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KYoaktuell Kundenmagazin der KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GMBH

SChWerPunKt SChWerPunKtaktuell Umweltschutz im Büro zahlt sich aus

MenSCh MenSChaktuell Interview mit dem Verhaltenscoach Sten Bens

LöSung LöSungaktuell Neue Geräteklasse ermöglicht preisgünstigen Druck auch in DIN A3

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EDITORIAL

Sehr geehrte Leserinnen und Leser, an dieser Stelle möchte ich Ihnen ganz herzlich ein gutes und erfolgreiches Jahr 2011 wünschen. KYOCERA startet mit vollem Elan durch und stellt sich wie Sie den neuen Herausforderungen und wirtschaftlichen Chancen. Die Wirtschaft in den Industrieländern erholt sich schneller als erwartet von der schweren Rezession. Wir unterstützen Sie mit effizienten und wirtschaftlichen Systemen und Dokumentenmanagementlösungen, damit Sie schnell und ökonomisch arbeiten können.

Für uns ist das Jahr 2011 ein ganz besonderes. Wir werden ein Vierteljahrhundert alt. Bestens gewappnet für die Zukunft und die neuen Aufgaben und Herausforderungen, die auf uns warten, freuen wir uns auf die nächsten 25 Jahre. Mit unseren Kunden, Fachhandelspartnern und Mitarbeitern werden wir das Jubiläum im Mai gebührend feiern.

Ein Bestandteil, der KYOCERA so stark macht, ist die Kontinuität.

Ganz besonders freue ich mich, dass wir im Jahr 2011 den dritten KYOCERA-Umweltpreis ausschreiben werden. Die Preisträger der letzten Jahre haben bewiesen, dass der Mittelstand in Deutschland auch im Bereich Umwelt sehr innovativ ist und entscheidend zum Technologiestandort Deutschland und zur globalen nachhaltigen Entwicklung beiträgt. Die Investition in die ökologischen Technologien und Standards ist auch in der Arbeitswelt und im Büro sehr wichtig. Wir wollen dazu beitragen, die Unternehmen und Anwender aufzuklären, und widmen den Schwerpunkt in dieser Ausgabe dem umweltfreundlichen Arbeiten.

Ein weiterer Aspekt, der KYOCERA seit 25 Jahren auszeichnet, sind die Innovationen. In diesem Heft stellen wir Ihnen dazu neue intelligente Multifunktionsdrucker vor, die zwar hauptsächlich auf das DIN-A4-Format ausgerichtet sind, aber auch in DIN A3 drucken können.

Wie sich unsere Systeme mit intelligenten Software-Lösungen verbinden lassen, wollen wir Ihnen in dieser Ausgabe anhand der Stadtverwaltung Philippsburg im Landkreis Karlsruhe zeigen. Dort konnten die Druckkosten mit KYOCERA-Systemen, KYOcontrol und einem Schlüsselanhänger um 20 Prozent gesenkt werden.

Am Ende ist solch ein Jubiläum aber auch Herzenssache. Wir stehen in vielen langjährigen Beziehungen – zu unseren Mitarbeitern, zu unseren Partnern und zu unseren Kunden. Diese Beziehungen genauso stark in die kommenden 25 Jahre zu führen, ist unser großes Ziel. Deswegen haben wir für Sie mit dem Verhaltensforscher Sten Bens darüber gesprochen, wie Beziehungen erfolgreich gestaltet werden können, um zum Erfolg zu führen – privat und im Beruf.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen!

Reinhold Schlierkamp (Geschäftsführer KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GMBH)

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INHALT / IMPRESSUM

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04 Umweltschutz im Büro zahlt sich aus Ein Büro im Grünen

08 Ein Schlüsselanhänger zum Drucken Die Stadt Philippsburg setzt auf KYOCERA-Geräte und KYOcontrol

10 „Man kann im Kopf nicht kitten, was emotional gebrochen ist!“ Sten Bens im Interview

12 DIN A4-Multifunktionsgeräte, die auch A3 können Neue Systeme machen kleine und mittlere Büros effizienter

14 „Nicht nur das Auto, auch den Führerschein“ Was macht eigentlich ein Senior Manager KYOCERA ACADEMY?

15 Weniger Papier, mehr Effizienz KYOcapture getestet von Andreas Eichelsdörfer, Chefredakteur der Zeitschrift „Business & IT“

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HERAUSGEBER KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GMBH Otto-Hahn-Str. 12 | D-40670 Meerbusch Tel.: +49 2159 918-0 | Fax: +49 2159 918-100 E-Mail: pr@kyoceramita.de | Infoline: 0800 8677876 (kostenlos) www.kyoceramita.de Verantwortlich Oliver Kreth, Marketing-Direktor | Monika Jacoby, Pressesprecherin

Konzept, Umsetzung und Grafik komm.passion GmbH, Düsseldorf; www.komm-passion.de

natureOffice.com | DE-164-630264

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Umweltschutz im Büro zahlt sich aus

Büro im Grünen „Wenn ein wichtiger Kunde zu mir sagt: ‚Mir wär’s lieber, wenn hier alles grün ist‘, dann geh ich schon mal los und hole einen Eimer Farbe.“ Zugegeben, dieses Zitat des unleidlichen TV-Charakters Bernd Stromberg ist übertrieben opportunistisch, dennoch skizziert dieser Ausspruch zugleich den Stellenwert, den das Thema Umweltschutz in zahlreichen Unternehmen hat.

Laut Strombergs Zitat mag Umweltschutz am Arbeitsplatz schön und gut sein, um eben dem Firmenimage einen grünen Anstrich zu verleihen – die Relevanz für den unternehmerischen Erfolg ist jedoch eher gering. Dabei ist diese Meinung genauso falsch wie die meisten Entscheidungen, die er in der gleichnamigen Comedy-Serie trifft.

Umweltschutz am Arbeitsplatz zahlt sich gleich in mehrfacher Hinsicht aus. Zum einen auf einem globalen Level: In Deutschland beträgt der Anteil der Industrie am gesamten Energievolumen knapp die Hälfte. So lassen sich durch ein gesteigertes Umweltengagement seitens der Unternehmen die weltweiten CO2-Emissionen reduzieren. Im einzelnen Unternehmen können beispielsweise durch moderne Technologien nicht nur die Arbeitsbedingungen verbessert, sondern langfristig auch Kosten gesenkt werden. Dabei müssen es nicht zwangsläufig große, gut sichtbare Maßnahmen wie etwa eine Photovoltaik-Anlage auf dem Firmendach sein.

Auch mit kleinen Dingen lässt sich bereits ein Beitrag leisten. Ein Beispiel: Das Autorenteam des Öko-Ratgebers „Einfach die Welt verändern“ hat ausgerechnet, wenn jeder der 17 Millionen im Büro beschäftigten Deutschen täglich auf

nur eine Tackerklammer verzichten würde, ließen sich 200 Tonnen Stahl einsparen.

Die Deutschen sind Europameister im Papierverbrauch Zugegeben, das Einsparen einer einzigen Büroklammer täglich mag weder den CO2-Ausstoß eines einzelnen Unternehmens positiv beeinflussen noch eine Wirkung auf die Bilanz haben. Dennoch zeigt dieses Beispiel, dass man mit kleinen, auf den ersten Blick unscheinbaren Dingen, die uns im Büroalltag begegnen, auf lange Sicht einen Effekt erzielen kann.

Dies trifft für die Büroklammer zu, doch betrachtet man einen anderen, großen Bereich der Büroarbeit, wird das Einspar- und Umweltpotenzial einer mitunter einfachen Maßnahme auch für das einzelne Unternehmen sichtbar. Die Rede ist vom Papierverbrauch.

Rund 31 Seiten Papier werden laut einer internationalen Studie des Meinungsforschungsinstituts IPSOS europaweit in den Büros pro Tag und Mitarbeiter bedruckt. Auf Platz 1 liegt Deutschland: Hier waren es im Jahr 2009 sogar 40 Seiten.

Italien belegt mit 39 Seiten den zweiten Rang, gefolgt

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von Großbritannien mit 36 Seiten pro Tag und Mitarbeiter.

Eine ungeheure Menge, die trotz fortschreitender Digitalisierung in den vergangenen Jahren weiter gewachsen ist.

Laut IPSOS sind jedoch rund zehn dieser Ausdrucke unnötig.

Dementsprechend lassen sich durch einen effizienteren Papierverbrauch nicht nur wichtige Ressourcen einsparen, sondern gleichzeitig auch die Kosten senken. 5 bis 10 Prozent der jährlichen Gesamtkosten eines Unternehmens entfallen etwa auf die tatsächlichen Ausgaben für den Dokumentenoutput.

Der Schlüssel liegt hier vor allem in modernen Druck- und Kopiertechnologien. Anstelle von Einzelplatzdruckern, die neben hohen Betriebskosten auch mit einem entsprechenden Administrationsaufwand verbunden sind, bieten Multifunktionsgeräte, die Drucker-, Scanner- sowie Fax- oder Kopierfunktionen in sich vereinen, nicht nur eine effiziente, sondern auch ressourcenschonende Alternative. So ziehen diese Geräte nur halb so viel Strom aus der Steckdose wie die Einzelkomponenten zusammen. Zusätzliche Funktionen wie Duplex- oder Follow-me-Funktionen tragen ebenfalls zur Kosten- und Papierersparnis bei, denn durch fortschrittliche Outputlösungen lässt sich auch die Anzahl der unnötigen Ausdrucke verringern.

Abfall Neben dem Papier- ist auch der Druckmaterialienverbrauch nicht zu unterschätzen. In Deutschland landen jährlich schätzungsweise 55 Millionen Tonerpatronen sowie 8 Millionen Tonerkartuschen auf dem Müll. Je nach Modell fallen in einem Druckerleben das 15- bis 20-fache des Gerätevolumens an Verbrauchsmaterialien an. Mit langlebigen Komponenten, wie sie beispielsweise KYOCERA mit der Ecosys-Technologie bietet, kann ein großer Teil dieses Mülls vermieden werden, da lediglich der Toner nachgefüllt werden muss. Ein kompletter Austausch der Cartridge ist nicht erforderlich.

Somit liegen die Druckkosten im Schwarzweißbereich im Schnitt um rund 50 Prozent unter denen vergleichbarer Systeme. Bei Farbdruck sind die wirtschaftlichen Vorteile von Ecosys sogar noch deutlicher. Zur ökologischen Verantwortung gehört auch fachgerechte Entsorgung von Tonerkartuschen. Trotzdem landen sie in vielen Unternehmen einfach im Papierkorb. Um dem entgegenzuwirken, hat KYOCERA ein kostenloses Rücknahmesystem für Verpackungs- und Verbrauchsmaterialien etabliert. Kunden können alte Tonerkartuschen entweder sammeln und von einem Entsorgungsdienstleister abholen lassen oder unfrei mit der Post direkt an KYOCERA senden. energie Doch nicht nur im Druck- und Kopierbereich gibt es Einsparpotenzial. Insbesondere der verantwortungsvolle Umgang mit elektronischen Geräten trägt maßgeblich dazu bei, Kosten zu senken und die Umwelt zu entlasten. Ein wichtiger

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Schritt ist hierbei natürlich eine moderne IT-Landschaft. Eine Untersuchung der Deutschen Energie-Agentur (dena) hat ergeben, dass ein Unternehmen mit 200 Büroarbeitsplätzen seine jährlichen Stromkosten um rund 6.000 Euro reduzieren kann, wenn es seine ineffizienten Computer, Monitore und Drucker (50 Stück) durch energieeffiziente ersetzt.

Vielen Nutzern ist darüber hinaus nicht klar, dass Geräte auch dann Strom verbrauchen, wenn diese im Stand-by-Modus sind. Neben der Technik spielen daher vor allem die Mitarbeiter die wichtigste Rolle, um das Büro grüner zu machen.

Auch wenn die Technologie vorhanden ist, liegt es an der Motivation der Mitarbeiter, ob sie Computer, Monitore oder Lampen nach Feierabend bzw. während längerer Pausen ausschalten. Umweltschutz beginnt auch im Arbeitsalltag bei jedem selbst.

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9 tipps für ein grüneres Büro Bewusstes Drucken Die Unsitte, jede E-Mail erst dann zu bearbeiten, wenn sie ausgedruckt auf dem Schreibtisch liegt, ist weit verbreitet. Das verschwendet jede Menge Papier und Strom.

Grundsätzlich gilt: nichts ausdrucken, was nur einmal gelesen wird. Zusätzlich hilft die Druckvorschaufunktion dabei sicherzustellen, dass nur Dokumente gedruckt werden, die korrekt dargestellt werden. Außerdem sollten nur die Seiten wirklich gedruckt werden, die auch benötigt werden – auch wenn das einen Klick mehr bedeutet.

Klimaneutrales Papier Die Verwendung von recyceltem Papier schont die Umwelt. Dabei ist das Umweltpapier heutzutage längst nicht mehr schmutzig und grau, sondern genauso rein wie neues Papier. Aber auch Papiere aus frischen Holzfasern können in eine klimaneutrale Kette eingebunden sein. Hilfreich für die Kaufentscheidung sind Zertifikate wie das „FSC-Siegel“, das nur die Papierarten tragen dürfen, die in nachhaltiger Forstwirtschaft hergestellt wurden. Das FSC-Siegel garantiert auch, dass der Rohstoff Holz aus legaler Gewinnung stammt. Ein weiteres Gütesiegel ist der „Blaue Engel“, mit dem über Altpapiere hinaus auch andere umweltschonende Produkte und Dienstleistungen ausgezeichnet werden.

Umweltschonender Druck Moderne Drucker- und Kopiersysteme sind mit einem Energiesparmodus ausgestattet. Dieser sollte auch genutzt werden, um das Gerät nach relativ kurzer druckfreier Zeit in den Stand-by-Modus zu schalten. Außerdem sollten interne Dokumente im Vorschau-Modus (Eco-Print-Entwurfsdruck) mit minderer Qualität, dafür aber geringerem Tonerverbrauch gedruckt werden.

Computer & Co. Bildschirmschoner, insbesondere diejenigen in 3-D, verursachen eine nicht unwesentliche Rechenleistung innerhalb des Computers, was sich in einem höheren Strombedarf bemerkbar macht. Auch hier empfiehlt sich, gerade bei längerer Abwesenheit vom Arbeitsplatz, das Abschalten. Dasselbe gilt für Aktiv-Lautsprecher, die manchmal sogar mehr Strom benötigen als der komplette restliche Computer.

Stand-by Der Stand-by-Modus wird bei elektronischen Geräten häufig übersehen. Wenn man nach Feierabend das Büro verlässt und die elektronischen Geräte ausschaltet, bleiben sie zumeist im Stand-by-Modus und verbrauchen weiter Energie. Dabei würde es der Umwelt guttun, alle Geräte einfach vom Stromkreis zu nehmen. Eine Hilfe dabei sind Mehrfachstecker, an die alle elektronischen Geräte angeschlossen und die mit einer Betätigung des Kippschalters an- und ausgeschaltet werden können.

Schmierpapier Bei aller Vorsicht: Unnötige Drucke treten immer wieder auf. Häufig wandern zahlreiche Fehldrucke, halbe Internetseiten und vieles mehr, das versehentlich ausgedruckt wurde, einfach ins Altpapier. Eine kleine Ablage für solches Schmierpapier, an der sich alle Mitarbeiter bedienen können und sollen, hilft, den Einkaufsbedarf an Notizblöcken zu senken.

Heizen und Lüften Die durchschnittliche Raumtemperatur für die Büroräume sollte zwischen 20 und 22 Grad Celsius liegen. Beim Lüften sollte auf Stoßlüftung geachtet und wenn möglich auch in dieser Zeit die Heizung gedrosselt werden.

Regelmäßiges Lüften ist für die optimale Leistung und die Versorgung mit Sauerstoff essentiell. Darüber hinaus sorgen Pflanzen im Büro für eine bessere Sauerstoffversorgung und ein angenehmes Raumklima.

Licht Eine Lampe am Schreibtisch verbraucht im Vergleich zur Deckenbeleuchtung weniger Energie, da die Leistung häufig geringer ist und das Licht durch die geringe Entfernung heller erscheint. Trotzdem sollten auch hier Energiesparlampen eingesetzt werden. Hilfreich ist auch ein Bewegungsmelder mit Lichtsensor, der je nach Stärke des einfallenden Tageslichts die Lampe ausschaltet, wenn zusätzliches Licht nicht benötigt wird.

Müll und Abfall Was in deutschen Haushalten kaum mehr wegzudenken ist, fehlt in den Büros häufig: Mülltrennung. Wie auch zu Hause sollte der Recycling-Müll vom Restmüll getrennt werden. Wenn Papiermüll anfällt, sollte dieser gesammelt und als Altpapier entsorgt werden. Außerdem sollte der Verbrauch an Einweg-Materialien, wie zum Beispiel Plastikbecher oder Kaffee-Pads, auf ein notwendiges Minimum reduziert werden.

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Die Stadt Philippsburg setzt auf KYOCERA-Geräte und KYOcontrol

Ein Schlüsselanhänger zum Drucken Die Stadt Philippsburg im Landkreis Karlsruhe hat eine Vorbildfunktion inne. Zum Beispiel bei der IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung. Das gilt seit Ende 2009 auch für das Dokumentenmanagement im Rathaus. Das Projekt zur Druckerkonsolidierung hatte das Ziel, die Kosten für das Drucken zu senken und sie den einzelnen Haushaltsstellen zuzuordnen. Die Lösung: KYOcontrol und ein Schlüsselanhänger.

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„Das neue System spart uns

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Zeit und Verwaltungsaufwand.

Und trotz der technischen Innovation konnten wir

die Kosten um rund 20 Prozent senken.“

Ohne den Transponder in Form eines Schlüsselanhängers läuft bei den Mitarbeitern des Rathauses fast nichts mehr. Türen öffnen sich nur durch Anhalten des Chips, die Arbeitszeit wird automatisch erfasst und jetzt sind auch die Geräte zum Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen an das System angeschlossen.

Wie es dazu kam, erklärt Hauptamtsleiter Karl-Heinz Waegner: „Nach dem Auslaufen der Mietverträge unserer Kopierer haben wir nach einer Lösung gesucht, bei der die Druckkosten der Mitarbeiter den entsprechenden Haushaltskostenstellen zugeordnet werden können“, so erklärt Waegner. „Denn dass jeder Bereich seine Kosten genau beziffern können muss, ist eine feste Vorgabe, die zur Planbarkeit und Kostentransparenz unserer Verwaltung beiträgt.“ Zugleich sollten die Kosten im Druckumfeld reduziert werden. Wichtige Voraussetzung war zudem eine einfache Bedienung der Geräte, um die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter nicht einzuschränken.

Von der einfachen handhabung angetan Die passende Lösung mit Multifunktionssystemen von KYOCERA und einer Authentifizierungslösung wurde von dem Fachhändler Barth Bürotechnik vorgestellt. „Über die komfortable Kostenstellenfunktion hinaus hat uns auch überzeugt, dass die Lösung in den Geräten eingebaut ist und nicht nachträglich mit Klebstreifen und Kabeln angebracht wird.“ Die Testphase verlief erfolgreich, und so wurden Ende 2009 insgesamt 17 KYOCERA-Multifunktionssysteme aufgestellt, vier davon im Rathaus mit dem integrierten Chipkartensystem. Außerdem wurden die Transponder in den Schlüsselanhängern der Mitarbeiter den Systemen mit KYOcontrol angepasst. In der Praxis funktioniert dies so: Schickt ein Mitarbeiter einen Druckauftrag von seinem PC ab, wird dieser nicht sofort gedruckt, sondern erst, wenn der Absender seinen Schlüsselanhänger an das Drucksystem hält. Gleichzeitig werden die Drucke und Kopien über einen Server der Kostenstelle des jeweiligen Mitarbeiters zugeordnet. Jederzeit kann dann ein Mitarbeiter der Verwaltung eine Auswertung aus dem System ziehen und die Kosten auf die einzelnen Haushaltsstellen buchen. Die Auswertungen sind einfach zu erstellen und werden übersichtlich dargestellt.

Für die Mitarbeiter war die neue Druckanwendung per Schlüsselanhänger, den sie auch für andere Funktionen verwenden, kein Problem. Im Gegenteil – viele sind heute von der einfachen Handhabung angetan. Denn das Chipsystem dient nicht nur der Kostenstellenzuordnung, sondern hat auch praktische Vorteile. Zum Beispiel Sicherheit: Kamen früher am Abteilungsdrucker häufig Dokumente durcheinander oder gerieten in falsche Hände, ist das heute unmöglich, denn der Mitarbeiter erhält seinen Ausdruck direkt am Gerät. Komfortabel sind auch die vielfältigen Scanfunktionen. Durch die Chipkarte werden der Absender des gescannten Dokuments und seine E-Mail-Adresse automatisch im System erfasst. Außerdem werden Wartezeiten vermieden, denn der Ausdruck kann an jedem beliebigen Drucksystem im Netzwerk abgeholt werden. Den Mitarbeitern

Stefan Martus, Bürgermeister

stehen sowohl leistungsfähige Systeme für den Schwarzweißdruck, als auch Geräte für hochwertigen Farbdruck zur Verfügung. So können täglich anfallende Dokumente, Pläne für Gemeinderatssitzungen und farbige Flyer mit Veranstaltungshinweisen komfortabel und in guter Qualität gedruckt werden.

die Authentifizierungslösung KYocontrol Sicherheit: • Einfache Identifikation am Kopier-/Drucksystem für jeden Benutzer • Sichere Druckausgabe erst auf Anforderung des Benutzers am MFP • Sichere Übertragung und Speicherung von Druckdaten mittels SSL-Verschlüsselung Prozessoptimierung: • Hohe Verfügbarkeit von Ausgabegeräten (Print&Follow) • Benutzerbezogenes ScanToE-Mail und ScanToPC • Zentrale Administration Kostenkontrolle: • Druckvolumen aller Kopier-/Drucksysteme werden erfasst • Einfache Auswertung der Outputkosten • Export der ermittelten Outputkosten in ein bestehendes Abrechnungssystem Weniger Zeit, weniger Kosten „Das neue System spart uns Zeit und Verwaltungsaufwand. Zufrieden bin ich vor allem damit, dass wir trotz der technischen Innovationen die Kosten für das Druckmanagement um rund 20 Prozent senken konnten“, resümiert auch Bürgermeister Stefan Martus das Projekt. Doch damit ist das Projekt Druckmanagement noch nicht abgeschlossen. Im nächsten Schritt werden die rund 70 Drucker verschiedener Marken, die im Laufe der Jahre im Rathaus und in den angeschlossenen Einrichtungen wie Schulen, Kindergärten und der Feuerwehrzentrale angeschafft wurden, vereinheitlicht und in das bestehende KYOCERA-Druckkonzept integriert. Damit werden insbesondere die Bestellung und Bevorratung von vielen unterschiedlichen Tonerkassetten vermieden und der Service wird vereinfacht. Alle Systeme können dann über einen einheitlichen Treiber angesteuert werden. Verwaltungsaufwand und Kosten werden so nochmals erheblich reduziert – nicht zuletzt auch aufgrund der besonders günstigen Druckkosten der ECOLaser-Drucker von KYOCERA. Die Lieferung, Installation und der Service werden durch Barth Bürotechnik aus einer Hand betreut, es gibt so einen festen Ansprechpartner für alle Systeme. Und auf den kann Waegner sich verlassen. Sollte ein Serviceeinsatz nötig sein, wird der meist noch am selben Tag erledigt.

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MENSCHaktuell

Sten Bens im Interview

„Man kann im Kopf nicht was emotional gebroc „Emotionales Verkaufen – so erobern Sie die Herzen Ihrer Kunden“ – unter diesem Motto hat Sten Bens im vergangenen Jahr bei KYOCERA einen Vortrag für Gäste des Bundesverbands für Mittelständische Wirtschaft (BVMW) gehalten. Sten Bens ist Spezialist auf dem Gebiet der Verhaltensänderungen und hilft Menschen dabei, schneller persönliche und berufliche Ziele zu verwirklichen. Im Interview mit KYOaktuell stellt er die wesentlichen Erkenntnisse aus seinem Buch „Das Herz Prinzip“ vor.

KYOaktuell: Herr Bens, kurz erklärt, was ist „Das Herz Prinzip“?

Bens: „Das Herz Prinzip“ steht in aller Kürze für ein wertbasiertes Agieren. Dabei spielen Basiswerte wie Integrität und Respekt für das Gegenüber eine große Rolle. Jedes Handeln in einer Beziehung kommt am Ende zu uns zurück.

KYOaktuell: Der volle Titel Ihres Buches lautet „Das Herz Prinzip – mit Herz und Hirn zum Erfolg“. Können Sie beziffern, wie groß die Anteile von Verstand und Gefühl am Erfolg sind?

Bens: Ich will das gar nicht trennen. Das Hirn ist der Diener dessen, was das Herz hervorbringt, das eine geht ohne das andere nicht. Nehmen Sie zum Beispiel das Thema Geschäftemachen: Geschäfte macht man mit dem Kopf. Aber

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die Vision, welche Geschäfte man mit welchen Geschäftspartnern machen will, das ist eine Herzensentscheidung. Es gibt eine Tendenz dazu, das Bauchgefühl im Geschäftsleben zu überhören – vor allem aus wirtschaftlichen Ängsten. Die falschen Geschäftsbeziehungen werden aber durch mehr Einsatz nicht besser. Man kann im Kopf nicht kitten, was emotional gebrochen ist.

KYOaktuell: Ihre These ist, dass man sich in Gesprächen auf sein Gegenüber einstellen muss. Das scheint erst einmal eine allgemeingültige Aussage, die jeder verinnerlicht haben sollte. Welche Erkenntnisse liefert die Neurowissenschaft?

Bens: Die Neurowissenschaft unterstreicht das vielmehr. Es

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t kitten, chen ist!“ gibt den Grundsatz: „Where your mind goes, your energy flows.“ – „Wohin ich meinen Geist lenke, dorthin fließt auch meine Energie.“ Das bedeutet, dass ich mein Handeln auf das konzentrieren muss, was mein Kunde will, danach gleiche ich es mit meinen Zielen ab. Und dazu muss ich erst einmal verstehen lernen. Je schwieriger die Verhandlung, desto mehr muss ich verstehen können. Der einflussreiche amerikanische Business-Coach Stephen Covey sagt dazu kurz: „erst verstehen, dann verstanden werden.“ KYOaktuell: Gibt es auch Signale, die schon vorab dabei helfen, jemanden richtig einzuschätzen?

Bens: Man muss sein Gegenüber nur beobachten. Das gesamte Verhalten ist ein Ausdruck seiner Gefühlslage, seiner Bedürfnisse. Mit dem eigenen Verhalten senden wir eine Fülle von Informationen, die so groß ist, dass sie alles Wichtige enthält. Das Verhalten ist entweder darauf ausgerichtet, ein Bedürfnis zu befriedigen, also Freude zu erlangen, oder ein Bedürfnis zu schützen, also Schmerz zu vermeiden.

KYOaktuell: Was heißt das konkret?

Bens: Das lässt sich an einem unserer Kundenfälle sehr schön herausarbeiten: Eine Altenheimkette kam mit Verkaufsproblemen zu uns. Wir konnten aufzeigen, dass in Kundengesprächen oft die wahren Bedürfnisse der Kunden nicht verstanden wurden. Zum Beispiel kam ein Mann dorthin, der einen Platz für seine Mutter gesucht hat. Dabei hat er so argumentiert: „Niemals wollte ich meine Mutter in ein Pflegeheim geben. Ich habe auch wirklich versucht, das alleine hinzubekommen. Aber ich bin selbstständig und habe kleine Kinder. Ich stehe ohnehin schon um vier Uhr auf. Um meiner Mutter gerecht zu werden, müsste ich noch früher aufstehen.“ Was wollte uns der Mann damit sagen? Seine Mutter wegzugeben, entspricht nicht seinen Werten. Er muss jedoch Schmerzen vermeiden – nur das wiegt auf Dauer höher. Nach dem Gespräch sagte die Heimleitung zu dem Mann: „Sehen Sie, wir kriegen das schon hin. Und dann können Sie auch wieder länger schlafen.“ Ab hier kippte das Gespräch um. Können Sie sich denken warum? Die Heimleitung hat dem Mann nicht etwa, wie er es ihr signalisiert hat, die Vermeidung von Schmerz in Aussicht gestellt, sondern vielmehr das Erlangen von Freude. Das liegt einfach an der Formulierung. Hätte sie den Satz umgedreht und zu dem Mann gesagt: „Dann müssen Sie bald nicht mehr so früh aufstehen“, hätte die Sache schon ganz anders ausgesehen.

KYOaktuell: Das machen Sie jetzt sehr an der Sprache fest.

Was spielt bei der Einschätzung des Gegenübers noch eine Rolle?

Bens: Worte machen verschiedenen Studien zufolge nur 7 Prozent der Kommunikation aus. 38 Prozent entfallen auf die Sprache (Lautstärke, Betonung, Geschwindigkeit) und 55 Prozent auf die Körpersprache, Gestik und Mimik. Stellen Sie sich jemanden mit hängenden Schultern, baumelnden Händen und traurigem Gesicht vor und dann jemanden, der aufrecht steht, Kinn gerade, Brust raus, und Ihnen in die Augen sieht. Beide können das Gleiche sagen, es wird in jedem Fall anders bei Ihnen ankommen.

KYOaktuell: Im Anschluss an Ihren Vortrag bei KYOCERA gab es eine rege Diskussion. Gibt es etwas, was Sie besonders den anwesenden Vertretern aus mittelständischen Unternehmen mit auf den Weg geben wollen?

Bens: Eigentlich will ich eine wesentliche Botschaft vermitteln: Seine Ziele – egal ob im persönlichen Bereich, in einer Partnerschaft oder im Beruf – erreicht man dann am besten, wenn man mit seinem Umfeld in funktionierenden Beziehungen steht. Und damit wären wir auch wieder beim „Herz Prinzip“.

KYOaktuell: Wir danken Ihnen für das Gespräch.

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Neue Systeme machen kleine und mittlere Büros effizienter

DIN A4-Multifunktionsgeräte, die auch A3 können

Wer kennt das nicht: Der Projektplan steht und soll als Ausdruck an den Chef, das aktuelle Organigramm soll jedem Mitarbeiter vorliegen oder die Kalkulationstabelle soll noch einmal per Hand überprüft werden. Die jeweiligen Dokumente werden auf die Schnelle ausgedruckt. Doch gerade für solche Dokumente ist das A4-Format manchmal nicht ausreichend. Oder ein Dokument muss eingescannt und auf dem unternehmenseigenen Server gespeichert und per Fax an den Projektpartner verschickt werden. Der Scanner und das Faxgerät sind meistens zwei verschiedene Geräte an unterschiedlichen Plätzen im Unternehmen oder Multifunktionssysteme, die über nicht viel mehr als die Basisoptionen verfügen. Eine schnelle, einfache und praktische Lösung, mit der gedruckt, kopiert, gescannt und gefaxt werden kann und die sich auch noch in der Nähe des Arbeitsplatzes befindet, ist in den meisten Büros nicht vorhanden.

Das hat zum einen wirtschaftlichen, zum anderen in ganz praktische Gründe. Premium-Multifunktionsgeräte sind teuer und lohnen sich erst ab gewissen Volumina in den einzelnen Funktionsbereichen. Außerdem treiben auch Extrafunktionen, die in kleinen und mittleren Büros häufig gar nicht benötigt werden, den Preis in die Höhe und stellen ein Ausschlusskriterium für die Anschaffung eines professionellen Systems, das alle Funktionen vereint, dar. Noch dazu sind professionelle Multifunktionssysteme häufig zu groß, um in der normalen Büroumgebung Platz zu finden.

Um auch kleinen und mittleren Büroumgebungen eine effiziente und einfach zu bedienende Komplett-Lösung für

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die Dokumentenverarbeitung zu liefern, hat KYOCERA sein Produktportfolio erweitert: Die Schwarzweißmultifunktionsgeräte FS-6025MFP und FS-6030MFP und die beiden Farbvarianten FS-C8020MFP und FS-C8025MFP sind klein und kompakt – fast wie andere A4-Highspeed-Multifunktionssysteme, erlauben aber mit der A3-Option eine Papierverarbeitung bis zur doppelten Größe. Trotzdem bewegen sie sich preislich im Rahmen vergleichbarer A4-HighspeedMultifunktionsgeräte.

Alle Funktionen an einem Gerät Die vier neuen Modelle sind alle mit Druck-, Kopier- und Scanfunktionen ausgestattet. Optional können alle Systeme

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25 Farbseiten DIN A4 pro Minute – mit dem FS-C8025MFP kein Problem.

mit der Faxfunktion aufgerüstet werden. Die monochromen Modelle FS-6025MFP und FS-6030MFP drucken mit einer Geschwindigkeit von bis zu 25 respektive 30 A4-Seiten pro Minute. Die beiden Farbmodelle sind ähnlich schnell: Im Bereich des Druckens liegt die Zahl der gedruckten A4-Seiten pro Minute für das Modell FS-C8020MFP bei 20, für das Modell FS-C8025MFP sogar bei 25.

In Kombination mit der schnellen ersten Seite verlieren Anwender bei allen vier Modellen wenig Zeit bei der Dokumentenverarbeitung. Die serienmäßige Netzwerk-Schnittstelle, die integrierte Duplex-Funktion und der geringe Stromverbrauch unterstreichen die Effizienzpotenziale der neuen Multifunktionsprofis. Alle vier Modelle bieten die jeweils günstigsten Seitenpreise ihrer Klasse. Noch dazu hat KYOCERA die Standard-Garantie vor Ort durch KYOlive von zwei auf drei Jahre ausgeweitet.

Mit dem Assistenten den überblick behalten Damit die Bedienung der Funktionen effizient bleibt und ohne Schwierigkeiten vonstattengehen kann, sind die neuen Multifunktionssysteme mit einem assistentengestützten Bedienkonzept ausgestattet, das den Anwender Schritt für Schritt durch die Einstellungen führt. Bereits bei der Erstinstallation im Netzwerk führt der Wizard durch die Parameter, bis das System druckbereit zur Verfügung steht. Darüber hinaus gibt es ganz neue Funktionen wie Easy Login, My Panel oder die Favoriten.

Easy Login beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten des Zugangs. Der jeweilige Benutzer kann sich einen eigenen Button am System einrichten und sozusagen mit einem Klick schnell und einfach einloggen. Die Funktion „My Panel“, die optional auch mit einer Passwort-Abfrage versehen werden kann, ermöglicht eine Menüanpassung an wiederkehrende Aufgaben und damit verbundene häufig genutzte Funktionen. Diese optimal auf den einzelnen Anwender zugeschnittene Menüstruktur lässt alle Vorgänge – vom Drucken über das Kopieren bis zum Scannen – effizienter werden.

Auch ohne ein eigenes Profil anzulegen, können allgemein häufig genutzte Funktionen als Favoriten abgespeichert werden – zum Beispiel die Ausweiskopie, die ECOkopie, Scannen in eine Mandantenakte und vieles mehr.

Bei allen vier Geräten setzt KYOCERA zudem auf die bewährte nachhaltige Technologie, um die Umwelt zu schonen. Die integrierte Duplex-Funktion ermöglicht den beidseitigen Druck und hilft dadurch, den Papierverbrauch um bis zu 50 Prozent zu reduzieren. Durch die Verwendung langlebiger Keramik-Komponenten ist zudem über weite Strecken nur der Wechsel der Tonerbox erforderlich. Und das schont am Ende nicht nur die Umwelt, sondern auch den Geldbeutel.

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Was macht eigentlich ein Senior Manager KYOCERA ACADEMY?

„niCht nur dAS Auto, AuCh den FührerSChein“ Aus den Lautsprechern dröhnen die Beats des 80er-Klassikers „no Limit“ von 2 unlimited. Karen Birkmann steht auf dem Cross-trainer und läuft den Stress des tages weg. „no Limit“, keine grenzen, kennt sie auch bei ihrer Arbeit als Senior Manager KYoCerA ACAdeMY. „ich bin eigentlich immer online und per Mail zu erreichen,“ sagt Birkmann. „Selbst auf dem Cross-trainer habe ich mein iPhone immer dabei. Wenn ich eine zündende idee habe, wird die direkt aufgeschrieben.“ Und Ideen hat Karen Birkmann viele, denn als Leiterin der KYOCERA ACADEMY entwickelt sie mit ihrem Team immer neue Schulungskonzepte für Partner und Fachhändler, um einen einheitlichen Standard beim Kundensupport gewährleisten zu können. Der neuste Baustein ist die Schulung zum „KYOCERA Solutions Techniker“, in der die Teilnehmer nicht nur die KYOCERA-Lösungen genau kennenlernen, sondern sich in Zusammenarbeit mit CompTIA, einer herstellerneutralen Organisation, die mit Mitgliedsunternehmen aus 102 Ländern Standards für die IT-Industrie entwickelt und Zertifikate für Fachwissen im IT-Bereich vergibt, Grundwissen im Bereich Netzwerk und IT erarbeiten. „Wir halten das herstellerübergreifende Wissen rund um Netzwerke und IT-Strukturen für sehr wichtig“, sagt Birk-

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mann. „Nur wenn unsere Partner und Fachhändler dieses Wissen mitbringen, können wir sicher sein, dass sie den hohen Standard beim Kundensupport halten können, den wir von KYOCERA vorgeben.“ Mit den Netzwerk- und IT-Schulungen erarbeitet sich Birkmann ein völlig neues Feld: „Das hat im Prinzip nichts mehr mit dem Kernauftrag zu tun. Wenn wir ein Autohersteller wären, wäre unser Schulungsauftrag, den Leuten das Auto zu erklären. Im übertragenen Sinn bieten wir dazu jetzt auch noch einen Führerschein an. Und das nicht nur für Partner und Fachhandel, sondern für alle Unternehmen, die diese E-Learning-Schulungen einkaufen wollen“.

Generell hat die Weiterbildung der Partner einen hohen Stellenwert bei KYOCERA. „Dadurch, dass KYOCERA keinen eigenen Service hat, sind wir darauf angewiesen, dass die Leute draußen wissen, was sie tun“, meint Birkmann. „Ist das nicht so, fällt das auf uns zurück. Deswegen gibt es relativ strenge Zertifizierungsprogramme.“ Und genau darum kümmert sich Karen Birkmann seit vier Jahren in der KYOCERA ACADEMY. Von der Erstellung von Konzeptionen und Trainingmaterialien rund um Produkttrainings über Hardware und Software, Lösungen bis hin zur Ausbildung der Trainer laufen bei Karen Birkmann die Fäden zusammen. Notfalls auch auf dem Cross-Trainer.

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KYOCERA-Mitarbeiter und -Partner kennen KYOcapture mittlerweile und wissen die Vorteile dieser Software-Lösung zu schätzen. Was die Software aber wirklich kann, hat jetzt Andreas Eichelsdörfer, Chefredakteur der Zeitschrift „Business & IT“, untersucht.

Auch uns hat er seine Ergebnisse zur Verfügung gestellt:

Weniger Papier, mehr Effizienz Dokumentenmanagement ist nach wie vor ein unbeliebtes Thema. Der Aufwand ist groß, die Definition des Workflows diffizil. Leichter geht’s mit einer ausgeklügelten Software-Lösung: zum Beispiel KYOcapture von KYOCERA. Der Traum vom papierlosen Büro wird vorerst noch nicht wahr: Der größte Teil der Dokumente existiert immer noch in Papierform, doch erst in digitaler Form lassen sie sich richtig organisieren. Aber: Ob Rechnung, Lieferschein oder geschäftliche Korrespondenz – das Konvertieren, Indizieren und Archivieren sowie das Weiterleiten an die richtige Office-Anwendung kosten viel Zeit und Geld. KYOcapture ist eine schnelle und effiziente Software zur Dokumentenerfassung und -verarbeitung. Sie automatisiert die Arbeitsabläufe.

mit Dokumentenmanagementsystemen wie MS SharePoint, EMC Documentum, DocuWare, ELO, Interwoven, Open Text und vielen anderen kompatibel.

Mit KYOcapture ist KYOCERA eine besonders einfach zu bedienende Dokumentenmanagementlösung gelungen. Der hohe Grad an Automatisierung bringt nicht nur mehr Komfort, sondern schließt auch viele Fehlerquellen aus, die bei einer manuellen Verarbeitung gewöhnlich auftreten.

Welche Arbeitsabläufe wie automatisiert werden, definiert der Anwender mit Hilfe sogenannter Prozesse, die der ITAdministrator dank der intuitiv zu bedienenden grafischen Steuerung in wenigen Schritten festlegen kann. Er bestimmt, welche Dokumententypen von welchen Quellen erfasst werden. Und er entscheidet, wie sie bearbeitet und wohin sie gesendet werden. Ist der Prozess erst einmal erstellt, läuft er danach automatisch ab. Mit einem Tastendruck am Display eines Multifunktionssystems wird er im Hintergrund gestartet.

Ein wahrer Dokumenten-Versteher KYOcapture ist nicht sehr wählerisch bei der Quelle der Dokumente. Diese können von Multifunktionssystemen, EMail-Clients, Faxgeräten, Desktop-PCs oder Netzwerk-Ordnern stammen. KYOcapture sortiert und verarbeitet Informationen nach den benutzerspezifischen Anforderungen.

KYOcapture liest Kopf- und Fußzeilen, Rechnungsnummern, Daten, Mehrwertsteuer-Informationen sowie alle anderen benötigten Daten. Darüber hinaus kann die Software so programmiert werden, dass sie auch Rechnungs- und andere Unternehmensformulare erkennt: Die Software-Lösung lässt sich in nahezu jede Netzwerk-Umgebung integrieren und ist

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MEHR DRIN

LIEBER ALS MEHR DRAN. A3 IM A4-LOOK. DIE NEUEN MULTIFUNKTIONSSYSTEME VON KYOCERA.

Die neuen s/w- und Farb-Multifunktionssysteme von KYOCERA beeindrucken mit einem völlig neuen Konzept. Sie verbinden professionelle High-End A4-Funktionalität mit dem Zusatzformat A3.

Durch den schnellen Zugriff auf die meistgenutzten Funktionen und die benutzerdefinierten Einstellungen ist das Handling kinderleicht. Profitieren Sie darüber hinaus von unübertroffener Wirtschaftlichkeit – und einem Design, das in jedem Office Glanzpunkte setzt.

FS-C8020MFP, FS-C8025MFP, FS-6025MFP und FS-6030MFP Mehr Wirtschaftlichkeit – durch die günstigsten Seitenpreise* Mehr Format – von A6 bis A3 mit max. 1.600 Blatt Papierkapazität Mehr Produktivität – durch schnelle erste Seite und bis zu 30 Seiten A4 pro Minute Mehr Komfort – mit intuitiv bedienbarem Farb-Touchdisplay und effizienten Scan-to-Funktionen Mehr Flexibilität – mit Druck-, Kopier- und Scan-Funktionalität (Fax optional) Mehr Rentabilität – durch langlebige Komponenten und höchste Zuverlässigkeit *In der jeweiligen Geräteklasse.

KYOCERA. Wirtschaftlicher drucken und kopieren.

KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH – Infoline 0800-8677876 – www.kyoceramita.de KYOCERA MITA Corporation – www.kyoceramita.com