CA P ÍTU L O
09 Secretaría General
9. SECRETARÍA GENERAL La Secretaría General en el 2017 continúo su proceso de consolidación como un área de apoyo oportuno y eficaz a todos los niveles de la organización, brindando soporte jurídico preventivo y correctivo, en procura de identificar el riesgo legal y mitigar su impacto, lo anterior alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Dentro de los Objetivos Específicos a cargo de la Secretaría, está brindar el soporte legal a las diferentes áreas de la entidad, identificando los puntos de mayor riesgo en cuanto a posibles incumplimientos de la norma o del contrato, contando con un equipo de profesionales que cuentan con conocimiento y experiencia en el sector asegurador y cooperativo. La Secretaría General durante el 2017, continúo con el apoyo jurídico para atender la contingencia generada de la liquidación de Coopseguros iniciada en octubre de 2014, hoy en su fase final después de la designación de cinco liquidadores; actualmente bajo la administración del señor Liquidador Norberto Alfonso Avecillas Cruz, quien fue nombrado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, en reemplazo del Ab. Luis Fernando Salas, a partir del 2 de agosto de 2017. En el transcurso del año se continuó con la ejecución del fideicomiso de Administración Equidad - Coopseguros celebrado el 23 de julio de 2015 en la Notaría 21 de la ciudad de Quito (Ecuador), administrado por Fiducia S.A. y cuyo patrimonio autónomo está integrado por los derechos fiduciarios del fideicomiso en garantía Coopseguros administrado por ANEFI S.A. cuya titularidad hoy es 100% de La Equidad Seguros de Vida O.C. En el mes de septiembre se tenía el balance del proceso de la entidad en liquidación en ceros, no obstante, el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI) informó de la existencia de un pasivo contingente por la suma de USD 364.781 dadas las impugnaciones de declaraciones de renta de los años 2009, 2010 y 2011. En el proceso de validación de los antecedentes de las impugnaciones, se evidenció que se trataba de trámites iniciados hace más de siete (7) años que aún no se encuentran cerrados, con remotas opciones de éxito, por lo que la Junta de Directores autorizó su pago. Igualmente impartió instrucciones para adelantar el reclamo al SRI por pago indebido sobre los anticipos de impuesto de renta pagados por las declaraciones de los años 2014, 2015 y 2016, teniendo en cuenta que durante dicho periodo Coopseguros no generó ningún ingreso.
En el transcurso del año 2017 también se desarrolló la auditoría de cierre, requisito administrativo previo a la promulgación de la Resolución de cierre final que emite la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, que esperamos se profiera en el primer semestre del 2018, con lo cual terminará el proceso de liquidación obligatoria. Detallamos a continuación, los ahorros generados en el proceso de liquidación producto de las gestiones desplegadas por la administración con el apoyo del estudio legal de Almeida & Guzman:
Tabla 63. Recuperaciones Fuente Cálculos propios.
En los procesos penales que cursan en el Ecuador, que investigan acciones u omisiones de las administraciones anteriores, se practicaron las pruebas ordenadas por la fiscalía, entre ellas, el peritaje contable, quedando pendiente se resuelva de manera definitiva sobre la formulación de cargos respecto de los investigados, o se ordena su archivo, en aplicación de la
figura de la prescripción. En estos procesos penales iniciados a instancias de los señores Liquidadores, La Equidad ha esgrimido dentro de la investigación su calidad de víctima para legitimarse como parte e intervenir solicitando pruebas, asistir a su práctica, interponer recursos y en general propender por el impulso de la investigación, aduciendo la existencia de los elementos desde el punto de vista material y la presunta responsabilidad. En materia corporativa, la Secretaría General procedió con la actualización de los procedimientos y formatos a cargo de la Dirección Legal Corporativa, tales como: Procedimiento para la revisión, elaboración y custodia de contratos y modificaciones, procedimiento para la respuesta de tutelas y Derechos de Petición, procedimiento para la elaboración y solicitud de copias de escrituras públicas, entre otros. De igual manera, se atendió diferentes solicitudes de revisión de contratos, así como solicitudes de conceptos, buscando minimizar el riesgo legal en la celebración y ejecución de los acuerdos con terceros. En el transcurso del año se ha venido desarrollando una herramienta básica para el control de contratos, con el propósito de realizar un seguimiento general sobre la trazabilidad de los contratos suscritos por la Aseguradora, así como consolidar la política General de contratación. Con ocasión de la expedición de la Circular Externa 022 de 2017, relacionada con el depósito de pólizas y notas técnicas, se generó un plan de acción, mediante el cual interactuaron diferentes áreas de La Equidad Seguros Generales O.C. con el firme propósito de estandarizar la información de los condicionados y notas técnicas y proceder con la remisión de la misma ante la Superintendencia Financiera en los términos otorgados. Así mismo, se realizó la inscripción de La Equidad Seguros Generales O.C en el Registro Único de Proponentes – RUP. En dicho registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente. De igual manera, se realizó la inscripción en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza – RUNEOL, el cual consiste en un registro virtual administrado por las Cámaras de Comercio del país, que tiene como finalidad dar publicidad a las entidades operadoras de libranza o descuento directo y permitir a cualquier persona la consulta en línea y gratuita de la información allí publicada. En cuanto al seguimiento y conceptos de orden legal, se inició una matriz normativa mediante la cual se consigna el marco jurídico relevante para la actividad aseguradora, se estableció el seguimiento y tareas relacionadas
con las normas y conceptos expedidos por los entes de control, divulgando a las áreas de impacto sobre el contenido de dicha normatividad, con el propósito de mitigar el riesgo legal en la operación. Respecto a los requerimientos corporativos y quejas emitidas por la Superintendencia Financiera, se impulsó el análisis mediante el cual se establece el volumen de quejas recibidas por la Aseguradora, en donde se puede lograr identificar falencias reiterativas en la atención al consumidor financiero, con el propósito de convertir dicha situación en una oportunidad de mejora. De otra parte y en relación con el fortalecimiento patrimonial, informamos que se obtuvo como resultado el recaudo a 31 de diciembre de 2017 la suma de 1.500 millones de aportes ordinarios anuales y la suma de 750 millones por aportes voluntarios para las dos aseguradoras, los cuales tienen como destinación exclusiva el fondo de reservas de protección de aportes. Así mismo, se acompañó en la operación de optimización de activos asistiendo a las reuniones con La Entidad Coomeva y ofreciendo apoyo jurídico en las negociaciones; no obstante, la operación no se cerró el 31 de diciembre de 2017 como estaba previsto con la entidad COOMEVA, quedando postergada la operación de manera indefinida, lo cual no afecta el margen de solvencia de La Equidad Seguros Generales O.C que se encuentra en el 1.56, por encima de lo recomendado por la firma Konfigura la cual sugirió un límite del 1.25. En materia judicial la Secretaría General se encarga del manejo y control efectivo de los procesos judiciales en contra de La Equidad Seguros Generales O.C., a través de la red de abogados internos distribuidos en el territorio nacional. A continuación, se detalla el número de procesos judiciales vigentes para la aseguradora de generales con corte al 31 de diciembre de 2017:
Procesos Judiciales de Generales 840 820
831
830
Octubre
Diciembre
800 780 760
774
740 740
720 700
721
680 660 Enero
Marzo
Julio
Gráfica 76 Evolución del Activo - Fuente Cálculos propios
Se observa un incremento en el número de procesos judiciales vigentes en relación con el cierre del año 2016 (740) derivado del mayor conocimiento de los reclamantes en la forma como operan las pólizas de seguros, elevado monto de las pretensiones dentro de las reclamaciones iniciales que incluyen perjuicios de índole extrapatrimonial, parámetros jurisprudenciales que fijan el monto de la indemnización por perjuicios morales, algunas objeciones realizadas en la Gerencia de Indemnizaciones que pueden aumentar la posibilidad de controversia y procesos ejecutivos por facturación de SOAT. Dentro de los 830 procesos vigentes se incluyen 19 acciones de protección al consumidor financiero que cursan ante la Superintendencia Financiera de Colombia (Ley 1480 de 2011) principalmente del ramo de Autos, que también son atendidas a través de la figura del abogado interno de la aseguradora. Durante el año 2017, se realizó una gestión conjunta entre la Gerencia de Actuaría, Vicepresidencia de Seguros, Gerencia de Auditoría Interna y Secretaría General con el fin de adaptarnos a las normas NIIF en materia de reservas de procesos judiciales, con los siguientes resultados: Se revisaron uno a uno los procesos judiciales vigentes para verificar la calificación de la contingencia.
En aquellos procesos judiciales con contingencia REMOTA por NIIF se determinó que no deben tener constituida reserva por procesos judicial, liberando $1.476.027.747 por este concepto. Adicionalmente, la Gerencia de Actuaría realizó un estudio del comportamiento histórico de los procesos judiciales de donde se obtuvo el cálculo correspondiente para la constitución inicial de reserva de procesos judiciales, que se incorporó en la norma GEJ-PD-0008 PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIÓN, AJUSTE DE RESERVAS 0008 PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIONALES. Reserva de procesos judicial concepto con los siguientes resultados PAGOS DE SINIESTROS ASOCIADOS A PROCESOS JUDICIALES. Por lo anterior, con el fin de adaptarnos a la nueva metodología de cálculo de reservas de procesos judiciales, al realizar los ajustes correspondientes se liberó la suma de $6.487.286.417. Así las cosas, las reservas de procesos judiciales de la aseguradora de generales con corte al 31 de diciembre de 2017 son las siguientes:
Producto Rc Servicio Público Automóviles Otros Ramos Soat Total PJ
No. Procesos
Reserva Judicial
520 70 233 7 830
$5.021.174.922 $2.270.698.298 $2.541.350.102 NA $9.833.223.322
Proceso
Tabla 64. Procesos Judiciales Fuente Cálculos propios
Durante el 2017 la Secretaria General continuó brindando un apoyo legal transversal en temas judiciales a todos los niveles de la organización y generando satisfacción en los asegurados a través del modelo de defensa de la aseguradora dentro de los procesos judiciales como promesa de valor. Adicionalmente, este esquema de defensa ha implicado un ahorro muy importante para la aseguradora por concepto de gastos de honorarios de abogados externos, que consolidado desde el inicio del proyecto a la fecha de corte analizado fue de $7.209.675.941. Es importante resaltar que sólo en el 2017 el ahorro fue de $3.699.906.505.
AHORRO ABOGADOS INTERNOS DISMINUCIÓN DE GASTO
COSTO DEL PROYECTO
DISMINUCIÓN DE GASTO: Dinero que se ha dejado de pagar por honorarios a los abogados externos:
$12.000.000.000,00 Procesos Judiciales 1403 (668 vigentes y 735 terminados):
$10.000.000.000,00
$8.395.466.051
$8.000.000.000,00 $6.000.000.000,00
Audiencias de conciliación prejudiciales y judiciales
$4.000.000.000,00
(5.111): $1.403.941.529
$2.000.000.000,00 COSTOS:
$10/06/201427/12/201415/07/201531/01/201618/08/201606/03/201722/09/201710/04/2018
Salarios y carga prestacional: Gráfica 77 Ahorros abogados - Fuente Cálculos propios $2.538.553.324
De la misma forma, se continúan desplegando accionesFactor preventivas para sitio (ubicación herramientas de trabajo): evitar futuros procesos y condenas, tales como: revisión de procesos con contingencias probables, intervención de la Dirección Legal Judicial para $ 51.178.314 autorizar montos de transacción incluso antes de reclamación formal, autorización de ofrecimientos en audiencias prejudiciales, asistencia del Abogado Facilitador a las audiencias prejudiciales, contacto permanente con las empresas tomadoras para conciliaciones conjuntas y acompañamiento permanente a la Gerencia de SOAT en las reuniones de análisis conjunto de glosas de las IPS. Como consecuencia de esta labor, durante el año 2017, se logró la terminación anticipada de 394 procesos judiciales (58% de ellos por transacción o conciliación), 100 sentencias a favor y tan solo 44 sentencias en contra dentro del límite de valor asegurado y respetando las condiciones del contrato de seguro suscrito. Sobre la gestión de tutelas del año 2017, es de resaltar que a través de los abogados internos se atendieron 152 acciones de tutela en las que se vinculó a la aseguradora de Generales con un porcentaje superior al 76% de fallos favorables en primera y segunda instancia. El aumento en el número de tutelas se debe a las acciones derivadas del ramo SOAT. A continuación, se detalla el volumen de tutelas recibidas mes a mes:
y
Tutelas Generales 2017 20 16
15 10
8
5
15
17 12
13
16 10
16 10
11
8
0
Gráfica 78. Tutelas Generales - Fuente Cálculos propios
Verificados los resultados de la atención de tutelas, se procedió a analizar detalladamente las causas organizacionales que desencadenaron el volumen de tutelas recibidas y se encontraron principalmente las siguientes: •
•
Derecho de petición no contestado: Se advirtieron e implementaron en conjunto con la Gerencia de Indemnizaciones, oportunidades de mejora, tales como la Capacitación a los auxiliares de las agencias y al personal de correspondencia sobre los tiempos de respuesta oportuna a derechos de petición; Emisión y distribución de una circular informativa – a través del Área de Calidad, relativa a la importancia de la oportunidad en la atención del derecho de petición y las causas y consecuencias de la omisión de su trámite. Accionante no acepta el ofrecimiento remitido por la aseguradora: En la contestación de las tutelas, como criterio general, se apuntó que dicha acción no es el mecanismo idóneo para resolver asuntos en materia comercial y se socializó con la Gerencia de Indemnizaciones con el fin de que la respuesta de la compañía a una reclamación incluyera los argumentos específicos tanto del ofrecimiento como los de negación de las pretensiones.
La Secretaría General asumió la gestión de Recobros en el mes de diciembre de 2014 cuando fue entregada proveniente de la Gerencia de Indemnizaciones. El estado en el que fue entregado es el siguiente: • •
Base de datos con 1141 siniestros de seguro de crédito para revisión y asignación. No se contaba con Abogados Externos especializados en asuntos de recobros, sino que se trabajaba con los proveedores de Asistencia Jurídica.
• •
Aplicativo Sigar: recibimos 452 siniestros pendientes por atender en el aplicativo y 62 reclamos cargados a las otras aseguradoras. Ingresos por recobro año 2014 $766.992.149
A partir de este momento, la Secretaría General en cabeza de la Dirección Legal Judicial asumió esta gestión con los siguientes resultados: • • • • •
Ingresos por recobros: 2015 $1.173.471.122, 2016 $1.566.360.291 y 2017 $1.748.158.330 Disminución significativa de los tiempos de atención de los siniestros cargados en aplicativo Sigar pasando de 727 a 2 días. Ingreso constante de recobros de $130.000.000 aproximadamente de forma mensual. Vinculación de planta de abogados externos, especializados en recuperación de cartera y procesos ejecutivos. Se logró establecer relación con los pares de otras aseguradoras para gestión de Sigar.
Así las cosas, se evidenció un proceso evolutivo en la gestión de recobros desde el momento en el que fue asumido por la Secretaría General, no obstante, la gestión no avanzó, ni se logró fortalecer el modelo de atención interna a fin de ser más eficiente, abarcando una mayor cobertura para aumentar los ingresos por este concepto, por lo que la aseguradora no ocupa actualmente una posición competitiva en el sector respecto de la gestión de recobros. Teniendo en cuenta estas circunstancias, se realizó un benchmarking de los modelos que se estaban implementando en el mercado y la alta Dirección decidió modificar la estructura del área de Recobros para el año 2018, trasladándola a la Gerencia de Indemnizaciones como una Coordinación de Recobros y Salvamentos. La Secretaria General obtuvo los siguientes resultados en la gestión de recobros de siniestros de la aseguradora de generales: • • • •
Ingresos por recobro durante el año de $1.753.124.054 en todos los ramos De esta cifra $907.122.826 corresponden al ramo de Automóviles. Promedio de ingresos efectivos por mes de $146.093.671 Aumento del ingreso por recobro frente al año 2016.
Ilustraciรณn 32 Recobros Generales - Fuente Cรกlculos propios