Gerd Steegmans werkplekstrateeg? Wat doet een

Hoe richt een Kmo haar kantoor zo efficiënt en aantrekkelijk mogelijk in? Gerd Steegmans, oprichter en zaakvoerder van Eff3ct, weet er alles van. Sinds 2010 begeleidt hij bedrijven bij hun huisvesting, werkplekoptimalisatie en kantoorinrichting.

‘The city is our office’-visie

We ontmoeten werkplekstrateeg Gerd Steegmans in ‘De Balk van Beel’ aan de Schipvaartstraat in Leuven. Dit ambitieus gebouw van de hand van architect Stéphane Beel telt 106 unieke laagenergiewoningen, commerciële ruimtes en kantoren. Eff3ct – spreek uit

‘Effect’ – heeft er recent zijn intrek genomen.

“Ons nieuwe kantoor hebben we ingericht volgens de visie ‘The city is our office’. Op die manier hebben we de oppervlakte en bijbehorende footprint klein kunnen houden en maken we volop gebruik van de faciliteiten die de stad ons biedt”, zegt Gerd.

“Onze one-on-one meetings houden we in de beste en gezelligste koffiebar van de stad, net om de hoek. Vergaderen doen we al wandelend tijdens een ommetje rond de vaartkom. Lunchen kunnen we in de gezellige restaurants aan het water. Ons kantoor is er om samen te werken en te brainstormen.”

Toekomstgerichte organisatie van de werkomgeving

Al lang voor de war on talent en corona speelden, was Gerd in zijn visie en gedachtengang bezig met strategisch denken over werken.

“Het nieuwe werken (HNW) van de laatste jaren bracht met zich dat kantoren effectiever dienden te zijn: werkplekken afgestemd op de medewerkers en hun verantwoordelijkheden”, zegt de zaakvoerder van Eff3ct die vooral Kmo’s bijstaat.

“We bekijken niet alleen welk kantoorconcept het best bij een organisatie en haar medewerkers past, maar ontwikkelen ook een visie en strategie voor toekomstgerichte aanpassingen en nieuwe workflows op het niveau van individu, team en organisatie. Dat alles met respect voor de waarden, mensen en werkwijze van het bedrijf. Ook brengen we in kaart wat de concrete stappen zijn om dat concept te realiseren.”

Begin met een beperkt aantal stappen te nemen

Gerd Steegmans: “Meer en meer zijn Kmo’s zich bewust dat een zeer pragmatische aanpak loont. Als werkplekstrateeg komt het erop aan een positieve dialoog met management en medewerkers aan te gaan. Wie werkt momenteel waar en hoe? Wat heeft iedere werknemer nodig? Gaat het over hybride werken, een combinatie van op afstand en op kantoor werken? Videoconferencing hoeft niet meer zo ingewikkeld te klinken. Tegenwoordig volstaat al een laptop met Zoom, Teams of andere technologieën. Maar we denken vooral strategisch mee: waar wil het bedrijf naar toe? Welke gedragingen wil je als bedrijfsleider meer of minder zien? Corona heeft geleid tot thuiswerk en hybride werken. De digitalisering maakt dat medewerkers niet meer gebonden zijn aan een bepaalde werkplek. Het tijdstip waarop gewerkt wordt, is eveneens een flexibeler gegeven. Omdat medewerkers minder (graag) naar kantoor komen, moet de beschikbare oppervlakte vaak gedownsized en geoptimaliseerd worden. Na het strategisch intakegesprek met de bedrijfsleiding waarbij we kennis overbrengen, ideeën verzamelen en nagaan welk type van werkomgeving gewenst is, tekenen we samen de krijtlijnen uit. Daarna organiseren we b.v. een workshop waarbij we enkele medewerkers uit de verschillende afdelingen betrekken. Die kunnen het plan van aanpak terugkoppelen naar de collega’s zodat er draagvlak wordt gecreëerd.”

The sky is not the limit

Gerd Steegmans gaat ervan uit dat het budget voor elk bedrijf een beperkende factor is.

“Daarom maken we vaak eerst een haalbaarheidsstudie. Met enkele mensen kijken we hoe we de beschikbare kantooroppervlakte kunnen optimaliseren en geven dan een prijsvork. Soms heeft de bedrijfsleiding een budget vooropgesteld en vooraf zelf al keuzes gemaakt binnen dat budget. Ik denk b.v. aan akoestische oplossingen, of de vergaderzaal die futureproof moet gemaakt worden, de onthaalbalie die klantvriendelijker moet ogen, ...”

“Voorbij Het Nieuwe Werken”

Door corona ging de onderlinge verbinding tussen collega’s en met de werkgever erop achteruit. Om mensen terug meer naar kantoor te krijgen, moeten werkplekken aantrekkelijker worden en rekening houden met de uit te voeren activiteiten. Meer en meer wordt het kantoor een ontmoetings- en samenwerkplek. Om de totale werkervaring van iedere werknemer – de employee experience – sterk te verbeteren, schreef Gerd Steegmans samen met vijf Belgische coauteurs het boek “Voorbij Het Nieuwe Werken” dat bulkt van voorbeelden waar HNW succesvol werd geïntroduceerd. Je vindt er inspiratie over hoe je je organisatie in deze reusachtige uitdaging meekrijgt. De auteurs richten zich tot HR- en change managers, facility managers, IT- en communicatieverantwoordelijken en iedereen die wil meedenken over hoe werk in de toekomst georganiseerd wordt. “Het is een dialoogboek, waarmee we de lezers uitnodigen verder mee te schrijven aan de toekomst van werk.■

Meer info op www.futureofworkBE.org/community https://www.eff3ct.be