FUNCIONALIDADES DEL APLICATIVO
IMAGINE
El aplicativo Imagine de Correspondencia permite: Radicar documentos y generar una etiqueta con un código de barras. Ingresar números de guía por envíos.
Recepción, devolución y reasignación de documentos.
Consulta del trámite y estado de cada documento.
Consulta de estadísticas de tiempos y volúmenes de correspondencia. Envío de documentos a externos.
Descripción del funcionamiento 1
Ingrese a la siguiente dirección a través del navegador de Internet http://imagine.laequidadseguros.coop
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Una vez ingrese con el usuario y contraseña de red o dominio, aparecerá el siguiente menú:
Permite la consulta de imágenes escaneadas de diferentes procesos.
Funcionalidad que permite la administración de Encuentra todas las usuarios y perfiles. opciones para el proceso de correspondencia.
Cierre de sesión.
Horario de envíos de correspondencia a nivel nacional y local A continuación recordamos el proceso por el cual se realiza el envío de correspondencia interna y externa a nivel local y nacional. Cada funcionario radica el documento en el aplicativo Imagine. Allí encontramos dos opciones interno y externo, cada opción genera un radicado, el cual se debe escribir en el sobre.
Inmediatamente, se debe entregar el sobre al área de correspondencia ubicada en la Calle 100 N° 9ª-45 Local 2 al auxiliar encargado, quien imprime el radicado y lo recibe en el aplicativo Imagine.
paso a paso INTERNO
Se debe elegir la opción Radicar nuevo
Luego debe seleccionar Destino interno (La Equidad)
Diligencie los campos que aparecerán a continuación: Agencia (quien recibe la documentación). Área (a la que corresponde el documento). Destinatario (nombre de la persona a quien va dirigido). Tipo de Documento (según lista desplegable). Nota: Cuando se trate de un documento de tipo prioritario, automáticamente aparecerá una alerta, la cual exige adjuntar el soporte escaneado. Solo debe guardarse en formato TIF; JPG o PDF.
Una vez diligenciado se debe hacer clic en Guardar, aparecerรก la etiqueta la cual podrรก ser escrita en el sobre o paquete.
paso a paso EXTERNO Cuando el documento es de origen externo (no para La Equidad) se realiza el siguiente procedimiento:
Se debe elegir la opción Radicar y Radicar nuevo
Elegimos la opción Externo
Diligencie los campos que aparecerán a continuación: Aseguradora (de la cual viene el documento, puede ser Vida o Generales) Ciudad (para dónde va el documento) Dirección (la dirección del destinatario) Destinatario (persona o entidad a la cual se dirige el documento) Teléfono (del destinatario) Prioridad (tiempo de entrega) Asunto (se relaciona lo que se envía) Folios (total de hojas y anexos) Observaciones
Una vez diligenciado se debe hacer clic en Guardar, aparecerá la etiqueta la cual deberá ser impresa.
El funcionario entrega el sobre en el área de correspondencia ubicada en la Calle 100 N° 9ª-45 Local 2 al auxiliar encargado, quien imprime el radicado y lo recibe en el aplicativo imagine. El auxiliar de correspondencia entrega el sobre al in house de Deprisa, quien genera una guía de envío. Los horarios de recepción de correspondencia son: Lunes a jueves, se reciben documentos en el área de correspondencia hasta las 3:30 pm y los viernes hasta las 2:30 pm. Para el caso de los envíos a nivel nacional y local con guía, los envíos estarán llegando a su destino al día siguiente con excepción de las siguientes ciudades: Apartadó, San Gil, Popayán, Pasto, Yopal y Montería; estos sobres llegarán a su destino en 2 días hábiles. Para envíos a nivel local (Bogotá) se reciben documentos hasta las 9:00am para ser entregados el mismo día y hasta las 3:30 pm para ser entregados al día siguiente.
Consulta de TRร MITES Esta opciรณn permitirรก consultar: El estado de la correspondencia. Etapa actual. Saber si ya fue entregada. Fechas. Actividades. Trazabilidad de la misma.
La opción Consulta de trámites se encuentra bajo la pestaña de Correspondencia
Al seleccionar la opción Consulta de trámites, se listarán de forma automática todos los trámites radicados. Sin embargo, se podrán hacer consultas específicas por las opciones: Número de Trámite, Rango de Fecha y Estado.
Usted tendrá la posibilidad de elegir de la lista un trámite y al hacer clic en el número, podrá ver los detalles del mismo.
Finalmente, aparecerá la siguiente información:
www.laequidadseguros.coop