Universidad Mariano Gálvez de Guatemala. Revista Interactiva Proceso Administrativo. Administración de Empresas. Seminario de Administración. Catedrática Titular: Licda. Nancy Ortiz. Catedrática Auxiliar: Lic. Josué Figueroa. Alumno: José Julio Rosales Vega. Carné: 022-05-3951
2,015
Seminario de Administración. El Proceso Administrativo.
I.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
La planeación determina qué quiere
La administración se clasifica en dos
establecer,
etapas la primera que es mecánica,
operaciones y cómo lo va a lograr.
que están integrados por fases de
La planeación se define como: La
Planeación y Organización; y la
fijación de los objetivos, estrategias,
segunda etapa que está integrada por
políticas, programas, procedimientos y
Integración, Dirección y Control.
presupuestos;
ser la empresa, donde se va a cuándo
en
va
a
donde
se
iniciar
inicia
desde una previsión para que el organismo social se encuentre con las bases que se requieren. Principios de la Planeación. Objetividad
y
Cuantificación:
Al
planear es necesario tener como base información
real,
razonamientos
precisos, y no basarse en situaciones subjetivas, este principio se le conoce también como PRECISIÓN. Factibilidad: Lo que se defina como
1. Planeación.
plan debe de ser realizable.
Representa el inicio y la base del
Flexibilidad: Al terminar la planeación
proceso administrativo, sin esta fase lo
se recomienda dejar márgenes de
que se realice en la organización,
holgura
dirección y control no tiene razón de
cambios o situaciones imprevistas, es
ser dado que funcionaria sin haber
decir tener un colchón de seguridad.
dado los resultados que persigue todo
Unidad: Los planes deben englobarse
organismo social.
en
Seminario de Administración. El Proceso Administrativo.
un
que
todo
permitan
para
la
incorporar
empresa 1
y
encaminarse
a
los
propósitos
y
objetivos generales. Del
Cambio
de
Los Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la
Estrategias:
Es
organización. La planeación se refiere
importante estar actualizados en los
a los objetivos como los resultados de
planes y estrategias tanto internamente
la planeación, por lo que los objetivos
como externamente para modificar
constituyen un plan básico de la
aquellos que son necesarios de forma
empresa.
correcta.
Los Pronósticos: Son los que se predicen
Elementos de la Planeación.
a
futuro
determinados
con
supuestos
base
a
llamados
Investigación: Implica la fijación de
expectativas.
objetivos que persigue la empresa;
Las Estrategias: Son los propósitos
pero
fundamentales a mediano y largo plazo
antes
de
determinar
esos
objetivos es necesario conocer el
de una empresa.
medio
la
Los Procedimientos: Son los pasos
empresa. La planeación debe estudiar
que indican cronológicamente como
el
deben de realizarse las operaciones de
ambiente
medio
donde
ambiente
opera
interno
como
externo que se relacionan con la
la organización.
empresa.
Los Programas: Son aquellos planes
Dentro
de
los
factores
internos a considerar se encuentran el
calendarizados
Capital
tiempo y recursos necesarios para
humano,
Los
recursos
para
lograrse
en
financieros, Los recursos materiales y
alcanzarlos correctamente.
Los
Los Presupuestos: Es la expresión de
recursos
tecnológicos.
En
el
ambiente externo se debe estudiar la
resultados
Competencia,
numéricos.
Clientes,
Gobierno,
esperados
en
términos
Proveedores, La tecnología y El marco jurídico.
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Tipos de Planeación.
Planeación Táctica.
Planeación estratégica.
Traduce los planes estratégicos en
Planeación táctica.
otros específicos que son relevantes
Planeación operativa.
para
una
parte
particular
de
la
organización, como son las áreas funcionales recursos
de
mercadotecnia,
humanos,
finanzas
o
producción.
Planeación Operativa. Detecta procesos y procedimientos Planeación Estratégica:
específicos necesarios en los niveles
Es el proceso que consiste en decidir
más bajos de la empresa.
sobre
la
objetivos
misión, y
visión,
estrategias
valores, de
una
INDICADORES CLAVES.
organización sobre los recursos que
¿Qué tiene que hacerse?
serán
¿Dónde se hará el trabajo?
utilizados
y
las
políticas
generales que orientan la adquisición y
¿Cuándo tiene que hacerse el trabajo?
coordinación
¿Cómo se hará el trabajo?
de
tales
recursos,
considerando a la empresa como la
¿Porque debe hacerse el trabajo?
entidad total, es un mediano y largo
¿Quién va hacer el trabajo?
plazo. primera
Ayuda
a
proporcionar
oportunidad
para
una
corregir
errores inevitables.
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2. Organización. Es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamaño y giro de la empresa,
el
trabajo,
la
departamentalización, la autoridad o responsabilidad, los equipos y grupos para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes definidos.
La
organización
consiste
en
la
identificación y clasificación de las actividades requeridas, la agrupación de actividades necesarias para el cumplimiento asignación
de de
los
objetivos,
la
cada
grupo
de
actividades a un administrador dotado de
capacidad
supervisarlo
y
necesaria la
estimulación
para de
coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.
Importancia de la Organización. Define la estructura correcta de la empresa. Determina
los
niveles
jerárquicos. Elimina funciones
la
duplicidad
de
en
la
departamentalización. Es un medio para lograr lo planeado. Coordina la división de trabajo. Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases confiables.
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TIPOS, ETAPAS O PROCESOS DE
Principios de la Organización. Especialización: Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada persona, es decir, tomando como base su perfil.
LA ORGANIZACIÓN. La organización trae como resultado una
estructura
formal
que
debe
considerarse como marco que integra todas las funciones de acuerdo con el
Unidad de Mando: Para cada función,
modelo elegido por los dirigentes, el
actividad o trabajo habrá un solo jefe a
cual sugiere orden, arreglo lógico y
quien
relación armónica. Los lineamientos
se
deberán
reportar
los
resultados.
generales de la organización de una
Jerarquía: Es importante definir los niveles jerárquicos de autoridad para que
se
desprendan
las
ordenes
necesarias para lograr los planes, de esta
forma,
la
autoridad
y
la
responsabilidad deben de seguir una línea clara desde el más alto ejecutivo
empresa les sugieren una estructura, ubicando el marco dentro del cual las personas pueden trabajar motivadas y en forma efectiva. Organización Formal: Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento,
hasta el nivel operativo.
materias,
herramientas, capital y personal. Del Objetivo: Todas las funciones y actividades de la organización deben relacionarse
con
los
objetivos
y
propósitos del grupo social. Difusión: Nos dice que se debe aplicar de forma escrita las obligaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad. Seminario de Administración. El Proceso Administrativo.
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Organización Informal:
1. La organización informal total, se
Se puede definir como redes de
considera como un sistema de grupos
alianzas o esferas de influencia, que
relacionados entre sí.
existen aunque no se hayan tomado en
2. La organización informal constituida en
cuenta en el organigrama formal. En
grupos mayores de opinión o presión
todas las empresas las organizaciones
sobre algún asunto en particular en la
informales definen sus propias reglas y
política de la empresa.
tradiciones, que nunca se definen por escrito
porque
habitualmente.
se Este
cumplen tipo
de
organización cuenta con sus objetivos, que pueden estar en contra de los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. La organización informal es lo que resulta de las relaciones individuales colectivas de los individuos ante la organización formal.
3. Grupos
informales
creados
en
la
similitud de labores y que tienen una relación generalmente intima. 4. Grupos de tres y cuatro personas relacionados íntimamente. 5. Individuos aislados que es muy raro que participen en actividades sociales. Fases de la Organización. División de Trabajo: La división del trabajo es repartir y limitar las actividades de forma vertical y horizontal con el propósito de realizar una función con efectividad. La división de trabajo de forma vertical se sustenta en la fijación de las líneas de autoridad y establecen los niveles que integran la estructura
organizacional
vertical,
En la organización informal se pueden
facilitando
el
de
observar cinco niveles diferentes:
comunicación. La división del trabajo
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sentido
la
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horizontal
se
fundamenta
en
la
especialización; de esta forma se puede generar más trabajo.
no hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Funcional o de Taylor:
Departamentalización:
Se trata de tomar en cuenta la
Es la separación y agrupamiento de las
especialización de manera en que
funciones y operaciones en áreas
cada persona, desde el gerente hasta
específicas. La departamentalización
el obrero ejecute el menor número de
puede ser: funcional, geográfica o por
funciones.
tendencias, por cliente, por producto,
comprendidas
por procesos o equipos.
especialización, el trabajo manual se separa
Las
del
por
trabajo
ventajas
están
tener
mayor
intelectual,
se
obtiene la más alta eficiencia de cada persona, la división de trabajo es planeada, disminuye la presión sobre un
solo
jefe
por
el
número
de
especialistas que cuenta la empresa. Los Sistemas de la Organización.
Staff: Este tipo de organización surge de la
Lineal o Militar:
necesidad de las grandes empresas y
Se entiende porque la actividad de
del
toma de decisiones se concentra en
origen a grandes requerimientos de
una sola persona, esta toma todas las
ayuda y en el manejo de detalles y
decisiones y tiene la responsabilidad
contar con especialistas capaces de
total del mando. Las ventajas están
proporcionar información experta.
comprendidas
porque
es
claro
desarrollo
tecnológico,
dando
y
sencillo, útil en pequeñas empresas, Seminario de Administración. El Proceso Administrativo.
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Organigramas
o
Graficas
de
Organigrama horizontal.
Organización. Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus
niveles
de
jerarquía
y
las
principales funciones.
Organigrama circular.
Tipos de Organigramas:
Por su forma de presentación, los organigramas se clasifican en:
Organigrama escalar.
Organigrama vertical.
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Selección.
3. Integración. Para que la empresa cuente con los
Contratación.
recursos
Inducción.
humanos,
financieros,
materiales y tecnológicos debe de
Administración y Desarrollo.
aplicar el proceso de integración que
Recursos
consiste en identificar las necesidades
elementos monetarios propios y ajenos
de todos los recursos mencionados
con que cuenta la organización.
para satisfacer a toda la organización y
Recursos
cumplir
aquellos modelos o herramientas en la
de
esta
forma
sus
Financieros:
Son
Tecnológicos:
Son
coordinación de los recursos como:
expectativas.
Sistemas de producción. Recursos: Son todos aquellos medios,
Sistemas de comercialización.
a través de los cuales la organización
Sistemas de finanzas.
puede cambiar insumos en productos.
Métodos, modelos y patentes.
Los recursos se clasifican en:
Técnicas
analíticas
para
formulación de presupuestos. Recursos Materiales: son aquellos bienes
tangibles
propiedad
de
la
empresa.
Recursos
Humanos
o
Capital
Humano: Son todas las personas que trabajan para la empresa. El proceso de integración de recursos humanos se realiza de acuerdo con los siguientes pasos: Reclutamiento.
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movimiento como un proceso
4. Dirección.
continuo. Es ejercer liderazgo mediante una
Se fundamenta un buen clima
adecuada comunicación, motivación,
de
supervisión y toma de decisiones para
la
empresa
entre
colaboradores y directivos.
alcanzar en forma efectiva lo planeado,
Se toman decisiones para lograr
organizado, y de esta forma lograr los
lo que la empresa quiere en el
propósitos del organismo social.
futuro. Principios de la Dirección. Impersonalidad
de
Mando:
El
ejercicio de autoridad se basa en las necesidades del organismo social para alcanzar sus objetivos, no de su voluntad
personal,
es
decir,
no
involucrar situaciones personales. Importancia de la Dirección:
De
la
Armonía
Coordinación
de
de
Objetivos
Intereses:
o Los
Por medio de esta se logra
administradores con sus colaboradores
motivar a los recursos humanos
buscan la eficiencia y eficacia para
de la empresa y al propio
coordinarse y lograr objetivos de la
ejecutivo.
empresa.
Se logra el movimiento de forma sinérgica, aplicando el proceso de comunicación. Lo establecido en la planeación y organización, se pone en Seminario de Administración. El Proceso Administrativo.
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FUNCIONES, PROCESOS O ETAPAS
Motivación:
DE LA DIRECCIÓN.
estimular a los empleados para que
Supervisión: Es la conducción y dirección de los empleados de nivel inferior
en
una
organización.
Es
el
proceso
para
realicen su trabajo, que los llevara a cumplir con las metas deseadas.
Los
supervisores deben de ser líderes, lo mismo que los demás gerentes. Comunicación:
El
proceso
de
comunicación involucra al emisor, la transmisión de un mensaje por medio de un canal seleccionado, y al receptor quien recibe el mensaje. Liderazgo: Consiste en influir en las personas para que realicen lo que queremos. Es el proceso de motivar y ayudar a los demás a trabajar con entusiasmo y alcanzar los propósitos de la organización.
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Toma de Decisiones: Es identificar y seleccionar un curso de acción para enfrentar un problema específico y obtener ventajas cuando se presenta una oportunidad.
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La Coordinación: Es el logro de la
Importancia del Control:
armonía de los esfuerzos individuales y de
grupo
hacia
el
logro
de
El control es importante porque
los
detecta los vacíos que se dan
propósitos y objetivos de grupo. Los
en la planeación, organización,
elementos de la coordinación son:
integración y dirección.
Coordinación de intereses.
Determina
las
medidas
Impersonalidad de mando.
correctivas para modificar las
Jerarquía.
desviaciones detectadas.
Resolución de conflicto.
Detecta
Aprovechamiento del conflicto.
las
empresa
en
partes que
de se
la han
generado problemas. Cuenta con la capacidad para el
5. Control.
análisis de las variaciones y Consiste en verificar si todo ocurre en
determinar las soluciones más
conformidad con el plan aceptado, con
adecuadas.
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
Principios del Control.
señalar las debilidades y errores a fin
Principio
de rectificarlos e impedir que se
Objetivos: La función del control es
produzcan nuevamente.
percibir desviaciones posibles o reales de
los
de
planes
suficiente
Aclaración
trazados,
anticipación
de
con
para
la
poder
corregirlos. Principio
de
Eficiencia
de
los
Controles: Las técnicas y enfoques de control son eficientes cuando perciben
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y destacan las causas de desviaciones
medida, que deben ser determinadas
reales.
de acuerdo con los estándares.
Principio de Responsabilidad del Control: La responsabilidad recae en los niveles gerenciales. Principio del Control Directo: A mayor calidad de los gerentes y de sus subordinados, menor necesidad de los controles indirectos. De
Excepción:
Tipo o Enfoques del Control. debe
Control Preliminar: Este control, que
actividades
también se le conoce como previo, se
representativas a fin de reducir costos
orienta hacia el futuro; su objetivo
y tiempos.
consiste en evitar problemas antes de
aplicarse
a
El
control
las
que surjan. Tiene lugar antes de que
Etapas del Control.
inicien Establecimiento Toda
la
de
empresa
relacionadas
se
con
satisfacción,
Estándares: fija
la
metas
no
deben
procedimientos
para
políticas, asegurar
Los
limitarse
a
establecer niveles operativos de los
actividades planeadas. Control Concurrente: Tiene lugar en la fase de ACCION de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia, y sincronización de actividades.
trabajadores. Medición de Resultados: Trata la valoración
y
la
las
calidad,
innovación.
estándares
operaciones,
ejecución
de
los
resultados aplicando las unidades de
Seminario de Administración. El Proceso Administrativo.
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Clases de Control. De
De Administración: Es importante
Producción:
El
éxito
organizacional
depende
de
su
habilidad
producir
bienes
y
para
servicios con eficiencia y eficacia. Los controles de producción abarcan la vigilancia
de
las
actividades
de
producción para cerciorarse de que se
que los administradores lleven a cabo la supervisión directa con evaluaciones de desempeño. El uso de controles presupuestales ha sido uno de los métodos
con
mayor
reconocimiento
en
uso
el
y
control
administrativo.
efectúen según el programa.
De Ventas: Tienen como base el De Finanzas: El objetivo de los controles financieros es reducir costos en la empresa.
pronóstico de ventas. Para realizar un control de ventas se debe tomar en cuenta
la
vendedores
fuerza
de
ventas,
responsables,
los el
levantamiento de pedidos y el total de ventas.
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