Informe de gestión Vida capítulo 8

CAPร TULO 08

Vicepresidencia Legal y Corporativa

8.1 8.2 8.3 8.4

Direcciรณn Legal Corporativa Direcciรณn Legal Judicial Direcciรณn legal de seguros y ARL Gerencia de indemnizaciones

8. VICEPRESINDENCIA LEGAL CORPORATIVA La Secretaría General en el 2018 continúo su proceso de consolidación como un área de apoyo oportuno y eficaz a todos los niveles de la organización. A mediados de 2018 por decisión de la Junta de Directores se transformó en Vicepresidencia Legal Corporativa liderada por el Dr. Javier Ramírez y su equipo de trabajo. En dicho proceso de transformación se incluyó como parte de esta nueva dependencia la Gerencia de Indemnizaciones; el fundamento central de esta inclusión obedece a la implementación de la estrategia corporativa para brindar a través del mejoramiento continuo un apoyo a los procesos operativos y administrativos de la aseguradora y adicionalmente en procura de un equilibrio funcional en los procesos asignados a las vicepresidencias.

Durante el 2018 continuaron los objetivos específicos que ejecutaba la Secretaría General, ahora a cargo de la Vicepresidencia Legal Corporativa, entre ellos brindar el soporte legal a las diferentes áreas de la entidad, identificando los puntos de mayor riesgo en cuanto a posibles incumplimientos de la norma o del contrato, contando con un equipo de profesionales que cuentan con conocimiento y experiencia en el sector asegurador y cooperativo. Lo propio aconteció con la gerencia de indemnizaciones, encargada de gestionar de manera oportuna las reclamaciones, alineada con los objetivos estratégicos de la organización, cumpliendo la promesa de valor frente a nuestros asociados y clientes, capaz de brindar soporte técnico-jurídico preventivo y correctivo, en procura de identificar el riesgo legal y mitigar su impacto bajo la premisa del mejoramiento continuo del servicio.

La Vicepresidencia Legal Corporativa durante el 2018, continuó con el apoyo jurídico para atender la contingencia generada de la liquidación de Coopseguros iniciada en octubre de 2014, hoy en su fase final después de la designación de cinco liquidadores; actualmente bajo la administración del señor Liquidador Norberto Alfonso Avecillas Cruz, quien fue nombrado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, en reemplazo del Ab. Luis Fernando Salas, a partir del 2 de agosto de 2017.

En el transcurso del año 2018 se continuó con la ejecución del fideicomiso de Administración Equidad - Coopseguros celebrado el 23 de julio de 2015 en la Notaría 21 de la ciudad de Quito (Ecuador), administrado por Fiducia S.A. y cuyo patrimonio autónomo está integrado por los derechos fiduciarios del fideicomiso en garantía Coopseguros administrado por ANEFI S.A. cuya titularidad hoy es 100% de La Equidad Seguros de Vida O.C.

El 16 de julio del 2018, mediante resolución No. SCVS-INS-DNNR-201800006083, la Superintendente de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, doctora Suad Manssur Villagrán, después de tres años y nueve meses de proceso, declaró concluido el proceso de Liquidación Forzosa y la terminación de la existencia legal de Coopseguros del Ecuador S.A. Compañía de Seguros y Reaseguros En Liquidación, la cual fue notificada al Liquidador el 3 de agosto de 2018 y socializada a La Equidad Seguros O.C. el 16 de agosto de 2018.

Detallamos a continuación, los montos ahorrados y recuperados, generados en el proceso de liquidación, producto de las gestiones desplegadas por la administración: VALORES POR CONCEPTO DE REDUCCIÓN DE LA PÉRDIDA

TOTAL USD$

Negociación cuentas de reaseguros de Coopseguros

216.770

Transacción de Seguros Sucre

234.000

Transacción Assiskem y Medikem

130.000

Reclamación Proincol (500.000 USD rechazada)

500.000

Equinoccial

17.500

Reclamación Carreño Cheques girados no retirados Valores rechazados, no reclamados o devueltos. (USD$ 2’000.000) Ley de amnistía tributaria

3.000 50.000 2.000.000 200.000

Anticipo de renta *Pendiente de resolución Administrativa de reintegro

70000

Menor valor de honorarios Sumac Llacta 74.000 a 20.000

50000

TOTAL

3.471.270 CONCEPTO DE RECUPERACIÓN

Transferencia derechos fiduciarios Dación en pago terrenos el Mindo. Proceso Sumac Llacta (500 hectáreas)

TOTAL USD$ 4.751.196 712.335

TOTAL

5.463.531

TOTAL AHORRADO Y RECUPERADO

8.934.801

Atendiendo las instrucciones recogidas en la resolución de cierre, se inicia la implementación de las actividades administrativas necesarias para la obtención de los paz y salvos fiscales y la cancelación de los registros

mercantiles de la extinta sociedad en liquidación. Igualmente, conforme a la misma resolución, la elaboración y diseño de los mecanismos contractuales para la cesión de los derechos litigiosos en beneficio de la aseguradora. De manera simultánea se ha iniciado el análisis legal de las gestiones post-cierre que debería iniciar la Equidad Seguros O.C. en contra de los accionistas minoritarios, vía acción contenciosa de repetición.

El servicio de apoyo y asesoría legal se gestionó a través de las Direcciones Legales Corporativa, Judicial y ARL.

12.1. Dirección Legal Corporativa La Dirección Legal Corporativa atendió diferentes solicitudes de revisión de contratos, así como solicitudes de conceptos, buscando minimizar el riesgo legal en la celebración y ejecución de los acuerdos con terceros. También impulsó el desarrollo de una herramienta básica para el control de contratos, con el propósito de realizar un seguimiento general sobre la trazabilidad de los contratos suscritos por la Aseguradora, dentro de la política General de contratación.

Así mismo, procedió con el depósito de todos los condicionados, notas técnicas y sus respectivos anexos, con ocasión de la expedición de la Circular Externa 022 de 2017, la cual ordenaba que el respectivo depósito se realizara a más tardar el 21 de marzo de 2018. Para el cumplimiento de lo anterior, interactuaron diferentes áreas de La Equidad Seguros de Vida O.C. con el propósito de estandarizar la información de los condicionados y notas técnicas y proceder con la remisión de la misma ante la Superintendencia Financiera.

Se realizó la inscripción del Registro Único de Proponentes – RUP de La Equidad Seguros de Vida O.C. en el cual consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente. Después de un análisis financiero a finales de 2018 se actualizaron los indicadores financieros de la Aseguradora lo que conllevó a estándares más competitivos. De igual manera, se realizó la inscripción en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza – RUNEOL, el cual consiste en un registro virtual administrado por las Cámaras de Comercio del país, que tiene como finalidad dar publicidad a las entidades operadoras de libranza o descuento directo y permitir a cualquier persona la consulta en línea y gratuita de la información allí publicada.

Igualmente participó en el seguimiento de la labor de compliance, consolidando una matriz normativa, mediante la cual se consigna el marco jurídico relevante para la actividad aseguradora, definiendo el seguimiento y tareas relacionadas con las normas expedidas por los entes de control y divulgando a las áreas de impacto sobre el contenido de dicha normatividad, con el propósito de mitigar el riesgo legal en la operación.

Respecto a los requerimientos corporativos y quejas emitidas por la Superintendencia Financiera, se impulsó el análisis mediante el cual se estableció el volumen de quejas recibidas por la Aseguradora, identificando áreas de oportunidad para la atención al consumidor financiero.

12.2. Dirección legal judicial A propósito de la transformación de la Secretaría General en Vicepresidencia Legal Corporativa desde el mes de Junio de 2018, se realizó una intervención desde el punto de vista jurídico en la Gerencia de Indemnizaciones con el fin de unificar los conceptos jurídicos y tendencias jurisprudenciales aplicables en materia de reclamaciones de seguros de vida, de acuerdo con el expertice de los funcionarios de la Dirección Legal Judicial.

Así las cosas, se revisaron los textos de las objeciones más frecuentes de la aseguradora de vida, se socializaron fallos de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre aspectos propios de la definición de las reclamaciones de este ramo.

A continuación, detallamos el número de procesos judiciales vigentes para la aseguradora de vida derivados de productos diferentes al ramo de ARL:

RAMO

No procesos

VI DA

66

VALOR No DE PJ CONT No DE PJ CONT RESERVA CONT REMOTA PROBABLE PROBABLE 55 11 $113.684.794

Durante el año 2018, a través de los abogados internos de la DLJ se atendieron 101 acciones de tutela derivadas de siniestros de pólizas de vida en las que se vinculó a la aseguradora y se reportó un porcentaje superior al 80% de fallos favorables en primera y segunda instancia.

A continuación, se detalla el volumen de tutelas recibidas mes a mes:

Ilustración 120: Tutelas

Verificados los resultados de la atención de tutelas, se procedió a analizar detalladamente las causas organizacionales que desencadenaron el volumen de tutelas recibidas y se encontraron principalmente las siguientes: •

•

Siniestro objetado: la tutela no es el mecanismo para reclamar indemnizaciones, no obstante los jueces de tutela en algunos casos dan trámite favorable a la acción por considerar que los seguros de vida están en conexión con los derechos fundamentales a la vida y al mínimo vital.

Derecho de petición: Se advirtieron e implementaron en conjunto con la Gerencia de Indemnizaciones, oportunidades de mejora, tales como la Capacitación a los auxiliares de las agencias y al personal de correspondencia sobre los tiempos de respuesta oportuna a derechos de petición.

12.3. Dirección legal de seguros y ARL Para el logro de los objetivos establecidos, La Dirección Legal de Seguros y ARL en búsqueda de la mejora continua, contribuye a la calidad del servicio del área misional (Riesgos Laborales), mediante una eficiente asistencia jurídica a la operación de la ARL. Dada la naturaleza subjetiva en las relaciones contractuales y definiciones de cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales, es usual que surjan

diferencias en la interpretación, existencia o aplicación de las normas y en consecuencia, pueden presentarse controversias en instancias judiciales. En dichos escenarios, la Vicepresidencia Legal Corporativa en desarrollo de una administración eficiente de los procesos judiciales de riesgos laborales explora los diferentes medios alternativos de resolución de conflictos en pro de reducir la cantidad de litigios en curso y minimizar su duración mediante terminaciones anticipadas vía conciliación o transacción, siempre garantizando una adecuada estrategia de defensa de la organización.

A continuación se muestra el número de procesos judiciales de riesgos laborales en curso que vinculan a la aseguradora de vida: PROCESOS JUDICIALES 2017 = 134

2018 = 143

120

Condición Riesgo Probable 107

102

100 80 60 32

40 20 0

12

9

1 CASACIÓN

15 10 II INSTANCIA

8 I INSTANCIA

Ilustración 121: Procesos judiciales

Durante el año 2018, fueron terminados 35 procesos judiciales, 32 de forma favorable y 3 de manera desfavorable. Sobre el particular, en su mayoría los litigios corresponden a controversias en relación con la pensión de sobreviviente, propia de la cobertura del ramo de riesgos laborales y a vinculaciones judiciales en calidad de ARL de trabajadores que pretenden el reconocimiento de acreencias de índole laboral a cargo de sus directos empleadores. Esta última tipología de vinculación no expone a la aseguradora a una condena probable. En consecuencia, el 87% de los procesos judiciales vigentes de ARL se califican como contingencias con condición de riesgo técnico-jurídico remoto.

Para la determinación de dicha condición de riesgo técnico-jurídico, de conformidad con la metodología establecida con ocasión de la Circular Externa 039 de 2016 de la Superintendencia Financiera de Colombia, desde

la Dirección Legal de Seguros y ARL se hace un análisis pormenorizado del caso, validando la cobertura del mismo bajo el Sistema General de Riesgos Laborales y la adecuación de la acción judicial que se incoa, emitiendo esta dirección su concepto jurídico sobre el proceso judicial. Posteriormente, se objetivizan las pretensiones de la demanda utilizando para ello los lineamientos actuariales de la reserva de siniestros avisados de IPP y de pensiones de invalidez y sobrevivencia, valores a los que se aplica el porcentaje de probabilidad de condena en contra establecido con base en los datos históricos de procesos judiciales de las mismas categorías de riesgo.

Dicha estimación es validada por el Comité Interdisciplinario para la Evaluación de siniestros asociados a proceso judicial de ARL conformado por la Subgerencia Técnica de ARL (Medicina Laboral), la Gerencia de Actuaría y la Vicepresidencia Legal Corporativa, órgano que también define la calificación que se da a la condición de riesgo técnico-jurídico, tomando para ello en consideración la probabilidad de exposición de la aseguradora a una condena. De esta forma, se obtiene la mejor estimación frente a las pretensiones de la parte actora, siguiendo las directrices fijadas por la CE 039 de 2016 en concordancia con las Normas Internacionales de Información Financiera.

Igualmente, se realizó la representación judicial y extrajudicial del 100% de los procesos de competencia de la DLA mediante la atención integral de las etapas procesales ante los despachos judiciales. Así, se gestionó el acompañamiento a las audiencias programadas por los despachos judiciales en atención a los procesos a cargo: 40 audiencias judiciales durante el 2018.

Otro aspecto propio de la gestión del año 2018 es precisamente la representación judicial de la ARL en forma directa en las acciones constituciones promovidas en su contra. Se atendieron 1.633 acciones de tutela, reportándose un incremento del 29,4% en el volumen de acciones recibidas respecto del año inmediatamente anterior. De igual forma, se atendieron 722 incidentes de desacato, reportándose un incremento del 81,4% en el volumen de casos recibidos en el mismo período comparable.

A continuación, se detalla el volumen de tutelas y desacatos recibidos mes a mes:

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

153 108

157

125

169 138

147

140

125

157 120

100

2018

Ilustración 122: Tutelas recibidas

100 80

67

60 40 20

35

44

80 65

64

64

62

64

77

64

36

0

2018

Ilustración 123: Desacatos recibidas

En la gestión del año 2018 se continuó con la labor asignada al Comité de Tutelas e Incidentes de desacato de ARL, con el fin de identificar las causas de la problemática y gestionar las soluciones oportunas para mitigar los riesgos de mantener los volúmenes presentados. Por consiguiente, se implementó el plan denominado “Líneas de mejoramiento de ARL – VCL” como hoja de ruta para la solución inmediata de puntos de atención y la ejecución de acciones específicas en las áreas de oportunidad a mediano y largo plazo que continúan incidiendo en los resultados: Sistema de gestión a través de un Gestor de Derechos de Petición a nivel nacional, Centralización de la labor de Rehabilitación, Impulso a la contratación de cargos vacantes, Capacitación a funcionarios de apoyo, Optimización del proceso de calificación de PCL mediante el apoyo de proveedores especializados, Vinculación de nuevo proveedor para notificaciones por

correspondencia, Análisis y definición de políticas de contratación y negociación con proveedores, Cierre de sanciones vigentes y Seguimiento y control intensivo a los casos en desacato y fallos con tratamiento integral.

Finalmente, como parte de la estrategia adelantada por la DLA encaminada a responder a las exigencias legales originadas en acciones administrativas y ordinarias, y otro tipo de requerimientos judiciales y extrajudiciales, se culminó con éxito la depuración de todos los procesos administrativos sancionatorios que se encontraban inactivos, de modo que obtuvo el cierre formal de 81 investigaciones administrativas por parte del Ministerio de Trabajo y la revocatoria de 6 sanciones administrativas. Así, se actualizaron las provisiones contables constituidas para atender las 5 multas impuestas por el Ministerio de Trabajo, vigentes pero no exigibles a la fecha por cuanto continúan en controversia, bajo los lineamientos de defensa jurídica de la DLA.

12.4. Gerencia de indemnizaciones 8.1.1.

WorkFlow Documental OnBase

La Gerencia de Indemnizaciones en conjunto con un equipo interdisciplinario realizamos la revisión de todos los aspectos proceso, pensando en el cliente; Iniciando desde el aviso del siniestro, su análisis y definición, liquidación/objeción y pago del mismo, el modelo de WorkFlow documental OnBase, es una plataforma que nos permite un expediente único digital, que gestiona todo el soporte documental de los siniestros de la aseguradora en una ubicación segura, integrándose con el resto de las aplicaciones Core del negocio y áreas involucradas, con el fin de disponer de la información en el momento y el lugar en el que se necesite, lo que aportará mejoras a nivel de servicio, aumento de productividad, reducción de costos operativos, minimización de riesgos y procesos manuales.

Ilustración 124: WorkFlow documental indemnizaciones

Con esta herramienta se logra la estandarización del proceso de atención de siniestros, por ende, se generan mejoras en tiempos de definición.

Además, se fortaleció canal digital para el recibo de reclamaciones.

8.1.2.

Central de Pagos

Con la implementación en diciembre de 2018 del nuevo modelo de WorkFlow documental para la atención de siniestros de vida en procura de la centralización de todos los giros de indemnizaciones de manera progresiva en la Central de Pagos.

Actualmente contamos con una planeación de pagos para el adecuado manejo del presupuesto. Actividades a resaltar: • • 8.1.3.

Programación y planeación de pagos.

Se realizaron acuerdos de servicio con la Dirección de Tesorería respecto al desembolso de los pagos causados.

Actualización de Normas y Procedimientos

Como resultado del trabajo en equipo con la Gerencia de Operaciones, se realizaron las actualizaciones de las siguientes normas en Equinet: • • • •

Procedimiento Onbase.

Manual Onbase.

Caracterización del proceso de Indemnizaciones.

Actualización de norma de reservas e implementación (siniestros típicos y atípicos).

Siniestros avisados 2018

Ilustración 125: siniestros avisados 2018

En el 2018 para la compañía de vida se recibieron y atendieron 17.534 reclamos, satisfactoriamente resaltamos los siguientes indicadores: •

• 8.1.4.

Al corte del 2018 el tiempo transcurrido entre la formalización del reclamo (art 1077 Código de Comercio acreditación de ocurrencia y cuantía) y el pago de la indemnización era de 21.1 días.

En el consolidado del 2018 se tramitaron 2.362 objeciones por $15.366. millones Detección y Prevención del Fraude – Cobertura de Invalidez

En el 2018 continuamos con la campaña en conjunto con Fasecolda en el análisis de siniestros reclamados por Invalidez y es especial en la zona de Valledupar y Pasto, fruto de la revisión minuciosa de cada caso se objetaron reclamos de vida individual por la cobertura de Invalidez en cuantía de $175.000.000, donde estuvo involucrada la Junta Regional de Invalidez de Valledupar desmantelando una red de defraudadores al interior de la junta.

8.1.5.

POWER BI

La herramienta Power BI, permite realizar el seguimiento, medición y control detallado a la gestión de la Gerencia de Indemnizaciones, con visualizaciones por analista, coordinación y consolidado total de productividad.

Adicionalmente permite realizar seguimiento a la operación de todos los ramos de la gerencia, con visualizaciones desde la creación del siniestro, hasta el pago del mismo.

8.1.6.

Capacitación

Durante el 2018, se realizaron planes de capacitación al interior de la Gerencia de Indemnizaciones, donde se trataron los siguientes temas: Derecho Penal.

Detección de fraude.

Documentología.

SAC. Actualización en derecho de seguros Jurisprudencia.