas?, ¿cuáles recursos asignar a cada área para desarrollar sus funciones?
TIPOS DE ESTRATEGIAS Tradicionalmente se habla de 4 tipos de estrategias a desarrollar para ser competitivo: Liderazgo en costo Diferenciación Costos bajos con enfoque en un nicho de mercado Diferenciación con enfoque en un nicho de mercado
Estrategia de liderazgo en costo: “Supone el lograr una ventaja competitiva a través de una ventaja en costes, o sea, mediante unos costes lo más reducidos posible. De este modo, la empresa se situará en una posición de ventaja no sólo frente a los competidores, sino también ante los proveedores y los clientes. Para que esta estrategia sea factible se deben dar una serie de condiciones. Así, es preciso alcanzar una elevada cuota de mercado que posibilite la colocación de grandes volúmenes de productos. Por otro lado, se debe conseguir una alta productividad de los factores que
permita una reducción de los costes unitarios de producción. Se debe verificar un fuerte control de los costes a fin de eliminar o reducir los que no sean oportunos. Ahora bien, no todo son ventajas en la estrategia de liderazgo en costes. Esta estrategia, si se sigue de un modo continuado y no se toman constantemente las medidas necesarias para que se sigan dando las condiciones antes descritas, puede entrañar graves riesgos. Si la empresa no va adaptando su tecnología, niveles de productividad, etc., a las nuevas necesidades surgidas por cambios en tecnología, etc., corre el riesgo de ver cómo su ventaja en costes puede desaparecer si otro competidor sí incorpora tales cambios. Además del peligro que supone, para el éxito de este tipo de estrategias, no estar atento a las posibles obsolescencias de los procesos, existe el peligro de descuidar las posibles obsolescencias de los productos y nuevas expectativas de clientes. Estrategia de Diferenciación: Persigue que la empresa en general, o alguno de sus elementos en particular (por ejemplo, productos, atención al cliente, tecnología, calidad...), sean percibidos como únicos, tanto por parte de los clientes como por parte, incluso, de los proveedores. La diferenciación, con respecto a los compradores, provoca una lealtad hacia la empresa, hacia los productos o servicios de ésta, haciendo que la demanda sea menos sensible a variaciones en los precios. Se debe señalar que la estrategia de diferenciación normalmente impide o dificulta lograr una elevada participación en el mercado. También esta estrategia puede ver su éxito limitado, a consecuencia, por ejemplo, de la imitación por parte de algún competidor, o de la evolución de las preferencias de los consumidores, o un desfase entre la "prima de precio" y la diferenciación aportada. Estrategia de Enfoque o de nicho del mercado basada en un costo más bajo: “Concentrarse en un segmento más limitado de compradores y superar la competencia de los competidores, sirviendo a los miembros del nicho a un costo más bajo que la competencia. Estrategia de nicho de mercado basado en la diferenciación: Concentrarse en un segmento limitado de compradores y superar la competencia ofreciendo un producto o servicio adecuado a sus necesidades, que supere sus gustos y requerimientos mejor que la oferta de la competencia”1.
CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS DE LAS ESTRATEGIAS COMPETITIVAS GENÉRICAS TIPO DE CARACTERÍ STICA
OBJETIVO ESTRATÉGIC O
BASES DE LA VENTAJA COMPETITI VA
LÍNEA DE PRODUCTO S
ÉNFASIS EN LA PRODUCCIÓ N
ÉNFASIS EN LA MERCADOT ECNIA
MANTENIM IENTO DE LA ESTRATEGI A
LIDERAZGO DE BAJO COSTO Una amplia representativa mercado
DIFERENCIACIÓN AMPLIA
PROVEEDOR DE MEJOR COSTO
muestra del
Una amplia muestra representativa del mercado
Compradores conscientes del valor
Costos más bajos que los competidores
Capacidad de ofrecer a los compradores algo diferente de lo que ofrecen los competidores.
Un buen producto básico con menos extras, calidad aceptable y selección limitada.
Muchas variaciones del producto, amplia selección, destacan de manera importante las características de diferenciación seleccionadas.
Una búsqueda constante de reducciones de costo, sin sacrificar una calidad aceptable y las características esenciales. Tratar de convertir en una virtud las características que conducen a un bajo costo.
Inventar formas de crear valor para los compradores; luchar por la superioridad del producto.
Precio económico / buen valor. Todos los elementos de la estrategia están orientados a contribuir von una ventaja de costo sostenible; la clave es administrar los costos para que mantengan bajos, año tras año, en cada área del negocio.
Comunicar los puntos de diferencia en formas creíbles. Hacer hincapié en un mejoramiento y en una innovación constantes, con el fin de mantenerse a la delantera de los competidores que tratan de imitar. Concentrarse en algunas características clave de la diferenciación, informar acerca de ellas para desarrollar una reputación y una imagen de la marca.
Proporcionar a los compradores más valor por su dinero. Atributos de buenos a excelentes y de varias a muchas características superiores. Incluir características y atributos superiores a un bajo costo. Determinar un precio inferior al de las marcas de los competidores con características comparables. Una experiencia única en la administración para mantener los costos bajos y, de manera simultánea, mejorar el producto o servicio.
Incluir cualquier característica por la que estén dispuestos a pagar los clientes. Cobrar un precio adicional para cubrir los costos extra de las características de diferenciación.
ENFOQUE DE BAJO COSTO Y ENFOQUE DE DIFERENCIACIÓN Un nicho limitado del mercado, en donde las necesidades y preferencias del comprador son diferentes de las del resto del mercado. Un costo más bajo al servir al nicho o una capacidad de ofrecer algo ajustado a sus requerimientos. Adecuados a las necesidades especializadas del segmento objetivo.
Adecuados al nicho.
Comunicar las características únicas de quien hace el enfoque para satisfacer los requerimientos especializados del comprador. Seguir totalmente dedicado a servir al nicho mejor que otros competidores; no perjudicar la imagen y los esfuerzos de la empresa ingresando a segmentos diferentes del comprador o añadiendo otras categorías de productos para mejorar el atractivo para el mercado.
Existe una quinta estrategia: Integración de costos bajos y diferenciación: Este tipo de estrategia enfoca claramente a Dell, uno de los líderes de venta de equipo de cómputo, su principal estrategia fue lograr bajar los precios de sus productos a través de la eliminación de costos directos, y dio la oportunidad a los clientes de personalizar los productos que compraban.
PASOS PARA ANALIZAR Y FORMULAR ESTRATEGIAS Formular la estrategia, implica tres grandes pasos: A. Determinar dónde estamos: analizar la situación tanto interna como externa, a nivel micro y macro. Para esto son útiles herramientas como la matriz DOFA. B. Determinar a dónde queremos llegar: esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio. Es muy importante comparar alternativas con el portafolio actual y los recursos disponibles. C. Determinar cómo llegar hasta allí: es decir, el plan estratégico – la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como: Qué productos y servicios ofrecer Qué demandas del mercado satisfacer A qué segmento de clientes atender Qué tecnología utilizar (o desarrollar) Qué método de ventas utilizar Qué forma de distribución utilizar Qué área geográfica atacar Será entonces cuando se pueda seleccionar alternativas que apoyen la misión y los objetivos de la mejor manera.
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. http://www.slideshare.net/jcfdezmxestra/estrategias-competitivas-1040477
4. IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS A TRAVÉS DE PROYECTOS
MISIÓN Y VISIÓN
OBJETIVOS
• ¿Quiénes somos y para dónde vamos?
ESTRATEGIAS
• ¿Hacia dónde enfocar?
• ¿Qué hacer?
PROYECTOS • ¿Cómo lo haremos?
Asignación de recursos Organización formal e informal para complementar y apoyar la estrategia Definición de un sistema de planeación y control Motivación de los stakeholders Priorización de proyectos. Si esto se define, se logra una contribución al plan estratégico.
ALINEACIÓN DEL PROYECTO Se conoce como alineación al hecho de que un proyecto persiga los mismos fines que la visión de la organización. Por ejemplo, si la visión se ha establecido en la búsqueda de un posicionamiento en el mercado a través de las ventas a nuevos segmentos, los proyectos de mayor prioridad son aquellos que promueven las ventas, que fortalecen los sistemas de ventas o que produzcan información importante relacionada con el proceso, entre otros. Para establecer un proceso que asegure que se seleccionan y se le da alta prioridad a los proyectos importantes, se requiere: 1. 2.
Definir criterios de selección Establecer un sistema de prioridades
En cualquier empresa con más de una unidad, la alineación del proyecto es importante para mantener a todos en la misma página. Cada departamento puede tener sus propias
tareas y métodos específicos, pero el objetivo final tiene que ser el mismo.
El primer paso en el establecimiento de la alineación del proyecto es identificar y evaluar los objetivos del proyecto. Todo el mundo tiene que estar de acuerdo en cuanto a cuáles son esas metas. La mayor participación de cada departamento tiene en la formulación de estos objetivos, la mayor inversión serán en su consecución. Priorizar es esencial en la realización de un proyecto a tiempo. Debería convertirse en un factor importante en la creación de los objetivos del proyecto. Tener un plan estratégico sobre los objetivos a lograr primero da la dirección del proyecto y el momento es buena práctica empresarial. Las prioridades que deben establecerse al comienzo de cada proyecto a todo el mundo concentrado en cada etapa. El segundo paso hacia el acercamiento de los proyectos es establecer los beneficios que traería a la empresa como un todo. Una vez que todo el mundo sabe qué esperar del cumplimiento de sus tareas y las ganancias que obtendrá en su realización más difícil que trabajarán para él. Esta será la motivación para impulsar la mejora, la innovación, y completa la participación de todos los involucrados. El tercer paso sería la identificación de los riesgos. El conocimiento de las dificultades y desafíos previstos estimulará la creación de soluciones y requieren la adaptación del sistema o métodos que se utilizan, ayuda a las personas y los departamentos de preparar las medidas para reducir el riesgo y aumentar la probabilidad de éxito. La etapa final del acercamiento de los proyectos es la adecuada asignación de recursos. Cada segmento del proyecto se necesita la financiación específica, materiales y mano de obra. Una empresa u organización debe ser consciente de los recursos de que dispone. Estos recursos deben ser bien gestionados y distribuidos a donde son necesarios.
Cuando la asignación de recursos de la organización también debe tener en cuenta los riesgos implicados. También teniendo en mente otros proyectos y empresas en el futuro ayudaría a la distribución racional de los recursos de la empresa. La gestión adecuada y la asignación de estos recursos son cruciales para la relación coste-eficacia y la rentabilidad de un proyecto. La alineación del proyecto es una estrategia inteligente que, si se ejecuta correctamente, debe aumentar la productividad y la producción de cada área involucrada en la consecución de los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende mucho de la participación de los actores y el rendimiento. Es la función de llevar a todos en un acuerdo organizado que un proyecto se llevará a cabo y tenga éxito. La alineación del proyecto es una estrategia valiosa para lograr y mantener la eficiencia y la utilización al máximo de los recursos de una organización2.
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. http://www.compute-rs.com/es/consejos-2986779.htm