GUIDELINES INTERNATIONAL NETWORK 2023

El sector de los eventos empresariales está muy familiarizado con la tradicional RFP (por la sigla en inglés de “Request for Proposal”): el documento que establece los requisitos de un planificador de conferencias para garantizar que el destino potencial y el lugar para su evento puedan satisfacer sus necesidades logísticas, como la capacidad del lugar, la provisión de alojamiento y el programa social. opciones Pero, ¿qué pasa con los requisitos que reflejan las necesidades de una conferencia responsable?

Este fue el desafío al que se enfrentó la Red Internacional de Directrices al buscar una ubicación para su conferencia internacional de 2023.

La CEO de Guidelines International Network, Elaine Harrow, explicó: “Como red internacional, reconocemos la importancia de la innovación que ocurre cuando las personas se reúnen e interactúan; esto no se puede replicar completamente en línea. Por lo tanto, queríamos considerar cómo podríamos apoyar a nuestros miembros permitiéndoles reunirse y maximizar la interacción humana, la colaboración y la innovación, al mismo tiempo que minimizamos nuestro impacto en el medio ambiente y promovemos la sustentabilidad.

“Cambiamos nuestro modelo de conferencia para reflejar esto. El punto de partida para nuestra conferencia de 2023 fue observar el Índice de sostenibilidad de destinos globales de turismo sostenible y ciudades de conferencias y seleccionar varios lugares de los 20 principales. Luego buscamos lugares dentro de esos lugares que podrían ofrecer un evento totalmente híbrido y desarrollamos propuestas completas. para cinco sedes. Las ubicaciones se redujeron a tres y en 2022, nuestra Junta seleccionó al precursor, el Centro de Tecnología e Innovación de la Universidad de Strathclyde en Glasgow, Escocia”.

El Global Destination Sustainability Index es el principal programa de evaluación comparativa y mejora de la sostenibilidad para destinos turísticos y de conferencias en todo el mundo. Se utiliza para evaluar el desempeño social y ambiental actual de un destino y para ayudar a impulsar la mejora.

Guy Bigwood, Chief Changemaker y CEO, Global Destination Sustainability Movement dijo: “GDS-Movement saluda el compromiso continuo de Glasgow de medir y gestionar las contribuciones de sostenibilidad de su sector de turismo y eventos. Glasgow es uno de los destinos heredados de GDS-

Guidelines International Network 2023

A Request for Proposal that’s a request for our planet

The business events sector is extremely familiar with the traditional Request for Proposal - the document that sets out a conference planner’s requirements to ensure the potential destination and venue for their event can meet its logistical needs, such as venue capacities, accommodation provision, and social programme options. But what of the requirements that reflect the needs of a responsible conference?

This was the challenge faced by the Guidelines International Network when sourcing a location for its 2023 international conference.

Guidelines International Network CEO, Elaine Harrow, explained: “As an international network, we recognise the importance of the innovation that happens when people get together and interact - this cannot be fully replicated online. Therefore, we wanted to consider how we could support our members by enabling them to meet and maximise human interaction, collaboration and innovation, while minimising our impact on the environment and promoting sustainability.

“We changed our conference model to reflect this. The starting point for our 2023 conference was to look to the Global Destination Sustainability Index of sustainable tourism and conference cities and select several locations from the top 20. We then looked at venues within those locations that could deliver a fully hybrid event and developed full proposals for five venues. The locations were narrowed down to three and in 2022, our Board selected the forerunner, the Technology and Innovation Centre at the University of Strathclyde in Glasgow, Scotland.”

Index, ya que se unió desde su creación en 2016 para lograr grandes avances como administrador de su bienestar social, ambiental y económico. Es fundamental que la comunidad de eventos empresariales aproveche la oportunidad de actuar ahora, elevar el nivel e invertir en un destino próspero en un viaje hacia una gestión de destinos más regenerativa, hoy y en el futuro. También es bueno para los negocios, como demuestra el alojamiento de la red GIN en Glasgow”.

Aileen Crawford, Directora de Turismo y Convenciones de la Oficina de Convenciones de Glasgow, dijo: “Glasgow fue la primera ciudad del Reino Unido en unirse al Índice de Sostenibilidad de Destinos Globales en 2016, en asociación con el lanzamiento de la estrategia People Make Glasgow Greener de la Oficina de Convenciones para ayudar a los organizadores de conferencias a cumplir encuentros responsables y sostenibles alineados a los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU. Por lo tanto, es alentador ver que asociaciones, como Guidelines International Network, están respondiendo a la emergencia climática incorporando la sostenibilidad en la planificación de sus conferencias desde el principio”.

Gordon Hodge, Director de Conferencias y Eventos de la Universidad de Strathclyde, dijo: “Estamos trabajando arduamente para garantizar que ofrecemos todos los elementos de nuestra operación de manera más sostenible, desempeñando nuestro papel en la reducción de las emisiones de la Universidad en un 70 % para 2025. Actualizamos constantemente nuestra página web de sostenibilidad para ayudar a los organizadores y delegados a tomar decisiones más sostenibles, y nuestras aplicaciones de conferencias reducen la necesidad de materiales impresos. En términos de alimentos y bebidas, eliminamos por completo la carne roja de nuestros menús en favor de platos de origen vegetal, y las opciones de buffet estandarizadas han reducido el desperdicio y el consumo de energía, al tiempo que mantienen la calidad y el valor. Estamos muy orgullosos de nuestro reciente premio Green Meetings Gold y encantados de que nuestro enfoque de la sostenibilidad haya sido un factor clave para llevar la reunión de Guidelines International Network a la ciudad”.

The Global Destination Sustainability Index is the leading sustainability benchmarking and improvement programme for tourism and conference destinations around the world. It is used to assess the current social and environmental performance of a destination and to help drive improvement.

Guy Bigwood, Chief Changemaker and CEO, Global Destination Sustainability Movement said: “GDS-Movement salutes Glasgow’s continuous commitment to measuring and managing the sustainability contributions of its tourism and events sector. Glasgow is one of the GDS-Index’s legacy destinations, having joined at its inception in 2016 to make great strides as a steward for its social, environmental, and economic well-being. It’s critical for the business events community to leverage the opportunity to act now, raise the bar, and invest in a thriving destination on a journey towards greater regenerative destination management, today and going forward. It’s also good for business, as Glasgow’s hosting of the GIN network demonstrates.”

Aileen Crawford, Head of Tourism and Conventions, Glasgow Convention Bureau said: “Glasgow was the first UK city to join the Global Destination Sustainability Index in 2016, in association with the launch of the Convention Bureau’s People Make Glasgow Greener strategy to help conference organisers deliver responsible and sustainable meetings aligned to the UN Sustainable Development Goals. Therefore, it is heartening to see that associations, such as the Guidelines International Network, are responding to the climate emergency by incorporating sustainability into their conference planning from the outset.”

Gordon Hodge, Head of Conferencing & Events at the University of Strathclyde said: “We’re working hard to ensure that we deliver every element of our operation more sustainably, playing our part in reducing the University’s emissions 70% by 2025. We constantly update our sustainability webpage to help organisers and delegates make more sustainable choices, and our conference apps reduce the need for printed materials. In terms of food and beverage, we’ve completely removed red meat from our menus in favour of plantforward dishes, and standardised buffet options have reduced waste and energy consumption, while maintaining quality and value. We’re so proud of our recent Green Meetings Gold award, and delighted that our approach to sustainability was a key factor in bringing Guidelines International Network’s meeting to the city.”