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DAPSA : nouvelle organisation
DAPSA
NOUVELLE ORGANISATION
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La nouvelle organisation de la DAPSA, en place depuis le 16 septembre 2013, a été construite à la lumière du long processus de transformation des approvisionnements en produits de santé qui a changé en profondeur, tout au cours des cinq dernières années, les fondamentaux du ravitaillement.
Organigramme simplifié de la DAPSA
Pharmacien Général Inspecteur François Quéguiner Directeur
BUREAU DE GESTION
DES RELATIONS CLIENTS FOURNISSEURS
Creuset de la nouvelle organisation nouvelle, destinée à gérer de la meilleure façon vos commandes et les relations du service avec les fournisseurs
CNE Philippe BASSANI Chef du bureau DIVISION ACHAT-FINANCES SANTÉ
Ingénierie des achats santé et paiement complexe des factures dans CHORUS
PC Patrick GENTES Chef de la division DIVISION DU RAVITAILLEMENT SANITAIRE OPÉRATIONNEL
Centrée sur toutes les activités opérationnelles et la gestion du stock stratégique dont le renouvellement se conjugue avec les besoins en produits de santé des hôpitaux et des forces au quotidien
PC Éric ARGAILLOT Chef de la division
La réorganisation de la Direction des approvisionnements en produits de santé des armées (DAPSA) s’est accompagnée de la montée en puissance du bureau « Gestion des relations clients-fournisseurs (GRCF) », signe fort de la volonté d’améliorer la qualité du service rendu aux établissements du Service comme aux fournisseurs. Pour régulariser au plus vite les dossiers en litige, l’action du bureau GRCF s’articule autour de trois axes : informer, communiquer et simplifier. À la différence des autres établissements de santé, la DAPSA utilise le logiciel Chorus La division achats-finances santé est principalement chargée de conclure des contrats avec les fournisseurs, de commander produits de santé et prestations de service, de mettre en paiement les factures. Son organisation permet de répondre à toutes ces obligations : • un bureau « achats » pour la création des marchés publics, • un bureau « approvisionnement » pour passer les commandes, • un bureau « exécution de la dépense » pour mettre en paiement, • un bureau « gestion des réclamations La création de la Division du ravitaillement sanitaire opérationnel (DRSO) traduit la volonté de renforcer et de spécialiser le soutien santé des forces engagées en opérations. La DRSO est l’interlocuteur direct des théâtres d’opérations extérieures, des formations stationnées outre-mer, des bâtiments de la Marine nationale et des centres médicaux des armées. Elle satisfait les demandes de ravitaillement à partir des stocks en produits de santé entreposés au sein des Etablissements de ravitaillement sanitaire des armées (ERSA) de Marseille et de Vitry-le-François ainsi que de l’Établissement central des matériels du pour passer les commandes et mettre en paiement les factures du service de santé des armées. L’application de ces procédures spécifiques et complexes nécessite un effort d’adaptation de la part des fournisseurs qu’il faut accompagner pour éviter les erreurs, source d’incompréhension et de retard de
paiement. En explicitant la marche à suivre et les exigences auxquelles l’administration est soumise, en contribuant à détecter au plus tôt les anomalies et à aider à leur traitement, GRCF contribue à prévenir les contentieux à répétition dont les conséquences impactent l’acti
La division « Achats - Finances Santé »
vité des établissements. clients et fournisseurs » pour répondre aux interrogations des établissements du SSA et des fournisseurs dont il constitue le point de contact unique.
D’autres bureaux ont des missions plus transverses. Ils contrôlent et pilotent la régularité juridique des documents émis par la division ou assurent la gestion de la base de données « articles » qui alimentent les systèmes d’information utilisés pour passer des commandes aux fournisseurs et mettre en paiement leurs factures.
Pourquoi rassembler ces fonctions au sein d’une même division ? service de santé des armées (ECMSSA), sur la base des droits ouverts à chaque formation par la DCSSA. Une partie des besoins des autres établissements du SSA, en particulier ceux des hôpitaux d’instruction des armées, est également couverte par les produits entreposés dans les ERSA. Sous la conduite de la DCSSA, la DRSO contribue à la définition et à l’évolution de la composition des Unités médicales opérationnelles (UMO). Celles-ci sont constituées et entretenues par les ERSA et l’ECMSSA. Point d’entrée unique de toutes les réclamations, GRCF doit être réactif en répondant rapidement aux questions simples. Les questions plus complexes sont transmises à l’interlocuteur compétent de la DAPSA.
Prochaine étape : l’amélioration du portail clients avec notamment la mise en ligne d’une foire aux questions répondant aux problèmes les plus fréquemment rencontrés.
En 2014, la DAPSA intègrera les relations clients - fournisseurs dans le contrat de service qu’elle signe avec ses établissements partenaires.
L’acquisition de biens et services est une action dynamique, continue et comportant de nombreuses étapes, dépendantes les unes des autres. L’organisation précédente se caractérisait par la séparation des actions (achats, commandes, finances), aboutissant à un morcèlement des responsabilités et une mauvaise transmission des informations entre services.
La nouvelle organisation, sous un commandement unique, abordera les problèmes et les contraintes, chacun dans leur ensemble et les traitera globalement, afin d’améliorer la satisfaction des partenaires de la DAPSA et la
rapidité d’exécution. Le SSA n’étant pas autonome en matière de transport, le centre multimodal des transports, qui relève de l’état-major des armées, est chargé de l’acheminement, par voies terrestre, aérienne et maritime, des produits de santé et des UMO, depuis les ERSA et l’ECMSSA jusqu’aux clients de la DAPSA.
Le chef de la DRSO est le pharmacien responsable des ERSA qui ont le statut d’établissement pharmaceutique. A ce titre, il veille au respect des dispositions du code de la santé publique, notamment à la traçabilité et à la sécurisation des opérations de distribution pharmaceutique.
