VVF17 - CR Réunion #1

VÉLO VERT FESTIVAL 2017 Réunion d’informations bénévoles du mercredi 19 avril 2017

UN ÉVÈNEMENT EN PLEINE CROISSANCE 7000

5250

3500

1750

0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Nombres d'inscriptions

LE SALON OUTDOOR 1 er

SALON OUTDOOR VÉLOS ET ACCESSOIRES DE LA SAISON

accès gratuit

300 marques

15000 m2

exposition, présentation et vente de vtt et accessoires

3 jours

UN ÉVÉNEMENT DEVENU UNE RÉFÉRENCE 300 225 150 75 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Nombres de marques

LE CENTRE DE TEST 1 er

CENTRE DE TESTS VÉLOS ET ACCESSOIRES AU MONDE

système de test simple et sécurisé

2000 vélos et accessoires

13 parcours tests

UNE PROGRAMMATION SPORTIVE RICHE 13 épreuves et randonnées

VENDREDI

SAMEDI

DIMANCHE

Rando All-Mountain, Enduro Haibike (Electric), Spanninga Night Ride

Mythic Rando, Mythic Chrono, Chrono All-Mountain (Electric), Family Challenge, Kids Race, Street Race

Massive Enduro, Rando Découverte, Electric Race Lapierre, Rando Color, Rando Famille

UN ÉVÈNEMENT TOUT PUBLIC !

UN ÉVÈNEMENT VTT FAMILIAL PAR NATURE

72,5%

13%

d’hommes

de femmes

14,5% d’enfants

UN ÉVÈNEMENT FESTIF

UN PARTAGE DE VALEURS Vitalité Énergie Ludique Ouvert Vivacité Expérience Rencontre Tolérance Famille Ecologie Sport Tonicité Implication Volonté Aventure Liens

LES BÉNÉVOLES S E L O V É N É B 0 0

O

4 : F I BJECT

180 BÉNÉVOLES

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL ÉQUIPE COORDINATRICE BÉNÉVOLES

RESPONSABLES

RÉFÉRENTS

BÉNÉVOLES

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL RESPONSABLES BÉNÉVOLES

SALON

ENDURO & MASSIVE ENDURO

LOGISTIQUE

ÉPREUVES

MYTHIC CHRONO/ RANDO & ALL MOUNTAIN

CHRONO/RANDO

RAVITOS

FAMILY CHALLENGE & STREET RACE & ELECTRIC RACE

ACCUEIL

RANDO COLOR & FAMILLE & RANDO DÉCOUVERTE

INSCRIPTIONS

KIDS RACE

SÉCURITÉ

NIGHT RIDE

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable SALON :

Sylvain AUGÉ

Nos besoins

Vendredi 9

Samedi 9

Dimanche 14

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable LOGISTIQUE :

Kevin LAPORTE

Nos besoins

Vendredi 5

Samedi 5

Dimanche 5

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable ENDURO - MASSIVE ENDURO :

Julien CONAN

Nos besoins

SIGNALEUR 70

RAVITO 18

BALISAGE 34

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable MYTHIC CHRONO/RANDO - ALL MOUNTAIN CHRONO/RANDO :

Alain LECOCQ

Nos besoins

Signaleur 107

Ravito 39

Balisage 28

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable FAMILY CHALENGE STREET RACE - ELECTRIC RACE : Julien BEAUMAIS

Nos besoins

Signaleur 40

Ravito 10

Balisage 38

Bastien PELTIER

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable RANDO FAMILLE/COLORSRANDO DÉCOUVERTE :

Henri GLEYZOLLE

Nos besoins

Signaleur 53

Ravito 16

Balisage 24

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable KIDS RACE :

Pierre LIVACHE

Nos besoins

Signaleur 19

Ravito 3

Balisage 8 Julien BEAUMAIS

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable NIGHT RIDE :

Cyrille GAUTHIER

Nos besoins

Signaleur 31

Ravito 8

Balisage 10

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable RAVITOS :

César RIPERT

Nos besoins

Vendredi 34

Samedi 36

Dimanche 24

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable ACCUEIL :

Sandrine GARBOUD BILLOT

Nos besoins

Vendredi 17

Samedi 17

Dimanche 13

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable INSCRIPTIONS : Équipe de 32 bénévoles Michel MÉRIAUX

Nos besoins

Vendredi 32

Samedi 32

Dimanche 32

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable SÉCURITÉ :

Christian CORMIER

Nos besoins

Vendredi 8

Samedi 8

Dimanche 8

LA CHARTE DE BONNE CONDUITE DU BÉNÉVOLE 1. Disponible, polie et à l’écoute de chacun, tu seras.

2. Tes missions bénévoles, tu réaliseras.

3. En cas d'imprévus, point ne t’affoleras, si c'est loupé, nous serons là pour t’appuyer.

4. Dans des conditions souvent précaires, tu travailleras, à toutes situations, tu t’adapteras.

5. A fond tu profiteras, la mauvaise humeur, tu banniras :)

LE QG BÉNÉVOLES - LA SALLE DU RIDER panier repas à récupérer au QG bénévoles ou Centre le Vercors

- Lieu de partage, de rencontre, de repos, ...

- Lieu d'échange avec les référents.

- Lieu d'informations : horaires, fiche de postes, ...

- Permanence : 8h-18h (Après 18h : Centre Le Vercors à proximité du Ludo Parc)

LES OUTILS DU BÉNÉVOLE t-shirt

badge

main courante

plan et programme chasuble, panneau signalétique et radio pour les signaleurs

plan fiche de poste + planning horaires Pour les référents bénévoles (ravitaillement, signaleur, et balisage), une fiche de poche vous sera également remise

LES BESOINS BÉNÉVOLES PRE EVENT

VENDREDI 6

7

11

SAMEDI

6

18 8

91 50

32 22

6

34

19

6

Inscriptions Logistique épreuve Salon

18 8

32

112

36

45

52 Inscriptions Logistique épreuve Ravitaillement Signaleurs Chronométrage Salon Sécurité

6

11 2

30

119 14

6

4

4

32

6

5

12

DIMANCHE

6

9

23 8

10

32 23 24

9

98 37

Inscriptions Logistique épreuve Ravitaillement Signaleurs Chronométrage Salon Sécurité

Inscriptions Logistique épreuve Ravitaillement Signaleurs Chronométrage Salon Sécurité

6

LES MISSIONS BÉNÉVOLES ACCUEIL / SALON INSCRIPTIONS RAVITAILLEMENT SIGNALEUR LOGISTIQUE BALISAGE - DÉBALISAGE BRIGADE BOUCLE TEST MOTARD SÉCURITÉ

ACCUEIL / SALON Sur le salon ou au village, vous serez les premiers contacts des festivaliers et exposants et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions.

Accueillant Souriant Renseigné Sociable

INSCRIPTIONS Sur le salon, vous serez les premiers contacts des festivaliers et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions. Bonne humeur et sourire de rigueur :) Accueillant Souriant Minu3eux Bonne connaissance informa3que Sociable

RAVITAILLEMENT Ce poste consiste à mettre en place et animer les ravitaillements. Ils sont prévus sur chacune des épreuves.

Accueillant Réactif Organisé Dynamique Sociable

SIGNALEUR Vous évoluez au contact des participants, leur indiquez le chemin et veillez à leur sécurité. Les participants sont reconnaissants de votre présence et de vos encouragements.

Motivé Enthousiaste Vigilant Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie

LOGISTIQUE Cette équipe s’occupe du montage, démontage de structures avant et après l’événement que ce soit sur le Salon ou les épreuves. Bonne condition physique et maitrise manuelle.

Motivé Réactif Organisé Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie

BALISAGE - DÉBALISAGE C’est avant les épreuves que vous vous occupez de préparer au mieux les parcours, et après au débalisage des parcours.

Organisé Bonne condition physique Bonne connaissance du terrain Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie

BRIGADE BOUCLE TEST En vélo vous assurez pendant l’événement de la bonne qualité du balisage des parcours tests et de leur sécurisation. Bonne connaissance du terrain.

Notion de sécurité Bonne condition physique Bonne connaissance du terrain Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie

MOTARD En moto vous ouvrez ou vous fermez les épreuves chronométrées et randonnées.

Bonne connaissance du terrain.

Notion de sécurité Bonne condition physique Bonne connaissance du terrain Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie

SÉCURITÉ Vous êtes le premier contact avec le public, la bonne humeur est de rigueur. Votre mission est de veiller à la bonne sécurité des différents acteurs du Festival et d’effectuer un contrôle visuel des sacs.

Notion de sécurité Vigilant ABen3f Amabilité

DEVENEZ BÉNÉVOLES JOIE, BONNE HUMEUR, AMIS, VTT ET DES PACKS CADEAUX

PACK 2

PACK 1

PACK 3

(3 à 4 plages horaires)

(1 à 2 plages horaires)

(+ de 5 plages horaires) ➤

➤ ➤ ➤

T-shirt Organisation 29,99€ d’inscriptions Festival 1 entrée Espace Loisirs *

* Centre aquatique et patinoire

➤ ➤ ➤ ➤

T-shirt Organisation 39,99€ d’inscriptions Festival 1 entrée Espace Loisirs * 1 pass 1 jour Bike Park Villard de Lans

➤ ➤ ➤ ➤

T-shirt Organisation 39,99€ d’inscriptions Festival 2 entrées Espace Loisirs * 2 pass 1 jour Bike Park Villard de Lans 6 mois d’abonnement au magazine Vélo Vert

DEVENIR RÉFÉRENT ➤

Contacter ses coéquipiers.

➤

Récupérer le matériel.

➤

Faire un briefing avec son équipe chaque jour.

➤

Placer ses coéquipiers.

➤

Prévenir de l'avancement de l'épreuve (ouverture/fermeture, 1er et dernier concurrent).

➤

Gestion d'un éventuel blessé (prévenir, sécuriser, …).

➤

Rassembler et rendre le matériel.

➤

Sans l’oublier l’aide de l’équipe Vélo Vert toujours

présente et prête à vous épauler en cas de besoin.

UNE EXP

ÉRIENCE

RICHE

LES DATES À RETENIR ➤

Newsletter #5 de mai

➤

Réunion du mercredi 31 mai

-

compte rendu réunion du 19 avril

-

briefing des responsables et des référents à 18h

-

rappel réunion du 31 mai…

-

briefing des bénévoles à 19h

-

rencontre avec toute l’équipe VVF

-

échange sur le déroulement de l’événement

➤

Mail d’information mi-mai

-

plan

-

informations annexes

-

envoie des plannings bénévoles

➤

Soirée du dimanche 4 juin :)

-

pot de remerciement

-

continuer l’expérience

-

se retrouver

-

conclure l’évènement

MERCI

UN GRAND À VOUS et rdv le mercredi 31 mai 19h salle la coupole