คํานํา สํานักนายกรัฐมนตรีไดออกระเบียบวาดวยการพัสดุดว ยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 เพื่อให สวนราชการและหนวยงานอื่นใชปฏิบัติงาน ตอมากรมบัญชีกลางซึ่งเปนผูรับผิดชอบงานกํากับและพัฒนา งานตรวจสอบภายในไดมีหนังสือถึงหัวหนาสวนราชการเพื่อสั่งการใหผูตรวจสอบภายในใหความสําคัญกับ การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางงาน/โครงการตางๆ ที่ควรดําเนินการโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส แตอาจจะ เสี่ยงการดําเนินการดวยวิธีนี้ เพื่อชวยใหผบู ริหารเกิดความมั่นใจวาการจัดซื้อจัดจางมีความถูกตองโปรงใส และสามารถตรวจสอบได มีผลการดําเนินงานบรรลุตามวัตถุประสงค รวมทั้งสรางความมั่นใจแกสาธารณชน ในความซื่อสัตยสุจริตและโปรงใสในการดําเนินงานของสวนราชการรวมทั้งเพื่อใหการตรวจสอบเปนไป อยางทั่วถึงและครอบคลุม สํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมมีการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการนี้ทุกป จึงไดจดั ทําคูมอื แนวทางการ ตรวจสอบการจัดซื้อ/จาง ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) เพือ่ เปนคูมือสําหรับการปฏิบัติงานและ ใชในการสอนงาน คณะทํางานหวังเปนอยางยิ่งวาคูมือองคความรูเรื่องดังกลาวจะเปนประโยชนแกผูที่เกีย่ วของทุกฝาย
คณะทํางานจัดทําความรู เรื่องแนวทางตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส สิงหาคม 2556
สารบัญ หนา บทที่ 1 บทนํา
1
บทที่ 2 การจัดทําแผนการปฏิบัติงานและแนวทางการตรวจสอบ
4
บทที่ 3 การแจงหนวยงานทีเ่ กี่ยวของและและขอขอมูลเพิ่มเติม
7
บทที่ 4 การศึกษาขอมูลและสอบทานกระบวนงานการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส
8
- กระบวนการจัดซือ้ /จางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส
15
บทที่ 5 การจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ
16
บทที่ 6 รายงานผลการตรวจสอบ
19
ภาคผนวก 1. แผนภูมแิ สดงขั้นตอนการดําเนินการ e-Auction 2. แผนการปฏิบัติงาน 3. แนวทางการปฏิบตั ิงานตรวจสอบ 4. หนังสือกระทรวงการคลัง/กรมบัญชีกลาง - ที่ กค (กวพ) 0421.3/ว 378 ลงวันที่ 24 ก.ย. 55 เรื่อง แนวทางการปฏิบตั ิงาน ในระบบ e-GP ระยะที่ 2 สําหรับหนวยงานที่ไดรับจัดสรรเงินงบประมาณ - ที่ กค (กวพอ) 0421.3/ว 419 ลงวันที่ 19 ต.ค. 55 เรื่อง การซักซอมความเขาใจเกีย่ วกับ การสงประกาศและเอกสารประกวดราคาดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกสให สํานักงานตรวจเงินแผนดินเพื่อการตรวจสอบ - ที่ กค 0421.3/ว 247 ลงวันที่ 14 ก.ค. 53 เรื่อง การกําหนดหลักเกณฑในการพิจารณา ประเภทสินคาและบริการหรืองานโครงการที่ไมตองดําเนินการจัดซื้อจัดจาง ดวยวิธีการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทาง อิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 - ที่ กค (กวพอ) 0408.4/ว 128 ลงวันที่ 19 เม.ย. 50 เรื่อง การอนุมัติยกเวนการปฏิบตั ติ าม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549
- ที่ กค (กวพอ) 0408.4/ว 124 ลงวันที่ 9 เม.ย. 50 เรื่อง ซอมความเขาใจแนวทาง ปฏิบัติเกี่ยวกับการกําหนดระยะเวลาค้ําประกันในหนังสือค้ําประกันของผูประสงค จะเสนอราคา - ที่ กค 0408/ว 423 ลงวันที่ 29 ต.ค. 53 เรื่อง การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบ อิเล็กทรอนิกส (e-Auction) 5. ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยวินยั ทางงบประมาณ และการคลัง พ.ศ. 2544 6. ประกาศคณะกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ 7. การกําชับใหผูบังคับบัญชารักษาวินัยของผูอยูใตบังคับบัญชา
บทที่ 1 บทนํา ความเปนมา ดวยมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 12 ตุลาคม 2553ไดมีขอสังเกต เรื่องการกําหนดราคากลางของ หนวยงานทีไ่ ดรับจัดสรรงบประมาณเพื่อการจัดซื้อจัดจาง ซึ่งอาจกําหนดราคากลางเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดซื้อ จัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส กรมบัญชีกลางจึงไดมหี นังสือ ดวนมาก ที่ กค 0408/ว 423 ลงวันที่ 29 ตุลาคม 2553 เรื่องการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) แจงใหทกุ สวน ราชการตองกํากับดูแลและควบคุมการดําเนินงานการจัดซื้อจัดจางทั่วไป และการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกสของหนวยงาน ใหมีความถูกตอง โปรงใสและสามารถตรวจสอบไดพรอมทั้งขอใหสวน ราชการใหความสําคัญกับการตรวจสอบการดําเนินงานจัดซื้อจัดจางของแผนงานโครงการตางๆ เพื่อใหผล การดําเนินงานบรรลุวัตถุประสงคเปาหมาย ประกอบกับแนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการประจําปงบประมาณ พ.ศ. 2554 ของ คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ ไดกําหนดประเด็นการตรวจสอบและประเมินผลภาค ราชการ การสอบทานกรณีปกติ เรื่องการตรวจสอบภายใน วาใหสอบทานการปฏิบัติงานของหนวยตรวจสอบ ภายใน ในการติดตามและตรวจสอบการประเมินมาตรฐานการจัดซื้อโดยรัฐ โดยใหสอบทานกระบวนการ จัดซื้อจัดจางตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แกไขเพิ่มเติม และระเบียบ สํานักนายกรํฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 ดังนั้น เพื่อใหกลุมตรวจสอบภายในในสังกัดสํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมสามารถตรวจสอบ ติดตามการประเมินมาตรฐานการจัดซื้อ ไดระบุเปาหมายตามที่กรมบัญชีกลาง และคณะกรรมการตรวจสอบ และประเมินผลภาคราชการกําหนด กลุมตรวจสอบภายใน จึงไดจัดทําแนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจาง ดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ขึ้นเพื่อใชเปนเครือ่ งมือในการปฏิบัติงานและการสอนงาน วัตถุประสงคของการจัดทําแนวทางการตรวจสอบ 1. เพื่อใหผูตรวจสอบภายในของกลุมตรวจสอบภายในในสังกัดสํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมมี แนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) เปนเครือ่ งมือในการปฏิบัติงาน การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจาง
2 2. เพื่อพัฒนางานการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ของ กลุมตรวจสอบภายในในสังกัดสํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรม ขอบเขตของการจัดทําแนวทางการตรวจสอบ 1. แนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) เปนการตรวจสอบ การดําเนินงานตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แกไขเพิ่มเติม และระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2559 และหนังสือสั่งการที่เกี่ยวของ ไมรวมถึงกระบวนการดําเนินงานตามระบบจัดซื้อจัดจางในระบบบริหารงานการเงินการคลังภาครัฐดวย ระบบอิเล็กทรอนิกส (GFMIS) 2. เพื่อใหผูอานสามารถทําความเขาใจแนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบ อิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ไดงายขึ้น ในบทที่ 4 ไดเสนอเนื้อหาการดําเนินการซื้อหรือจางดวยวิธกี ารทาง อิเล็กทรอนิกส ดังนี้ 2.1 ขั้นตอนการดําเนินงานจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส โดยเริม่ ตั้งแตการราง ขอบเขตของงานและรางเอกสารประกวดราคา การรายงานการขอซื้อขอจาง การพิจารณาวิธีการดําเนินการ จัดซื้อจัดจาง การดําเนินงานจัดหาดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) จนกระทั่งไดผูขายผูรับจาง ทําสัญญา และบันทึกรายการซื้อจางเขาระบบบริหารงานการเงินการคลังภาครัฐดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (GFMIS) 2.2 ผูที่เกี่ยวของในแตละขั้นตอน ซึ่งไดแก ผูมีอํานาจ เจาหนาที่พัสดุ หัวหนา เจาหนาที่พัสดุ และคณะกรรมการตางๆ 2.3 ขอควรรู และขอพึงระวังในแตละวันแตละขั้นตอน ซึ่งผูตรวจสอบภายในควรรูแ ละให ความสนใจเปนพิเศษ 2.4 เพื่อใหผูอา นสามารถตรวจสอบและศึกษาขอมูลเพิ่มเติมได จึงไดระบุขอกําหนดตาม ระเบียบและหนังสือสั่งการที่เกี่ยวของไวดวย 3. การตรวจสอบเนนที่ขั้นตอนตามกระบวนการจัดซื้อจัดจาง รวมถึงระยะเวลาในการดําเนินงาน ทัง้ ใน ภาพรวมและในแตละขั้นตอน วาเปนไปตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่ แกไขเพิม่ เติม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และ หนังสือสั่งการที่เกี่ยวของ จึงมีความจําเปนอยางยิ่งที่ผูอา นตองเขาใจในกระบวนการจัดซื้อจัดจางตามบทที่ 4 กอน
3 4. ขอบเขตการตรวจสอบ วิธีการตรวจสอบ และกระดาษทําการที่กําหนด ในแนวทางการตรวจสอบการ จัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ในบทที่ 4-5 ผูตรวจสอบภายในของแตละหนวยงาน สามารถปรับปรุง เปลี่ยนแปลงใหเหมาะสมกับผลการประเมินความเสี่ยงของหนวยงาน
บทที่ 2 การจัดทําแผนการปฏิบตั ิงานและแนวทางการตรวจสอบ กอนเริ่มการตรวจสอบผูตรวจสอบภายในควรจัดทําแผนการปฏิบัติงานตามภารกิจทีไ่ ดรับมอบหมาย ใหสอดคลองกับแผนการตรวจสอบประจําปเสมอ ในการวางแผนการปฏิบัติงานยังตองอาศัยขอมูลจากการ สํารวจขอมูลเบื้องตน การประเมินผลระบบการควบคุมภายใน รวมทัง้ ผลการประเมินความเสี่ยง เพื่อใหการ วางแผนการปฏิบัติงานในแตละเรื่องครอบคลุมประเด็นการตรวจสอบที่มีความสําคัญการวางแผนการ ปฏิบัติงานควรจัดทําเปนลายลักษณอักษรและมีลักษณะความยืดหยุน โดยสามารถแกไขปรับปรุงใหเหมาะสม ตามสถานะการณไดตลอดเวลา และตองผานการสอบทานและเห็นชอบจากหัวหนาหนวยงานตรวจสอบ ภายในเสมอ การวางแผนการปฏิบัติงานมีขั้นตอนดําเนินการดังนี้ 1. การกําหนดประเด็นการตรวจสอบ 2. การกําหนดวัตถุประสงคในการปฏิบัติงาน 3. การกําหนดขอบเขตการปฏิบัติงาน 4. การกําหนดแนวทางการปฏิบัติงาน 1. การกําหนดประเด็นการตรวจสอบ - เปนการสรุปประเด็นที่ตรวจพบสั้นๆ เพื่อใหผูอานเขาใจตรงกันกอนลงรายละเอียด - เนื่องจากเปนการตรวจสอบตามหลักความเสี่ยง ดังนั้นประเด็นที่เสนอตองเปน “ประเด็นดานการ ควบคุม” หรือปญหาดานการควบคุม Control Problem - หมายถึงจุดออนหรือขอบกพรองดานการควบคุม - ไมใชขอผิดพลาด-ลาชา ที่เกิดขึ้น ซึ่งเปนเพียงอาการ Symptom - ถาขอตรวจพบมีขอผิดพลาดเกิดขึน้ มากกวา 1 เรือ่ ง การนําเสนอประเด็นตองนําเสนอทุกเรือ่ งให ครบถวน 2. การกําหนดวัตถุประสงคในการปฏิบตั ิงาน ผูตรวจสอบควรกําหนดวัตถุประสงคของการปฏิบัติงานในเรื่อง หรือกิจกรรมที่ตรวจสอบ เพื่อใหทราบ วาเมื่อการตรวจสอบสิ้นสุดแลว ผูตรวจสอบจะสรุปประเด็นขอตรวจพบอะไรบางจากการกําหนด วัตถุประสงคของการปฏิบัติงาน ผูตรวจสอบควรกําหนดวัตถุประสงคใหครอบคลุมประเด็นการตรวจสอบที่ สําคัญ ๆ หรือที่ควรสนใจเปนพิเศษ โดยคํานึงถึงความเสีย่ งและการควบคุมเปนสําคัญ
5 3. การกําหนดขอบเขตการปฏิบตั ิงาน การกําหนดขอบเขตการปฏิบัติงานเปนการกําหนดเพื่อใหทราบวาจะตรวจสอบเรื่องอะไร ระยะเวลาที่ เหมาะสม ผูตรวจสอบภายในควรกําหนดขอบเขตของการปฏิบัติงานใหเพียงพอ ในอันที่จะชวยใหสามารถ ปฏิบัติงานใหบรรลุตามวัตถุประสงค ซึ่งควรกําหนดใหครอบคลุมถึงระบบการทํางานตาง ๆ เอกสารหลักฐาน รายงาน บุคลากร และทรัพยสินที่เกี่ยวของ 4. การกําหนดแนวทางการปฏิบัตงิ าน แนวทางการปฏิบัติงาน หมายถึง การกําหนดวิธีปฏิบัติงานในรายละเอียดที่ผูตรวจสอบภายในตอง จัดทําเปนลายลักษณอักษร แผนการปฏิบัติงานสําหรับการตรวจสอบภายในแตละเรื่องหรือกิจกรรม ควรประกอบดวย สาระสําคัญ ดังนี้ 1) เรื่องและหนวยรับตรวจ ควรกําหนดวาเปนแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบในเรื่องใดของ หนวยรับตรวจใดบาง 2) วัตถุประสงคในการปฏิบตั งิ าน เพื่อใหการตรวจสอบอยูภ ายในวัตถุประสงคและประเด็น ที่จะทําการตรวจสอบ 3) ขอบเขตการปฏิบัตงิ าน เพื่อใหการตรวจสอบมีความเปนไปไดตามปริมาณ คน/งาน ที่ กําหนด 4) แนวทางการปฏิบตั ิงาน ควรกําหนดขัน้ ตอนหรือวิธีการปฏิบัติงานตรวจสอบในแตละ เรื่องใหชัดเจนและเพียงพอ ระบุวิธีการในการคัดเลือกขอมูล การวิเคราะห การ ประเมินผล และการบันทึกขอมูลที่ไดรับระหวางการปฏิบัติงานตรวจสอบ รวมทั้ง กําหนดเทคนิคการตรวจสอบที่เหมาะสมอันจะชวยใหการตรวจสอบไดหลักฐาน ครบถวน และเพียงพอทีจ่ ะบรรลุวัตถุประสงค 5) ชื่อผูต รวจสอบภายในและระยะเวลาที่ตรวจสอบ เพื่อใหทราบวาใครเปนผูรับผิดชอบ 6) รางรายงานผลการตรวจสอบ แจงหนวยรับตรวจทราบพรอมขอขอมูล/เอกสารเพิ่มเติม (ถามี) เมื่อผูตรวจสอบภายในไดทําการสรุปรายงานเสร็จเรียบรอยแลว ผูตรวจสอบ ภายในตองจัดทํากระดาษทําการเพื่อบันทึกขอมูล ขอตรวจพบตาง ๆ ในระหวางการปฏิบัติงานนั้น ๆ รวมทั้งหลักฐานอางอิงในการเขียน รายงานและเสนอแนะแนวทางการแกไขปญหา/อุปสรรคตอไป
6 หมายเหตุ
กอนตรวจสอบเรื่อง e-Auction หรือเรื่องใดๆ ควรศึกษาจากผลการตรวจสอบที่รวบรวม
ไวเพื่อเปนแนวทางในการประเมินความเสี่ยงและเนนประเด็นที่การควบคุมยังไมเพียงพอ รวมทั้งควรดู สถานการณปจ จุบันที่เปลี่ยนแปลงดวย เชน เจาหนาที่พสั ดุคนใหม ครุภัณฑรายการใหม (ยังไมเคยจัดซื้อ มากอน)
บทที่ 3 การแจงหนวยงานที่เกี่ยวของและขอขอมูลเพิ่มเติม การจัดทําแผนการปฏิบัติงานและแนวทางการตรวจสอบ ผูตรวจสอบภายในจะจัดทําบันทึกขอความ เพื่อขอขอมูล เอกสาร และอื่น ๆ ที่เกี่ยวของกับการตรวจสอบ ดังนั้นการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการ ทางอิเล็กทรอนิกส เอกสารที่จะตองขอจากกลุมบริหารการคลังและพัสดุ สํานักบริหารกลาง (กคพ.สบก.) ไดแก 1. หนังสือแตงตั้งคณะกรรมการตาง ๆ ในการจัดซื้อ/จัดจางของโครงการที่ตรวจสอบ 2. รายงานการประชุมของคณะกรรมการกําหนดรางขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) และรางเอกสารประกวดราคา ทุกครั้งพรอมทั้งหลักฐานประกอบการเผยแพรรางขอบเขต TOR และรางเอกสารประกวดฯ ตามที่ไดเผยแพรบน website ของหนวยงาน (www.oie.go.th) และ ของกรมบัญชีกลาง (www.gprocurement.go.th) และขอเสนอแนะ วิจารณของสาธารณชน ที่เปนลายลักษณอกั ษรโดยเปดเผยและรางขอบเขตของงาน (TOR) และรางเอกสารประกวดฯ กรณีแกไข/หรือไมแกไขตามขอวิจารณ 3. หนังสืออนุมัติรางขอบเขตของงาน (TOR) และเอกสารประกวดราคาโดยหัวหนาสวนราชการ 4. รายงานขอซื้อ/ขอจางของโครงการที่ตรวจสอบ 5. รายงานการประชุมของคณะกรรมการประกวดราคาทุกครั้ง พรอมทั้งเอกสารประกอบ ไดแก ประกาศประกวดราคาโครงการฯ โดยกําหนดใหมีการจัดทําซองขอเสนอดานเทคนิค การวาง หลักประกันซอง วัน เวลาและสถานที่ท่ใี หยนื่ ซองขอเสนอดานเทคนิค หลักเกณฑการพิจารณา วันเคาะราคา และสถานที่ เปนตน 6. รายละเอียดเปนเอกสารเกี่ยวกับการดําเนินการจัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (ประมูลราคา) ซึ่งออกโดยผูใหบริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส 7. แบบฟอรมตาง ๆ ที่ระเบียบกําหนดใหออกโดยโปรแกรมระบบงาน (Application) 8. หนังสือและเอกสารอื่น ๆ ที่ประกอบการจัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส เชน ประกาศผูชนะการประกวดราคา หนังสือแจงผลการประกวดราคา ฯลฯ อนึ่ง ในการจัดทําบันทึกขอความถึง กคพ.สบก. เพื่อขอขอมูลดังกลาวผูเขียนบันทึกตองมีความรูใน การเขียนหนังสือราชการ
บทที่ 4 การศึกษาขอมูลและสอบทานกระบวนงานการจัดซื้อจัดจาง ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส คําจํากัดความ การพัสดุดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส หมายถึง การจัดหาพัสดุตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และฉบับที่แกไขเพิ่มเติมดวย วิธีการซื้อหรือการจางแตไมรวมถึง การจางที่ปรึกษา การจางออกแบบและควบคุมงาน การซื้อหรือการจางโดยวิธีพิเศษและวิธกี รณีพิเศษที่ สามารถทําไดตามระเบียบอืน่ โดยกําหนดใหผูเสนอราคาไดเสนอราคาแขงขันกันเองดวยระบบอิเล็กทรอนิกส ภายในระยะเวลา และ ณ สถานที่ที่กําหนดโดยไมเปดเผยตัวเลขที่มีการเสนอราคา (Sealed Bid Auction) Terms of Reference : TOR หมายถึง เอกสารที่กําหนดขอบเขตและรายละเอียดของภารกิจ ที่ผูวาจาง ตองการใหผูรับจางดําเนินการ รวมทั้งความรับผิดชอบอื่นๆ ของผูรับจางที่เกี่ยวของกับภารกิจนั้น ในการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกสมีข้นั ตอน ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 สอบทานการแตงตัง้ คณะกรรมการตางๆ โดยงานพัสดุจะจัดทําบันทึกเหตุผลความจําเปนในการจัดซื้อ/จาง พรอมเสนอรายชื่อคณะกรรมการ แตละคณะประกอบดวย คณะกรรมการกําหนดรางขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) และราง เอกสารประกวดราคา คณะกรรมการประกวดราคา และคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งาน ซึ่งเจาหนาที่พัสดุจะ ขออนุมัติตอหัวหนาสวนราชการ รายละเอียดสอบทาน ดังนี้ - หัวหนาสวนราชการเปนผูแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR และรางเอกสารประกวดราคา - สอบทานการแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR โดยหัวหนาสวนราชการเปนผูอนุมัติ ทั้งนี้ จะแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR จํานวนกี่คนก็ได ตามความจําเปนและเหมาะสม - คณะกรรมการราง TOR จะตองจัดทําราง TOR และรางเอกสารประกวดราคา เพื่อ นําไปเผยแพรลงในเว็บไซต โดยสอบทานจากรายงานการประชุมของคณะกรรมการราง TOR ทั้งนี้กอ นนําราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาเผยแพรตอ สาธารณชนตองไดรับ อนุมัติจากหัวหนาสวนราชการกอนเสมอ - สอบทานการเผยแพรราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาติดตอกันไมนอยกวา 3 วัน พรอมรับฟงคําวิจารณ ขอเสนอแนะ ความเห็นจากสาธารณชนมาพิจารณาปรับปรุงราง ขอบเขตของงานและรางเอกสารการประกวดราคา โดยฝายพัสดุ (เลขานุการ) จะเรียก รายงานสรุปรายละเอียดดังกลาวจากระบบคอมพิวเตอรมาเปนหลักฐานประกอบการซื้อ/จาง
9 สอบทานรายละเอียดในราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาที่ไดจดั ทํา อยางนอยตอง ประกอบดวย 1. ความเปนมา 2. วัตถุประสงค 3. คุณสมบัติผูเสนอราคา 4. แบบรูปรายการหรือคุณลักษณะเฉพาะ 5. ระยะเวลาดําเนินการ 6. ระยะเวลาสงมอบของหรืองาน 7. เงินงบประมาณโครงการ กรณีไมมีขอเสนอแนะหรือคําวิจารณ หนวยงานไมตองนําราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาลง ประกาศเผยแพรทางเว็บไซตอีก กรณีที่มีขอเสนอแนะ ความเห็นหรือคําวิจารณตอ งสอบทานการประชุมของคณะกรรมการราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาวาไดมีมติในการปรับปรุงแกไขหรือไมถามีการปรับปรุงแกไขหัวหนาสวน ราชการตองอนุมัติเห็นชอบกอนและจึงนําประกาศเผยแพรทางเว็บไซตอีกครั้งเปนเวลาไมนอยกวา 3 วัน - สอบทานการเผยแพรอีกครั้งหากมีการแกไขราง TOR จากรายละเอียดที่ออกโดยระบบ คอมพิวเตอร ขั้นตอนที่ 2 ขัน้ ตอนการประกวดราคา หลังจากที่ไดสอบทานบันทึกการอนุมัตแิ ตงตั้งคณะกรรมการประกวดราคาจากขั้นตอนที่ 1 แลว ระเบียบกําหนดองคประกอบของคณะกรรมการประกวดราคาในการจัดหาพัสดุวงเงินไมเกิน 10 ลานบาท มี คณะกรรมการไมนอยกวา 3 คน แตไมเกิน 7 คน จะมีกรรมการบุคคลภายนอกหรือไมก็ได โดยใหบคุ ลากร ของหนวยงานจัดหาพัสดุเปนกรรมการและเลขานุการ และจะแตงตั้งผูช วยเลขานุการดวยหรือไมกไ็ ด การจัดหาพัสดุในวงเงินเกิน 10 ลานบาทขึ้นไป ใหมีคณะกรรมการไมนอยกวา 5 คนแตไมเกิน 7 คน จะตองมีกรรมการบุคคลภายนอกอยางนอย 1 คนโดยใหเจาหนาที่พัสดุหรือที่เรียกชื่ออยางอื่น ในหนวยงานนั้น เปนกรรมการและเลขานุการ และจะแตงตั้งผูชวยเลขานุการดวยหรือไมก็ได ซึ่งองคประกอบ ในการแตงตั้งคณะกรรมการประกวดราคาเปนไปตามมติ ครม. 6 ต.ค. 52 (หนังสือสํานักเลขาธิการ คณะรัฐมนตรี ดวนที่สุด ที่ นร 0506/ ว 182 ลงวันที่ 12 ต.ค. 52)
10 - สอบทานบันทึกขอความเห็นชอบใหดําเนินการประกวดราคาซื้อ/จางดวยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกสซึ่งคณะกรรมการประกวดราคาจะเปนผูจ ัดทําและเสนอหัวหนาสวนราชการ (รายงานขอซือ้ /จาง ตามระเบียบฯ 35 ขอ 27) - สอบทานสําเนาประกาศประกวดราคาซื้อ/จางดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส ขอสังเกต ตามมติ ครม. 6 ต.ค. 52 ไดผอนผันไมตองแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR ฯ สําหรับ จัดหาพัสดุวงเงินไมเกิน 10 ลานบาท และงานกอสรางในโครงการที่มีแบบและขอกําหนดในการ กอสรางที่เปนมาตรฐานไวแลว ใหอยูใ นดุลพินิจของหัวหนาสวนราชการแตตองนํารางขอบเขต ของงานและรางเอกสารประกวดราคาดังกลาวเผยแพรทาง website ตามปกติ ขั้นตอนที่ 3 การเผยแพรประกาศประกวดราคาพรอมขายเอกสาร - ผูตรวจสอบตองตรวจสอบการเผยแพรประกาศพรอมเอกสารประกวดราคาโดยดูรายละเอียด การเผยแพรยอ นหลังไดจากเว็บไซดของกรมบัญชีกลาง (www.gprocurement.go.th) และ ของหนวยงาน (www.oie.go.th) ไดที่ขาวจัดซื้อจัดจางตองเผยแพรไมนอยกวา 3 วัน โดย ในประกาศตองกําหนด 1. คุณสมบัติของผูมีสิทธิเสนอราคา 2. การยื่นซองขอเสนอดานเทคนิคและการวางหลักประกันซอง 3. วัน เวลา และสถานที่ยื่นซองขอเสนอทางดานเทคนิค ทั้งนี้ คณะกรรมการวาดวยการพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (กวพ.อ.) ไดมหี นังสือ ดวนที่สุด ที่ กค (กวพอ) 0421.3/ว 419 ลงวันที่ 17 ต.ค. 55 ซักซอมความเขาใจเกี่ยวกับการสงประกาศและ เอกสารประกวดราคาฯ ใดกาํ หนดใหสวนราชการที่จัดหาพัสดุจัดสงประกาศและเอกสารประกวดราคาดวย วิธีการทางอิเล็กทรอนิกสพรอมเอกสารแนบให สตง. โดยใหเริ่มดําเนินการสงในวันทีด่ ําเนินการประกาศ ประกวดราคาฯ ในเว็บไซตของหนวยงานและของกรมบัญชีกลาง ขั้นตอนที่ 4 การรับซองขอเสนอทางดานเทคนิคและพิจารณาคุณสมบัติเบื้องตน - ตรวจสอบการรับซองขอเสนอทางดานเทคนิคและการพิจารณาคุณสมบัติเบื้องตนไดจาก รายงานการประชุมของคณะกรรมการประกวดราคาและหลักฐานประกอบการตรวจสอบ การพิจารณาคุณสมบัติเบื้องตน ดังนี้ 1. คุณสมบัติของผูรับจางสอบทานคุณสมบัติ (อาชีพรับจาง) ผลงานทีผ่ านมา สอดคลองกับงานที่จะจัดซื้อ/จางหรือไม
11 2. ตรวจสอบผูมีผลประโยชนรวมกันหรือไมกับผูเสนอราคารายอื่นที่เขาเสนอ ราคา และไมเปนผูมีผลประโยชนรวมกันกับผูใหบริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส ณ วันประกาศประมูลจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกสหรือไมเปนผูกระทําการอันเปน การขัดขวางการแขงขันราคาอยางเปนธรรมในการประมูลฯโดยดูจากหนังสือรับรอง การจดทะเบียนนิติบุคคล/สําเนาหนังสือบริคณหสนธิ/บัญชีรายชื่อกรรมการผูจัดการ/ ผูมอี ํานาจควบคุม (ถามี) ของแตละราย 3. ตรวจสอบหลักประกันซองโดยตรวจสอบระยะเวลาการค้ําประกันซอง คือตองมีระยะเวลาการค้ําประกัน เริ่มตั้งแตวนั ยื่นซองขอเสนอดานเทคนิค ครอบคลุมไปจนถึงวันสิ้นสุดการยืนยันราคาสุดทาย (หนังสือกรมบัญชีกลาง ดวนที่สุด ที่ กค (กวพอ) 0408.4/ว 124 ลงวันที่ 9 เม.ย. 50) ขั้นตอนที่ 5 พิจารณาผล แจงผลการคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องตน ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 กําหนดใหแจงผูเสนอราคาแตละรายทราบเฉพาะของตนโดยไมเปดเผยชื่อตอสาธารณชน เพื่อปองกัน การฮั้ว โดยตองตรวจสอบจากแบบแจงผล บก.004-1 ของแตละราย กรณีผานรายเดียว เดิม ครม. 6 ต.ค. 52 ผอนผันใหการดําเนินการคัดเลือกเบื้องตน เพื่อหาผูมีสิทธิเสนอราคาในกรณีที่มีผูมสี ิทธิเสนอราคารายเดียว หรือมีผูมสี ิทธิเสนอ ราคาเพียงรายเดียว เมื่อถึงเวลาเริ่มการเสนอราคาใหคณะกรรมการประกวดราคา พิจารณา หากมีเหตุผลสมควรจะดําเนินการตอไปไดกใ็ หตอรองราคากับผูเสนอราคา รายนั้นแลวเสนอหัวหนาสวนราชการพิจารณา ทั้งนี้ไดมกี ารยกเลิกการอนุมัติผอนผัน ตามหนังสือดวนที่สุด ที่ กค (กวพอ) 0421.3/ว 289 ลงวันที่ 30 ก.ค. 55 ใหหนวยงาน ที่จัดหาพัสดุยกเลิกการดําเนินการทั้งหมดแลว เริ่มดําเนินการใหมหรือจะขออนุมัติ จาก กวพ.อ. ดําเนินการจัดหาดวยวิธีการอืน่ ก็ได กรณีไมผานการคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องตน หากผูประสงคจะเสนอราคา ประสงคจะคัดคาน ผลการพิจารณา ก็ใหอุทธรณตอหัวหนาหนวยงานที่จะจัดหาพัสดุไดภายในสามวัน นับแต วันที่ไดรับแจงและใหหวั หนาหนวยงานพิจารณาใหเสร็จภายในเจ็ดวัน ระหวางการพิจารณา จะดําเนินการขั้นตอนตอไปมิได ทั้งนี้ หัวหนาหนวยงานจะตองแจงผลการพิจารณาให ผูคัดคานแตละรายทราบหากหัวหนาหนวยงานไมอาจแจงผลการพิจารณาวินจิ ฉัยใหผูคัดคาน
12 ทราบภายในเวลาที่กําหนด ใหถือวาคําอุทธรณนั้นฟงขึ้นใหคณะกรรมการฯ เพิ่มรายชื่อเปนผูมีสิทธิเสนอราคา และแจงใหผูอทุ ธรณทราบ (แบบ บก. 004-3) ทั้งนี้ คณะกรรมการประกวดฯ จะกําหนดหลักเกณฑการพิจารณาขอเสนอดานเทคนิค และพิจารณา ขอเสนอดานเทคนิคของผูเสนอราคากอนแจงผลการคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องตน ขั้นตอนที่ 6 การแจงนัดหมายผูมีสิทธิเสนอราคาเพื่อดําเนินการเขาสูกระบวนการเสนอราคา หลังจากไดผูมีสิทธิเสนอราคาแลวหนวยงานตองแจงนัดหมายตามแบบ บก. 005 ตองแนบแบบ บก. 006 แบบแจงชื่อผูแทนผูมีสิทธิเสนอราคาเขาสูกระบวนการเสนอราคา เพื่อใหผูมีสิทธิเสนอราคามายื่นเอกสาร ในวันเสนอราคา (วัน และเวลาที่กําหนดนัดหมาย ตองเปนวันและเวลาราชการ) โดยผูตรวจสอบสามารถสอบ ทานไดจากแบบ บก.005 ที่แนบไวกับตนเรือ่ งได ขั้นตอนที่ 7 กระบวนการเสนอราคา ในกระบวนการเสนอราคาตามระเบียบพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 ไดกําหนด หลักเกณฑตางๆไว ดังนี้ - คณะกรรมการประกวดราคาไมนอยกวากึ่งหนึ่งตองมาอยูในสถานทีจ่ ัดไว ณ สถานที่ ที่กําหนดใหตรวจสอบจากรายชื่อของคณะกรรมการประกวดราคาที่เขาประชุมตามรายงาน การประชุม - เมื่อถึงกําหนดนัดหมายผูมสี ิทธิเสนอราคายื่นแบบ บก.006 สําเนาหนังสือรับรองการ จดทะเบียนนิติบุคคล สําเนาบัตรประชาชนของผูแทนผูมีสิทธิเสนอราคา (ไมเกิน 3 ราย) และหนังสือมอบอํานาจใหตรวจสอบวาถูกตองหรือไม - ผูมีสทิ ธิเสนอราคาลงทะเบียนตอกรรมการที่ไดรับมอบหมายพรอมกับมอบ Username และ Password ใหกับผูมีสิทธิเสนอราคาที่มาลงทะเบียน - ประกาศรายชื่อผูมีสิทธิเสนอราคา/หมดสิทธิเสนอราคา - แจงผูลงทะเบียนเขาสูกระบวนการเสนอราคา - แจงราคาสูงสุดใหผูเสนอราคาทุกรายทราบ - ดูแลการเสนอราคาทุกขั้นตอน - เหลือเวลา 3-4 นาทีสุดทาย/หมดเวลาประธานแจงใหทราบ - ใหผูเสนอราคายืนยันราคาสุดทาย แบบ บก. 008
13 ผูตรวจสอบจะตรวจสอบตาม กระบวนการดังกลาวจากเอกสารที่เกี่ยวของ (ประกอบการซื้อ/จาง) และจากเอกสารที่ออกจากระบบงาน (Application) โดยผูใหบริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส เปนผูออก ใหคณะกรรมการประกวดราคา (หนังสือมอบอํานาจตองเปนฉบับจริง) ขั้นตอนที่ 8 ขัน้ ตอนการพิจารณาราคา ตามแนวทางการปฏิบัติตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทาง อิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 กําหนดใหคณะกรรมการประกวดราคาประชุมทันที เพื่อมีมติเพื่อเห็นสมควรรับ การเสนอราคารายใด และตองแสดงเหตุผลประกอบการพิจารณา โดยการตรวจสอบการปฏิบัติตามขั้นตอนดังกลาวไดจาก - รายงานการประชุมคณะกรรมการประกวดราคา - แบบตางๆ ทีอ่ อกจากระบบงาน (Application) เชน บก. 008 - หนังสือยืนยันราคาสุดทายจากบริษัท - รายการผลการพิจารณาการดําเนินการประกวดราคาจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ของ คณะกรรมการประกวดฯ พรอมกับบันทึกเสนอหัวหนาสวนราชการเสนอซื้อ/จางผูชนะการ เสนอราคา - คณะกรรมการประกวดราคา แจงใหผูมีสิทธิเสนอราคาทราบ ภายใน 3 วัน นับจากวันที่ หัวหนาสวนราชการใหความเห็น รายงาน กวพ.อ. ทราบ ประกาศทางเว็บไซตของ หนวยงาน/ของกรมบัญชีกลางอยางนอย 3 วัน (แบบ บก. 0101-1) ขั้นตอนที่ 9 การทําสัญญาจาง ผูตรวจสอบตองสอบทานวาในการจัดทําสัญญาซื้อ/จาง ไดจัดทําตามแบบที่ กวพ. กําหนด (ขอ 132) ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แกไขเพิ่มเติม รวมทั้งประกาศ คณะกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ เรื่องหลักเกณฑและวิธีการจัดทําและแสดงบัญชี รายการรับจายของโครงการที่บุคคลหรือนิติบุคคลเปนคูสัญญากับหนวยงานของรัฐ พ.ศ. 2554 การอนุมัติ จัดซื้อ/จางตลอดจนผูลงนามในสัญญาใชผูมีอํานาจหรือไม (หัวหนาสวนราชการ) คูส ัญญาลงนามเปนผูมี อํานาจลงนามหรือไม จากนัน้ ตองจัดสงสําเนาสัญญาใหสํานักงานการตรวจเงินแผนดินและกรมสรรพากร ภายใน 30 วัน นับตั้งแตวันทําสัญญาหรือขอตกลง (ขอ 135) ทั้งนี้ในการตรวจสอบแตละขั้นตอนผูตรวจสอบสามารถดูขอมูลแตละขั้นตอนจากเว็บไซต กรมบัญชีกลาง (www.gprocurement.go.th) ประกอบกับเอกสารที่หนวยงานจัดทําขึ้นและตองบันทึก รายละเอียดที่เกิดขึ้นไวในกระดาษทําการเสมอเพื่อประกอบการตรวจสอบและสรุปเพือ่ รายงานผลตอไป
14 หมายเหตุ
ในระหวางการตรวจสอบ (เรื่อง e-Auction หรือกิจกรรมอื่น) ผูตรวจสอบภายในควร
สอบทานการปฏิบัติงานของผูที่มีสวนเกีย่ วของตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยวินยั ทาง งบประมาณและการคลัง พ.ศ. 2544 เพื่อปองกันไมใหเกิดการกระทําความผิดทางวินยั ซึ่งตองรับโทษปรับทาง ปกครอง (ขาราชการและผูบงั คับบัญชาควรระมัดระวังตนเองและผูใตบังคับบัญชา) และเรื่องการกําชับให ผูบังคับบัญชารักษาวินัยของผูอยูใตบังคับบัญชา ตามหนังสือสํานักงาน ก.พ. ที่ นร 1011/ ว 12 ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2556
15 กระบวนการตรวจสอบการจัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ขั้นตอนที่ 1
ขั้นตอนที่ 2
ขั้นตอนที่ 3
ขั้นตอนที่ 4
การแตงตั้งคณะกรรมการตางๆ
การประกวดราคา
การเผยแพรประกาศประกวดราคาพรอมขาย
การรับซองขอเสนอทางดานเทคนิคและพิจารณา
- คณะกรรมการราง TOR ฯ
ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบบันทึกรายงาน
เอกสาร ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบการ
คุณสมบัติเบื้องตน ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบ
- คณะกรรมการประกวดราคา
ขอซื้อ/ขอจาง ตลอดจนเอกสารประกอบอื่นๆ
เผยแพรทาง Website ของหนวยงานและของ
เอกสารตางๆ ประกอบกับรายงานการประชุมของ
ตลอดจนนําราง TOR และรางเอกสารประกวด
ที่เกี่ยวของเปนไปตาม ระเบียบพัสดุ พ.ศ.
กรมบัญชีกลางและประกาศเผยแพรรวมทั้ง
คณะกรรมการประกวดราคา ดังนี้ เอกสารมีครบถวน
ราคาเผยแพร ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบ
2535 ขอ 27 และมติ ครม.ว 182 6 ต.ค. 52
การสงประกาศและเอกสารประกวดราคาฯ
หรือไม คุณสมบัติของผูเสนอราคาถูกตองตามเงื่อนไข
องคประกอบของคณะกรรมการตองเปนไป
ใหสํานักงานตรวจเงินแผนดิน ตามหนังสือ
หรือไม ความเปนผูมีผลประโยชนรวมกันและขอเสนอ
ตามมติ ครม. 6 ต.ค. 52
กค (กวพอ) 0421.3/ว419 ลงวันที่ 17 ต.ค. 55
ทางดานเทคนิคถูกตองหรือไม
(นร 0506/ว182 ลงวันที่ 12 ต.ค.52)
ขั้นตอนที่ 9
ขั้นตอนที่ 8
ขั้นตอนที่ 7
ขั้นตอนที่ 6
ขั้นตอนที่ 5
การทําสัญญาจาง
ขั้นตอนการพิจารณาผล
กระบวนการเสนอราคา
การแจงนัดหมายผูม ีสิทธิเสนอราคาเพือ่
พิจารณาผล แจงผลการคัดเลือก
ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบสําเนา
ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบรายงานผล
ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบรายงาน
ดําเนินการเขาสูก ระบวนการเสนอราคา
คุณสมบัติเบื้องตน
หนังสือใหสํานักงานตรวจเงินแผนดิน
การพิจารณาการดําเนินการประกวดฯ วา
การประชุมเปรียบเทียบกับรายงาน
ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบการแจงนัดหมาย
ผูตรวจสอบภายในตอง
และกรมสรรพากรวามีการจัดสง
สอดคลองกับผลที่ไดจากกระบวนการเสนอ
สรุปที่ออกโดยผูใหบริการตลาด
ตามแบบ บก. 005 และแบบ บก. 006 แบบแจง
ตรวจสอบสําเนาการแจงผลการ
สําเนาภายใน 30 วัน นับแตวันทํา
ราคา (ขั้นตอนที่ 7) หรือไม ตลอดจนวันที่
กลาง และเอกสารประกอบอื่นๆ ที่
รายชื่อผูแทนพรอมเอกสารประกอบ (สงผูแทน
พิจารณาผลวาเปนไปตาม
สัญญาหรือไม
เสนอรายงานและการประกาศผูชนะการ
ปรากฎ หรือการยึดหลักประกันซอง
ผูมีสิทธิเสนอราคารายละไมเกิน 3 คน)
เงื่อนไขหรือระเบียบที่กําหนด
ประกวดราคา
กรณีผูเสนอราคากระทําผิดเงื่อนไข
ไวหรือไม
ตาม ว.247 (ขอ 3)
บทที่ 5 การจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ เมื่อผูตรวจสอบภายในปฏิบตั ิงานตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบในแตละเรื่องเสร็จสิ้นแลวตอง จัดทํากระดาษทําการเรื่องที่ตรวจสอบเพื่อสรุปผลการตรวจแตละเรื่องตามประเด็นขอตรวจพบ กระดาษทําการ (Working Papers) คือ การจดบันทึกรายการที่เกิดจากการตรวจสอบ โดยแยกออกตาม หมวดหมู เพื่องายตอการวิเคราะหและการสอบทาน รวมทั้งใหความมัน่ ใจวารายการที่เกิดขึ้นในชวงที่ ตรวจสอบมีความถูกตอง หลักเกณฑการจัดทํากระดาษทําการ การจัดทํากระดาษทําการเปนการคัดยอ สรุปเฉพาะสิ่งที่เห็นวา สําคัญและจะชวยใหเขาใจรายงานผลการตรวจสอบดีขนึ้ สิ่งที่รวมไวในกระดาษทําการ 1. ขอมูลที่จําเปนตอการเขียนรายงานผลการตรวจสอบ 2. ขอมูลสําคัญประกอบรายการใดรายการหนึ่งที่ปรากฏในรายงานผลการตรวจสอบ 3. ขอมูลจําเปนสําหรับการตรวจสอบในครั้งตอไป 4. ขอมูลจําเปนที่จะใชในการแกไขรายการทางบัญชี 5. ถาไมเก็บขอมูลนั้นจะมีผลกระทบกระเทือนในรายงานผลการตรวจสอบหรือไม สาระสําคัญของกระดาษทําการ 1. ขอมูลกระดาษทําการที่จัดทํา 2. ขอมูลทั่วไปของเรื่องที่ตรวจสอบ 3. วัตถุประสงคในการตรวจสอบ 4. วิธีการตรวจสอบที่ใช 5. ขอบเขตการตรวจสอบ 6. รายละเอียดของเรื่องที่ตรวจสอบ 7. สรุปผลการตรวจสอบ 8. ขอเสนอแนะ/ความเห็นของผูตรวจสอบ 9. ขอคิดเห็น/ขอมูลเพิ่มเติมของหนวยรับตรวจ 10. ผูสอบทาน
17 ทั้งนี้ การจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ (Audit Finding) ของการตรวจสอบการ จัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ผูตรวจสอบภายในไดจัดทํากระดาษทําการสรุปการ ประกวดราคาจาง ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 ซึ่งเปนการสรุปภาพรวมกระบวนการจัด จางของโครงการที่ตรวจสอบ โดยมีกระบวนการที่สําคัญ ดังนี้ 1. การขออนุมัติแตงตั้งคณะกรรมการเพื่อดําเนินการจางฯ โดยวิธีประกวดราคาดวยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกส 2. คณะกรรมการกําหนดรางขอบเขตของงาน (TOR) และรางเอกสารประกวดราคา - จัดทํารางขอบเขตของงาน (TOR) และรางเอกสารประกวดราคา รวมถึงรางประกาศ เชิญชวน - รวบรวมคําวิจารณ ขอเสนอแนะ ความเห็นจากสาธารณชนมาพิจารณาและปรับปรุง ขอบเขตของงานและรางเอกสารประกวดราคา (ถาจําเปน) 3. คณะกรรมการประกวดราคาดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส - เผยแพรเอกสารเชิญชวน - รับซองขอเสนอดานเทคนิค - พิจารณาคัดเลือกผูมีคุณสมบัติเบื้องตน - พิจารณารับขอเสนอราคาของผูมีสิทธิเสนอราคาหลังจากกระบวนการเสนอราคาสิ้นสุด ลง 4. การรับและบันทึกบัญชีเมื่อรับหลักประกันซองของผูมายื่นขอเสนอ เมื่อพบประเด็นการตรวจสอบแลวจึงจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบผลการตรวจสอบ ในเรื่องดังกลาว โดยมีสาระสําคัญในกระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ ดังนี้ • หนวยรับตรวจ ระบุ กอง /สํานัก / ศูนย • กิจกรรมที่ตรวจสอบ ระบุการจัดซื้อ / จัดจางตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวย วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และทีแ่ กไขเพิม่ เติม • ประเด็นการตรวจสอบ ระบุการประกวดราคาจางโครงการที่ตรวจสอบไดปฏิบัติถูกตองตาม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่แกไข เพิ่มเติมหรือไม การดําเนินงาน/การจายเงินตามสัญญา เปนตน • วัตถุประสงคการตรวจสอบ ระบุเพื่อสอบทานกระบวนการจัดจางโครงการที่ตรวจสอบไดปฏิบัติ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่ แกไขเพิม่ เติม
18 • สิ่งที่ควรจะเปน / หลักเกณฑ (Criteria) ระบุกระบวนการจัดจางโครงการที่ตรวจสอบปฏิบัติ ถูกตองตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่แกไขเพิม่ เติม • สิ่งที่เปนอยู / ขอตรวจพบ (Condition) ระบุสิ่งที่ตรวจพบจากการสอบทานเอกสาร หลักฐาน และ สอบถามเจาหนาที่ผูปฏิบัติงาน โดยสวนหนึ่งสรุปจากกระดาษทําการสรุปการประกวดราคาจางฯ • ผลกระทบ (Effect) ระบุ ผลกระทบจากความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและแนวทางการควบคุม • สาเหตุ (Cause) ระบุ สาเหตุของการเกิดความเสี่ยงในประเด็นที่ตรวจพบ • ขอคิดเห็น / ขอเสนอแนะ (Recommendation) ระบุขอคิดเห็น / ขอเสนอแนะ หรือขอสังเกตของ หนวยตรวจสอบภายในตอเรื่องนั้น ๆ ทั้งนี้กรณีขอคิดเห็น / ขอเสนอแนะตองสามารถปฏิบัติไดเปรูป ธรรม • ขอคิดเห็นของหนวยรับตรวจ ระบุความคิดเห็น หรือขอมูลอื่น ๆ ของหนวยรับตรวจที่ไดจากการ สอบถามเปนลายลักษณอกั ษรหลังจากทีห่ นวยรับตรวจไดทบทวนรางรายงานผลการตรวจสอบใน ครั้งนั้น • ประเมินความเสี่ยงที่เหลืออยู ระบุระดับความเสี่ยงที่เหลืออยู ภายหลังการตรวจสอบการประกวด ราคาจางตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวา ดวยการพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่แกไขเพิม่ เติมแลว ตองประเมินความเสี่ยงที่ยังเหลืออยูจากการจัดซื้อ / จัดจางในครั้งนั้นวาหาก ยังมีความเสีย่ งเหลืออยูเปนระดับเทาใดโดยระบุทั้งโอกาสและผลกระทบคูกันและแสดงทายกระดาษ ทําการสรุปขอตรวจพบ หากความเสี่ยงสูงตองหารือรวมกับหนวยรับตรวจเพื่อควบคุมใหความเสี่ยงอยูในระดับที่ ยอมรับได (เสนอหัวหนาสวนราชการเพื่อพิจารณาใหความเห็นชอบหรือสั่งการ)
บทที่ 6 การรายงานผลการตรวจสอบ ทั้งนี้ เมื่อผูตรวจสอบภายในจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ (Audit Finding) เสร็จแลว จะจัดสงกระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ (รางรายงานผลการตรวจสอบ) ใหหนวยรับตรวจเพื่อพิจารณา หากมีขอคิดเห็น / ขอมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่กลาวไวในกระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ หนวยรับตรวจ จะไดแจงกลับเพื่อผูตรวจสอบภายในจะไดรับทราบเพื่อพิจารณาตอไป และรายงานไวในกระดาษทําการสรุป ขอตรวจพบเปนหลักฐาน หากมีเรื่องที่ผูบริหารตองทราบหรือพิจารณาผูตรวจสอบภายในจะเสนอรายงานผล การตรวจสอบใหผูบริหารรับทราบ หรือพิจารณาสั่งการ (แลวแตกรณี) กอนการรายงานประจําเดือน ในการจัดทํารายงานเปนการรายงานผลการปฏิบัติงานใหผูบริหารทราบถึงวัตถุประสงค ขอบเขต วิธี ปฏิบัติงานและผลการตรวจสอบขอมูลทั้งหมดทุกขัน้ ตอน สรุปขอบกพรองที่ตรวจพบ ประเด็นความเสี่ยงที่ สําคัญและการควบคุม รวมทัง้ เรื่องอื่น ๆ ที่ผูบริหารควรทราบ พรอมขอเสนอแนะในการแกไข/ปรับปรุง เพื่อ เสนอผูบริหารหรือผูที่เกี่ยวของพิจารณาสั่งการแกไข/ปรับปรุงตอไป การเสนอรายงานผลการปฏิบัติงานเปนเทคนิคอยางหนึ่งที่ผูตรวจสอบ ตองใหความสําคัญเอาใจใส เปนพิเศษเพราะรายงานนั้นแสดงใหเห็นถึงคุณภาพของการปฏิบัติงานของผูตรวจสอบภายในทั้งหมด ลักษณะ ของรายงานทีด่ ีตองเปนรายงานที่มีประโยชนตอผูอานรายงานเรื่องที่มสี าระสําคัญ ขอตรวจพบเปนเรื่องที่ตรง กับขอเท็จจริง ขอเสนอแนะหรือ ขอแนะนําเปนประโยชนและสามารถปฏิบัติได โดยสรุปลักษณะของรายงาน ผลการปฏิบัติงานที่ดี มีองคประกอบดังนี้ ถูกตอง (Accuracy) รายงานผลการปฏิบัติงานตองมีความถูกตอง ขอความทุกประโยค ตัวเลขทุกตัว เอกสารอางอิงทุกชนิดตองมาจากหลักฐานที่นาเชื่อถือ และผูตรวจสอบไดประเมินขอมูลเหลานั้นแลวการ อางอิงทุกครั้งตองมีเอกสารหลักฐานประกอบและสามารถใหคําอธิบายแลวพิสูจนขอ เท็จจริงไดทกุ เรื่อง การ รายงานสิ่งใดก็ยอมหมายความวาสิ่งนั้นผูตรวจสอบไดทราบหรือไดยอมรับแลววาเปนสิ่งที่ตรงตามขอเท็จจริง ชัดเจน (Clarity) หมายถึง ความสามารถในการสื่อขอความหรือความตองการของผูตรวจสอบ หรือ สิ่งที่ตองการเสนอใหผูอานรายงานเขาใจเชนเดียวกับผูตรวจสอบ โดยไมตองมีการตีความหรืออธิบายเพิ่มเติม กะทัดรัด (Conciseness) หมายถึง การตัดทอนความคิด ขอความ คําพูดที่ฟุมเฟอยหรือสิ่งที่ไมใช สาระสําคัญและสิ่งที่ไมเกี่ยวของ โดยตรงกับเรื่องที่จะรายงานออกไป ทันกาล (Timeliness) การเสนอรายงานตองกระทําภายในเวลาที่เหมาะสม ทันตอการแกไข สถานการณ ผูตรวจสอบภายในควรพิจารณาวาสิ่งที่ตรวจพบ ควรรายงานในขณะและเวลาใด เพราะผูบริหาร
20 ตองนําสิ่งที่เสนอในรายงานไปดําเนินการตอมิใชเก็บรายงานไวเปนจดหมายเหตุเพือ่ การศึกษาทาง ประวัติศาสตร สรางสรรค (Constructive Criticism) การรายงานควรแสดงใหเห็นคุณภาพและความจริงใจของผู ตรวจสอบ ผูรายงานควรชีใ้ หเห็นสวนดีของการปฏิบัติงานกอนที่จะกลาวถึงขอบกพรองตาง ๆ ที่ตองการให ปรับปรุง ทําใหผูอานคลอยตามคําแนะนํา และขอเสนอแนะ และมีความพอใจที่จะใหความรวมมือในการ แกไขปรับปรุง การวิจารณขอ บกพรองโดยไมมีการใหขอ เสนอแนะ หรือการวิจารณโดยปราศจากการ เสนอแนะขอยุติที่ชอบดวยเหตุเปนสิ่งที่ไมควรกระทํา จูงใจ (Pursuance) การเสนอรายงานควรจูงใจใหผูอานจับประเด็นไดตั้งแตตนจนจบ โดยการใช รูปแบบถอยคํา และศิลปะของภาษา ทําใหผูอานยอมรับและเกิดความรูสึกตองการแกไขปญหาหรือขอแนะนํา ที่ผูตรวจสอบเสนอในรายงาน โดยชี้ใหเห็นปญหา ประโยชนรวมกันและประโยชนตอองคกร ไมตําหนิโดย ไมมีขอเสนอแนะในเชิงสรางสรรค ใหทราบถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึน้ หากไมแกไข รูปแบบการรายงานผลการปฏิบัติงานที่ใชกันโดยทัว่ ไป มีดังนี้ 1. การรายงานเปนลายลักษณอักษร (Written Report) เปนวิธีการรายงานที่มีลักษณะเปนทางการใช รายงานผลการปฏิบัติงานเมื่อการตรวจสอบงานหนึ่งงานใดแลวเสร็จ ผูตรวจสอบภายในจะตองจัดทํารายงาน สรุปผลการตรวจสอบ เสนอความเห็นหรือขอเสนอแนะเปนลายลักษณอักษรเสนอตอผูบริหาร 2. การรายงานดวยวาจา (Oral Report) แยกเปน 2.1 การรายงานดวยวาจาที่ไมเปนทางการ สวนใหญใชกับรายงานที่ตองกระทําโดยเรงดวน เพื่อใหทนั ตอเหตุการณ จะใชในกรณีที่ควรแจงใหผูบริหารหรือหัวหนาหนวยรับตรวจทราบ ทันทีที่ตรวจพบเพราะหากปลอยใหลาชาอาจมีความเสียหายมากขึน้ 2.2 การรายงานดวยวาจาที่เปนทางการ เปนการรายงานโดยการเขียนรายงานและมีการนําเสนอ ดวยวาจาประกอบ นอกจากนี้ การรายงานดวยวาจายังใชในกรณีเสนอรายงานผลความคืบหนา หรือผลการตรวจสอบโครงการพิเศษที่ไดรับมอบหมายจากผูบริหาร เพื่อขอความเห็นเกีย่ วกับ ขอเท็จจริงที่ตรวจพบ หรือขอความคิดเห็นเพิ่มเติม หรือขอความชวยเหลือในกรณีการ ตรวจสอบมีปญหาหรืออุปสรรค เชน ผูรับตรวจไมใหความรวมมือหรือไมไดเอกสารบางอยาง เพื่อการตรวจสอบ - ควรสงรางรายงานใหหนวยรับตรวจทราบเพื่อสอบทาน/ใหขอมูลเพิ่มเติม เพื่อใหรายงาน หมายเหตุ มีความสมบูรณ - หากหนวยรับตรวจมีขอทักทวง กลุมตรวจสอบภายในตองชี้แจงขอทักทวงจนยุตจิ ึงจะออก รายงานประจําเดือนไดตามปกติ
ภาคผนวก
คณะจัดทําคูมอื องคความรู คณะทํางานประมวลและกลั่นกรองความรูด านเศรษฐกิจอุตสาหกรรม 1. ผูเชี่ยวชาญดานการชี้นําและเตือนภัยภาคอุตสาหกรรม
ประธานคณะทํางาน
2. ผูเชี่ยวชาญดานการพัฒนาอุตสาหกรรม
คณะทํางาน
3. นางนาฏนดา จันทรสุข
คณะทํางาน
4. นายอุดร พันกระจัด
คณะทํางาน
5. นายกฤษฎา นุรักษ
คณะทํางานและเลขานุการ
คณะทํางานจัดทําองคความรูเรื่องแนวทางตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส 1. นางสาวจริยา เดนดวง
ประธาน
2. นายกฤษฏา นุรักษ
คณะทํางาน
3. นางสาวศิวพร พราหมณเวทอุดม
คณะทํางาน
4. นางนาฏนดา จันทรสุข
คณะทํางานและเลขานุการ
1. แผนภูมแิ สดงขั้นตอนการดําเนินการ e-Auction
2. แผนการปฏิบัติงาน
3. แนวทางการปฏิบตั ิงานตรวจสอบ
4. หนังสือกระทรวงการคลัง/กรมบัญชีกลาง
5. ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยวินัยทางงบประมาณ และการคลัง พ.ศ. 2544
6. ประกาศคณะกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ
7. การกําชับใหผูบังคับบัญชารักษาวินัยของผูอยูใตบังคับบัญชา