Km knowledge 01 2556 pdf

Page 1

คํานํา สํานักนายกรัฐมนตรีไดออกระเบียบวาดวยการพัสดุดว ยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 เพื่อให สวนราชการและหนวยงานอื่นใชปฏิบัติงาน ตอมากรมบัญชีกลางซึ่งเปนผูรับผิดชอบงานกํากับและพัฒนา งานตรวจสอบภายในไดมีหนังสือถึงหัวหนาสวนราชการเพื่อสั่งการใหผูตรวจสอบภายในใหความสําคัญกับ การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางงาน/โครงการตางๆ ที่ควรดําเนินการโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส แตอาจจะ เสี่ยงการดําเนินการดวยวิธีนี้ เพื่อชวยใหผบู ริหารเกิดความมั่นใจวาการจัดซื้อจัดจางมีความถูกตองโปรงใส และสามารถตรวจสอบได มีผลการดําเนินงานบรรลุตามวัตถุประสงค รวมทั้งสรางความมั่นใจแกสาธารณชน ในความซื่อสัตยสุจริตและโปรงใสในการดําเนินงานของสวนราชการรวมทั้งเพื่อใหการตรวจสอบเปนไป อยางทั่วถึงและครอบคลุม สํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมมีการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการนี้ทุกป จึงไดจดั ทําคูมอื แนวทางการ ตรวจสอบการจัดซื้อ/จาง ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) เพือ่ เปนคูมือสําหรับการปฏิบัติงานและ ใชในการสอนงาน คณะทํางานหวังเปนอยางยิ่งวาคูมือองคความรูเรื่องดังกลาวจะเปนประโยชนแกผูที่เกีย่ วของทุกฝาย

คณะทํางานจัดทําความรู เรื่องแนวทางตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส สิงหาคม 2556


สารบัญ หนา บทที่ 1 บทนํา

1

บทที่ 2 การจัดทําแผนการปฏิบัติงานและแนวทางการตรวจสอบ

4

บทที่ 3 การแจงหนวยงานทีเ่ กี่ยวของและและขอขอมูลเพิ่มเติม

7

บทที่ 4 การศึกษาขอมูลและสอบทานกระบวนงานการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส

8

- กระบวนการจัดซือ้ /จางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส

15

บทที่ 5 การจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ

16

บทที่ 6 รายงานผลการตรวจสอบ

19

ภาคผนวก 1. แผนภูมแิ สดงขั้นตอนการดําเนินการ e-Auction 2. แผนการปฏิบัติงาน 3. แนวทางการปฏิบตั ิงานตรวจสอบ 4. หนังสือกระทรวงการคลัง/กรมบัญชีกลาง - ที่ กค (กวพ) 0421.3/ว 378 ลงวันที่ 24 ก.ย. 55 เรื่อง แนวทางการปฏิบตั ิงาน ในระบบ e-GP ระยะที่ 2 สําหรับหนวยงานที่ไดรับจัดสรรเงินงบประมาณ - ที่ กค (กวพอ) 0421.3/ว 419 ลงวันที่ 19 ต.ค. 55 เรื่อง การซักซอมความเขาใจเกีย่ วกับ การสงประกาศและเอกสารประกวดราคาดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกสให สํานักงานตรวจเงินแผนดินเพื่อการตรวจสอบ - ที่ กค 0421.3/ว 247 ลงวันที่ 14 ก.ค. 53 เรื่อง การกําหนดหลักเกณฑในการพิจารณา ประเภทสินคาและบริการหรืองานโครงการที่ไมตองดําเนินการจัดซื้อจัดจาง ดวยวิธีการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทาง อิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 - ที่ กค (กวพอ) 0408.4/ว 128 ลงวันที่ 19 เม.ย. 50 เรื่อง การอนุมัติยกเวนการปฏิบตั ติ าม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549


- ที่ กค (กวพอ) 0408.4/ว 124 ลงวันที่ 9 เม.ย. 50 เรื่อง ซอมความเขาใจแนวทาง ปฏิบัติเกี่ยวกับการกําหนดระยะเวลาค้ําประกันในหนังสือค้ําประกันของผูประสงค จะเสนอราคา - ที่ กค 0408/ว 423 ลงวันที่ 29 ต.ค. 53 เรื่อง การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบ อิเล็กทรอนิกส (e-Auction) 5. ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยวินยั ทางงบประมาณ และการคลัง พ.ศ. 2544 6. ประกาศคณะกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ 7. การกําชับใหผูบังคับบัญชารักษาวินัยของผูอยูใตบังคับบัญชา


บทที่ 1 บทนํา ความเปนมา ดวยมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 12 ตุลาคม 2553ไดมีขอสังเกต เรื่องการกําหนดราคากลางของ หนวยงานทีไ่ ดรับจัดสรรงบประมาณเพื่อการจัดซื้อจัดจาง ซึ่งอาจกําหนดราคากลางเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดซื้อ จัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส กรมบัญชีกลางจึงไดมหี นังสือ ดวนมาก ที่ กค 0408/ว 423 ลงวันที่ 29 ตุลาคม 2553 เรื่องการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) แจงใหทกุ สวน ราชการตองกํากับดูแลและควบคุมการดําเนินงานการจัดซื้อจัดจางทั่วไป และการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกสของหนวยงาน ใหมีความถูกตอง โปรงใสและสามารถตรวจสอบไดพรอมทั้งขอใหสวน ราชการใหความสําคัญกับการตรวจสอบการดําเนินงานจัดซื้อจัดจางของแผนงานโครงการตางๆ เพื่อใหผล การดําเนินงานบรรลุวัตถุประสงคเปาหมาย ประกอบกับแนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการประจําปงบประมาณ พ.ศ. 2554 ของ คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ ไดกําหนดประเด็นการตรวจสอบและประเมินผลภาค ราชการ การสอบทานกรณีปกติ เรื่องการตรวจสอบภายใน วาใหสอบทานการปฏิบัติงานของหนวยตรวจสอบ ภายใน ในการติดตามและตรวจสอบการประเมินมาตรฐานการจัดซื้อโดยรัฐ โดยใหสอบทานกระบวนการ จัดซื้อจัดจางตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แกไขเพิ่มเติม และระเบียบ สํานักนายกรํฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 ดังนั้น เพื่อใหกลุมตรวจสอบภายในในสังกัดสํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมสามารถตรวจสอบ ติดตามการประเมินมาตรฐานการจัดซื้อ ไดระบุเปาหมายตามที่กรมบัญชีกลาง และคณะกรรมการตรวจสอบ และประเมินผลภาคราชการกําหนด กลุมตรวจสอบภายใน จึงไดจัดทําแนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจาง ดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ขึ้นเพื่อใชเปนเครือ่ งมือในการปฏิบัติงานและการสอนงาน วัตถุประสงคของการจัดทําแนวทางการตรวจสอบ 1. เพื่อใหผูตรวจสอบภายในของกลุมตรวจสอบภายในในสังกัดสํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมมี แนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) เปนเครือ่ งมือในการปฏิบัติงาน การตรวจสอบการจัดซื้อจัดจาง


2 2. เพื่อพัฒนางานการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ของ กลุมตรวจสอบภายในในสังกัดสํานักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรม ขอบเขตของการจัดทําแนวทางการตรวจสอบ 1. แนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) เปนการตรวจสอบ การดําเนินงานตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แกไขเพิ่มเติม และระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2559 และหนังสือสั่งการที่เกี่ยวของ ไมรวมถึงกระบวนการดําเนินงานตามระบบจัดซื้อจัดจางในระบบบริหารงานการเงินการคลังภาครัฐดวย ระบบอิเล็กทรอนิกส (GFMIS) 2. เพื่อใหผูอานสามารถทําความเขาใจแนวทางการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยระบบ อิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ไดงายขึ้น ในบทที่ 4 ไดเสนอเนื้อหาการดําเนินการซื้อหรือจางดวยวิธกี ารทาง อิเล็กทรอนิกส ดังนี้ 2.1 ขั้นตอนการดําเนินงานจัดซื้อจัดจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกส โดยเริม่ ตั้งแตการราง ขอบเขตของงานและรางเอกสารประกวดราคา การรายงานการขอซื้อขอจาง การพิจารณาวิธีการดําเนินการ จัดซื้อจัดจาง การดําเนินงานจัดหาดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) จนกระทั่งไดผูขายผูรับจาง ทําสัญญา และบันทึกรายการซื้อจางเขาระบบบริหารงานการเงินการคลังภาครัฐดวยระบบอิเล็กทรอนิกส (GFMIS) 2.2 ผูที่เกี่ยวของในแตละขั้นตอน ซึ่งไดแก ผูมีอํานาจ เจาหนาที่พัสดุ หัวหนา เจาหนาที่พัสดุ และคณะกรรมการตางๆ 2.3 ขอควรรู และขอพึงระวังในแตละวันแตละขั้นตอน ซึ่งผูตรวจสอบภายในควรรูแ ละให ความสนใจเปนพิเศษ 2.4 เพื่อใหผูอา นสามารถตรวจสอบและศึกษาขอมูลเพิ่มเติมได จึงไดระบุขอกําหนดตาม ระเบียบและหนังสือสั่งการที่เกี่ยวของไวดวย 3. การตรวจสอบเนนที่ขั้นตอนตามกระบวนการจัดซื้อจัดจาง รวมถึงระยะเวลาในการดําเนินงาน ทัง้ ใน ภาพรวมและในแตละขั้นตอน วาเปนไปตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่ แกไขเพิม่ เติม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และ หนังสือสั่งการที่เกี่ยวของ จึงมีความจําเปนอยางยิ่งที่ผูอา นตองเขาใจในกระบวนการจัดซื้อจัดจางตามบทที่ 4 กอน


3 4. ขอบเขตการตรวจสอบ วิธีการตรวจสอบ และกระดาษทําการที่กําหนด ในแนวทางการตรวจสอบการ จัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (e-Auction) ในบทที่ 4-5 ผูตรวจสอบภายในของแตละหนวยงาน สามารถปรับปรุง เปลี่ยนแปลงใหเหมาะสมกับผลการประเมินความเสี่ยงของหนวยงาน


บทที่ 2 การจัดทําแผนการปฏิบตั ิงานและแนวทางการตรวจสอบ กอนเริ่มการตรวจสอบผูตรวจสอบภายในควรจัดทําแผนการปฏิบัติงานตามภารกิจทีไ่ ดรับมอบหมาย ใหสอดคลองกับแผนการตรวจสอบประจําปเสมอ ในการวางแผนการปฏิบัติงานยังตองอาศัยขอมูลจากการ สํารวจขอมูลเบื้องตน การประเมินผลระบบการควบคุมภายใน รวมทัง้ ผลการประเมินความเสี่ยง เพื่อใหการ วางแผนการปฏิบัติงานในแตละเรื่องครอบคลุมประเด็นการตรวจสอบที่มีความสําคัญการวางแผนการ ปฏิบัติงานควรจัดทําเปนลายลักษณอักษรและมีลักษณะความยืดหยุน โดยสามารถแกไขปรับปรุงใหเหมาะสม ตามสถานะการณไดตลอดเวลา และตองผานการสอบทานและเห็นชอบจากหัวหนาหนวยงานตรวจสอบ ภายในเสมอ การวางแผนการปฏิบัติงานมีขั้นตอนดําเนินการดังนี้ 1. การกําหนดประเด็นการตรวจสอบ 2. การกําหนดวัตถุประสงคในการปฏิบัติงาน 3. การกําหนดขอบเขตการปฏิบัติงาน 4. การกําหนดแนวทางการปฏิบัติงาน 1. การกําหนดประเด็นการตรวจสอบ - เปนการสรุปประเด็นที่ตรวจพบสั้นๆ เพื่อใหผูอานเขาใจตรงกันกอนลงรายละเอียด - เนื่องจากเปนการตรวจสอบตามหลักความเสี่ยง ดังนั้นประเด็นที่เสนอตองเปน “ประเด็นดานการ ควบคุม” หรือปญหาดานการควบคุม Control Problem - หมายถึงจุดออนหรือขอบกพรองดานการควบคุม - ไมใชขอผิดพลาด-ลาชา ที่เกิดขึ้น ซึ่งเปนเพียงอาการ Symptom - ถาขอตรวจพบมีขอผิดพลาดเกิดขึน้ มากกวา 1 เรือ่ ง การนําเสนอประเด็นตองนําเสนอทุกเรือ่ งให ครบถวน 2. การกําหนดวัตถุประสงคในการปฏิบตั ิงาน ผูตรวจสอบควรกําหนดวัตถุประสงคของการปฏิบัติงานในเรื่อง หรือกิจกรรมที่ตรวจสอบ เพื่อใหทราบ วาเมื่อการตรวจสอบสิ้นสุดแลว ผูตรวจสอบจะสรุปประเด็นขอตรวจพบอะไรบางจากการกําหนด วัตถุประสงคของการปฏิบัติงาน ผูตรวจสอบควรกําหนดวัตถุประสงคใหครอบคลุมประเด็นการตรวจสอบที่ สําคัญ ๆ หรือที่ควรสนใจเปนพิเศษ โดยคํานึงถึงความเสีย่ งและการควบคุมเปนสําคัญ


5 3. การกําหนดขอบเขตการปฏิบตั ิงาน การกําหนดขอบเขตการปฏิบัติงานเปนการกําหนดเพื่อใหทราบวาจะตรวจสอบเรื่องอะไร ระยะเวลาที่ เหมาะสม ผูตรวจสอบภายในควรกําหนดขอบเขตของการปฏิบัติงานใหเพียงพอ ในอันที่จะชวยใหสามารถ ปฏิบัติงานใหบรรลุตามวัตถุประสงค ซึ่งควรกําหนดใหครอบคลุมถึงระบบการทํางานตาง ๆ เอกสารหลักฐาน รายงาน บุคลากร และทรัพยสินที่เกี่ยวของ 4. การกําหนดแนวทางการปฏิบัตงิ าน แนวทางการปฏิบัติงาน หมายถึง การกําหนดวิธีปฏิบัติงานในรายละเอียดที่ผูตรวจสอบภายในตอง จัดทําเปนลายลักษณอักษร แผนการปฏิบัติงานสําหรับการตรวจสอบภายในแตละเรื่องหรือกิจกรรม ควรประกอบดวย สาระสําคัญ ดังนี้ 1) เรื่องและหนวยรับตรวจ ควรกําหนดวาเปนแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบในเรื่องใดของ หนวยรับตรวจใดบาง 2) วัตถุประสงคในการปฏิบตั งิ าน เพื่อใหการตรวจสอบอยูภ ายในวัตถุประสงคและประเด็น ที่จะทําการตรวจสอบ 3) ขอบเขตการปฏิบัตงิ าน เพื่อใหการตรวจสอบมีความเปนไปไดตามปริมาณ คน/งาน ที่ กําหนด 4) แนวทางการปฏิบตั ิงาน ควรกําหนดขัน้ ตอนหรือวิธีการปฏิบัติงานตรวจสอบในแตละ เรื่องใหชัดเจนและเพียงพอ ระบุวิธีการในการคัดเลือกขอมูล การวิเคราะห การ ประเมินผล และการบันทึกขอมูลที่ไดรับระหวางการปฏิบัติงานตรวจสอบ รวมทั้ง กําหนดเทคนิคการตรวจสอบที่เหมาะสมอันจะชวยใหการตรวจสอบไดหลักฐาน ครบถวน และเพียงพอทีจ่ ะบรรลุวัตถุประสงค 5) ชื่อผูต รวจสอบภายในและระยะเวลาที่ตรวจสอบ เพื่อใหทราบวาใครเปนผูรับผิดชอบ 6) รางรายงานผลการตรวจสอบ แจงหนวยรับตรวจทราบพรอมขอขอมูล/เอกสารเพิ่มเติม (ถามี) เมื่อผูตรวจสอบภายในไดทําการสรุปรายงานเสร็จเรียบรอยแลว ผูตรวจสอบ ภายในตองจัดทํากระดาษทําการเพื่อบันทึกขอมูล ขอตรวจพบตาง ๆ ในระหวางการปฏิบัติงานนั้น ๆ รวมทั้งหลักฐานอางอิงในการเขียน รายงานและเสนอแนะแนวทางการแกไขปญหา/อุปสรรคตอไป


6 หมายเหตุ

กอนตรวจสอบเรื่อง e-Auction หรือเรื่องใดๆ ควรศึกษาจากผลการตรวจสอบที่รวบรวม

ไวเพื่อเปนแนวทางในการประเมินความเสี่ยงและเนนประเด็นที่การควบคุมยังไมเพียงพอ รวมทั้งควรดู สถานการณปจ จุบันที่เปลี่ยนแปลงดวย เชน เจาหนาที่พสั ดุคนใหม ครุภัณฑรายการใหม (ยังไมเคยจัดซื้อ มากอน)


บทที่ 3 การแจงหนวยงานที่เกี่ยวของและขอขอมูลเพิ่มเติม การจัดทําแผนการปฏิบัติงานและแนวทางการตรวจสอบ ผูตรวจสอบภายในจะจัดทําบันทึกขอความ เพื่อขอขอมูล เอกสาร และอื่น ๆ ที่เกี่ยวของกับการตรวจสอบ ดังนั้นการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการ ทางอิเล็กทรอนิกส เอกสารที่จะตองขอจากกลุมบริหารการคลังและพัสดุ สํานักบริหารกลาง (กคพ.สบก.) ไดแก 1. หนังสือแตงตั้งคณะกรรมการตาง ๆ ในการจัดซื้อ/จัดจางของโครงการที่ตรวจสอบ 2. รายงานการประชุมของคณะกรรมการกําหนดรางขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) และรางเอกสารประกวดราคา ทุกครั้งพรอมทั้งหลักฐานประกอบการเผยแพรรางขอบเขต TOR และรางเอกสารประกวดฯ ตามที่ไดเผยแพรบน website ของหนวยงาน (www.oie.go.th) และ ของกรมบัญชีกลาง (www.gprocurement.go.th) และขอเสนอแนะ วิจารณของสาธารณชน ที่เปนลายลักษณอกั ษรโดยเปดเผยและรางขอบเขตของงาน (TOR) และรางเอกสารประกวดฯ กรณีแกไข/หรือไมแกไขตามขอวิจารณ 3. หนังสืออนุมัติรางขอบเขตของงาน (TOR) และเอกสารประกวดราคาโดยหัวหนาสวนราชการ 4. รายงานขอซื้อ/ขอจางของโครงการที่ตรวจสอบ 5. รายงานการประชุมของคณะกรรมการประกวดราคาทุกครั้ง พรอมทั้งเอกสารประกอบ ไดแก ประกาศประกวดราคาโครงการฯ โดยกําหนดใหมีการจัดทําซองขอเสนอดานเทคนิค การวาง หลักประกันซอง วัน เวลาและสถานที่ท่ใี หยนื่ ซองขอเสนอดานเทคนิค หลักเกณฑการพิจารณา วันเคาะราคา และสถานที่ เปนตน 6. รายละเอียดเปนเอกสารเกี่ยวกับการดําเนินการจัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (ประมูลราคา) ซึ่งออกโดยผูใหบริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส 7. แบบฟอรมตาง ๆ ที่ระเบียบกําหนดใหออกโดยโปรแกรมระบบงาน (Application) 8. หนังสือและเอกสารอื่น ๆ ที่ประกอบการจัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส เชน ประกาศผูชนะการประกวดราคา หนังสือแจงผลการประกวดราคา ฯลฯ อนึ่ง ในการจัดทําบันทึกขอความถึง กคพ.สบก. เพื่อขอขอมูลดังกลาวผูเขียนบันทึกตองมีความรูใน การเขียนหนังสือราชการ


บทที่ 4 การศึกษาขอมูลและสอบทานกระบวนงานการจัดซื้อจัดจาง ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส คําจํากัดความ การพัสดุดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส หมายถึง การจัดหาพัสดุตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และฉบับที่แกไขเพิ่มเติมดวย วิธีการซื้อหรือการจางแตไมรวมถึง การจางที่ปรึกษา การจางออกแบบและควบคุมงาน การซื้อหรือการจางโดยวิธีพิเศษและวิธกี รณีพิเศษที่ สามารถทําไดตามระเบียบอืน่ โดยกําหนดใหผูเสนอราคาไดเสนอราคาแขงขันกันเองดวยระบบอิเล็กทรอนิกส ภายในระยะเวลา และ ณ สถานที่ที่กําหนดโดยไมเปดเผยตัวเลขที่มีการเสนอราคา (Sealed Bid Auction) Terms of Reference : TOR หมายถึง เอกสารที่กําหนดขอบเขตและรายละเอียดของภารกิจ ที่ผูวาจาง ตองการใหผูรับจางดําเนินการ รวมทั้งความรับผิดชอบอื่นๆ ของผูรับจางที่เกี่ยวของกับภารกิจนั้น ในการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกสมีข้นั ตอน ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 สอบทานการแตงตัง้ คณะกรรมการตางๆ โดยงานพัสดุจะจัดทําบันทึกเหตุผลความจําเปนในการจัดซื้อ/จาง พรอมเสนอรายชื่อคณะกรรมการ แตละคณะประกอบดวย คณะกรรมการกําหนดรางขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) และราง เอกสารประกวดราคา คณะกรรมการประกวดราคา และคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งาน ซึ่งเจาหนาที่พัสดุจะ ขออนุมัติตอหัวหนาสวนราชการ รายละเอียดสอบทาน ดังนี้ - หัวหนาสวนราชการเปนผูแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR และรางเอกสารประกวดราคา - สอบทานการแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR โดยหัวหนาสวนราชการเปนผูอนุมัติ ทั้งนี้ จะแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR จํานวนกี่คนก็ได ตามความจําเปนและเหมาะสม - คณะกรรมการราง TOR จะตองจัดทําราง TOR และรางเอกสารประกวดราคา เพื่อ นําไปเผยแพรลงในเว็บไซต โดยสอบทานจากรายงานการประชุมของคณะกรรมการราง TOR ทั้งนี้กอ นนําราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาเผยแพรตอ สาธารณชนตองไดรับ อนุมัติจากหัวหนาสวนราชการกอนเสมอ - สอบทานการเผยแพรราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาติดตอกันไมนอยกวา 3 วัน พรอมรับฟงคําวิจารณ ขอเสนอแนะ ความเห็นจากสาธารณชนมาพิจารณาปรับปรุงราง ขอบเขตของงานและรางเอกสารการประกวดราคา โดยฝายพัสดุ (เลขานุการ) จะเรียก รายงานสรุปรายละเอียดดังกลาวจากระบบคอมพิวเตอรมาเปนหลักฐานประกอบการซื้อ/จาง


9 สอบทานรายละเอียดในราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาที่ไดจดั ทํา อยางนอยตอง ประกอบดวย 1. ความเปนมา 2. วัตถุประสงค 3. คุณสมบัติผูเสนอราคา 4. แบบรูปรายการหรือคุณลักษณะเฉพาะ 5. ระยะเวลาดําเนินการ 6. ระยะเวลาสงมอบของหรืองาน 7. เงินงบประมาณโครงการ กรณีไมมีขอเสนอแนะหรือคําวิจารณ หนวยงานไมตองนําราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาลง ประกาศเผยแพรทางเว็บไซตอีก กรณีที่มีขอเสนอแนะ ความเห็นหรือคําวิจารณตอ งสอบทานการประชุมของคณะกรรมการราง TOR และรางเอกสารประกวดราคาวาไดมีมติในการปรับปรุงแกไขหรือไมถามีการปรับปรุงแกไขหัวหนาสวน ราชการตองอนุมัติเห็นชอบกอนและจึงนําประกาศเผยแพรทางเว็บไซตอีกครั้งเปนเวลาไมนอยกวา 3 วัน - สอบทานการเผยแพรอีกครั้งหากมีการแกไขราง TOR จากรายละเอียดที่ออกโดยระบบ คอมพิวเตอร ขั้นตอนที่ 2 ขัน้ ตอนการประกวดราคา หลังจากที่ไดสอบทานบันทึกการอนุมัตแิ ตงตั้งคณะกรรมการประกวดราคาจากขั้นตอนที่ 1 แลว ระเบียบกําหนดองคประกอบของคณะกรรมการประกวดราคาในการจัดหาพัสดุวงเงินไมเกิน 10 ลานบาท มี คณะกรรมการไมนอยกวา 3 คน แตไมเกิน 7 คน จะมีกรรมการบุคคลภายนอกหรือไมก็ได โดยใหบคุ ลากร ของหนวยงานจัดหาพัสดุเปนกรรมการและเลขานุการ และจะแตงตั้งผูช วยเลขานุการดวยหรือไมกไ็ ด การจัดหาพัสดุในวงเงินเกิน 10 ลานบาทขึ้นไป ใหมีคณะกรรมการไมนอยกวา 5 คนแตไมเกิน 7 คน จะตองมีกรรมการบุคคลภายนอกอยางนอย 1 คนโดยใหเจาหนาที่พัสดุหรือที่เรียกชื่ออยางอื่น ในหนวยงานนั้น เปนกรรมการและเลขานุการ และจะแตงตั้งผูชวยเลขานุการดวยหรือไมก็ได ซึ่งองคประกอบ ในการแตงตั้งคณะกรรมการประกวดราคาเปนไปตามมติ ครม. 6 ต.ค. 52 (หนังสือสํานักเลขาธิการ คณะรัฐมนตรี ดวนที่สุด ที่ นร 0506/ ว 182 ลงวันที่ 12 ต.ค. 52)


10 - สอบทานบันทึกขอความเห็นชอบใหดําเนินการประกวดราคาซื้อ/จางดวยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกสซึ่งคณะกรรมการประกวดราคาจะเปนผูจ ัดทําและเสนอหัวหนาสวนราชการ (รายงานขอซือ้ /จาง ตามระเบียบฯ 35 ขอ 27) - สอบทานสําเนาประกาศประกวดราคาซื้อ/จางดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส ขอสังเกต ตามมติ ครม. 6 ต.ค. 52 ไดผอนผันไมตองแตงตั้งคณะกรรมการราง TOR ฯ สําหรับ จัดหาพัสดุวงเงินไมเกิน 10 ลานบาท และงานกอสรางในโครงการที่มีแบบและขอกําหนดในการ กอสรางที่เปนมาตรฐานไวแลว ใหอยูใ นดุลพินิจของหัวหนาสวนราชการแตตองนํารางขอบเขต ของงานและรางเอกสารประกวดราคาดังกลาวเผยแพรทาง website ตามปกติ ขั้นตอนที่ 3 การเผยแพรประกาศประกวดราคาพรอมขายเอกสาร - ผูตรวจสอบตองตรวจสอบการเผยแพรประกาศพรอมเอกสารประกวดราคาโดยดูรายละเอียด การเผยแพรยอ นหลังไดจากเว็บไซดของกรมบัญชีกลาง (www.gprocurement.go.th) และ ของหนวยงาน (www.oie.go.th) ไดที่ขาวจัดซื้อจัดจางตองเผยแพรไมนอยกวา 3 วัน โดย ในประกาศตองกําหนด 1. คุณสมบัติของผูมีสิทธิเสนอราคา 2. การยื่นซองขอเสนอดานเทคนิคและการวางหลักประกันซอง 3. วัน เวลา และสถานที่ยื่นซองขอเสนอทางดานเทคนิค ทั้งนี้ คณะกรรมการวาดวยการพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส (กวพ.อ.) ไดมหี นังสือ ดวนที่สุด ที่ กค (กวพอ) 0421.3/ว 419 ลงวันที่ 17 ต.ค. 55 ซักซอมความเขาใจเกี่ยวกับการสงประกาศและ เอกสารประกวดราคาฯ ใดกาํ หนดใหสวนราชการที่จัดหาพัสดุจัดสงประกาศและเอกสารประกวดราคาดวย วิธีการทางอิเล็กทรอนิกสพรอมเอกสารแนบให สตง. โดยใหเริ่มดําเนินการสงในวันทีด่ ําเนินการประกาศ ประกวดราคาฯ ในเว็บไซตของหนวยงานและของกรมบัญชีกลาง ขั้นตอนที่ 4 การรับซองขอเสนอทางดานเทคนิคและพิจารณาคุณสมบัติเบื้องตน - ตรวจสอบการรับซองขอเสนอทางดานเทคนิคและการพิจารณาคุณสมบัติเบื้องตนไดจาก รายงานการประชุมของคณะกรรมการประกวดราคาและหลักฐานประกอบการตรวจสอบ การพิจารณาคุณสมบัติเบื้องตน ดังนี้ 1. คุณสมบัติของผูรับจางสอบทานคุณสมบัติ (อาชีพรับจาง) ผลงานทีผ่ านมา สอดคลองกับงานที่จะจัดซื้อ/จางหรือไม


11 2. ตรวจสอบผูมีผลประโยชนรวมกันหรือไมกับผูเสนอราคารายอื่นที่เขาเสนอ ราคา และไมเปนผูมีผลประโยชนรวมกันกับผูใหบริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส ณ วันประกาศประมูลจางดวยระบบอิเล็กทรอนิกสหรือไมเปนผูกระทําการอันเปน การขัดขวางการแขงขันราคาอยางเปนธรรมในการประมูลฯโดยดูจากหนังสือรับรอง การจดทะเบียนนิติบุคคล/สําเนาหนังสือบริคณหสนธิ/บัญชีรายชื่อกรรมการผูจัดการ/ ผูมอี ํานาจควบคุม (ถามี) ของแตละราย 3. ตรวจสอบหลักประกันซองโดยตรวจสอบระยะเวลาการค้ําประกันซอง คือตองมีระยะเวลาการค้ําประกัน เริ่มตั้งแตวนั ยื่นซองขอเสนอดานเทคนิค ครอบคลุมไปจนถึงวันสิ้นสุดการยืนยันราคาสุดทาย (หนังสือกรมบัญชีกลาง ดวนที่สุด ที่ กค (กวพอ) 0408.4/ว 124 ลงวันที่ 9 เม.ย. 50) ขั้นตอนที่ 5 พิจารณาผล แจงผลการคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องตน ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 กําหนดใหแจงผูเสนอราคาแตละรายทราบเฉพาะของตนโดยไมเปดเผยชื่อตอสาธารณชน เพื่อปองกัน การฮั้ว โดยตองตรวจสอบจากแบบแจงผล บก.004-1 ของแตละราย กรณีผานรายเดียว เดิม ครม. 6 ต.ค. 52 ผอนผันใหการดําเนินการคัดเลือกเบื้องตน เพื่อหาผูมีสิทธิเสนอราคาในกรณีที่มีผูมสี ิทธิเสนอราคารายเดียว หรือมีผูมสี ิทธิเสนอ ราคาเพียงรายเดียว เมื่อถึงเวลาเริ่มการเสนอราคาใหคณะกรรมการประกวดราคา พิจารณา หากมีเหตุผลสมควรจะดําเนินการตอไปไดกใ็ หตอรองราคากับผูเสนอราคา รายนั้นแลวเสนอหัวหนาสวนราชการพิจารณา ทั้งนี้ไดมกี ารยกเลิกการอนุมัติผอนผัน ตามหนังสือดวนที่สุด ที่ กค (กวพอ) 0421.3/ว 289 ลงวันที่ 30 ก.ค. 55 ใหหนวยงาน ที่จัดหาพัสดุยกเลิกการดําเนินการทั้งหมดแลว เริ่มดําเนินการใหมหรือจะขออนุมัติ จาก กวพ.อ. ดําเนินการจัดหาดวยวิธีการอืน่ ก็ได กรณีไมผานการคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องตน หากผูประสงคจะเสนอราคา ประสงคจะคัดคาน ผลการพิจารณา ก็ใหอุทธรณตอหัวหนาหนวยงานที่จะจัดหาพัสดุไดภายในสามวัน นับแต วันที่ไดรับแจงและใหหวั หนาหนวยงานพิจารณาใหเสร็จภายในเจ็ดวัน ระหวางการพิจารณา จะดําเนินการขั้นตอนตอไปมิได ทั้งนี้ หัวหนาหนวยงานจะตองแจงผลการพิจารณาให ผูคัดคานแตละรายทราบหากหัวหนาหนวยงานไมอาจแจงผลการพิจารณาวินจิ ฉัยใหผูคัดคาน


12 ทราบภายในเวลาที่กําหนด ใหถือวาคําอุทธรณนั้นฟงขึ้นใหคณะกรรมการฯ เพิ่มรายชื่อเปนผูมีสิทธิเสนอราคา และแจงใหผูอทุ ธรณทราบ (แบบ บก. 004-3) ทั้งนี้ คณะกรรมการประกวดฯ จะกําหนดหลักเกณฑการพิจารณาขอเสนอดานเทคนิค และพิจารณา ขอเสนอดานเทคนิคของผูเสนอราคากอนแจงผลการคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องตน ขั้นตอนที่ 6 การแจงนัดหมายผูมีสิทธิเสนอราคาเพื่อดําเนินการเขาสูกระบวนการเสนอราคา หลังจากไดผูมีสิทธิเสนอราคาแลวหนวยงานตองแจงนัดหมายตามแบบ บก. 005 ตองแนบแบบ บก. 006 แบบแจงชื่อผูแทนผูมีสิทธิเสนอราคาเขาสูกระบวนการเสนอราคา เพื่อใหผูมีสิทธิเสนอราคามายื่นเอกสาร ในวันเสนอราคา (วัน และเวลาที่กําหนดนัดหมาย ตองเปนวันและเวลาราชการ) โดยผูตรวจสอบสามารถสอบ ทานไดจากแบบ บก.005 ที่แนบไวกับตนเรือ่ งได ขั้นตอนที่ 7 กระบวนการเสนอราคา ในกระบวนการเสนอราคาตามระเบียบพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 ไดกําหนด หลักเกณฑตางๆไว ดังนี้ - คณะกรรมการประกวดราคาไมนอยกวากึ่งหนึ่งตองมาอยูในสถานทีจ่ ัดไว ณ สถานที่ ที่กําหนดใหตรวจสอบจากรายชื่อของคณะกรรมการประกวดราคาที่เขาประชุมตามรายงาน การประชุม - เมื่อถึงกําหนดนัดหมายผูมสี ิทธิเสนอราคายื่นแบบ บก.006 สําเนาหนังสือรับรองการ จดทะเบียนนิติบุคคล สําเนาบัตรประชาชนของผูแทนผูมีสิทธิเสนอราคา (ไมเกิน 3 ราย) และหนังสือมอบอํานาจใหตรวจสอบวาถูกตองหรือไม - ผูมีสทิ ธิเสนอราคาลงทะเบียนตอกรรมการที่ไดรับมอบหมายพรอมกับมอบ Username และ Password ใหกับผูมีสิทธิเสนอราคาที่มาลงทะเบียน - ประกาศรายชื่อผูมีสิทธิเสนอราคา/หมดสิทธิเสนอราคา - แจงผูลงทะเบียนเขาสูกระบวนการเสนอราคา - แจงราคาสูงสุดใหผูเสนอราคาทุกรายทราบ - ดูแลการเสนอราคาทุกขั้นตอน - เหลือเวลา 3-4 นาทีสุดทาย/หมดเวลาประธานแจงใหทราบ - ใหผูเสนอราคายืนยันราคาสุดทาย แบบ บก. 008


13 ผูตรวจสอบจะตรวจสอบตาม กระบวนการดังกลาวจากเอกสารที่เกี่ยวของ (ประกอบการซื้อ/จาง) และจากเอกสารที่ออกจากระบบงาน (Application) โดยผูใหบริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส เปนผูออก ใหคณะกรรมการประกวดราคา (หนังสือมอบอํานาจตองเปนฉบับจริง) ขั้นตอนที่ 8 ขัน้ ตอนการพิจารณาราคา ตามแนวทางการปฏิบัติตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทาง อิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 กําหนดใหคณะกรรมการประกวดราคาประชุมทันที เพื่อมีมติเพื่อเห็นสมควรรับ การเสนอราคารายใด และตองแสดงเหตุผลประกอบการพิจารณา โดยการตรวจสอบการปฏิบัติตามขั้นตอนดังกลาวไดจาก - รายงานการประชุมคณะกรรมการประกวดราคา - แบบตางๆ ทีอ่ อกจากระบบงาน (Application) เชน บก. 008 - หนังสือยืนยันราคาสุดทายจากบริษัท - รายการผลการพิจารณาการดําเนินการประกวดราคาจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ของ คณะกรรมการประกวดฯ พรอมกับบันทึกเสนอหัวหนาสวนราชการเสนอซื้อ/จางผูชนะการ เสนอราคา - คณะกรรมการประกวดราคา แจงใหผูมีสิทธิเสนอราคาทราบ ภายใน 3 วัน นับจากวันที่ หัวหนาสวนราชการใหความเห็น รายงาน กวพ.อ. ทราบ ประกาศทางเว็บไซตของ หนวยงาน/ของกรมบัญชีกลางอยางนอย 3 วัน (แบบ บก. 0101-1) ขั้นตอนที่ 9 การทําสัญญาจาง ผูตรวจสอบตองสอบทานวาในการจัดทําสัญญาซื้อ/จาง ไดจัดทําตามแบบที่ กวพ. กําหนด (ขอ 132) ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แกไขเพิ่มเติม รวมทั้งประกาศ คณะกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ เรื่องหลักเกณฑและวิธีการจัดทําและแสดงบัญชี รายการรับจายของโครงการที่บุคคลหรือนิติบุคคลเปนคูสัญญากับหนวยงานของรัฐ พ.ศ. 2554 การอนุมัติ จัดซื้อ/จางตลอดจนผูลงนามในสัญญาใชผูมีอํานาจหรือไม (หัวหนาสวนราชการ) คูส ัญญาลงนามเปนผูมี อํานาจลงนามหรือไม จากนัน้ ตองจัดสงสําเนาสัญญาใหสํานักงานการตรวจเงินแผนดินและกรมสรรพากร ภายใน 30 วัน นับตั้งแตวันทําสัญญาหรือขอตกลง (ขอ 135) ทั้งนี้ในการตรวจสอบแตละขั้นตอนผูตรวจสอบสามารถดูขอมูลแตละขั้นตอนจากเว็บไซต กรมบัญชีกลาง (www.gprocurement.go.th) ประกอบกับเอกสารที่หนวยงานจัดทําขึ้นและตองบันทึก รายละเอียดที่เกิดขึ้นไวในกระดาษทําการเสมอเพื่อประกอบการตรวจสอบและสรุปเพือ่ รายงานผลตอไป


14 หมายเหตุ

ในระหวางการตรวจสอบ (เรื่อง e-Auction หรือกิจกรรมอื่น) ผูตรวจสอบภายในควร

สอบทานการปฏิบัติงานของผูที่มีสวนเกีย่ วของตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยวินยั ทาง งบประมาณและการคลัง พ.ศ. 2544 เพื่อปองกันไมใหเกิดการกระทําความผิดทางวินยั ซึ่งตองรับโทษปรับทาง ปกครอง (ขาราชการและผูบงั คับบัญชาควรระมัดระวังตนเองและผูใตบังคับบัญชา) และเรื่องการกําชับให ผูบังคับบัญชารักษาวินัยของผูอยูใตบังคับบัญชา ตามหนังสือสํานักงาน ก.พ. ที่ นร 1011/ ว 12 ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2556


15 กระบวนการตรวจสอบการจัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 4

การแตงตั้งคณะกรรมการตางๆ

การประกวดราคา

การเผยแพรประกาศประกวดราคาพรอมขาย

การรับซองขอเสนอทางดานเทคนิคและพิจารณา

- คณะกรรมการราง TOR ฯ

ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบบันทึกรายงาน

เอกสาร ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบการ

คุณสมบัติเบื้องตน ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบ

- คณะกรรมการประกวดราคา

ขอซื้อ/ขอจาง ตลอดจนเอกสารประกอบอื่นๆ

เผยแพรทาง Website ของหนวยงานและของ

เอกสารตางๆ ประกอบกับรายงานการประชุมของ

ตลอดจนนําราง TOR และรางเอกสารประกวด

ที่เกี่ยวของเปนไปตาม ระเบียบพัสดุ พ.ศ.

กรมบัญชีกลางและประกาศเผยแพรรวมทั้ง

คณะกรรมการประกวดราคา ดังนี้ เอกสารมีครบถวน

ราคาเผยแพร ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบ

2535 ขอ 27 และมติ ครม.ว 182 6 ต.ค. 52

การสงประกาศและเอกสารประกวดราคาฯ

หรือไม คุณสมบัติของผูเสนอราคาถูกตองตามเงื่อนไข

องคประกอบของคณะกรรมการตองเปนไป

ใหสํานักงานตรวจเงินแผนดิน ตามหนังสือ

หรือไม ความเปนผูมีผลประโยชนรวมกันและขอเสนอ

ตามมติ ครม. 6 ต.ค. 52

กค (กวพอ) 0421.3/ว419 ลงวันที่ 17 ต.ค. 55

ทางดานเทคนิคถูกตองหรือไม

(นร 0506/ว182 ลงวันที่ 12 ต.ค.52)

ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 8

ขั้นตอนที่ 7

ขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 5

การทําสัญญาจาง

ขั้นตอนการพิจารณาผล

กระบวนการเสนอราคา

การแจงนัดหมายผูม ีสิทธิเสนอราคาเพือ่

พิจารณาผล แจงผลการคัดเลือก

ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบสําเนา

ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบรายงานผล

ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบรายงาน

ดําเนินการเขาสูก ระบวนการเสนอราคา

คุณสมบัติเบื้องตน

หนังสือใหสํานักงานตรวจเงินแผนดิน

การพิจารณาการดําเนินการประกวดฯ วา

การประชุมเปรียบเทียบกับรายงาน

ผูตรวจสอบภายในตรวจสอบการแจงนัดหมาย

ผูตรวจสอบภายในตอง

และกรมสรรพากรวามีการจัดสง

สอดคลองกับผลที่ไดจากกระบวนการเสนอ

สรุปที่ออกโดยผูใหบริการตลาด

ตามแบบ บก. 005 และแบบ บก. 006 แบบแจง

ตรวจสอบสําเนาการแจงผลการ

สําเนาภายใน 30 วัน นับแตวันทํา

ราคา (ขั้นตอนที่ 7) หรือไม ตลอดจนวันที่

กลาง และเอกสารประกอบอื่นๆ ที่

รายชื่อผูแทนพรอมเอกสารประกอบ (สงผูแทน

พิจารณาผลวาเปนไปตาม

สัญญาหรือไม

เสนอรายงานและการประกาศผูชนะการ

ปรากฎ หรือการยึดหลักประกันซอง

ผูมีสิทธิเสนอราคารายละไมเกิน 3 คน)

เงื่อนไขหรือระเบียบที่กําหนด

ประกวดราคา

กรณีผูเสนอราคากระทําผิดเงื่อนไข

ไวหรือไม

ตาม ว.247 (ขอ 3)


บทที่ 5 การจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ เมื่อผูตรวจสอบภายในปฏิบตั ิงานตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบในแตละเรื่องเสร็จสิ้นแลวตอง จัดทํากระดาษทําการเรื่องที่ตรวจสอบเพื่อสรุปผลการตรวจแตละเรื่องตามประเด็นขอตรวจพบ กระดาษทําการ (Working Papers) คือ การจดบันทึกรายการที่เกิดจากการตรวจสอบ โดยแยกออกตาม หมวดหมู เพื่องายตอการวิเคราะหและการสอบทาน รวมทั้งใหความมัน่ ใจวารายการที่เกิดขึ้นในชวงที่ ตรวจสอบมีความถูกตอง หลักเกณฑการจัดทํากระดาษทําการ การจัดทํากระดาษทําการเปนการคัดยอ สรุปเฉพาะสิ่งที่เห็นวา สําคัญและจะชวยใหเขาใจรายงานผลการตรวจสอบดีขนึ้ สิ่งที่รวมไวในกระดาษทําการ 1. ขอมูลที่จําเปนตอการเขียนรายงานผลการตรวจสอบ 2. ขอมูลสําคัญประกอบรายการใดรายการหนึ่งที่ปรากฏในรายงานผลการตรวจสอบ 3. ขอมูลจําเปนสําหรับการตรวจสอบในครั้งตอไป 4. ขอมูลจําเปนที่จะใชในการแกไขรายการทางบัญชี 5. ถาไมเก็บขอมูลนั้นจะมีผลกระทบกระเทือนในรายงานผลการตรวจสอบหรือไม สาระสําคัญของกระดาษทําการ 1. ขอมูลกระดาษทําการที่จัดทํา 2. ขอมูลทั่วไปของเรื่องที่ตรวจสอบ 3. วัตถุประสงคในการตรวจสอบ 4. วิธีการตรวจสอบที่ใช 5. ขอบเขตการตรวจสอบ 6. รายละเอียดของเรื่องที่ตรวจสอบ 7. สรุปผลการตรวจสอบ 8. ขอเสนอแนะ/ความเห็นของผูตรวจสอบ 9. ขอคิดเห็น/ขอมูลเพิ่มเติมของหนวยรับตรวจ 10. ผูสอบทาน


17 ทั้งนี้ การจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ (Audit Finding) ของการตรวจสอบการ จัดซื้อ/จัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ผูตรวจสอบภายในไดจัดทํากระดาษทําการสรุปการ ประกวดราคาจาง ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 ซึ่งเปนการสรุปภาพรวมกระบวนการจัด จางของโครงการที่ตรวจสอบ โดยมีกระบวนการที่สําคัญ ดังนี้ 1. การขออนุมัติแตงตั้งคณะกรรมการเพื่อดําเนินการจางฯ โดยวิธีประกวดราคาดวยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกส 2. คณะกรรมการกําหนดรางขอบเขตของงาน (TOR) และรางเอกสารประกวดราคา - จัดทํารางขอบเขตของงาน (TOR) และรางเอกสารประกวดราคา รวมถึงรางประกาศ เชิญชวน - รวบรวมคําวิจารณ ขอเสนอแนะ ความเห็นจากสาธารณชนมาพิจารณาและปรับปรุง ขอบเขตของงานและรางเอกสารประกวดราคา (ถาจําเปน) 3. คณะกรรมการประกวดราคาดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส - เผยแพรเอกสารเชิญชวน - รับซองขอเสนอดานเทคนิค - พิจารณาคัดเลือกผูมีคุณสมบัติเบื้องตน - พิจารณารับขอเสนอราคาของผูมีสิทธิเสนอราคาหลังจากกระบวนการเสนอราคาสิ้นสุด ลง 4. การรับและบันทึกบัญชีเมื่อรับหลักประกันซองของผูมายื่นขอเสนอ เมื่อพบประเด็นการตรวจสอบแลวจึงจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบผลการตรวจสอบ ในเรื่องดังกลาว โดยมีสาระสําคัญในกระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ ดังนี้ • หนวยรับตรวจ ระบุ กอง /สํานัก / ศูนย • กิจกรรมที่ตรวจสอบ ระบุการจัดซื้อ / จัดจางตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวย วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และทีแ่ กไขเพิม่ เติม • ประเด็นการตรวจสอบ ระบุการประกวดราคาจางโครงการที่ตรวจสอบไดปฏิบัติถูกตองตาม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่แกไข เพิ่มเติมหรือไม การดําเนินงาน/การจายเงินตามสัญญา เปนตน • วัตถุประสงคการตรวจสอบ ระบุเพื่อสอบทานกระบวนการจัดจางโครงการที่ตรวจสอบไดปฏิบัติ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่ แกไขเพิม่ เติม


18 • สิ่งที่ควรจะเปน / หลักเกณฑ (Criteria) ระบุกระบวนการจัดจางโครงการที่ตรวจสอบปฏิบัติ ถูกตองตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่แกไขเพิม่ เติม • สิ่งที่เปนอยู / ขอตรวจพบ (Condition) ระบุสิ่งที่ตรวจพบจากการสอบทานเอกสาร หลักฐาน และ สอบถามเจาหนาที่ผูปฏิบัติงาน โดยสวนหนึ่งสรุปจากกระดาษทําการสรุปการประกวดราคาจางฯ • ผลกระทบ (Effect) ระบุ ผลกระทบจากความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและแนวทางการควบคุม • สาเหตุ (Cause) ระบุ สาเหตุของการเกิดความเสี่ยงในประเด็นที่ตรวจพบ • ขอคิดเห็น / ขอเสนอแนะ (Recommendation) ระบุขอคิดเห็น / ขอเสนอแนะ หรือขอสังเกตของ หนวยตรวจสอบภายในตอเรื่องนั้น ๆ ทั้งนี้กรณีขอคิดเห็น / ขอเสนอแนะตองสามารถปฏิบัติไดเปรูป ธรรม • ขอคิดเห็นของหนวยรับตรวจ ระบุความคิดเห็น หรือขอมูลอื่น ๆ ของหนวยรับตรวจที่ไดจากการ สอบถามเปนลายลักษณอกั ษรหลังจากทีห่ นวยรับตรวจไดทบทวนรางรายงานผลการตรวจสอบใน ครั้งนั้น • ประเมินความเสี่ยงที่เหลืออยู ระบุระดับความเสี่ยงที่เหลืออยู ภายหลังการตรวจสอบการประกวด ราคาจางตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวา ดวยการพัสดุ ดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส พ.ศ. 2549 และที่แกไขเพิม่ เติมแลว ตองประเมินความเสี่ยงที่ยังเหลืออยูจากการจัดซื้อ / จัดจางในครั้งนั้นวาหาก ยังมีความเสีย่ งเหลืออยูเปนระดับเทาใดโดยระบุทั้งโอกาสและผลกระทบคูกันและแสดงทายกระดาษ ทําการสรุปขอตรวจพบ หากความเสี่ยงสูงตองหารือรวมกับหนวยรับตรวจเพื่อควบคุมใหความเสี่ยงอยูในระดับที่ ยอมรับได (เสนอหัวหนาสวนราชการเพื่อพิจารณาใหความเห็นชอบหรือสั่งการ)


บทที่ 6 การรายงานผลการตรวจสอบ ทั้งนี้ เมื่อผูตรวจสอบภายในจัดทํากระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ (Audit Finding) เสร็จแลว จะจัดสงกระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ (รางรายงานผลการตรวจสอบ) ใหหนวยรับตรวจเพื่อพิจารณา หากมีขอคิดเห็น / ขอมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่กลาวไวในกระดาษทําการสรุปขอตรวจพบ หนวยรับตรวจ จะไดแจงกลับเพื่อผูตรวจสอบภายในจะไดรับทราบเพื่อพิจารณาตอไป และรายงานไวในกระดาษทําการสรุป ขอตรวจพบเปนหลักฐาน หากมีเรื่องที่ผูบริหารตองทราบหรือพิจารณาผูตรวจสอบภายในจะเสนอรายงานผล การตรวจสอบใหผูบริหารรับทราบ หรือพิจารณาสั่งการ (แลวแตกรณี) กอนการรายงานประจําเดือน ในการจัดทํารายงานเปนการรายงานผลการปฏิบัติงานใหผูบริหารทราบถึงวัตถุประสงค ขอบเขต วิธี ปฏิบัติงานและผลการตรวจสอบขอมูลทั้งหมดทุกขัน้ ตอน สรุปขอบกพรองที่ตรวจพบ ประเด็นความเสี่ยงที่ สําคัญและการควบคุม รวมทัง้ เรื่องอื่น ๆ ที่ผูบริหารควรทราบ พรอมขอเสนอแนะในการแกไข/ปรับปรุง เพื่อ เสนอผูบริหารหรือผูที่เกี่ยวของพิจารณาสั่งการแกไข/ปรับปรุงตอไป การเสนอรายงานผลการปฏิบัติงานเปนเทคนิคอยางหนึ่งที่ผูตรวจสอบ ตองใหความสําคัญเอาใจใส เปนพิเศษเพราะรายงานนั้นแสดงใหเห็นถึงคุณภาพของการปฏิบัติงานของผูตรวจสอบภายในทั้งหมด ลักษณะ ของรายงานทีด่ ีตองเปนรายงานที่มีประโยชนตอผูอานรายงานเรื่องที่มสี าระสําคัญ ขอตรวจพบเปนเรื่องที่ตรง กับขอเท็จจริง ขอเสนอแนะหรือ ขอแนะนําเปนประโยชนและสามารถปฏิบัติได โดยสรุปลักษณะของรายงาน ผลการปฏิบัติงานที่ดี มีองคประกอบดังนี้ ถูกตอง (Accuracy) รายงานผลการปฏิบัติงานตองมีความถูกตอง ขอความทุกประโยค ตัวเลขทุกตัว เอกสารอางอิงทุกชนิดตองมาจากหลักฐานที่นาเชื่อถือ และผูตรวจสอบไดประเมินขอมูลเหลานั้นแลวการ อางอิงทุกครั้งตองมีเอกสารหลักฐานประกอบและสามารถใหคําอธิบายแลวพิสูจนขอ เท็จจริงไดทกุ เรื่อง การ รายงานสิ่งใดก็ยอมหมายความวาสิ่งนั้นผูตรวจสอบไดทราบหรือไดยอมรับแลววาเปนสิ่งที่ตรงตามขอเท็จจริง ชัดเจน (Clarity) หมายถึง ความสามารถในการสื่อขอความหรือความตองการของผูตรวจสอบ หรือ สิ่งที่ตองการเสนอใหผูอานรายงานเขาใจเชนเดียวกับผูตรวจสอบ โดยไมตองมีการตีความหรืออธิบายเพิ่มเติม กะทัดรัด (Conciseness) หมายถึง การตัดทอนความคิด ขอความ คําพูดที่ฟุมเฟอยหรือสิ่งที่ไมใช สาระสําคัญและสิ่งที่ไมเกี่ยวของ โดยตรงกับเรื่องที่จะรายงานออกไป ทันกาล (Timeliness) การเสนอรายงานตองกระทําภายในเวลาที่เหมาะสม ทันตอการแกไข สถานการณ ผูตรวจสอบภายในควรพิจารณาวาสิ่งที่ตรวจพบ ควรรายงานในขณะและเวลาใด เพราะผูบริหาร


20 ตองนําสิ่งที่เสนอในรายงานไปดําเนินการตอมิใชเก็บรายงานไวเปนจดหมายเหตุเพือ่ การศึกษาทาง ประวัติศาสตร สรางสรรค (Constructive Criticism) การรายงานควรแสดงใหเห็นคุณภาพและความจริงใจของผู ตรวจสอบ ผูรายงานควรชีใ้ หเห็นสวนดีของการปฏิบัติงานกอนที่จะกลาวถึงขอบกพรองตาง ๆ ที่ตองการให ปรับปรุง ทําใหผูอานคลอยตามคําแนะนํา และขอเสนอแนะ และมีความพอใจที่จะใหความรวมมือในการ แกไขปรับปรุง การวิจารณขอ บกพรองโดยไมมีการใหขอ เสนอแนะ หรือการวิจารณโดยปราศจากการ เสนอแนะขอยุติที่ชอบดวยเหตุเปนสิ่งที่ไมควรกระทํา จูงใจ (Pursuance) การเสนอรายงานควรจูงใจใหผูอานจับประเด็นไดตั้งแตตนจนจบ โดยการใช รูปแบบถอยคํา และศิลปะของภาษา ทําใหผูอานยอมรับและเกิดความรูสึกตองการแกไขปญหาหรือขอแนะนํา ที่ผูตรวจสอบเสนอในรายงาน โดยชี้ใหเห็นปญหา ประโยชนรวมกันและประโยชนตอองคกร ไมตําหนิโดย ไมมีขอเสนอแนะในเชิงสรางสรรค ใหทราบถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึน้ หากไมแกไข รูปแบบการรายงานผลการปฏิบัติงานที่ใชกันโดยทัว่ ไป มีดังนี้ 1. การรายงานเปนลายลักษณอักษร (Written Report) เปนวิธีการรายงานที่มีลักษณะเปนทางการใช รายงานผลการปฏิบัติงานเมื่อการตรวจสอบงานหนึ่งงานใดแลวเสร็จ ผูตรวจสอบภายในจะตองจัดทํารายงาน สรุปผลการตรวจสอบ เสนอความเห็นหรือขอเสนอแนะเปนลายลักษณอักษรเสนอตอผูบริหาร 2. การรายงานดวยวาจา (Oral Report) แยกเปน 2.1 การรายงานดวยวาจาที่ไมเปนทางการ สวนใหญใชกับรายงานที่ตองกระทําโดยเรงดวน เพื่อใหทนั ตอเหตุการณ จะใชในกรณีที่ควรแจงใหผูบริหารหรือหัวหนาหนวยรับตรวจทราบ ทันทีที่ตรวจพบเพราะหากปลอยใหลาชาอาจมีความเสียหายมากขึน้ 2.2 การรายงานดวยวาจาที่เปนทางการ เปนการรายงานโดยการเขียนรายงานและมีการนําเสนอ ดวยวาจาประกอบ นอกจากนี้ การรายงานดวยวาจายังใชในกรณีเสนอรายงานผลความคืบหนา หรือผลการตรวจสอบโครงการพิเศษที่ไดรับมอบหมายจากผูบริหาร เพื่อขอความเห็นเกีย่ วกับ ขอเท็จจริงที่ตรวจพบ หรือขอความคิดเห็นเพิ่มเติม หรือขอความชวยเหลือในกรณีการ ตรวจสอบมีปญหาหรืออุปสรรค เชน ผูรับตรวจไมใหความรวมมือหรือไมไดเอกสารบางอยาง เพื่อการตรวจสอบ - ควรสงรางรายงานใหหนวยรับตรวจทราบเพื่อสอบทาน/ใหขอมูลเพิ่มเติม เพื่อใหรายงาน หมายเหตุ มีความสมบูรณ - หากหนวยรับตรวจมีขอทักทวง กลุมตรวจสอบภายในตองชี้แจงขอทักทวงจนยุตจิ ึงจะออก รายงานประจําเดือนไดตามปกติ


ภาคผนวก


คณะจัดทําคูมอื องคความรู คณะทํางานประมวลและกลั่นกรองความรูด านเศรษฐกิจอุตสาหกรรม 1. ผูเชี่ยวชาญดานการชี้นําและเตือนภัยภาคอุตสาหกรรม

ประธานคณะทํางาน

2. ผูเชี่ยวชาญดานการพัฒนาอุตสาหกรรม

คณะทํางาน

3. นางนาฏนดา จันทรสุข

คณะทํางาน

4. นายอุดร พันกระจัด

คณะทํางาน

5. นายกฤษฎา นุรักษ

คณะทํางานและเลขานุการ

คณะทํางานจัดทําองคความรูเรื่องแนวทางตรวจสอบการจัดซื้อจัดจางดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส 1. นางสาวจริยา เดนดวง

ประธาน

2. นายกฤษฏา นุรักษ

คณะทํางาน

3. นางสาวศิวพร พราหมณเวทอุดม

คณะทํางาน

4. นางนาฏนดา จันทรสุข

คณะทํางานและเลขานุการ


1. แผนภูมแิ สดงขั้นตอนการดําเนินการ e-Auction


2. แผนการปฏิบัติงาน


3. แนวทางการปฏิบตั ิงานตรวจสอบ


4. หนังสือกระทรวงการคลัง/กรมบัญชีกลาง


5. ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยวินัยทางงบประมาณ และการคลัง พ.ศ. 2544


6. ประกาศคณะกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ


7. การกําชับใหผูบังคับบัญชารักษาวินัยของผูอยูใตบังคับบัญชา


Turn static files into dynamic content formats.

Create a flipbook
Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.