Sistema Toyota de produção: Lições para atividades não industriais O modelo Toyota de produção pode ser considerado uma das maiores inovações da indústria desde o Modelo T da Ford. Quando o mundo tomou conhecimento desse sistema de produção enxuto baseado na eficiência e na qualidade, indústrias do mundo inteiro imitaram seus princípios em suas linhas de montagem. Mais do que a busca por vantagem competitiva, em muitos setores era uma necessidade urgente e se traduzia em sobrevivência. Contudo, muitas atividades não industriais ainda ignoram o sistema alegando que os princípios não são aplicáveis a trabalhos não repetitivos, de julgamento, ou que utilizam conhecimentos tácitos. Os professores Bradley R. Staat e David M. Upton, das universidades da Carolina do Norte e de Oxford respectivamente, estudaram a aplicação dos princípios do sistema Toyota em atividades de conhecimento. Eles concluíram que tais princípios podem e devem ser aplicados a quase todos as atividades não industriais, gerando benefícios significativos na melhoria de qualidade, diminuição de custos, aumento da criatividade, diminuição dos tempos de resposta, e por fim, promoção de satisfação no trabalho e redução das frustações. Mas alertam: a aplicação dos princípios é uma tarefa contínua de anos, e não um único e rápido supra esforço que resolverá tudo. Os professores Staat e Upton resumiram o sistema em seis princípios que podem ser customizados e utilizados em praticamente qualquer organização. São eles: 1. Eliminação do desperdício: ▪
Produções e trabalhos desnecessários, tempo excessivo na realização de tarefas, tempo de espera, entre outros, são desperdícios que devem ser eliminados. No dia a dia de nossas tarefas, acabamos não percebendo diversas ineficiências que poderiam ser eliminadas.
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Para identificar os desperdícios, assuma que o processo contenha erros e investigue perguntando repetitivamente a razão de realizar as tarefas até chegar a sua causa raiz (“cinco porquês”). O resultado de seu trabalho é aderente e adequado a razão? Quais os excessos? As lacunas?
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Não se concentre apenas nos grandes desperdícios, encoraje a investigação de pequenos desperdícios.
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Periodicamente reveja a estrutura e a atividade de cada tarefa.
2. Descrição do trabalho: ▪
Especifique objetivamente e com clareza o conteúdo, a sequência, os tempos e os resultados desejados. Isso permitirá comparar o resultado desejado com o realizado, e se for necessário, tomar ações para corrigir o processo.
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Não tente descrever todo o processo inicialmente, alguns podem não ter uma codificação trivial. Não queremos que dificuldades específicas impeça nosso progresso, por isso inicie descrevendo as atividades repetitivas do processo.
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Continue estudando a atividades consideradas tácitas. O fato de não ter conseguido especificá-las hoje, não significa que não poderão ser especificadas no futuro.
3. Comunicação eficiente entre colaboradores: ▪
Estabeleça as interfaces de comunicação definindo os emissores e receptores da mensagem, o conteúdo e sua periodicidade. Quando fornecedor e cliente da mensagem estão bem definidos, eles podem colaborar para garantir que a comunicação aconteça como esperada.
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Proporcione a utilização de linguagem e entendimento comum. Evite a utilização de regionalismos e jargões que possam provocar lacunas ou incorreção de entendimento.
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Resolva discordância com fatos e não opiniões. Emoções e irracionalidades desvirtuam o processo de tomada de decisão. Muitas vezes pode não ser claro como um especialista chegou a uma decisão específica e em que medida essa decisão se baseou na intuição ou emoção em detrimento dos fatos.
4. Resolução rápida e objetiva dos problemas: ▪
Use método científico. Especifique a hipótese mensurável sobre como resolver ou melhorar um aspecto do trabalho. Promova teste objetivos da hipótese, e se os dados comprovarem a hipótese, implemente e incorpore ao padrão.
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Envolva na solução dos problemas as pessoas que o criaram. Uma vez que eles geralmente sabem mais sobre o problema que os demais colaboradores, o seu envolvimento promoverá a aceleração da solução.
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Os problemas devem ser resolvidos o mais rápido possível. Quanto mais recentes as informações a sobre o problema, elas serão menos distorcidas e será mais fácil chegar a causa do problema
5. Planejamento de melhorias incrementais: ▪
Leva anos para construir um sistema com os princípios de operação enxuta. Comece modesto com pequenos projetos (mas ao mesmo tempo ambiciosos).
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Como qualquer projeto, deve ser monitorado e os resultados medidos e comparados com os esperados. Promova os ajustes necessários e registre as lições aprendidas.
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Lembre-se que existem atividades que os princípios podem não ser aplicáveis. Trabalhos experimentais, visionários e inovadores podem vir a ser prejudicados pela aplicação dos princípios de um sistema enxuto.
6. Engajamento dos líderes no projeto: ▪
Os gerentes e outros líderes são responsáveis por motivar e treinar suas equipes. O engajamento deles é fundamental para o sucesso de qualquer programa de melhoria.
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Os gestores seniores têm que comprar e patrocinar a ideia. Como qualquer projeto será necessária a alocação de recursos, implantar novos processos e no caso, alterar a cultura vigente.
Júlio Arnaud