Formulación y Administración del proyecto

FORMULACIÓN DEL PROYECTO En esta parte deben quedar claros los objetivos generales y específicos, la justificación técnica, económica, política y social del proyecto. Además, debe incluirse los antecedentes, el marco legal t administrativo, las limitaciones y el desarrollo histórico del mismo.

También, se dan las características generales del proyecto en cuanto al ámbito geográfico, cobertura, análisis del entorno, análisis interno, factores determinantes, políticas, conclusiones de estudios anteriores.

La etapa de formulación hace pasar de una situación sin proyecto a una situación con proyecto, en la que se busca dar respuesta, entre otras, a las siguientes preguntas: ¿qué hacer? ¿Para quién? ¿En qué dimensión? ¿Dónde hacerlo? ¿Cómo hacerlo? ¿Cuánto cuesta?

ESTUDIO DE MERCADO El estudio de mercado se considera el elemento base de cualquier iniciativa de inversión, en especial en lo que tiene que ver con producción de bienes y servicios, pues permite detectar las situaciones que condicionan la realización de los demás estudios (técnico y financiero).

El objetivo central del estudio de mercado es conocer la existencia de un número suficientemente amplio de personas o instituciones que requieren el bien o servicio que se va a ofrecer a través del proyecto, y que están en disponibilidad de adquirirlo.

Identificación del bien o servicio: El bien o servicio sobre el que está trabajando el proyecto debe ser claramente identificado y caracterizado para que pueda ser reconocido tanto por quienes lo van a usar, como por quienes deben apoyar su elaboración o realizar la prestación del servicio.

Se debe efectuar una descripción clara y amplia, enunciando sus características físicas, técnicas, subjetivas, uso, usuarios, presentación, composición, sustitutos, bien de capital, intermedio o final y sistema de distribución.

Los consumidores o usuarios: Se debe establecer quiénes necesitan los bienes o servicios que el proyecto ofrecerá y cuáles son las características les son comunes: Cuáles son sus motivaciones o expectativas sobre el bien o servicio, dónde están localizados, cuál es el uso que le darán al bien o servicio (individual o colectivo).

Estudio de la demanda: Contribuye a justificar la ejecución de un proyecto por la existencia de un número suficientemente grande de consumidores o de usuarios que permitan establecer el montaje de una infraestructura mínima para poder operar.

En este proceso también se logran determinar las condiciones que afectan el consumo de un bien o servicio en la actualidad, los pronósticos de consumo (éstos a partir de datos del pasado), el área de influencia y los niveles de precios (teniendo en cuenta la capacidad de pago de los consumidores). Área del mercado: Se refiere a tres puntos principales: • La población: Tamaño, tasa de crecimiento, movilidad y estructura.

• Ingreso: Nivel actual, tasa de crecimiento y distribución.

• Zona de influencia: Zona geográfica determinada.

Características de la demanda: • Función de demanda: Relación entre el precio y la cantidad.

• Función de ingreso: Relaciona cantidades demandadas con el nivel de ingreso, los hábitos de consumo y el precio de otros bienes.

• Estimación de la demanda: Se deben tener en cuenta las cantidades históricas consumidas y sus precios. Para realizar las proyecciones de la demanda básicamente se utilizan el consumo per. cápita, la tasa de crecimiento poblacional y la población actual, manteniendo constantes los demás factores (precio, ingreso, y precio de los bienes

sustitutos).

Por lo general, ninguna empresa es capaz de cubrir sola la demanda total, es necesario definir cuál es la demanda insatisfecha, o sea el mercado objetivo, y sobre esta población se aplica la misma fórmula (población insatisfecha, tasa de crecimiento, consumo per. cápita) manteniendo constante los demás factores (precio, ingreso, y precios de los bienes sustitutos y complementarios).

• Estudio de oferta: La oferta es el número de unidades de un determinado bien o servicio que un productor o prestador de servicios está dispuesto a producir y a vender en el mercado a un determinado precio. La oferta se incentiva con un mayor precio.

• Punto de equilibrio (oferta- demanda): Es el punto donde a un precio determinado se igualan las cantidades ofrecidas y las cantidades demandadas. Ante un aumento del precio, las cantidades ofrecidas aumentan, pero las cantidades demandadas disminuyen, para volver aun punto de equilibrio. La oferta puede ser afectada por cambios en los precios de los insumos, del desarrollo tecnológico, de las variaciones climáticas y del valor de los bienes sustitutos.

• El precio: Las empresas fijan los precios para sus bienes o servicios teniendo en cuenta los costos, la demanda y el mercado. Cuando el precio se fija con base en los costos, se espera un retorno sobre éstos, calculados para un nivel establecido de ventas. En los establecidos con base el mercado se tiene en cuenta la demanda, por lo tanto el precio depende del nivel de ésta. Finalmente, en los precios definidos con base en la competencia, se estructuran utilizando un promedio de los precios de los competidores (históricos) • Comercialización: Mediante este estudio se definen las formas como debe llegar el producto al usuario final, además incluye las técnicas de almacenamiento, los sistemas de transporte utilizados, la presentación del producto o servicio, la asistencia técnica a los usuarios, los mecanismos de promoción y publicidad, y los sistemas de ventas.

Conocer los canales de comercialización permite determinar el costo agregado al producto por efecto de su distribución, ya que en ocasiones los márgenes de intermediación varían en gran proporción afectando el precio al consumidor.

• Canales de comercialización: Es el conjunto de relaciones que se presentan entre los

productores, los intermediarios y los usuarios finales, las cuales se pueden describir así: -

Relación directa entre el productor y el consumidor.

Relación del productor – detallista – consumidor.

Productor – mayorista- minorista- consumidor.

Productor – agente intermediario – mayorista – minorista.

Consumidor final

Para seleccionar los canales de comercialización se deben tener en cuenta los segmentos de población a los cuales se quiere llegar con el producto o el servicio.

• Estrategias de comercialización: Son las acciones de promoción o publicidad encaminadas a hacer conocer o impulsar el consumo o utilización del bien o servicio. Estas estrategias generan un valor agregado y suponen desde luego asumir un costo adicional.

Las principales estrategias son la publicidad en todas sus formas, las visitas directas a los potenciales usuarios, las degustaciones o exhibiciones, las promociones, los catálogos etc.

En la comercialización es importante considerar la segmentación del mercado, lo cual es: El proceso de dividir un mercado en grupos uniformes más pequeños que tengan características y necesidades semejantes. Esto no está arbitrariamente impuesto sino que se deriva del reconocimiento de que el total de mercado está hecho de subgrupos llamados segmentos.

Estos segmentos son grupos homogéneos (por ejemplo, las personas en un segmento son similares en sus actitudes sobre ciertas variables). Debido a esta similitud dentro de cada grupo, es probable que respondan de modo similar a determinadas estrategias de marketing.

La siguiente clasificación es una combinación de criterios a revisar a la hora de dividir el mercado total: CRITERIOS Geográfico

Demográfico

Sicográfico

DESCRIPCIÓN Regiones urbanas y rurales Ciudades grandes, medianas pequeñas Área metropolitana Asociaciones de municipios Zonas comerciales Barrios residenciales Nacionalidad Nivel de escolaridad Ciclo de vida familiar Edad Sexo Ingresos Ocupación Clase Social: Funciones

Personalidad: actitudes

Estilo de vida: opiniones

Nivel consumo Influencia

SUBDIVISIÓN y

Deportes Recreación Posición Conducta Personalidad Valores Costumbres Creencias Sociedad Política Economía

de Clientes grandes Clientes medianos Clientes pequeños Publicidad Precio Calidad Servicio

Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.

La competencia Otro aspecto importante a tener en cuenta es la competencia (si se tiene), identificarla, analizar sus características, su participación real y esperada en el mercado y cuáles son las amenazas directas e indirectas que traen al proyecto que se está planteando.

ESTUDIO TECNICO El estudio técnico permite hacerse una idea clara de dónde se debe ubicar el proyecto, cuál es la cantidad de bienes o servicios a producir, cuáles son los procesos que se requieren para hacerlo, y cuáles los equipos, instalaciones y mano de obra necesarios.

En otras palabras, define la factibilidad técnica que comprende: La verificación de la selección de un tamaño de mercado acorde con la cuantía de la demanda a satisfacer y que sea financiable por los inversionistas, la posibilidad de tener una localización, de contar con una mano de obra idónea para la ejecución de las actividades productivas y de gestión necesarias.

En este estudio se determinan los siguientes elementos: • Estado del arte: Permite presentar cómo ha sido tratado hasta el momento de presentar la propuesta, el tema sobre el bien o servicio a producir y cuáles son sus tendencias. Esto nos indica el conocimiento y los avances tecnológicos logrados en la materia, las formas como se comercializa, cómo se produce o presta el servicio, cómo se presenta, qué apoyos se han tenido y cuáles son las perspectivas o tendencias que se observan para un futuro.

Para realizar el estado del arte se debe consultar el máximo de información secundaria posible, analizarla e interpretarla para que salga una conclusión clara sobre lo que ha pasado en relación con la producción y comercialización de ese bien o servicio.

• Tamaño del proyecto: Es uno de los aspectos más importantes del estudio técnico de un proyecto, está basado en los resultados del estudio de mercado, el cual provee información para la estimación de la futura demanda, la cual sirve como referencia para determinar la magnitud del proyecto.

El tamaño está íntimamente ligado con las variables de oferta y demanda del bien o servicio, en términos óptimos no debería ser mayor que la demanda actual y la esperada del mercado. Además, el tamaño está en función del tiempo, es necesario considerar que la estacionalidad en el suministro de insumos y materias primas condiciona el uso de la capacidad instalada.

Las variables que inciden en la determinación del tamaño, en orden de importancia son: 1. Demanda insatisfecha a cubrir (tamaño del mercado).

2. Capacidad financiera de los gestores del proyecto.

3. Tecnología.

4. Disponibilidad de insumos.

5. Localización geográfica de la demanda.

6. Estacionalidad de la demanda (productos para festividades navideñas u otras fechas).

7. Proyecciones de inflación, devaluación y tasas de interés (inflaciones altas, las inversiones más seguras son las especulativas).

8. Valoración del riesgo (riesgo alto en proyectos de gran complejidad).

9. Finalización del proyecto.

• Localización del proyecto: Tiene como objetivo seleccionar la ubicación más conveniente para el proyecto, mediante la comparación de diferentes alternativas y según distintas variables. Este estudio está íntimamente ligado al estudio de tamaño y mercado, pero su punto central radica en la búsqueda de una mayor utilidad y unos menores costos, para lo cual hay que tener en cuenta los siguientes factores o variables: -

Disponibilidad y costos del transporte de insumos y de productos.

Disponibilidad de insumos y sus condiciones de precio.

Disponibilidad de mano de obra para el proyecto.

Existencia de suficiente y adecuada infraestructura de servicios.

-

Condiciones de orden fiscal y tributario.

Políticas de desarrollo urbano rural (plan de ordenamiento territorial y uso del suelo).

Condiciones climáticas.

Precio de la tierra y su disponibilidad.

Para la evaluación de estos factores es necesario determinar la importancia relativa que tiene cada uno de ellos en la decisión final, por lo que se le debe asignar un peso relativo, pero teniendo en cuenta que la suma debe dar el 100%.

• Ingeniería del proyecto: Determina la función de producción óptima para la utilización eficiente y eficaz de los recursos disponibles para la producción del bien o servicio. Entre los elementos más importante para tener en cuenta en la ingeniería del proyecto están: -

Descripción técnica del producto o servicio (*).

Identificación y selección del proceso productivo (*).

Requerimientos de bienes y servicios (*).

Requerimientos de equipos, herramientas e instalaciones (*).

Determinación del personal necesario para su operación.

Distribución espacial de las distintas unidades de operación.

Distribución interna de equipamiento.

Determinación de posibles fuentes contaminantes y recomendaciones.

Cuantificación de obras de infraestructura (*).

- Cronograma de desarrollo de las actividades de ingeniería.

sus

(*) Son considerados los pilares para la ingeniería del proyecto y sobre ellos está basado el éxito de operación.

• Descripción del proceso de producción: Es el proceso técnico que se utilizará en el proyecto para obtener los bienes y servicios a partir de la transformación de materia prima e insumos. Comprende el conjunto de operaciones a realizar por parte del personal y la maquinaria para la elaboración del producto final. Su descripción es la narración escrita del orden de las operaciones

requeridas.

Símbolos utilizados para elaborar un diagrama de flujo:

-

Descripción de maquinaria, equipo y herramientas: Es necesario hacer una breve reseña de las especificaciones técnicas y características de estos elementos, y en lo posible, de la referencia si es conocida, así: Proveedor, dimensiones, capacidad de producción, flexibilidad, mano de obra requerida para su operación, requerimientos de mantenimiento, consumo de energía, infraestructura, existencia de repuestos y demás especificaciones técnicas.

-

-

Descripción de mano de obra: Mano de obra directa y mano de obra indirecta.

Descripción de materias primas e insumos: Enumeración detallada de las materias primas e insumos, describiendo si es posible su naturaleza, cuáles sus especificaciones técnica, quiénes los posibles proveedores, etc.

Descripción de las construcciones: Relación de sus aspectos generales, como por ejemplo: Características de los terrenos Actividades requeridas para su adecuación - Área de terreno a construir - Características de la construcción - Todos los detalles que

justifiquen su costo.

ESTUDIO FINANCIERO Tiene por objeto hacer una presentación amplia y rigurosa de cada uno de los elementos que participan en la estructuración financiera del proyecto, tales como: Las inversiones, los costos y los ingresos que son proyectados en cada uno de los períodos.

Los datos que son registrados están basados en información recolectada de fuentes primarias y secundarias, donde se describe cuál será la inversión mínima para implementar en un proyecto de producción de un bien o servicio básico (montaje de una pastelería de barrio de estrato 2).

Esta información financiera está basada en datos tomados de fuentes primarias, las cuales

están compuestas básicamente por: Inversión clasificada en tres categorías a saber: • Inversiones fijas: Equipo (horno), mobiliario (mesas de amasado y mezclado), herramientas (bandejas, rodillos, pailas, y otros).

• Inversiones diferidas: Son aquellos gastos que se realizan antes de iniciar la operación de la empresa. En este caso no se tiene.

• Capital de trabajo: Es el que tiene como objetivo fundamental garantizar el normal funcionamiento del proyecto (empresa) y está en función de: Efectivo requerido para cubrir gastos de nomina.

La necesidad de inventario de materias primas e insumos.

Cartera de acuerdo al porcentaje de ventas a crédito, si las hay.

Para un año: Mano de obra Costo de materiales Costo de servicios Costo de operación

$4800000 $6000000 $1800000 ------------$12600000

Presupuesto de inversiones: Determina la magnitud de los activos que requiere la empresa para la transformación de insumos o prestación de servicios y la determinación del monto de capital de trabajo, necesario para el funcionamiento del proyecto después del periodo de instalación.

Etapas de inversión en un proyecto: 1. Etapa de instalación o ejecución, en la cual se hacen la mayor parte de las inversiones.

Está compuesta por el grupo de las inversiones fijas, que corresponden a bienes tangibles e intangibles, que deben ser depreciados como consecuencia de su uso y de su obsolescencia (terrenos, construcciones y obras civiles, maquinaria y equipo, vehículos y

muebles, entre otros).

Un segundo grupo son las inversiones diferidas, que se realizan sobre la compra de servicios o derechos necesarios para la puesta en marcha; tales como: estudios técnicos, económicos y jurídicos; los gastos de organización; los gastos de montaje, ensayos y puesta en marcha; el pago por el uso de marcas y patentes; los gastos por capacitación y el entrenamiento de personal. En algunos casos se establece una partida entre el 5 y el 10 por ciento del total de los diferidos para imprevistos.

2. Etapa de operación o funcionamiento, en la cual se generan los costos y se producen los ingresos por la venta de la producción del bien o la prestación del servicio. En esta etapa de la inversión el componente básico es el capital de trabajo que corresponde al conjunto de recursos necesarios, en forma de activos corrientes, para la operación normal del proyecto durante el ciclo productivo.

Esto es, el capital orientado a financiar las necesidades de recursos (compra de insumos, materias primas y mano de obra) hasta cuando se comienza a generar los ingresos por la venta de los bienes o servicios. El capital de trabajo depende de las erogaciones a corto plazo, de la duración del proceso de producción, del valor de los inventarios y de la política de crédito como estrategia de ventas o pago de deudas.

Costos de producción y gastos: Durante el periodo de operación existen cuatro clases de costos: Costos de fabricación, costos administrativos, gastos de ventas y costos financieros. a) Costos de fabricación: Son aquellos que se vinculan directamente con la elaboración del producto o la prestación del servicio, por ejemplo: materias primas, materiales directos, mano de obra directa, gastos de fabricación (materiales indirectos y mano de obra indirecta), otros gastos indirectos (depreciación, mantenimiento, servicios, seguros de fabrica e impuestos, amortización de diferidos de fabrica). b) Gastos de administración: Sueldos y prestaciones, depreciaciones, amortización, seguros e impuestos. c) Gastos de ventas: Gastos de comercialización (sueldos y comisiones de ventas, gastos de representaciones y gastos de publicidad) y gastos de distribución (sueldos de conductores de vehículos de reparto, fletes, empaques y envases)

d) Costos financieros: Corresponde a los pagos que deben hacerse por el uso de capital de crédito (intereses y estudios de crédito). e) Gastos generales: están incluidos especialmente los arrendamientos, papelería, cafetería, elementos de aseo, servicios públicos básicos, entre otros.

Tabla: Clasificación de costos y gastos Concepto

Unidad o Cantidad medida remuneración

Costo unitario

Costo total

Costos de producción o fabricación Costos directos Materiales directos Mano de obra directa Costos indirectos Materiales indirectos Mano de obra indirecta Gastos de operación Administrativos Ventas Gastos financieros Gastos generales

Ingresos: Están representados por la venta del producto o la prestación del servicio, la venta de activos depreciados o los rendimientos financieros en una inversión. La estimación de los ingresos está basada en la información del estudio de mercado, especialmente en el comportamiento de las ventas de producto o servicios, de los precios,

de las condiciones de crédito y políticas de descuento por volumen y pronto pago, entre otras.

Cuadro de ingresos y gastos de un proyecto

Proyecciones: Su objetivo central es la determinación del comportamiento de los ingresos y gastos en cada uno de los periodos que se han planeado. “Horizonte del proyecto”. Para ello se deben tener en cuenta el volumen de ventas estimado (unidades a vender por

período), los precios unitarios de venta y los costos.

Para realizar las proyecciones se utiliza dos metodologías que están basadas en los precios corrientes y en los precios constantes. El primero de ellos debe estar afectado por el índice de inflación que determina el gobierno (pérdida del poder adquisitivo del ingreso), y el segundo se toma manteniendo los precios constantes sin que hayan sido afectados por la inflación.

Estados financieros: Una vez hayamos determinado los ingresos, los costos y las inversiones por periodo, se elaborará los estados financieros, iniciando por el estado de resultados (ganancias y pérdidas) y el balance general.

El estado de resultados muestra la relación de las ventas (ingresos), frentes a los costos y gastos que se generaron en un periodo, su diferencia representa la utilidad o pérdida obtenida. Este valor se traslada al balance general como utilidad del ejercicio y hace parte del patrimonio del proyecto (empresa).

El balance general muestra cómo distribuyen los bienes y derechos que posee la empresa (proyecto), al igual que las obligaciones en un periodo determinado.

Estos estados financieros deben ser proyectados para los periodos en que está

definido el horizonte del proyecto, y son la base para realizar la fase de evaluación financiera del mismo.

Punto de equilibrio: Es el nivel de producción en el cual los ingresos obtenidos son iguales a los costos totales. Se utiliza básicamente para estimar el volumen mínimo de producción al que se debe operar sin generar pérdidas ni utilidades.

En general lo que todo proyecto busca es vender por encima del punto de equilibrio de tal forma que la operación produzca los beneficios esperados por la empresa o el inversionista. En general el punto de equilibrio permite observar las relaciones entre los costos fijos, costos variables y los ingresos.

• Costo total = Costos fijo + Costo variable “CT = CF+CV” • Ingreso total = Precio x Unidades producidas y vendidas I = pxq • De donde Pe (p x q)= CF +CV x q (Pxq) – (CVx q) = CF q (p-CV) = CF CF q =-----------------P-CV Donde: q = Número de unidades en el punto de equilibrio CF = Costos fijos Cv = Costos variable unitario P = precio unitario Ejemplo: Se tiene estimado para producir un producto (x) unos costos fijos de $15.700.000, el precio de venta es de $5.000 y el costo variable por unidad es de $2.600.

La capacidad de planta es: 15.700.000 q = --------------------------- q = 6.542 5.000 – 2.600 Esto significa que se deben producir y vender 6.542 unidades donde no se obtendrán ni utilidades ni perdidas.

Plan operativo: Es una herramienta de gestión donde se planifican las actividades para un periodo determinado y se realiza la verificación del avance del proyecto en relación con lo presupuestado. Sirve para coordinar entre sí las actividades, su secuencia cronológica y los recursos empleados en cada actividad.

Tasa de descuento: Es equiparada a la tasa promedio o costo de capital, y corresponde a la suma del costo ponderado de los recursos ajenos y de los propios.

La tasa de descuento se utiliza para calcular el valor presente de los flujos de efectivo que se van a tener a futuro; es decir, los rendimientos que se esperan después de haber realizado la inversión.

Financiación del proyecto: Una vez realizadas las estimaciones de los costos de instalación y funcionamiento, se puede determinar con qué recursos se dispone y qué necesidad se tiene de otros, identificando posibles fuentes y formas de financiación.

Fuentes internas: Corresponden a la utilización de los dividendos no distribuidos, la depreciación y la venta de activos.

Fuentes externas: Están compuestas por las acciones, los bonos y el crédito de entidades financieras nacionales o extranjeras.

Modalidades del crédito: Se tienen varias opciones en el mercado, como son las de corto plazo, que básicamente están dirigidas a cubrir las necesidades de capital de trabajo. Se

otorgan a través de sobregiros, cartera ordinaria y cartas de crédito.

En la modalidad de mediano y largo plazo, existen los créditos de fomento, financiación con leasing y financiación con factoring.

Etapas de financiamiento de un proyecto 1. “Información: investigar las diferentes oportunidades que existen en el mercado para adquirir dinero prestado y financiar el proyecto en referencia.

2. Contactos: Hacer relaciones públicas y acopio de los diferentes pasos, formularios y procesos que hay que llenar en cada una de posibles fuentes de financiamiento.

3. Solicitud: Es el acto real de la presentación de la solicitud cono todos los soportes exigidos por las instituciones escogidas para que facilite el dinero a invertir.

4. Espera: Lo que se demoran los trámites entre el momento de la solicitud hasta la aprobación y entrega efectiva de los recursos perdidos.

Fuentes de financiamiento Dentro de las fuentes de financiamiento están los recursos propios y los recursos de terceros. Los recursos propios pueden ser: capital o incremento de capital (emisión de acciones), utilidades retenidas, reservas, depreciación, impuestos a corto plazo, cesantía, realización de inventarios, venta de cuentas por cobrar, préstamos de socios y venta de activos fijos.

Los recursos de terceros pueden ser: Nacionales: Proveedores (materia prima y equipos), Préstamos (fomento – particulares) y Extranjeros: Proveedores (materia prima y equipos), Préstamos (fomento – mercado capitales).

A continuación se da a conocer una lista de fuentes de financiación, sin embargo, en la semana 4 se dará a conocer algunas fuentes más específicas: - Almacenes generales de depósito - Amigos con capacidad económica - Bancos comerciales - Bancos de fomento estatales - Bolsa de valores - Cadena de ahorro de amigos - Corporaciones financieras - Cajas de ahorro y crédito - Cooperativas multiactivas - Compañías de leasing

-

Consorcios comerciales Compañías de seguros Empresas de factoring Empresas prestamistas independientes Entidades del Estado Fondos mutuos de inversión Fondos de garantías Fondos de empleados Gremios sectoriales Incubadoras de proyectos Parientes con mayor solvencia económica Sociedades fiduciarias Sociedades de capitalización Universidades patrocinadoras de empresas

En los últimos tiempos ha tomado fuerza la cooperación internacional, sobre todo, para proyectos de orden social donde se beneficie de manera preferencial la población marginada y son impulsados por algunas Organizaciones No Gubernamentales (ONG), entidades sin ánimo de lucro jurídicamente constituidas que buscan una utilidad común con alcance social; quienes piden como requisito básico la presentación de un proyecto para poder acceder a su ayuda, asesoría o financiamiento”1.

______________ 1 . PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer. Los proyectos: la razón de ser del presente. Segunda edición. p. 98.

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO Es fundamental hacer esfuerzos para identificar el modelo administrativo al cual debe ajustarse el proyecto y amoldarse a los propósitos de la empresa. Adicionalmente la organización debe estar constituida por niveles, los cuales deben de tener objetivos claramente definidos, basados en información confiable y oportuna, y una administración eficiente de los recursos que permitan el logro de los objetivos del proyecto.

Todas las actividades que se deben ejecutar, tanto en la etapa de ejecución como de operación, deben ser coordinadas y controladas por un ente u órgano administrativo que garantice la consecución de los objetivos planeados.

“Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las inversiones como en los costos de operación del proyecto. La cuantificación de los elementos que componen estos rubros en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional.

La administración de proyectos debe tener como base la comunicación tanto en el aspecto técnico para documentas el plan, como en el aspecto humanístico para aprovechar las habilidades del equipo de trabajo y los usuarios del proyecto.

El gerente de proyecto exitoso entiende que la clave de la administración consiste en: - Identificar la gente correcta - Formar un buen equipo de trabajo - Apoyar las ideas y acciones - Liderar el equipo hasta el final - Remunerar el trabajo La Administración del proyecto se convierte en el ejercicio del P.O.D.E.R, compuesto por Planeación, Organización, Dirección, Evaluación y Retroalimentación.

El ejercicio del P.O.D.E.R permite comprender las funciones gerenciales en la gestión de un proyecto, de una manera fácil y sencilla, mediante la esquematización del proceso administrativo: Planeación: Es la función que consiste en un cuidadoso análisis del pasado t del presente para visualizar el futuro.

Actividades: Desarrollar planes integrados y amplios, pronosticar demanda de productos y servicios, fijar misión, visión, valores y principios, fijar procedimientos, prever la estructura

deseable de la empresa ejecutora, lograr óptimas condiciones de trabajo, diseñar promoción y publicidad inicial y desarrollar estrategias empresariales”.2 Organización: Es la función que consiste en coordinar las estructuras mediante la agrupación de actividades necesarias para alcanzar los objetivos señalando responsabilidades, autoridad, disciplina y orden.

Actividades: Establecer estructura organizacional del proyecto, proporcionar líneas funcionales y de staff, desarrollar políticas de liderazgo, fijar salarios y compensaciones, seleccionar el personal del proyecto y diseñar manuales de organización y procedimientos.

Cuando se va a definir la organización del proyecto se debe tener en cuenta la naturaleza y objetivos de la empresa ejecutante, estructura organizacional, funciones y requisitos y estrategias de promoción.

Tipos de organización de proyectos: Las formas de organizar un proyecto para su administración generalmente son tres: Organización por proyecto:

______________ 2 .PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer. Los proyectos: la razón de ser del presente. Segunda edición. p. 107. (Se tomó todo el ejercicio P.O.D.E.R.)

En esta organización el administrador de proyectos tiene la autoridad completa para asignar prioridades y dirigir el trabajo de los participantes en el proyecto. PMBOK Organización funcional:

En esta organización el equipo de proyecto está agrupado jerárquicamente de acuerdo a su especialidad. PMBOK Organización matricial:

En esta organización el administrador del proyecto comparte la responsabilidad con los administradores funcionales para la asignación de prioridades y para la dirección de trabajo asignado al proyecto, trata de maximizar las fortalezas y disminuir las debilidades de los modelos anteriores.

Dirección:

Esta función consiste en ejercer la influencia, autoridad y el poder para alcanzar los objetivos mediante una oportuna, precisa, veraz y adecuada comunicación, motivación, integración y liderazgo.

Actividades: Coordinar fines individuales y empresariales, compensar adecuadamente a los empleados del proyecto, apoyar la participación voluntaria, capacitar para el desarrollo, trabajar en equipo con los demás, diseñar procesos de comunicación efectivos, motivar a los colaboradores, liderar las acciones propuestas y ejecutar los planes y programas.

Existen algunos principios para las buenas relaciones en los proyectos: creer en las posibilidades de las personas, confiar en el grupo y en sí mismo, dar ejemplo en vez de criticar, evitar dar órdenes mejor buscar la cooperación, conservar la neutralidad, capacitar a sus colaboradores y tener buenos asesores y consultores de proyectos.

Evaluación:

Esta función, que va más allá del control consiste en cerciorarse de que las cosas se hagan cuándo, cómo, dónde, por quién y con el material que se planeó.

Actividades: Fijar puntos estratégicas normas, vigilar el rendimiento, realizar las acciones correctivas, revisar la capacitación, observar personalmente las acciones, premiar los logros y sancionar las deficiencias.

Retroalimentación: Consiste en la oxigenación y recuperación positiva de las deficiencias encontradas en el proceso de transformación de productos y servicios de la organización del proyecto.

Actividades: Administrar el cambio, superar las deficiencias, reorientar los planes y programas, ayudar a mejorar los conocimientos, destrezas y habilidades, alentar la iniciativa individual, estimular la creatividad, desarrollar sistemas de información y comunicación y replantear los controles.

ASPECTO JURÍDICO PARA LEGALIZACIÓN DE LA EMPRESA Este componente es aplicable cuando el proyecto no está enmarcado dentro del aparato funcional de una organización ya constituida, pero hace parte de una iniciativa independiente, la cual debe avanzar paralelamente en su formulación con los demás componentes, y determinar de forma precisa, cómo piensa operar dentro del marco jurídico y qué normas debe acatar para desarrollar su misión.

Al tomar la decisión sobre el tipo de empresa que se creará, se debe tener en cuenta la conveniencia del proyecto, su constitución jurídica y las aspiraciones y posibilidades de las partes interesadas.

Tipos de empresas Existen varios tipos de empresas: - Empresas individuales y colectivas. Las primeras pertenecen a un solo propietario y las segundas son constituidas entre varios socios.

- Sociedades de personas (en comanditas simples, cooperativas y comunitarias), de capital (anónimas, en comanditas por acciones, de responsabilidad limitada y unipersonales) y mixtas.

- Empresas sin ánimo de lucro (son de ayuda y no buscan generar rentabilidad monetaria) y con ánimo de lucro (buscan generar rentabilidad económica).

Estas razones determinan el respaldo legal con el que debe contar el proyecto para desarrollar las actividades correspondientes a su implementación y operación.

Toda empresa debe legalizarse inicialmente por escritura pública cuando a ello hubiere lugar y luego registrarse en la Cámara de Comercio, donde se expide el registro mercantil, para poder legalizarse ante la DIAN (RUT) y otros permisos o licencias que debe obtener de acuerdo al tipo y características del proyecto a implementar.

ESTUDIO AMBIENTAL

FUENTE: Gestión de proyectos, Juan José Miranda.

Tiene por objeto estudiar los efectos que sobre el medio ambiente que genera un proyecto, con el fin de prever, mitigar o controlar los efectos negativos que afectan el nivel de vida de la población.

Al destruir los recursos naturales, se deben de tener en cuenta dos aspectos en su uso racional, a saber: a) Los recursos naturales animales, vegetales, minerales, aire, agua, etc. y su adecuada utilización. Estos recursos se toman del medio ambiente para ser aprovechados, agotándolos por su uso irracional. b) La disposición final de los desechos resultantes del proceso de producción y consumo.

Estos vuelven al medio ambiente, contaminándolo y saturándolo.

LA ECONOMIA Y EL MEDIO AMBIENTE Consideraciones ambientales: Todo proyecto o actividad está relacionada con el medio ambiente, su ejecución en todos

los casos genera impactos negativos o positivos. Para los primeros se deben establecer unas acciones básicas, enmarcadas dentro de las normas vigentes (ISO 14000 - calidad ambiental, ley 99 de 1993 – sistema nacional ambiental), especialmente: - Conocer el recurso a utilizar o afectar (Ej.: agua, suelo, fauna, flora, aire etc.)

- Su uso adecuado - Planes de ordenamiento territorial POT. - Ajustarse a la normatividad (local, nacional e internacional) - Planes de manejo ambiental- plan de mitigación (actividades, recursos económicos y tiempo) - Tasas retributivas (impuesto por el uso).

Como exigencia obligatoria, toda actividad o proyecto debe hacer referencia al impacto ambiental y sus correctivos.

EVALUACIÓN DEL PROYECTO No basta con detectar la oportunidad de un negocio o la solución de una necesidad, sino que hay que determinar hasta qué punto resulta interesante el mismo.

Puede que en un futuro el proyecto no encaje adecuadamente en la misión de la empresa, o puede que las condiciones de alcance, plazo o precio del mismo no se adecuen a lo que espera el inversionista. Es importante analizar que cada empresa es diferente; por lo tanto, un proyecto que se adecuó a una empresa no puede serlo para otra aunque sea muy similar, y donde la una prevé beneficios importantes, la otra puede estar generando pérdidas económicas.

En esta fase se analiza la viabilidad de que la empresa compita por un proyecto concreto.

Se evalúa el trabajo a realizar, el coste que se estima por realizarlo y el tiempo que se precisará para lograrlo. A partir de estos análisis es posible tomar una decisión (racional) acerca de la conveniencia o no de ejecutarla.

Para iniciar la evaluación primero tenemos que conocer cuánto nos cuesta llevarlo a cabo para poder saber cuál va hacer el beneficio a recibir. Por lo tanto, la evaluación consiste en comparar los beneficios proyectados asociados a una decisión de inversión con su correspondiente corriente proyectada de desembolsos.

Clases de evaluación: Dependiendo de los objetivos y metas que se persigan, se pueden identificar cuatro formas o clases; pero que son complementarias de hacer la “evaluación”. Se hace referencia a la evaluación privada o evaluación financiera, evaluación económica de proyectos, evaluación social y la evaluación ambiental.

• Evaluación privada o financiera: Cuando solamente se busca el beneficio o ganancia de agentes particulares (personas o entidades) que orientan la asignación de recursos disponibles de la forma más racional entre los distintos usos posibles.

• Evaluación económica: El propósito de esta es asignar en forma óptima los recursos, teniendo en cuenta los efectos del proyecto sobre las variables económicas de empleo, producción, comercio exterior, consumo, ahorro, inversión, entre otros.

Esta evaluación permite conocer qué tanto aporta el proyecto al desarrollo de la zona o región, al producto interno y a la generación de empleo, tanto directo como indirecto, y en general que tanto aporta al bienestar económico.

• Evaluación social: Está relacionada con los efectos redistributivos atribuibles al proyecto, pero en especial, como impacta el proyecto a la economía en general en su

equidad, se deben identificarse los agentes sobre los cuales recaen los efectos (positivos o negativos) de la ejecución.

• Evaluación ambiental: (Dimensión ambiental): Se trata de tener en cuenta en forma precisa los efectos (negativos o positivos) sobre el medio ambiente que puede generar cualquier proyecto. Lo que se busca es mitigar, prever o controlar los efectos nocivos que pueden afectar las condiciones de vida de la población actual y futura.

EVALUACIÓN PRIVADA O FINANCIERA Se parte de las inversiones, costos e ingresos de una propuesta de inversión en un tiempo determinado, que permita construir indicadores que sirvan de base estable, confiable para la toma de decisiones.

Flujo de Fondos: Es un esquema que presenta en forma organizada y sistematizada cada una de las erogaciones e ingresos registrados en cada periodo durante el horizonte del proyecto.

El principio general aplicado en la evaluación, se traduce en comparar los costos pertinentes del proyecto con sus respectivos ingresos o beneficios. Estos ingresos y egresos medidos en dinero también se denominan Flujo de Caja, representando el verdadero flujo financiero del proyecto; siendo la resultante más importante de los estudios previos realizados en la formulación.

De esta manera el flujo neto de caja se constituye en una herramienta necesaria para determinar la conveniencia de una inversión, y es un elemento fundamental para el estudio de la rentabilidad y la toma de decisiones.

Representación Gráfica:

La gráfica muestra la composición del flujo de caja, donde se reconoce un flujo negativo fuerte en el período o año cero (0) que corresponde a la inversión inicial, y en lo sucesivo las flechas hacia abajo muestran todas las salidas de caja. También puede presentarse un período de operación con saldo negativo derivado de posibles costos iniciales altos y de cierta lentitud en captar una mayor cobertura en el mercado. Varios períodos normales con saldos netos fluctuantes y un período final de altos ingresos derivados de la estimación de ventas del proyecto. Las flechas hacia arriba indican los ingresos de caja, o flujo neto de caja con saldos positivos.

Horizonte del proyecto: Período de tiempo que va desde antes de decidir realizar la inversión hasta que el proyecto o empresa termina su operación y se liquida. Se pueden distinguir claramente tres etapas: Etapa de instalación o ejecución, la etapa de producción en la cual se causan los costos de operación y se generan los ingresos, etapa en la cual se considera que el proyecto llega a su final de su vida útil y se procede a su liquidación.

Gráfica Horizonte de Proyecto:

Presupuesto de inversiones: Con base en el cronograma de actividades para la ejecución del proyecto y estudio técnico, se identifica y discrimina el volumen de cada una de las inversiones, y se establece el momento en que se debe realizar cada operación de compra y pago, por lo que la inversión debe estimarse en desembolsos de efectivo por cada uno de los rubros definidos. (Inversión fija, diferida y capital de trabajo).

Presupuesto de costos e ingresos de operación: Es importante definir un calendario de operaciones que debe incluir los elementos requeridos durante el tiempo en el cual operara el proyecto. Este presupuesto deberá indicar el momento en que se lograra el equilibrio entre los costos e ingresos, así como ciertas características y momentos tales como: reposición de equipos con nuevas inversiones, el valor económico de los activos al

liquidar el proyecto, entre otros.

Costo de Oportunidad: Representa el beneficio que se hubiera podido obtener utilizando los recursos disponibles en otra alternativa de inversión, también se puede plantear como la pérdida de ingresos en una alternativa, por no haber realizado la inversión en otra que podría generar mejores resultados.

Cuando decidimos utilizar los recursos propios para financiar un proyecto determinado, se debe comparar si esta es la mejor opción o por el contrario solicitar recursos del crédito y destinar los propios a otra inversión. Lo que permite concluir que el costo de oportunidad está directamente relacionado con el mayor nivel de rentabilidad que ofrezcan las diferentes propuestas de inversión.

Valor del dinero en el tiempo: existen en el mercado ciertos factores como la preferencia por la liquidez, la pérdida de poder de compra del dinero y el riesgo que hacen que el dinero tenga un valor diferencial en el tiempo.

Tasa de descuento: La tasa de descuento debe ser la tasa de rendimiento requerida para los flujos de efectivo que están asociados con la adquisición o inversión, la cual debe mostrar el riesgo asociado con el uso de los fondos, no con la fuente de los mismos.

Los factores más importantes que intervienen en la determinación de esta tasa son: 1. El tiempo (Período en el cual dicha tasa tiene validez).

2. El mercado donde opera la empresa (Se debe de tener en cuenta el tipo de producto o servicio a comercializar).

3. Situación política y económica del país (Decisiones del gobierno pueden generar cambios).

4. Sector bancario (Tasa de captación vigente).

5. Factor económico (Cambios que sufra la economía).

MÉTODOS DE ANÁLISIS PARA LA EVALUACIÓN PRIVADA (Indicadores): INDICADORES DE RENTABILIDAD DE UN PROYECTO Se utilizan para cuantificar la rentabilidad económica de los proyectos, o sea, sus resultados en concordancia con la gestión de la empresa. Estos permiten determinar si el proyecto es viable y por lo tanto si permite recuperar la inversión y obtener una rentabilidad durante el horizonte planeado, de forma que se haga el mejor uso de los recursos. Entre los principales indicadores que se utilizan para evaluar un proyecto y que

permiten tomar la decisión de invertir o rechazar la oportunidad están: Valor Presente Neto (VPN O VAN): Corresponden a la diferencia entre los flujos de tesorería (el valor de los ingresos y el valor de los gastos) actualizados a una tasa de interés de descuento prefijada (tasa de referencia) y las inversiones actualizadas a esa misma tasa.

Significado o interpretación: Un VAN positivo indica que la inversión en el proyecto produce beneficios superiores a los que podrían obtenerse invirtiendo la misma cantidad a la tasa de referencia, con lo que se concluye que cuanto más alto sea este valor, a igualdad de las demás circunstancias, mejor será el proyecto que se pretende llevar a cabo.

VAN>0, es conveniente; VAN=0 indiferente y VAN < 0 Inconveniente.

Su representación matemática es: VAN = VAI – VAE $1420 $ 1000 Fórmula matemática: VAN = VAI – VAE

con una tasa i X.

Donde: VAI = valor actual de los ingresos VAE = valor actual de los egresos Tasa interna de retorno (TIR): Es la tasa de descuento que iguala el valor acumulado de los desembolsos previos (inversiones) con el valor actualizado de los flujos de tesorería esperados (ingresos-costos).

Con este indicador, en lugar de descontar los flujos de tesorería a una tasa prefijada, se obtiene aquella tasa de descuento que iguala el valor actualizado neto de los flujos esperados con las inversiones previstas.

Es una forma inversa de operar a como se hace con el VAN. Con éste se obtiene el incremento patrimonial actualizado, mientras que con la TIR se halla la tasa de descuento que hace el VAN igual a cero.

TIR > Tio recomendable TIR = Tio indiferente

TIR < Tio no es recomendable Período de retorno: Este indicador calcula el plazo el cual los flujos de tesorería actualizados a la tasa de referencia igualan al valor de las inversiones actualizadas a esa misma fecha. Cuanto más bajo sea este indicador, manteniendo constantes las demás circunstancias, mejor es el proyecto.

I Pr = -----------BN Donde: Pr = periodo de retorno I = inversión BN = Beneficio neto.

Relación beneficio costo: Este muestra la relación que tienen los ingresos sobre los costos. Su fórmula es: VAB RBC = ----------VAC Donde: RBC = relación beneficio costo VAB = valor actual de los beneficios VAC = valor actual de los costos Interpretación: Si RBC>1 el proyectos es aceptable Si RBC=1 el proyecto es indiferente, y Si BRC<1 se debe rechazar el proyecto.

Análisis de sensibilidad: Todo proyecto tiene asociado cierto nivel de riesgo o incertidumbre, que puede hacer variar su aceptabilidad, debido a que los flujos de fondos pueden variar durante la proyección de los mismos; o sea que los datos reales difieran de los estimados. Para remediar esta situación se utiliza el estudio de sensibilidad que permite analizar el proyecto en diferentes escenarios dependiendo del comportamiento de las variables que participan en él, para lo cual se debe visualizar aquellas que presenten mayores efectos en los resultados, ya sea por cambios que están presentes en el tiempo o por errores en el proceso de estimación.

En un ejemplo sencillo, podemos observar cómo opera el sistema para ver la sensibilidad de la utilidad.

Lo que se pretende es analizar las variaciones en la utilidad ante cambios que se pueden presentar en los precios y en los volúmenes de ventas estimadas. Se parte del análisis del punto de equilibrio expresado como: R= (p.q)-(cv.q)-CF Donde: R= resultado P = precio q = volumen de ventas cv = costo variable unitario CF = costo fijo total El modelo facilita la determinación del comportamiento de la utilidad ante cambios en el precio de venta, sin variación en la cantidad vendida, o ante precios constantes y cambios en las cantidades vendidas. También permite establecer el monto del valor en que se debe aumentar el precio de venta para mantener constante la utilidad ante una disminución en el volumen de ventas; o lo contrario, en cuánto se deben aumentar las ventas, antes bajas en el precio.

Un ejercicio: Ventas proyectadas de 1100 kilos de mora, a un precio de $1500; los costos variables por kilo $495 y los costos fijos totales son de $300.000.

El análisis de sensibilidad responde algunos interrogantes como: a. ¿Cómo afectaría la utilidad un aumento de 200, 300, y 400 kilos en ventas si el precio se mantiene constante?

Tabla de sensibilidad de las utilidades: PRECIO VOLUMEN DE INGRESO POR COSTO TOTAL VENTAS VENTA 1500 1400 2.100.000 993.000 1500 1300 1.950.000 943.500 1500 1200 1.800.000 894.000 1500 1100 1.650.000 844.500 1500 1000 1.500.000 745.500 1500 900 1.350.000 696.000 1500 800 1.200.000 646.500

UTILIDAD 1.107.000 1.006.500 906.000 805.500 754.500 654.000 553.500

b. ¿Cuánto debería variar el precio para mantener constante la utilidad ante una disminución y aumento de 100, 200 y 300 kilos en el volumen de ventas?

(R + (cv.q) + CF) P = --------------------------------q Tabla de sensibilidad del precio UTILIDAD VOLUMEN DE COSTO TOTAL VENTAS 805.500,00 1400 993.000,00 805.500,00 1300 943.500,00 805.500,00 1200 894.000,00 805.500,00 1100 844.500,00 805.500,00 1000 745.500,00 805.500,00 900 696.000,00 805.500,00 800 646.500,00

INGRESOS POR VENTAS 1.798.500,00 1.749.000,00 1.699.500,00 1.650.000,00 1.551.000,00 1.501.500,00 1.452.000,00

PRECIO 1.284,64 1.345,38 1.416,25 1.500,00 1.551,00 1.668,33 1.815,00

Teniendo una utilidad ya establecida, y modificando los volúmenes de ventas se obtiene los precios que se ajustan a las condiciones dadas.