Tilly Baute Innovatie en technologie in Facility Management

In de voorbije jaren hebben innovatie en technologie FM sterk beïnvloed. Door de digitalisering is het belang van data enorm gegroeid. Data bevatten relevante informatie die kmo’s kunnen gebruiken om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Hoe gaat een kmo daar best mee om?

Welke trends beïnvloeden FM?

“Een trend waar niemand nog aan voorbij kan, is het op een of andere manier automatisch bijsturen van het gas- en elektriciteitsverbruik. Die technologie staat nog niet helemaal op punt. Je moet vaak bijkomende intelligentie installeren om er efficiënter mee om te gaan”, zegt Tilly Baute. “In productiebedrijven wordt bijvoorbeeld meer en meer het gebruik van gereedschappen en toestellen gemeten: wie heeft wat, wanneer, hoe lang gebruikt? Zo kan heel wat nuttige info verzameld worden, maar de vraag is: wat doe je met al die data? Een kmo kan zich best laten begeleiden om verstandig met die data om te springen. Want de bedoeling moet zijn optimalisering, efficiënter gebruik en uiteindelijk een besparing realiseren. Maar je hebt natuurlijk niet altijd een beheersysteem nodig om pakweg te weten dat iets aan vervanging of aanvulling toe is.”

Een FMIS is een belangrijke facilitaire tool

Wanneer we technologie zeggen, denken we aan Facility Management Informatie Systemen (FMIS) en vrezen we dat dit gepaard gaat met dure investeringen. Wat is een FMIS precies en is dit weggelegd voor de doorsnee kmo?

Sam Van Laere: “FMIS zijn geïntegreerde systemen die de efficiëntie in de planning en uitvoering van facilitaire processen beogen te verhogen. Sommige leveranciers stellen hun Facility Management-software beschikbaar via de Cloud middels een SaaS-model (Software as a Service). De klant is dan flexibel in de samenstelling van zijn softwarelicentie en de kosten voor aanschaf en onderhoud. Verschillende modules worden aangeboden waarmee je processen zoals onderhoud, contractbeheer, duurzaam voorraadbeheer, space/werkplekken management, efficiënt afval- en recyclagebeleid tot energiebesparende maatregelen én meer kunt afdekken. Belangrijk is dus eerst goed na te gaan wat de kmo wil. Tien jaar geleden stelden leveranciers aan bedrijven voor alles in één keer te implementeren en te realiseren. Maar dat is een langdurige en moeilijke operatie. Te veel verandering in één keer botst bovendien op weerstand bij medewerkers en dan zijn de resultaten er ook niet naar. Wat we nu zien, zijn best practices. Er wordt ingezet op point solution systemen. Dat is een softwarepakket dat een bedrijf de mogelijkheid biedt met één systeem te beginnen om een specifiek probleem op te lossen. Kmo’s kunnen starten met een standaardconfiguratie die wordt geïmplementeerd en nadien gebeuren er aanpassingen en wordt het systeem geoptimaliseerd. Neem bijvoorbeeld de bezetting van vergaderzalen. Er worden sensoren en tablets geplaatst waarmee data verzameld worden. Je start dus klein, zodat alles beheersbaar en betaalbaar blijft én je sneller resultaten hebt. Na verloop van tijd kan je nog altijd uitbreiden. Op die manier kan een bedrijf de implementatiekost drukken. Daarna wordt de uitrol van het systeem verder bekeken.”

Meten is weten, maar...

Data verzamelen is één ding. Maar die data interpreteren en er conclusies uit trekken, is niet voor de hand liggend. “Als je die ruwe data bekijkt, dan geraak je er moeilijk wijs uit. Standaard dashboards helpen de data vertalen naar bruikbare cases: hoeveel keer is een bepaalde vergaderzaal bezet, wat was de temperatuur daar, hoeveel CO2 werd er gemeten, enz. Het systeem maakt het mogelijk om die data op een grafische manier weer te geven, zodat ze leesbaar zijn. Op basis van die gegevens kan je nadien een en ander bijsturen. FM-software kan kosten weergeven in dashboards, zoals per vierkante meter per jaar, per werkplek per maand of per gebruiker. Dankzij deze rapporten kan je besparingspotentieel identificeren op basis van trends, afwijkingen en interne of externe benchmarking”, stelt Sam Van Laere.

Naast operationele ondersteuning in Facility Management-processen –zoals ruimtebeheer, onderhouds- en service management – ondersteunt FMIS-software Facility Managers dus ook met waardevolle informatie en analyses die hen helpen de juiste beslissingen te nemen, maatregelen te implementeren, en resultaten te monitoren.

Sam Van Laere: “Zo kan je tot de conclusie komen dat de vergaderzaal quasi altijd bezet is, en er nood is aan extra vergaderruimtes en minder werkplekruimte. Het optimaliseren van vierkante meters is meestal ‘gevoelige materie’. Dankzij die data heb je een instrument in handen om je beslissing te motiveren.”

Conclusie is dat een kmo moet afwegen of het rendement opweegt tegen de kost. Pas dan is de investering te verantwoorden.

Opleiding FM slaat de brug met de praktijk

We vragen Tilly Baute hoe Odisee Hogeschool als enige aanbieder in België van de bacheloropleiding in Facility Management, het curriculum zo goed mogelijk afstemt op het werkveld, op de praktijk.

“Een aantal docenten staat met beide voeten in de praktijk, omdat zij naast het lesgeven ook een functie uitoefenen gerelateerd aan Facility Management. Als opleidingshoofd maak ik deel uit van de raad van bestuur van de vakvereniging Belfa (Belgian Facility Association). Het volledige docentenkorps is als lid aangesloten, neemt deel aan denktanks en rondetafels en breidt zijn netwerk uit binnen het FM-werkveld. Op die manier blijven we goed op de hoogte van recente ontwikkelingen en houden we de vinger aan de pols.”

De bacheloropleiding FM duurt drie jaar. Elk jaar studeren tussen de 30 en 40 studenten af. Zij hebben een heel brede opleiding genoten en zijn flexibele, leergierige young professionals met een hands-on mentaliteit. Ze komen terecht bij zorginstellingen, kmo’s, grote organisaties en (internationale) bedrijven, facilitaire dienstverleners, onderzoeks- en adviesbureaus. “De functie van Facility Manager kent de laatste tien jaar een serieuze opwaardering”, gaat Sam Van Laere verder. “Na een aantal jaren praktijkervaring te hebben opgedaan, vestigen sommige afgestudeerden zich soms als zelfstandig consultant in FM. Zij kunnen kmo’s met raad en daad bijstaan en meedenken in functie van hun noden en behoeften.” ■

Wie niet groot is, moet slim zijn

Vertrouw op onze jarenlange kmo-ervaring

Speciaal voor bedrijfsleiders en ondernemers vond SD Worx de dienstverlening van het sociaal secretariaat opnieuw uit. De passie en knowhow van onze payrollconsulenten en onze legal en hr-experten blijft natuurlijk overeind. Onze tools en services passen we voortdurend aan op maat van onze kmo-klanten. Wil jij ook slim tewerkstellen? We leggen je graag uit hoe we daarbij kunnen helpen!

www.sdworx.be/kmo

6 REDENEN 0M TRANSPORT & LOGISTICS TE BEZOEKEN:

• Ontmoet +300 exposanten en partners uit de logistieke sector

• Ontdek + 20.000m² aan beleving, demo’s en paviljoenen

• Ideale match met de logistieke vastgoed- en bouwsector met het nieuwe event ‘Logistic & Industrial Build’

• Focus op e-commerce met ‘eComHub & eComTalk’ in samenwerking met bpost, becommerce & safeshops

• Een zee aan conferenties door verschillende toonaangevende partners en sectorfederaties

• Kom netwerken met het juiste doelpubliek met beslissingsbevoegdheid

Zaken doen, kennis vergaren, innovaties opsnuiven en tegelijkertijd netwerken. Dit kan allemaal op Transport & Logistics Antwerpen. Registreer nu alvast gratis via de website en noteer 17, 18 en 19 oktober 2023 in uw agenda!

REGISTREER NU

VOOR GRATIS TOEGANG met code : BAAA1000 via www.transport-logistics.be

Of scan en registreer