Projektmanual RF by Kristina V. Pedersen

Projektmanual Roskilde Festival â&#x20AC;&#x2DC;12

Underholdningssektionen, Roskilde Festival Februar 2012 ______________________________ Dit navn

Overskrift: Forord Dette hæfte er en projektmanual til brug for ansvarspersoner i Roskilde Festivals Underholdningssektion (UHS). Manualen er tænkt som et værktøj til dig som ansvarsperson, til at skabe overblik over organisationen, procedurer og deadlines. Især for nye ansvarspersoner kan det virke uoverskueligt at blive kastet ud i et projekt, og organisationen kan virke forvirrende. Manualen er ment som en hjælp til at kunne gennemføre dit projekt og ansvarsområde med succes. Selv for erfarne ansvarspersoner kan det være svært at lede projekter ordentligt, når der ikke er et samlet overblik over projektstadier, deadlines og processer. Manualen er tænkt som en hjælp til at få overblik over netop dette. Samtidig er projektmanualen med til at sikre at hele UHS er ‘on the same page’. Opbygning Som ansvarsperson i Underholdningssektionen er du ikke alene. Hele UHS er spækket med mennesker, som kan hjælpe dig med at få det bedste ud af dit projekt. Først og fremmest er der din gruppeleder, som overordnet står for at koordinere alle projekterne i et defineret område. Din gruppeleder er derfor din første kontaktperson. Derudover er der stabsfunktioner som Administrationsgruppen, Produktionsgruppen, Kommunikations – og dokumentationsgruppen, Kort & Analysegruppen og Rum & Identitet, som hver især stiller stærke kompetencer til rådighed for dit projekt og ansvarsområde. På de førstkommende sider i manualen vil UHS, samt de førnævnte grupper, blive beskrevet. Her kan du kan få en idé om, hvordan du skal navigere i forhold til disse grupper. Projektledelse i Roskilde Festival (RF) er en proces, som typisk starter allerede i løbet af vinteren og slutter når dit projekt er blevet evalueret efter afholdelsen af RF. Gennem projektperioden vil projektet løbende udvikle sig. Efterhånden som projektperioden skrider frem, opstår løbende elementer, du skal være opmærksom på. Derfor er det øvrige af manualen opbygget som en tidslinje, der måned for måned guider dig gennem projektet. Arbejdsopgaverne for en given måned er typisk dikteret af en forestående deadline. En kalender i [venstre] side giver dig overblik over kommende deadlines og aktiviteter, som du skal forholde dig til. Ofte kan disse deadlines virke forstyrrende for den måde, projektprocessen skrider frem. Nogle gange kan det virke mere logisk for projektet, hvis deadlines lå senere, eller i en anden rækkefølge. Her er det vigtigt at huske, at RF er en af Nordeuropas største kulturbegivenheder og derfor en stor kabale, der skal gå op. Deadlines er derfor ofte placeret så andre dele af organisationen kan udføre deres arbejde mest hensigtsmæssigt. I RF kan vi flytte bjerge når det kommer til at lave festival, og hvis en deadline ikke nås er alle døre ikke lukket, men det besværliggør arbejdet betydeligt for en frivillig kollega og øger unødigt de økonomiske og menneskelige udgifter ved festivalen. Derfor skal deadlines overholdes! Afslutningsvis indeholder manualen beskrivelser af afviklingsprocessen og den efterfølgende evalueringsproces. 2

Feedback Da projektmanualen er et værktøj, og kvaliteten af værktøj bedst kan evalueres når det bruges, opfordres du på det kraftigste til at sende din feedback, så snart du støder på noget, du mener bør revideres. Det kan være oplysninger, du mener bør tilføjes, afsnit som er misvisende eller bør udtages, eller beskrivelser som bør være mere fyldestgørende. Send din feedback, så snart du støder på noget, til mads.nielsen@roskilde-festival.dk med emnet [PROJEKTMANUAL: dit emne] Det er ikke sikkert at din mail besvares, men den vil helt sikkert blive brugt i evalueringen af projektmanualen. Tak for din deltagelse i udviklingen af denne projektmanual! Ubekræftede deadlines Nogle af datoerne for deadlines i manualen vil være markerede som ubekræftede (UB). Det skyldes at manualen er forfattet før enkelte af festivalens deadlines ligger fast. Få bekræftet evt. deadlines hos din gruppeleder.

Overskrift: Mål og midler Roskilde Festival er More Than Music Underholdningssektionen (UHS) på Roskilde Festival (RF) er ansvarlig for udviklingen og planlægningen af al underholdning, der ikke er musik. Underholdning tilfører musikoplevelserne på RF et varieret og udfordrende udbud af oplevelser, som gerne skal være involverende, sjove og identitetsskabende for festivalens gæster – uanset om de bevæger sig rundt på camping eller Indre Plads. Sektionen giver på den måde plads til andre kunstneriske indtryk end de musikalske, og giver samtidig publikum mulighed for at sætte deres egne aftryk. Hvert år udfører Underholdning ca. 400 projekter på Roskilde, hvor sektionens godt 40 ansvarspersoner, 75 helårsfrivillige og 1200 andre festivalfrivillige samarbejder med omkring 700 kunstnere. Grupper i Underholdning Sektionslederteamet består af Sebastian G. L. Christensen (Sektionsleder) og Signe Brink Pedersen (Vicesektionsleder). Derudover er der overordnet fem grupper i Underholdning med hver deres gruppeleder: – Rum & Identitet | Gruppeleder: Christian Dam Gruppen har ansvar for udformningen og udviklingen af den rummelige og visuelle identitet på RF og ansvar for festivalens zoneinddeling. – Nord | Gruppeleder: Ida Roed Gruppen har ansvaret for kunst- og underholdningsaktiviteterne samt afvikling af Odeon/Sustainable Zone, Mediebyen, Gæstecentret samt vores rundvisninger. – Vest| Gruppeleder: Daniel Toke Hansen Gruppen har ansvaret for kunst- og underholdningsaktiviteterne i Urban Zone, Social Zone, Orange Zone og Game City. – Øst | Gruppeleder: Hans Bjerrum Gruppen har ansvaret for kunst- og underholdningsaktiviteterne i Development Zone, Gloria Zone, Cinema og Art City, samt for porte og indgange og samarbejdet med RF Højskole. – Syd | Gruppeleder: Thomas Lillevang Gruppen har ansvaret for kunst- og underholdningsaktiviteterne Your Space, Swim City, Poor City og Culture Zone. Derudover er der en række stabsfunktioner som vil blive præsenteret på de næste opslag.

Visioner for Underholdningssektionens program RF er en unik platform, hvor der er mulighed for at skabe rammer for særegne og specielle publikumsoplevelser. Festivalen fungerer i høj grad, gennem UHS’ aktiviteter, som et bylaboratorium og en meget særegen interaktiv udstillingskontekst, hvor nye interaktionsformer, produkter og tendenser kan testes, og der kan eksperimenteres med synergier i mødet mellem kunst og erhverv. Derfor skal RF’s kunst og underholdningsprogram være med til at sætte nordisk standard for brugerinvolvering, interaktiv kunst og arkitektur, og herigennem være ”hotspot” inden for kunst med relationelle egenskaber samt midlertidig og stedsspecifik arkitektur. Den interne tjekliste Vi er alle forskellige, og der er forskellige årsager til, at vi laver frivilligt arbejde. Fælles for os alle er dog, at vi har valgt at løfte et ansvarsområde på et område, hvor vi arbejder med kunstnere, samarbejdspartnere, leverandører og frivillige i de andre sektioner. Når det hele er lige op over, og festivalen nærmer sig, kan både tålmodighed og temperament blive udfordret. Derfor er det vigtigt, at vi husker at have respekt for hinandens forskelligheder og opgaver. Dette ses også i UHSs mål: •Vi skal have det sjovt •Vi skal styrke og sætte projektledelse i højsædet •Vi skal styrke relationer til samarbejdspartnere •Vi skal styrke de processuelle kompetencer •Vi skal tale pænt - den gode kommunikation •Vi skal respektere hinandens forskellige tilgange til RF arbejde •Vi skal vedligeholde vores gode relationer til de andre sektioner •Vi skal sikre et højt kunstnerisk og fagligt niveau for RF generelt Møder og sociale arrangementer I løbet af et festivalår afholdes der ca. fem arbejdsmøder/arbejdsweekender for alle ansvarspersoner i UHS. Det er vigtigt, du prioriterer at deltage i disse, da der her oftest videregives centrale overordnede informationer for festivalarbejdet. Desuden udbydes der i dette år et projektlederkursus, hvor alle ansvarspersoner klædes på til opgaven som projektleder på RF.

Overskrift: Administrationsgruppen Administrationsgruppen i UHS varetager sektionens administrative opgaver, såsom overnatning, medarbejdere og bespisning. Administrationsgruppen har følgende fem ansvarsområder: – – – – – –

UHS sekretær| Ansvarlig: Julia Hunt Ansvarlig for: koordination af administrationsgruppens indsats, budgetter, sektionsmøder, kontakt til gruppeledere og sektionsledelse. Administrationskontoret | Ansvarlig: Ansvarlig for: Administrationskontor, Overnatning og soveby, armbånd, forplejning, mad og drikkebilletter. Basen og Café | Ansvarlig: Nanna Behrendt Petersen Ansvarlig for: Basens opbygning og drift, basens café. Sikkerhed | Ansvarlig: Ansvarlig for: APV & API, Omsogs- og sikkerhedsvurdering, arbejdsmiljø Medarbejdere | Ansvarlig: Christina Johansen Ansvarlig for: Akkrediteringer og medarbejdere Økonomi og regnskab | Ansvarlig: Stig Roar Svenningsen Ansvarlig for: Udlæg og økonomi

Det er administrationsgruppen der står for de fælles bestillinger af overnatning og forplejning, regnskaberne, refusioner, kontrakterne og akkrediteringer (medarbejdere og kunstnere). Under festivalen driver Administrationsgruppen UHS-basen som også er hjemsted for administrationskontoret. Fra administrationskontoret serviceres alle medarbejdere med tilknytning til UHS; fra 24 timers vagter til sektionsledelsen. Det er blandt andet på administrationskontoret man henter sine mad- og drikkeark, campingarmbånd, sovebyvoucher og lignende. Det en god idé at være i løbende kontakt, både før og under festivalen, med de relevante ansvarspersoner fra administrationsgruppen. Det er her du kan få hjælp til mange af de administrative opgaver., herunder akkrediteringer af medarbejdere og kunstnere, sikkerhed, overnatningsmuligheder, check-in-kort og installationsvagtning. Gruppen forsøger også at holde styr på sektionens organisationsdiagram samt have overblik over projekterne og årets forskellige deadlines.

Overskrift: Kommunikations- og dokumentationsgruppen Kommunikationsgruppen i UHS har som opgave at synliggøre sektionens mange aktiviteter og tiltag. Det er kommunikationsgruppen, der samler tekster og billeder til festivalens program og webmedier og sørger for, at alle aktiviteter bliver omtalt i disse medier. Kommunikationsgruppen synliggør derudover aktiviteterne over for pressen ved at holde et pressemøde forud for festivalen og at udgive et stort pressekit med omtale af aktiviteter og oplysninger om tider, steder og kontaktpersoner. Desuden gør kommunikationsgruppen en ihærdig indsats for at synliggøre alle aktiviteter over for

publikum i forskellige events inden og under festivalen. Endelig står kommunikationsgruppen for dokumentation af alle aktiviteter i UHS samt koordinering af NGO-aktiviteter. For at kommunikationsgruppen kan skabe en god synlighed omkring alle initiativer og tiltag i UHS, er det vigtigt, at de får en masse input fra alle der arbejder med projekter i form af tekster, billeder, oplysninger om tider, steder, kontaktpersoner – og meget andet. På baggrund af materialet skaber kommunikationsgruppen synlighed, og sender interesserede publikummer og journalister videre ud til de forskellige aktiviteter. Kommunikationsgruppen kan desværre ikke lave specifikt pressearbejde for alle de enkelte aktiviteter – men kan til gengæld love, at alle aktiviteter bliver synlige i pressekittet og på websiden.

Overskrift: Produktionsgruppen Produktionsgruppen står for den overordnede koordinering af produktionen for samtlige af UHS’ projekter. Til at udføre en produktion i den størrelsesorden rekrutterer produktionsgruppen professionelle og semi-professionelle arbejdshold som kan tilknyttes projekterne. Ud over arbejdshold råder produktionsgruppen over kørende materiel såsom teleskoplæssere og lastbiler, såvel som småt materiel som spader, skruemaskiner, rundsave mv. Produktionsgruppen er organiseret med en ledelsesgruppe og seks ansvarsområder: 1. Rekruttering – Professionelle arbejdshold – Semi-professionelle arbejdshold 2. Materiel – Bestilling af materiel – Bestilling af materialer 3. Produktionskoordination – Overordnet koordination – Ressource optimering 4. Lagerstyring – Opmagasinering – Lagerstyring 5. Udvikling – Udvikling af interne projekter 6. Sikkerhed – Byggesagsgodkendelse – Arbejdsmiljø for arbejdshold. Dertil kommer en ledelsesassistent som har det overordnet overblik og sørger for kontakten til nøglepersoner samt dokumentationen. Hver repræsentant i produktionsledelsen har referencen til hver to grupper som vist i figuren.

Overskrift: Kort og Analyse Kort & analyse er en selvstændig gruppe med eget ansvarsområde og budgetramme, der referer til sektionsledelsen - men med mange stærke koblinger til både Rum & Identitet og Kommunikation & Dokumentation. 8

Kort og indtegning af dimensioner, funktioner, installationer og behov som fx el, vand, huller etc. er en væsentlig del af planlægningen af festivalen. Præcise og uddybende kort, udarbejdet i så god tid som muligt, øger muligheden for at få skabt en sammenhængende byplanlægning der understøtter ideerne om identitet og behagelige rum til ophold, gennemgang og oplevelser. Ligeledes gør et godt forudgående kortarbejde det muligt at planlægge og koordinere den fysisk udførende arbejdsindsats i de sidste uger op til festivalen. Kortgruppen indsamler kortudkast med oplysninger (se også afsnit om kort nedenfor) og kvalitetssikrer dem i forhold til byplanlægningen med sparring fra den ansvarlige for Rum og Identitet. Analysedelen handler på Roskilde Festivalen om, at blive klogere på hvad der virker, hvad gæsterne oplever, når de færdes i alt det der er ”more than music”. Hvordan opleves de tanker som UHS i gennem lang tid har arbejdet med i virkeligheden, når de udføres på festivalen? Der vil være særligt fokus på det som kan kaldes UHS´s fyrtårnsprojekter indenfor rum, identitet og byplanlægning. Analysegruppen vil især under festivalen være aktive ude på pladsen, og efterfølgende bearbejde det indsamlede materiale til en række indsigter, der kan fungere som anbefalinger i det fremadrettede arbejde med at løfte vore projekter til et højere niveau.

Overskrift: Indholdsgruppe Indholdsgruppen er ansvarlig for udviklingen af den rummelige og visuelle identitet på RF, og er tæt knyttet til RFs samlede udtryk, samt mødet med og rammesætningen for publikum. Roskilde Festival som laboratorium Folk kommer fra hele verden for at besøge vores festival. Roskilde by er, i de otte dage RF foregår, Danmarks femte største by – et midlertidige samfund og en platform der kan være med til at flytte grænser ved at blive brugt som eksperimentarium indenfor midlertidig arkitektur, udvikling af urbane byrum, kunstnerisk interaktion, social bæredygtighed og involverende performances. Indholdsgruppens opgave er at sikre, at der er en sammenhæng mellem det indhold vi præsenterer i vores More Than Music-program og Roskilde Festivals samlede strategi, således at den kunst og de aktiviteter vi præsenterer, er katalysator for udfordrende kulturoplevelser og interessante koncepter. Derfor er indholdsgruppens overordnede opgaver: •

At udvikle Roskilde Festival til internationalt hotspot for midlertidige og stedsspecifikke installationer og events

•

At kuratere og kvalitetssikre de overordnede indholdsrammer for kunst, arkitektur, design og underholdningsevents

•

At udfolde og sikre en bred og nuanceret formidling og analyse af underholdningssektionen projekter og aktiviteter

Således er indholdsgruppen ansvarlig for den overordnede kuratering, kvalitet og sammenhæng i hele More Than music-programmet. Herigennem er det også på baggrund af indholdsgruppens indledende indstillinger af projekter til Vinterkataloget, at underholdningssektionens samlede budgetramme forhandles sammen med underholdningssektionens sektionsledelse og festivalledelsen i efteråret og indholdsgruppen står på mål for, at vi har et More Than Music-program af høj kvalitet, der er motor for Roskilde Festivals samlede strategi. Indholdsgruppens arbejdsproces Indholdsgruppens arbejdsproces tager udgangspunkt i at sammensætte en række interessante projekter, der udgør et samlet More Than Musics-program. Denne proces har et halvandet – to – års planlægningshjul, hvor fx store projekter til festival 2013 allerede kommer i støbeskeen i vinteren 2012. Så snart en idé/projekt iværksættes inddrages ansvarspersonen i det pågældende område og indholdsgruppen og ansvarspersonen kører en løbende dialog om udviklingen af og aftalen omkring projektet, indtil projektet er klart til produktionsmodning. 10

Vigtige deadlines 1. December (Fag hjælp) I det tilfælde at en ansvarspersonen for brug for hjælp af en fagekspert eller at blive tildelt en fagekspert (designer, arkitekt, byggeansvarlig etc..) så vil Indholdsgruppen gerne hjælpe med at finde en og facilitere kontakten såfremt det ikke har muligt for ansvarspersonen at rekrutere en selv. 1. Maj (Projektbeskrivelse til program) Projektbeskrivelsen skal være helt færdig 1. Maj, hvor der er deadline på tekster til programmet. Allerede fra første dag burde ansvarspersonerne begynde på en projektbeskrivelse som løbende over tid udbygges og konkretiseres. Overordnet skal projektbeskrivelsen kunne fortælle hvad tankerne for området er. Jo tættere vi kommer på afvikling bliver den mere detaljeret ift. indhold og aktiviteter. Projektbeskrivelsen er løbende under udvikling og skal være tilgængelig for alle i Dropbox. 1.Juni (Programtidspunkter til App) Hvis du har programpunkter til det More Than Music-program, der formidles i App’en skal det være færdigt inden d. 1.Juni. Husk at inkludere eventuelle tidspunkter for afvikling af diverse events. Vigtigt at vide Til hvert område er der knyttet en kontaktperson fra indholdsgruppen, som skal sikre dialogen mellem indholdsgruppen og den enkelte ansvarsperson samt sørge for, at de kunstnere, der er lavet aftaler med kommer i dialog med ansvarspersonerne. Ligeledes vil kontaktpersonen også kvalitetssikre indholdet. Indholdsgruppen har en referatskabelon, som er i kuratordropboxen under kommunikation, hvor det er muligt at orientere sig i status på indholdsaftalerne og hvem der er kontaktpersoner på disse. Referaterne markeres med dato. Hvad kan du bruge indholdsgruppen til? Derudover er det også vigtigt at vide, at indholdsgruppen ikke producerer nogle projekter selv og det er derfor ikke muligt at bestille design af projekter her. Såfremt ansvarspersonen mangler ideer til yderligere indhold i området vil indholdsgruppen meget gerne hjælpe, men her er det vigtigt, at ansvarspersonen overvejer hvilken tematik aktiviteten/kunsten skal bevæge sig indenfor og hvilket budget,

der afsĂŚttes til aktiviteten/kunstprojektet. Hvem?

Indholdsgruppen bestĂĽr af:

Vivian.nagy@roskilde-festival.dk Chr.dam@roskilde-festival.dk Daniel.hansen@roskilde-festival.dk Casper.damkier@roskilde-festival.dk Gruppeleder:

Signe.pedersen@roskilde-festival.dk

Overskrift: Januar Datoer til Kalenderen 10. Ansøgningsfrist for udbudskatalog Få rammerne på plads Hvad enten du længe har kendt dit ansvarsområde i UHS, eller lige har fået det tildelt, så handler denne første del af det nye år om at få rammerne omkring dit projekt på plads. Hvis ikke du kender dine rammer, er det svært at få et indhold til at passe ind i dem. Rammerne er dels konkrete rammer som dit rammebudget, din beliggenhed, antal akkrediteringer (mulige medarbejdere og eksterne kunstnere), dit rums identitet, men også bløde rammer som “do’s and dont’s” for dit projekt. F.eks. har RF en politik om, at der ikke må arrangeres forstærket musik på camping – så det er et “don’t” for events på camping. Prøv at opsøge tidligere erfaringer f.eks. fra et lignende projekt eller et lignende område. Budget Hvert projekt vil få tildelt et budgetramme. Din opgave er at lave et budget for dit projekt, som holder sig inden for den ramme. Du aftaler med din gruppeleder, om du skal lave dit budget i et separat Excel-ark eller vha. RF’s budgetsystem. Som ansvarsperson er det dig der har ansvaret for dit budget, men din gruppeleder har et medansvar for at hjælpe dig gennem processen. Vær opmærksom på, at dit budget er inkl. moms på alle udgifter. Du skal sammen med din gruppeleder lave et første udkast til et budget medio februar. Budgetterne låses til marts og budgettet skal derfor så vidt muligt ligge fast her. Generelt er projekternes budget beregnet til alt, hvad der måtte skabe “indhold” for publikum. Det vil sige alt hvad publikum kommer i kontakt med ifm. dit projekt. Det indbefatter materialer, af en hver art, som skaber publikumsindhold, mens udgifter til processen ikke er en del af projekternes budget. Eksempelvis skal du budgettere med træ, skruer, maling og forplejning, mens værktøj, strøm, vand, transport af materialer ikke er i dit budget. Du kan blive klogere på hvad der skal i dit budget ved at læse om forhandlingen med samarbejdspartnere på opslaget for april. Administrationsgruppen vil orientere nærmere om, hvordan det forholder sig med forplejning af medarbejdere. Som udgangspunkt skal du budgettere med forplejning til medarbejdere du ønsker at bespise, som ikke er årsfrivillige. Du kan læse mere omkring forplejning under opslaget for afvikling. Projektbeskrivelse Du skal skrive en kort og præcis projektbeskrivelse. En god projektbeskrivelse kan hjælpe dig og andre til at forstå dit projekt og holde fokus på, hvor det skal ende. En projektbeskrivelse kan f.eks. indeholde: – Formålet med projektet – Rammerne for projektet – Succeskriterierne Succeskriterierne er de kriterier, som skal være opfyldt for at projektet betegnes som en succes. Kriterierne kan være kvantitative; såsom: “5000 publikummer skal benytte

installationerne i området” såvel som kvalitative: “Ved at passere gennem området skal publikum få en god forståelse for dets identitet”. Det er dog lettere at måle på kvantitative succeskriterier. Projektbeskrivelsen er din rettesnor og guideline til at komme sikkert i mål med dit projekt. Ligeledes kan du med en kort og præcis projektbeskrivelse nemt kommunikere dit projekt internt til andre grupper af UHS, til frivillige medarbejdere eller den øvrige RF organisation. Da projektarbejde på RF er en dynamisk proces, vil din projektbeskrivelse ændre sig gennem projektforløbet. Vær derfor ikke bange for at revidere projektbeskrivelsen. Medarbejdere Som udgangspunktet har du som ansvarsperson ret til én årsfrivillig og en lille gruppe medarbejdere som specifikt er tilknyttet dit projekt. Alt udover dét, skal godkendes af din gruppeleder og sektionsledelsen. Hvis du i dit projekt har særlige behov ift. medarbejdere skal du huske at melde det ind tidligt og få det godkendt. Undgå derfor at rekruttere medarbejderne få uger inden festivalen, da du risikerer at dine ekstra medarbejdere ikke kan blive godkendt. Allerede når du har en fornemmelse af dit projekt, kan du begynde at identificere nogle af de medarbejdere, som skal hjælpe dig gennem projektet. Ofte er det muligt allerede tidligt at identificere nogle af de medarbejdere du ved du får brug for. Det kan være en assistent (årsfrivillig), til at sparre med og hjælpe dig. Samtidig er det en god idé, hvis din assistent kan påtage sig rollen som produktionsleder når projektet skal kvalitetssikres og opbygges. En produktionsleder står for den fysiske opbygning på pladsen og din assistent/produktionsleder må derfor meget gerne have kompetencer inden for produktion, være rationel og teknisk anlagt. Måske har du brug for folk med særlige kompetencer, f.eks. teknikere, afviklere e.l.? Har du mange medarbejdere, har du måske behov for en medarbejderansvarlig? Eller en kunstneransvarlig?

Overskrift: Februar Datoer til Kalenderen 5. Vinderne af udbudskatalog fundet og godkendt 23. Første kortudkast Kvalificering af projekter I begyndelsen af februar er de bedste forslag fra udbudskataloget fundet. Fra den 5. februar er det din tur til at gribe de indkomne forslag og føre dem fremad. Skæver du frem i manualen, ser du, at der i starten af marts er en række vigtige deadlines. Din opgave i februar er derfor at få kvalificeret de indkomne forslag i en sådan grad, at du kan opfylde de forestående deadlines i starten af marts. Først skal de store linjer på plads. Fokus kan rettes mod detaljen på et senere tidspunkt. Prøv derfor ikke at gå for meget i detaljen på de indkomne forslag. Forslagene kvalificeres ud fra de rammer du har fået, herunder især den økonomisk ramme. Da budgetterne for projekterne er lagt før vinderne af udbuddene er fundet, er det muligt at disse ikke stemmer overens. Somme tider vil der være opbakning til at justere budgetterne til udbuddene, da det jo bl.a. er sektionsledelsen som har været med til at godkende de indkomne forslag. Vær derfor i dialog med din gruppeleder omkring dit budget – det gælder også hvis dit budget virker for højt. Fokus på produktionsteknik De deadlines der ligger i starten af marts er af meget konkret karakter. Dit fokus skal derfor hurtigt flytte sig til det fysiske i det udbud, som nu er blevet en del af dit projekt. Dvs. du skal have fokus på især installationer, som skal bygges og have en fysisk plads at stå på. Første kortudkast For at kunne tegne et første kortudkast skal du have en idé om dimensionerne af dine installationer. Du skal derfor afkræve skitser med dimensioner af installationerne af dine partnere på et meget tidligt tidspunkt. Der er også en god idé at tage ud på festival- og campingpladsen, og se hvordan det forholder sig med terræn, beplantning osv. Herefter er du klar til at tegne et første kortudkast, hvor dine installationer indtegnes på dit område af festivalen. Du kan læse hvordan man tegner kort på opslaget for Korttegning og Byggesagsgodkendelse. Store Bestillingsdag I slutningen af marts skal du ligeledes bestille det materiel du skal bruge til dit område som skal leveres fra RF’s egen grejudlejning. I bestillingssystemet på grej.roskildefestival.dk kan du bestille dit materiel som i en webshop. Husk at du som udgangspunkt kun skal bestille materiel til publikumsindhold. Du skal derfor som udgangspunkt ikke bestille værktøj, kontorartikler, biler, mv. Du kan få brug for at bestille brandudstyr, telte, containere, el-materiel mv., hvis det måtte være en del af dit projekt. Hvis du har brug for at bestille el-materiel, er det en god idé at orientere dig om hvordan det forholder sig med el-bestillingen som beskrevet på næste opslag (marts).

Visse ting kan være meget abstrakte at bestille fra en liste. Derfor afholdes der hvert år Store Bestillingsdag i starten af marts. Til Store Bestillingsdag vil der være repræsentanter fra de fleste af RF’s leverandører, inklusiv festivalens egen grejudlejning. Her vil der være mulighed for at stille spørgsmål til artiklernes beskaffenhed. Arbejdsdokument Du er nu allerede blevet noget klogere på dit projekt og det er tid at udvide din projektbeskrivelse til et arbejdsdokument. Et arbejdsdokument er et dokument hvori du løbende samler og nedskriver dine tanker og ideer om projektet, dine beslutninger og aftaler, altså samler vigtige oplysninger om projektet. Det hjælper dig med at huske de forskellige finesser af dit projekt og identificere løse ender. Endvidere har du mulighed for at sende dele fra dokumentet videre til relevante personer. Skulle det uheldige ske, at du af den ene eller den anden grund ikke kan gennemføre projektet, giver arbejdsdokumentet mulighed for at en anden kan overtage projektet. Et arbejdsdokument indeholder elementer som: 1. Projektbeskrivelse 2. Tidsplan og milesten 3. Brainstorm 4. Aktørliste: Samarbejdspartnere, kunstnere og leverandører 5. Medarbejderliste, arbejdsbeskrivelser og evt. organisationsdiagram 6. Kortudkast og arbejdstegninger for installationer. 7. Aftaler med interne og eksterne 8. Ekstern kommunikation: programtekster, pressemeddelelser, tekster til hjemmesiden mv. 9. Løbende evaluering af processen Et arbejdsdokument er et internt dokument i din projektgruppe, og skal derfor indeholde vigtige oplysninger om projektet, og behøver derfor ikke være en lækker publikation. Et arbejdsdokument kan også være et godt værktøj til at evaluere processen efterfølgende.

Overskrift: Marts Datoer til Kalenderen 15. Budget lukkes 26. Omsorgs- og sikkerhedsvurdering 26. Sektionsdag 27. Store bestillingsdag 28. Bestilling af: Materiel Fokus på detaljen Efter en veloverstået bestillingsdag er der tid til at fokusere på finesserne i dit projekt. Projektets indhold skal lægges fast, der skal tegnes mere detaljerede arbejdstegninger af installationer og eventkoncepter skal udvikles. Projektbeskrivelsen bør muligvis revideres på nuværende tidspunkt. Omsorgs- og Sikkerhedsvurderingen Danmarks 5. største by – RF – vil altid have, og skal have, et vågent øje fra myndighedernes side. RF søger hvert år om tilladelse til at lave en musikfestival hos Roskilde Politi. For en sådan tilladelse kan gives, skal myndighederne have en præcis beskrivelse af, hvad der agtes foretaget ifm. arrangementet, for at kunne vurdere de sikkerhedsmæssige risici ved arrangementet. Denne beskrivelse hedder en Omsorgs- og Sikkerhedsvurdering, og skal indeholde en beskrivelse af enhver aktivitet og eventuelle faremomenter ifm. disse. Risikobeskrivelsen kan indeholde elementer som brandfare, fare for fald, nedstyrtningsfare mv. UHS’ administrationsgruppe står for at samle Omsorgs- og Sikkerhedsvurderinger fra alle projekter, og vil i den forbindelse udsende en skabelon, som skal udfyldes af ethvert projekt. Hvis der senere viser sig ændringer i risikobilledet for dit projekt, skal du orientere administrationsgruppen om dette. Bestilling af installationer Skæves der til april måned ser du, at der er deadline for bestilling af faste installationer fra andre gruppe i festivalen, herunder EL, VVS, Hegn, Huller, IT. EL Hvis dit område skal bruge elektricitet til belysning o.a. skal du huske at bestille EL. Produktionsgruppen står for at samle og videreformidle alle EL-bestillinger til RF’s ELgruppe. Ligesom i 2010 vil el-bestillinger blive fortaget gennem et web-baseret elbestillingssystem udviklet til UHS. Du kan få webadressen og et login af din gruppeleder I systemet indtastes de el-forbrugende apparater, du har brug for i dit projekt, og så beregner systemet dit el-behov. Den egentlige bestilling er totalen af strømmen til dine apparater. Det er derfor vigtigt at være præcis i din bestilling, da det ikke er muligt at ændre strømforbruget efterfølgende. Det skal understreges, at det er summen af din bestilling, der ligger fast.

RF’s EL-gruppe sørger for at fremtrække et kabel til dit område og påmontere en ELtavle, hvortil el-apparater kan tilsluttes. EL-gruppen leverer som udgangspunkt kun ét kabel og én el-tavle til hvert projekt. Hvis dit projekt skal bruge strøm flere steder, er det din egen opgave at sørge for at strømmen bliver trukket rundt mellem de forskellige enheder. Kabler til dette kan lejes af el-gruppen. For at EL-gruppen kan vide, hvor din tavle skal placeres, skal du i systemet uploade et kort af dit område, hvor fremtrækningspunktet for el-tavlen er indtegnet. Med andre ord - hvor strømmen skal leveres til. Produktionsgruppen kan rådgive dig ifm. din el-bestilling. Samtidig er det Produktionsgruppen som videresender din bestilling til EL-gruppen ved deadlinen. Vær opmærksom på, at også i RF koster strøm penge. Selvom strømforbruget ikke tilregnes dit budget er det centralt at opgøre dit projekts strømbehov tidligt i processen, således at sektionen kan lave et estimat over det samlede strømforbrug i budgetlægningsfasen. VVS Hvis installationerne i dit område har brug for af- eller tilløb af vand, bestilles dette i bestillingsarkene i bestillingssystemet. Fremtrækningen af vand koster penge. Selvom det ikke tilregnes dit budget, skal sektionen kende dit behov for vand så tidligt som muligt. Hegn RF har en central hegnsgruppe under pladssektionen, som sørger for at opsætte de sorte pladehegn hvor det er nødvendigt. Det er muligt for dig at bestille hegnsgruppen til at opsætte pladehegn vha. bestillingsarket i bestillingssystemet Huller Jorden på festivalen er stenhård og ofte umulig at grave i med håndkraft. Alligevel er der ofte brug for at fundere installationer i jorden. Du kan bestille boring af huller vha. bestillingsarket i bestillingssystemet. Forud for bestillingen skal samtlige huller tegnes ind og markeres på det officielle kort. I pladsens undergrund ligger et komplekst netværk af diverse kabler og dræn, hvorfor alle huller skal godkendes af Kort- og Mål. Det koster penge at få boret huller. Selvom dette ikke tillægges dit budget, skal du huske at estimere et behov tidligt, så sektionen kan budgettere med disse. IT Hvis dit område har brug for en internetopkobling kan denne bestilles vha. bestillingsarket i bestillingssystemet.

Overskrift: April Datoer til Kalenderen 10. El-, VVS-, IT, skiltebestillinger 20. Endeligt kort (UB) 25. Tekster til program, webside og pressekit Det endelige kort Det er tid at få tegnet det endelige kort. Læs om hvordan dette tegnes på næste opslag: Kort og Byggesag. Program, web og pressekit Omverdenen skal også kende dit projekt. Formidlingen af projekterne til pressen og publikum gennem forskellige medier. Kommunikationsgruppen samler tekster og billeder til program, webside og pressekit. Du skal derfor: i. Skrive en kort tekst der præsenterer dit projekt ii. Finde et billede der kan illustrere dit projekt iii. Skrive kontaktinformation (mail og gerne telefonnummer) på en ansvarlig for projektet, der kan fortælle mere om det, hvis journalister er interesserede Skiltebestilling Der bruges en del informationsskilte på RF der laves af RF’s skiltegruppe. Gruppen laver typisk simple skilte med få farver så som advarselsskilte eller informationstavler, men har også mulighed for at lave mere komplicerede skilte. Skilte bestilles vha. bestillingsark i bestillingssystemet. Byggesagsgodkendelse I starten af maj skal du levere materiale, så dine konstruktioner kan byggesagsgodkendes. Læs mere om dette på næste opslag: Kort og Byggesag. Forhandling med samarbejdspartner Selvom der først er deadline for kontrakter i starten af juni, er det god idé at starte allerede nu, da forhandlingen kan tage tid. Du kan løbende udfærdige kontraktudkast i dialog med din samarbejdspartner. Når der skal forhandles med en samarbejdspartner skal du prøve nøgternt at opveje værdien af de elementer der er i spil. Først og fremmest, hvad er værdien af det samarbejdspartneren leverer på festivalen. Her tænkes ikke kun den konkrete værdi i søm og skruer, men værdien af det produkt de leverer. Det kan være lidt abstrakt at vurdere, men det er derfor der er tale om en forhandling og ikke blot et simpelt regnestykke. Herefter skal du værdisætte alle de ydelser som RF skal levere: Først og fremmest er der en stor værdi i at blive eksponeret for et helt unikt publikum. For mange virksomheder er adgangen til ca 100.000 nysgerrige, grænsesøgende og feststemte mennesker en enestående mulighed. Dernæst vil RF ofte levere akkrediteringer med adgang til lukket

område som har en værdi på ca. 4.100 kr. per stk. Her er det vigtigt at understreg at akkrediteringer ikke skal opfattes som betaling men en modydelse. Du kan kun tilbyde samarbejdspartneren akkreditering svarende til hver nødvendig medarbejder som lægger minimum 36 timer i løbet af hele festivalperioden eller 24 timer i musikdagene. Som yderligere modydelser kommer eventuelt goder som medarbejdercamping, bespisning i hal 4+5, mad- og drikkebilletter, etc. Det bør også fremhæves, hvis festivalen forventes at levere andre ydelser, f.eks. arbejdskraft og vagtning, internet, boring af huller, byggesagsbehandling eller leje grej, træ, maling, skruer etc. Alt har værdi! Som tommelfingerregel, leverer RF ”udgiftsdrivende ydelser” svarende til 15% af den anslåede værdi af projektet. For eksempel: Hvis en samarbejdspartner tilbyder et projekt, som anslås til at have en værdi af 100.000 kr., kan man i forhandlingerne som tommelfingerregel tilbyde grej, materialer, bespisning, mad- og drikkeark for ca. 15.000 kr. Hertil kommer alle de ting, som festivalen leverer, der ikke figurerer på dit budget men stadig har værdi: arbejdskraft, akkrediteringer, eksponering, medarbejdercamping mm. Det er helt essentielt at du får alle detaljerne skrevet ind i kontrakten med kunstneren. Kunstner- og samarbejdskontrakter For at være helt enige om præmisserne som aktør på RF, skal der laves en kontrakt med alle eksterne partnere. Det gælder uanset om der er tale om en kunstnergruppe, eller en kommerciel virksomhed! En kontrakt skal indeholde alle detaljer om den aftale I har indgået. Administrationsgruppen udsender skabeloner for de forskellige kontrakter, samt en vejledning til, hvordan du skriver en kontrakt. RF’s aftaleafdeling kan rådgive om kontraktskrivning. Kontakt din gruppeleder, hvis du har brug for hjælp. Når du og din samarbejdspartnere er nået til enighed om de endelige kontrakter, sender du kontrakterne til din gruppeleder, som samler disse for sin gruppe, og koordinerer med administrationsgruppen. Du skal herefter ikke foretage dig mere, hvis kontrakterne er udfyldt korrekt. Administrationsgruppen sørger herefter for, at kontrakterne bliver underskrevet af sektionsledelsen, festivalledelsen samt kontaktpersonen for samarbejdspartneren. Kontrakterne arkiveres hos festivalledelsen. Vær opmærksom på at du ikke kan skrive kontrakter for flere akkrediteringer end der er blevet tildelt dit projekt! Ligeledes kan du ikke indskrive flere forplejningsbilletter end der er blevet til rådighed i dit projekt. Du kan løbende sende kontrakter til din gruppeleder og dermed få en tilbagemelding om, hvor mange akkrediteringer du har tilbage.

Overskrift: Korttegning og byggesag Du skal nu til at nedfælde de sidste detaljer på de endelige arbejdstegninger for installationerne, således at du kan få tegnet det endelige kort. Kortet skal indeholde den endelige position og dimension af dine installationer. Hvis du har bestilt huller, er det vigtigt at disse også bliver markeret på kortet, da det har betydning for nedgravning af EL/VVS/IT i området. Kort & Mål afsætter pinde på marken svarende til positionerne på kortet, således at du kan se, hvor din installation skal placeres i forhold til kortet. Kortudkastet kan tegnes på flere måder, men den ønskelige og letteste er som følger: Du finder dit område på en af de tidlige udkast til kort som ligger på kort.roskilde-festival.dk Herefter tager du et Snap Shot (ScreenShot eller Acrobat Reader, Snap Shot-funktion) af dit område samt væsentlige nøglepunkter (camping felt, bycenter e.l.) så det er tydeligt hvilket område snapshottet er taget af. Herefter indtegner du dine installationer på kortet i et tegneprogram. Frivillige har sjældent adgang til korttegningssoftware, hvorfor det kan være svært at få målestoksforholdet korrekt og dermed størrelsen af installationerne. Husk derfor at påføre dimensionerne af din installation samt antallet af huller og behovet for vand og el. Når kortet rentegnes af RF’s Kort & Mål gruppe vil de kunne give dine installationer de korrekte dimensioner på kortet. Det kan være en stor hjælp for dig, at få indtegnet dit områdes elementer så tæt på den rigtige størrelse som muligt, da det kan give dig en idé om hvor meget installationen fylder og hvor meget plads du har i dit område. Du kan bruge allerede indtegnede genstande, til at skyde dig tættere ind på størrelsen af dit områdes elementer:  Almindeligt campingfelt er 33 x 33m  En 20 fods container er 6m x 2,4m Når du har dit kortudkast skal du sende det til din gruppeleder som samler alle kortudkast fra gruppen, og bringer dem videre til Kort og analyse gruppen som herefter bringer dem til RF’s områdekoordinatorer. Områdekoordinatorerne koordinerer alle aktiviteter i de forskellige områder af festivalen. Når områdekoordinatorerne har godkendt kortudkastene, videresendes de til Kort & Mål, som indtegner dem på det officielle kort. Det er først når dit kortudkast er indtegnet på det officielle kort (på kort.roskilde-festival.dk) at det er godkendt og gyldigt. Underholdnings sektionens Kort- og Analysegruppe kan hjælpe dig i forbindelse med korttegningen. Her er givet et eksempel på et kortudkast.

Byggesagsgodkendelse Hvis dit projekt indeholder en større konstruktion, skal du samle materiale som kan bruges til byggesagsgodkendelse hos Roskilde Kommune. Roskilde Kommune skal nemlig godkende større konstruktioner på festivalen, for at sikre, at de er sikkerhedsmæssigt forsvarlige. Produktionsgruppen står for at indhente de rette godkendelser hos Roskilde Kommune. I enkelte tilfælde kan det blive nødvendigt at ændre konstruktionen, for at sikre at den lever op til sikkerhedskravene. Skulle det være tilfældet vil du blive kontaktet af Produktionsgruppen. Materialet til byggesagsgodkendelsen skal indeholde: • Arbejdstegninger med o Samtlige dimensioner o Fundering af installationer (hvordan er installationen fastgjort til jorden) • Kort beskrivelse af konstruktionen o Opbygning o Materialer

Overskrift: Maj Datoer til Kalenderen 1. Skiltebestilling 1. Materiale til Byggesagsgodkendelse (UB) 1. Publikumsprogram, pressekit 15. Hul- og Hegnsbestilling (UB) 21.-22. Sektionsweekend 23. Første udkast til Produktionsplan 30. Produktionsplan Fokus på produktion RF begynder at nærme sig, og dermed også tiden hvor dit projekt skal på græs. Det er tid til at viske tavlen ren, og rette fokus mod produktionen af dit projekt. Med produktion menes den fysiske opbygning på pladsen, med skruemaskiner, brædder, skruer, maling, jord og (måske) regn. Som ansvarsperson vil du ofte have travlt når du kommer ud på pladsen. Så med mindre dit projekt er en meget lille produktion, vil det være en god idé at finde en produktionsleder – måske en assistent der kan påtage sig opgaven? Din produktionsleder kan styre slagets gang på pladsen, og have ansvaret for at alle installationer bliver konstrueret efter tegningerne og logistikken herom. Produktionen er et tæt samarbejde mellem dig, produktionsgruppen og din produktionsleder. Som beskrevet i opslaget om produktionsgruppen råder denne over mandskab og materiel til at producere alle UHS’ projekter. Det er produktionsgruppen der står for at koordinere den overordnede produktion. Produktionsplan I enhver produktion er det vigtigste værktøj en produktionsplan. Det er den der beskriver hvordan hele produktionen skal forløbe. Produktionsplanen er så vigtig, at den har fået det næste opslag. Akkrediteringer Nu er vi så tæt på festivalen at du skal have styr på dine medarbejdere, så de kan få deres akkreditering. Til dette skal du lave en liste med alle dine medarbejdere f.eks. i et regneark. Listen skal indeholde følgende informationer for hver medarbejder: o Navn o Adresse o Telefonnummer o E-mail adresse o Fødselsdag o Type medarbejder (24-timer, årsfrivillig) o Arbejdstitel Det kan være forbavsende svært at få disse simple oplysninger fra dine medarbejder. Start derfor i god tid med at indhente disse oplysninger. Akkrediteringslisten sendes til din gruppeleder som koordinerer akkrediteringerne med administrationsgruppen. Når listen er sendt er det som udgangspunkt ikke muligt at ændre eller tilføje personer. Så sørg for du har de medarbejdere du skal bruge samt de korrekte oplysninger.

Projektvagter ved din installation. Du kan anmode om vagtning af dine installationer af underholdningssektionens vagter. Udover at passe på din installation, fungerer de også som informationsmedarbejdere på stedet, så de kan fortælle om installationen når publikum spørger interesseret. Administrationsgruppen rekrutterer og administrerer vagterne, og skal vide, hvor mange vagter du forventer at få brug for, så snart du har overblik over din installationer og dermed dine behov. For at give vagterne de nødvendige informationer om dine installationer, skal de ved vagtskifte følges fra UHS’ base og ud til dit projekt af en ’betroet medarbejder’. Den betroede er en af dine medarbejdere som er involverede i afviklingen af dit projekt, og som derfor har stor viden herom. De betroede medarbejdere kan overlevere denne information til vagterne, så de kan indgå i dialog med publikum, om det, de passer på. Du skal udarbejde et vagtskema for, hvornår og hvor mange vagter du skal bruge, samt hvornår dine betroede medarbejdere skal møde ind. Der er vagtskift tre gange om dagen 00.00, 08.00 og 16.00. Transportgruppen Produktionsgruppen kan hjælpe dig med at transportere materialer til dit projekt, men kun indenfor festivalens område (ydre plads, indre plads og Musicon). Hvis du har brug for en transport, som rækker ud over festivalens område kan du bruge RF’s transportgruppe som er placeret i Materielsektionen under Stort Materiel. Transportgruppen råder over en række biler i forskellig størrelse inklusiv chauffør, som du kan bestille til en given transport. Bemærk at transportgruppen kun transporterer. Du skal derfor selv sørge for arbejdskraft til på- og aflæsning. Der er ingen deadline for bestilling af en transport og gruppen kan derfor også bruges under festivalen. Dog bookes transporter efter først til mølle princippet. Vær opmærksom på, at transportgruppen først starter nogle dage før festivalen.

Produktionsplan Det vigtigste fundament for en vellykket produktion er en detaljeret produktionsplan. Den er ganske enkelt nødvendig, for at få overblik over de processer som skal gennemgås for at nå til målet. Det er derfor rigtig vigtigt at du, evt. sammen med din produktionsleder eller gruppeleder, gennemarbejder dit projekts produktionsplan. Produktionsgruppen vil udsende en skabelon samt en vejledning. Når du har lavet din produktionsplan, skal du sende den til din gruppeleder, som vil koordinere din gruppes produktion med produktionsgruppen. Produktionsplanen indeholder følgende elementer. Tidsplan Først og fremmest skal din produktionsplan indeholde en detaljeret tidsplan. Tidsplanen angiver, hvilke arbejdsprocesser, der skal udføres hvornår. For at kunne lave en god tidsplan, skal du først identificere alle detaljer af de processer din produktion skal, f.eks. boring af huller i jorder, opbygning, afdækning, maling. Når du har identificeret de forskellige processer kan du finde den mest optimale rækkefølge for disse. Derefter kan du begynde at estimere tiden det vil tage at udføre de enkelte processer. Husk at medregne mulighed for dårligt vejr e.l. i de enkelte processer. Processerne er nu klar til at blive lagt ind i et tidsskema som en tidsplan. Tidsplanen skal indeholde alle elementer af produktionen, herunder også eksterne leverancer, milesten, mødetidspunkt for eksterne partnere og andre relevante informationer for produktionen. Arbejdsteam, transport og materiel Dit behov for arbejdskraft, transport og materiel, så som arbejdshold, teleskoplæsser mv. skal også fremgå af din produktionsplan. Lager og opmagasinering UHS råder over lagre, hvor sektionens aktiver er opmagasineret. Det skal fremgå af produktionsplanen, hvis aktiver skal afhentes fra disse lagre, samt hvornår. Materialer og trælast RF råder over sin egen trælasthal under opbygningen af festivalen, hvorfra de fleste almindelige trælastvarer er på lager. Hvis ikke du allerede har fået en prisliste over lagervarer i trælasten, så spørg din gruppeleder. Materialer som ikke er i trælasten kan til tider bestilles. Produktionsgruppen kan hjælpe med at bestille materialer. Materialer, mængden, leveringstiden samt trælastens varenummer, skal fremgå af produktionsplanen. Kort og arbejdstegninger Produktionsplanen skal ligeledes indeholde kort over dit område og installationer, samt indikation af hvor materialer o.a. skal leveres – særligt, hvis forskellige materialer skal leveres forskellige steder.

Exitplan I planlægningen af opbygningen af projektet er det ofte nemt at glemme, at projektet også skal væk fra pladsen igen. Dette er imidlertid en lige så vigtig side af produktionen. Efter festivalen er medarbejderne ofte trætte og vil gerne have overstået efteroprydningen så hurtigt som muligt. Under efteroprydningen har du igen brug for en produktionsleder til at koordinere indsatsen på pladsen. En god tommelfingerregel er, at processerne ved efteroprydningen tager ca. en tredjedel af opbygningstiden. Så har det taget 6 dage at bygge op tager de ca. 2 dage at nedtage. Yderligere skal der tages stilling til installationernes skæbne efter festivalen. Er de bevaringsværdige eller skal de kasseres? Kan vi genbruge materialet? Tal med din gruppeleder, hvis du mener dine installationer kan bruges igen i en anden sammenhæng og tænk gerne i elementer/byggeklodser der kan fjernes med truck. Dette sparer arbejdstimer og optimerer opbygningen året efter, hvis elementerne kan indgå i nye installationer. Need to have - Nice to have Produktionsgruppen står for den overordnede koordination af mandskab og materiel for samtlige af UHS’ 14-18 projekter. Det er en stor kabale som skal gå op og fleksibilitet er derfor nødvendigt, hvor det er muligt. Det skal derfor fremgå af produktionsmanualen, hvilke processer der er tidskritiske, og hvilke der ikke er. Med andre ord hvad er ”Need to Have” og hvad er ”Nice to Have”. Eksempelvis kan det være ”Nice to Have” en transport af et aktiv fra lageret om tirsdagen selvom de først skal bruges onsdag, men det er et ”Need to Have” en teleskoplæsser om fredagen til at aflæsse en ekstern leverance. Det er vigtigt at huske at dit projekt ikke er det det eneste. Det er i alles interesse at projekterne opbygges så hurtigt som muligt. Men da der kun er begrænset ressourcer til rådighed, er det nødvendigt at prioritere ressourcerne. Det kan være frustrerende, men det er vigtigt at tage skyklapperne af og ’ja’-hatten på. Vi er alle i samme båd!

Overskrift: Juni Datoer til Kalenderen 3. Akkrediteringslister til Adm. Gruppe. 3. Kunstner- og Samarbejdskontrakter 3. Installationsvagter & betroede medarbejdere 17. Vagtskema 17. API & APV 19. Opstartsmøde på græs 25. Camping åbner 30. Indre plads åbner Medarbejderpleje Ud over en akkreditering skal dine medarbejder også informeres om deres arbejde. Det kan være arbejdsbeskrivelser, vagtplaner, mødesteder osv. Sørg for at få informeret dine medarbejdere, da det virker uprofessionelt og demotiverende ikke at have fået den rette information før festivalen. Antageligvis vil alle dine medarbejder lægge en fantastisk indsats før og under festivalen for at gøre dit projekt til en realitet. Det er vigtigt at huske at værdsætte deres engagement i projektet, såvel før, under som efter. Ofte opstår der et vakuum efter festivalen hvor alle er trætte. Du kan som ansvarsperson også have brug for at lægge lidt afstand til dit festival engagement efter stormen er reddet af. Dog er det vigtigt at takke dine medarbejdere efter festivalen. Det kan derfor være en god idé at skitsere et takkebrev til dine medarbejdere for deres indsats under festivalen allerede nu, så du kun behøver at bekymre dig om at sende det efter festivalen. Selvom festivalen endnu ikke er løbet af staben, er meget af indholdet givet på forhånd. API & APV Dine medarbejder skal ikke udsættes for fare i deres arbejde. Heldigvis er dine medarbejdere omfattet af den danske arbejdsmiljølovgivning selvom de udfører frivilligt arbejde. Det betyder, at du skal huske at tænke over deres arbejdsmiljø. Til det skal der laves en Arbejdspladsvurdering (APV) samt en Arbejdspladsinstruktion (API). API er populært sagt en detaljeret nedskrivning af instruktionen til dine medarbejdere. Det kan være svært at vide på forhånd, men samtlige scenarier skal beskrives. APV er en sikkerhedsvurdering, hvor du blandt andet skal beskrive, om der er risici forbundet med arbejdet. Administrationsgruppen vil udsende skabeloner, samt eksempler, på API & APV og står for at samle og opbevare disse. Dine samarbejdspartneres medarbejdere er ikke omfattet af din API og APV og de skal derfor selv udarbejde deres. Det er en god idé at gøre dem opmærksomme på det. Indfør det evt. i deres kontrakter. Hjælperarmbånd, Kørselstilladelser, Cykelbånd Ud over det almindelige adgangstegn for personer til festivalen, er der også adgangstegn for forskelligt materiel. Kørende materiel skal have kørselstilladelse for at køre på festivalområdet. Adgangs- og Sikkerhedssektionen står for at udstede kørselstilladelser. Kørselstilladelser kan bestilles på forhånd eller udstedes løbende på kørselskontoret ved

Port 3. Hvis du bestiller dine kørselstilladelser på forhånd, får du disse udleveret, så du selv kan uddele dem til de retmæssige chauffører. En kørselstilladelse skal indeholde firmanavn/samarbejdspartner og telefonnummer på enten chauffør, eller anden kontaktperson, som kan flytte køretøjet, hvis det holder parkeret uhensigtsmæssigt. Det skal understreges at kørselstilladelser er et privilegium, hvorfor der altid skal overvejes andre muligheder end at lukke biler ind på området, som i forvejen er hårdt presset på plads. I marts udsendte Adgang og Sikkerhed skabeloner for bestilling af kørselstilladelser, så spørg din gruppeleder, hvis ikke du har modtaget disse. Du har brug for et cykelbånd alene, hvis du har brug for at køre på cykel på Indre plads mens den er åben for publikum. Det er administrationsgruppen som administrerer cykelbånd. Kontakt din gruppeleder om disse. Hvis du har brug for at give personer midlertidigt adgang til festivalpladsen kan dette gøres med hjælperarmbånd. Disse giver adgang til festivalens område i warm-up-perioden og i dagene efter RF. Hjælperarmbånd kan f.eks. bruges til leverandører eller samarbejdspartnere som ikke skal have adgang til selve festivalen. Hjælperarmbånd bør anvendes hvor det er muligt, for at undgå at udstede en akkreditering som er langt dyrere for festivalen. Administrationsgruppen står for at bestille og udstede disse og skal derfor have besked om dine behov for hjælperarmbånd. Justeringer af produktionsplanen Festivalen er så tæt på som den overhovedet kan komme! Din fulde opmærksomhed skal derfor være rettet mod, hvad der skal ske lige så snart dit projekt kommer ud på pladsen. Som udgangspunkt er det nu for sent at ændre på indholdet af dit projekt. Du og din produktionsleder skal derfor have fokus på at perfektionere din produktionsplan så alt går som smurt når dit projekt skal opbygges, og ikke mindst nedtages igen. Ofte vil det være nødvendigt for dig at fortage de sidste justeringer af din produktionsplan i dialog med din gruppeleder og produktionsgruppen.

Overskrift: Afvikling Datoer til Kalenderen 19. Opstartsmøde på ’græs’ 25. kl 18 Camping åbner 30. kl 17.00 Indre plads åbner 4. kl 9 – Efteroprydning starter 4. kl 14 – camping lukker. 6. Efteroprydning slut Underholdning ’på græs’ Underholdning er åbenlyst en innovativ og kreativ organisation. Hvad måske er knap så åbenlyst, er at underholdning i ligeså høj grad er en progressiv produktionsorganisation som producerer en række kreative projekter til hver festival! Når underholdning rykker på græs sker der er transformation fra en kreativ organisation til en produktionsorganisation. Fokus er på opbygning og produktion! I denne fase koordinerer du, din produktionsleder, din gruppeleder og produktionsgruppen, indsatsen for at få dit projekt fra en tom mark til et levende område. Produktionsgruppen står for den overordnede koordinering af materiel og mandskab til alle UHS’ projekter. Gruppelederne sikrer fremdrift i alle projekterne, herunder dit. Mens din, og især din produktionsleders, opgave er, at koordinere produktionen af dit projekt. Her er din produktionsplan et nøgleværktøj. Af produktionsplanen fremgår det præcist hvordan produktionen skal forløbe. Under festivalen kan produktionsgruppen hjælpe med at vedligeholde projekterne. Hvis et bræt er knækket eller en ledning er faldet ned, har produktionsgruppen mandskab og materiel til at bringe det i orden igen. Med samme ansvarsfordeling som ved opbygning, er dit dig og din produktionsleder, samt din gruppeleder og produktionsgruppen, som koordinerer efteroprydningen af dit projekt. Som udgangspunkt skal dit område forlades i præcis samme stand som du modtog det. Alle huller skal fyldes op, alle skruer samles ind, alt materiale skal væk osv. Steder du skal kende For at kunne orientere dig, er der en række steder du bør kende. Port 3 Port 3 er placeret ud til Darupvej. Ved Port 3 er væsentlige funktioner placeret f.eks. Sovebyen, Kort & Mål. Se kortet i medarbejderfolderen. Underholdningssektionens base Det første du skal kende til, er UHS’ baseområde, som er placeret bag Volunteers Lounge tæt ved Port 3. Det er her slagets gang koordineres både før, under og efter festivalen. Her vil Produktionsgruppen, Administrationsgruppen og sektionsledelsen have kontor. Derudover er der en café med drikkevarer, hvortil du vil få tildelt drikkekuponer, et samlingssted hvor du kan få ly og læ, adgang til strøm og internet, og generelt et rart værested. Hvad end du er på arbejde eller har fri.

H11 H11 står for Havsteensvej 11 og er adressen for festivalens sekretariat. Under festivalen flyttes sekretariatet midlertidigt til handelsskolen. Handelsskolen Roskilde Handelsskole huser i festivalperioden festivalens sekretariat, med bogholderi, infocenter mv. Handelsskolen ligger på Bakkesvinget 3. Teknisk skole Roskilde Tekniske skole ligger på Maglegårdsvej og huser Check-in. Musicon Musicon er det store, forhenværende industriområde mellem Havsteensvej og Maglegårdsvej. Festivalen har en del lagerplads på Musicon. F.eks. er festivalens trælast placeret i hal 1 på Musicon. Telefonliste Når vi går ind i opbygningsfasen flytter folk sig fra deres computer, og kan derfor være svære at fange på mail. Telefonen er det nye kommunikationsredskab. Løbende, gennem opbygningen og afholdelsen, vil der på RF-net blive opdateret en telefonliste med telefonnumre på alle ansvarspersoner og kontorer (campingkontoret, festivalkontoret, Infrastruktur mv.). Det er en god idé at printe denne telefonliste kort før du går på pladsen og have den med dig! Båndtvang For at undgå at publikum indtager pladsen alt for tidligt, vil der få dage før festivalen være båndtvang. Det betyder, at fra det tidspunkt skal man have armbånd for at få adgang til festivalens område. Sørg for at have Checket ind i god tid før båndtvang for at undgå at blive nægtet adgang til området og en lang kø i check-in. Vær opmærksom på, at båndtvangen også påvirker kørende materiel, som fra det tidspunkt skal være forsynet med en kørselstilladelse for at færdes på området. Tidspunktet for båndtvang kan du finde i ’værd at vide’-brochuren som uddeles til alle frivillige medarbejder på RF. Hal 4+5 Uden mad og drikke duer helten ikke. Hallerne på festivalpladsen har hvert et nummer. I hal 4 og 5 serveres der morgenmad, frokost og aftensmad i hele opbygnings- og nedtagningsperioderne. Som ansvarspersoner vil du få udleveret alle de madbilletter der er tildelt dit projekt, og du skal herefter selv administrere det udleverede.

Overskrift: Evaluering Tak dine medarbejdere Husk at dine medarbejdere, ligesom dig, har lagt en stor indsats for at projektet lykkedes. Det er tid til at give udtryk for din taknemmelighed overfor dine frivillige medarbejdere. De skal jo også få succesen at føle. Evaluering Foran dig ligger en evalueringsproces. Der vil blive udsendt et evalueringsskema fra central hånd i RF som behandler din oplevelse som ansvarsperson. For at evaluere dit konkrete projekt i dybden, skal du i løbet af sensommeren evaluere projektet med din gruppeleder. Din projektbeskrivelse og dit arbejdsdokument med den løbende evaluering vil være en stor hjælp i denne proces. Det er tid til at kigge tilbage. Opfyldte projektet formålet og succeskriterierne? Hvorfor – hvorfor ikke? Hvis ikke du har haft mulighed for at nedskrive en løbende evaluering, er det en god ide umiddelbart efter festivalen at nedskrive nogle stikord, mens alt stadigt er klar i hukommelsen. Evalueringerne samles af administrationsgruppen, hvor de vil danne grundlag for næste års projekter. Husk også at evaluere denne Projektmanual!