Jak si zorganizovat cas

Během 30 minut víte víc!

MINUT Lothar Seiwert

JAK ČAS SI ZORGANIZOVAT

TIME MANAGEMENT

© 1998 GABAL Verlag GmbH, Offenbach 18. přepracované vydání 2012 This translation published by arrangement with GABAL Verlag GmbH Original German title: 30 MINUTEN ZEITMANAGEMENT Translation © Lucie Navrátilová, 2014 Copyright © for Czech edition Pavel Dobrovský – BETA s.r.o., 2014 All rights reserved. (Všechna práva vyhrazena.)

ISBN 978-80-7306-579-9

Během 30 minut víte víc!

Tato kniha je koncipována tak, že v krátké době získáte výstižné a užitečné informace. Knihou budete provázeni systematicky. A právě to vám umožní uchopit během krátkého časového úseku (od 10 do 30 minut) všechno podstatné.

Krátká doba čtení Během 30 minut dokážete přečíst celou knihu. Pokud máte méně času, pak se cíleně zaměřte na ta místa, která obsahují důležité informace právě pro vás.

•

Všechny důležité informace jsou zvýrazněny červeně.

•

Klíčové otázky s odkazem na odpovídající stránky na začátku každé kapitoly vám umožní rychlou orientaci: Nalistujete si přesně tu stránku, která vám pomůže vyplnit mezeru ve vědomostech.

•

Četná resumé v rámci kapitol umožňují rychlé pročítání.

•

Rychlý souhrn na konci knihy shrnuje všechny důležité aspekty.

•

Slovníček pojmů usnadňuje vyhledávání.

5

Obsah Během 30 minut víte víc!

5

Předmluva

8

Jak zacházíte s časem?

10

1. Využijte čas – polapte zloděje času Využijte čas!

Polapte zloděje času Metoda mind mappingu

13 14 16 20

2. Nastavení motivujících cílů Význam stanovení cílů Nalezení cíle Jak můžete cíle dosáhnout?

Důležitý poznatek – Paretův princip Vaše konkrétní plánování cílů

27 27 29 31 34 37

3. Jádro pudla: časový harmonogram Písemné plánování Použití denních plánů Použijte časovou plánovací knihu

41 42 45 51

6 Obsah

4. Nastavte si priority a delegujte Nastavení priorit Analýza ABC Vedení pomocí delegování

57 58 59 62

5. Uspořádání dne a organizace práce Pozitivní myšlení a jednání Dbejte na výkonnostní křivku Rezervujte si „tichou hodinku“

69 69 72 76

Provedení – s kontrolou a sebedisciplínou

81

Shrnutí

85

Literatura

91

Rejstřík

94

Předmluva „Čas je jako vítr: Je-li správně využit, dovede nás ke každému cíli.“ (Lothar Seiwert) Úspěch znamená dosáhnout vytyčených cílů bez okliky. V mnoha ohledech nás však drtí čas. Ztrácíme spoustu energie i času, protože nám chybí jasné cíle, plánování, priority a přehled. Time management znamená ovládnout vlastní práci a čas, místo abychom se od nich nechávali ovládat my sami.

Pokud budete využívat čas efektivně, získáte hned dvojí užitek: Zvýšíte svůj pracovní úspěch a výkon, a tím i příjmy. I tady totiž platí: Čas jsou peníze!

Získáte více času na ostatní důležité věci, jako je odpočinek, rodina, přátelé, sport: Čas je život!

• •

Čas je cenný Čas má svou hodnotu. Čas, který máme k dispozici, by měl být využit k tomu, abychom dosáhli úspěchů v zaměstnání i úspěchů osobních. A jedině pomocí efektivního uspořádání času můžete zdolat každodenní úkoly a aktivity, aniž byste se neustále cítili přetažení a pod tlakem. Dostanete se tak dál, a přitom dojdete i osobní spokojenosti.

8 Předmluva

Úspěšné uspořádání času závisí především na správném nastavení a na jeho důsledném dodržování.

Propracované techniky a metody jsou sice důležité, nedokážou ale nahradit vlastní nasazení. Bez určité míry sebekázně to tedy nepůjde. A právě tohle je podíl, který musíte vložit vy sami – každý den! Již Erich Kästner řekl: „Není nic lepšího než říct: Člověče, dělej!“ Začněte právě teď!

Již skutečnost, že držíte v rukou tuto knihu, ukazuje, že jste ochotni přemýšlet nad tím, jaký vztah k času máte, a vylepšit ho. V následujících kapitolách se dozvíte, jak si nastavit cíle a jak chytit své zloděje času. Písemné plánování – s denními plány, případně i s diářem časového plánování – vám pomůže nastavit si priority a začít jednat. Celá jedna kapitola se zabývá tím, jak vědomě zacházet s časem i v každodenním životě, a poskytne tipy k organizaci práce a uspořádání pracovního dne.

Začněte s rozumným využíváním času ihned, investujte 30 minut do přečtení této knížky! Tato půlhodinka bude smysluplně využita a ušetří vám mnoho časových ztrát.

Váš Lothar Seiwert www.Lothar-Seiwert.de

Předmluva 9

Jak zacházíte s časem?

Stupeň využití lidského výkonnostního potenciálu v průmyslu je odhadován pouze na 30 až 40 procent.

Spousta času se promrhá, protože není využit efektivně, a tímto způsobem nesmyslně mizí i mnoho energie.

Pomocí následujícího testu zjistěte, kde jsou vaše slabiny. Zakřížkujte, se kterou výpovědí souhlasíte: Souhlasí Stejně jako mnoho pracujících trpím nedostatkem času a přepracovaností (syndrom přesčasů). Často se cítím ve stresu. Často musím vyřídit několik věcí najednou. Velká zodpovědnost, enormní množství práce, mnoho krátkodobých termínů, rozmanitost úkolů a další pracovní výzvy mě dostávají do časového presu a stresu. Často nepracuji, nýbrž „je pracováno se mnou“. Pak už dokážu jen reagovat. Celou pracovní dobu jsem v jednom kole, pořád po mně něco chtějí zákazníci, šéf, spolupracovníci, mám hodně telefonátů a různých pracovních úkolů.

10 Jak zacházíte s časem?

Nesouhlasí

Souhlasí

Nesouhlasí

Své vlastní pracovní úkoly vyřizuji často až po skončení pracovní doby. Přes den se k nim nedostanu, protože se objevuje hodně rušivých momentů a mou pozornost odvádějí vedlejší věci.

Práce a volný čas jsou v neustálém konfliktu. Čas, který padne na zaměstnání a přesčasy, nemůžu trávit s rodinou nebo s přáteli.

Sečtěte všechny křížky ve sloupečku „Souhlasí“ a v následujícím vyhodnocení si přečtěte, jak dobře vycházíte se svým časem.

Vyhodnocení 0–1 bod: Nemáte s časem žádné zvláštní problémy.

Přesto si ale přečtěte následující kapitoly, abyste své zacházení s časem ještě trochu vylepšili.

2–3 body: Nacházíte se v průměru mezi pracujícími.

Popřemýšlejte o tom, jestli máte správně nastaveny cíle (viz strana 27) a jestli jste si správně uspořádali průběh svého dne (viz strana 69).

4–5 bodů: Jste workoholik a do budoucna jste vážně ohroženi! Zjistěte, kde se nacházejí vaši zloději času (viz strana 16). Umíte si vytyčit priority a jednat podle nich (viz strana 57)?

Jak zacházíte s časem? 11

MINUT Víte, kolik hodin plánovatelného času ve svém životě ještě máte?

Strana 14 Znáte nastavení cílů a metody time managementu?

Strana 14 Jste si vědomi toho, na co spotřebováváte čas? Znáte své zloděje času?

Strana 16

1. Využijte čas – polapte zloděje času Čas je ten nejcennější majetek, který máme. Čas je cennější než peníze, a proto se musíme o svůj časový kapitál náležitě a pečlivě starat. Svůj život můžeme popsat jako čas, který je nám tady na Zemi vyměřen.

A naším nejdůležitějším úkolem v životě je získat z tohoto času co možná nejvíce. Čas je cenný kapitál Čas je nedostačující majetek. Čas se nedá koupit. Čas si nemůžeme uložit nebo ušetřit. Čas nemůžeme rozmnožit. Čas ubíhá kontinuálně a nezvratně. Čas je život.

• • • • • •

Zamysleli jste se už někdy vážně nad svým časem?

Uvědomte si hodnotu času a bilancujte: Jak cenná je jedna hodina vašeho života?

1. Využijte čas – polapte zloděje času 13

Omezený časový kapitál Náš časový kapitál je omezený. Zacházíte s časem stejně opatrně jako s penězi? Kolik času máme k dispozici, to nikdo z nás neví. Můžeme jen odhadovat: I když budete v očekávání délky života optimističtí, máte k dispozici jen něco přes 200 000 hodin času, který si můžete nějak naplánovat. Přibližně stejný počet hodin, který je nám vyměřen, nedokážeme ovlivnit: uběhne ve spánku, při jídle a podobných činnostech. Dnes tedy začíná první den zbytku vašeho života!

Čas se nedá rozmnožit a ubíhá bez přestání. Čas je život a je nanejvýš vzácný.

1.1 Využijte čas! „Není málo času, který máme k dispozici, nýbrž je hodně takového, který nevyužijeme.“ (Lucius Annaeus Seneca) Většina energie a času se rozplyne jako dým, protože chybí jasné cíle, plánování, priority a přehled.

Lepšího, nebo dokonce optimálního využití tohoto cenného a nedostatkového zboží, času, dosáhnete pouze vědomým, kontinuálním a důsledným time managementem!

14 1. Využijte čas – polapte zloděje času

Co je to time management?

Time management znamená ovládat vlastní čas a práci, místo abychom jimi byli ovládáni my.

Všichni opravdu úspěšní lidé mají jednu věc společnou: Jednou si prostě sedli a důsledně popřemýšleli o vztahu ke svému osobnímu časovému kapitálu a o jeho využití.

Pokud má být život úspěšný jako celek, musí za ním stát promyšlený koncept času, respektive koncept života: Čas, který máme k dispozici, musí být vědomě použit k dosažení pracovních a osobních cílů. Jedině tak může vzniknout přímá souvislost mezi zdoláváním každodenních úkolů a aktivit na jedné straně a osobní spokojeností a vlastním rozvojem na straně druhé.

Úspěšný time management vám ukáže nové cesty, jak zvládnout následující: získat větší přehled o stávajících aktivitách, nastavovat si důsledně priority, získat více prostoru pro kreativitu (pracovat, ne jen reagovat), vědomě potlačovat stres, odbourávat ho a nakonec se ho úplně zbavit, získat více volného času, tedy více času pro rodinu, přátele, koníčky a sebe sama, důsledně a systematicky dosahovat cílů, aby váš život dostal smysl a směr.

• • • • • •

1.1 Využijte čas! 15

K čemu využíváte svůj čas?

Zamysleli jste se už někdy nad tím, jak využíváte svůj čas? Plánujete si jej, nebo vám jen utíká mezi prsty?

Soustřeďte se teď sami na sebe: Na jaké tři aktivity si v budoucnu vědomě uděláte čas?

Vytvořte si paralelně k tomu svůj osobní akční plán: Co budete ode dneška dělat, abyste svůj čas využívali lépe?

• •

Pokud chybí jasné cíle a plánování, dokáže člověk rozvíjet jen asi 40 procent svého vlastního potenciálu. Time management znamená vědomé plánování osobního časového kapitálu a pomáhá dosahovat cílů bez stresu a získat prostor pro volný čas a kreativitu.

1.2 Polapte zloděje času „Náš čas je nám částečně ukraden, částečně nám ho někdo vyfoukne a to, co zbude, se nepozorovaně vytratí.“ (Lucius Annaeus Seneca) Pokud nějaká věc neprobíhá tak, jak jsme očekávali nebo jak jsme si naplánovali, je to často proto, že opakovaně docházelo k různým narušením. Za některá z nich si můžeme sami, za některé odklony je zodpovědné naše okolí.

16 1. Využijte čas – polapte zloděje času

•

Zamysleli jste se už někdy nad drahocenností času? Uvědomte si, kolik času vás denně skutečně stojí dvě „hodinky rušení“.

•

Kdo nebo co vás okrádá o čas? Kteří jsou vaši nejvýraznější zloději času a jaké máte rušivé faktory?

Abyste mohli svůj čas efektivně využít, musíte nejdřív analyzovat, kde se vaši zloději času vyskytují. Jaké aktivity nebo okolnosti vás ustavičně obírají o cenný čas, ale nepřinášejí žádné smysluplné výsledky, které by tento výdaj ospravedlnily?

Vaši osobní zloději času Následující otázky vám pomohou zkontrolovat vaši pracovní situaci a podrobněji identifikovat rušivé faktory. Použijte prosím následující schéma: 0 = souhlasí téměř vždy, 1 = souhlasí často, 2 = souhlasí někdy, 3 = téměř nikdy nesouhlasí.

Stále mě vyrušuje telefon a rozhovory jsou většinou zbytečně dlouhé.

0 1 2 3

1.2 Polapte zloděje času 17

Kvůli mnoha návštěvníkům zvenčí nebo z práce se nemohu dostat ke své vlastní práci.

0 1 2 3

Porady trvají často příliš dlouho a jejich výsledky jsou pro mě často neuspokojivé.

0 1 2 3

Větší úkoly náročné na čas často odkládám nebo mám potíže s tím, dovést je až do konce, protože nemůžu najít klid („syndrom odkládání“).

0 1 2 3

Často mi chybí jasné priority a pokouším se vyřídit příliš mnoho úkolů najednou. Zbytečně dlouho se zabývám maličkostmi a nedokážu se dostatečně soustředit na nejdůležitější úkoly.

0 1 2 3

Své časové plány a lhůty chápu často jen jako nátlak termínů, protože vždycky mezi to přijde něco nepředpokládaného, nebo jsem si toho nabral/a příliš moc.

0 1 2 3

Na svém psacím stole mám příliš mnoho papírů; korespondence a čtení spotřebují více času, než potřebuji; přehled a pořádek nejsou právě ukázkové.

0 1 2 3

18 1. Využijte čas – polapte zloděje času

Komunikace s ostatními je často nedostatečná.

Opožděná výměna informací, nedorozumění, nebo dokonce rozmíšky u nás patří k dennímu pořádku.

0 1 2 3

Delegace úkolů se podaří jen zřídka, často musím vyřídit věci, které by mohli udělat i jiní.

0 1 2 3

Připadá mi těžké říci ne, když po mně něco chtějí ostatní a já bych přitom měl/a pracovat na svých vlastních úkolech.

0 1 2 3

Chybí mi jasné stanovení cílů, jak v zaměstnání, tak i v soukromí; často se mi stává, že ve svém konání nevidím žádný smysl.

0 1 2 3

Často mi chybí nutná sebekázeň, abych provedl/a to, co jsem si předsevzal/a.

0 1 2 3

Sečtěte hodnotu všech čísel, která jste zvolili.

1.2 Polapte zloděje času 19

Vyhodnocení 0–17 bodů: Nemáte vůbec žádný časový plán a necháváte se hnát ostatními. Nedokážete vést ani sebe, ani ostatní. S managementem času pro vás začne nový a úspěšnější život.

18–24 bodů: Snažíte se čas ovládnout, nejste však dostatečně důslední, abyste v tom mohli mít trvalý úspěch.

25–30 bodů: Váš management času je dobrý – a může být ještě lepší.

31–36 bodů: Gratuluji – pokud jste byli v odpovědích k sobě upřímní! Jste vzorem každému, kdo se chce naučit s časem zacházet. Nechte ostatní těžit z vašich zkušeností a předejte tuto knihu dál.

1.3 Metoda mind mappingu Metodu mind mappingu založil na počátku 70. let anglický badatel zabývající se problematikou mozku Tony Buzan. Jde o metodu, s níž se přehledně strukturují nápady a myšlenky a systematicky se zpracovávají. Mind map (v češtině se vžil termín myšlenková nebo mentální mapa) ukazuje obrazně organizovaná a metodicky strukturovaná klíčová slova.

Síť osobních časových omezení Každý člověk podléhá síti vztahů sestávající z požadavků, rolí a činností z nejrůznějších oblastí života, 20 1. Využijte čas – polapte zloděje času

které chce, respektive musí splňovat – nebo si alespoň myslí, že je splnit musí. Každá z těchto povinností vyžaduje váš drahocenný čas. Pomocí myšlenkových map se dají tyto rozmanité požadavky znázornit přehledně takto:

1.3 Metoda mind mappingu 21

Mind mapping vašich časových nároků Pomocí myšlenkových map si můžete strukturovat a vizualizovat síť vztahů svých časových nároků.

Rozmyslete si, kde jsou na váš čas kladeny nejvyšší nároky. Vizualizujte časové nároky své současné životní situace.

Rodina

Zaměstnání

Můj čas a já

Koníčky

22 1. Využijte čas – polapte zloděje času

Postupujte následovně Načrtněte si do myšlenkové mapy na předcházející stránce síť svých osobních časových nároků, vztahů a nátlaků.

Kde leží časová těžiště, na co spotřebujete největší díl času?

Co byste rádi změnili? Jaké oblasti vás o čas obírají nejvíce, ačkoliv je pro ně váš čas ve skutečnosti příliš cenný?

Zaneste do myšlenkové mapy také své nejdůležitější zloděje času a zřetelně je označte, například zvýrazňovačem.

• • • •

Způsob práce mozku Mind mapping zohledňuje skutečnost, že každá polovina mozku je zaměřena na jinou oblast: Nalevo ležící centrum velkého mozku odpovídá za řeč, logiku, analýzu, fakta a uchopení detailů.

Napravo ležící centrum oproti tomu myslí v obrazech, uchovává přehled a přiřazuje prožitému hodnotu pocitů.

• •

Celistvá metoda mind mappingu aktivuje obě poloviny mozku zároveň. Koordinuje možnosti řečového a obrazného myšlení a vyžaduje kreativní práci obou mozkových polokoulí.

1.3 Metoda mind mappingu 23

Mind mapping na počítači Pokud využíváte předností elektroniky a chcete s myšlenkovými mapami pracovat na ještě profesionálnější úrovni, nainstalujte si MindManagera, oficiální software mind mappingu doporučovaný Tonym Buzanem. V současné době už existují také aplikace na iPhone, iPad a Android: www.mindmanager.de a www.mindjet.com.

Program pro Windows a Mac se dá ihned intuitivně obsluhovat a z několika málo klíčových slov vytváří automaticky přehledné, „mozku potřebné“ (Vera F. Birkenbihl) grafiky. Galerie symbolů se 450 kliparty vám umožní graficky obohatit vlastní myšlenkové mapy. Zvláště velkou výhodou je pak libovolná editovatelnost na obrazovce. Myšlenkové mapy vytvořené ručně mohou být následně zachyceny elektronicky k prezentačním a archivačním účelům, mohou být dále rozvíjeny a uloženy do osobní databáze. Mapy se dají exportovat do HTML souboru a začlenit na domovskou internetovou stránku nebo je můžete využít na internetových konferencích.

Polapit zloděje času Pomocí myšlenkové mapy přehledně uvidíte, na co využíváte svůj čas. A ihned vás udeří do očí zloději vašeho času. Abyste je dokázali polapit, abyste na odpovídající aktivity spotřebovali méně času, nebo dokonce čas žádný, měli byste si rozmyslet následující skutečnosti: 24 1. Využijte čas – polapte zloděje času

• •

Proč potřebuji na tyto oblasti tolik času?

Jaká konkrétní opatření mohu učinit, abych zloděje času polapil? Jaké možnosti řešení se nabízejí?

Uplatněte obě tyto otázky na tři nejdůležitější zloděje vašeho času. Pokud k nim budete přistupovat systematicky, budete mít najednou k dispozici více času na podstatné věci. „Pokud chceš dosáhnout úspěchu, omez se.“ (Charles Augustin Saint-Beuve)

• • •

Úspěšný time management ze všeho nejdřív vyžaduje, abyste si uvědomili, k čemu svůj čas využíváte.

Důležité je najít hlavně zloděje času – tedy aktivity, které zabírají spoustu času, aniž by přinesly odpovídající výsledek.

Cíl time managementu spočívá v tom, že plánováním a nastavováním priorit ovládneme vlastní čas, místo abychom se kvůli němu dostali pod tlak.