การพัฒนา logistic บน E-Business สุตโสม แสนหมื่น
Logistics Activities Order Processing
Location Selection
Customer service
Demand Forecasting
Procurement
Reverse Logistics
Part and Service Support
Logistics
Inventory Management
Traffic and Transportation
Material Handling Packaging
Warehousing And Storage
With Out IT for Logistics Management Retail Store สินคามี ลนเกินความ ตองการ ทุนจมหาย
Warehouse and Distribution Center (DC) นับสต็อกไมไหว แลวมันเยอะเกิน
เก็บมากเกินทําให หายาก คนยาก สินคาหายก็ไมรู
อาการปญหาดานโลจิสติ สติกส
Stock outs in spite of high inventories Inventory imbalance Frequent production disruption Always urgent Frictions among department
IT for Logistics & Supply Chain Improvement
Information Flow SCM Framework Supply Chain Management(SCM) Model Demand Management Integrated Suppliers
Warehouse Management
Continuous Replenishment
Automated Store Ordering
Supply Management Reliable Operations
Cross Docking
Enabling Technologies
Physical Product Flow
Best Practice is the most appropriate framework for decisions regarding IT for Logistic & Supply Chain Improvement
การพัฒนาบทบาทของฝายจัดซือ้ จัดหา EPI: Early Purchasing Involvement ฝายจัดซื้อจัดหาเขาไปมีสวนรวมในการกําหนดกลยุทธ และเตรียมตัวเพื่อรองรับความตองการของธุรกิจ
ESI: Early Supplier Involvement การวางแผนการผลิตรวมกับผูผ ลิตวัตถุดิบ เพื่อใหผผู ลิตวัตถุดิบทราบความตองการของธุรกิจ และใหธุรกิจทราบความเปนไปไดในการดําเนินการ
Customer Order Cycle Customer Order
Ship Customer Order
Customer Delivery
Order transmittal Back Order
Invoice
Check credit
Inventory File
Process Order
Production Schedule
Production
Inventory available Enter Customer Order
Shipping Documentation
Warehouse Withdrawal
Transportation Scheduling
Order Processing : Importance “The order processing and information system forms the foundation for logistics and corporate management information system”
“The Order Processing System is the center of the Logistics System.”
Accuracy
Speed
Four way to evaluate order transmittal
Consistency
Cost
EDI vs Traditional Method Purchasing Order Buyer’s Server
Purchasing
Purchasing Order
Post Office
Traditional Method
Order Entry
Seller’s Computer
EDI Flow Purchasing
Buyer’s Application
Seller’s Application
Seller
Developing Logistics Information System Customer order
Customer data Order Processing System Freight payment system Transportation history
Inventory
Customer master file
Company Record
Industry Data
Common Database
Management Data
Order Performance Inventory Management Shipment Performance Damage report and product return report
Transportation administration System configuration
Credit file Order status
Standard cost
Product tracking and forecasting report
Product movement
Performance and Cost reports for Physical distribution
ประโยชนจากการเทคโนโลยีสมัยใหม
สามารถลดความผิดพลาดจากการทํางานของมนุษย • สามารถลดขั้นตอนการทํางานเกีย่ วกับเอกสารระหวางหนวยงาน ทั้งภายใน องคกร และระหวางองคกร • สามารถลดอุบตั เิ หตุในการทํางานของกระบวนการผลิต จากความประมาท ของบุคลากร
การเก็บขอมูลอยางเปนระบบ สามารถใชในการวิเคราะหสถานการณ แบบ Real Time และสามารถแกไขปญหาไดอยางรวดเร็วทันตอ เหตุการณมากขึ้น
มุมมองใหมในการจัดการคลังสินคา : ++กิจกรรมที่กอใหเกิดความสามารถในการแขงขัน++ Warehouse Layout and Design
Location Analysis -Production-Position -Market-Position -Intermediately-
“กิจกรรมที่กอใหเกิด ความสามารถในการแขงขัน ทั้งการสรางความพึงพอใจ แกลูกคาและประสิทธิภาพ ของธุรกิจ”
Positioned
Warehouse Management System
Material Handling Manual VS Automated
WMS : Warehouse Management System Uses IT in Warehouse Operation
Increased data accuracy Reduced non-value added activities Generated report for managerial Increased service level
ประโยชนจากการจัดการสินคาคงคลัง
สามารถแกปญหาระดับสินคาคงคลังโดยรวมสูง แตมีสินคาบางรายการ ขาดตลาด สามารถลดปริมาณสินคาคงคลังที่ลาสมัย (Obsolesce) การวางแผนระดับสินคาคงคลังที่เหมาะสม มีสินคาในเวลาที่มีความ ตองการและมีคําสั่งซื้อ ทําใหสามารถสงมอบสินคาใหกับลูกคาได รวดเร็วมากขึ้น
ไอทียุค E-Commerce ในรูปแบบ B to B Value Chain Management (VCM) Solution เพื่อทํา E-Trade Collaboration by Linking customers, suppliers, partners, and distribution channels on a common trading partners platform for all their interenterprise e-commerce processes. Complete buying cycle and improve information capture • Planning and analysis with automate purchasing activities. • Requisition to payment control and monitor. • Automate quote-based buying. Benefit 1. Decreasing sourcing cycle time 2. Reducing process efforts and costs 3. Resulting in fair market pricing
www.abc.co.th
CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment) เปนวิธีการบริหาร E- Logistics & Supply Chain เกิดขึน้ ใหมโดยการวิจยั รวมกันของกลุม อาสาสมัครจากบริษัทคาปลีก และกลุมผูคาคอมพิวเตอรในสหรัฐอเมริกา ในสมาคมคาปลีก ของภาคเอกชน เพื่อหาวิธีการบริหาร 3 เรื่องหลักรวมกัน 1. วางแผนรวมกันบริหาร Logistic (Collaborative Planning ) 2. สรางรูปแบบการพยากรณลวงหนา (Demand Forecast) 3. การจัดเติมสินคาอยางตอเนื่องอัตโนมัติดวย Computer Information System (CIS) โดยอาศัย Web Base B2B E-Commerce Platform
CPFR Goal (เปาหมาย) • เพื่อลดภาระตนทุน Stock สินคาของทุกๆ ฝายทั้ง โรงงานผลิต ผูจดั จําหนาย รานคาปลีก เพราะยิ่งขายสินคามากขึ้น Stock ก็มากขึ้นตามไปดวยหาทางแกไมได สาเหตุมาจากขาด การวางแผนรวมกัน • หา Plat form สักอยางหนึ่ง เปนสื่อกลางประสาน Business Process รวมกันเปนหนึ่ง เดียว ในการตกลงสรางระบบการพยากรณ Demand Forecast เพื่อตางฝายตางไม จําเปนตองลงทุนดาน I.T. สูงเกินไป
ITIT for for Logistic Logistic ตตนนแบบ แบบ Pilot Pilot project project ในประเทศไทย ในประเทศไทย • บริหารการกระจายสินคาระบบ Just In Time โดยคัดเลือกสินคา A-Item นํามาวางมาตรฐานการบริหารสินคาใหม เพื่อสามารถทําใหยอดขายเพิ่มขึ้น แตคาใชจาย การบริหารสตอกสินคาลดลง • บริหารสินคาใหมมี าตรฐานเดียวกันดวย Category Management Concept เพื่อเปาหมายในการ
เพิ่มยอดขาย + ลดตนทุนการเก็บ Inventory
Internet ภายนอก
ธุรการ E-Business
รานคา
ฝาย D.C.
Store Front (รานเดียว)
ฝาย Merchandise Buyer ฝายบัญชี ฝายการเงิน
Consumer . . . 1 - 10 ลานคน
ฝาย Marketing ฝาย Support ฝายซอมบํารุง Warrantee
E-Commerce Paperless Workflow Communication
E-Commerce แบบ B to C
Intranet ภายใน
แบบ B to B บน Internet
กลุม Supplier 200 ราย กลุมรวมคา กับ Power Buy ธนาคารที่รว มกับ โครงการ Electronic Fund Transfer
ฝายบริหาร
Total e-Logistics & Supply Chain conceptual design Base on Best Practice in e-procurement methodology
ขอมูลทั่วไปของระบบ SAP และ GFMIS
ความรูทั่วไปของระบบ SAP
“ ERP (Enterprise Resource Planning System) คือแนวความคิดในการบริหารเพื่อวางแผนและ จัดการทรัพยากรใหเกิดประโยชนสูงสุดทั่วทั้งบริษัทโดยการเชื่อมโยงกระบวนการทาง ธุรกิจไมวาจะเปนเรื่องการจัดซื้อ การผลิต การขาย ลอจิสติกส บัญชี การเงินและงาน บุคคล เปนตน เขาดวยกันอยางเปนระบบเพื่อมุงไปสูผลกําไรสูงสุดของบริษัท ”1
ระบบ SAP เปนโปรแกรมสําเร็จรูปประเภท Enterprise Resource Planning System (ERP) ซึ่ง ประกอบดวยระบบงานที่สําคัญดังนี้ • ระบบบัญชีและรายงานทางการเงิน (FI module) • ระบบควบคุมตนทุนและคาใชจา ย (CO module) • ระบบการขายและการจัดสงสินคา (SD module) • ระบบการจัดการสินคาคงคลัง (MM module) • ระบบการผลิตและการวางแผนการผลิต (PP module) • ระบบงานบํารุงรักษาและปองกันการเสื่อมสภาพของทรัพยสิน (PM module) • ระบบงานจัดการโครงการ (PS module) • ระบบงาน Basis (Basis system)
Enterprise Resource Planning System Financial Controlling Cost Controlling Sales
Sales order
Initial Contact
Customer order
Inventory Sourcing
Production SOP
Procurement
Logistics Controlling
MPS
Purch. req.
MRP
Vendor selection
Delivery
Planned order
Purch. order
Invoicing
Customer payment
Prod. order
Prod. control
Goods issue
Vendor Invoice payment verificat.
Sales, Production, Purch., Warehouse Mgmt
SAP Solutions
SAP R/3
โครงสรางภายในระบบ SAP Organizational Units
Business Enterprise
Client
Financial Accounting/ Sales
Company Code
Controlling Area
Cost Accounting
Production/ Distribution
Sales Organization
Plant
Distribution Channel
Plant
... Inventory Management © SAP AG 1999
Storage Location
Storage Location
Storage Location
GFMIS (Government Fiscal Management Information System) GFMIS หมายถึง ระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐดวยระบบ
อิเล็กทรอนิกส เกิดจากมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 22 กรกฎาคม พ.ศ.2546 โดยใชโปรแกรมสําเร็จรูป SAP R/3 ของประเทศเยอรมัน เพื่อ ใชในการวางแผนจัดการทรัพยากรของหนวยงานภาครัฐ โดยมี ขอบเขตระบบงานหลัก 2 ดาน คือ • 1. ดานปฏิบัติการ (Operation System) ประกอบดวย ระบบการบริหาร งบประมาณ การจัดซื้อ/จัดจาง ดานบัญชีการเงิน ขอมูลสวนบุคคล และขอมูลตนทุน • 2. ดานการบริหาร (Business Warehouse) ประกอบดวย ขอมูลที่ใชใน
การวางแผนและการตัดสินใจ
GFMIS ระบบงานหลักของ e-Government
ความพึงพอใจ การ, การใช ของ เงิบรินงบประมาณ ประชาชน
การใหบริการ ประชาชนสวนหนา แบบอิเล็กทรอนิกส และเบ็ดเสร็จ (Front Operation)
กระทรวง กรม จังหวัด พื้นที่
e-Citizen
Interface
•One Stop Service •Call Center •Multi Channel Face to Face Internet/Portal Mail/Phone/Fax
ระบบการบริหารงานการเงิน การคลัง ภาครัฐ เปน ระบบงานหลัก สวนหลังของประเทศ (Back Office Operation) •ระบบบริหารเงินงบประมาณ •ระบบบัญชีเกณฑคงคาง ตนทุน •ระบบจัดซื้อจัดจางอิเล็กทรอนิกส •ระบบรับจายแบบอิเล็กทรอนิกส •ระบบขอมูลบริหารแบบ Matrix และ Online Realtime
e-Service
e-Government
GFMIS
ภาพรวมของระบบ GFMIS MIS (ระบบสารสนเทศ) MIS - BW SEM Operating System SAP R/3 (GFMIS)
FM ระบบ งบประมาณ
BIS ของ สงป.
PO
FI
ระบบจัดซื้อจัดจาง
ระบบการเงินและบัญชี
CO
HR
RP ระบบรับและนําสงเงิน AP ระบบเบิกจาย CM ระบบบริหารเงินสด FA ระบบสินทรัพยถาวร GL ระบบบัญชีแยกประเภท
ระบบตนทุน
e-Payroll , e-Pension ของกรมบัญชีกลาง
AFMIS ของสวนราชการ
ระบบทรัพยากรบุคคล
DPIS ของ สกพ.
e-Procurement ของกรมบัญชีกลาง (e-catalog,e-shopping list e-Auction)
ประกอบดวย
รายชื่อโปรแกรมระบบงาน GFMIS
ระบบการจัดสรรงบประมาณ ระบบบริหาร/ติดตามการใช งบประมาณ ระบบบัญชีแยกประเภทแบบเกณฑคง คาง ระบบบัญชีบริหาร/บัญชีตนทุน ระบบบัญชีเจาหนี้ ระบบบัญชีสินทรัพยถาวร ระบบบริหารเงินสด ระบบจัดซื้อจัดจาง/บริหารพัสดุ ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ระบบการจัดทํางบการเงินรวม ระบบฐานขอมูลบริหาร การเชื่อมโยงกับระบบภายนอก
Strategic Enterprise Management
Fund Management
General Ledger
Controlling/Cost Accounting
Account Payable
Asset Management
Cash Management
Purchasing/Inventory Mgt
Human Resource Management
Account Consolidation
Business Warehouse
External System Interfacing
การใชงานในระบบ GFMIS 1.
2.
3.
ระบบ SAP (Terminal GFMIS) เปนการบันทึกรายการโดยตรงเขาระบบ สําหรับหนวยงานที่มี GFMIS Terminal ใช Excel Form จากระบบ Excel Loader สําหรับหนวยงานที่ไมมี GFMISTerminal เพื่อบันทึกเขาระบบผาน Web Excel Loader Interface ขอมูลเขามาจากระบบอื่นของหนวยงานที่มีระบบ อิเล็กทรอนิกสของตนเอง
การ Implement ระบบ SAP และการ บริหารโครงการ
ASAP Methodology
ASAP Roadmap Continuous
Project Preparation
Final Preparation Business Blueprint
Realization
Methodology
Improvement Go Live & Support
SAP Implementation
Source: SAP ASAP
ASAP Roadmap •Initial Project Planning •Project Procedures •Training •Project Kickoff •Technical Requirements •Quality Check
•Project Management •Organizational Change Management •Training •Baseline Configuration and Confirmation •System Management •Final Configuration and Confirmation •Develop Programs, Interfaces etc. •Final Integration Test •Quality Check
•Production Support •Project End Continuous
Project Preparation Business Realization Blueprint •Project Management •Organizational Change Management •Training •Develop System Environment •Organizational Structure Definition •Business Process Analysis •Business Process Defintion •Quality Check
Improvement Final Preparation Go Live & Support •Project Management •Training •System Management •Detailed Project Planning •Cutover •Quality Check
ความเสี่ยงและการควบคุมงานโครงการ SAP
ความชัดเจนในขอบเขตของโครงการ รวมถึงระยะเวลาและคาใชจาย คุณภาพและประสบการณของทีมงานจัดทําและบริหารโครงการ การมีสวนรวมและการใหความสําคัญในการบริหารโครงการของ ผูบริหาร (Management involvement not just “commitment”) การอบรมและจัดการการเปลี่ยนแปลงในองคกร (Changes Management) ความเขาใจของพนักงานตอผลประทบและประโยชนที่จะเกิดกับองคกร (Project Ownership)
การวางแผนและจัดการกับปญหาที่เกิดขึ้น การบริหารโครงการและการแกปญหาหลังจากที่ระบบเริ่มมีการใชงาน จริง (Post implementation management)
การควบคุมภายในของระบบ SAP
ความเสี่ยงและระบบการควบคุมภายใน
การเปลี่ยนแปลงระบบการทํางานโดยการใชระบบ SAP นั้นจะทําให องคกรมีความเสี่ยงทั้งในดานการจัดการและการควบคุมภายใน การประเมิณความเสี่ยงและการควบคุมภายในของการ Implement ระบบ SAP • • • • • • • •
Business Process Controls Application Security (Segregation Of Duties) Program Interface Conversion Control Technology Infrastructure End User Training Master Data Maintenance Project Management
โครงสรางการจัดการระบบพื้นฐานของ SAP
Development ระบบสําหรับ การกําหนดคา และพัฒนาโปรแกรม
Quality Assurance ระบบทดสอบ
Sandbox ระบบทดลอง/อบรม
Production ระบบที่ใชงานจริง
ประเภทของการควบคุมภายในสําหรับระบบ SAP
การควบคุมโดยวิธีปฏิบัติงาน (Manual / procedural controls) • กําหนดนโยบายการปฏิบัติงานและระเบียบปฏิบัติ
การควบคุมโดยระบบปฏิบัติงาน (Inherent controls) การควบคุมโดยการกําหนดคาการทํางานของระบบ (Configuration controls) การควบคุมการเขาถึงขอมูล (Logical access controls) • การกําหนดสิทธิการเขาถึงขอมูล • การกําหนดการแบงแยกหนาที่ในระบบงาน (Segregation of duties)
การควบคุมโดยการใชรายงาน (Reporting Controls) • รายงานรายการผิดปกติ
Inherent & Configurable Controls Configuration Controls
Inherent Controls
Duplicate checks through message control
Sequential documents thorugh number ranges Automatic integration and postings All transactions through unique documents History of transactions executed by users retained including date, time and user Logging and history of program changes
Edit Check Data Entry Validations Document Blocking Tolerance Levels Authorization Groups Payment Blocking Document Types User defined Error / Warning Messages Automatic Posting with predefined posting keys Reason Codes Predefined Master Data SAP Workflow Mandatory and/or System populated fields
แนวทางการตรวจสอบระบบ SAP
ภาพรวมของวงจรการตรวจสอบ กับระบบงาน SAP
Audit Business Cycles
SAP Module Functional Category
Financial Accounting Treasury
Financial Applications FI, CO, TR
Fixed Assets Expenditure
Logistic Applications MM, SD, PP
Revenue Inventory Management Payroll and Personnel
Human Resources HR
แนวทางการตรวจสอบระบบ SAP
แนวทางการตรวจสอบระบบ SAP ตามหลักการประเมินความเสีย่ ง (Risk-based Audit Approach) ประกอบดวย
• การทําความเขาใจกับระบบการทํางานของระบบ SAP (Gaining an understanding) • การประเมินความเสีย่ งของระบบงาน (Identifying the significant risks)
Business Process Controls Application Security Program Interface Master Data Maintenance
• การประเมินระบบการควบคุมของระบบงาน (Determining key controls)
Manual / Procedure Controls Inherent Controls Configuration Controls Logical Access Controls Reporting Controls
• การทดสอบระบบการควบคุมและการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุม (Testing those controls to confirm their adequacy)
ระบบขอมูลสารสนเทศเพื่อการตรวจสอบบน SAP (AIS) เปนระบบ ขอมูลสารสนเทศเพื่อการตรวจสอบบนระบบ SAP และเปนเครื่องมือสําหรับผูตรวจสอบที่จะใชในการ ติดตามและตรวจสอบการควบคุมภายในของระบบ
Audit Information System (AIS)
(Inherent Control & Configuration Control)
AIS ประกอบดวย
1. เครื่องมือการตรวจสอบระบบ (System Audit) - System configuration - System logs and status displays - Development / customizing
2. เครื่องมือการตรวจสอบรายการทางธุรกิจ (Business Audit) - Organization overview - Financial statement –oriented audit - Process-originated audit
ตัวอยางการตรวจสอบระบบ SAP
ขอบเขตของขอมูลสารสนเทศเพื่อการตรวจสอบ (AIS) Audit ICQs SAP R/3 – แบบสอบถามการควบคุมภายใน Audit Program SAP R/3 – รายละเอียดการตรวจสอบการควบคุมภายใน ระบบ SAP เครื่องมือการตรวจสอบการแบงแยกหนาที่ในระบบงาน (Segregation Of Duties) – Virsa System
Recommended Web Links
http://www.sapsecurity.net/securitydocs.htm http://www.sapgenie.com/ http://www.thaisap.com/sapfact.asp http://help.sap.com/ http://sap.ittoolbox.com/ http://www.sap.info/ http://www.auditnet.org/sapaudit.htm http://big4guy.com/ Security, Audit and Control Features SAP R/3 2nd Edition (Book)