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CA P ÍTU L O

09 Secretaría General

9. SECRETARÍA GENERAL La Secretaría General en el 2017 continúo su proceso de consolidación como un área de apoyo oportuno y eficaz a todos los niveles de la organización, brindando soporte jurídico preventivo y correctivo, en procura de identificar el riesgo legal y mitigar su impacto, lo anterior alineado con los objetivos estratégicos de la organización.

Dentro de los Objetivos Específicos a cargo de la Secretaría, está brindar el soporte legal a las diferentes áreas de la entidad, identificando los puntos de mayor riesgo en cuanto a posibles incumplimientos de la norma o del contrato, contando con un equipo de profesionales que cuentan con conocimiento y experiencia en el sector asegurador y cooperativo.

La Secretaría General durante el 2017, continúo con el apoyo jurídico para atender la contingencia generada de la liquidación de Coopseguros iniciada en octubre de 2014, hoy en su fase final después de la designación de cinco liquidadores; actualmente bajo la administración del señor Liquidador Norberto Alfonso Avecillas Cruz, quien fue nombrado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, en reemplazo del Ab. Luis Fernando Salas, a partir del 2 de agosto de 2017.

En el transcurso del año 2017 se continuó con la ejecución del fideicomiso de Administración Equidad - Coopseguros celebrado el 23 de julio de 2015 en la Notaría 21 de la ciudad de Quito (Ecuador), administrado por Fiducia S.A. y cuyo patrimonio autónomo está integrado por los derechos fiduciarios del fideicomiso en garantía Coopseguros administrado por ANEFI S.A. cuya titularidad es 100% de La Equidad Seguros de Vida O.C. En el mes de septiembre se tenía el balance del proceso de la entidad en liquidación en ceros, no obstante, el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI) informó de la existencia de un pasivo contingente por la suma de USD 364.781 por las impugnaciones de declaraciones de renta de los años 2009, 2010 y 2011. En el proceso de validación de los antecedentes de las impugnaciones, se evidenció que se trataba de trámites iniciados hace más de siete (7) años que aún no se encuentran cerrados, con remotas opciones de éxito, por lo que la Junta de Directores autorizó su pago. Igualmente impartió instrucciones para adelantar el reclamo al SRI por pago indebido sobre los anticipos de impuesto de renta pagados por las declaraciones de los años 2014, 2015 y 2016, teniendo en cuenta que durante dicho periodo Coopseguros no generó ningún ingreso.

En el transcurso del año 2017 también se desarrolló la auditoría de cierre, requisito administrativo previo a la promulgación de la Resolución de cierre final que emite la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, que esperamos se profiera en el primer semestre del 2018, con lo cual terminará el proceso de liquidación obligatoria.

En el mes de septiembre se tenía el balance del proceso de la entidad en liquidación en ceros, no obstante, el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI) informó de la existencia de un pasivo contingente por la suma de USD 364.781 dadas las impugnaciones de declaraciones de renta de los años 2009, 2010 y 2011. En el proceso de validación de los antecedentes de las impugnaciones, se evidenció que se trataba de trámites iniciados hace más de siete (7) años que aún no se encuentran cerrados, con remotas opciones de éxito, por lo que la Junta de Directores autorizó su pago. Igualmente impartió instrucciones para adelantar el reclamo al SRI por pago indebido sobre los anticipos de impuesto de renta pagados por las declaraciones de los años 2014, 2015 y 2016, teniendo en cuenta que durante dicho periodo Coopseguros no generó ningún ingreso.

En el transcurso del año 2017 también se desarrolló la auditoría de cierre, requisito administrativo previo a la promulgación de la Resolución de cierre final que emite la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador, que esperamos se profiera en el primer semestre del 2018, con lo cual terminará el proceso de liquidación obligatoria.

Detallamos a continuación, los ahorros generados en el proceso de liquidación producto de las gestiones desplegadas por la administración con el apoyo del estudio legal de Almeida & Guzman:

Tabla 52 Recuperaciones - Fuente: Interna

En los procesos penales que cursan en el Ecuador, que investigan acciones u omisiones de las administraciones anteriores, se practicaron las pruebas ordenadas por la fiscalía, entre ellas, el peritaje contable, quedando pendiente se resuelva de manera definitiva sobre la formulación de cargos respecto de los investigados, o se ordena su archivo, en aplicación de la figura de la prescripción. En estos procesos penales iniciados a instancias de los señores Liquidadores, La Equidad ha esgrimido dentro de la investigación su calidad de víctima para legitimarse como parte e intervenir solicitando pruebas, asistir a su práctica, interponer recursos y en general propender por el impulso de la investigación, aduciendo la existencia de los elementos desde el punto de vista material y la presunta responsabilidad.

En materia corporativa, la Secretaría General procedió con la actualización de los procedimientos y formatos a cargo de la Dirección Legal Corporativa, tales como: Procedimiento para la revisión, elaboración y custodia de contratos y modificaciones, procedimiento para la respuesta de tutelas y Derechos de Petición, procedimiento para la elaboración y solicitud de copias de escrituras públicas, entre otros. De igual manera, se atendió diferentes solicitudes de revisión de contratos, así como solicitudes de conceptos, buscando minimizar el riesgo legal en la celebración y ejecución de los acuerdos con terceros.

En el transcurso del año se ha venido desarrollando una herramienta básica para el control de contratos, con el propósito de realizar un seguimiento general sobre la trazabilidad de los contratos suscritos por la Aseguradora, así como consolidar la política General de contratación.

Con ocasión de la expedición de la Circular Externa 022 de 2017, relacionada con el depósito de pólizas y notas técnicas, se generó un plan de acción, mediante el cual interactuaron diferentes áreas de La Equidad Seguros de Vida O.C. con el firme propósito de estandarizar la información de los condicionados y notas técnicas y proceder con la remisión de la misma ante la Superintendencia Financiera en los términos otorgados.

Así mismo, se realizó la inscripción de La Equidad Seguros de Vida O.C en el Registro Único de Proponentes – RUP. En dicho registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente. De igual manera, se realizó la inscripción en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza – RUNEOL, el cual consiste en un registro virtual administrado por las Cámaras de Comercio del país, que tiene como finalidad dar publicidad a las entidades operadoras de libranza o descuento directo y permitir a cualquier persona la consulta en línea y gratuita de la información allí publicada.

En cuanto al seguimiento y conceptos de orden legal, se inició una matriz normativa mediante la cual se consigna el marco jurídico relevante para la actividad aseguradora, se estableció el seguimiento y tareas relacionadas con las normas y conceptos expedidos por los entes de control, divulgando a las áreas de impacto sobre el contenido de dicha normatividad, con el propósito de mitigar el riesgo legal en la operación.

En cuanto al seguimiento y conceptos de orden legal, se inició una matriz normativa mediante la cual se consigna el marco jurídico relevante para la actividad aseguradora, se estableció el seguimiento y tareas relacionadas

con las normas y conceptos expedidos por los entes de control, divulgando a las áreas de impacto sobre el contenido de dicha normatividad, con el propósito de mitigar el riesgo legal en la operación.

Respecto a los requerimientos corporativos y quejas emitidas por la Superintendencia Financiera, se impulsó el análisis mediante el cual se establece el volumen de quejas recibidas por la Aseguradora, en donde se puede lograr identificar falencias reiterativas en la atención al consumidor financiero, con el propósito de convertir dicha situación en una oportunidad de mejora.

De otra parte y en relación con el fortalecimiento patrimonial, informamos que se obtuvo como resultado el recaudo a 31 de diciembre de 2017 la suma de 1.500 millones de aportes ordinarios anuales y la suma de 750 millones por aportes voluntarios para las dos aseguradoras, los cuales tienen como destinación exclusiva el fondo de reservas de protección de aportes.

En materia judicial la Secretaría General ejerce el manejo y control efectivo de los procesos judiciales en contra de La Equidad Seguros de Vida O.C., a través de la red de abogados internos distribuidos en el territorio nacional.

A continuación detallamos el número de procesos judiciales vigentes para la aseguradora de vida derivados de productos diferentes al ramo de ARL:

Procesos Judiciales de Vida 50 45 40 35

47 42

41

30

37

37

Marzo

Julio

25 20 15 10 5 0 Enero

Octubre

Diciembre

Gráfica 73 Procesos Judiciales de Vida – Fuente: Interna

Durante el año 2017, se realizó una gestión conjunta entre la Gerencia de Actuaría, Vicepresidencia de Seguros, Gerencia de Auditoría Interna y Secretaría General con el fin de adaptarnos a las normas NIIF en materia de reservas de procesos judiciales, con los siguientes resultados: •

Se revisaron uno a uno los procesos judiciales vigentes para verificar la calificación de la contingencia.

•

En aquellos procesos judiciales con contingencia REMOTA por NIIF se determinó que no deben tener constituida reserva por procesos judicial, liberando $42.630.748 por este concepto.

•

Adicionalmente, la Gerencia de Actuaría realizó un estudio del comportamiento histórico de los procesos judiciales de donde se obtuvo el cálculo correspondiente para la constitución inicial de reserva de procesos judiciales, que se incorporó en la norma GEJPD-0008 PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIÓN, AJUSTE DE RESERVAS Y PAGOS DE SINIESTROS ASOCIADOS A PROCESOS JUDICIALES.

•

Por lo anterior, con el fin de adaptarnos a la nueva metodología de cálculo de reservas de procesos judiciales, al realizar los ajustes correspondientes se liberó la suma de $226.055.328

Así las cosas, las reservas de procesos judiciales de la aseguradora de vida con corte al 31 de diciembre de 2017 son las siguientes:

Producto Vida

No. Procesos

Reserva Proceso Judicial 47 $110.034.378

Tabla 53 Reserva Proceso Judicial – Fuente: Interna

Durante el año 2017, a través de los abogados internos de la DLJ se atendieron 101 acciones de tutela derivadas de siniestros de pólizas de vida en las que se vinculó a la aseguradora y se reportó un porcentaje superior al 70% de fallos favorables en primera y segunda instancia.

A continuación, se detalla el volumen de tutelas recibidas mes a mes:

Tutelas Vida 2017 16

14

14

14

12

11

12 10 8 6

8 5

5

8 6

7

7

4

4 2 0

Gráfica 74 Tutelas Vida – Fuente: Interna

Verificados los resultados de la atención de tutelas, se procedió a analizar detalladamente las causas organizacionales que desencadenaron el volumen de tutelas recibidas y se encontraron principalmente las siguientes: •

•

Siniestro objetado: Campo natural de la acción de tutela por estar los seguros de vida en conexión con los derechos fundamentales a la vida y al mínimo vital.

Derecho de petición no contestado: Se advirtieron e implementaron en conjunto con la Gerencia de Indemnizaciones, oportunidades de mejora, tales como la Capacitación a los auxiliares de las agencias y al personal de correspondencia sobre los tiempos de respuesta oportuna a derechos de petición.

Finalmente, para el logro de los objetivos establecidos, la Secretaría General en la búsqueda de la mejora continua, contribuye a la calidad del servicio del área misional (Riesgos Laborales), mediante una eficiente asistencia jurídica a la operación de la ARL. Es así como tiene a su cargo el manejo y control efectivo de los procesos judiciales en contra de La Equidad Seguros de Vida O.C. en su calidad de Administradora de Riesgos Laborales, con el fin de garantizar una adecuada estrategia de defensa de la organización.

A continuación se muestra el número de procesos judiciales en curso que vinculan a la Administradora de Riesgos Laborales de la aseguradora de vida:

Remota 2017 107

2017 = 134

101

2016 = 143

120 100 80

40 15

13

12

29

60

20 0

CASACIÓN

II INSTANCIA

I INSTANCIA

Gráfica 75 Procesos Judiciales ARL - Fuente: Interna

En cuanto a estos resultados, se indica que en su mayoría se encuentran relacionados con la presunta culpa patronal del empleador del demandante y la solicitud de reintegro laboral. La vinculación de la compañía al proceso judicial se da por su calidad de administradora de riesgos laborales del trabajador demandante pero no expone a la aseguradora a una condena probable. En consecuencia, el 92% de los procesos judiciales vigentes de ARL se califican como contingencias remotas.

Así mismo, durante el año 2017, el equipo de la Secretaría Gneral gestionó de forma directa la respuesta de las acciones de tutela e incidentes de desacato en materia de ARL. Se atendieron 1.262 acciones de tutela, reportándose un incremento del 49,5% en el volumen de acciones recibidas respecto del año inmediatamente anterior. De igual forma, se atendieron 398 incidentes de desacato, reportándose un incremento del 58% en el volumen de casos recibidos en el mismo período comparable.

A continuación, se detalla el volumen de tutelas y desacatos recibidos mes a mes:

TUTELAS RECIBIDAS 2017 2017 = 1262 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

162 121

111

101

94

84

76

127

126

111

92

57

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEPT

OCT

NOV

DIC

Gráfica 76 Tutelas recibidas – Fuente: Interna.

DESACATOS RECIBIDOS 2017 2017 = 398 60 50

48

40 30

32

29

46

44

44

35

32

20 10

24

21

15

28

0 ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEPT

OCT

NOV

DIC

Gráfica 77 Desacatos recibidos – Fuente: Interna

En la gestión del año 2017 se continuó con la labor asignada al Comité de Tutelas e Incidentes de desacato de ARL, con el fin de identificar las causas de la problemática y gestionar las soluciones oportunas para mitigar los riesgos de mantener los volúmenes presentados.

En el curso de dicha gestión se identificaron puntos de atención y áreas de oportunidad y se implementaron soluciones inmediatas y a mediano y largo plazo que continúan incidiendo en los resultados: Sistema de gestión a través de un Gestor de Derechos de Petición a nivel nacional, Centralización de la labor de Rehabilitación, Capacitación a funcionarios de apoyo, Optimización del proceso de calificación de PCL, Cierre de sanciones vigentes y Seguimiento y control intensivo a los casos en desacato y fallos con tratamiento integral.

Por otra parte, en atención a la labor de la Secretaría General encaminada a responder a las exigencias legales originadas en acciones administrativas y ordinarias, y otro tipo de requerimientos judiciales y extrajudiciales, se inició la revisión de todos los procesos administrativos sancionatorios que se encuentran inactivos para procurar su cierre; se continuó con los análisis de viabilidad para presentar revocatoria directa – acción de nulidad frente a las sanciones impuestas y se actualizaron las provisiones contables constituidas para atender las multas impuestas por el Ministerio de Trabajo, las cuales ascienden a $371'349.085, no exigibles a la fecha por cuanto continúan en controversia, bajo los lineamientos de defensa jurídica.

La Secretaría General apoyó la gestión desplegada por la aseguradora con el fin de acatar y dar cumplimiento efectivo a la Circular Externa 039 de 2016 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuyo objetivo es establecer la metodología para el cálculo de las reservas de siniestros avisados del ramo de Riesgos Laborales, definiendo para tal fin una serie de instrucciones técnicas.

La mencionada Circular Externa entró en vigor a partir del 1° de enero de 2017, contando para su implementación definitiva con un plazo de un (1) año, desde su entrada en vigencia, esto es, hasta el 1° de enero de 2018.

Para la implementación de las instrucciones impartidas de la enunciada Circular Externa, se presentó a la Junta de Directores el cronograma de actividades necesarias para su cumplimiento y se le impartió su aprobación en la sesión celebrada el 23 de agosto de 2017.

Con el fin de atender la obligación establecida en la instrucción quinta de la mencionada circular, se procedió con el análisis del impacto financiero que la circular traería consigo, informando oportunamente al ente de control la cuantía del ajuste y la relación de las actividades necesarias para la constitución de las reservas de los siniestros avisados a partir del 1° de enero de 2018.

Desde la Secretaría General se impulsaron las actividades enfocadas al cumplimiento del cronograma establecido y aprobado por la Junta de Directores, mediante la constitución de un Comité para la Implementación de la Circular Externa en mención.

De igual forma, atendiendo al numeral 2.8.1. del Anexo 11 Parte II de la Circular Básica Jurídica, se constituyó interdisciplinario de evaluación de siniestros en proceso estableció la metodología para la determinación de la

del Título IV, un comité judicial, se categoría y

probabilidad del riesgo técnico-jurídico de cada uno de los procesos judiciales vigentes y se ajustaron las políticas para el pago de honorarios por concepto de defensa judicial conforme a las tendencias del mercado.

Finalmente, mediante la asesoría permanente y seguimiento a la labor de las áreas misionales involucradas en la gestión de los siniestros avisados, la Gerencia de ARL reportó el cierre exitoso de la implementación de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.