Fråga advokaten

FRÅGA

Vi är ett privatägt fastighetsbolag där fråga om hantering av personalens personuppgifter har dykt upp. Hur och vad får vi hantera och finns det särskilda regler rörande kameror i utrymmen där våra anställda kan komma att vistas?

Carolina Thoft svarar

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

Det viktiga är att identifiera vad som är en personuppgift. En personuppgift är allt som, direkt eller indirekt, kan knytas till en levande fysisk person, dvs. namn, personnummer, adress och bankuppgifter. Med personuppgifter inkluderas även registreringsnummer till bilar, foton, personalakter med mera. Personuppgifter delas sedan in i vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter. Känsliga personuppgifter är bland annat uppgifter om hälsa, facklig tillhörighet och religionsåskådning. För denna typ av uppgifter ställs strängare krav på hantering och registrering. En arbetsgivare måste särskilt skydda denna typ av uppgifter samt även ha övertygande skäl för att få behandla dem.

Nästa fråga är vilka personuppgifter som ni behandlar samt varför, detta eftersom ni måste ha en laglig grund för att få behandla uppgifterna. Grunderna som finns är rättslig förpliktelse (exempelvis lagkrav vid bokföring), avtal, samtycke eller att det vid en intresseavvägning finns ett starkare intresse att få behandla uppgifterna än den enskildes rätt till privatliv.

Grunden för behandlingen är viktig och ska dokumenteras. Vi ser många företag som grundar sin behandling på samtycke. Detta är ofta inte lämpligt i förhållande till anställda – i vart fall inte sådan information ni behöver för att uppfylla era åtaganden som arbetsgivare, dvs. att betala ut lön, redovisa skatt, hantera frågor som rehabilitering eller annat arbetsmiljöarbete. För denna typ av personuppgifter är det mer lämpligt att behandling sker grundat på avtal (löneutbetalning, ingå försäkringar, utge milersättning m.m.) eller på grund av en rättslig förpliktelse (skyldighet att rehabilitera en arbetsskada, betala arbetsgivaravgifter och företa fackliga förhandlingar). Om ni då behandlar personuppgifter utifrån samtycke kan den anställde återkalla samtycket varvid er grund för behandlingen försvinner. Ni bör dock fundera på att inhämta samtycke från er personal för att behandla personuppgifter som bilder på er hemsida och marknadsmaterial med mera.

INFORMATION TILL DE ANSTÄLLDA

När ni sedan har kategoriserat vilka uppgifter ni ska behandla och med vilken grund så måste ni även informera de anställda om behandlingen av deras personuppgifter, något vi ofta ser att arbetsgivare missar. Kortfattat behöver ni informera om insamlingen av uppgifter, vilka uppgifter ni samlar in, i vilket

Advokat Carolina Thoft har sin bas vid RosholmDells kontor i Helsingborg och leder, under mantrat Användbar Juridik, byråns kompetensgrupp för arbetsrätt. RosholmDells arbetsrättsgrupp bistår er gärna inom alla typer av arbetsrättsliga ärenden. RosholmDell, som är en ung fullservicebyrå, kan även bistå era verksamheter inom övriga affärsjuridiska områden. Byrån finns i Skåne, Kronoberg, Kalmar och Stockholm. Byrån har blivit utsedd till Gasellföretag tre år i rad.

Har du en fråga till Carolina och hennes kollegor? Maila den till info@spenner.se syfte samt om ni delar uppgifterna med en tredje part – exempelvis om ni har en extern redovisningsbyrå som sköter löner, försäkringsbolag, uppgifter om cv/kompetens vid offertlämnande etc.

SÄRSKILT OM KAMERABEVAKNING

Utöver ovan finns det också andra krav som ni behöver uppfylla vid kamerabevakning. Exempelvis måste ni i vissa fall erhålla tillstånd för bevakningen, utföra en konsekvensbedömning samt eventuellt hålla förhandssamråd med Datainspektionen m.m. Ur ett arbetsrättsligt perspektiv föreligger det även, om ni har kollektivavtal, en skyldighet att förhandla med arbetstagarorganisationen vid kamerabevakning som innebär att anställda varaktigt eller regelbundet bevakas. Viktigt är även att bevakningen inte används för att endast kontrollera personalen, utan exempelvis för att förhindra inbrott med mera.

LABUSINESS | 49