ไอทีกบั ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ดร. ครรชิต มาลัยวงศ สํานักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ 23 พฤศจิกายน 2544 1
เนือ้ หา 1. ระบบสําหรับงานองคการ 2. แนวความคิดสําคัญเกี่ยวกับระบบ 3. ระบบ Transaction Processing 4. ระบบ MIS 5. ระบบ ERP 6. ระบบ Data Warehouse 7. ระบบ Office Automation 8. ระบบ Groupware 9. ระบบ Intranet
2
ระบบสารสนเทศคืออะไร • Information System คือระบบที่เก็บรวบรวมขอมูล ทั้งภายในและภายนอกองคการไวเพื่อจัดทําเปน สารสนเทศ สําหรับอํานวยประโยชนในการดําเนินการ ขององคการ หรือเพื่อชวยการบริหารงานของผูบริหาร • ระบบ IS มีหลายลักษณะและรูปแบบ • ระบบ IS อาจแยกไดเปน – ระบบสนับสนุนการทํางานขององคกร – ระบบสนับสนุนการทํางานของผูบริหาร 3
นานาระบบ ES EIS, DSS MIS Transaction Processing System Office Automation
DB DBMS DB 4
BATCH PROCESSING Paper Tx ขอมูลเขามาเปนกระดาษ
Keying Operation Master File
Batched Tx
Computer
รวบขอมูลเปนชุด เชน 1 วัน นําไปปรับปรุงแฟมหลัก จัดทําเอกสาร/รายงาน
จัดทําเอกสารรายงาน Reports เมื่อดําเนินการ 5
ON-LINE PROCESSING ขอมูลจาก เครื่องปลายทาง บันทึกขอมูลเขาสู คอมพิวเตอรไทย อัตโนมัติ หรือโดยใช เครื่องปลายทางทันทีที่ ขอมูลเขา
คอมพิวเตอร
เอกสาร/ รายงาน
Master File จัดทําเอกสารรายงาน ทันทีทมี่ ีขอมูลเขา
6
ระบบ Transaction Processing • เปนระบบสําคัญยิ่งยวดของของหนวยงานที่บันทึกขอมูล บนกระดาษเปนจํานวนมาก เชน ธนาคาร หางสรรพสินคา ปกติมักจะเปนระบบแรก ๆ ที่นํามาใชในหนวยงาน เพราะ พิจารณาแลวคุมทุน สามารถประมวลผลขอมูลไดเร็วกวา และถูกตองมากกวา การใชมือทํางาน • อาจเปนระบบที่ใชเมนเฟรม มินิ หรือ Client/Server ก็ได • เปนรากฐานของระบบอื่น ๆ 7
ระบบบัญชีเงินเดือน (Payroll) • อาจเปนระบบเดียวกับระบบบุคลากร (PIS) ก็ได • ใชสาหรั ํ บคํานวณเงินเดือน คาจาง สวัสดิการ ภาษีหัก ณ ที่จาย คาประกันสังคม การคืนเงินยืม ฯลฯ และคํานวณคา YTD • ปรับปรุงแฟมบุคลากร(เพิ่ม/ลด/ปรับแก) • ปรับปรุงคาจางเงินเดือน อัตราตาง ๆ • พิมพรายงานประเภทตาง ๆ ประจํางวด, รายเดือน, ไตรมาส, รายป • เชื่อมตอกับ G/L และระบบงบประมาณ 8
Transaction Processing - batch mode
9
Transaction Processing - online mode
10
Customer Order
Transaction Processing - subsystems of a firm
Customer Invoice
Payment
Billing
Payment Notice
Sales Notice Sales Shipping Shipping Order Notice Shipping
Payroll Accounts Receivable Receivables
Sales Notice Sales Forecast Warehouse Transfer Notice
Production
Material Requisition
Inventory
Paychecks Employers
Payrolls Data
General Ledge Inventory Data
Material Transfer Notice
Accounts Payable Payables Approved Vendor Invoices
Purchase Purchasing Requisition
Inventory Transfer Notice
Purchase Order
Vendor Check
Vendors Purchase Order Vendor Invoice Receiving Report
Receiving
11
Management Information System • MIS เปนหลักการที่คิดมากวา 30 ปแลว เมื่อผูบริหารตองการ ประยุกตคอมพิวเตอรใหลึกซึ้งขึ้น และใหไดประโยชนมากขึ้นใน ดานการบริหาร • สวนสําคัญของการบริหารคือ ขอมูล ที่มาจาก Transaction ซึ่ง เมื่อนํามาประมวลผลแลวจะชวยระบุปญหา และโอกาสไดชัดเจน ขึน้ • MIS ตองสรางสวมระบบ TPS ที่จัดเก็บขอมูลอยางสมบูรณ หาก ระบบ TPS ไมดี ระบบ MIS ก็จะไมสมบูรณ และอาจกลายเปน MIS Management Information System ได
12
MIS ในรอบเดือนที่แลว มีการขายผลิตภัณฑอะไร มากนอยแคไหนไดเงินเทาใด ลูกคาประเภทใดชอบใชผลิตภัณฑแบบไหน ผลิตภัณฑอะไรกําลังขายไดมากขึ้น/นอยลง ลูกคารายใดสั่งซื้อสินคานอยลงกวาเดิม P.O.
Transaction Processing System
Report Invoice 13
DATA WAREHOUSE • ระบบสําหรับนําขอมูลจากระบบ TPS มาไวในฐานขอมูลที่แยก ตางหาก เพื่อใหผูใชเขาไปวิเคราะหหาความหมายในแงมุมตาง ๆ ขององคกร • โดยปกติตองมีซอฟตแวรสามประเภท – Warehouse Construction Software สําหรับใชดึงขอมูลที่เกี่ยวของ ออกมาจากฐานขอมูลหลัก ตรวจสอบขอมูล แลวบรรจุลง Warehouse – Warehouse Operation Software ไดแกบรรดาระบบจัดการฐาน ขอมูลตาง ๆ – Warehouse Access and Analysis Software ไดแกซอฟตแวร สําหรับวิเคราะหขอมูลตาง ๆ ที่อยูใน Warehouse
14
องคประกอบของ Data Warehouse
Query
Users
Data Warehouse
Warehouse Access Analysis SW
Operational Database
Data
Warehouse construction Software
Warehouse Operation Software
15
Office Automation • การประยุกตไอทีเพื่อชวยใหงานในสํานักงานสะดวก ขึ้น ประกอบดวย อีเมล การประมวลคํา ไปรษณียเสียง การกอปปเอกสารและแฟม การจัดทําและจัดเก็บ เอกสาร การทําตารางนัด การจัดทําภาพลักษณ เอกสาร • OA ทีใ่ ชไดผลควรเปนระบบเครือขาย และใชจริงตั้ง แตระดับผูบริหารถึงพนักงาน • ปญหาพื้นฐานคือไมคุนเคยกับแปนพิมพ 16
OA ชวยลดกระดาษหรือไม • ลดไดถาใชเปน • จุดสําคัญคือการฝกอบรมพนักงานใหรูจักใชซอฟตแวร และเขาใจขั้นตอนการทํางาน • กําหนดวิธีการใชงานใหเปนระบบที่ดี – การตั้งชื่อแฟมขอมูล และแฟมเอกสาร – การกําหนดแบบฟอรมเอกสาร – การใชเครื่องมือเขาชวย เชน Spell Check
• พิจารณาวามีเอกสารใดบางที่จะจัดเก็บเปนระบบดิจิทัลได • กําหนดนโยบายและมาตรฐานการทํางานใหชัดเจน 17
Technological areas of office systems domain Distributed computing - RPC - ISO/OSI - Object- oriented etc.
Computer supported cooperative work Conferences
Group decision support
Hypertext/ hypermedia
Coordination systems
Multiuser editors Complex office procedures
Document / data modeling Semantic Document Shared data models standards documents Document / data storage Object-oriented Distributed Federated databases databases databases
Document management and Interchange - ODIF - SGML - EDIFACT Multimedia extensions
- data models - synchronization - data transfer - I/O abstractions - database support 18
Groupware • ซอฟตแวรที่สนับสนุนการทํางานรวมกับเปนกลุม แต ยังไมมีคาจํ ํ ากัดความที่ตรงกัน • ฟงกชันทั่วไปคือ e-mail, eBBS, e-conference, การจัด ตารางนัดรวมกัน การจัดทําและใชเอกสารรวมกัน การ สงเอกสารผานระบบกระแสงาน แบบฟอรม อิเล็กทรอนิกส Desktop video conferencing • ตัวอยาง Groupware คือ Lotus Notes และ Microsoft Exchanges • มีสว นเกี่ยวของกับระบบ OA และระบบเครือขาย
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ระบบอินทราเน็ต Company
Partner
Internet
Firewall
Partner
Intranet
Dial-up access 31
ระบบ Extranet Partner Partner Partner Partner Partner
Company
SSL
Internet
Firewall
Partner
Intranet
Dial-up access 32
ระบบ Extranet Extranet content supplier partner (401k Forum Inc.)
Company Intranet
Internet Service connection
Firewall
Web server
Extranet application and database
Analyst reports
Financial analysis Financial data 33
Intranet, the Internet, and extranets Corporate intranet Legacy data
Network
Firewall TCP/IP protocols Databases Programs
Shared database Business partner intranet Extranet
Internet
Legacy data
TCP/IP protocols Databases Programs
Firewall
Network 34
ฟงกชันของ Groupware • • • • • • • •
Electronic mail Fax Voice Messaging Internet Access BBS Personal calendaring Group calendaring Electronic Conferencing
• • • • • • •
Task management Desktop video conferencing Database access Workflow routing Reengineering Electronic Forms Group documents 35
แนวความคิดในการพัฒนา Groupware • การนําเอา Groupware มาใชใหไดผลนั้นขึ้นอยูกับวัฒน ธรรมองคกร การเมืองภายใน และการตอตานของพนักงาน และผูบริหาร • ผูเชี่ยวชาญและนําการพัฒนาควรดําเนินการดังนี้ 1. มอบหมายผูสนใจ Groupware ใหมีหนาที่รับผิดชอบ 2. เลือกโครงการนํารอง 3. กําหนดนิยามปญหา 4. เลือก Groupware (Randy Barrett, “Will Groupware Become the Ultimate User Interface”,Enterprise Reengineering 31 June 1996).
36
ตัวอยางคะแนนและหัวขอการพิจารณา Groupware จาก Burger King หัวขอ
Maintainability Seamlessness Scaleability Complex to build Ease of Use Performance Security Windows GUI conformity Administration Future direction Flexibility Code maintenance/language features Minimizes custom coding Meets business requirements Total
คะแนน 10 7 3 8 10 10 6 2 5 6 3 5 5 20 100
37
ระบบ EDI • Electronic Data Interchange ระบบแลกเปลี่ยนขอ มูลอิเล็กทรอนิกส • ใชสําหรับการสื่อสาร เอกสารธุรกิจระหวางบริษัทและ องคการที่เกี่ยวของโดยอัตโนมัติผานระบบเครือขาย คอมพิวเตอร ในบางกรณีไมตองมีพนักงานดําเนินการ ก็ได • จําเปนตองมีมาตรฐานกลางสําหรับระบุเอกสารและ ขอมูล องคการสหประชาชาติไดเขามาพัฒนามาตร ฐานนี้ เรียกวา EDIFACT
38
แผนภาพ EDI ผูซื้อ
P.O.
P.O. B.L./Invoice
ผูใหบริการ EDI
ผูขาย B.L./Invoice
Mailbox
ธนาคาร ของผูขาย
ธนาคาร ของผูซื้อ บริษัทขนสงสินคา
39
The building blocks of electronic commerce Credit cards, EDI, digital cash Security E-mail, Web FAQs E-mail, Web Shared databases Online catalogs Networked communities Shipping infrastructure
Electronic Commerce Applications Services Production Distribution Network
Databases Multimedia authoring Information production Manufacturing Internet Value-added networks Cable TV Telephone networks 40
EDI information flow buyer and seller Seller
Finance department
Manufacturing department
Sales department
EDI processing computer PO delivery
Automated order confirmation
EDI processing computer Finance department
Purchasing department
Buyer
Shipping department
Delivery of product (s) Receiving department
Initiate purchase request
Inventory & Warehousing 41
ตัวอยางระบบ EIS
42
ตัวอยางระบบ EIS ของ สวทช. • ระบบ EIS สําหรับรายงานความกาวหนาในการ ดําเนินงานของหนวยงานที่ไดทุนประเดิม • มีลักษณะเหมือนกับการรายงานผลการดําเนินงาน โครงการ • ใชระบบ Lotus Notes เปนพื้นฐาน 43
หนาจอแสดงรายชือ่ โครงการจําแนกตามสังกัดและประเภทโครงการ
44
รายละเอียดขอมูลโครงการ
45
หนาจอแสดงรายงานความกาวหนาการดําเนินงานของแตละโครงการ
46
รายงานความกาวหนาการดําเนินงาน
47
รายงานประกอบดวยขอมูลการดําเนินงาน การเงิน และบุคลากร
48
หนาจอแสดงรายชื่อบุคลากรภายนอก
49
รายละเอียดขอมูลบุคลากร
50
ประวัติการศึกษา และ ประวัติการทํางาน
51
หนาจอแสดงรายชื่อองคกรหรือหนวยงานตางๆ
52
รายละเอียดขอมูลองคกร
53