Avainhallinta vaatii huolellisuutta ja ammattitaitoa

Ovatko avaimet tallessa?

Avainhallinta on yksi kiinteistön turvallisuuden perustekijöistä. Se on kunnossa silloin, kun tiedetään olemassa olevien avaimien määrä ja erityisesti se, kenen hallussa ne ovat.

n TEKSTI: TIMO SILLANPÄÄ n KUVAT: ABLOY, KIINTEISTÖLIITTO, TIMO SILLANPÄÄ (HENKILÖKUVAT)

Korona-aika, Ukrainan sota ja yleinen epävarmuus ovat horjuttaneet monen ihmisen turvallisuudentunnetta. BLC Turvan Jyväskylän toimipisteen lukituksen yksikönpäällikkö Mikko Sillanpää on huomannut, että taloyhtiöissä on viime aikoina herätty pohtimaan myös avainhallinnan tilannetta. – Avainhallinta on yksi turvallisuuden peruspilari. Vaikka lukitus olisi äskettäin uusittu, huonosti hoidettu avainhallinta voi muodostaa heikon lenkin kiinteistön turvallisuuteen, Sillanpää sanoo.

Yleensä avainhallinnasta huolehtivat alan ammattilaiset: isännöitsijätoimistot, huoltoyhtiöt ja lukkoliikkeet. Oikein toteutetussa avainhallinnassa noudatetaan Finanssialan Keskusliiton ohjeita. – Ohjeissa määritellään tarkoin, millaiset suojaustoimet avainhallinnasta vastaavalla toimijalla tulee olla. Näitä ovat esimerkiksi murtohälytysjärjestelmät ja avainten säilytystilojen lukitusstandardit. Mitä useampaan tilaan yleisavaimella pääsee, sitä tiukemmat säilytysvaatimukset ovat. Näitä ohjeita meidän on työssämme noudatettava, Sillanpää toteaa. – Esimerkiksi BLC Turvassa avainhallinta tarkoittaa avaimien säilytystä turvahuoneessa, jonne on pääsy vain sovituilla henkilöillä.

Avainhallinta on siirtymässä yhä enemmän lukkoliikkeille, koska sääntöjen mukainen säilytys vaatii investointeja lukittuihin tiloihin ja kassakaappeihin. Yleensä isännöitsijä huolehtii siitä, että taloyhtiön avaimista vastaa asiantunteva toimija. Isännöitsijä Hanna Reponen Noste Isännöinti Oy:stä pitää hyvänä sitä, että lukkoliikkeet ovat lähteneet panostamaan avainhallintaan.

Heikot lenkit on hyvä tunnistaa

Yksi keskeinen tekijä avainhallinnan luotettavuuden näkökulmasta on Hanna Reposen mukaan dokumentaatio. Siitä tulee käydä selville, montako avainta on olemassa ja kenen hallussa ne ovat. – Yksi heikko lenkki on asunnonmyyntitilanne. Kauppakirjoissa ei läheskään aina mainita, montako avainta kaupan yhteydessä siirtyy ostajalle. Ja vaikka kerrottaisiin, tieto ei automaattisesti välity avainhallintaan.

Reposen mukaan isännöitsijä voi osakkaan pyynnöstä tiedustella asuntoon tehtyjen avaimien määrää lukkoliikkeestä. – Tiedon saa, jos avainjärjestelmän patentti on voimassa. Ostaja ei kuitenkaan voi saada mistään tietoja avainten määrästä, jos mallin patentti on mennyt umpeen. Villejä avaimia voi olla jossakin.

Reponen kannustaa käyttämään avainhallinnan dokumentaatiota myös talon sisällä tapahtuvissa avainten luovutuksissa. – Usein hallituksen jäsenillä on niin sanottuja huoltoavaimia. Hallituksen vaihtuessa huoltoavaimien haltijoiden muutokset pitäisi kirjata avainhallinnan kautta, jotta järjestelmässä on ajantasaista tietoa. Aika usein avaimet vaihtuvat edelleen ilman dokumentointia.

Paperikirjanpidosta pitäisi luopua

Ennen digitaalista aikaa avainten hallintaan käytettiin paperikirjanpitoa, joka Mikko Sillanpään mukaan ei enää vastaa tämän päivän vaatimuksiin.

– Meillä on käytössämme digitaalinen avainhallintajärjestelmä, jossa hyödynnetään sähköisiä allekirjoituksia. Jos esimerkiksi huoltoyhtiö ei palauta saamaansa yleisavainta sovittuun ajankohtaan mennessä, järjestelmä antaa siitä meille hälytyksen ja muistuttaa huoltoyhtiön edustajaa määräajasta. Kaikista avainhallintajärjestelmässä tehdyistä toimenpiteistä jää digitaalinen sormenjälki.

Sillanpää tietää, että pienissä taloyhtiöissä asukkaat usein huolehtivat itse kiinteistön asioista ilman ulkopuolisia ammattilaisia. – Silloin yleisavaimen säilytys voidaan sopia jollekin asukkaalle, mutta se perustuu vain ja ainoastaan keskinäiseen luot-

tamukseen. Käytännöt voivat olla varsin kirjavia. Jos kuitenkin yleisavaimen haltija on esimerkiksi matkoilla, avainta ei ole saatavilla. Jos oma avain on jäänyt sisälle, on murtauduttava omaan kotiin tai tilattava lukkoliike paikalle.

Vaikka avainhallinta olisi ulkoistettu ammattilaisille, taloyhtiössä voi olla toive, että jollakin asukkaalla olisi säilytettävänään talon yleisavain. – Sitä en suosittele, koska käytäntö muodostaa avainhallintaan heikon lenkin. Mekaanisten avainten käytöstä ei jää minkäänlaista seurantatietoa, Sillanpää huomauttaa.

Hanna Reponen on huomannut, että yleisavaimen arvoa ei aina oivalleta.

Isännöitsijä Hanna Reponen.

– Ajan myötä yleisavain voi kadota tai sen säilytyspaikka unohtua. Ja se on aika painava työkalu, jota välttämättä asukkaat eivät tule ajatelleeksi. Pienissä rivitaloissa asunnon avaimen katoamisen varalta voi ulkoseinään asentaa isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen luvalla pin-koodilla avautuvan avainboksin, jossa vara-avainta säilytetään. Ja voihan vara-avaimen aina luovuttaa säilytettäväksi lähellä asuvalle ystävälle tai sukulaiselle, jolta sen noutaa hätätapauksessa, Reponen miettii.

Talon lukituksesta päättää yhtiökokous hallituksen esityksestä. Reposen mukaan hallituksen jäsenillä ei pitäisi olla hallussaan yleisavaimia, sillä hallituksen tehtävänä ei ole ovien avaus. uu

uu

– Jos avain on unohtunut kotiin tai kadonnut, huoltoliike tai turvapalvelu on oikea taho avaamaan oven asukkaalle, Reponen jatkaa.

Reposen mielestä taloyhtiöllä pitäisi olla aina tiedossa, missä ja kenen hallussa yleisavaimet kulloinkin ovat. – Mittavien saneerausten yhteydessä yleisavaimia luovutetaan usein pitkäksikin aikaa urakoitsijalle, mutta jos se on tiedossa, asia on kunnossa.

Myös uusien avaimien tilaaminen pitää tehdä hallitusti. – Me varmistamme aina sen, että avaimen tilaus tulee itse osakkeenomistajalta, vaikka kyseessä olisi vuokralaiselle tuleva avain.

Ei yleisavainta putkilukkoon

Avainhallinnan viidakkoon oman lisämausteensa tuo se, että kiinteistöön on päästävä muidenkin kuin talon asukkaiden. Huoltoyhtiö voi taloyhtiön valtuuttamana noutaa avainhallinnasta vastaavalta yleisavaimen sovituksi ajaksi, mutta yleinen tapa on hyödyntää talon ulkoseinään asennettuja avainsäiliöitä eli niin sanottuja putkilukkoja.

Ulkoseinässä voi olla omat putkilukot esimerkiksi vesi- ja sähkölaitokselle sekä pelastustoimelle. – Yleensä ulkoseinässä olevassa putkilukossa on reittiavain, jolla pääsee sovittuihin tiloihin. Talon sisällä voi olla toinen putkilukko, jossa on yleisavain. Näin yleisavain on tuplavarmistuksen takana. Ulkoseinän putkilukossa ei saa säilyttää yleisavaimia, enkä suosittele liioin patentoimattomia avaimia sinne laittamaan, Mikko Sillanpää sanoo.

Alkusyksystä Turussa tutkittiin tapausta, jossa rikollisille epäiltiin päätyneen kerrostalojen putkilukkojen avaimia. Näiden avulla oli tehtailtu joitakin varkauksia, mutta saaliit olivat jääneet vähäisiksi.

VINKKEJÄ TALOYHTIÖILLE

• Jos avainhallintaan liittyy kysymyksiä tai epävarmuustekijöitä, kannattaa kääntyä isännöitsijän puoleen. • Taloyhtiön hallituksessa ja yhtiökokouksissa on hyvä käydä keskustelua talon avainhallinnasta ja pohtia, onko tilanne ajan tasalla. • Lukitukseen liittyvistä asioista voi kysyä mielipiteitä myös taloyhtiön osakkailta ja vuokralaisilta. Koetaanko mekaaninen avain turvalliseksi vai lisäisikö sähköinen lukitus turvallisuudentunnetta? • Lukitusjärjestelmien säännöllisellä huollolla saadaan pidennettyä merkittävästi niiden elinkaarta.

Kadonnut avain aiheuttaa päänvaivaa

Avaimen katoamisesta pitäisi ilmoittaa välittömästi isännöitsijälle tai avainhallinnasta vastaavalle taholle. Silloin isännöitsijä ja taloyhtiön edustajat pohtivat, mikä on katoamisesta aiheutuva riski. –Pitää selvittää, onko avain varastettu vai onko se kenties vain jäänyt asuntoon? Tai onko avain pudonnut talon pihaan, jolloin löytäjä voi päätellä, mihin avain sopii? Elektromekaanisessa lukituksessa oikeuksien poistaminen on halvempaa kuin mekaanisten lukkojen sarjoitus. Toimenpiteet riippuvat paljolti siitä, miten avaimen katoamisesta aiheutuvaa riskiä arvioidaan, Mikko Sillanpää sanoo.

Avaimenperässä ei saa olla tunnistetietoja, kuten osoitetta. –Tiedän taloyhtiöitä, jotka varsin matalalla kynnyksellä tilaavat lukkojen sarjoituksen, kun yksikin avain on kadonnut, Hanna Reponen kertoo.

Kun kadulta löytää avaimen, sen oikea paikka on löytötavaratoimisto. –Meillekin löydettyjä avaimia palautuu. Ellemme pysty päättelemään merkinnöistä avaimen omistajaa tai kiinteistöä, mekin palautamme sen löytötavaratoimistoon, Sillanpää tarkentaa. Joissakin taloyhtiöissä on otettu lisävakuu-

”Avaimen katoamisen riskit on syytä arvioida tarkoin. Jos Jyväskylässä asuvan avain katoaa Tampereella, riski väärinkäyttöön on olematon, ellei avaimenperässä ole mitään tunnisteita”, BLC Turvan lukituksesta vastaava yksikönpäällikkö Mikko Sillanpää sanoo.

Kadonnut avain aiheuttaa päänvaivaa

tuksia, joista osakas voi saada korvausta siinä tilanteessa, että asunnon oven lukko on sarjoitettava uudelleen. –Yksi hankala tilanne avainhallinnan kannalta on häätö. Häädetyltä asukkaalta ei välttämättä saada kaikkia avaimia takaisin. Silloin asunnon ja yleisten tilojen lukot on sarjoitettava uudelleen, sillä kiinteistön turvallisuus on taloyhtiön vastuulla. Toisaalta taloyhtiö on aika voimaton, kun osakas ja vuokralainen tekevät keskinäisen sopimuksen, ja sopimussuhteesta aiheutuvat avainhallinnan ongelmat kaatuvat yhtiön ratkaistavaksi, Hanna Reponen sanoo.

Avainten patentit eivät ole ikuisia

Avainten patentit menevät aika ajoin umpeen, mikä mutkistaa tilannetta avainhallinnan näkökulmasta. –Kun patentti on mennyt umpeen, kuka tahansa voi teettää suutarilla kopion avaimesta. Tosin patentin umpeuduttua menee yleensä jonkin aikaa siihen, että suutarit hankkivat jyrsimiä uuteen avaintyyppiin. Teoriassa kuitenkin yleisavainta lainannut voi teettää avaimesta kopion, jos patenttisuoja on umpeutunut, Mikko Sillanpää huomauttaa.

Esimerkiksi Abloylla on patenttisuoja Sentossa vuoden 2026 loppuun, Protec2:ssa 2030 loppuun ja Easyssa 2040 loppuun. Patenttisuojan ollessa voimassa lukkojen valmistajat huolehtivat liikkeellä olevien avainten määrästä. Patenttiavaimissakin voi tulla hankaluuksia, jos niitä katoaa kovin usein, ja lukkoja on sarjoitettava uudelleen. –Kun sarjoitukseen ei ole enää reserviä, on syytä päivittää kiinteistön kaikki lukot ajan tasalle, Sillanpää sanoo.

IsännöitsijäHanna Reposen mukaan taloyhtiöt lähtevät vain harvoin uusimaan lukkoja sen vuoksi, että patenttisuoja on loppunut. Ongelmia ei ole, jos on tarkasti tiedossa, missä avaimet ovat.

Milloin sähköinen lukitus?

Avainten kopiointi ja väärinkäytökset koskevat perinteisiä eli niin sanottuja mekaanisia avaimia. Elektromekaaninen lukitus helpottaa avainhallintaa erityisesti taloissa, joissa asukkaat vaihtuvat tiuhaan ja avaimia katoaa usein. Markkinoilla olevia järjestelmiä ovat esimerkiksi iLOQ ja Abloy Pulse. –Näiden lukkojen avaimissa ei ole kopiointivaaraa eikä sarjoituksessa tule reservi täyteen. Avaimen kadotessa sen kulkuoikeudet voidaan poistaa. Avaimen käytöstä ja järjestelmään tehdyistä muutoksista jää lokitietoja mahdollista rikostutkintaa varten, Sillanpää kertoo.

Elektromekaanisen lukituksen yleistymistä rajoittaa hinta, joka on mekaaniseen lukitukseen verrattuna 2–3-kertainen. –Mekaaninen avain pitää pintansa. On paljon taloyhtiöitä, joissa asukkaiden vaihtuvuus on vähäistä ja avainhallinta toimii hyvin. Silloin taloyhtiön on turha lähteä investoimaan kalliimpaan järjestelmään, Sillanpää pohtii.

Markkinoilla on sähköisiä lukitusjärjestelmiä, joita voidaan hyödyntää yksittäisten asuntojen lukituksessa.

–Asunnon ulko-oven älylukko helpottaa kotihoidon työntekijöiden tai lasten pääsyä asuntoon, sillä sitä voi käyttää myös älypuhelimella. Älylukon asentaminen ei poista pääsyä asuntoon yleisavaimella.

Hybridilukitus on yksi keino lisätä turvallisuutta. Tällöin ulko-oveen ja yhteisten tilojen oviin asennetaan sähköinen järjestelmä, jonka kulkuoikeuksia voidaan säädellä, mutta asuntojen ovet voivat toimia edelleen perinteisillä avaimilla. Ratkaisulla voidaan pienentää riskiä väärinkäytöksiin, jos asunnon avain katoaa, koska kriittisistä ovista kuljetaan tunnisteilla. Toisinaan varsinkin ikääntyneet asukkaat haluavat oveensa turvalukon. –Siihen tarvitaan taloyhtiön lupa. Jokaiseen asuntoon tulee päästä senkin jälkeen, kun siihen on asennettu turvalukko. Se merkitsee sitä, että avainhallinnasta tulee löytyä turvalukon vara-avain. Huolto- ja pelastustyöntekijät menevät ovesta läpi, vaikka turvalukon avainta ei olisi saatavilla. Kustannukset oven ja lukituksen korjauksesta voivat kaatua asukkaan tai osakkaan niskaan, Sillanpää pohtii.

Hanna Reposen mielestä turvalukko on hätätilanteessa hankala hidaste. –Jos talossa on useita turvalukkoja, joihin jokaiseen on oma avain, on kiireellisessä tilanteessa mahdotonta lähteä etsimään jokaiseen turvalukkoon sopivaa avainta.

ERILAISIA AVAIMIA

• Yleisavain: Nimensä mukaisesti avaimella on pääsy kaikkiin tiloihin, myös asuntoihin. Taloyhtiö vastaa yleisavaimista.

• Huoltoavain: Yleisavaimen ”kevyempi” versio. Huoltoliike pääsee avaimella kaikkiin tiloihin asuntoja lukuun ottamatta.

• Reittiavain: Avaimella pääsee ennalta sovittuihin tiloihin, esimerkiksi teknisiin tiloihin. Kiinteistön ulkoseinässä sijaitsevassa avainsäiliössä eli ns. putkilukossa saa säilyttää vain reittiavainta. Eri toimijoilla (tele-, energiaja vesiyhtiöt sekä pelastustoimi) on yleensä omat putkilukot. Kiinteistön sisätiloihin voidaan sijoittaa toinen avainsäilö, jossa säilytetään yleisten tilojen sisäoviin sopivaa reittiavainta tai yleisavainta.

• Lehdenjakaja-avain: Pääsy vain porraskäytävään. Avain on yleensä jakelusta vastaavalla yhtiöllä ja postinkantajan käytössä.