Microsoft Word XP (Advanced)
จัดโดย
ศูนยคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยกรุงเทพ โครงการอบรมคอมพิวเตอรเชิงปฏิบัติการ สําหรับคณาจารยและเจาหนาที่มหาวิทยาลัยกรุงเทพ
1
สารบัญ หนา 1. ความรูเบื้องตน (Introduction).................................................................................................1 2. การจัดการแฟม.......................................................................................................................4 3. การทํางานกับขอความ (Working with Text)...........................................................................6 4. การยกเลิกและทําซ้ํา ...............................................................................................................6 5. การเลือกขอความ การจัดรูปแบบอักษร และการปรับขนาด......................................................6 6. การจัดยอหนา.........................................................................................................................7 7. ชองวางระหวางบรรทัด (Line Spacing)...................................................................................7 8. การกําหนดระยะ TAB.............................................................................................................8 9. การตกแตงเอกสาร................................................................................................................10 9.1 การใสพื้นหลังใหเอกสาร .......................................................................................................10 10. การทํางานกับรูปภาพ ...........................................................................................................12 11. การใชกลองขอความ.............................................................................................................15 12. การทํางานกับตาราง .............................................................................................................15 13. การจัดรูปแบบชั้นสูง..............................................................................................................18 14. การใสเชิงอรรถ และอางอิงทายเรื่อง (Footnote) ....................................................................19 15. การจัดแบงเอกสารออกเปนสวนๆ (Sections)........................................................................20 16. การตั้งคาหนากระดาษ ..........................................................................................................21 17. การแทรกเลขหนา .................................................................................................................22 18. Headers และ Footers..........................................................................................................22 19. การพิมพเอกสารทางเครื่องพิมพ ...........................................................................................23 20. การบันทึกเอกสารเปนเวอรชั่น (Version) ..............................................................................24 21. การบันทึกเอกสารเปนเว็บเพจ (Web Page) มีขั้นตอนดังตอไปนี้ ...........................................25 22. การแทรกไฟลเอกสาร ...........................................................................................................25
Microsoft Word 2002 1. ความรูเบื้องตน (Introduction) 1.1 การเรียกใช Microsoft Word 2002 ทําตาม ขั้นตอนดังตอไปนี้ 1. คลิกที่ปุม Start บน Taskbar 2. เลือกที่เมนู Programs จะปรากฏเมนูยอ ย ดานขวาขึ้น 3. ในเครื่องบางเครื่องเราจะเห็นคําสั่ง Microsoft Word ที่เมนูในสวนนี้เลย แตใน บางเครื่องอาจตองเลือกเพื่อเขาสูเมนูใน สวนของ Microsoft Office กอน 4. คลิกที่คําสัง่ Microsoft Word หลังจากนั้นจะเขาสูโปรแกรม Microsoft Word ดังรูป
1.2 สวนประกอบของโปรแกรม MS Word 2002 Toolbar
Title bar
Menu bar
ปุม Close ปุม Maximize ปม Minimize
พื้นที่เอกสาร / Working Area
Insertion
Status Bar
Scroll Bar
Task Pane
2 • Title Bar คือ แถบสําหรับแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเอกสารที่กําลังพิมพ • Menu Bar คือ แถบเมนูที่รวบรวมคําสั่งตาง ๆ ของโปรแกรม • Toolbar คือ แถบเครื่องมือที่รวบรวมปุมคําสั่งตางๆ ทีส่ ําคัญ เขาไวเปนหมวดหมู เพื่อใหสามารถเรียกใชงานไดสะดวกมาก ยิ่งขึ้น Toolbar มีหลายชนิดใหเลือกใชโดย คลิกที่เมนู View เลือกคําสั่ง Toolbars และคลิกเลือกชื่อ Toolbar ที่ตองการ • Status Bar คือ แถบแสดงสถานการณทํางานของโปรแกรม Microsoft Word รายละเอียดสวนตางๆ ของ Status Bar มีดังนี้ - Page 1 : แสดงหมายเลขหนา ณ ตําแหนงของ Cursor - Sec 1 : แสดงหมายเลขสวน ณ ตําแหนงของ Cursor สวน (Section) เปนการกั้นขอบเขตเพื่อกําหนดลักษณะของเอกสารใหเปนไปตามที่ตองการ ซึ่งปกติจะไมสามารถทําใหมีหลายรูปแบบในแผนเดียวได แตหากกัน้ ดวยสวน (Section) จะ ทําใหสามารถกําหนดใหมีหลายรูปแบบไดในเอกสารเพียงแผนเดียว - 1/1 : แสดงใหทราบวาเอกสารทีก่ ําลังพิมพมีทั้งหมด 1 แผนและ Cursor อยูในแผนที่ 1 - At 1” : แสดงระยะหางในแนวดิ่งวาขณะนี้ Cursor อยูหางจากขอบกระดาษบนระยะกี่นวิ้ - Ln 1 : แสดงวาขณะนี้ Cursor กําลังอยูที่บรรทัดที่ 1 - Col 1 : แสดงวาขณะนี้ Cursor กําลังอยูที่คอลัมนที่ 1 - OVR : เปนตัวแสดงวาขณะนี้ Keyboard อยูในสถานะพิมพทบั หรือพิมพแทรกโดย… OVR Disable (เปนสีเทา) หมายความวา การทํางานอยูในสถานะพิมพแทรก OVR Enable (เปนสีดํา) หมายความวา การทํางานอยูในสถานะพิมพทับ [กดปุม Insert บน Keyboard] แตถาแถบ OVR เปนสีจางหรือสีเทาจางแสดงวากําลังอยูในสถานะพิมพแทรก) - Thai / English : แสดงสถานะตัวอักษรที่พมิ พ • Maximize Button : ปุมสําหรับขยาย Window ใหเต็มจอภาพ • Minimize Button : ปุมสําหรับลดรูป Window ใหแสดงเปน Icon อยูบน Task Bar • Close Button : ปุมสําหรับออกจากโปรแกรม • ไมบรรทัด (Ruler) : เปนสวนที่แสดงมาตราสวนเชนเดียวกับไมบรรทัดทัว่ ๆไป เพื่อบอกระยะของ ขอความในเอกสาร และ สามารถกําหนดใหแสดงไมบรรทัดหรือไมก็ได โดยการเลือก Menu View และ เลือก Ruler ใหสังเกตวา จะมีเครื่องหมาย 9 อยูหนาคําสั่ง Ruler ซึ่งหมายความวา Window ยอย กําลังแสดงไมบรรทัด แตหากไมมีแสดงวาไมแสดง Ruler
3 1.3 การแสดง Tool bar ทั้งหมด เนื่องจากเมื่อเปดโปรแกรม Windows XP ผูใชงานพบวาสวนของ Tool bar จะมีการแสดงผลเพียง บรรทัดเดียวเพื่อใหสะดวกตอการใชงานและมีสว นของลูกศรเมื่อคลิกแลวจะแสดงผล Tool bar ทั้งหมดดังรูป
ทําใหการเรียกใชงาน Tool bar สําหรับบางทานอาจไมคุนเคย วิธีที่จะใหโปรแกรมแสดง Tool bar ให เห็นอยางชัดเจน คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Customize จะปรากฏหนาจอดังรูป คลิกเครื่องหมาย 9 ที่ บรรทัด Show Standard and Formatting toolbars on two rows และคลิกปุม Close โปรแกรมจะแสดงผลของ Tool bar ใหเห็นทีละบรรทัดอยางชัดเจน
1.4 การเปลี่ยน Menu bar จากภาษาไทยเปนภาษาอังกฤษ มีขั้นตอนดังตอไปนี้ 1. คลิกที่ปุม Start บน Taskbar 2. เลือกที่เมนู Programs จะปรากฏเมนูยอ ยดานขวาขึน้ เลื่อนเมาสไปที่ Microsoft Office Tools 3. คลิกเลือกคําสั่ง การตั้งภาษาของ Microsoft Office XP
4
4. คลิกที่ List Box เพื่อเปลีย่ นการแสดงผลของ Menu และ Help เปนภาษาอังกฤษ
2. การจัดการแฟม 2.1 การสรางแฟมใหมและการใชแมแบบ 1. เลือก New จากเมนู File 2. จะปรากฏ Task Pane ดังรูป เลือก Blank Document หรือ รูปแบบเอกสารใหมจาก Templates Template คือเอกสารตนแบบที่ทําขึ้นมาเพื่อใชเฉพาะดาน เชน ทําบันทึกภายใน จดหมายสมัครงาน เปนตน ซึ่งตางจากเอกสารเปลาตรงที่ Template จะมีขอความที่จาํ เปนบางอยางมาใหดวย
การ
5 2.2 การบันทึกแฟม เมื่อพิมพขอมูลเสร็จเรียบรอยแลว และตองการบันทึกลงสูดิสกสามารถทําไดตามขัน้ ตอนตอไปนี้ 1. คลิกที่ปุมรูปดิสกบริเวณ Standard Toolbars ดังรูป หรือเลือก Save จากเมนู File
2. ถาเปนการบันทึกขอมูลครัง้ แรกจะปรากฏหนาตางดังรูป
3. เลือกตําแหนงของโฟลเดอรที่ตองการบันทึกขอมูล 4. พิมพชื่อไฟลที่สวนของ File name และคลิกที่ปุม Save เพื่อบันทึกขอมูล 2.3 การสราง Folder เพื่อบันทึกแฟมขอมูลใหม กรณีที่ตองการสราง Folder ใหมขึ้นมาเพื่อบันทึกแฟมขอมูลสามารถทําไดโดยคลิกที่ จากนั้นจะปรากฏหนาตางดังภาพเพื่อใหเราตั้งชื่อ Folder ใหม จากนั้นก็ทําตามขั้นตอนการบันทึก เอกสารตามปกติ
6 3. การทํางานกับขอความ (Working with Text) 3.1 การเพิ่ม ลบ แทรกขอความ และการเปลี่ยนภาษา การเพิ่มขอความสามารถทําไดโดยการกดแปนตัวอักษรที่ตองการ หลังจากนั้นตัวอักษรนั้นก็จะ ปรากฏบนจอภาพ การลบขอความสามารถทําไดโดยกรณีขอความที่ตองการลบอยูหนาตัวบอกต่ําแหนงการพิมพ สามารถทําไดโดยกด Key Back Space ขอความหนาตัวบอกตําแหนงการพิมพจะถูกลบไป กรณีขอความที่ตองการลบอยูหลังตัวบอกตําแหนงการพิมพ สามารถทําไดโดยกด Key Delete ขอความหลังตัวบอกตําแหนงการพิมพจะถูกลบไป Delet ตัวอยาง Delet
การแทรกขอความสามารถทําไดโดยนําเคอเซอรไปวางตําแหนงที่ตอ งการแทรก แลวพิมพ ขอความทีต่ องการ ถาพิมพแลวขอความใหมทับขอความเกาแสดงวาสถานะการพิมพเปนการพิมพทับ เราสามารถเปลี่ยนสถานะการพิมพเปนพิมพแทรกไดโดยกด Key Insert Insert การเปลี่ยนภาษาสามารถทําไดโดยกด Key ′ 4. การยกเลิกและทําซ้ํา Repeat ในการใชคําสั่งใดคําสั่งหนึ่งไปแลว หากเกิดเปลี่ยนใจ ผูใชสามารถขอ Undo ยกเลิกคําสั่งไดเสมอ โดยการกดปุม Undo หรือเลือก Undo จากเมนู Edit หรือ กดปุม Ctrl+Z การขอใชคําสัง่ ที่เพิ่งถูก Undo ไปจะเรียกวาการ Redo สามารถทําทีละคําสั่งไดโดย สามารถกดปุม Ctrl+Y หรือ คลิกปุม Redo บน Toolbar หรือคลิกปุมลูกศรลงขางปุม Redo เพื่อยกเลิกคําสั่ง Undo ใดๆ 5. การเลือกขอความ การจัดรูปแบบอักษร และการปรับขนาด การเลือกขอความสั้นๆ 1. เลื่อนไปยังตําแหนงตนขอความที่จะเลือก 2. กดปุมซายของเมาสคางไว 3. ลากเมาสใหผา นขอความทีต่ องการ 4. ปลอยปุมเมาส การเลือกขอความยาวๆ (หลายบรรทัด) 1. คลิกทีต่ ําแหนงเริ่มตนขอความ 2. กดปุม Shift คางไวแลวคลิกที่ตําแหนงทายขอความ
7 เทคนิคการเลือกขอความดวยเมาส 1. นําเมาสคลิกที่หนาบรรทัด 1 ครั้ง เพื่อเลือกขอความทัง้ บรรทัด 2. ทริปเปล คลิกที่หนาบรรทัดจะเปนการเลือกขอความทัง้ เอกสาร 3. ดับเบิ้ลคลิกทีค่ ําเพื่อเลือกทัง้ คํา (Word) 6. การจัดยอหนา การเยื้อง (Indentation) ทุกๆยอหนาสามารถเยื้องได 3 แบบ คือ ดานซาย ดานขวา และบรรทัดแรก ใหยอหนาเยื้องไปทางขวา 1 แท็บในยอหนา (ปกติจะตั้งคาทุกๆ 0.5 นิ้ว) ใหเลือกยอหนาที่ตองการ ตั้งคาระยะเยือ้ ง แลวคลิกทีป่ ุม Increase Indent หรือกด Ctrl+M ใหยอหนาเยื้องไปทางซาย 1 แท็บ (ปกติจะตั้งคาทุกๆ 0.5 นิ้ว) ใหเลือกยอหนาที่ตองการตั้งคาระยะ เยื้อง แลวคลิกที่ปุม Decrease Indent หรือกด Ctrl+Shift+M สามารถใชคําสั่ง Format Paragraph เพือ่ ตั้งคาระยะเยื้องขวาสําหรับยอหนาตั้งคาบรรทัดแรกใหเยื้อง ไปทางซาย หรือตั้งคาระยะเยื้องแบบหอยใหเปนระยะอื่นๆ ดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกยอหนาที่ตองการเยื้อง 2. เลือกเมนู Format คําสั่ง Paragraph 3. เลือกรูปแบบการเยื้องที่คําสั่ง Alignment เชน Left Centered Right 4. ตั้งคาระยะเยือ้ งไปทางขวาที่ Before text: และไปทางซายที่ After text: 5. เลือกระยะการเยื้องของ First Line (บรรทัดแรกของยอหนา) และ Hanging (บรรทัดถัดไปของยอหนา) ในสวนของ คําสั่ง Special: และกําหนดระยะที่ By: และดูผลลัพธของการทํางานไดที่ชอง Preview 7. ชองวางระหวางบรรทัด (Line Spacing) ปกติเอกสารสวนมากจะมีชอ งวางระหวางบรรทัดเทากับ 1 บรรทัด บางครั้งอาจตองการใหมีชองวาง ระหวางบรรทัดเปน 2 บรรทัดหรือ 1 บรรทัดครึ่ง โดยสามารถเลือกรูปแบบไดจากหนาจอที่ผานมาในสวนของ Line Spacing: ซึ่งประกอบดวยตัวเลือก 6 แบบ คือ Single บรรทัดตางๆ จะหางกันเทากับความสูงของฟอนต แตละบรรทัดจะขยายระยะหาง ระหวางบรรทัดใหเหมาะสมกับขนาดของฟอนตที่สูงสุดในบรรทัด 1.5 Lines บรรทั ด ต า งๆ จะห า งเท า กั บ 1.5 เท า ความสู ง ของฟอนต แต ล ะบรรทั ด จะขยาย ระยะหางระหวางบรรทัดใหเทากับ 1.5 เทาของฟอนตที่สูงสุดในบรรทัด
8 Double At Least Exactly Multiple
บรรทัดตางๆ จะหางเทากับ 2 เทาความสูงของฟอนต แตละบรรทัดจะขยายระยะหาง ระหวางบรรทัดใหเทากับ 2 เทาของฟอนตที่สูงสุดในบรรทัด บรรทัดตางๆ จะหางกันอยางนอยเทากับคาที่ตั้งคาไวในบอกซนี้ แตละบรรทัดจะขยาย ระยะหางระหวางบรรทัดใหเหมาะสมกับขนาดของฟอนตที่สูงสุดในบรรทัด แตละบรรทัดจะหางกันเทากับคาทีต่ ั้งคาไวในบอกซนี้ ฟอนตที่มีความสูงเกินบรรทัดจะ ถูกตัดสวนบนออก บรรทัดตางๆ จะหางกันเปนหลายเทาของความสูงของฟอนต แตละบรรทัดจะหางกัน เปนจํานวนเทาของคาที่ตั้งไวในบอกซ At ของขนาดฟอนตที่สูงที่สุดในบรรทัด
8. การกําหนดระยะ TAB การพิมพเอกสารที่มีขอความตรงกันเปนชวงๆ ตามแนวตั้ง ผูใ ชบางทานอาจใชการเคาะเวนวรรคในแต ละบรรทัด แลวเปรียบเทียบเอาดวยสายตาวาตรงกันหรือไม ซึ่งเปนวิธีที่ไมถูกตองเสียเวลาและแรงงานมาก ซ้ํา เอกสารที่ไดอาจไมตรงกันจริงก็ได ควรใชการตั้งระยะ Tab ไวในชวงที่ตองการใหเอกสารอยูตรงกัน เมื่อกดปุม Tab บนแปนพิมพ เคอรเซอรจะกระโดดไปรออยู ณ จุดที่ระบุ คราวนี้ไมวาจะพิมพบรรทัดใด ทุกบรรทัดจะมี ชวงเอกสารทีต่ รงกันเสมอ ลักษณะของ Tab มีดังนี้ สัญลักษณ Tab คําสั่ง ความหมาย Left-aligned เพื่อใหอักษรซายมือตรงกัน Center-aligned เพื่อใหอักษรอยูตรงกลาง Right-aligned เพื่อใหอักษรขวามือตรงกัน Decimal-aligned เพื่อใหตวั เลขมีทศนิยมตรงกัน
9 8.1 การกําหนดระยะ Tab 1. คลิกที่ปุมสัญลักษณ Tab ทางซายสุดของไมบรรทัด จนขึ้นสัญลักษณ Tab ตามที่ตองการ 2. เลื่อนเมาสไปชี้ที่ไมบรรทัดตรงระยะที่จะใส Tab 3. คลิกเมาสหนึง่ ครั้ง คลิกที่นี่
8.2 การใชระยะ Tab ที่ตั้งไว เมื่อตองการพิมพขอความใหตรงกับระยะ Tab ก็ใหกดปุม Tab ที่แปนพิมพ เคอรเซอรจะกระโดดมารอ ตําแหนงที่ไดกําหนดไวทันที การยายและลบ Tab 1. เลื่อนเมาสมาที่ระยะ Tab ที่ตองการเปลีย่ นแปลง บนไมบรรทัด 2. กดปุมเมาสคางไวจะปรากฏเสนประบอกแนวระยะ Tab 3. ถาเปนการยาย ใหเลื่อนเมาสไปทางซายหรือขวา จนตรงกับระยะที่ตอ งการ 4. ถาเปนการลบใหลาย Tab ออกมานอกไมบรรทัด 5. ปลอยปุมเมาส 8.3 การใช Tab Leader Tab Leader จะเปนตัวอักษร ที่จะใหใสแทนชองวางระหวางขอความกับระยะ Tab การตั้ง Tab Leader ทําไดโดย 1. เลือกเมนู Format หัวขอ Tabs 2. ใสระยะ Tab ที่ตองการในชอง Tab Stop position 3. ในสวนของ Alignment เลือกลักษณะของ Tab ที่ตองการ 4. ในสวนของ Leader คลิกเลือกแบบของ Tab Leader ที่ตองการ 5. คลิกปุม OK เมื่อพิมพขอความแลวกดปุม Tab ก็จะไดผลลัพธตามทีไ่ ดตั้งคาไว
10 9. การตกแตงเอกสาร 9.1 การใสพื้นหลังใหเอกสาร เปนการใสสีหรือลวดลายใหกับพื้นหลังของเอกสารใหดู สวยงาม ใชไดกับเอกสารธรรมดาและเว็บเพจ แตไมควรพิมพลง บนกระดาษเพราะจะทําใหเห็นขอความไมชัดเจน การใสพื้นหลัง ใหเอกสาร ทําไดโดย 1. เลือกเมนู Format หัวขอ Background 2. คลิกที่ชองสีพนื้ ที่ตองการ หรือ 3. คลิกที่ Fill effects เพื่อเลือกลวดลาย แลวเลือกแถบ ใดแถบหนึ่งตอไปนี้ Gradient = ไลเฉดสีจากเขมไปจางหรือจากสี หนึ่งไปอีกสีหนึ่ง Texture = ลวดลายสําเร็จรูป ตองการลวดลาย ใดใหคลิกในชองลวดลายนัน้ Pattern = ลวดลายที่สามารถเปลีย่ นแปลงได Picture = นําไฟลรูปภาพมาทําเปนพื้นหลัง เชน การทํา ลายน้ําบนกระดาษ 4. เลือกรายละเอียดในแถบที่ตอ งการ แลวคลิกปุม OK 9.2 การตีกรอบเอกสาร สามารถตีกรอบใหกับเอกสารบางสวน หรือตีกรอบเอกสารทั้งหนาได 1. เลือกขอความที่ตองการตีกรอบ ถาตองการตีกรอบทั้งหนาไมตองเลือกสิ่งใด 2. เลือกเมนู Format หัวขอ Border and Shading 3. ถาจะตีกรอบเอกสารบางสวน คลิกแถบ Border หรือถาจะตีกรอบทั้งหนาคลิกแถบ Page Border 4. ในสวนของ Setting คลิกทีแ่ บบของกรอบที่ตองการ 5. เลือกแบบ, สี และความหนา ของเสนกรอบจากชอง Style, Color และ Width 6. ถาไมชอบกรอบในขอ 5. ใหเลือกกรอบเปนรูปภาพแทนไดในชอง Art (มีเฉพาะในแถบ Page Border)
11 7. คลิก OK
9.3 การจัดรูปแบบตัวอักษร 1. เลือกสวนของขอความที่จะจัดรูปแบบ 2. จากเมนู Format เลือกคําสั่ง Font 3. กําหนดแบบอักษรจาก Font และทําการเลือก แบบตัวอักษร (แนะนําใหใช Font ที่ลงทายดวย New เชน Browallia New), Font Style, Size, Color, Underline, Effects โดยดูตัวอยางของ คาที่เลือกไวในสวนของ Preview
การจัดรูปแบบตัวอักษรโดยใช Formatting toolbar 1. เลือกขอความที่ตองการเปลีย่ นรูปแบบ โดยปายแถบสีขอความทีต่ องการ 2. ทําการเลือกแบบตัวอักษรทีต่ องการ การกําหนดตัวอักษรตัวเขม ตัวเอียง และตัวขีดเสนใต สามารถทําไดโดยคลิกที่ปุมตางๆ ดังรูปตอไปนี้ โดย B หมายถึงตัวเขม I หมายถึงตัวเอียง และ U หมายถึงตัวขีดเสนใต การจัด Alignment การจัด Alignment คือการจัดรูปแบบของขอความวาเราตองการใหขอความนั้นมีลักษณะอยางไร เชนชิด ซาย อยูกึ่งกลางหนากระดาษ ชิดขวา หรือเปนแบบที่ชดิ ทั้งซายและขวา
12 การจัด Alignment จะมีผลทั้ง Paragraph ของขอความ โดยไมจําเปนตองปายแถบสี สามารถทําไดโดย ชิดซาย ชิดขวา กําหนดระยะหางระหวางตัวอักษร คลิกที่ปุมดังรูปตอไปนี้ ระยะหางระหวางบรรทัด กึ่งกลาง
ซายและขวาเทากัน
9.4 การใช Bullets และ Numbering การสรางเอกสารที่มีลักษณะเปนหัวขอ หัวขอ ยอย และลําดับเลขนั้น สามารถเลือกรูปแบบในการ จัดการไดโดยอัตโนมัติ โดยคลิกที่เมนู Format เลือก คําสั่ง Bullets and Numbering
9.5 การใชอักขระพิเศษ 1. เลื่อนเคอรเซอรไปยังตําแหนงที่จะใส อักขระพิเศษ 2. จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Symbol 3. เลือกชุดอักขระพิเศษ จากสวนของ Font ใน Tab Sheet Symbol 4. เลือกอักขระทีต่ องการ และกดปุม Insert
10. การทํางานกับรูปภาพ 10.1 การแทรกรูปภาพ การนํารูปภาพจากแฟมขอมูลอื่นมาใสลงในเอกสาร 1. จากเมนู View เลือกคําสั่ง Page Layout เพื่อเปลี่ยนมุมมอง เอกสาร 2. จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Picture และเลือก From File 3. เลือก Drive, Folder และเลือกชื่อไฟลรปู ภาพที่ตองการ และกด ปุม Insert การใชรูปภาพจาก ClipArt Gallery 1. จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Picture และเลือก Clip Art
13 2. สวนของ Task Pane ก็จะเปนสวนของ Insert Clip Art คลิกที่คําสั่ง Clip Organizer จะปรากฏวินโดว Microsoft Clip Organizer 3. วินโดว Microsoft Clip Organizer ดานซายมือจะมี Collection List ใหเลือก เมื่อเปดวินโดวนี้ขึ้นมาครั้ง แรกจะอยูในสวนของ My Collections List ใหปดสวนนีโ้ ดยคลิกที่สัญลักษณ 4. คลิกสัญลักษณ + ที่สวนของ Office Collections จะปรากฏโฟลเดอรที่เก็บ Clip Art เปน หมวดหมู 5. ผูใชคลิกที่ชื่อโฟลเดอรที่ตองการ ดานขวามือจะมีภาพ Clip Art ใหเลือกตามตองการ โดยการนําเมาสชี้ ที่ภาพจะปรากฏลูกศรเล็กขึ้นมา ใหคลิกเลือกคําสั่ง Copy หรือจะใชวิธีคลิกที่ภาพ ลากเมาสเพือ่ นํา ภาพนั้นไปวางที่สไลดที่เปดอยูไดเชนกัน 6. กลับไปที่สไลดที่เปดใชงานอยู ไปที่ Menu Edit คลิกทีค่ ําสั่ง Past ภาพที่เลือกไวกจ็ ะแสดงขึ้นมา 7. ถาผูใชตองการเลือกรูปภาพอื่นอีก ใหกลับไปทีว่ ินโดว Microsoft Clip Organizer และทําขั้นตอนเดิม _
14 10.2 การจัดขอความรอบรูปภาพ 1. คลิกเลือกรูปภาพที่เราตองการ 2. คลิกเมาสขวาที่รูปภาพ หรือ เลือก Picture จาก เมนู Format 3. เลือก Tab Sheet Layout 4. กําหนด Wrapping Style โดยคลิกเลือก รูปแบบที่ตองการ เชน ถาเปนแบบ Square ขอความก็จะอยูลอมรอบรูปภาพเปนกรอบ สี่เหลี่ยม กดปุม OK 5. นําภาพไปวาง ณ ตําแหนงที่ตองการ
หรือจะเลือกใชจาก Tool bar ก็ทําไดเชนเดียวกัน โดยคลิกรูปภาพที่เราตองการ จะมี Tool bar Picture ปรากฏที่หนาจอ (ในกรณีที่ไมพบ Tool bar ดังกลาว ให คลิกที่เมนู View คลิกคําสั่ง Toolbars เลือก Picture) คลิก ปุม Text Wrapping และเลือกรูปแบบของการ Wrapping จากกนั้นนําภาพไปวาง ณ ตําแหนงของขอความทีต่ องการ
10.3 การใสคําอธิบายเฉพาะภาพ (Caption) ผูใชสามารถกําหนดคําอธิบายแตละภาพไดดังนี้ 1. คลิกเลือกภาพที่ตองการใสคําอธิบาย 2. คลิกขวาจะปรากฏเมนูยอย คลิกเลือกคําสัง่ Caption 3. กําหนดขอความที่ตองการโดยคลิกที่ปุม New Label 4. กําหนดรูปแบบของตัวเลขเพื่อแสดงลําดับของ ภาพ คลิกปุม Numbering 5. กําหนดตําแหนงของคําอธิบายอยูในสวนของ Position:
15 11. การใชกลองขอความ 1. ที่ Toolbar drawing คลิกทีป่ ุม 2. วางเคอรเซอรลงตําแหนงทีต่ องการวางกลองขอความ และทําการพิมพขอความลงในกลองขอความ 3. ทําการตกแตงเอกสารจาก Toolbar drawing 12. การทํางานกับตาราง ขั้นตอนการสรางตาราง • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Insert เลือก Table • กําหนดจํานวน column และ row ตามตองการ (เลือก 3 column 2 row) กดปุม OK หรือ ใช Standard Toolbar การแทรกแถว • วางตัวบอกตําแหนงการพิมพไวระหวางแถวที่ ตองการแทรก • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Insert เลือก Rows Above หรือ Rows Below การแทรกคอลัมน • วางตัวบอกตําแหนงการพิมพไวระหวางคอลัมนที่ตองการแทรก • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Insert เลือก Columns to the Left หรือ Columns to the Right การเลื่อนไปยังแตละเซลล • Tab เลื่อนไปทางขวาทีละเซลล • Shift+Tab เลื่อนไปทางซายทีละเซลล • ปุมลูกศรทั้งสี่ เลื่อนไปตามทิศทางของลูกศรนั้น หากขอความในเซลลมคี วามยาวมาก ตารางจะปรับขึ้นบรรทัดใหเองหรือกด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม ภายในเซลลเมื่อตองการ การลบเซลล • เลือกเซลลทตี่ อ งการลบ • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Delete Cells เลือกรูปแบบที่ตองการลบ ลบ Cell ณ ตําแหนงนั้น และ Cells ดานซายจะเลื่อนเขามาแทนที่ ลบ Cell ณ ตําแหนงนั้น และ Cells ดานลางจะเลื่อนเขามาแทนที่ ลบทั้งแถวที่เลือกไว ลบทั้งคอลัมนที่เลือก
16 การใสเสนตาราง เสนขอบและแรเงา • อยูที่เซลลใดเซลลหนึ่งในตาราง • จากเมนู Format เลือกคําสั่ง Borders and Shading
การเรียงลําดับขอมูลในตาราง • เลือกขอมูลในตารางทีต่ องการจะเรียง หรือคลิกที่เซลลใดเซลลหนึ่งในตาราง • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Sort
การคํานวณในตาราง เวิรดจะมองตําแหนงในตารางเปนเซลล เชนเดียวกับ Excel โดยใชวธิ ีการเรียกชื่อเซลลเชนเดียวกันเชน A1, A2, B1, B2 การใชงานสามารถทําไดตามขั้นตอนดังนี้ • วางตัวบอกตําแหนงการพิมพในเซลลที่จะแสดงผลการคํานวณ • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Formula
17 • กดปุม OK สูตรสําหรับการหาผลรวม
การเปลี่ยนตารางไปเปนขอความทั่วไป • เลือกแถวของตารางทีต่ องการจะเปลี่ยน • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Convert Table to Text • เลือกเครื่องหมายแบงขอความ • กดปุม OK การเปลี่ยนขอความทั่วไปเปนตาราง • เลือกขอความที่ตองการทําเปนตาราง • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Convert Table to Text • กําหนดจํานวนคอลัมนของตารางทีต่ องการ • อาจเลือกรูปแบบตารางจากปุม AutoFormat • กดปุม OK
18 การวาดตารางขึ้นเอง • จากเมนู Table เลือกคําสั่ง Draw Table หรือ คลิกที่ไอคอน • เลือกลักษณะ, ขนาด, และสีของเสนจากไอคอนบน Tables and Borders Toolbar คลิกที่ ไอคอน บน Tables and Borders Toolbar หากคลิกที่ปุมแลวเมาสจะเปลีย่ นเปนรูปปากกา ไปยังตําแหนงที่จะ วาดตาราง แลวลากเมาสทแยงลงเพื่อสรางกรอบของตาราง แบงแถว และคอลัมนในตาราง โดยการ ลากเมาสไปตามแนวและตําแหนงที่ตองการ แบงแถวหรือคอลัมนตอไปจนเสร็จ แลวคลิกที่นอกตาราง การปรับแตงตาราง • เลือกสวนของตารางที่จะปรับ • เลือกจากไอคอนตางๆ บน Tables and Borders Toolbar ลักษณะของเสน
ความหนาของเสน
จัดตําแหนง รวมเซลล ขอความ
เสนขอบ
ใสสี
แยกเซลล
ปรับทิศทาง ขอความ เรียงขอมูล
แบงแถว หรือคอลัมน เทาๆกัน
รูปแบบตาราง อัตโนมัติ หาผลรวม
13. การจัดรูปแบบชั้นสูง การแบงเอกสารใหเปนคอลัมน เอกสารแบบคอลัมน ไดแก หนังสือพิมพ หรือโบรชัวรตา ง ๆ ซึ่งเอกสารจะถูกแบงออกเปนหลายๆ ชวงตอ หนึ่งหนา ทําใหอานงาย โปรแกรมไดสรางคุณสมบัตินมี้ าเพื่อใหผูใชกรอกขอความตอเนื่องกันไปเรื่อย ๆ ทีละ ชวงในหนึ่งหนา ไมตองเสียเวลาในการกะเวนชวงระยะระหวางคอลัมน การแบงคอลัมนเอกสาร • เปดเอกสารทีต่ องการแบงคอลัมน • คลิกปุม Columns บนทูลบาร • กดปุมเมาสคางไวแลวลากใหเทากับจํานวนคอลัมนทเี่ ลือก • ปลอยปุมเมาส หรือ • จากเมนู Format เลือกคําสั่ง Column • ในหัวขอ Number of Column ใหใสจํานวน Column ที่ตองการ • เลือก OK
19
การจัดคอลัมนหลายแบบในเอกสารเดียวกัน • เลือกยอหนา หรือสวนของเอกสารที่ตองการจะจัดคอลัมน • จากเมนู Format เลือกคําสั่ง Column • ในสวนของ Apply to ใหเลือก Selected text หรือ Selected sections • เลือก OK การปรับปลายขอความทุกคอลัมนใหยาวเทากัน ในกรณีที่จัดคอลัมนแลว ปรากฏวา คอลัมนทายสุดมีจํานวนบรรทัดนอยกวาคอลัมนอื่นๆมาก อาจจะปรับ ใหจํานวนบรรทัดของแตละคอลัมนเทากัน หรือใกลเคียงกันที่สุดได โดยทําตามขัน้ ตอนดังนี้ • วางตัวบอกตําแหนงการพิมพตอนทายของขอความที่จะปรับ • จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Break • ในสวนของ Section breaks ใหเลือก Continuous • เลือก OK • หากยังไมเทากันใหทําซ้ําอีกครั้ง การยกเลิก หรือปรับเปลีย่ นคอลัมน • เลือกขอความทั้งหมดในคอลัมน • คลิกปุม Columns บนทูลบาร • กดปุมเมาสคางไว แลวลากเลือกเพียงหนึง่ คอลัมน 14. การใสเชิงอรรถ และอางอิงทายเรื่อง (Footnote) เชิงอรรถ เปนสวนทีใ่ ชในการขยายความของคําหรือสวนใด ๆ ของเนื้อความในเอกสาร การใสเชิงอรรถ วางตัวบอกตําแหนงการพิมพ ในตําแหนงที่จะใสเครื่องหมาย อางอิงเชิงอรรถ • จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Reference เลือก Footnote
20 • เลือกวาจะใส Footnote ซึ่งใสไวดานลางของหนา หรือ Endnote ซึ่งใสไวทายเอกสาร แลวเลือก ตําแหนงการจัดวาง • เลือกลักษณะการอางอิงเชิงอรรถวา จะใสเปนเลขลําดับเรียงกัน หรือกําหนดเปนเครื่องหมายเอง ซึ่ง อาจเลือกจากปุม Symbol • เลือก Insert การลบเชิงอรรถ • เลือกเครื่องหมายอางอิงเชิงอรรถที่ตองการจะลบ ในสวนของเนื้อความ • กดปุม Delete การคัดลอกเชิงอรรถ • เลือกเครื่องหมายอางอิงเชิงอรรถที่ตองการจะคัดลอก • เมนู Edit เลือกคําสั่ง Copy • วางตัวบอกตําแหนงการพิมพ ในตําแหนงที่จะใสเชิงอรรถ • เมนู Edit เลือก Paste 15. การจัดแบงเอกสารออกเปนสวนๆ (Sections) เมื่อเริ่มสรางเอกสารใหม จะยังไมมีการแบงสวนใดๆ เพราะเวิรดถือวาเอกสารทั้งหมดเปนหนึ่งสวน แต อาจจะแบงเอกสารออกเปนสวนๆเมื่อมีการจัดบางสวนของเอกสารใหแตกตางไป เชน เปลี่ยนระยะขอบ ขนาด กระดาษ จัดจํานวนคอลัมนใหม การพิมพเลขบรรทัด เปลี่ยนรูปแบบ ตําแหนง และลําดับของเลขหนา แตละสวน ของเอกสารที่กําหนดนี้ อาจสั้นเทากับยอหนาเดียว หรือยาวเทากับเอกสารทั้งหมดเลยก็ได เมื่อ มีการแบงเอกสารออกเปนสวนๆ เวิรดจะแยกแตละสวนดวย Section Break ซึ่งจะปรากฏเปนเสนประคู (Double dotted line) ขวางหนาจอในมุมมองปกติ ดังรูปดานลาง
การแบงสวนเอกสาร (Section break) • วางตัวบอกตําแหนงการพิมพในบรรทัดทีจ่ ะแบงสวน • จากเมนู Insert เลือกคําสั่ง Break • ในสวนของ Section Breaks เลือก Next page เมื่อจะใหนําสวนถัดไปนี้ ไปพิมพในหนาถัดไป
21 Continuous เมื่อจะใหนําสวนถัดไปนี้ ไปพิมพตอในหนาเดียวกับสวนกอน Even Page เมื่อจะใหนําสวนถัดไปนี้ ไปพิมพในหนาคูถัดไป Odd Page เมื่อจะใหนําสวนถัดไปนี้ ไปพิมพในหนาคี่ถัดไป • เลือก OK 16. การตั้งคาหนากระดาษ • เลือก Page Setup จากเมนู File • เลือก Margins เพื่อกําหนดระยะขอบกระดาษ (Margins) และกําหนดลักษณะการพิมพ (Orientation)
• เลือก Paper เพื่อกําหนดขนาดกระดาษ (Paper size)
22 17. การแทรกเลขหนา • เมนู Insert เลือก Page Numbers. • เลือก Position และ Alignment • เลือกรูปแบบของเลขหนา โดยเลือกปุม Format
18. Headers และ Footers Headers (หัวกระดาษ) และ Footers (ทายกระดาษ) เปนขอความซึง่ กําหนดไวสําหรับใหพิมพในทุก ๆ หนา นอกเหนือจากเนื้อความในเอกสาร สามารถกําหนดใหเปนขอความ ชื่อหนังสือ ชื่อบท เลขหนา หรือ ขอมูลอื่น ๆ ไดตามตองการ การใส Headers และ Footers • เลือกเมนู View หัวขอ Headers และ Footers • กรอบเสนประ เปนกรอบแสดงและจัดตําแหนง Header และ Footer ซึ่งการจัดจะทําเชนเดียวกับการ จัดวางขอความในเอกสารตามปกติ • ที่วินโดว Header and Footer มีปุมควบคุม ดังนี้ Insert AutoText เลือกขอความสําเร็จรูป แทนการพิมพ Insert Page Number ใสเลขหนา Insert Number of Pages ใสจํานวนหนาทั้งหมดของเอกสาร Format Page Number กําหนดรูปแบบเลขหนา Insert Date แทรกวันที่ Insert Time แทรกเวลา Page Setup กําหนดรูปแบบของหนากระดาษ Show/Hide Document Text แสดง หรือ ซอนขอความของเอกสาร Same as Previous ลอกมาจาก Section กอนหนานี้ Switch กระโดดไปมาระหวาง Headers หัวขอ Footers Show Pervious กลับไป Section กอนหนานี้ Show Next ไปยัง Section ถัดไป Close ปดวินโดว Header และ Footers
23 • ปอนขอความที่จะทําเปน Header หรือ Footer ลงในเสนประ • ถาตองการแทรกเลขหนา วันที่ และเวลา ใหคลิกทีป่ ุมบนวินโดว Header และ Footer ไดเลย • เมื่อปอนจบใหคลิกที่ปุม Close เพื่อกลับมาที่เอกสารการพิมพขอมูลทางเครื่องพิมพ
การดูเอกสารกอนพิมพ • เมนู File เลือกคําสั่ง Print Preview หรือเลือกไอคอน • แถบเครื่องมือที่เพิ่มขึ้นมา จะมีไอคอนตางๆ ดังนี้ เริ่มพิมพ
เริ่มพิมพ
ปรับขนาดของหนา ปรับใหพอดีหนา
บน Standard toolbar ออกจากการดู เอกสารกอนพิมพ
ดูแบบยอ ขยาย ดูทีละหลายหนา แสดงไมบรรทัด ดูแบบเต็มจอ
19. การพิมพเอกสารทางเครือ่ งพิมพ • เมนู File เลือกคําสั่ง Print • กําหนด Page range (ชวงหนาที่ตองการพิมพ) และกําหนด Number of Copies (จํานวนชุดทีต่ องการ สําเนา) • คลิกที่ ปุม OK
24 20. การบันทึกเอกสารเปนเวอรชั่น (Version) ผูใชงานสามารถบันทึกไฟลเดิมที่ถูกแกไขทีละชวงไวในแตละเวอรชนั ได เมื่อสิ่งที่แกไขใหมไมดี ไม ถูกใจ ก็สามารถเปดไฟลในชวงของการแกไขกอนหนานี้ชวงใดก็ไดขนึ้ มาทํางานตอไดเลย โดยไมตองไปจดจํา วาไดเพิ่มหรือลบสิ่งใดไปบาง การบันทึกไฟลหลายเวอรชนั ทําไดโดย 1. คลิกเมนู File เลือกคําสั่ง Versions 2. คลิกที่ปุม Save Now... และใสรายละเอียด หมายเหตุ หรือลําดับเวอรชั่นของไฟลที่จะสื่อใหทราบ แลวคลิก OK
เลือก เวอรชันไฟล หลังจากบันทึกไวในหลายเวอรชั่นแลวถาตองการเปดไฟลในเวอรชนั่ ที่ตองการใหทําดังนี้ 1. เปดไฟลที่มีหลายเวอรชันขึน้ มาบนหนาจอ 2. คลิกเมนู File เลือกคําสั่ง Versions จะปรากฏหนาจอใหม ใหคลิกเลือกเวอรชั่นทีต่ องการเปด และ คลิกปุม Open
25 21. การบันทึกเอกสารเปนเว็บเพจ (Web Page) มีขั้นตอนดังตอไปนี้ 1. เปดไฟลทตี่ องการบันทึกเปนเว็บเพจ คลิกที่เมนู File เลือกคําสั่ง Save as Web Page 2. กําหนด Title ของเว็บ โดยคลิกที่ปุม Change Title และพิมพขอความที่ตองการ 3. กําหนดชื่อไฟลและคลิกปุม Save
22. การแทรกไฟลเอกสาร ผูใชสามารถแทรกไฟลเขามาในเอกสารที่กาํ ลังทํางานอยูในขณะนั้นไดโดย 1. คลิกที่เมนู Insert เลือกคําสั่ง File 2. หลังจากนั้นจะปรากฏหนาจอใหเลือกไฟลทตี่ องการแทรก และคลิกปุม OK
26 23. การสรางจดหมายเวียน (Mail Merge) จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีขอความเดิมซ้ําๆ กันทุกฉบับ โดยจะมีเฉพาะบางสวนของจดหมาย เทานั้นที่มีความแตกตาง เชน จดหมายเชิญผูเขารวมสัมมนาซึ่งเนื้อหาของจดหมายจะมีขอความเชิญ ประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แตการจาหนาซองแตละฉบับจะแตกตางกัน 1. สรางเอกสารใหมเพื่อพิมพจดหมายหลัก โดยเวนชื่อผูรบั จดหมาย หลังจากนั้นคลิกเมนู Tools> Letters and Mailings> Mail Merge Wizard จะปรากฏหนาตาง Mail Merge ดานขวามือ 2. พิมพรายชื่อผูรับจดหมาย ซึ่งหากยังไมไดสรางรายชื่อไว ใหคลิกสวนของ Select recipients ที่ปุม Type a new list 3. สวนของ Type a new list คลิกคําวา Create เพื่อพิมพ รายชื่อผูรับจดหมาย
27