Guía para reuniones virtuales efectivas

GUÍA PARA

REUNIONES VIRTUALES EFECTIVAS YMCA AMÉRICA LATINA Y CARIBE

CONTENIDOS

Presentación

4

Guía Rápida

5

Zoom

5 Requerimientos mínimos para su uso

5

Creando una reunión

5

Accediendo a una reunión

5

Durante nuestra reunión

5

Tips para participar efectivamente

5

Guía para llevar a cabo reuniones efectivas

6

¿Qué necesito antes de participar en una reunión virtual?

6

Herramientas, equipos y requerimientos del sistema

6

¿Qué plataforma elijo?

8

Plataformas

8

Google Hangouts

8

Microsoft Teams

9

GoToMeeting

9

Webex

9

Skype

9

Whatsapp

9

Zoom

9

¿Qué debo tomar en cuenta para planificar una reunión virtual?

10

Recomendaciones para el facilitador de la reunión

11

Buenas prácticas para una reunión virtual

14

Antes

14

Durante

15

Después

16

PRESENTACIÓN La actualidad que estamos enfrentando a raíz del COVID-19 ha obligado a muchas organizaciones a migrar a un formato virtual de manera repentina y sin oportunidad de planear una transición ordenada.

Hoy en día las YMCA se han visto en la necesidad de organizar reuniones virtuales con sus equipos, reuniones de Juntas Directivas, Asambleas, entre otras, para continuar con sus labores.

Por tal motivo, en la Alianza Latinoamericana y del Caribe de YMCA hemos desarrollado una guía para llevar a cabo reuniones virtuales exitosas con el objetivo de compartir algunos consejos y buenas prácticas para lograrlo.

Es importante conocer y tener en cuenta varios elementos para poder planear, organizar, dirigir, participar y dar seguimiento a una reunión virtual exitosa. Uno de esos primeros elementos es conocer y familiarizarse con los equipos y herramientas que necesitaremos para esto.

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GUÍA RÁPIDA Esta es una guía que nos servirá para conocer la forma más sencilla para usar nuestras plataformas que nos servirán para llevar a cabo nuestras reuniones virtuales.

La guía estará basada en el uso de la plataforma Zoom que es la plataforma que YMCA América Latina y el Caribe utiliza para sus reuniones.

La presente guía nos comparte más adelante otras plataformas similares que podremos revisar en la sección Plataformas.

Zoom Es un sistema que ofrece una experiencia para conferencias de audio y videoconferencias el cual nos permite interactuar virtualmente con compañeros de trabajo o colegas cuando las reuniones en persona no son posibles. Con la nueva realidad, Zoom se ha convertido en una herramienta esencial para equipos pequeños, medianos y grandes que desean mantenerse en contacto y continuar sus flujos de trabajo diarios con una interrupción mínima.

Esta herramienta ofrece distintos planes para distintos tipos de usuarios y su versión básica es gratuita y tiene algunas restricciones para su uso.

Requerimientos mínimos para su uso 1. Una computadora, teléfono móvil o tableta con conexión a internet.

2. Contar con la app de Zoom que puede ser descargada en su página web. Aquí podremos descargar Zoom para todo tipo de dispositivos. PC, IOS o Mac: http://zoom.us/download 3. Una cuenta personal o empresarial de Zoom.

Creando una reunión Como organizadores tenemos dos opciones para llevar a cabo nuestra reunión virtual.

2. Programar una reunión - Primero iremos a la página principal de Zoom, - Haremos click en “Programar”.

- Llenemos la información necesaria para nuestra reunión y hagamos clic en “Completar”.

- Posteriormente deberemos copiar el enlace de la invitación y la enviaremos a nuestros participantes.

Accediendo a una reunión Si somos invitados a una reunión podemos recibir dicha invitación por dos medios. Uno es nuestro correo electrónico y el otro a través de un evento en nuestro calendario.

Para unirnos tenemos que: - Entrar a nuestro correo electrónico o calendario y hacer clic en el link de zoom.

- Deberemos de seguir las instrucciones que nos guiarán hasta la pantalla donde participaremos en nuestra reunión virtual.

Durante nuestra reunión Una vez en nuestra reunión identificaremos algunos botones que nos servirán para interactuar.

Tips para participar efectivamente 1. Silenciar nuestro micrófono cuando no estemos hablando.

2. Asignar un Moderador/Facilitador.

3. Usar el Chat mientras no estamos hablando.

4. Usar la cámara de video. (Si no hay buena conexión será preferible desactivarla para mejorar el audio).

5. Asignar un espacio cómodo y silencioso.

1. Crear una reunión

6. Tener cuidado cuando se comparte pantalla.

- Primero iremos a la página principal de Zoom, - Haremos clic en “Empezar Reunión”, - Posteriormente daremos clic en “Invitar” e, - Invitaremos a los usuarios a la llamada agregando sus correos electrónicos.

7. Pedir la palabra correspondientes.

utilizando

los

botones

8. Ser breve en las participaciones.

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GUÍA PARA LLEVAR A CABO REUNIONES EFECTIVAS ¿Qué necesito antes de participar en una reunión virtual?

- Espacio disponible en tu dispositivo para descargar el programa a utilizar

Para llevar a cabo una reunión virtual de una manera exitosa es necesario contar con ciertas herramientas y equipos que nos permitan facilitar nuestra interacción con el resto de los participantes, ya sea facilitando la conversación o siendo parte de la audiencia.

Si es la primera vez que vamos a ingresar a una reunión virtual, será necesario descargar el / los programas que vayamos a necesitar en nuestro dispositivo. (Podremos conocer las principales plataformas que ofrecen este servicio en la sección Plataformas).

La siguiente lista nos servirá para conocer los requerimientos mínimos para poder participar en las reuniones virtuales.

Algunos servicios permiten ingresar a la reunión desde su navegador web.

Herramientas, equipos y requerimientos del sistema

Actualmente la mayoría de los dispositivos y/o computadoras personales cuentan con su propia cámara de video integrada, en caso de que no sea así, se puede conseguir una webcam que pueda ser conectada a nuestro dispositivo.

- Computadora, tablet, o teléfono móvil Para participar en una reunión virtual es necesario contar con un dispositivo que sea capaz de permitirnos accesar a la plataforma donde llevaremos a cabo nuestra reunión y que cuente con acceso a internet, así como con algunas características técnicas mínimas necesarias que se pueden consultar en las especificaciones de cada una de las páginas web de las plataformas para realizar llamadas y videoconferencias.

Para conocer los requisitos mínimos del sistema que se requiere para el uso de Zoom (la plataforma que utiliza la ALCACJ) puede acceder al siguiente enlace: https://support.zoom.us/hc/es/articles/201362023-Requ isitos-del-sistema-para-PC-Mac-y-Linux - Acceso a internet. WiFi o cable El dispositivo que utilicemos deberá permitirnos tener acceso a internet.

- Cámara de video

- Micrófono y audífonos para recibir y enviar audio Al igual que la cámara web, actualmente la mayoría de los dispositivos y computadoras cuentan con su propio micrófono integrado.

Se sugiere contar con audífonos que permitan disminuir los ruidos externos.

- Un espacio adecuado para participar en la llamada Un aspecto importante para tener una participación efectiva en una reunión virtual es contar con un espacio físico que nos permita concentrarnos en nuestra reunión evitando distracciones externas.

Puede ser una habitación dentro de nuestro hogar procurando que sea cómodo, que cuente con una buena iluminación y que evitemos el ruido exterior.

Muchas compañías de telecomunicaciones ofrecen planes de internet accesibles.

Así mismo, los datos de los teléfonos celulares sirven para ingresar a las reuniones virtuales, aunque este tipo de llamadas consumen muchos datos, por lo que se recomienda el uso de conexión WiFi. Se recomienda que para este tipo de llamadas se cuente con una conexión a internet de banda ancha con cable o inalámbrica (3G o 4G/LTE).1 1 Tomado

de los requerimientos de Zoom.

https://support.zoom.us/hc/es/articles/201362023-Requisitos-del-sistema-para-PC-Mac-y-Linux. Marzo 2020.

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¿QUÉ PLATAFORMA ELIJO? Hoy en día existen muchos productos en el mercado que ofrecen la oportunidad de realizar reuniones virtuales.

Muchas de ellas ofrecen versiones gratuitas y en estos tiempos brindan su servicio gratuito por tiempo indefinido.

Plataformas

avanzados de emisión en directo y grabación de videollamadas. f. Hacer clic en Guardar.

Enlace para mayor información y https://gsuite.google.com/products/meet/

descarga:

Google Hangouts

Microsoft Teams

Es una herramienta que facilita realizar videoconferencias en directo, programar reuniones virtuales y poder tener una sesión de preguntas y respuestas con otros usuarios. Hangouts ofrece una versión gratuita y está disponible con cualquier cuenta de Google. En una videollamada de Hangouts en su versión básica pueden participar de 10 hasta 25 personas. Actualmente y con el aumento del número de empresas afectadas por restricciones de desplazamiento o que instan a sus empleados a trabajar desde casa debido a la propagación del COVID-19, GSuite está apoyando con acceso gratuito a las funciones de videoconferencia avanzadas de Hangouts Meet, entre las que se incluyen:

Es un espacio de trabajo basado en chat de Office 365 diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube, Office 365.

- Reuniones hasta con 250 participantes por llamada.

- Emisiones en directo hasta con 100,000 espectadores.

- Grabación de videollamadas en Google Drive (herramienta de almacenamiento) para poder compartirlas con las personas que no pueden asistir.

La plataforma está integrada con Microsoft 365 y reúne en un espacio común, las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo y con las que podremos trabajar como: Chats, Videoconferencias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner y otras características.

Enlace para mayor información y descarga: https://products.office.com/es-mx/microsoft-teams/grou p-chat-software

GoToMeeting

Para acceder a estos servicios deberemos habilitar Hangouts Meet en nuestra organización. Para habilitar las videollamadas y funciones avanzadas de Hangouts Meet en nuestra organización, hay que seguir estas instrucciones:

Es una herramienta creada para realizar conferencias y reuniones en línea diseñada para los gerentes de empresas. El software soporta conferencias de hasta 15 personas que pueden conectarse a través de Internet o por teléfono.

a. En la página principal de la consola de administración, ir a Aplicaciones > G Suite > Ajustes de Google Hangouts.

Al igual que otras plataformas GoToMeeting ha puesto a disposición de organizaciones que ofrecen atención de primera línea, como algunos proveedores de atención sanitaria, centros educativos, ayuntamientos y entidades sin ánimo de lucro, así como los clientes actuales de LogMeIn, la posibilidad de usar de forma gratuita y en el conjunto de la organización muchos de los productos de LogMeIn durante 3 meses, gracias a los Kits de Emergencia para Trabajar a Distancia.

b. Hacer clic en Configuración de Meet. c. Hacer clic en el icono de edición situado a la derecha de la opción “Servicios adicionales”. d. Desplazarse hacia abajo y marcar la casilla Permitir que los usuarios hagan videollamadas y llamadas de voz. e. En la misma pantalla, activar los otros ajustes

Enlace para mayor información https://www.gotomeeting.com/es-mx

y

descarga:

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¿QUÉ PLATAFORMA ELIJO?

Whatsapp

Webex Cisco Webex es una plataforma de colaboración segura en la nube que funciona con múltiples dispositivos y aplicaciones para mejorar el trabajo en equipo de cada trabajador.

Ofrece reuniones, llamadas y colaboración en equipo de calidad y al igual que otros sistemas cuenta con su versión gratuita, así como diversos planes para sacar mayor provecho de la herramienta.

Una de las ventajas de Webex es que podemos sincronizar nuestras reuniones con el calendario de Google, Outlook, Office 365 entre otros. De igual forma ofrece el servicio de hasta 25 llamadas en videoconferencia y un meeting room que permita hasta 40000 personas en audiencia.

Enlace para mayor información https://www.webex.com.mx/

y

Enlace para mayor información https://www.whatsapp.com/

y

descarga:

Esta aplicación es altamente recomendable para llamadas instantáneas con grupos pequeños.

descarga: Zoom

Skype Es una de las plataformas para reuniones virtuales y videollamadas más utilizadas y con mayor antigüedad en el mercado.

Skype nos permite comunicarnos a través de videollamadas, mensajes instantáneos y compartir archivos con otras personas que poseen este programa y en cualquier parte del mundo. Las llamadas, el envío de mensajes y archivos son gratuitas con la condición de que ambos usuarios cuenten con Skype.

Skype nos permite realizar llamadas a otros usuarios que no posean este software por medio de la compra de créditos, similar a una llamada telefónica convencional.

Enlace para mayor información https://www.skype.com/es/

Es una de las aplicaciones más populares de comunicación instantánea y que nos permite enviar y recibir mensajes instantáneos a través del teléfono móvil o en la computadora mediante la aplicación whatsapp web. El servicio permite el intercambio de audios, videos y fotografías de manera gratuita, así como la realización de llamadas y videollamadas con un máximo de 4 personas.

y

descarga:

Es un sistema que ofrece una experiencia para conferencias de audio y videoconferencias el cual nos permite interactuar virtualmente con compañeros de trabajo o colegas cuando las reuniones en persona no son posibles. Con la nueva realidad Zoom se ha convertido en una herramienta esencial para equipos pequeños, medianos y grandes que desean mantenerse en contacto y continuar sus flujos de trabajo diarios con una interrupción mínima.

Por su facilidad para descargar, configurar y utilizar la plataforma, la Alianza Latinoamericana y del Caribe ha optado por Zoom para realizar sus reuniones de equipo, voluntarios y profesionales de la región.

Enlace para mayor https://zoom.us/

información

y

descarga:

A continuación, les compartimos un tutorial que elaboró la ALCACJ para el mejor uso de Zoom. https://www.youtube.com/watch?v=W7acDFU1A6A

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¿QUÉ DEBO TOMAR EN CUENTA PARA PLANIFICAR UNA REUNIÓN VIRTUAL? Para llevar a cabo una reunión virtual de trabajo de una manera efectiva es necesario tomar en cuenta algunos puntos que nos servirán para planear, organizar, dirigir, participar y dar seguimiento a una reunión virtual exitosa.

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RECOMENDACIONES PARA EL FACILITADOR DE LA REUNIÓN Preparar nuestros equipos y sistemas con anticipación Una de las primeras recomendaciones es familiarizarnos con la plataforma en la cual llevaremos a cabo nuestra reunión virtual, así como el equipo con el que contamos.

Es recomendable que, si es la primera vez que la utilizaremos, probemos nuestro equipo y probemos la plataforma con antelación, con el objetivo de conocer todas sus funciones, así como descargar actualizaciones o ingresar nuestro usuario y contraseña previamente.

Esto nos ayudará a facilitar la conversación con mayor eficiencia.

Compartir tutoriales y realizar reuniones de prueba Una buena práctica es la de realizar algunas reuniones de prueba a través de la plataforma, previo a la reunión virtual, principalmente para aquellos que nunca han utilizado un sistema virtual y así evitar inconvenientes el día de la reunión. También se recomienda compartir una guía o tutorial a las personas que no están familiarizadas con la plataforma o con el uso de herramientas virtuales para facilitarles el acceso y uso de estas. La mayoría de las aplicaciones tienen tutoriales gratuitos en sus páginas de soporte técnico.

Revisar conexión a internet La conexión a internet es indispensable para poder llevar a cabo una reunión virtual, ya que una buena conexión nos permitirá evitar interferencias, fallos en la voz, imágenes congeladas, desconexiones, entre otros inconvenientes. Recomendamos como una velocidad de descarga de 1.5mbps para navegación individual o de 4mbps para eventos grupales.

Llegar a un acuerdo en fecha y hora de la reunión con el resto de los participantes Toda reunión organizada tanto virtual como presencial, deberá de contar con un día y horario establecidos. Una de las características de las reuniones virtuales es que hay que ser flexibles en los horarios y días para que nuestra reunión no se empalme con otras reuniones previamente pactadas por nuestros participantes, además de tomar en cuenta otros factores como las zonas horarias de los participantes. Para llevar a cabo esto, deberemos de tomar en cuenta los siguientes puntos:

a. El primer paso es el contacto con los participantes que se invitarán a la reunión. Una buena práctica es invitar solamente a las personas que necesariamente deberán participar. b. El contacto deberá ser para consultar la mejor fecha y hora para todos los participantes. c. Una vez acordados el día y la hora tendremos que convocar oficialmente a nuestra reunión (es importante incluir el link para la reunión, así como el número de la reunión y la contraseña si se configuró así).

Una herramienta para una mejor organización de horarios es la página web https://doodle.com/es/. Doodle nos permitirá sugerir algunas fechas y horarios para que los participantes puedan votar por sus mejores opciones.

Doodle cuenta con una versión gratuita.

Preparar materiales con anticipación Una buena práctica para el facilitador es preparar los materiales a presentar durante la reunión virtual con antelación. Las plataformas como Zoom permiten compartir pantallas para hacer presentaciones Power Point, archivos de Word, Excel, videos, entre otras herramientas que faciliten nuestra presentación.

Acordar la presentadores

participación

de

otros

En muchas reuniones virtuales se acostumbra que otros participantes además del facilitador principal, tengan alguna participación para compartir documentos, avances, actualizaciones, entre otras actividades. Una buena práctica es tener reuniones previas con ellos para acordar el momento en que se presentarán, así como el tiempo asignado a cada una de las intervenciones.

Solicitar confirmación de los participantes Una buena práctica es que solicitemos a los participantes invitados a la reunión virtual, confirmen asistencia para saber quiénes estarán disponibles para conectarse y quienes se ausentarán. Así evitaremos asignar actividades y/o presentaciones a personas que no asistan y ese punto de la agenda quede sin atenderse.

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RECOMENDACIONES PARA EL FACILITADOR DE LA REUNIÓN Compartir la Convocatoria

- Enviar recordatorios

Para que nuestra convocatoria sea efectiva deberemos de tomar en cuenta algunos puntos básicos.

Una buena práctica es enviar recordatorios por correo electrónico y/o por Whatsapp o el medio de comunicación que el grupo esté ocupando al menos 24 horas antes de la reunión.

- Enviar la invitación y la convocatoria La convocatoria deberá ser enviada por correo electrónico con anticipación. Una buena práctica es generar un calendario de reuniones en caso de que éstas vayan a ser de manera recurrente.

- Compartir el tema de la reunión y una explicación breve del motivo de la convocatoria.

Nuestra convocatoria deberá de incluir el objetivo y tema de la reunión de manera clara. Una reunión sin un objetivo claro puede generar confusión, pérdida de tiempo, frustraciones o inasistencias.

- Tomar en cuenta el idioma Es posible que en nuestras reuniones tengamos participantes que hablan un idioma distinto a otros, por lo que una buena práctica es incluir la información en los idiomas de los asistentes (en el caso de Latinoamérica y el Caribe usualmente se envía en inglés y español).

Habrá que tomar en cuenta este punto solamente si es el caso de nuestra reunión.

- Compartir el enlace a la reunión virtual Un punto indispensable para nuestra convocatoria será incluir el enlace de nuestra reunión creada anticipadamente por el responsable de la misma, así como el número de reunión y la contraseña si se configuró una. En el caso de Zoom la invitación puede llegar a nuestro correo electrónico de esta manera.

Además de incluir la fecha y hora de la reunión tomando en cuenta las distintas zonas horarias.

- Tener una agenda clara para la reunión La agenda para la reunión es indispensable para que tengamos una guía clara de lo que se tratará en la reunión. Una buena práctica es compartir la agenda con anticipación, así como documentos que se revisarán en la reunión virtual con el objetivo de que los participantes tengan mayor claridad de lo que se llevará a cabo en esta.

Es importante pedir comentarios de los asistentes a la reunión con anticipación para complementar la agenda y ahorrar tiempo valioso durante la videollamada.

En caso de ser necesario, habremos de identificar quién dirigirá la discusión de cada tema de la agenda. Así mismo, es recomendable dejar espacio en la agenda para adiciones o preguntas de última hora.

Asignar un moderador / facilitador Un moderador y/o facilitador es indispensable para que la reunión se lleve a cabo en el tiempo acordado. Un buen moderador deberá tomar en cuenta algunos puntos como: - Dar la palabra a los participantes.

- Presentar los puntos de la agenda.

- Habilitar y deshabilitar micrófonos de acuerdo con el flujo de la reunión.

- Motivar la participación.

- Tomar en cuenta las zonas horarias

Tomar notas de la reunión

Las plataformas como Zoom han facilitado la modalidad de configurar de manera automática los distintos horarios. Sin embargo, una buena práctica para conocer el horario de cada participante es ingresar a TimeDate.

Timeanddate permite conocer los distintos husos horarios: http://timeanddate.com

Una buena práctica es tomar las notas más relevantes de la reunión para la posterior acta.

También se recomienda grabar la reunión en caso de que la plataforma así lo permita. Zoom permite grabar la reunión y guardarla en la computadora de la persona que haya realizado la grabación.

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RECOMENDACIONES PARA EL FACILITADOR DE LA REUNIÓN Establecer el tiempo de la reunión Una manera de eficientar el tiempo de las reuniones es acordar un tiempo de inicio y finalización de esta. Una reunión virtual efectiva puede realizarse en 60 minutos.

para aquellos que no pudieron asistir y para reforzar los acuerdos.

Una buena práctica es enviar las notas a los participantes en un tiempo que permita la revisión y retroalimentación correspondiente.

Esto permite que los participantes se mantengan enfocados y concentrados en el contenido de la reunión.

Mantener el ritmo de la reunión Es recomendable que el ritmo de nuestra reunión en línea sea un poco más lento que las reuniones presenciales.

Como facilitador de una reunión habrá que asegurarnos de que haya suficientes pausas después de hacer una pregunta para asegurarse que los asistentes tienen oportunidad de formular sus preguntas, respuestas y comentarios.

Ser claros y efectivos Es muy recomendable ser claro y efectivo a la hora de comunicarnos durante nuestra conversación virtual.

Independientemente si estamos o no compartiendo pantalla, esto nos facilitará describir algo que el resto de los participantes no pueden ver y que logren entender lo que se comparte.

Resumir acuerdos al final de la reunión Una buena práctica para finalizar la reunión es dar unos minutos para resumir los acuerdos y rescatar los puntos más importantes que se trataron y que serán compartidos en las notas posteriores.

Acordar fecha y hora de la próxima reunión en su caso En el caso de que la reunión sea recurrente es importante acordar con el grupo una nueva fecha para enviar la documentación necesaria días previos.

Compartir las notas de la reunión en un tiempo razonable Un punto clave para dar continuidad a las reuniones es enviar las notas y en su caso la grabación de la reunión

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BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA REUNIÓN VIRTUAL ANTES

5. Confirmar y reconfirmar la hora

1. Elegir un lugar tranquilo y sin ruidos para participar de la videoconferencia

Si vamos a conversar con personas en diversas partes del mundo, es fundamental asegurarnos de haber comunicado correctamente el horario de la reunión.

Como se menciona en el apartado de la convocatoria https://www.timeanddate.com/ Timedate es una muy buena herramienta para organizar los horarios.

Al estar en casa procuremos adaptar un espacio para acceder a nuestras llamadas. Encontrar un ambiente tranquilo donde podamos limitar las distracciones. Usar auriculares para minimizar el ruido de fondo y evitar interrupciones de audio.

Si estamos trabajando con un nuevo software de conferencia, es muy recomendable que realicemos una prueba antes de que comience la reunión en línea. Así nos permitiremos escuchar claramente a la otra parte y que nuestra voz no se mezcle con sonidos del ambiente.

2. Deshabilitar programas o dispositivos que consuman ancho de banda Al momento de participar en una reunión virtual es necesario contar con el ancho de banda necesario, más si nuestra conversación es a través de video.

Una buena práctica para mejorar nuestra conexión es evitar descargar archivos, así como cerrar programas y aplicaciones que se actualizan de manera automática constantemente. Así nos aseguraremos de que sólo nuestra conversación sea la que ocupe la conexión.

3. Verificar la invitación y enlace para acceder a la reunión Para acceder a las reuniones virtuales debemos tener a la mano el enlace para acceder a la reunión. Usualmente la invitación llega al correo electrónico y actualmente se puede sincronizar con nuestros calendarios para una mejor organización.

4. Confirmar el huso horario de tu localidad Cada vez es más usual tener reuniones con compañeros de otras partes del mundo y por ende con otros husos horarios.

Les recomendamos verificar la hora en la que está programada la reunión para que podamos acceder a la hora acordada.

6. Ingresar minutos previos a la reunión Al ingresar unos minutos antes del comienzo de la reunión nos permitirá verificar que todo funcione correctamente, y si algo falla tendremos tiempo de solucionarlo y poder ingresar a la reunión en el tiempo acordado. Se sugiere que ingresemos al menos 10 minutos antes o incluso más cuando no estamos muy familiarizados con la plataforma.

7. Probar la conexión, el audio y el video Un punto relacionado al anterior es que, para tener una participación efectiva en la reunión, tendremos que probar que nuestra conexión a internet funcione correctamente, así como nuestra videocámara y nuestro micrófono.

Las plataformas como Zoom permiten hacer pruebas para verificar el correcto funcionamiento.

8. Tener lista la agenda y los materiales de trabajo Esto es útil para todo tipo de reunión. Esto nos permitirá saber con anticipación cuáles son los temas a abordar y nos ayudará a seguir un orden y a que el resto de los participantes tengan una idea de la información con la que debemos contar.

Esto con el objetivo de evitar perder tiempo de la reunión buscando información durante la conversación.

9. Respetar el horario de la reunión Una reunión virtual deberá tener definido el tiempo que se requerirá para cubrir todos los temas de la agenda.

Así será posible para todos los asistentes organizar el resto del día y ser conscientes del tiempo para tratar los temas de la agenda.

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BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA REUNIÓN VIRTUAL DURANTE

15. Involucrarse y participar

10. Ingresar a la hora acordada

Una buena práctica es mantenerse enfocado en la conversación evitando distracciones externas mientras participamos en la reunión, así ayudaremos al presentador a cubrir todos los puntos de la agenda.

Es altamente recomendable que ingresemos puntualmente para que el tiempo de reunión sea más efectivo.

11. Mantener el video encendido Recomendamos que para este tipo de reuniones podamos tener encendida nuestra cámara de video, así podremos interactuar de una mejor forma e involucrarnos en la conversación. De no ser posible por temas de conexión o problemas del dispositivo es recomendable continuar participando a través de nuestro dispositivo de audio.

16. Tomar notas Una buena práctica para nuestras reuniones virtuales es tomar nota de los puntos más importantes tratados durante nuestra conversación. Así podremos comparar nuestras anotaciones con las notas y audios que se compartan posterior a la reunión y podremos tener la oportunidad de complementar la información en caso de que así se requiera.

12. Silenciar el micrófono si no se va a tener participación Un punto muy importante para que la reunión se lleve a cabo exitosamente y fluya de buena forma, es mantener nuestro micrófono en silencio cuando no estemos participando, así evitaremos ruidos externos que dificulten entender al presentador o distraerlo.

13. Levantar la mano o escribir en el chat para pedir la palabra Existen dos maneras muy efectivas para participar y no interrumpir la conversación. Una de ellas es levantar la mano para pedir la palabra. La plataforma Zoom permite dar clic en una mano pequeña que aparece al lado de nuestro nombre.

La otra manera es participar mediante el chat de la plataforma, pidiendo la palabra o mencionando comentarios cortos.

Como participantes, es recomendable que al pedir la palabra y una vez que se nos haya dado, esperar un par de segundos antes de continuar con nuestra participación.

14. Ser claro, participación

conciso

y

breve

en

la

Otra buena práctica para hacer nuestras reuniones virtuales efectivas es que nuestras participaciones sean muy concretas. El tiempo para participar no deberá exceder los tres minutos, excepto cuando sea el presentador quien tome la palabra.

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BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA REUNIÓN VIRTUAL DESPUÉS 17. Recapitular antes de terminar Cuando la reunión esté a punto de finalizar, una buena práctica es hacer que todos resuman las actividades que cada participante llevará a cabo y que serán responsables de realizar.

Esta es una manera de asegurarse de que todos entiendan quién está abordando qué y garantizar la responsabilidad. Esa claridad adicional es especialmente útil cuando no puedes ver las expresiones faciales o el lenguaje corporal.

18. Guardar los resultados de la reunión para más tarde Especialmente si acaba de terminar una reunión donde se traten temas delicados, a menudo nuestra primera reacción es informar inmediatamente a los colegas. Una buena práctica y recomendación es esperar hasta que hayamos salido completamente de la sala de reuniones para discutir cualquier cosa que haya ocurrido. Esto con el objetivo de evitar malos entendidos.

19. Compartir notas Una buena práctica es asegurarnos que todos los involucrados en la reunión virtual tengan acceso a las notas, así como en caso de haber grabado la conversación se pueda tener acceso al audio.

Esta puede ser otra excelente manera de crear una comprensión compartida de lo que se decidió, quién es responsable de qué acciones tomar y qué hacer en el futuro.

Una recomendación es invitar a los participantes a colaborar a través de un enlace compartido o una invitación por correo electrónico, para que puedan editar, comentar y enviar retroalimentación, en tiempo real o pocos días posteriores a la reunión.

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