Brochure: AAR Brandweer

Hollands Midden

After Action Review

After Action Review (AAR) De evaluatiemethode After Action Review (AAR) moet net zo gewoon worden als het drinken van een kop koffie.

De bedoeling is om met een team of ploeg, na het afronden van een inzet, kort de gang van zaken te bespreken op een afgesproken wijze. Met elkaar, zonder buitenstaanders. Deze informatiefolder gaat hier verder op in en behandelt de volgende onderwerpen:

After Action Review Uitgave juni 2013 Brandweer Hollands Midden Kenniscentrum Postbus 1123 2302 BC Leiden www.brandweer.nl/ hollandsmidden

Wat is een After Action Review?

Waarom een AAR? Wanneer en hoe pas je het toe?

Actiepunten Gesprekstechnieken

Realisatie Geluk Communicatie Woubrugge Beeldmateriaal Brandweer Hollands Midden Willem Pos Brandweer Jos Sjaak Klunder Toon van der Poel Paul Termorshuizen Druk Drukkerij De Bink bv Leiden

Hollands Midden

2

Wat is het?

Een After Action Review (AAR) is een methode om, na het afronden van een inzet, oefening, wedstrijd of een andere activiteit, met het team op een gestructureerde manier de uitvoering daarvan te analyseren en de geleerde lessen te verzamelen. Dit doe je om inzicht te krijgen in de redenen van succes en falen van het eigen handelen en om daarvan te leren als team en teamlid. Een AAR zorgt voor het systematisch en gestructureerd verzamelen van nieuwe kennis en ervaringen, zodat kennis en ervaringen binnen het team beter (her)gebruikt kunnen worden. Het is dus niet gericht op verantwoording.

In de basis hoeft het houden van een AAR niet lang te duren. Het begint bij tien minuten. Uiteraard zal dit bij grote of zware activiteiten van een team langer duren. Met alle leden van het team worden de vijf vragen van AAR beantwoord.

De 5 vragen van AAR 1 Wat was het plan? (en met welke risico’s hielden we rekening?)

2 Wat is er werkelijk gebeurd?

3 Waarom gebeurde het? (Wat ging goed en waarom; wat kan beter en hoe?)

4 Wat kunnen we als team van deze ervaring leren?

5 Zijn er geleerde lessen die we met anderen willen delen?

Regels • • • • • • • •

Het is vertrouwelijk!

Vrij van status en hiërarchie.

Zonder waardeoordeel, zeg het zoals je het waarneemt en voelt.

Aanvallen is niet toegestaan. Het gaat om het leren en niet om elkaar berispen!

Toeschouwers alleen als iedereen dat wil.

Het gaat vooral om het eigen handelen van het team.

Maak eventueel aantekeningen voor jezelf.

Tijdsduur: niet te lang!

3

Waarom?

Ervaring komt vanzelf, ervan leren niet. Door de geleerde lessen - wat en waarom het wel of juist niet werkte gestructureerd te benoemen, ontstaat een beter inzicht bij de leden van een team waarom dingen wel of niet lukten.

De interpretatie hiervan wordt niet over gelaten aan de individuele leden. De omgeving waarin we optreden als brandweer is namelijk vaak te complex om als individu oorzaak en gevolg verantwoord aan elkaar te kunnen koppelen! Wie heeft er zicht op de gehele werkelijkheid? Wat voor de ervaren rot in het vak vanzelfsprekend is, is voor de nieuweling heel anders. Overigens is de frisse blik van de nieuweling zeker waardevol om ook eens op een ander manier naar zaken te kijken. Uiteindelijk gaat het bij AAR om twee aspecten. 1) Wat hebben we deze keer geleerd? en 2) Hoe houden we het geleerde vast?

.

TIPS • • • •

Laat het team praten!

Waarom gebeurde het? Vraag door: drie keer waarom!

Stel een vraag (in plaats van een mening te geven).

Focus op de kern, vanuit een positieve invalshoek.

4

Wanneer & hoe?

Wanneer pas je het toe?

Als laatste onderdeel of direct na afloop van bijvoorbeeld een oefening, inzet, wedstrijd, vergadering, instructie, project wordt de After Action Review gehouden.

Hoe gaat een AAR in z’n werk?

Het team dat het werk heeft verzet, bedenkt zelf allereerst wat de redenen van succes of falen zijn (geweest). Gelijk hierop volgend wordt een discussie gehouden hoe men tot (betere) oplossingen had kunnen komen.

In het gesprek wat dan ontstaat wordt duidelijk dat de verschillende kijk van de deelnemers op de gebeurtenissen hierbij een belangrijke rol speelt en tot meerdere uitkomsten kan leiden. Dit staat in tegenstelling tot de aloude kritiek waarbij één waarheid wordt benoemd.

Resultaat?

De AAR geeft bij een veilige leeromgeving: • Gedeeld inzicht in de redenen van succes en teleurstelling van de uitgevoerde activiteit. Dit om te bewerkstelligen dat het een volgende keer beter gaat; • Inzicht en bewustwording van het eigen handelen en het handelen van het team; • Een overzicht van lessen die gebruikt kunnen worden voor een volgende activiteit en die basismateriaal vormen voor een uitgebreide of verdere evaluatie.

Actiepunten Als er uit de AAR een actiepunt (of actiepunten) komt waarvan het team vindt dat het belangrijk is om te delen met de rest van de organisatie, schrijft de gespreksleider dit kort op en geeft het actiepunt aan de ploegchef.

De ploegchef is verantwoordelijk voor de opvolging. Ook voor communicatie met de gehele organisatie.

5

Gesprekstechniek Het is erg belangrijk geen gesloten vragen te stellen. Een gesloten vraag is een vraag waar je met ja of met nee op kunt antwoorden.

Een voorbeeld: ‘Heb je vanochtend ontbeten?’

Deze vraag kan alleen beantwoord worden met: ‘Ja, dat heb ik’ of ‘Nee, dat heb ik niet’.

Stel open vragen. Open vragen beginnen met de 7 W’s: Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer, Waarmee, Welke wijze.

Op deze vragen kun je niet met een simpel ja of nee antwoorden, maar vertel je wat je hebt meegemaakt en waarom dat op een bepaalde manier is afgehandeld.

Een ander teamlid kan dan doorvragen op het onderwerp met een W-vraag (bijvoorbeeld WAAROM heb je voor deze manier gekozen?).

Doorvragen is belangrijk om precies te weten waarom er iets is gebeurd.

DE 7 W’s bij open vragen Wie? Wat? Waar? Waarom?

Wanneer? Waarmee?

Welke wijze?

6