VÉLO VERT FESTIVAL 2017 Réunion d’informations bénévoles du mercredi 19 avril 2017
UN ÉVÈNEMENT EN PLEINE CROISSANCE 7000
5250
3500
1750
0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Nombres d'inscriptions
LE SALON OUTDOOR 1 er
SALON OUTDOOR VÉLOS ET ACCESSOIRES DE LA SAISON
accès gratuit
300 marques
15000 m2
exposition, présentation et vente de vtt et accessoires
3 jours
UN ÉVÉNEMENT DEVENU UNE RÉFÉRENCE 300 225 150 75 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Nombres de marques
LE CENTRE DE TEST 1 er
CENTRE DE TESTS VÉLOS ET ACCESSOIRES AU MONDE
système de test simple et sécurisé
2000 vélos et accessoires
13 parcours tests
UNE PROGRAMMATION SPORTIVE RICHE 13 épreuves et randonnées
VENDREDI
SAMEDI
DIMANCHE
Rando All-Mountain, Enduro Haibike (Electric), Spanninga Night Ride
Mythic Rando, Mythic Chrono, Chrono All-Mountain (Electric), Family Challenge, Kids Race, Street Race
Massive Enduro, Rando Découverte, Electric Race Lapierre, Rando Color, Rando Famille
UN ÉVÈNEMENT TOUT PUBLIC !
UN ÉVÈNEMENT VTT FAMILIAL PAR NATURE
72,5%
13%
d’hommes
de femmes
14,5% d’enfants
UN ÉVÈNEMENT FESTIF
UN PARTAGE DE VALEURS Vitalité Énergie Ludique Ouvert Vivacité Expérience Rencontre Tolérance Famille Ecologie Sport Tonicité Implication Volonté Aventure Liens
LES BÉNÉVOLES S E L O V É N É B 0 0
O
4 : F I BJECT
180 BÉNÉVOLES
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL ÉQUIPE COORDINATRICE BÉNÉVOLES
RESPONSABLES
RÉFÉRENTS
BÉNÉVOLES
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL RESPONSABLES BÉNÉVOLES
SALON
ENDURO & MASSIVE ENDURO
LOGISTIQUE
ÉPREUVES
MYTHIC CHRONO/ RANDO & ALL MOUNTAIN
CHRONO/RANDO
RAVITOS
FAMILY CHALLENGE & STREET RACE & ELECTRIC RACE
ACCUEIL
RANDO COLOR & FAMILLE & RANDO DÉCOUVERTE
INSCRIPTIONS
KIDS RACE
SÉCURITÉ
NIGHT RIDE
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable SALON :
Sylvain AUGÉ
Nos besoins
Vendredi 9
Samedi 9
Dimanche 14
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable LOGISTIQUE :
Kevin LAPORTE
Nos besoins
Vendredi 5
Samedi 5
Dimanche 5
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable ENDURO - MASSIVE ENDURO :
Julien CONAN
Nos besoins
SIGNALEUR 70
RAVITO 18
BALISAGE 34
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable MYTHIC CHRONO/RANDO - ALL MOUNTAIN CHRONO/RANDO :
Alain LECOCQ
Nos besoins
Signaleur 107
Ravito 39
Balisage 28
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable FAMILY CHALENGE STREET RACE - ELECTRIC RACE : Julien BEAUMAIS
Nos besoins
Signaleur 40
Ravito 10
Balisage 38
Bastien PELTIER
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable RANDO FAMILLE/COLORSRANDO DÉCOUVERTE :
Henri GLEYZOLLE
Nos besoins
Signaleur 53
Ravito 16
Balisage 24
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable KIDS RACE :
Pierre LIVACHE
Nos besoins
Signaleur 19
Ravito 3
Balisage 8 Julien BEAUMAIS
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable NIGHT RIDE :
Cyrille GAUTHIER
Nos besoins
Signaleur 31
Ravito 8
Balisage 10
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable RAVITOS :
César RIPERT
Nos besoins
Vendredi 34
Samedi 36
Dimanche 24
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable ACCUEIL :
Sandrine GARBOUD BILLOT
Nos besoins
Vendredi 17
Samedi 17
Dimanche 13
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable INSCRIPTIONS : Équipe de 32 bénévoles Michel MÉRIAUX
Nos besoins
Vendredi 32
Samedi 32
Dimanche 32
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable SÉCURITÉ :
Christian CORMIER
Nos besoins
Vendredi 8
Samedi 8
Dimanche 8
LA CHARTE DE BONNE CONDUITE DU BÉNÉVOLE 1. Disponible, polie et à l’écoute de chacun, tu seras. 2. Tes missions bénévoles, tu réaliseras. 3. En cas d'imprévus, point ne t’affoleras, si c'est loupé, nous serons là pour t’appuyer. 4. Dans des conditions souvent précaires, tu travailleras, à toutes situations, tu t’adapteras. 5. A fond tu profiteras, la mauvaise humeur, tu banniras :)
LE QG BÉNÉVOLES - LA SALLE DU RIDER panier repas à récupérer au QG bénévoles ou Centre le Vercors
- Lieu de partage, de rencontre, de repos, ... - Lieu d'échange avec les référents. - Lieu d'informations : horaires, fiche de postes, ... - Permanence : 8h-18h (Après 18h : Centre Le Vercors à proximité du Ludo Parc)
LES OUTILS DU BÉNÉVOLE t-shirt
badge
main courante
plan et programme chasuble, panneau signalétique et radio pour les signaleurs
plan fiche de poste + planning horaires Pour les référents bénévoles (ravitaillement, signaleur, et balisage), une fiche de poche vous sera également remise
LES BESOINS BÉNÉVOLES PRE EVENT
VENDREDI 6
7
11
SAMEDI
6
18 8
91 50
32 22
6
34
19
6
Inscriptions Logistique épreuve Salon
18 8
32
112
36
45
52 Inscriptions Logistique épreuve Ravitaillement Signaleurs Chronométrage Salon Sécurité
6
11 2
30
119 14
6
4
4
32
6
5
12
DIMANCHE
6
9
23 8
10
32 23 24
9
98 37
Inscriptions Logistique épreuve Ravitaillement Signaleurs Chronométrage Salon Sécurité
Inscriptions Logistique épreuve Ravitaillement Signaleurs Chronométrage Salon Sécurité
6
LES MISSIONS BÉNÉVOLES ACCUEIL / SALON INSCRIPTIONS RAVITAILLEMENT SIGNALEUR LOGISTIQUE BALISAGE - DÉBALISAGE BRIGADE BOUCLE TEST MOTARD SÉCURITÉ
ACCUEIL / SALON Sur le salon ou au village, vous serez les premiers contacts des festivaliers et exposants et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions. Accueillant Souriant Renseigné Sociable
INSCRIPTIONS Sur le salon, vous serez les premiers contacts des festivaliers et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions. Bonne humeur et sourire de rigueur :) Accueillant Souriant Minu3eux Bonne connaissance informa3que Sociable
RAVITAILLEMENT Ce poste consiste à mettre en place et animer les ravitaillements. Ils sont prévus sur chacune des épreuves. Accueillant Réactif Organisé Dynamique Sociable
SIGNALEUR Vous évoluez au contact des participants, leur indiquez le chemin et veillez à leur sécurité. Les participants sont reconnaissants de votre présence et de vos encouragements. Motivé Enthousiaste Vigilant Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie
LOGISTIQUE Cette équipe s’occupe du montage, démontage de structures avant et après l’événement que ce soit sur le Salon ou les épreuves. Bonne condition physique et maitrise manuelle. Motivé Réactif Organisé Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie
BALISAGE - DÉBALISAGE C’est avant les épreuves que vous vous occupez de préparer au mieux les parcours, et après au débalisage des parcours. Organisé Bonne condition physique Bonne connaissance du terrain Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie
BRIGADE BOUCLE TEST En vélo vous assurez pendant l’événement de la bonne qualité du balisage des parcours tests et de leur sécurisation. Bonne connaissance du terrain. Notion de sécurité Bonne condition physique Bonne connaissance du terrain Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie
MOTARD En moto vous ouvrez ou vous fermez les épreuves chronométrées et randonnées. Bonne connaissance du terrain. Notion de sécurité Bonne condition physique Bonne connaissance du terrain Ne pas avoir peur de travailler sous la pluie
SÉCURITÉ Vous êtes le premier contact avec le public, la bonne humeur est de rigueur. Votre mission est de veiller à la bonne sécurité des différents acteurs du Festival et d’effectuer un contrôle visuel des sacs. Notion de sécurité Vigilant ABen3f Amabilité
DEVENEZ BÉNÉVOLES JOIE, BONNE HUMEUR, AMIS, VTT ET DES PACKS CADEAUX
PACK 2
PACK 1
PACK 3
(3 à 4 plages horaires)
(1 à 2 plages horaires)
(+ de 5 plages horaires) ➤
➤ ➤ ➤
T-shirt Organisation 29,99€ d’inscriptions Festival 1 entrée Espace Loisirs *
* Centre aquatique et patinoire
➤ ➤ ➤ ➤
T-shirt Organisation 39,99€ d’inscriptions Festival 1 entrée Espace Loisirs * 1 pass 1 jour Bike Park Villard de Lans
➤ ➤ ➤ ➤
T-shirt Organisation 39,99€ d’inscriptions Festival 2 entrées Espace Loisirs * 2 pass 1 jour Bike Park Villard de Lans 6 mois d’abonnement au magazine Vélo Vert
DEVENIR RÉFÉRENT ➤
Contacter ses coéquipiers.
➤
Récupérer le matériel.
➤
Faire un briefing avec son équipe chaque jour.
➤
Placer ses coéquipiers.
➤
Prévenir de l'avancement de l'épreuve (ouverture/fermeture, 1er et dernier concurrent).
➤
Gestion d'un éventuel blessé (prévenir, sécuriser, …).
➤
Rassembler et rendre le matériel.
➤
Sans l’oublier l’aide de l’équipe Vélo Vert toujours
présente et prête à vous épauler en cas de besoin.
UNE EXP
ÉRIENCE
RICHE
LES DATES À RETENIR ➤
Newsletter #5 de mai
➤
Réunion du mercredi 31 mai
-
compte rendu réunion du 19 avril
-
briefing des responsables et des référents à 18h
-
rappel réunion du 31 mai…
-
briefing des bénévoles à 19h
-
rencontre avec toute l’équipe VVF
-
échange sur le déroulement de l’événement
➤
Mail d’information mi-mai
-
plan
-
informations annexes
-
envoie des plannings bénévoles
➤
Soirée du dimanche 4 juin :)
-
pot de remerciement
-
continuer l’expérience
-
se retrouver
-
conclure l’évènement
MERCI
UN GRAND À VOUS et rdv le mercredi 31 mai 19h salle la coupole