Rozliczamy samochód osobowy w firmie

Samochód osobowy w firmie rozliczamy zarówno w PIT, jak i VAT. W zależności od rodzaju podatku, wartości auta i sposobu jego użytkowania, odpisy podatkowe wynoszą od 20 do 100% kosztów zakupu i eksploatacji samochodu.

Przepisy dotyczące rozliczania samochodu osobowego, który jest wykorzystywany na potrzeby działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę, są jednoznaczne. Ich poprawne stosowanie nie powinno zatem nastręczać zbyt wielkich problemów nawet samemu przedsiębiorcy. Trudnością, z jaką przyjdzie mu się zmierzyć, jest natomiast mnogość regulacji, które trzeba odpowiednio stosować w zależności od tego:

• jaka jest wartość samochodu;

• czy jest to samochód nowy, czy też używany;

• kto jest właścicielem auta;

• w jaki sposób auto jest użytkowane.

Wymienione powyżej czynniki decydują o tym, czy firma musi stosować amortyzację, jak wysokie odpisy amortyzacyjne może stosować, jakie kwoty może zaliczyć w rozliczeniu podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług (VAT). Na przykład jeżeli auto, którego właścicielem jest firma, warte jest ponad 10 tys. zł, obowiązkowo podlega amortyzacji, a odpisy amortyzacyjne uwzględnia się w kosztach uzyskania przychodu w PIT albo CIT. Gdy właścicielem samochodu jest pracownik, w kosztach uzyskania przychodu w rozliczeniu PIT/CIT przedsiębiorca może uwzględnić tylko część wydatków związanych z jego użytkowaniem. W rozliczeniu podatku od towarów i usług zaś przedsiębiorca odliczy 100% VAT, jeżeli samochód jest samochodem firmowym albo prywatnym wykorzystywanym jedynie do celów służbowych.

Amortyzacja jako koszt uzyskania przychodu

Amortyzacja to odliczanie od ceny zakupu środka trwałego części jego wartości, która ilustruje zużycie i spadek jego wartości. Mogą stosować ją wszystkie firmy rozliczające podatek dochodowy w PIT albo CIT. Na możliwość tę w żaden sposób nie wpływa ich status podatkowy. Mogą zatem równie dobrze rozliczać się ryczałtem, kartą podatkową, podatkiem liniowym czy też na zasadach ogólnych (według skali). Jeżeli amortyzacja dotyczy samochodu osobowego w firmie, istnieją pewne ograniczenia prawne dotyczące możliwości jej stosowania. Zgodnie z nimi, aby firma mogła amortyzować samochód osobowy, auto musi być:

• własnością albo współwłasnością firmy;

• kompletne i zdatne do użytku w dniu przejęcia do używania;

• zarejestrowane w ewidencji środków trwałych firmy;

• używane wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowe ograniczenie dotyczy kwoty, jaką możemy amortyzować oraz metody dokonywania amortyzacji. Maksymalna kwota nabycia samochodu osobowego, jaką możemy zamortyzować, to:

• 225 tys. zł, jeżeli jest to auto elektryczne;

• 150 tys. zł dla samochodów osobowych pozostałego typu.

Jeżeli przedsiębiorca za samochód zapłacił wyższą kwotę niż limity dokonywania amortyzacji, nie może tej „nadwyżki” uwzględniać w kosztach uzyskania przychodu. Kwotę zakupu samochodu osobowego możemy amortyzować wyłącznie metodą amortyzacji liniowej: na zasadach ogólnych bądź przyspieszoną. Wyjątek stanowi amortyzacja samochodu używanego o wartości nie wyższej niż 10 tys. zł. Wówczas przedsiębiorca może zastosować amortyzację jednorazową.

Co to jest środek trwały?

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, środkiem trwałym mogą być m.in. budynki i budowle, środki transportu, maszyny i urządzenia. Aby przedsiębiorca mógł je wpisać do ewidencji środków trwałych, muszą one spełniać kilka warunków jednocześnie:

• są własnością bądź współwłasnością firmy;

• ich przewidywany okres użytkowania musi być dłuższy niż rok;

• są kompletne i zdatne do użytku w dniu przejęcia ich przez firmę;

• firma korzysta z nich wyłącznie do realizacji zadań związanych z jej działalnością albo przekazała je do używania na podstawie najmu, dzierżawy czy leasingu.

Do środków trwałych zalicza się:

• budynki, budowle, lokale stanowiące odrębną własność;

• maszyny, urządzenia i środki transportu;

• inne rzeczy i przedmioty określone ustawą (np. własność intelektualna firmy).

Amortyzacja liniowa na zasadach ogólnych

W amortyzacji liniowej przyjmuje się, że wartość zakupionego środka trwałego, czyli w tym przypadku naszego samochodu, spada równomiernie przez cały okres amortyzacji. Utratę tej wartości ustalamy, obliczając kwotę amortyzacji w stosunku rocznym, kwartalnym albo miesięcznym, według ściśle określonego wzoru:

kwota zakupu środka trwałego × określona stawka procentowa amortyzacji/liczbę lat, kwartałów bądź miesięcy

Dla samochodów osobowych stawka amortyzacyjna wynosi obecnie 20%. W trakcie roku podatkowego firma nie może zatem odliczyć kwoty wyższej niż jedna piąta kosztów nabycia samochodu. Amortyzowanie samochodu będzie trwało 5 lat, chyba że zastosujemy mniejszy niż standardowy odpis amortyzacyjny. Jest to jak najbardziej możliwe, ponieważ owe 20% to maksymalna stawka odliczenia. Odliczenia amortyzacyjne stosuje się aż do całkowitego zużycia środka trwałego. Zużycie to następuje wtedy, gdy odliczenia amortyzacyjne wyczerpały kwotę zakupu środka trwałego albo wyczerpały limit możliwego odliczenia. Jeżeli w ostatnim miesiącu amortyzowania samochodu osobowego w firmie kwota amortyzacji pozostałej do rozliczenia jest większa niż to, co pozostało z kwoty zakupu/limitu odliczeń po ostatnim odliczeniu amortyzacji, stosuje się umorzenie.

Uwaga!

Jeżeli samochód osobowy w firmie jest autem leasingowanym, amortyzacja możliwa jest tylko wtedy, gdy przedsiębiorca zdecydował się na leasing finansowy. Stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych w leasingu finansowym to aktualnie 20% w skali roku. Auto w leasingu operacyjnym od 2019 r. amortyzować może zaś wyłącznie leasingodawca.

Amortyzacja liniowa przyspieszona

Amortyzacja liniowa przyspieszona polega na indywidualnym ustalaniu stawki amortyzacji w kwocie wyższej niż standardowo określona. Podwyższenie to polega na przemnożeniu stawki amortyzacyjnej podanej w Wykazie stawek amortyzacyjnych przez przyjęty przez podatnika współczynnik, nie wyższy od maksymalnego. Dla samochodu osobowego stawka podstawowa wynosi 20%, natomiast maksymalna stawka amortyzacyjna może wynosić 28%. Okres amortyzacji będzie wówczas trwał nie 5, ale 3 lata i 7 miesięcy. Jeszcze krócej (bo tylko 2,5 roku) będzie trwała amortyzacja przyspieszona samochodu używanego. Dla takich aut kwota amortyzacji wynosi bowiem 40%. Stosowanie amortyzacji przyspieszonej ogranicza się jednak do sytuacji, gdy:

• przedsiębiorca nabył środek trwały poprzednio używany bądź ulepszony;

• środek ten będzie wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej;

• jego użytkowanie będzie intensywne;

• środek ten przedsiębiorca wprowadza do ewidencji po raz pierwszy. Warunek dotyczący wcześniejszego użytkowania samochodu i wprowadzania go do ewidencji po raz pierwszy przedsiębiorca spełnia tylko wtedy, gdy:

• nabył samochód od innego podmiotu niż on sam (nie może to być zatem auto, które wcześniej użytkował przedsiębiorca);

• samochód, który zakupił, był używany przez poprzedniego właściciela przez okres co najmniej 6 miesięcy;

• samochód nie jest autem, które przedsiębiorca wcześniej leasingował (nie był wprawdzie jego właścicielem, ale był jego użytkownikiem).

Decydując się na amortyzację przyspieszoną, dokładnie musimy sprawdzić, czy samochodów osobowy w firmie spełnia kryteria użytkowania intensywnego. Przepisy nie podają w tej kwestii jasnej definicji, co może okazać się problemem w kontaktach z urzędem skarbowym.

Dodatkowym warunkiem, który musi spełnić środek trwały, aby przedsiębiorca mógł stosować amortyzację przyspieszoną, jest wymóg minimalnego okresu amortyzacji. Przepisy podatkowe jednoznacznie określają ich długość dla poszczególnych kategorii środków trwałych. Dla środków transportu, a więc i samochodu osobowego w firmie, jest to 30 miesięcy.

Jeżeli samochód, który chcemy amortyzować w sposób przyspieszony, spełnia wszystkie niezbędne warunki, podwyższoną stawkę możemy stosować od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające te zmiany.

Jak ustalić wartość początkową samochodu używanego? Jeżeli samochód spełnia warunki określone w definicji środka trwałego, na wartość początkową zakupionego samochodu używanego składa się:

• aktualna wartość samochodu (do 1 stycznia 2022 r. uwzględniano wartość nabycia);

• koszt transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze;

• koszty rejestracji poniesione do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania;

• podatek akcyzowy i cło od importu samochodu oraz podatek VAT w części niepodlegającej odliczeniu;

• koszt obsługi zobowiązań powstałych w związku ze sfinansowaniem zakupu pojazdu (np. odsetki bankowe);

• różnice kursowe, gdy zostaną zrealizowane do dnia oddania tego pojazdu do używania.

Uwaga!

Kwestia udowodnienia, że samochód jest pojazdem używanym, leży po stronie podatnika. Najlepszym i najbardziej oczywistym dokumentem będzie z całą pewnością karta pojazdu lub książka serwisowa.

VAT od zakupu auta i kosztów eksploatacji

Zakup osobowego samochodu firmowego w przepisach ustawy o VAT stanowi swoisty wyjątek. Co do zasady, przedsiębiorca może odliczać pełną kwotę VAT od zakupu środka trwałego widniejącą na fakturze. W przypadku samochodu osobowego jest to jednak tylko 50%. Ustawodawca ustosunkował się w ten sposób do dość powszechnej praktyki wykorzystywania takich aut także do celów prywatnych. Z góry przyjął, że samochód osobowy w firmie będzie użytkowany w sposób mieszany (do celów służbowych i prywatnych). Nie wykluczył jednak możliwości odliczania podatku VAT w pełnej kwocie, ale postawił pewne warunki. 100% VAT związanego z kosztami nabycia i użytkowania auta firma może odliczyć tylko wtedy, gdy:

• złoży deklarację VAT-26 w terminie 25 dni od daty pierwszego wydatku związanego z użytkowaniem zakupionego auta;

• ustali zasady użytkowania osobowego samochodu firmowego.

Uwaga! Jeżeli zmienią się warunki uzasadniające podwyższenie stawki amortyzacyjnej, musimy ją obniżyć od następnego miesiąca.

Kiedy opłaca się amortyzację pomniejszyć?

Amortyzację opłaca się pomniejszyć, czyli stosować niższy niż 20% odpis amortyzacyjny, gdy:

• kupiliśmy samochód, którego koszt zakupu jest wyższy niż limit możliwych odpisów amortyzacyjnych;

• planujemy w przyszłości sprzedaż danego samochodu. Gdy to uczynimy, niezamortyzowaną część kosztów zakupu jednorazowo zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu.

Prywatny samochód osobowy w firmie – odliczamy koszty eksploatacji w PIT

Prywatny samochód w firmie może być własnością samego przedsiębiorcy, jak i jego pracownika. Rozliczając podatek dochodowy (PIT), firma nie ma możliwości wykazania w kosztach uzyskania przychodu kwoty nabycia takiego samochodu. Może jednak uwzględnić w nich koszty, które ponosi w związku z jego użytkowaniem do celów firmowych. Do kosztów tych zalicza się m.in. kwoty, które przedsiębiorca bądź pracownik wydał na paliwo bądź ładowanie baterii, myjnię, wymianę opon czy ubezpieczenie OC.

W kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorca wykazuje 20% albo 100% takiej kwoty netto. Wszystko zależy od tego, czy auto jest wykorzystywane:

• do celów mieszanych (zarówno prywatnych, jak i firmowych),

• wyłącznie na potrzeby firmy.

Uwaga!

Pozostałe 50% VAT przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu w rozliczeniu PIT. Ale odliczyć może tylko 20% kwoty, której nie rozliczył w VAT.

Jeżeli samochód prywatny przedsiębiorca wykorzystuje w sposób mieszany, w kosztach uzyskania przychodów wykazuje w KPiR 20% wydatków eksploatacyjnych. Nie musi przy tym na potrzeby rozliczenia podatkowego w PIT prowadzić ewidencji przebiegu takiego auta (kilometrówki). Kilometrówka jest niezbędna tylko do rozliczenia podatku VAT związanego z kosztami eksploatacji samochodu. Prowadzić musi ją każda firma, która chce rozliczać VAT od kosztów użytkowania samochodu, niezależnie od tego, czy jest zwolniona z VAT czy nie. Wszystkie wydatki przedsiębiorca musi udokumentować fakturami. Wyjątek stanowi wykupienie ubezpieczenia OC/AC. W tym przypadku dokumentem, który jest podstawą zaliczenia ubezpieczenia OC/AC do kosztów, jest polisa. W pełnej kwocie wydatki eksploatacyjne firma odlicza tylko wtedy, gdy samochód prywatny wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych. Musi to jednak odpowiednio udokumentować. Dlatego jej obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu samochodu (kilometrówki). Jeżeli firma nie prowadzi kilometrówki, fiskus przyjmuje, że auto wykorzystywane jest do celów mieszanych.