Draaiboek 16e Elfstedentocht by Jurryt van de Vooren

DRAAIBOEK 16e ELFSTEDENTOCHT LEEUWARDEN

Januari 2012

Hoofdstuk 1 Inleiding ...................................................................................................................................... 4 1.1 Aanleiding .................................................................................................................................................... 4 1.2 Algemeen draaiboek veiligheid Elfstedenschaatstocht ................................................................................ 4 1.3 Doel .............................................................................................................................................................. 4 1.4 Leeswijzer .................................................................................................................................................... 4 1.5 Vindplaats en beheer draaiboek en bijlagen .................................................................................................. 4 Hoofdstuk 2 Coรถrdinatie en Organisatie ................................................................................................... 5 2.1 Bestuurlijk gezag........................................................................................................................................... 5 2.2 Koninklijke Vereniging de Friesche Elf Stedentocht .................................................................................... 5 2.3 Grip 4-structuur ............................................................................................................................................. 6 2.4 Actiecentrum Leeuwarden ............................................................................................................................ 8 2.5 Werkroosters Actiecentrum en gemeentelijk personeel ................................................................................ 8 2.6 Verbindingen ................................................................................................................................................. 8 2.7 Opschaling .................................................................................................................................................... 9 2.8 Noodverordeningen ....................................................................................................................................... 9 2.9 Aanvullende personeelszaken ....................................................................................................................... 9 2.9.1 Inwendige mens ..................................................................................................................................... 9 2.9.2 Doorlaatbewijzen medewerkers gemeente ............................................................................................. 9 Hoofdstuk 3 Taken en Rollen betrokken diensten ............................................................................ 10 3.1 Gemeentelijke Diensten .............................................................................................................................. 10 3.1.1 Communicatie ...................................................................................................................................... 10 3.1.2 Klantcontactcentrum (KCC) ................................................................................................................ 10 3.1.3 Ondersteuning ...................................................................................................................................... 11 3.1.4 Evenementencoรถrdinatie ..................................................................................................................... 11 3.1.5 Mobiliteit en Ruimte ............................................................................................................................ 11 3.1.6 Wijkzaken/omgevingszorg ................................................................................................................... 11 3.1.7 Stadstoezicht: Toezicht en Handhaving ............................................................................................... 12 3.1.8 Welzijn / Publieke Zorg ....................................................................................................................... 12 3.1.9 Bouwen Wonen en Milieu (BWM) ...................................................................................................... 12 3.3 Inzet politie ................................................................................................................................................ 12 3.4 Inzet Brandweer ......................................................................................................................................... 13 3.5 GHOR ......................................................................................................................................................... 13 3.6 Defensie ...................................................................................................................................................... 13 Hoofdstuk 4 De Tocht .................................................................................................................................. 14 4.1 Vergunning en draaiboek Vereniging ........................................................................................................ 14 4.2 Inrichting start en finish .............................................................................................................................. 14 4.3 Besluit doorgang tocht ................................................................................................................................ 14 4.4 Noodverordening schaatstocht .................................................................................................................... 15 4.5 Beslissing staken tocht................................................................................................................................ 15 4.6 Huldiging .................................................................................................................................................... 15 4.7 Media .......................................................................................................................................................... 15 Hoofdstuk 5 Crowdmanagement en Crowdcontrol ............................................................................... 17 5.1 Algemeen beeld ........................................................................................................................................... 17 5.2 Evenementen ............................................................................................................................................... 17 5.3 Inrichting Stationsgebied ............................................................................................................................ 18 5.4 Inrichting centrum ....................................................................................................................................... 18 5.5 Feesttent Oldehoofsterkerkhof .................................................................................................................... 19 5.6 Verkoopstandplaatsen centrum ................................................................................................................... 19 5.7 Horeca ......................................................................................................................................................... 20 5.8 Zalencentra .................................................................................................................................................. 21 5.9 Winkels en bedrijven................................................................................................................................... 21 5.10 Nachtopvang ............................................................................................................................................. 21 5.11 Openbare toiletvoorzieningen ................................................................................................................... 21 5.12 (Medische) zorgpunten en opvanglocaties ................................................................................................ 21 Hoofdstuk 6 Verkeer en vervoer ................................................................................................................ 22 6.1 Regionaal verkeersplan ............................................................................................................................... 22 6.1.1 Uitgangspunten .................................................................................................................................... 22 6.1.2 Aansturing ............................................................................................................................................ 23

6.2 Verkeersplan Leeuwarden ......................................................................................................................... 24 6.2.1 Inrichting .............................................................................................................................................. 24 6.2.2 Toelatingsbeleid bij wegafsluitingen – verkeersposten ........................................................................ 24 6.2.3 verkeersregelaars ..................................................................................................................................... 26 6.3 Communicatie ............................................................................................................................................. 26 Hoofdstuk 7 Communicatie/voorlichting ................................................................................................. 27 7.1 inleiding ...................................................................................................................................................... 27 7.2 Voorlichting vooraf: .................................................................................................................................... 27 7.3 Tijdens de tocht: .......................................................................................................................................... 27 7.4 Perscentrum. ................................................................................................................................................ 28 Hoofdstuk 8. Begroting................................................................................................................................... 28 Hoofdstuk 9. Evaluatie .................................................................................................................................... 28

Bijlagen 1) (Operationele) voorbereiding 2) Algemeen Regionaal Draaiboek Elfstedentocht 3) Draaiboek Koninklijke Vereniging de Friesche Elfstedentocht en Rayon Leeuwarden 4) Werkroosters en bereikbaarhieds gegevens AC Leeuwarden 5) Model Noodverordeningen 6) Communicatie Elfstedentocht 7) Draaiboek inzet brandweer Leeuwarden 8) Draaiboek GHOR Leeuwarden 9) Draaiboek Stationsgebied 10) Inrichtingsplan Centrum 11) Vergunning & Draaiboek tent “OHK” voor o.a. de huldiging 12) Beleidsregel verkoop standplaatsen 13) Afspraak met parkeergarage OHK 14) Verkeersplan/kaarten Leeuwarden 15) Begroting

Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding De Elfstedentocht op de schaats is door de jaren heen uitgegroeid tot één van de grootste en in ieder geval het mooiste evenement van Friesland, zo niet van Nederland. Een belangrijke succesfactor van dit evenement is dat de commercie volledig wordt geweerd, waardoor het niet gaat om het geld maar om de eer. Bijzonder aan de Elfstedentocht is dat het schaatsevenement, hoewel in draaiboeken voorbereid, in enkele dagen tijd op poten moet worden gezet. Om die reden vindt jaarlijks de (operationele) voorbereiding (zie bijlage 1) op de tocht plaats, zodat het met heel hard werken mogelijk is om in een paar dagen tijd klaar te zijn voor de tocht. Er is sprake van een groot gecoördineerd bestuurlijk en operationeel optreden van Elfstedenvereniging, autoriteiten, operationele diensten en vrijwilligers. Van alle betrokkenen wordt dan ook aanzienlijke inspanning gevraagd om van deze enorme uitdaging een succes te maken. Dit prachtige evenement brengt door het vele publiek, de weersomstandigheden, de diverse festiviteiten, de omvang en de duur ook risico’s met zich mee. Gelukkig hebben zich tot op heden geen ernstige incidenten/calamiteiten voorgedaan.

1.2 Algemeen draaiboek veiligheid Elfstedenschaatstocht Gezien de omvang van het evenement zijn enerzijds de eisen aan openbare orde en de veiligheidsproblematiek en anderzijds de behoefte aan afstemming over bestuurlijke en juridische verhoudingen toegenomen. Hieruit is in 2004 de eerste Leidraad Elfstedentocht voortgekomen. De leidraad is gericht op de afstemming en afbakening van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de Elfstedenvereniging en de overheid. De wetgeving met betrekking tot het aansturen van rampen en crisis, Wet Veiligheidsregio, is in 2010 veranderd. Aansluitend op de veranderde wetgeving is de leidraad herzien en in december 2012 opnieuw vastgesteld onder de naam Algemeendraaiboek veiligheid Elfsteden schaatstocht (zie bijlage 2). Nog steeds is het uitgangspunt dat enerzijds de Elfstedenvereniging verantwoordelijk is voor het ijs en de deelnemers en anderzijds de gemeenten voor de wal en het publiek. Dit draaiboek is een uitwerking van het hierboven genoemde algemene draaiboek.

1.3 Doel Het doel van dit draaiboek is om dit mega-evenement voor alle betrokkenen en bezoekers van Leeuwarden in goede banen te leiden en daarnaast voorbereid te zijn op (grootschalige) incidenten en calamiteiten. Dit draaiboek is er op gericht om de Elfstedentocht zo soepel en veilig mogelijk in te laten verlopen. Het moet bijdragen aan een sportief, feestelijk en veilige Elfstedentocht.

1.4 Leeswijzer In dit draaiboek wordt vooral de kaders en de bepalingen aangegeven over de wijze waarop in Leeuwarden vorm wordt gegeven aan de Elfstedentocht. In de bij de diverse onderdelen behorende bijlagen zit de nadere uitwerking, in deelplannen, tekeningen en aanvullende stukken.

1.5 Vindplaats en beheer draaiboek en bijlagen Dit draaiboek en de bij dit plan behorende bijlagen staan op de P-schijf onder de map Elfstedentocht. Alle betrokken bestuurders, directeuren en leden van het gemeentelijk Actiecentrum krijgen toegang tot deze map. De bestanden zijn te groot en doorlopend aan verandering onderhevig waardoor het ondoenlijk is om ze in een papieren versie bij iedereen aan te leveren. De plannen komen ook op het beveiligde Extranet van de HVD om de informatie te kunnen delen met alle interne en externe betrokkenen bij de Elfstedentocht. Op deze site staan alle draaiboeken van de bij de tocht betrokken partijen. De inlogcodes voor het Extranet staan in bijlage 1. De sector JVZ zorgt voor het beheer van dit draaiboek en bijlagen. Het actualiseren van de map op de P-schijf en plaatsen van de stukken op Extranet van de HVD hoort ook bij JVZ.

Hoofdstuk 2 Coördinatie en Organisatie Bij een Elfstedentocht is de openbare orde en veiligheid bovengemiddeld kwetsbaard. Dit alleen al door (gecombineerde) omstandigheden van extreme kou, buitengewone inspanningen van rijders, massale oploop van mensen en alcoholgebruik. In het eerder genoemde Algemeen draaiboek veiligheid Elfstedentocht staan scenario’s die inzicht geven in mogelijke grootschalige calamiteiten of ontwrichtingen van de samenleving. In de hoofdstukken drie t/m zeven staan voornamelijk de bepalingen en maatregelen hoe in Leeuwarden wordt omgegaan met de Elfstedentocht om de risico’s zo laag mogelijk te houden en de openbare orde te kunnen beheersen. Het slagen van de Elfstedentocht lukt niet alleen met het stellen van bepalingen en treffen van maatregelen, maar staat of valt met een strakke organisatie en goede samenwerking met alle betrokken partijen. In dit hoofdstuk komt de organisatiestructuur, de werkwijze en samenwerking met alle diverse betrokken partijen aan de orde. In de voorbereiding zijn de draaiboeken van de hulpdiensten en overige betrokken partijen uitgewerkt en op elkaar afgestemd.

2.1 Bestuurlijk gezag De normale bevoegdhedenstructuur conform de Gemeentewet en de Wet Veiligheidsregio is van toepassing. Een (dreigende) ramp of zwaar ongeval c.q. een grootschalige ordeverstoring wordt gezien als een (mogelijke) situatie waarvoor het crisisplan in werking kan worden gesteld. In de Wet Veiligheidsregio’s heeft de burgemeester het opperbevel tijdens een ramp en bij vrees voor het ontstaan daarvan. Dezelfde wet geeft bij rampen en crisis van meer dan plaatselijke betekenis de voorzitter van een veiligheidsregio bij uitsluiting de bevoegdheid om het opperbevel uit te voeren. De voorzitter van de Veiligheidsregio neemt het gezag over van de burgemeesters van de deelnemende gemeenten. Dit geldt niet alleen voor een ramp/crisis maar bij ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. Een evenement in de orde van grootte van de Elfstedentocht is van meer dan plaatselijke betekenis en rechtvaardigt een ernstige vrees voor het ontstaan van een crisis. Vandaar dat de voorzitter van de veiligheidsregio het opperbevel voert tijdens het houden van een Elfstedentocht. In jargon wordt dit werken volgens GRIP 4 (Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdingsprocedure) genoemd. Het hoogste niveau van bestuurlijke en operationele opschaling. De voorzitter van de Veiligheidsregio zal zich zo nodig laten adviseren door de burgemeesters van de gemeenten. De voorzitter hakt echter de knopen door. De burgemeester van Leeuwarden is, als voorzitter van de veiligheidsregio, volgens het schema in paragraaf 2.3 voorzitter van het Regionale Beleidsteam (RBT). De loco-burgemeester van Leeuwarden vertegenwoordigt zo nodig de gemeente in het RBT en zorgt daarnaast voor de bestuurlijke aansturing van Leeuwarden.

2.2 Koninklijke Vereniging de Friesche Elf Stedentocht Het is algemeen bekend dat de Koninklijke Vereniging de Friesche Elf Steden (de Vereniging) de schaatstocht organiseert. Tussen het bestuur van de Vereniging zijn de formele afspraken vastgelegd in de eerder genoemde Algemeen draaiboek veiligheid Elfstedentocht. Hierin staat de grondslag waarop de tocht kan worden gehouden. De tocht (ijs/deelnemers) is de verantwoordelijkheid van de Vereniging en het land (publiek) is de verantwoordelijkheid voor de gemeenten/overheid. De Vereniging heeft voor de eigen organisatie een draaiboek (zie bijlage 3, draaiboek en tekeningen van de Vereniging). . Er is een organisatieruimte voor het bestuur in het WTC-Expo, maar tijdens de tocht zijn de bestuursleden verspreid ingezet. De bestuursleden zijn bereikbaar via het verbindingscentrum van de Vereniging, deze staat bij de finish. De organisatie beschikt ook over een perscentrum in het WTC-Expo. Het bestuur van de Vereniging staat in directe verbinding met het Regionaal Beleidsteam (RBT) en het Regionaal Operationeel Team (ROT) conform de GRIP 4-structuur. Voor de organisatie/inrichting van de start en finish is het rayonhoofd verantwoordelijk. Het Actiecentrum van de gemeente kan een beroep doen op de Vereniging via het ROT en/of direct met het rayonhoofd.

2.3 Grip 4-structuur Een evenement in de orde van grootte van de Elfstedentocht is van meer dan plaatselijke betekenis en rechtvaardigt een vrees voor het ontstaan van een crisis. Er wordt dan ook gewerkt volgens de GRIP 4 situatie, in de nacht voorafgaand en tijdens de tocht, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de fase waarbij er een monitoring is van de situatie (regulier) en de operationele acties die ten tijde van een calamiteit worden genomen. De voorzitter van de veiligheidsregio, burgemeester van de gemeente Leeuwarden, voert dan ook het opperbevel tijdens het houden van de tocht (zie onderstaand schema). Schema GRIP 4 structuur

RBT (Regionaal Beleidsteam) Leiding: Voorzitter Veiligheidsregio Crone Locatie: A7 Complex te Drachten

Regionaal AC actiecentrum Communicatie Leiding: coรถrdinator actiecentrum Locatie: A7 Complex Drachten

ROT (Regionaal Operationeel Team) Leiding: Operationeel Leider Locatie: A7 Complex te Drachten

CoPI (Commando Plaats Incident)* Leiding: Leider CoPI (brandweer) Locatie: Bron

Actiecentrum gemeente Leeuwarden** Leiding: voorzitter Actiecentrum Locatie: Burmaniahuis, Stadskantoor Leeuwarden

Gemeentelijke diensten

In de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van de bezetting en de taakstelling van de hierboven genoemde gremia.. *Het bovenstaande CoPI is tijdens de tocht wel paraat. Het wordt pas ingezet als er zich een incident voordoet, waar ter plaatse door de hulpdiensten gezamenlijk sturing aan moet worden gegeven. ** Vanuit het gemeentelijk Actiecentrum worden alle zaken die zich in de aanloop, tijdens en na de tocht in Leeuwarden voordoen aangestuurd en geregeld. Het ROT stuurt enerzijds het Actiecentrum aan; anderzijds kan het gemeentelijk Actiecentrum problemen/vraagstukken voorleggen aan het ROT en verzoeken om bijstand indienen.

Overzicht bezetting diverse actiecentra De gemeente Leeuwarden is vertegenwoordigd in diverse actiecentra. In het Algemeen draaiboek veiligheid Elfstedentocht, bijlage 2, zit de nadere uitwerking van de bezetting, taken en bereikbaarheid van het RBT en ROT. 1. regionaal beleidsteam RBT voorzitter overige deelnemers

inhoud

locatie

Voorzitter veiligheidsregio hoofdofficier van justitie burgmeesters deelnemende gemeenten regionaal commandant brandweer korpschef regiopolitie Fryslan regionaal geneeskundig functionaris GHOR commandant van het Regionaal Militair Commando coördinerend gemeentefunctionaris (-secretaris) hoofd voorlichting Voorzitter van de Vereniging (in ieder geval telefonisch) Het RBT kan desgewenst worden uitgebreid vertegenwoordigers van rijksdiensten en direct betrokkenen van de operationele hulpdiensten. beleidscoördinatie van de tocht en in het geval van grootschalige incidenten/rampen de bestuurlijke leiding en de coördinatie van de bestuurlijke informatievoorziening aan burgemeesters, hulpdiensten en bevolking. gevestigd in het regionaal beleidscentrum (RBC) = A7 Complex Drachten

2. regionaal operationeel team ROT voorzitter overige deelnemers

inhoud locatie

operationeel leider (vanuit HVD of regiopolitie Fryslân) algemeen commandant regiopolitie Fryslân hoofd sectie brandweer hoofd sectie ggd / ghor liaison Vereniging liaison rmc noord liaison provincie fryslân operationeel voorlichter operationele coördinatie/leiding gedurende de tocht en in het geval van rampen gevestigd in het regionaal coördinatiecentrum (RCC) = A7 Complex Drachten

3. gemeentelijk Actiecentrum voorzitter overige deelnemers

inhoud

locatie

Sectormanager JVZ Secretaris Notulist Politie GHOR Brandweer Leeuwarden Coordinator Communicatie Coördinator KCC Coordinator Ondersteuning Coördinator Evenementen Coördinator Wijkzaken/Buitendienst Coördinator Toezicht en Handhaving (stadstoezicht) Coördinator Verkeer Hoofd Publieke Zorg Teamleider Crib/Cras (Oproepbaar) Hoofd Omgevingszorg (Oproepbaar) gemeentelijke coördinatie van alles dat zich ten aanzien van de tocht in de gemeente Leeuwarden voordoet en in het geval van de rampen conform het gemeentelijk crisisplan sturing geven aan de gemeentelijke processen gemeentelijk coördinatiecentrum (GCC) = Burmaniahuis Stadskantoor

2.4 Actiecentrum Leeuwarden Het Actiecentrum gemeente Leeuwarden is het “hart” van de organisatie in de regie en aansturing van alle zaken omtrent de Elfstedentocht in Leeuwarden. In het Actiecentrum van de gemeente Leeuwarden werken de betrokken procesmanagers en coördinatoren van de verschillende afdelingen samen. Ook de lokale hulpdiensten schuiven aan bij dit overleg. Het Actiecentrum is daarmee een integraal, multidisciplinair orgaan. Een aantal processen wordt op voorhand niet ingezet. De teamleiderss hiervan zijn indien nodig oproepbaar. Het Actiecentrum heeft een coördinerende taak voor alle uit te voeren taken, ook in het geval van calamiteiten. De algehele coördinatie van de lokale organisatie van de EST ligt bij de sectormanager van JVZ. De voorzitter van het Actiecentrum staat (onder aansturing van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg )in rechtstreeks contact met het ROT, sectie gemeente, om zaken af te stemmen en (bijstands)vragen neer te leggen. Daarnaast informeert hij periodiek de loco-burgemeester over de ontwikkelingen. Het Actiecentrum beslaat drie ruimtes (195, 196 en 197) van het stadskantoor, waarvan er één is ingericht als secretariaat. Hier kunnen tussen de vergaderingen door dringende zaken naar voren worden gebracht. Het Actiecentrum komt op vastgestelde tijden bijeen. Voorafgaand aan de tocht worden er dagelijks twee overleggen ingepland waarbij de leden van het Actiecentrum aanwezig zijn. Deze overleggen vinden plaats in kamer 197. Indien nodig kan de voorzitter besluiten een extra vergadering in te plannen. Het Actiecentrum is voorafgaand, tijdens en na de tocht telefonisch bereikbaar via het secretariaat van het Actiecentrum. In het bijgesloten werkrooster zijn de vergaderschema’s en een standaard agenda voor het Actiecentrum opgenomen (zie bijlage 4). Er worden logboeken en presentielijsten bijgehouden en van de vergaderingen worden verslagen en besluitenlijsten gemaakt.

2.5 Werkroosters Actiecentrum en gemeentelijk personeel De dag van de tocht wordt aangegeven als Y. Bijvoorbeeld twee dagen voor de tocht spreken we over dag Y-2. De Grip 4 structuur start formeel een dag voor de tocht of zo nodig eerder. In ieder geval wordt ongeveer vijf dagen van te voren vanuit de Vereniging het signaal afgegeven naar de voorzitter van de veiligheidsregio dat de tocht zich aandient. Dit moment (Y-5) wordt Code Oranjegenoemd om (achter de schermen) te beginnen met de voorbereidingen op de tocht. Ongeveer twee dagen van te voren zal de Vereniging formeel publiekelijk het sein geven van het doorgaan van de tocht (Code Groen). Vanaf Y-5 zal met een toenemende intensiteit de nodige voorbereidingen worden getroffen. Zowel op de dag voor als tijdens de tocht zal worden gewerkt in ploegen, die elk een dienst draaien van 12 uren. Er is een “dagploeg”, werkzaam van 8.00-20.00 uur en een “nachtploeg”, werkzaam van 20.00 - 8.00 uur. De dagen nachtploeg worden ieder tweemaal ingezet: Y-1 Dagploeg: Y-1 Nachtploeg: Y Dagploeg : Y Nachtploeg :

8.00-20.00 uur 20.00-8.00 uur 8.00-20.00 uur 20.00-8.00 uur

Per deelplan wordt zoveel als mogelijk geprobeerd de roosters aan te laten sluiten op bovenstaand schema. Vanwege de aard van de werkzaamheden zal dit niet voor alle roosters mogelijk zijn. Een uitzondering is bijvoorbeeld het inroosteren van de medewerkers van het klantencontactcentrum (zie bijlage 4, Werkroosters en bereikbaarheidsgegevens gemeente Leeuwarden). Voor de aflossingen dienen medewerkers een kwartier voor de dienst aanwezig te zijn. De aflossing vindt plaats binnen het eigen team.

2.6 Verbindingen Een goede communicatie met de juiste verbindingsmiddelen speelt een belangrijke rol bij een gestructureerde en gecoördineerde aanpak. Daarvoor gelden de volgende afspraken: Alle leden van het gemeentelijk Actiecentrum krijgen een porto om continu met elkaar in verbinding te staan. Deze worden geleverd door FE-Produkties. Het systeem is stad en omgeving dekkend;

De politie, brandweer, stadstoezicht en GHOR maken voor zover als mogelijk gebruik van C2000 apparatuur voor de communicatie binnen hun eigen dienst. Daarnaast kunnen de leden via portofoons, de GSM of de Meldkamer Fryslân met elkaar in verbinding komen; Noodnet: Het noodnet is de achtervang bij uitval van de reguliere telefoonlijnen. Gedurende de beheersfase wordt direct contact opgenomen met het gemeentelijk Actiecentrum. Zodra er sprake is van een daadwerkelijke crisissituatie en de reguliere telefoonlijnen uitvallen, zal de noodnet telefoon en –fax worden bemand.

2.7 Opschaling In de “reguliere rampenbestrijding” worden medewerkers opgeroepen met behulp van de OOV-alert. Tijdens de tocht kan er zich een calamiteit voordoen; dan zal ook gebruik worden gemaakt van de OOV-Alert om op de gebruikelijke manier alle medewerkers die genoemd staan in het crisisplan te alarmeren. Daarnaast worden aanvullende alarmeringsmethoden gehanteerd: De medewerkers Publieke Zorg staan stand-by (zie paragraaf 3.1.8). Er kan zich een situatie voordoen waarbij een opvangcentrum ingericht dient te worden. Het is dan niet perse nodig om het gehele gemeentelijke apparaat te alarmeren. Vanuit het Actiecentrum wordt het hoofd publieke verzocht de pool van medewerkers publieke zorg te alarmeren en in te zetten op de benodigde opvanglocatie. De medewerkers ontvangen een sms van het hoofd publieke zorg waarin vermeld staat op welke locatie zij worden verwacht. Medewerkers Crib (3.1.2) staan eveneens stand-by. Ook voor deze medewerkers kan zich een situatie voordoen zoals bovenstaand beschreven. Aangezien de teamleider niet aanwezig is deze ook gealarmeerd om vervolgens de medewerkers te alarmeren en in te zetten. De medewerkers van Wijkzaken zijn gedeeltelijk in actieve dienst. Er kunnen zich situaties voordoen waardoor het deelplan Omgevingszorg in werking gezet dient te worden. Het Hoofd omgevingszorg zal dan worden gealarmeerd en begeeft zich naar het Actiecentrum (zie paragraaf 3.1.6). Voor zover als mogelijk worden eerst de medewerkers van wijkzaken die reeds in dienst zijn ingezet ten behoeve van de calamiteit. Indien er nog meer (specifieke) expertise nodig is, zal het Hoofd Omgevingszorg de benodigde medewerkers handmatig alarmeren.

2.8 Noodverordeningen Er zijn twee noodverordeningen opgesteld die zo nodig bij calamiteiten bekrachtigd kunnen worden (zie bijlage 5).

2.9 Aanvullende personeelszaken 2.9.1 Inwendige mens Vanaf de dag voorafgaand aan de tocht is er catering geregeld voor de leden van het Actiecentrum en alle medewerkers van de gemeente van het stadskantoor en stadstoezicht. . De hulpdiensten en medewerkers van derden voorzien zichzelf in eten en drinken, behalve als ze in opdracht van de gemeente ingehuurd zijn.

2.9.2 Doorlaatbewijzen medewerkers gemeente De crisispas is voor de gemeentelijke medewerkers het bewijs om doorgelaten te worden bij afzettingen. Medewerkers van de buitendienst, stadstoezicht dragen herkenbare kleding en voertuigen. Let wel: de omstandigheden en de situatie moet het op dat moment wel toestaan om doorgelaten te kunnen worden, daar is de politie bepalend in. Indien er geen doorgang wordt verleend moet contact worden gezocht met het hoofd/procescoördinator waar de betreffende medewerker onder valt.

Hoofdstuk 3 Taken en Rollen betrokken diensten 3.1 Gemeentelijke Diensten De gemeente heeft voorafgaand, tijdens en na afloop van de tocht vele (reguliere) werkzaamheden te verrichten. Het gaat dan bijvoorbeeld om het regelen van het verkeer, communicatietaken en het aannemen en verwerken van telefoontjes van burgers, ondernemers en instanties. Daarnaast is het mogelijk dat er een calamiteit ontstaat waardoor de gemeente (delen van) haar rampenorganisatie moet optuigen. Dan kan het bijvoorbeeld gaan om het opvangen en verzorgen van slachtoffers. Het personeel dat voor deze taken wordt ingezet dient dan ook “stand-by” te staan voorafgaand, tijdens en na afloop van de tocht. Zie bijlage 4; Rooster en Bereikbaarheidsgegevens en het besluit van de DR, dienstverband en openingstijden Elfstedentocht voor gemeentelijk personeel.

3.1.1 Communicatie De gemeente Leeuwarden vervult een belangrijke regionale rol op het gebied van communicatie. Daarvoor is een specifiek Regionaal draaiboek communicatie Elfstedentocht opgesteld (zie bijlage 6). Deze rol richt zich enerzijds op risicocommunicatie (preparatie en voorbereiding ter voorkoming van calamiteiten en incidenten) en anderzijds op crisiscommunicatie (tijdens of na afloop van een incident). Voor het in goede banen leiden van de tocht en ter ondersteuning aan het RBT, ROT en de diverse actiecentra wordt een Regionaal Actiecentrum Communicatie (RAC) ingesteld. Deze is gehuisvest op dezelfde locatie als het RBT. Naast de regionale rol zijn er ook communicatietaken ten aanzien van Leeuwarden zelf. Voorafgaand aan de tocht worden er algemene voorbereidingen getroffen, zoals het opstellen van belscripts en werkinstructies voor het onderstaande team Service en Informatie. Hierin staan ook de nodige doorverwijzingen naar de Vereniging, de VVV en andere externe partijen. De belscripts worden onder coördinatie van JVZ met de betrokken vak afdelingen opgesteld (zie bijlage 6). Afspraak is dat er twee functionarissen worden aangewezen die de gegeven informatie fiatteren voor zowel de belscripts als de website, dit betreffen de reguliere journalisten van de sector JVZ.

3.1.2 Klantcontactcentrum (KCC) Het Klantcontactcentrum (KCC) bestaat uit de teams Service & Informatie, Vergunningen en Leefomgeving en Publiekszaken. De eerste twee teams hebben een directe rol en betrokkenheid met de Elfstedentocht. Publiekszaken is verantwoordelijk voor het proces CRIB op het moment dat er daadwerkelijk sprake is van grootschalige incidenten/rampen. Hieronder wordt nader ingegaan op de werkwijze en de taken en rollen van het Team Service en Informatie, het Team Vergunningen en Leefomgeving en Publiekszaken. Team Service en Informatie Het team Service & Informatie (S&I) heeft vooral in dagen voorafgaand aan de tocht een omvangrijke taak. Alhoewel er geen exacte inschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat de belasting van S&I groter zal zijn dan tijdens reguliere kantoortijden. Er komen telefoongesprekken binnen van de pers, ondernemers en van burgers. Zij zullen waarschijnlijk vragen stellen over de datum van de tocht, de slaapgelegenheden, de afsluitingen in de stad, vergunningen etc.. Hiervoor worden voor zover als mogelijk de bovengenoemde belscripts opgesteld. De verwachting is dat er vanaf het moment van afkondiging (Y-2) een piek zal ontstaan in het aantal telefoontjes. Tijdens de EST is het team S&I ook gedeeltelijk inwerking. Zij handelen dan binnenkomende telefoongesprekken af en zijn beschikbaar indien er zich een calamiteit voordoet tijdens de tocht. Hierbij geldt ook dat het team S&I van de gemeente Leeuwarden beschikbaar is voor calamiteiten in andere gemeenten. Het bijgesloten rooster voor de medewerkers van S&I sluit niet aan op het reguliere dienstrooster. De medewerkers S&I draaien een dienst van zes/acht uren. Tijdens de diensten wordt bepaald in hoeverre de bezetting van het KCC volledig door moet draaien. Indien er onvoldoende werkzaamheden zijn voor de medewerkers, wordt het team afgeschaald. Het team Service en Informatie biedt in de GRIP 4 situatie ondersteuning aan het proces Communicatie. De coördinator communicatie heeft zitting in het Actiecentrum. De Coördinator het team Service en Informatie heeft in dit geval ook zitting in het Actiecentrum voor de personele aansturing.

Vergunningen en Leefomgeving Het team Vergunningen en Leefomgeving (V&L) heeft ook in de dagen voorafgaand aan de tocht een omvangrijke taak. Alhoewel er geen exacte inschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat de belasting van het team groter is dan normaal. Er komen vele vragen en verzoeken binnen voor vergunningen en/of ontheffingen voor evenementen, standplaatsen, horecazaken, gebruiksvergunningen i.v.m. met slapen etc. binnen. Voor zover als mogelijk wordt vooraf de (beleids)lijn bepaald over de wijze waarop moet worden omgegaan met de diverse vraagstukken. Zoals gebruikelijk neemt (V&L) de vergunningaanvragen aan en legt deze vervolgens voor aan JVZ. Vanuit JVZ wordt, eventueel in overleg met de hulpdiensten, aangegeven of de vergunning verleent of geweigerd moet worden. V&L zorgt vervolgens voor de vergunningverlening of weigering. Door wijkzaken is specifiek beleid opgesteld voor standplaatsen tijdens de Elfstedentocht. Om de druk op V&L te verlagen wordt, zodra de tocht is afgekondigd, op de website een programma opengesteld voor het digitaal aanvragen van een standplaatsvergunning. Zodra alle standplaatsen zijn vergeven sluit het digitale systeem. De aanvrager moet op Y-2 tot 21:00 of Y-1 tot 11:00 uur persoonlijk de vergunning ophalen. Publiekzaken / CRIB Publiekszaken zorgt voor het proces Crib. Onder Crib (Centraal Registratie en Informatiebureau) wordt verstaan het registreren van slachtoffers en getroffenen. Deze taak wordt uitgevoerd in gezamenlijkheid met het Rode Kruis. De teamleider Crib is oproepbaar voor het Actiecentrum.

3.1.3 Ondersteuning De ondersteuning voor een goede uitvoering van de taken ten behoeve van de EST is van het grootste belang. Het kantoor dient geopend te zijn, de voorzieningen, verbindingen en ICT toepassingen dienen beschikbaar te zijn en expertise indien er technische knelpunten ontstaan. De coรถrdinator Ondersteuning heeft zitting in het Actiecentrum.

3.1.4 Evenementencoรถrdinatie De evenementencoรถrdinator is de contactpersoon tussen organisatoren van de feesten in de diverse zalen en met name de organisatie van de feesttent op het Oldehoofsterkerkhof. Hij moet er voor zorgen dat de tent volgens de vergunning tijdig wordt geplaatst en ondersteunt de organisatie in een goede taakuitvoering. Hij bewaakt de voortgang van de uitvoering en rapporteert daarover in het Actiecentrum. Daarnaast legt hij vraagstukken/knelpunten aan het Actiecentrum voor. Daarbij helpt hij de organisatie in het komen tot oplossingen.

3.1.5 Mobiliteit en Ruimte Mobiliteit en Ruimte is verantwoordelijk voor het verkeersplan van Leeuwarden. In het Actiecentrum wordt de uitvoering daarvan bewaakt door de coรถrdinator verkeer, hij geeft sturing aan de te treffen maatregelen. Hij geeft advies over en nadere invulling aan de oplossingen/vraagstukken die in de meeste gevallen door de politie worden aangedragen. Hij zorgt dus ook voor tussentijdse bijstelling van de verkeersplannen. Met de politie zal hij nauw moeten samenwerken.

3.1.6 Wijkzaken/omgevingszorg De buitendienst wordt op twee manieren ingezet tijdens een EST. Voor de Vereniging verrichten zij hand- en spandiensten op en rond het ijs. Zij zullen o.a. de ijsvloer bij de start verzorgen. Voor deze taken is een pool van ongeveer 60 personen beschikbaar, die niet gelijktijdig ingezet worden. Deze medewerkers staan onder aansturing van het rayonhoofd in combinatie met de reguliere leidinggevende van wijkzaken. Naast de taken voor de Vereniging worden de medewerkers van wijkzaken ook ingezet ten behoeve van de gemeentelijke taken. Hieronder valt het plaatsen en/of bemensen van de afzettingen, het regelen van het verkeer, incidenten etc. Er is een pool beschikbaar, die onder aansturing staat van de leidinggevende van wijkzaken. De coordinatorvan wijkzaken zit in het Actiecentrum, ten behoeve van de integrale en multidisciplinaire afstemming. In het geval van calamiteiten kan deze laatste pool van medewerkers worden ingezet ten behoeve van het bestrijden van de calamiteit, indien nodig kan de pool worden uitgebreid met de overige

medewerkers van de afdeling wijkzaken. Op dat moment zalhet Hoofd Omgevingszorg aansluiten bij het Actiecentrum. De het Hoofd omgevingszorg is op afroep beschikbaar voor het Actiecentrum en zal in ieder geval bij grootschalige incidenten en calamiteiten worden gealarmeerd.

3.1.7 Stadstoezicht: Toezicht en Handhaving De regie op het gemeentelijke toezicht en handhaving berust bij stadstoezicht. Zij zien in de aanloop, tijdens en na de Elfstedentocht toe op de naleving van vergunningvoorschriften en de naleving van de gestelde bepalingen in de volgende hoofdstukken, zoals de controle op parkeren. De nadruk ligt op de handhaving van de excessen. In het bijzonder moet worden gecontroleerd en gehandhaafd op de naleving van het standplaatsenbeleid en het horeca(evenementen)toezicht. Daarnaast wordt het cameratoezicht en algemene toezichthouders ingezet om bij te dragen in het toezicht op de openbare orde en veiligheid.

3.1.8 Welzijn / Publieke Zorg Welzijn is in het geval van incidenten en calamiteiten verantwoordelijk voor het proces Publieke zorg, waaronder opvangen en verzorging, evacuatie, het voorzien in primaire levensbehoefte, en uitvaartverzorging valt. De het Hoofd is oproepbaar voor het Actiecentrum. De medewerkers zijn vanaf Y-1 oproepbaar en zijn binnen een uur na alarmering aanwezig op ĂŠĂŠn van de drie onderstaande opvanglocaties en/of het stadskantoor. (gegevens opgevraagd bij Voke) Friesland College Julianalaan

Sporthal Rengershal

Sporthal Kalverdijkje Kalverdijkje 77A 8924 JJ Leeuwarsden

Tel: 058 2671009 Contactpersoon: Lieuwe Hempenius (058 2671008/ 06 53391727)

In het crisisplan is omschreven dat het deelplan publieke zorg ook verantwoordelijk is voor het vervoeren van licht en niet gewonde slachtoffers. Voor de Elfstedentocht zijn er regionale afspraken gemaakt met busmaatschappijen; er zijn 50 bussen beschikbaar voor het calamiteitenvervoer. De gemeentelijke medewerkers vervullen ditmaal geen rol bij het calamiteitenvervoer. De teamleider en medewerkers Verplaatsen Mens en Dier, zoals deze staan benoemd in het crisisplan, worden toegevoegd aan het team Opvangen en Verzorgen. Het Rode Kruis heeft een speciaal team paraat voor het uitvoeren van de ondersteunende taken bij het opvangen en verzorgen. Dit team bestaat uit 25 personen, die door de gehele regio ingezet kunnen worden.

3.1.9 Bouwen Wonen en Milieu (BWM) De afdeling BWM handelt de aanvragen voor het slapen in gebouwen (sporthallen, scholen en congres- en/of bedrijfsruimtes af en ziet toe op het naleven van de brandveiligheidsvoorschriften. Daarnaast controleert BWM constructies van tijdelijke bouwwerken. Ze zijn oproepbaar voor het Actiecentrum.

3.2 Inzet politie De politie heeft bij de Elfstedentocht een belangrijke verantwoordelijkheid. Ze zijn in eerste aanleg verantwoordelijk voor het beheersen en herstellen van de openbare orde en daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het proces verkeer. In het draaiboek politiemaatregelen worden een drietal

doelstellingen van het overheidsoptreden geformuleerd. De eerste doelstelling is een sportief, veilig en feestelijk verloop van de Elfstedentocht. Dit betekent dat alle overheidsmaatregelen in verband met de tocht, dus ook die van de politie, gerelateerd moeten zijn aan deze doelstelling. De tweede doelstelling is het blijven functioneren van het openbare leven in Leeuwarden tijdens de tocht. De derde doelstelling is het waarborgen van de veiligheid van de inwoners van Leeuwarden in geval van incidenten. De politie werkt bij een Elfstedentocht in een speciale commandostructuur, genaamd SGBO (Staf Grootschalig & Bijzonder Optreden). Het Actiecentrum hiervan zit ook in het A7 Complex in Drachten. De politie is vertegenwoordigd in het gemeentelijke Actiecentrum. De draaiboeken van de politie staan op het eerder genoemde Extranet van de HVD.

3.3 Inzet Brandweer De Regionale Brandweer werkt volgens een speciaal draaiboek gedurende de Elfstedentocht. Dit draaiboek is ook te vinden op het Extranet van de HVD. Indien zich daadwerkelijk een ramp of zwaar ongeval voordoet en de burgemeester besluit tot opschaling, zal de brandweer op een natuurlijke wijze op de coördinatiestructuur voor de rampenbestrijding overschakelen. Bij een te verrijden Elfstedentocht worden duikteams van de brandweer paraat gehouden. De brandweer Leeuwarden is ook vertegenwoordigd in het gemeentelijk Actiecentrum. De brandweer Leeuwarden heeft een specifiek draaiboek voor de werkwijze en inzet in Leeuwarden (zie bijlage 7).

3.4 GHOR De GHOR is belast met de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening tijdens de Elfstedentocht. Daarnaast adviseert de GHOR andere overheden en organisaties op het gebied van geneeskundige hulpverlening. De geneeskundige hulpverlening is gericht op het beperken van de gevolgen in acute situaties. Hierbij vindt vooral interventie plaats op het vlak van de vitale functies. Ten einde optimaal gebruik te maken van het geneeskundig potentieel ter plaatse zal in uiterste gevallen een actief verwijzingsbeleid gevoerd worden. De GHOR heeft de supervisie over de inzet van de EHBO/Nederlandse Rode Kruis en stuurt deze inzet ook aan. In overleg met meldkamer worden maatregelen getroffen ter verhoging van de paraatheid van ambulancediensten voor het gewonden-vervoer en ziekenhuizen. In geval van een (dreigend) zwaar ongeval/ramp heeft de GHOR de leiding over de geneeskundige hulpverlening. De draaiboeken van het Rode Kruis en de EHBO zijn onderdeel van het GHOR-draaiboek. Rode Kruis- en EHBOmedewerkers worden door de Vereniging ingehuurd, maar zij staan onder regie van de GHOR. Eén en ander is vastgelegd in een regionaal draaiboek GHOR (zie Extranet van de HVD). De GHOR is ook vertegenwoordigd in het Actiecentrum Leeuwarden. Voor de werkwijze, aansturing van de aan de GHOR gelinkte onderdelen in Leeuwarden heeft de GHOR een specifiek draaiboek opgesteld (zie bijlage 8). De GHOR stuurt ook de EHBO bij het Oldehoofsterkerkhof en op het station aan. De GHOR zorgt ook voor de inrichting en bemensing van de nachtopvang in de parkeergarage Oldehoofsterkerkhof.

3.5 Defensie Defensie beschikt over het nodige personeel en ook heel specifiek materieel. Defensie levert bij een Elfstedentocht de benodigde specifieke bijstand ter ondersteuning van de operationele diensten. Voorbeelden hiervan zijn: verbindingsmiddelen voor noodgevallen, geneeskundig personeel, transporthelikopters, etc. Het RMC Noord is bij militaire bijstand binnen Defensie de coördinerende instantie voor de inzet van militairen. Voor de bijstand die Defensie levert, wordt de inzet hiervan gedaan onder leiding van de Operationeel Leider van het ROT. Defensiepersoneel mag ook ingezet worden voor ondersteuning, los van het bestrijden van incidenten en crisis. Er zit geen vertegenwoordiger van defensie in het gemeentelijk Actiecentrum. De gemeente moet een verzoek om bijstand/ondersteuning doen via het ROT.

Hoofdstuk 4

De Tocht

Alvorens in te gaan op de specifieke verantwoordelijkheden en taken van de gemeente Leeuwarden wordt eerst een beeld gegeven van de Elfstedentocht. Er doen 300 wedstrijdrijders mee en in totaal kunnen 18.000 rijders deelnemen aan de tocht en voltrekt zich over een afstand van ruim 200 km langs de 11 Friese steden. De Elfstedentocht start om 5:00 uur en eindigt om 24:00 uur op diezelfde dag. In de regel wordt 48 uur (2 dagen) voorafgaand aan de tocht het doorgaan van de tocht kenbaar gemaakt. Door de Vereniging wordt het WTC-Expo gebruikt als opstapplaats voor de pendeldienst van de deelnemers naar de Vliegbasis voor de inschrijving. Vanaf het WTC-Expo terrein vindt de start plaats en de finish is zoals gebruikelijk op de Bonkevaart. Na de tocht gaan de deelnemers in bussen naar de Vliegbasis om zich uit te schijven en het kruisje in ontvangst te nemen. Daarna worden ze naar het WTC-Expo of het station gebracht om verder op eigen gelegenheid te reizen. In de onderstaande paragrafen zijn de zaken voor Leeuwarden ten aanzien van het houden van de tocht uitgewerkt.

4.1 Vergunning en draaiboek Vereniging De Vereniging heeft per 1 oktober 2010 de bijgesloten vergunning voor 5 jaar gekregen (bijlage 3).. Conform de procedure heeft de Vereniging het bijgesloten geactualiseerde draaiboek (bijlage 3) aangeleverd. Bij de vergunning en het draaiboek behoren ook de bijgesloten tekeningen van de: - Vliegbasisloods (voor de inschrijving en uitschrijving); - WTC Expo-tent (start deelnemers en meet- en greet point) - WTC Expo (perscentrum)

4.2 Inrichting start en finish Aanvullend op het draaiboek van de Vereniging behoort het draaiboek met actuele kaarten van de start en de finish (zie bijlage 3) tot de stukken. Deze worden door het rayonhoofd Leeuwarden jaarlijks voor 15 december aangeleverd. De gemeente regelt in verband met het voorkomen van openbare orde problemen de tribune bij de finish. Het rayonhoofd draagt zorg voor de bestelling en plaatsing van de tribune (zie bijlage 3) en brengt de kosten in rekening bij de gemeente. De gemeente regelt daarnaast de inrichting van de standplaatsen bij de finish. Jaarlijks moet de lijst van standplaatshouders voor 15 december worden geactualiseerd door de marktmeesters.

4.3 Besluit doorgang tocht Het belangrijkste moment bij de Elfstedentocht vormt de beslissing over het wel of niet doorgaan van de tocht. Het belangrijkste criterium voor de Vereniging is de draagkracht c.q. sterkte van het ijs. De beslissing om een tocht te willen organiseren ligt bij de Vereniging. Zij beslist of zij de tocht wel of niet door wil laten gaan. Een belangrijk punt van aandacht in de voorbereiding op de Elfstedentocht vormt de noodzakelijke periode van voorbereiding tussen het afkondigen van de tocht en de dag van de tocht zelf. De bekendmaking van een te verrijden Elfstedentocht vindt in principe 48 uur voorafgaande aan de tocht plaats, doch in uitzonderingsgevallen minimaal 36 uur van tevoren. De verkorte voorbereidingstijd zal alleen worden toegepast als aan een paar voorwaarden is voldaan. In principe houdt de organisatie vast aan de voorbereidingstijd van 48 uur. In het belang van een goede afstemming is de volgende procedure afgesproken: Voorafgaand aan het finale overleg van het bestuur van de Vereniging met de rayonhoofden voor een mogelijk aanstaande Elfsteden-schaatstocht, nemen de verschillende rayonhoofden contact op met de burgemeester van hun eigen gemeente. In dit overleg tussen burgemeester en rayonhoofd zal het rayonhoofd verslag doen van de toestand van het ijs op de route in de gemeente. De ijsdikte moet minimaal 15 cm zijn. Daarbij overlegt het rayonhoofd een verklaring van geen bezwaar van de IJswegencentrale. Indien de IJswegencentrale meent deze verklaring niet te kunnen afgeven, zullen de burgemeester en het bestuur van de Vereniging in overleg met operationele diensten trachten tot een acceptabele oplossing te komen.

Aan de burgemeester zal worden gevraagd of er eventuele omstandigheden zijn, die het houden van een Elfstedentocht in de weg kunnen staan. De rayonhoofden zullen één en ander terugkoppelen in de vergadering met het bestuur van de Vereniging. Indien daartoe aanleiding bestaat zal het bestuur van de Vereniging in contact treden met de burgemeester(s), ten einde eventuele problemen door te spreken en mogelijke oplossingen voor te stellen. Indien de situatie van het ijs extra maatregelen vereist in een gemeente, dan kan dit in aanvulling op de al afgegeven vergunning worden opgenomen. Dit is dan de uitwerking van de oplossing die tot stand is gekomen in overleg met het bestuur c.q. het rayonhoofd. Op het moment dat door de Vereniging, met goedkeuring van de burgemeesters in het RBT, het besluit is genomen, dat de tocht doorgaat hoeven alleen nog maar de aanvullende maatregelen schriftelijk te worden bevestigd als aanvulling op de vergunning. De gemeente Leeuwarden verzamelt de eventuele afgegeven aanvullende maatregelen en zendt deze door naar het secretariaat van de Vereniging. De gemeente Leeuwarden draagt daarnaast zorg voor de publicatie van de eventuele aanvullende maatregelen/voorschriften.

4.4 Noodverordening schaatstocht De burgemeester is verantwoordelijk voor het uitvaardigen van algemeen verbindende voorschriften indien de omstandigheden tijdens de Elfstedentocht dat noodzakelijk maken. Vooral als de openbare orde en veiligheid in het geding komt, zal moeten worden overgegaan op ordehandhavende middelen. In dat verband kan het nodig zijn een noodverordening af te kondigen. In ieder geval moeten alle gemeenten de bijgesloten uniforme noodverordening (zie bijlage 5) inzake een verbod zonder startbewijs het ijs te betreden instellen. het instellen en intrekken van de noodverordening wordt door iedere burgemeester zelf genomen. de gemeente Leeuwarden verzamelt alle getekende noodverordeningen en zorgt voor de publicatie conform de bijgesloten model publicatie (zie bijlage 5). De integrale bekendmaking geldt alleen voor deze uniforme noodverordening. Andere noodverordeningen en noodbevelen worden vanwege het lokale karakter per gemeente bekend gemaakt. De burgemeester dient wel hierover de voorzitter van het RBT te informeren.

4.5 Beslissing staken tocht Indien wegens zwaarwegende omstandigheden de tocht moet worden gestaakt is dat altijd aan het RBT. Alleen het RBT kan dit besluit nemen. Het is ook denkbaar dat het bevoegd gezag beslist dat de tocht (nog) niet wordt gestaakt met het oog op eventuele operationele & logistieke consequenties.

4.6 Huldiging De huldiging van de winnaars vindt plaats in de tent op het Oldehoofsterkerkhof. Deze tent wordt geleverd door de gemeente Leeuwarden (zie bijlage 11). De tent wordt ingericht op basis van ons pakket van eisen (bijlage 11). In de tent is rekening gehouden met een persvak voor de door de Vereniging geaccrediteerde pers. In dit plan is ook rekening gehouden met de zogenaamde VIP’s van de Elfstedenvereniging. Voor deze VIP’s is op de dag van de tocht parkeerruimte gereserveerd op de eerste parkeerlaag in de parkeergarage Oldehoofsterkerkhof (zie ook bijlage 13). De VIP’s en bestuursleden van de Vereniging hebben toegang tot de garage, de (VIP)tent en het stadskantoor op vertoon van de doorrijkaart (zie ook paragraaf 6.2.2.).

4.7 Media Na de huldiging van de winnaars vindt de persconferentie plaats in het WTC-Expo. Hier heeft de Vereniging een ruimte ingericht voor 2500 journalisten. De NOS en Omrop Fryslân hebben een overeenkomst met de Vereniging voor het verslaan van de tocht en de huldiging in de tent op het OHK. Dit zijn ook de enige twee partijen die hun regiewagens binnen de afzettingen in het centrum mogen parkeren. Met de plaatsing van deze regiewagens is door de organisator van de tent in de plannen rekening gehouden. Alleen op de aangewezen plekken in de directe omgeving van de tent kunnen de regiewagen van beide omroepen staan (zie bijlage 11).

De overige media mag natuurlijk sfeerbeelden maken van de tocht en de festiviteiten in de stad. Ze mogen ook de tent betreden als bezoeker met filmapparatuur tijdens de huldiging, maar kunnen dus niet allemaal in het daarvoor bestemde persvak. Het is absoluut niet mogelijk voor de overige media om te parkeren binnen de afzettingen van de binnenstad. Gezien het vele publiek op straat is hier geen ruimte voor. Ze moeten dus met hun apparatuur te voet (in ieder geval zonder gemotoriseerde voertuigen) de binnenstad betreden. De verschillende media kunnen hun (regie)wagens parkeren bij het WTC-Expo (zie ook hoofdstuk 6 Verkeer en vervoer).

Hoofdstuk 5 Crowdmanagement en Crowdcontrol Onder crowdmanagement wordt verstaan: Alle maatregelen die worden getroffen om een feest ordelijk en veilig te laten verlopen met in achtneming van het gedrag van een menigte en de omgevingsfactoren die de menigte kunnen beïnvloeden. Crowdmanagement is vooral gericht op het treffen van maatregelen voor het beheersen en sturen van publiek in een bepaald gebied. In het geval van Elfstedentocht is het gebied in Leeuwarden omvangrijk, waaronder: het stationsgebied, centrum en start en finish. De inrichting en de beïnvloeding van het publiek bij de start en finish zit allemaal in de plannen van het rayon Leeuwarden verwerkt (zie bijlage 3). Communicatie speelt ook een belangrijke rol in uitoefenen van invloed op het publiek (zie hoofdstuk 7). Onder crowdcontrol wordt verstaan het bijsturen in de maatregelen en voorzieningen gedurende de activiteiten. Het bepalen van de maatregelen en voorzieningen geschied vanuit het gemeentelijk Actiecentrum Elfstedentocht. Daar ligt de regie om bij te sturen op de uitvoering. De paragrafen van dit hoofdstuk staan allemaal in het teken van crowdmanagement en crowdcontrol om zo de openbare orde en veiligheid in Leeuwarden te beheersen.

5.1 Algemeen beeld Op basis van de ervaringen met de voorgaande edities is de dag voorafgaand aan de tocht en natuurlijk tijdens de tocht een enorme toeloop van publiek te verwachten. Daarnaast is er ook een landelijke tendens dat de toeloop naar dit soort evenementen alleen maar toeneemt, omdat mensen het meegemaakt willen hebben. Het erbij geweest moeten zijn, weegt voor velen nogal zwaar. Leeuwarden speelt een centrale rol met de start en finish en als hoofdstad van de provincie. De drukte in de stad begint al op de dag voor de tocht, Y-1, met de toeloop van de deelnemers en de feestgangers/bezoekers van de Elfstedentocht. De 300 wedstrijdrijders schrijven zich in in het WTCExpo en de toerrijders (bijna 16.000) schrijven zich in op de Vliegbasis. De deelnemers begeven zich na de inschrijving voornamelijk naar hun slaapadressen om zich voor te bereiden op de tocht. De bezoekers komen in de loop van de dag (Y-1) met een doorloop in de nacht en op de dag van de tocht om op “feestelijke” wijze de tocht te beleven. Het exacte aantal te verwachten bezoekers is niet bekend, maar er wordt uitgegaan van misschien wel 200.000 bezoekers in de dag/nacht voorafgaand aan de tocht en ook wel een vergelijkbaar aantal op de dag van de tocht. Ook de huldiging van de winnaars in de tent op het OHK zal veel bezoekers naar het centrum aantrekken. Daarna zal de uitstroom van al die mensen voor een groot deel via Leeuwarden gaan. Alles dat in Leeuwarden wordt georganiseerd of toegestaan staat in het teken van het beheersen van de openbare orde en veiligheid vanwege deze mensenmassa. Het uitgangspunt is om zoveel als mogelijk afleiding en vertier te bieden voor alle bezoekers om op deze manier bij te dragen aan een sportief, feestelijk en veilig verloop van de Elfstedentocht. De zogenaamde “Nacht van Leeuwarden” in de nacht voorafgaand aan de tocht is dan ook bedoeld om zoveel als mogelijk mensen op te vangen door ze een feestelijke nacht te laten beleven. Het is in ieder geval niet de bedoeling om nog meer bezoekers aan te trekken dan al wordt verwacht.

5.2 Evenementen Met alle deelnemende gemeenten is afgesproken dat op Leeuwarden na de andere gemeenten terughoudend zijn met het verlenen van vergunningen voor evenementen of grootschalige activiteiten binnen hun gemeente vanwege de schaarse capaciteit van de operationele diensten. Indien er wel aanvragen/verzoeken bij de andere gemeenten binnen komen, geldt daarvoor de volgende procedure: - de gemeente meldt alle vergunningaanvragen voor evenementen en/of grootschalige activiteiten eerst aan de gemeente Leeuwarden (JVZ); - de gemeente Leeuwarden overlegt de aanvragen aan de operationele hulpdiensten voor advies; - na een positief advies kunnen de gemeenten de vergunningen verlenen en anders weigeren. Het is dus alleen in Leeuwarden mogelijk om tijdens de nacht voorafgaand aan de tocht grote evenementen te houden om de enorme toestroom van publiek op te vangen.

Alle vergunningaanvragen voor evenementen en overige gewenste activiteiten in Leeuwarden moeten eerst aan JVZ worden voorgelegd. Zoals gebruikelijk neemt Vergunningen & Leefomgeving (V&L) de vergunningaanvragen aan en legt deze vervolgens voor aan JVZ. Vanuit JVZ wordt, eventueel in overleg met de hulpdiensten, aangegeven of de vergunning verleend of geweigerd moet worden. V&L zorgt vervolgens voor de vergunningverlening of weigering. In alle evenementenvergunningen die verstrekt worden in de winterperiode wordt de bepaling opgenomen dat de verleende vergunning wordt ingetrokken zodra de Elfstedentocht wordt afgekondigd. Dit geldt voornamelijk voor evenementen op het OHK, in het centrum en voor Koek en Sopie tenten aan de route.

5.3 Inrichting Stationsgebied Een groot deel van de bezoekers van de Elfstedentocht komt met het openbaar vervoer (trein, bus) aan bij het station in Leeuwarden om in Leeuwarden te verblijven of om door te reizen naar de stad/plaats waar zij de tocht willen beleven. Voor een goede aan en afvoer van de reizigers is er een draaiboek stationsgebied gemaakt (zie bijlage 9). De vervoersmaatschappijen en de stationseigenaar zorgen voor de inrichting en de nodige faciliteiten op het station. De locatiecommandant van de politie geeft sturing aan het actiecentrum stationsgebied. Hij staat in direct contact met de vertegenwoordiger van de politie in het gemeentelijke Actiecentrum. Op dag Y zal overdag de Harmonie geopend zijn om de druk van reizigers op het station te verminderen. Hier kan men onder het genot van een hapje en een drankje wachten.

5.4 Inrichting centrum Het centrum wordt vanaf Y-1 vanaf 08:00 uur afgesloten om zo gereguleerd verkeer toe te staan in het hart van het centrum. In ieder geval mag het niet zo zijn dat voertuigen het massale publiek op straat doorkruizen. In en om het centrum worden op strategische punten lichtkranten geplaatst om publiek in de goede richting te sturen en om ook invloed uit te oefenen op het gedrag van het publiek in het kader van crowdmanagement (zie bijlage 10), inrichtingsplan centrum). JVZ regelt samen met de buitendienst de lichtkranten. De aansturing/bediening van de lichtkranten gebeurt vanuit het gemeentelijk Actiecentrum. De leverancier zal hiervoor in de directe omgeving van het Actiecentrum zijn om de gestelde tekstberichten te bepalen. Voor zover als mogelijk worden vooraf standaard berichten opgesteld. Cameratoezicht wordt vanaf Y-1 tot en met de nacht van de tocht Y+1 ingezet voor het toezicht op de openbare orde en veiligheid en het monitoren van de publieksstromen. Reguleren publieksstromen in het centrum met hekken, lichtkranten en beveiligers. Uit de voorgaande edities en ervaringen met andere festiviteiten als Koninginnedag en Bevrijdingsdag is duidelijk naar voren gekomen dat er (te) veel publiek zich ophoudt in zowel de Doelesteeg als de Kleine Kerkstraat. Deze straten zijn op dit soort dagen te smal om de grote hoeveelheid publiek uit beide richtingen te behappen. De drukte in deze straten kan leiden tot onbeheersbare en gevaarlijke situaties. Om te voorkomen dat zich hier problemen gaan voordoen wordt de doorstroming van het publiek in deze straten gereguleerd door middel van beveiligers (zie ook bijlage 10) en zo nodig afgesloten met hekken. De Kleine Kerkstraat wordt alleen gebruikt als uitgang van publiek van de onderstaande tent op het OHK richting het centrum. De Kleine Kerkstraat en de daarop aansluitende straten worden volgens de tekening in bijlage 10 afgesloten en bemand met beveiligers om het publiek in de goede richting te wijzen. Bij de ingangen van de Doelesteeg komen ook beveiligers om er op toe te zien dat er niet te veel publiek zich ophoudt. Er wordt een bezettingsgraad van 30 tot maximaal 40% toegestaan. De beveiligers zien hier op toe en daarnaast kan de bezetting met de camera’s worden bewaakt. Indien nodig wordt de steeg bij een te hoge bezetting afgesloten met hekken. Dit zijn hoge hekken met een opvallende kleur. De horecagelegenheden in de beide straten mogen natuurlijk gewoon open en er hoeft ook geen vrees te zijn dat het publiek de inrichtingen niet kan bereiken. De portiers van de horecagelegenheden kunnen in overleg met de beveiligers ook zorgen voor begeleid toelaten van publiek naar de horecazaak. Ook de aanloop naar het station kan zo nodig worden afgesloten met hekken en beveiligers ter hoogte van de Prins Hendrikstraat en de Wirdumerdijk om de druk op het station te verlagen. Daarnaast zijn de volgende zaken van toepassing op de feestelijkheden en activiteiten in de stad.

5.5 Feesttent Oldehoofsterkerkhof Op het Oldehoofsterkerkhof wordt een tent geplaatst voor bijna 10.000 bezoekers. Op deze manier kunnen veel mensen op een feestelijke manier worden ondergebracht. Op grond van een vrije onderhandse inschrijvingsprocedure is voor de komende vijf jaar deze tent gegund aan Koudstaal & Gaastra Producties (zie bijlage 11), vergunning en draaiboek feesttent OHK). Jaarlijks moet de organisatie voor 1 december een geactualiseerd draaiboek aanleveren. De feestelijkheden beginnen in de tent op dag Y-1 om 20:00 (Nacht van Leeuwarden). Het programma in de tent is gericht op het vermaken van het aanwezige publiek. Er komen geen grote landelijke artiesten die een aanzuigende werking hebben op nog meer bezoekers naar Leeuwarden. Na de start van de Elfstedentocht kan op groot scherm live de tocht worden gevolgd. In de middag vindt tussen 14.00 en 17.00 uur de huldiging van de winnaars plaats. Daarna is er nog ruimte voor feest in de tent tot in ieder geval 20:00 uur op de dag (Y) van de tocht. Met de toeloop naar en van de tent is in de planvorming en inrichting geheel rekening gehouden. De toestroom gaat via twee aanvoerroutes op de Groeneweg. De Kleine Kerkstraat is alleen een uitgang van publiek richting het centrum. In en om de tent worden camera’s ook geplaatst ter ondersteuning van de beveiliging en om de publiekstromen te monitoren.

5.6 Verkoopstandplaatsen centrum Standplaatsenbeleid Elfstedentocht Rond de Elfstedentocht komen enige honderden aanvragen binnen voor het innemen van een standplaats met uiteenlopende goederen. In het belang van de handhaving van de openbare orde rond de Elfstedentocht is de bijgesloten beleidsregel verkoop standplaatsen Elfstedentocht (zie bijlage 12) noodzakelijk ter afdoening van alle aanvragen en de handhaving. Hiermee wordt voorkomen dat op ongewenste plaatsen en (calamiteiten)routes illegaal standplaatsen worden ingenomen en waar handhavend tegen opgetreden kan worden. De standplaatsen hebben anderzijds ook een belangrijke rol in het wederom bieden van aanbod en daarmee afleiding aan al het publiek op straat op dag Y-1 en Y. In het centrum is, zoals op de kaarten in bijlage 12 staan aangegeven, standplaatsen mogelijk op een gedeelte van de Nieuwestad en Wirdumerdijk en aan één zijde van de Groeneweg. De ondernemers mogen hun standplaats alleen op de dag voorafgaande aan de tocht opbouwen vanaf 11.00 ’s ochtends tot 13.00 ’s middags. Om 14.00 gaan de kramen officieel open. Daarna is het vanwege de afzettingen en de aanwezigheid van het vele publiek niet meer mogelijk om de standplaats in te nemen of te verlaten. Op de dag van de tocht (Y) mag er bevoorraad worden tussen 8 en 12 uur ’s ochtends. Wie wil vertrekken mag dit ook binnen deze tijd. Hierna is het niet toegestaan de standplaats te verlaten tot 20:00. De vergunning vervalt op de dag van de tocht ook om 20.00 uur. Indien de tocht wordt gehouden op de vrijdag of zaterdag zal de reguliere markt moeten wijken voor deze standplaatshouders. Het is aan de marktmeesters/wijkzaken de taak om deze boodschap kenbaar te maken bij de ondernemers van de reguliere markt. Vergunningprocedure Op het moment dat het doorgaan van de tocht wordt afgekondigd wordt op teken van Vergunningen & Leefomgeving op de website een programma opengesteld voor het digitaal aanvragen van een standplaatsvergunning. De aanvrager heeft de mogelijkheid uit een food of non-food standplaats. Per aanvrager wordt één standplaats verstrekt. Zodra alle standplaatsen zijn vergeven sluit het digitale systeem. De aanvrager moet persoonlijk de vergunning ophalen en ontvangt daarbij een uniek bewijs om aan te tonen recht te hebben op een standplaats (zie voorbeeld bijlage 15). Deze geeft ook het recht om doorgang te krijgen door de afzettingen van het centrum. Dit bewijs moet zichtbaar opgehangen worden bij de standplaats. Toezicht en handhaving Stadstoezicht zorgt voor het reguleren van de inname van de standplaatsen en controleert en handhaaft of in de verboden gebieden wordt verkocht en of er in het toegestane gebied wordt verkocht zonder vergunning. Hard zal worden opgetreden door stadstoezicht tegen illegale verkopers. De verkoper in de verboden gebieden dient direct te stoppen met de verkoop en te vertrekken. Bij

weigering om weg te gaan, wordt, zo nodig met ondersteuning van de politie, de standplaats verwijderd. Indien een verkoper in het toegestane gebied zonder vergunning een standplaats heeft ingenomen moet de verkoper onmiddellijk stoppen met de verkoop en de handel inpakken. Het is/zal in alle gevallen niet meteen mogelijk zijn om de standplaatshouder te laten vertrekken. Om dit te voorkomen moet ook streng worden toegezien en gecontroleerd op het doorlaten van vergunninghouders bij de afzettingen en door stadstoezicht bij het innemen van de standplaatsen.

5.7 Horeca De horeca zal gezien de vele feestgangers een behoorlijke omzet kunnen maken. De horeca is ook van belang om het publiek/feestgangers zoveel en zolang als mogelijk onder te brengen, zodat ze in mindere mate worden blootgesteld aan de kou in combinatie met alcohol. De kans op openbare orde verstoringen in de openbare ruimte neemt hierdoor ook af. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Bevoorrading Voor de horeca geldt dat zij op de dag voor de tocht (Y-1) tot uiterlijk 14:00 uur kunnen bevoorraden. Na dit tijdstip worden geen gemotoriseerde voertuigen (bevoorradingswagens) door de afzettingen gelaten. De horeca zal dan vanaf de afzettingen op een andere wijze moeten zorgen voor het tussentijds bevoorraden. Pas vanaf 8:00 uur ’s ochtends op de dag van de tocht mogen bevoorradingswagen weer door de afzettingen tot uiterlijk 12:00 uur. Dan gaan de afzettingen weer volledig dicht. Sluitingstijden horeca Voor de horeca binnen de stadsgrachten en stationsgebied geldt in de nacht voorafgaand aan de tocht een vrijstelling van de toelatings- en sluitingstijden. De horeca in dit gebied wordt opgeroepen om zolang als mogelijk de zaak geopend te houden. De horeca buiten de stadgrachten mogen ook langer open tot 02:00 uur. Vanaf 17:00 uur op de dag van de tocht treden de reguliere toelatings- en sluitingstijden weer in werking. Terrassen Alleen de horeca die een terrasvergunning hebben mogen deze overkappen en aan alle zijden afdichten. Ze worden betrokken bij de inrichting. Een terras zonder de ontsluiting/overkapping moet gewoon op de reguliere tijd sluiten en mag geen buitentap op het terras plaatsen in de Nacht van Leeuwarden. Algemene regels voor terrassen tijdens de Elfstedentocht Er worden geen uitbreiding/vergroting van bestaande terrassen toegestaan Er mag geen open vuur op het terras of nabij de horecagelegenheid Regels voor ontsluiten terras (tenten op terras) Vrije sluitingstijden in de nacht van Leeuwarden; Tap mag binnen de inrichting (terras) worden geplaatst; Geen bands of DJ op het terras, maar wel is versterkt geluid toegestaan op het terras met muziek dat afkomstig is uit de horeca inrichting; De wanden van de afbakening van het terras dienen te voldoen aan de nen-normen; De wanden moeten doorzichtige delen/ramen bevatten, zodat van buitenaf naar binnen kan worden kijken. Alcohol op straat Het nuttigen van alcohol op straat is volgens de APV verboden. Daarnaast levert het met de koude weersomstandigheden ook gezondheidsrisico’s op, dit is een gevaarlijke combinatie. Hier wordt in de communicatie ook aandacht aan besteed. De horeca mag geen alcohol verkopen elders dan ter plaatse te nuttigen. De horeca-inrichtingen mogen ook niet met (alcohol)houdende drankjes worden verlaten. Daar zal de horecaondernemer op toe moeten zien.

5.8 Zalencentra In de Nacht van Leeuwarden zijn ook de zalencentra (Harmonie, Romein en Schaaf) open. De zalencentra zorgen voor hun eigen programma en bemensing. Hier heeft de gemeente geen sturing of regie op. De eerste verantwoordelijkheid ligt dan bij deze organisaties.

5.9 Winkels en bedrijven Op dag Y-1 zijn de meeste winkels geopend en de bedrijven zijn ook open. De verkeersdrukte zal wel toenemen in de stad en door de gedeeltelijke afzettingen is de bereikbaarheid ook minder. Op de dag van de tocht (Y) ligt het openbare leven in Friesland bijna helemaal stil en zo ook in Leeuwarden. Alles staat bijna in het teken van de tocht. De winkels en bedrijven hebben zelf de keus om open of dicht te zijn. Uit een inventarisatie is gebleken dat bijna alle winkels in ieder geval in het centrum van Leeuwarden gesloten zijn. Zo zijn ook de meeste bedrijven, scholen en andere instellingen dicht op de dag van de tocht.

5.10 Nachtopvang De avond/nacht voor de tocht komen ook veel mensen die niet voor zichzelf onderdak hebben geregeld, waarvan sommigen in de stad (beschonken) ronddolen, etc. Om te voorkomen dat deze mensen in de problemen komen is de eerste laag van de parkeergarage Oldehoofsterkerkhof in de Nacht van Leeuwarden gereserveerd als nachtopvang (zie brief, bijlage 13). Gelet op het feit, dat deze mensen niets zelf hebben geregeld en soms/vaak (te) veel hebben gedronken, is het geen “luxe” accommodatie. Er komen alleen dus sobere stoelen en bedden te staan. De GHOR zorgt voor het beheer en de inrichting van deze opvang (zie draaiboek GHOR, bijlage 8). Slaapplaatsen De Vereniging regelt slaapplaatsen bij particulieren/individuen voor deelnemers en zo nodig regelen ze slaapplaatsen bij instellingen en/of sporthallen. Diverse bedrijven, instellingen en organisaties bieden de mogelijkheid om te overnachten voor zowel deelnemers als bezoekers. Deze objecten zijn over het algemeen niet ingericht en bedoeld om in te overnachten. Dit valt buiten de gebruiksvergunning. Om dit wel of niet toe te staan geeft Bouwen Wonen en Milieu (BWM) de condities waaronder wel of niet mag worden geslapen en controleert daar ook op. Verzoeken moeten worden voorgelegd aan moet BWM.

5.11 Openbare toiletvoorzieningen Verspreid in de binnenstad wordt door wijkzaken toiletwagens geplaatst op strategische plekken zoals de Nieuwestad, Ruiterskwartier.

5.12 (Medische) zorgpunten en opvanglocaties E.H.B.O. posten: De Vereniging draagt zorg voor de E.H.B.O posten bij de start en de finish. Daarnaast zij er vanaf Y-1 nog twee E.H.B.O posten in de stad. In het HCL één op het station; huisartsen: inzichtelijk moet zijn welke (extra) dokterswachten geopend en bereikbaar zijn op dag Y-1 en dag Y. Dit regelt de GHOR; kindvindplaatsen: vanuit de operationele hulpdiensten worden kindvindplaatsen gekoppeld aan de EHBO-posten. Er worden contactpersonen geregeld bij de politie, die “vraag en aanbod” afstemmen via de Meldkamer; De opvanglocaties bij grootschalige opvang zijn: o Start Friesland College aan de Julianalaan; o Centrum Sporthal de Rengers; o Finish Sporthal Kalverdijkje.

Hoofdstuk 6 Verkeer en vervoer Voor bus, trein en eigen vervoer is de onderstaande capaciteit maximaal dat naar Friesland kan worden gebracht en in het gebied kan worden vervoerd. Alleen de NS zal in het holst van de nacht voor aanvang van de tocht zo’n 80.000 tot 90.000 mensen naar de hoofdstad brengen en kan in totaal 150.000 mensen brengen. Daarnaast kan Arriva trein ongeveer 50.000 bezoekers brengen en met de bus nog eens 130.000 bezoekers. Daarnaast komen nog vele duizenden met eigen vervoer naar Friesland, het wegennet kan ongeveer 50.000 auto’s aan. Per auto wordt uitgegaan van gemiddeld 3 personen dat neerkomt op 150.000 bezoekers. Daarnaast kan de tocht ook rekenen op nog enkele honderdduizenden toeschouwers uit de directe omgeving. Het totaal aantal bezoekers wordt geschat op 1 miljoen. Nog meer mensen dan hierboven genoemd zal capaciteitsproblemen opleveren en is ook niet haalbaar. In Leeuwarden wordt rekening gehouden met wel 200.000 bezoekers/feestgangers op zowel dag Y-1 als op Y. Een groot deel van alle bezoekers van de tocht zal via Leeuwarden komen en weer vertrekken. Goede afspraken tussen gemeentelijke en de regionale wegbeheerders, politie, vervoersmaatschappijen en Elfstedenvereniging zijn dan ook noodzakelijk om de intense verkeerstromen in goede banen te. Het spreekt voor zich dat deze partijen ook nauw moeten samenwerken om alle vervoersbewegingen rondom de tocht zo goed als mogelijk te laten verlopen.

6.1 Regionaal verkeersplan 6.1.1 Uitgangspunten Uit bovenstaande valt op te maken dat het verkeersvraagstuk, gezien de impact op de gehele tocht, een regionaal vraagstuk is. Daarom is er in samenwerking met de bovengenoemde partijen onder regie van de gemeente Leeuwarden een Draaiboek regionaal verkeer en vervoer (zie Extranet van de HVD). Vanuit dit regionaal plan zijn de volgende uitgangspunten bepaald: openbaar vervoer vervoersregie: Connexxion voert de regie op en regelt de afstemming tussen vervoerders (NS, QBuzz en Arriva trein en bus). Alle openbaar vervoersbedrijven trekken gezamenlijk op in een openbaar vervoersplan voor het vervoer van publiek. De bezoekers hoeven voor het vervoer in de provincie, maar één vervoerskaart te komen. De NS heeft een eigen vervoersbewijs om bezoekers van waar dan ook uit het land naar de provincie te brengen; vervoer bezoekers: Connexxion heeft een dienstregeling voor al het vervoer van bezoekers in de regio. De bussen rijden alleen af en aan naar 1 open afstapplaats per stad/locatie; touringcarbedrijven: voor de touringcarbedrijven wordt een parking gerealiseerd bij Harlingen. Deze mogen niet binnen de ingestelde afzettingen. Ze worden zo veel als mogelijk gestimuleerd om gebruik te maken van het regionale openbaar vervoer. Dit om verkeersstremmingen door de bussen zoveel als mogelijk te voorkomen. De regievoerder openbaar vervoer heeft dit afgestemd met de touringcarbedrijven; vervoer deelnemers: Arriva verzorgt het vervoer van de bezoekersdag. Hierover heeft de Vereniging een contract met Arriva. Er komt een pendeldienst vanaf het station, WTCExpo naar de Vliegbasis voor de inschrijving op Y-. Op de dag van de tocht is de pendel van de finish naar de Vliegbasis voor de uitschrijving om de deelnemers vervolgens af te zetten bij het WTCExpo of het station. Eigen vervoer De wegbeheerders, Rijkswaterstaat en Provinciale Waterstaat, hebben een compleet verkeersplan opgesteld voor de doorstroming van het verkeer in de regio. Zij voorzien ook de bebording en afzettingen van Rijks- en/of Provinciale wegen. Er worden zelfs borden/lichtkranten langs de aanvoerroutes naar de provincie geplaatst om weggebruikers actief te informeren over de verkeerssituatie in de provincie (bijvoorbeeld de lengte, duur van de files). Calamiteitenvervoer calamiteitenroutes: In het bijgesloten plan staan ook de regionale calamiteitenroutes aangegeven voor de hulpdiensten om zo snel als mogelijk in het geval van calamiteiten ter plaatse te kunnen komen. calamiteitenbussen bezoekers: Voor het geval zich in de regio problemen ten aanzien van het vervoer van publiek zich voordoen, staan er 50 calamiteitenbussen stand-by om ingezet te worden. Deze zijn niet inzetbaar voor de reguliere dienst, maar om vervoersproblemen te voorkomen. De 15 deelnemende gemeenten voorzien gezamenlijk in de kosten. In de Nacht van Leeuwarden staan vier

calamiteitenbussen van Connexxion stand-by om eventueel bezoekers te vervoeren naar opvanglocaties. calamiteitenbussen deelnemers: de Vereniging voorziet in het vervoer van alle deelnemers aan de route. Aan de route zijn diverse opstapplaatsen bepaald. Gemeentelijke verkeersplannen Hoewel het openbare leven zoveel mogelijk ongestoord dient te verlopen, wordt er naar gestreefd dat de kerngebieden zoveel mogelijk vrij worden gehouden van wegverkeer. Een deel van de binnensteden en dorpen aan de 11 Steden route zullen gedurende de tocht geheel of gedeeltelijk afgesloten zijn voor motorvoertuigen. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de fysieke maatregelen, zoals de hekken, bebording, lichtkranten etc. De gemeenten moeten ook voorzien in verkeersregelaars die de politie ondersteunen in hun taakuitvoering. Iedere gemeente dient in afstemming met de politie de lokale maatregelen/afzettingen invulling te geven. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de regionaal bepaalde verkeersroutes. De voorgenomen lokale verkeersmaatregelen staan ook in de deeldraaiboeken van de werkgebieden Zuid- Noord en Midden van de politie (deze staan ook op Extranet van de HVD). In voorzienbare gevallen zullen instanties en/of personen, zoveel als mogelijk is, worden voorzien van doorlaatbewijzen afgegeven door de organisatie of gemeente. Daarnaast zullen er zich ook situaties voordoen waarin niet is voorzien. De medewerkers van de verkeersposten wijken slechts van het toelatingsbeleid af.

6.1.2 Aansturing Politie De politie is verantwoordelijk voor het proces verkeer regelen en heeft daarom gedurende de Elfstedentocht de leiding in de dagelijkse aansturing op dit onderdeel. De politie stelt voor de eigen organisatie een SGBO in. Hiertoe behoort de regionaal chef mobiliteit. Deze stuurt alle lokale verkeerscommandanten aan en daaronder vallen alle politiemedewerkers verkeer en eventueel in te zetten verkeersregelaars. Ook alle andere diensten (OV, wegbeheerders e.d.) die van toepassing zijn op het doorstromen van het verkeer zijn ter ondersteuning aan de taakuitvoering van de politie. Het regionaal actiecentrum van de politie zit op het A& Complex in Drachten. Openbaar vervoer Het openbaar vervoer wordt aangestuurd vanuit een regionaal actiecentrum openbaar vervoer onder regie van Connexxion. Dit actiecentrum zit gehuisvest in de garage van Connexxion aan de Sneekertrekweg. Dit actiecentrum staat in rechtstreekse verbinding met het SGBO sectie verkeer en mobiliteit en daarnaast ook met het ROT. De NS heeft nog een actiecentrum op het station in Zwolle om de aanvoer naar Friesland zo goed als mogelijk te coรถrdineren. Rijkswaterstaat en Provinciale waterstaat Rijkswaterstaat en provinciale waterstaat voegen zich bij het SGBO, verkeer van de politie om van daaruit ondersteuning te bieden aan de politie bij de taakuitvoering. Deze coรถrdinatoren van de wegbeheerders sturen van daaruit hun eigen organisatie aan en staan daarnaast in rechtstreekse verbinding met het provinciaal of landelijk verkeerscoรถrdinatiecentrum. Gemeente Leeuwarden De afdeling mobiliteit en ruimte zorgt voor de verkeersmaatregelen in Leeuwarden en stelt deze zo nodig gedurende de Elfstedentocht op verzoek van de politie bij. Vanuit deze afdeling zit een vertegenwoordiger in het gemeentelijk Actiecentrum. Samen met de teamleider van de buitendienst wordt het nodige materiaal voor de afzettingen, bebording en dergelijke geregeld. Samen bepalen en regelen ze ook het benodigde aantal verkeersregelaars. Een teamleider van de buitendienst zit ook in het gemeentelijk Actiecentrum.

6.2 Verkeersplan Leeuwarden 6.2.1 Inrichting De verkeersdruk in de stad is aanzienlijk vanwege alle aspecten die de tocht in relatie tot Leeuwarden met zich meebrengt. Twee dagen voorafgaand aan de tocht zijn er al afzettingen en deze lopen door tot ĂŠĂŠn dag na de tocht. In de bijgesloten tekeningen, detailkaarten, is te zien welke afzettingen er per dag en per gebied zijn (zie bijlage 14). In onderstaande paragraaf 6.2.2 wordt het toelatingsbeleid aangegeven. De bebording is ook in de plannen opgenomen. Deze plannen hebben niet alleen betrekking op voertuigen, maar ook de looproutes voor de voetgangers zijn hierin opgenomen. In het regionaal draaiboek verkeer en vervoer zijn ook de pendeldiensten van het centrum/station naar de finish en naar de tijdelijke parkeerterreinen opgenomen voor bezoekers. Op dag Y-1 en Y rijden er geen bussen door het afgesloten gedeelte van het centrum. Deze worden omgeleid. De dienstregelingen en omleidingen staan op de website van Connexxion. Tijdstippen afzettingen Centrum Op dag Y-1 wordt het centrum afgesloten volgens bijgesloten kaart. Vanaf 08:00 uur tot minimaal 20:00 uur op dag Y afgesloten (zie bijlage 10 en 14). Inschrijving en Start en omgeving Voor de inschrijving en de start en omgeving zijn ook diverse straten afgezet, zie kaart in bijlage 14; Finish en omgeving Dag Y-2 wordt het noordelijk deel van de Groningerstraatweg afgesloten voor het inrichten van het gebied. Dit duurt tot de in de loop van de nacht na het einde van de tocht tot in de loop van de volgende dag. De Anne Vondelingweg wordt ook afgesloten (zie kaart bijlage 14). Parkeren Parkeren (waar, pendels, regiewagen) Media kunnen hun wagens parkeren bij het WTC-Expo en op het voormalige LPF terrein. Parkeercontrole Stadstoezicht zal vooral controleren op parkeerexcessen binnen en buiten het afgezette gebied. De nadruk ligt binnen het afgezette gebied op illegaal ingenomen standplaatsen en op onbevoegden die zich binnen het gebied begeven. Datzelfde geldt ook voor buiten het afgezette gebied. Met eventueel ondersteuning van de politie worden de eigenaren van de voertuigen verplicht om te vertrekken. Indien dit niet mogelijk is en de voertuigen leveren een zodanige verkeershinder/-gevaar op dan worden ze op verzoek van de politie of stadstoezicht weggesleept door het bergingsbedrijf. De eigenaren kunnen daar hun voertuig tegen betaling van de bergingskosten weer ophalen. Daarnaast krijgen ze eventueel een boete.

6.2.2 Toelatingsbeleid bij wegafsluitingen â&#x20AC;&#x201C; verkeersposten Onbelemmerde toegang en parkeren Bij de mobiele afzettingen en verkeersposten van de politie en organisatie van de tocht hebben onbelemmerd toegang tot de afgesloten wegen of gebieden: De voertuigen van hulpverleningsdiensten van politie brandweer, CPA en Defensie en/of andere voertuigen die ten behoeve van hulpverlening worden ingezet. Voertuigen van wegbeheerders die als zodanig herkenbaar zijn en ten behoeve van wegbeheer (gladheidbestrijding en/of het afzetten van wegen) worden ingezet.

Aan doktoren/verpleegkundigen, andere zorginstanties en aan bestuurders van nutsbedrijven kan, indien dit ter uitoefening van hun werkzaamheden noodzakelijk is, met in achtneming van het vorenstaande en met inachtneming van de verkeerveiligheidsregels, toegang worden verleend. Bij het parkeren van deze voertuigen dient erop te worden toegezien dat de doorgang op de weg gewaarborgd blijft. Houders van een standplaats in het centrum van Leeuwarden op vertoon van de standplaatsvergunning en het specifieke vaantje (zie bijlage 15, afdruk van vaantje). Houders van een standplaats bij de finish op vertoon van een gewaarmerkt duplicaat van de overeenkomst (zie bijlage 15, voorbeeld overeenkomst) Toegang onder voorwaarden Aanwonenden: Indien de plaatselijke situatie dit toelaat kan aan aanwonenden van bijvoorbeeld de binnenstad en Blitsaerd, met hun voertuigen toegang tot het gebied worden verleend. Gemeentepersoneel Medewerkers van de gemeente, op vertoon van de crisispas en medewerkers in herkenbare voertuigen en kleding van de gemeente hebben toegang tot het afgesloten gebied of wegen zolang de situatie dit toestaat. Standplaatshouders centrum Op dag Y-1 mogen standplaatshouders hun standplaats tussen 11:00 en 13;00 uur innemen en opbouwen. Daarna moeten ze verplicht blijven staan tot 08:00 uur op de dag (Y) van de tocht. Tussen 8:00 en 12:00 mogen ze hun standplaats herbevoorraden verlaten. Daarna moeten ze verplicht weer blijven staan tot 20:00 uur op de dag van de tocht. Op 20:00 uur vervalt de vergunning en moeten ze hun standplaats verlaten. Winkeliers Op dag Y-1 en dag Y mogen winkeliers net zoals gebruikelijk hun winkels volgens de gestelde venstertijden tot 11:00 uur bevoorraden. Daarna is het niet meer mogelijk om door de afzettingen te komen om te herbevoorraden. Op dag Y zal bijna niemand de winkels bevoorraden, omdat deze bijna allemaal, in ieder geval het centrum, gesloten zijn. Horecaondernemers Op dag Y-1 mogen de horecaondernemers hun horecagelegenheden (laten) bevoorraden tot 14:00 uur. Daarna mogen er geen gemotoriseerde voertuigen meer door de afzettingen heen om de horecazaken te bevoorraden tot 08:00 uur op de dag van de tocht. Daarna mogen ze tot 12:00 uur bevoorraden. Na 12:00 uur gaan wordt het centrum weer volledig afgezet voor gemotoriseerde voertuigen tot 20:00 uur op dezelfde dag. De Vereniging Voorts hebben toegang tot de afgesloten wegen of gebieden en/of parkeerterreinen, een en ander voor zover de plaatselijke situatie dit toelaat, de bestuurders van voertuigen die voorzien zijn van doorlaatbewijzen van de organisatie. Deze dienen duidelijk zichtbaar op het voertuig te zijn aangebracht. Aan de hand van de kleur van het doorlaatbewijs en de daarop vermelde tekst kan de doorlating en het regiem per vervoermiddel worden bepaald. De uitgifte van de bewijzen wordt door het bestuur van de Vereniging bepaald. De volgende groepen worden voorzien van een doorlaatbewijs van de organisatie, zie bijlage 18. Bestuur van de Friese Elfstedentocht, kleur Organisatie medewerker van de Friese Elfstedentocht Genodigden Service dienst Dienst E.H.B.O. Pers, kleur

Openbaar vervoer op de weg Provinciale lijndienstbussen ( vervoer volgens dienstregeling) en pendelbussen, die door de organisatie ten behoeve van het vervoer van deelnemers of toeschouwers worden ingezet, hebben afhankelijk van de lokale situatie, doorgang bij verkeersposten; De pendelbussen worden voorzien van een nummer en aanduiding Elfstedentocht. De bussen van Connexxion, Arriva en Q buzz zijn door het bestemmingsbord als zodanig herkenbaar. Overig ongeregeld busvervoer wordt niet doorgelaten; Voor de touringcarbussen, die bezoekers vanuit het land bezoekers aanvoeren, wordt nabij de Waddenhal in de gemeente Harlingen een centraal parkeerterrein ingericht. Zij mogen dus niet door de afzettingen in de regio. NOS en Omrop Fryslân De NOS en Omrop Fryslân mogen als enige media door de afzettingen via de Vrouwenpoortsbrug om hun mediawagens binnen de afzettingen van het evenemententerrein van het Oldehoofsterkerkhof te plaatsen. Taxivervoer Alleen taxi’s die door de organisatie ten behoeve van het vervoer van deelnemers of derden worden ingezet en als zodanig voorzien zijn van een doorlaatbewijs en aanduiding “ Elfstedentocht” hebben, afhankelijk van de lokale situatie, doorgang bij verkeersposten (zie bijlage 18). De bestuurders van andere taxi’s volgens de regels van het overige verkeer. IN ALLE ANDERE GEVALLEN GELDT DAT BESTUURDERS VAN MOTORVOERTUIGEN DE AFZETTINGEN –VERKEERSPOSTEN NIET MOGEN PASSEREN ZONDER TOESTEMMING VAN DE OPERATIONEEL CHEF MOBILITEIT EN/OF IN OVERLEG MET HET GEMEENTELIJK ACTIECENTRUM.

6.2.3 verkeersregelaars De politie wordt tijdens de Elfstedentocht ondersteund door evenementenverkeersregelaars. De gemeenten zijn aanvullend op de inzet van de politie verantwoordelijk voor het regelen/inhuren van evenementenverkeersregelaars. De politie bepaalt waar de evenementenverkeersregelaars naast hun eigen mensen moeten komen te staan en de evenementenverkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie. Er zijn twee categorieën verkeersregelaars: Evenementenverkeersregelaars. Dit zijn personen die bij evenementen eenvoudige verkeersregelende taken verrichten. Binnen deze categorie wordt in overeenstemming met de huidige praktijksituatie onderscheid gemaakt tussen: a. personen die éénmalig voor één concreet aangegeven evenement kunnen worden ingezet, en b. personen die voor een periode van maximaal twaalf maanden als verkeersregelaar worden aangewezen en die kunnen worden ingezet bij evenementen die in die periode vallen (de evenementenverkeersregelaar voor bepaalde tijd). De gemeente Leeuwarden zet in eerste instantie verkeersregelaars in van de buitendienst en daarnaast wordt het benodigde aantal aangevuld met professionele verkeersregelaars (zie overeenkomst bedrijf verkeersregelaars, bijlage 14.

6.3 Communicatie Communicatie speelt een zeer belangrijke rol in het sturen van de verkeersstromen en daarmee ook in het crowdmanagement. De communicatie wordt voor een groot deel regionaal vorm gegeven. Informatie over de lokale verkeersstromen moet op de eigen website voor de geïnteresseerden te vinden zijn. In hoofdstuk 7 en bijlage 6 staat de wijze waarop invulling wordt gegeven aan communicatie en wat de boodschap op hoofdlijnen is.

Hoofdstuk 7 Communicatie/voorlichting 7.1 inleiding De gemeente Leeuwarden vervult een belangrijke regionale rol op het gebied van communicatie. Daarvoor is een specifiek Regionaal draaiboek communicatie Elfstedentocht opgesteld (zie bijlage 6). Deze rol richt zich enerzijds op risicocommunicatie (preparatie en voorbereiding ter voorkoming van calamiteiten en incidenten) en anderzijds op crisiscommunicatie (tijdens of na afloop van een incident). Voor het in goede banen leiden van de tocht en ter ondersteuning aan het RBT, ROT en de diverse actiecentra wordt een Regionaal Actiecentrum Communicatie (RAC) ingesteld. Deze is gehuisvest op dezelfde locatie als het RBT. Naast de regionale rol zijn er ook communicatietaken ten aanzien van Leeuwarden zelf. In het gemeentelijk Actiecentrum zit ook een communicatiemedewerker om de binnen gekomen vragen in het KCC aan de orde te stellen en om de regionale boodschap vanuit het RAC in het Actiecentrum aan de orde te stellen. Natuurlijk worden de besluiten voor zover als nodig van het Actiecentrum ook kenbaar gemaakt in het RAC door de communicatiemedewerker. Klant Contact Centrum Het KCC heeft vooral in dagen voorafgaand een omvangrijke taak. Alhoewel er geen exacte inschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat de belasting van het KCC groter zal zijn dan tijdens reguliere kantoortijden. Er komen telefoongesprekken binnen van de pers, van ondernemers en van burgers. Zij zullen waarschijnlijk vragen stellen over de datum van de tocht, de slaapgelegenheden, de afsluitingen in de stad, vergunningen etc. etc. Voorafgaand aan de tocht worden er algemene voorbereidingen getroffen, zoals het opstellen van belscripts en werkinstructies voor het onderstaande team Service en Informatie. Hierin staan ook de nodige doorverwijzingen naar de Vereniging, de VVV en andere externe partijen. De belscripts worden onder coรถrdinatie van JVZ met de betrokken vak afdelingen opgesteld (zie bijlage 6). Afspraak is dat er twee functionarissen worden aangewezen die de gegeven informatie fiatteren voor zowel de belscripts als de website, dit betreffen de reguliere journalisten van de sector JVZ. Om het aantal telefoontjes te verminderen is het noodzakelijk om ook via internet informatie aan te bieden en via andere kanalen. Afspraken hierover staan in het communicatieplan.

7.2 Voorlichting vooraf: Provincie doet vaarverboden; Vereniging doet doorgang tocht; Wegafsluitingen door wegbeheerders zelf (RWS, Provincie en betreffende gemeenten); Noodverordeningen publiceren door Gemeente Leeuwarden namens alle gemeenten; Gezondheidsvoorlichting deelnemers en publiek door GGD/GHOR; (ook op website Vereniging) Informatie verstrekken over publieks- en ondernemersvragen zodra de tocht zich aandient, brieven aan horeca, ondernemers en aanwonende versturen. Deze staan in de voorgaande hoofdstukken genoemd.

7.3 Tijdens de tocht: Algemene voorlichting door de Vereniging. (Perscentrum WTC EXPO); Voorlichting in gemeente door burgemeester zelf; Voorlichting door voorzitter RBT; Geneeskundige voorlichting door GGD/GHOR; Operationele diensten doen ieder hun eigen voorlichting, maar conform GRIP-structuur is er een woordvoerder die optreed namens de operationele diensten vanuit het ROT; In en om het centrum worden op strategische punten lichtkranten geplaatst om de bezoekers in de goede richting te sturen en actief van informatie te voorzien. Voor zover als mogelijk wordt vooraf standaard berichten opgesteld. De lichtkranten worden vanuit het Actiecentrum gemeente aangestuurd.

7.4 Perscentrum. In het perscentrum van de Vereniging vindt de persconferentie plaats met de winnaars van de tocht. Dit is na de huldiging. Aangezien dit perscentrum is ingericht voor wel 2500 journalisten wordt deze ook gebruikt voor het houden van persconferenties in het geval van (dreigende) grootschalige incidenten en calamiteiten tijdens de tocht. In die gevallen zal de voorzitter van het RBT de persconferentie houden. Daarbij zitten ook de voorzitter van de Vereniging en de nodige (hulp)diensten.

Hoofdstuk 8. Begroting Het spreekt voor zich dat een grote operatie als de Elfstedentocht de nodige kosten voor de gemeente Leeuwarden met zich meebrengt. In bijlage 15 staan de geraamde kosten opgenomen. De inkomsten bestaat alleen uit de verleende standplaatsvergunningen, deze wegen niet op tegen de ksoeten en worden verder buiten beschouwing gelaten. Er is geen schatting gemaakt van de economische opbrengsten en de maatschappelijke waarde van de Elfstedentocht. Daar kan geen schatting van worden gemaakt, maar het is te verwachten dat de Elfstedentocht een enorme exposure voor de provincie en natuurlijk voor Leeuwarden zal hebben. De personele kosten zijn vooraf ook niet in te schatten. In TIM zal een pojectcode worden aangemaakt om de uren vanaf het moment dat de tocht zich aandient op te kunnen boeken. Achteraf kan worden bepaald hoeveel personele kosten de tocht met zich mee heeft gebracht.

Hoofdstuk 9. Evaluatie Op verzoek van de stuurgroep Elfstedentocht zijn de plannen van alle partijen getoetst door een extern bureau, NIFV/Politie Academie. Dit bureau zal, indien de tocht binnen nu en volgend jaar wordt gehouden, ook kijken naar de wijze van de uitvoering. Hierover komen zij met een evaluatierapport. Voor de eigen organisatie wordt ook een evaluatie gehouden binnen zes weken na de tocht. Deze is gericht op het functioneren van het eigen draaiboek en organisatie. Hierin neemt JVZ het voortouw.