Auditoría Estados contables 2011 ILC

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS

AUDITORÍA A LOS ESTADOS CONTABLES

INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS VIGENCIA 2011

JUNIO 22 DE 2012

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AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES

INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS VIGENCIA 2011

JORGE EBER WHEELER ARCILA Contralor General de Caldas

MARIA CRISTINA ZULETA CEBALLOS Profesional Especializado División Control Fiscal

LILIANA PATRICIA CARDONA MEZA Líder de Auditoria

CESAR AUGUSTO GRISALES LONDOÑO Auditor

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CONTENIDO DEL INFORME

Página

1. CONCEPTOS 1.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

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1.2 DICTÁMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

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1.3 PRINCIPIO DE GESTIÓN CONTINUADA

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

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2.1 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

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3. HALLAZGOS

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4. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

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5. ANEXOS

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5.1 ESTADOS CONTABLES

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5.2 CONTROL INTERNO CONTABLE

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5.3 MATRIZ CALIFICACION DE HALLAZGOS

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Manizales, 22 de Junio de 2012

Doctor FRANCISCO EDUARDO QUINTERO GIRALDO Gerente General Industria Licorera De Caldas Ciudad

La Contraloría General de la Caldas, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria al Balance vigencia 2011, a la Industria Licorera De Caldas, con el fin de conceptuar sobre la calidad del sistema de Control Interno contable y dictaminar los estados contables con corte a diciembre 31 de 2011.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la Caldas.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoria gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoria – (NIA´s) y con políticas y procedimientos de Auditoria prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría Departamental.

ALCANCE DE LA AUDITORÌA La auditoria a que se refiere el presente informe tuvo como alcance constatar la razonabilidad de los saldos de las diferentes cuentas que mostraron una materialidad e importancia como activos, pasivos y cuentas de orden en los estados financieros, presentados por la Industria Licorera de Caldas a

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diciembre de 2011. Así como aquellas que mostraron cambios significativos en relación con el 2010.

Las cuentas o grupos seleccionados correspondieron a las que conforman la clase del Activo y Pasivo.

LIMITACIONES EN EL PROCESO AUDITOR En el trabajo de auditoria se presentaron limitaciones en cuanto a la falta de oportunidad en la entrega de la información requerida, así mismo, al mal trato verbal por parte de una funcionaria adscrita al Área de Mercadeo.

1.1 CONCEPTO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE La evaluación del control interno contable se realizó a partir de la valoración de los aspectos generales del proceso contable, el Activo, el Pasivo, el Patrimonio y cuentas de resultados, los cuales indican un nivel de riesgo MEDIO, en donde se evidencia un control interno contable con debilidades, a pesar de que subsisten situaciones que fueron objeto de salvedad en la vigencia 2010.

En las cuentas que integran las clases del activo, pasivo y patrimonio se advierten inconsistencias, con una incidencia directa en la razonabilidad de los saldos reportados en el Balance a diciembre 31 de 2011.

1.2. DICTÁMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Es responsabilidad de la administración de la entidad el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría General de Caldas.

La fiabilidad de la información contable fue valorada mediante análisis a aquellas cuentas que mostraron una materialidad e importancia como activos y pasivos en los estados financieros, presentados por el Industria Licorera de Caldas a diciembre de 2011.

Las cuentas evaluadas correspondieron a Efectivo, Deudores, Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, otros Activos, cuentas de orden.

En nuestra opinión, los Estados contables de la Industria Licorera de Caldas, no presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011, y los

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resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, motivo por el cual, atendiendo la criterios aplicados por la Contraloría General de Caldas, y en consideración a que la sumatoria de los errores o inconsistencias son superiores el 10%, del total de activos revelados los cuales ascienden a $384.505.546.148, se emite dictamen Negativo.

En relación con el control interno las evaluaciones realizadas indican UN NIVEL DE RIESGO MEDIO, en donde se advierten situaciones que deben mejorarse con el fin de lograr mayor confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información contable.

1.3. PRINCIPIO DE GESTION CONTINUADA. Los principios de Contabilidad Pública constituyen pautas básicas que rigen el proceso de la información contable pública, dentro de éstos se encuentra el Principio de Gestión Continuada.

De acuerdo con lo anterior, en la Industria Licorera de Caldas se advierten factores de riesgo que pueden afectar en un futuro sus finanzas como son: La disminución en las ventas, deficiencias en el manejo de los inventarios, no tener un estado de costos acorde a la magnitud y complejidad de la empresa, total integralidad de la información en el Software; así mismo, con las falencias presentadas en la evaluación de la información contable, se genera incertidumbre en algunas de las cifras que conforman el Balance General de la vigencia 2011.

HALLAZGOS. En desarrollo de la presente auditoria, se estructuraron veintitrés (22) hallazgos administrativos, de los cuales siete (7) tienen presunta connotación disciplinaria y 2 con connotación fiscal, a lo cuales se les dará traslado a la autoridad competente.

Así mismo la evaluación al Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011, en relación con los hallazgos contables, dio como resultado un cumplimiento parcial, lo que llevó a que se le diera merito a proceso administrativo sancionatorio.

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PLAN DE MEJORAMIENTO.

Independientemente de los hallazgos que se detallarán en el cuerpo de este informe, la entidad deberá suscribir un plan de mejoramiento para subsanar las deficiencias comunicadas, el cual deberá ser monitoreado por la Oficina de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas.

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas por esta Contraloría, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Así mismo, la entidad deberá enviar dentro de los diez (10) días siguientes a la comunicación del Informe, oficio mediante el cual manifiesten la adopción del plan de mejoramiento.

Cordialmente,

JORGE EBER WHEELER ARCILA Contralor Departamental

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Objetivo Evaluar la efectividad de los controles implementados en el proceso contable de la INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS a 31 de diciembre de 2011 y verificar que hayan garantizado la generación de información financiera razonable y oportuna.

Metodología La Contraloría General de Caldas, consideró pertinente evaluar el control interno contable a partir de la identificación de elementos de control en los aspectos generales del proceso contable y en las diferentes cuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio y Cuentas de resultado. Para lo cual se establecieron los siguientes riesgos: Riesgo

Valoración

Bajo Medio Alto No aplica

1 2 3 4

Las valoraciones realizadas muestran los siguientes resultados Elemento Control Proceso Contable Activo Pasivo Patrimonio Cuentas de Resultado

de Riesgo Medio Medio Bajo Bajo Medio

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO CONTABLE Los componentes considerados en la evaluación del proceso correspondieron a valorar si en cumplimiento de la ley 298 de 1996, se cuenta con una estructura del área contable que responda a la complejidad

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del ente público; Igualmente establecer la debida implementación de manuales de proceso y procedimientos para el área contable y financiera, así como verificar la existencia de adecuados sistemas de información. De otra parte se determinó la debida aplicación del Régimen de contabilidad pública y las normas técnicas contables para el registro de las operaciones.

En relación con los libros se verificó si se ajustan los libros oficiales de contabilidad a los exigidos por el RCP; en cuanto a los archivos confirmar si se encuentran debidamente organizados y relacionados con la documentación contable; Establecer la realización de conciliaciones en las operaciones recíprocas y verificar que exista integración de las dependencias que conforman el área contable y financiera, así como el cumplimiento de normas técnicas en la elaboración de las notas a los estados financieros.

Los resultados de la evaluación desarrollada por la Contraloría General de Caldas muestran que la Industria Licorera de Caldas, si bien cuenta con un área responsable del proceso contable, esta no se ajusta a las exigencias que requiere la entidad dada su complejidad.

Se aplica de manera parcial el Régimen de contabilidad pública para las operaciones, así como las normas técnicas relativas a la etapa de reconocimiento y revelación de los hechos económicos.

El proceso contable no muestra un mapa de riesgos con los suficientes elementos que garanticen un cubrimiento de actividades amplio y acorde a la complejidad del área, así como en Control Interno se carece de un Plan de Auditorias, lo suficientemente robusto y eficaz para ser aplicado en el área financiera frente al volumen tan alto de las transacciones que allí se efectúan; situación que no permite advertir de los posibles riesgos que puedan afectar la confiabilidad de la información contable, así como tomar los correctivos requeridos para lograr su prevención o neutralización.

La información presenta debilidades en su integralidad al observarse situaciones que afectan la confiabilidad y razonabilidad de algunos saldos.

AREA DEL ACTIVO En la evaluación del activo se consideraron aspectos como verificar la efectividad de las conciliaciones bancarias como instrumento de control, la

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adecuada actualización del valor en libros de las inversiones; y la existencia de registros auxiliares en las Cuentas por Cobrar a nivel de terceros.

El control de inventarios no se desarrolla de manera periódica, situación que conlleva a que se presenten diferencias entre los saldos reportados en el software de inventarios y las existencias en bodega; situación sumamente delicada debido a que en un momento determinado se facturen productos que no estén en bodega; situación calamitosa que podría deteriorar una negociación comercial. La no existencia de procesos de auditoria al área de inventarios arroja situaciones como elementos que no han sido clasificados e insertados en el proceso de baja aún cumpliendo con características de no utilización y catalogados como inservibles para la organización de igual manera en el proceso auditor se encontraron saldos de productos que no son comercializados de manera frecuente y que a pesar que el área de calidad los declara como conformes, en mercadeo no los han comercializado desde hace mas de ocho (8) meses generando costos adicionales de bodegaje, vigilancia, costos fijos entre otros.

En el proceso de comercialización es utilizado como elemento promocional la degustación de licores; estando esta producción marcada para el efecto con un sticker autoahdesivo de fácil remoción, o por una impresión de tinta que es de fácil remoción con productos como barsol, tinner, alcohol,; situación sumamente peligrosa dado que al retirar estas marcas, el producto queda en perfectas condiciones de comercialización.

En la propiedad planta y equipo se advierten dificultades en la validación de la información reportada en los aplicativos de Bienes muebles e inmuebles, con una incidencia directa en la razonabilidad de los saldos reportados por las diferentes cuentas de este grupo del activo. Es así como se advierten deficiencias en la realización de inventarios físicos por parte de la Oficina de bienes, por cuanto no existen procedimientos y políticas definidas como periodicidad, bienes objeto de verificación y reporte a contabilidad de las novedades advertidas en la realización de los mismos.

La Entidad no muestra resultados importantes en la depuración de la información reportada por los aplicativos de bienes muebles e inmuebles en comodato y los saldos reflejados en la cuenta Bienes entregados a terceros, al presentar diferencias importantes que afectan la razonabilidad de la información contable.

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La falta de políticas y prácticas debidamente documentadas de conciliación de información con los diferentes procesos proveedores, generan riesgo al proceso contable, toda vez que no existe un adecuado flujo de la información entre las áreas de contabilidad, inventarios, costos, mercadeo.

AREA DEL PASIVO En el área del pasivo se consideraron aspectos como el adecuado registro de la deuda pública, de los pasivos laborales, los pasivos por pensiones de jubilación y la adecuada constitución de reservas y cuentas por pagar.

Con relación a las operaciones de crédito se observa se requiere una reclasificación de la cuenta, no obstante, se realiza una adecuada contabilización y reporte de la misma en los estados contables, de igual manera durante la vigencia 2011 la entidad reportó trimestralmente al SIA los informes de deuda pública, con el fin de consolidar la deuda pública territorial.

Con relación a las responsabilidades contingentes, se observa que la entidad no realiza evaluaciones de riesgos, que le permitan avizorar situaciones que impacten de manera importante las finanzas departamentales.

AREA DEL PATRIMONIO En este aspecto se valoró la implementación de controles apropiados para el manejo de la cuentas del patrimonio; los conceptos que integran este grupo corresponden a Capital fiscal, resultado del ejercicio, Superávit por valorización, Superávit por donación, Provisiones, Agotamiento y Amortización.

Las valoraciones indican que la dinámica aplicada en el proceso contable para la afectación de estas cuentas, se ajusta a los lineamientos determinados por el Régimen de contabilidad pública.

AREA DE CUENTAS DE RESULTADOS En las cuentas de resultado se valoró el adecuado registro de las cuentas de ingresos y gastos, es así como se observó que los ingresos se registraron atendiendo el flujo de recursos generados por los diferentes impuestos, aplicando debidamente el principio de causación.

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El proceso de cálculo del costo de ventas en lo que tiene que ver con el desarrollo del software adquirido para tal efecto, no funciona de manera adecuada, puesto que se le deben hacer cálculos manuales que en cierta forma no dan certeza por la posibilidad de error frente a la máquina.

3. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Observación No. 1. Inconsistencia en el cierre de las Cajas Menores.

Criterio.

Resolución No.001 de enero 2 de 2012 “por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas Menores”, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Condición La Industria Licorera de Caldas, para efectos del cierre de las Cajas Menores de la vigencia 2011, no elaboró los Actos Administrativos correspondientes.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: Conforme a lo establecido en el criterio que dio origen a la Hallazgo número 1 dejada por la Contraloría General de Caldas, es pertinente destacar que en la resolución 001 del 2 de enero de 2002 “Por la cual se reglamentan la constitución y formación de las cajas menores, proferida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público”, queda claro en el artículo 1. Campo de aplicación “Queda sujeto a las disposiciones de la presente resolución los órganos que conforman el presupuesto general de la nación y las entidades nacionales con régimen presupuestal de empresas comerciales e industriales del estado….(negrillas fuera de texto). El artículo 16 ibídem cancelación de caja menor. “Cuando se decida la cancelación de caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso se debe saldar la cuenta corriente”.

Como se puede colegir de la norma transcrita, la Industria Licorera de Caldas por ser una empresa Industrial y Comercial de Orden Departamental, en modo alguno se encuentra inmersa en el universo del campo de aplicación

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que refiere la norma en comento. Es cierto SI que para su organización al momento de emitir nuestro propio reglamento de caja menor la ha tomado como referente, no sin antes advertir que la resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Público tampoco exige un acto administrativo al momento del cierre anual de la caja menor; basta entonces con soportar el cierre anual y cancelación de la caja menor con el comprobante de contabilidad respectivo, el cual se les entregó en la auditoría de campo realizada por Ustedes, cuya copia nuevamente anexamos (4 folios).

De otro lado los conceptos que emite la Contaduría General de la Nación tienen fuerza vinculante y en efecto el concepto 2245 del 28 de julio de 1997, el cual se anexa en dos folios, en ninguno de sus acápites reza que para la legalización definitiva de caja menor debe emitirse un acta en dicho sentido.

Al respecto señala el máximo órgano consolidador de la contabilidad pública del país, de acuerdo al artículo 354 de la Constitución Política de 1991… “La legalización definitiva de cajas menores constituidas durante el año se hará antes del 28 de diciembre fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante, y el respectivo cuentahabiente responderá fiscal y pecuniariamente por la legalización oportuna y manejo de los dineros que se encuentren a su cargo sin perjuicio de las demás normas legales” Con lo anterior esperamos dar solución a la Hallazgo detectada.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Se aceptan los argumentos expuestos por la entidad frente a la reglamentación emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el manejo de las cajas menores, por tanto se levanta la observación No. 1.

Hallazgo Administrativo No. 1. Inconsistencia en las conciliaciones bancarias entre Tesorería y Contabilidad.

Criterio: El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.”

Condición: Una vez revisadas las conciliaciones bancarias del mes de diciembre de 2011, se evidenció que existen partidas conciliatorias como consignaciones

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sin identificar por un valor total de $756.000 con cierta antigüedad sin normalizar desde julio de 2011 y correspondientes al banco Bancolombia Cuenta Corriente No. 70550001614.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: La suma de los $756 miles, referida en la Hallazgo, corresponde a un tercero de Venezuela, el cual no tiene ningún vínculo con la empresa. Se llevará a Comité de Sostenibilidad Contable para las decisiones correspondientes frente a ese dinero.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La entidad acepta la observación, por lo tanto éste se mantiene.

Causa: Debilidades en los procedimientos de control implementado para la conciliación e identificación de los movimientos bancarios.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para el procesamiento de la información contable pública.

Hallazgo Administrativo No. 2. Cuentas por Cobrar pendientes por depurar.

Criterio Régimen de Contabilidad Pública, Numeral 9.1.1.3, DEUDORES, al igual que incumple con las características cualitativas de la información contable pública de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad, los principios de contabilidad pública, como son Registro y Revelación.

Condición A 31 de diciembre de 2011, el Grupo Deudores de la Industria Licorera de Caldas presentan las siguientes inconsistencias: En la subcuenta 142012, Anticipos y avances; se identificaron terceros con saldos que arrastran varios años de antigüedad (2008, 2009); los cuales no

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fueron objeto del proceso de depuración y conciliación en la vigencia 2011, y asciende a la suma de $118.495.000 discriminados así: Licores del Caquetá por valor de $102.420 miles, pese a que se han realizado gestiones éste no ha sido cancelado...El auxiliar 1470901 Otros Deudores, contiene saldo que datan de vigencias anteriores sin movimiento alguno durante el año, así: Es importante precisar que mediante Comité la catalogaron como cuenta con posibilidad de recuperar por valor de $14.189.000, sin legalizar a 31 de diciembre.

Existe un grupo de deudores ya catalogados como deudas de difícil cobro, cuenta 1480 que fueron analizadas y depuradas, estableciendo que sobre ellas recaen procesos de tipo jurídico por valor de $3.394,225.898; esto es: Proceso ejecutivo Proceso contractual

Cobro judicial Cobro judicial

HENRY NEIRA MARIN, ASEGURADORA COLSEGUROS S.A., MARES, LICORES DEL CAFÉ LTDA. UNION TEMPORAL, FONDO ROTATORIO LICORES DEL RISARALDA, COMERCIALIZADORA E INTRODUCTORA DE LICORES DE RISARALDA, OPERADORA LOGISTICA DE CALDAS, COMERCIALIZADORA CRISTAL DE LA GUAJIRA, CAMAGUEY MACONCO CARIBE LTDA, DEPARTAMENTO DEL QUINDIO, DISYORUMA, BAPIRROS, MARTINEZ FRANKY CONSULTORES ASOCIADOS LTDA, CONSORCIO SM SEA.

Teniendo en cuenta que a las cuentas que se les ha calificado como de difícil cobro, ya tienen procesos jurídicos adelantados, no se visualiza recaudo efectivo en el 2011; el valor de esta cuenta asciende a M$3.394.226 La cuenta indemnizaciones por valor de $14.779 miles, en el grupo de otros activos, hace que el valor de este grupo sea voluminoso en el activo.

Indemnizaciones a 31 de diciembre no fue cancelado.

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En cuentas del balance la cuenta 147008 incrementó $6.486.387, cifra que no presenta provisión.

Se observa que la cuenta 1480 provisión para deudores y que tiene el mismo saldo de la cuenta 1475 Deudas de difícil recaudo por un valor de $3.394.226 miles no se encuentra discriminada de la misma forma como se encuentra a la cuenta 1475 Deudas de difícil recaudo. Se presenta un saldo general en la subcuenta de bienes.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: Con respecto a este tema, la Oficina de Cobranzas de la Industria Licorera de Caldas presentó cuenta de cobro Nro 2010-008 del 23 de febrero de 2010, por un valor de $ 102.419.513.00, y mediante Oficio DFA 049 manifiestan que la Empresa Licores del Caquetá expidió resolución 006 del 17 de marzo de 2010, mediante la cual se reconocen las reclamaciones presentadas y se determina el pasivo cierto no reclamado, acreencia que se cancelará con cargo a la masa de liquidación como créditos de quinta clase (Pasivo Cierto no Reclamado).

Este tema se tocó en el Comité de Sostenibilidad Contable del mes de noviembre de 2011, y por recomendación del Asesor Jurídico se tendrá que analizar muy bien de acuerdo a las facturas que se presentaron para tomar la decisión en esta vigencia de hacer la respectiva provisión.

Las deudas que aparecen en la cuenta 1480 Deudas de Difícil Recaudo, datan desde el año 1998 y según memorando OAJ-7855 del 20 de diciembre de 2011 enviado por la Oficina Jurídica anexan cuadro mediante el cual se presentan cuentas de orden deudoras, derechos contingentes, litigios y mecanismos alternativos civiles. En reunión del Comité de Sostenibilidad Contable del 21 de diciembre de 2011 se realizó una depuración de estos, llegando a la conclusión que el contrato con la firma Martínez Franky Consultores Asociados Ltda, se liquidó mediante acta Nro. 6 de febrero del 2009 por un valor de $22.500.000 y se reversó la provisión; Envirometal, proceso que se encuentra pendiente en el Comité de Conciliación; los demás procesos se llevarán a la Junta Directiva para su respectivo análisis ya que estos son de difícil recaudo como aparece en el informe de la Oficina Jurídica, y estos a la vez no afectan las cuentas de resultado de la actual

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vigencia por estar provisionados. (se anexa informe de la Oficina Jurídica y acta 7 del 21 de diciembre del 2011 del Comité de Sostenibilidad-15 folios).

En la cuenta indemnizaciones se encuentra el valor que se presentó en el proceso de liquidación de Cajanal, por el concepto de cuotas partes pensionales que le adeudan a la Industria Licorera de Caldas en el año 2009.

A la fecha nos encontramos pendientes del reconocimiento, pues Cajanal tiene plazo para liquidar a los acreedores hasta el 30 de junio del año 2012.”

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Adicional a los procesos de saneamiento y reconocimiento de saldos en el grupo “14 Deudores”; en explicación plasmada en párrafos anteriores la Industria Licorera de Caldas si requiere, de ajustar la cuenta de manera inmediata, por tanto la observación permanece.

Causa: Falta de implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de las partidas reportadas en las cuentas del balance.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para el procesamiento de la información de las cuentas por depurar (cartera) Hallazgo Administrativo No. 3 con presunta connotación disciplinaria y fiscal. Inconsistencias en el Grupo 15 de Inventarios.

Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo, numeral 9.1.1.4, INVENTARIOS, al igual que incumple con las características cualitativas de la información contable pública de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad, los principios de contabilidad pública, como son Registro y Revelación.

Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.

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Condición Del conteo físico frente al listado de inventarios. Como resultado del conteo de existencias mediante la prueba selectiva a los productos terminados referenciados en la bodega No. 5, se observó lo siguiente:

ITEM

CODIGO

DETALLE

1 1217-NAR AG.NARIÑO SIN AZU 375ML.PET 29°

CANTID CANTID DIFE AD AD REN LISTAD FISICO CIA O 17 17 0

2 1219-NAR AG- NARIÑO SIN AZU 375ML 29°

134.679

134.679

0

3 1229-NAR AG- NARIÑO SIN AZU 750ML 29°

1329

1329

0

4 2317CHO 5 2318CHO 6 2319CHO 7 2410-MET

AG. PLATINO SIN AZU 375ML 29°

4307

4308

1

AG.PLAT S A DE LUXE 750ML 29°

672

672

0

184.460

184460

0

34.193

34193

0

8 2512-NST AGUARD. EXTRA 375ML PET 30°

312

312

0

9 2531-NST AGUARD. EXRA 1750ML 30°

431

431

0

119.993

119.993

0

2.089

2-089

0

298

298

0

2.138

2.138

0

57.654

57.654

0

1890

1890

0

10

10

0

AG.PLATINO SIN AZU 375ML 29° AG.LLANERO META S AZ 375ML 29°

10 2610-NAR AG-NARIÑO TRADIC.375ML 29° 11 2612-NAR AG.TRAD.375ML PET 29° 12 2620-NAR AG.NARIÑO TRADIC. 750ML 29° 13 2628-NAR AG NARIÑO TRAD TETRA 1000ML 29° 14 2710AGTE EXTRA CAQUETA 375ML PL29° CAQ 15 2711AGTE EXT SIN AZ 375ML PL29 CAQ CAQ 16 CAQ AGTE EXT CAQUETA 375 ML PET 29° 17 2720CAQ 18 2731CAQ 19 2780CAQ 20 2791CAQ 21 2795CAQ

AGUARD EXTRA CAQUETA 750ML 29° AGTE EXTRA CAQUETA 1750ML 29°

9869

9869

0

2.810

2.810

0

AGTE EXTRA CAQ 1750ML 29° DEG

313

313

0

1.337

1.337

0

185

185

0

AG EXTRA CAQUETA 750ML 29° DEG AG EXT S AZ 375ML PL29 CAQ DEG

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22 2810-PUT AG PUTU TRAD 375ML 29° V2

16.104

16-104

0

23 2819-PUT AG PUTU S AZ 375ML 29° V2

71.479

71.479

0

24 2820-PUT AG PUTU TRAD 750ML V2 29°

4.662

4.662

0

25 2829-PUT AG PUTU S AZ 750ML V2 29°

4.060

4.060

0

26 3011-UNI

4.724

4724

0

648

0

-648

1.538

1.538

0

4.151

4-151

0

5.597

5.597

0

15

15

0

120

120

0

12.591

12.591

0

89

89

0

120

120

0

RON GRAN RESERVA 375ML 35°

49.267

49.267

0

37 3427-CHS RON GRAN RESERVA 700ML 35°

5

5

0

696

696

0

2.663

2.663

0

220

220

0

RON GRAN RESERVA 750 ML 35° V1

27 3122-PAN RON EXTRAVIEJO 750ML 40° 28 3122-IBE

RON EXTRAVIEJO 750ML 40°

29 3191-UEX RON VIEJO DE CALDAS 700ML DEG 37.5° 30 3191-UNI RON VIEJO CDS 750 ML DEG 35° 31 3302-UNI

RON EATRAVI 5AÑ 50ML DEG 35° V1

32 3312-UEX RON EXTR VIEJ 375ML 35.0° EXP 33 3312-UNI

RON EXTRAVIEJO 375ML 35°

34 3402-UNI

RON GRANRESE 8ª 50ML 35° V1

35 3410-UEX RON GRAN RSVA 375ML 35.0° EXP 36 3410-UNI

38 5166-UEX CRM RON CHEER 750ML 14.8° EXP 39 5166-UNI

CREMA RON CHEERS 750ML 14.8°

40 5168-UNI

CREMA RVC CHEERS 750ML DEG 14.8° Fuente: Listado Inventarios bodega No. 5

De acuerdo al cuadro anterior se evidencia: Ítem 3. La referencia 1229-NAR “AG.NARIÑO S AZ 750ML 29°” presentó deficiencia en la marca con tinta, en razón a que la misma se encontraba (ilegible), en cantidad de 1.329 unidades, es de aclarar que ésta es la que identifica el distribuidor al cual se envía. Ítem 4. El aguardiente “PLATINO SIN AZUCAR DE 375ML 29° cuya referencia es “2317-CHO”, fue contado físicamente en dos oportunidades consecutivas dando como resultado la cantidad de 4.308 Uds. y confrontado con el listado de inventario totaliza 4.307 Uds., determinándose como SOBRANTE una (1) botella. Ítem 6. No se evidencia movimiento desde el 6 de julio de 2011, del código “2319-CHO”, correspondiente al aguardiente PLATINO SIN AZUCAR 375ML 29, el cual una vez practicada la muestra, se constató que físicamente y en el

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listado de inventario presentó un saldo de 184.460 unidades; licor que fue envasado en botellas las cuales no reunieron los requerimientos para ser aceptadas por el distribuidor, por lo cual a la fecha 27 de abril de 2012, no se ha tomado decisión del destino de éste licor, generando altos costos de reproceso y almacenamiento para la entidad.

El movimiento de esta referencia en el 2011, fue así: EXISTENCIA INICIAL PRODUCCION VENTAS SALDO

0 318.214 133.754 184.460

A 31 de diciembre de 2011, la referencia “2317-CHO”, corresponde al envase nuevo de AG. PLATINO SIN AZUCAR 375ML 29°, en la que se embotellaron 570.860 unidades y se despacharon 566.552 unidades, quedando un saldo de 4.308 unidades con el siguiente movimiento: SALDO INICIAL PRODUCCION VENTAS SALDO

0 570.860 566.552 4.308

Lo anterior evidencia que se tienen dos (2) referencias iguales en detalle; pero, en diferente botella por 375 mil así: 2317-CHO = 2319CHO, ambos con saldo desde el 2011 Se presentó inconsistencia en El ítem 3122-pan RON EXTRAVIEJO 750ML 40°, entre el conteo físico, el cual arrojó la cifra de cero (0) Uds., sin embargo, en el listado de inventario muestra un saldo de 648 unidades.

Cuando se procedió a la verificación en el sistema del ítem 3122-pan, se identificó que el sistema no asumió la anulación de una remisión con el número 0154586, del pedido 0050955, con 18 ítems; al ser consultado éste error con el área de sistemas, ellos argumentaron la necesidad de correr un programa para recuperar los saldos, no obstante, el despacho fue realizado el 20 de abril de 2012 y a la fecha del inventario, 27 de abril de 2012 no estaba aún corregida dicha inconsistencia, generando incertidumbre, en las cifras de los inventarios de la bodega No. 5, de igual forma, se incurre en un riesgo alto para la entidad si se hubiera realizado facturación, ya que los inventarios se encontraron inflados a la fecha del inventario físico.

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Se tomó como prueba selectiva sólo un ítem, el cual al ser revisado con la remisión No. 0154587 del 20 de abril de 2012, correspondiente al pedido 0050956, se evidenció una diferencia entre los saldos del listado de inventarios el cual ascienden a 17.568 Uds., de referencias pan (10 referencias, 18 ítems), frente a la existencia en bodega el cual es por cero (0), hecho que genera incertidumbre en razón a que si el sistema no asume la anulación de una remisión de manera inmediata, genera cifras irreales en el inventario, pudiendo presentarse que se facture una referencia de la cual se tiene saldo en el sistema y en la bodega físicamente no se encuentre el producto.

Una vez revisado el ítem 3191-uex RON VIEJO DE CALDAS 700ml DEGUSTACION 37.5°, el cual debiera estar empacado en botellas de 700ml, se encontró que realmente las botellas eran de capacidad 750ml, presentado un diferencia de 50 ML por botella, equivalente a 4.151 x 50ml = 207.550 ml; que convertidos a botellas de 750ml arrojaría la cantidad de 277 Uds., es de anotar que ésta existencia es para degustación y se encuentra marcada con sticker (de fácil remoción).

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Tafias Inventario corriente, El rubro de tafias no ha sido valorado de manera técnica y según El periodo de añejamiento, en razón a que están clasificadas en el balance como inventarios en la parte ACTIVO NO CORRIENTE, debiéndose clasificar en la parte corriente al ser objeto generador de riqueza para la empresa En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: De la verificación se desprenden varios aspectos: 

Sobre la referencia 2319-CHO AGUARDIENTE PLATINO SIN AZÚCAR, 375ML 29%, nos permitimos informar que el producto se envasó de acuerdo con los requerimientos comerciales del cliente. La existencia se encuentra almacenada en el Almacén de Productos Terminados, identificada como producto conforme. El Área de Control de Calidad de Insumos y Productos terminados realizó la verificación del producto y

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constató la conformidad del mismo. Adicionalmente, el Área Comercial informa que a la fecha, continúan los esfuerzos comerciales tendientes a que se produzca el retiro de dichas mercancías conformes.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: En los argumentos presentados por la Industria Licorera de Caldas, se corrobora la Hallazgo; es de anotar que; si el producto de referencia 2319-CHO AGUARDIENTE PLATINO SIN AZUCAR, 375 ML 29%, es un producto conforme, por que razón se proceso la referencia 2317-CHO AGUARDIENTE PLATINO SIN AZUCAR 375 ML 29°. Con características iguales?, por tanto la observación se mantiene. 

Sobre la referencia 3122-PAN RON EXTRAVIEJO 750ML 40% y las otras referencias del pedido de exportación, informamos que: -

El despacho y la salida de inventarios se surtió de acuerdo con los procedimientos establecidos El inventario final, luego de haberse surtido la salida de los productos se encontraba conciliado

No obstante lo anterior, fue necesario realizar una anulación temporal de documentos, proceso que una vez finalizado debe ser acompañado de la ejecución de un programa del sistema de información conocido como ZRECTRA, el cual corre una rutina de ajuste de saldos. Para el caso específico de dicho despacho, el programa de ajuste sólo se corrió hasta el 27 de abril de 2012. Consultada la Jefatura de Sistemas sobre acciones correctivas y preventivas, se ha determinado que en el formato de solicitud de anulación de documentos y en el procedimiento de anulaciones, se incorpore una casilla de verificación de la ejecución del programa de ajuste, a fin de garantizar la integridad de la información almacenada en el sistema.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: En el momento de la prueba selectiva los saldos de inventario realizado en auditoria de campo por la Contraloría General de Caldas, no eran coherentes con la existencia física, por tanto la observación se mantiene. 

Sobre, la referencia 3191-UEX RON VIEJO DE CALDAS 700ML DEGUSTACIÓN, informamos que mediante toma de inventarios físicos de producto terminado en la bodega 05 el pasado viernes 27 de abril de 2012, en conjunto con una visita de la Contraloría General de Caldas,

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detectamos que la referencia 3191-UEX RON VIEJO CDS 700ML DEG 37.5° 4,151 UND, al ser verificada en detalle, se estableció que el volumen de su contenido NO corresponde a 700mililitros de Ron, sino a 750 mililitros de Ron a 35%. La novedad, por demás desconcertante. 

El producto no ha exhibido ninguna clase de movimiento de despacho a nuestros clientes. Es de resaltar, que revisados los registros, esta situación no se había presentado, por lo que obedece a un evento excepcional y sui generis en la operación de Productos Terminados.



Como acción correctiva, hemos propuesto a la Gerencia Financiera que se nos autorice realizar un cambio de código de esta referencia:



3191-UEX RON VIEJO CDS 700ML DEG 37.5° a esta otra referencia 3191-UNI RON VIEJO CDS 750ML DEG 35°.



Al realizar este movimiento, ajustaríamos la novedad detectada en el inventario y seguramente se deberán realizar algunos ajustes adicionales en el escenario contable con el fin de garantizar la consistencia en dicha información.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: En el momento de la prueba selectiva los saldos de inventario realizado en auditoria de campo por la Contraloría General de Caldas, se evidenció que el producto referenciado como 3191-UEX, a pesar de no haber tenido movimiento, no coincidía el detalle en el listado de inventarios, frente al detalle registrado en la etiqueta del licor; por tanto la observación se mantiene. 

El rubro de tafias está clasificado en el balance como inventarios en la parte ACTIVO NO CORRIENTE, toda vez que a pesar de ser objeto generador de riqueza para la empresa, su redención no se da en el corto plazo, dado que de su palabra añejo sobreviene la acumulación precisamente de varios años.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo argumentado por la Industria Licorera de Caldas, no es coherente con la normatividad consignada en el Régimen de Contabilidad Pública, que determina; que los inventarios deben de revelarse en los estados financieros de acuerdo con su estado de elaboración y de acuerdo con su disponibilidad, así se estén añejando, pues deberán existir tafias para utilizar este año, el próximo y así

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sucesivamente o el añejamiento de todas las tafias es para una fecha única? por tanto la observación se mantiene.

Causa: Debilidad en los controles de Inventarios.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación, específicamente en el manejo de control de Inventarios el cual genera un riesgo alto en éste grupo.

Hallazgo Administrativo No. 4. con mérito para aperturar proceso Administrativo Sancionatorio. Diferencias en la conciliación de saldos entre el módulo de Inventarios del Software Aurora frente a los saldos contables.

Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo.

El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes ” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.” y numeral 1.2.6 “Existencia real de bienes, obligaciones y documentos soporte idóneos,” Condición Una vez verificados los saldos en la conciliación de los inventarios con los saldos de libros a 31 de diciembre se determinaron las siguientes diferencias:

Cuenta

Detalle

Valor

Cifras en miles de pesos Modulo

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1505070101 15120101

Licores Materias primas

$25.362 $436

De mas en modulo de mas en modulo

151601

Envases y empaques

$4.386

de mas en el modulo

15200901 15200902

Alcoholes Aguardientes

$775 $3.379

de mas en el modulo de mas en el modulo

15200903

Ron viejo

$22

de mas en contabilidad

15200911 19100101

Rones en añejamiento Suministros

$1 $16

de mas en el modulo de mas en el modulo

19100103

Repuestos

$55

de mas en contabilidad

TOTAL

$34.276

Con lo anterior se evidencia que Los movimientos de inventarios tienen dificultades tanto en su manejo físico, como en los libros de contabilidad.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: En el mes de diciembre de 2011, se detectó en el costo de ventas una inconsistencia en la clasificación de los registros contables a través de la contabilización mensual en lo corrido del año, por lo que se procedió a realizar un ajuste acumulado en el costo de ventas del año 2011 y como resultado de este ajuste se presentó una diferencia de (M)$25.362 en la cuenta licores. Las diferencias en las otras cuentas obedecen al alto volumen de transacciones por producción del mes de diciembre de 2011 y que no se consideran significativas, por lo que se procede a realizar el ajuste contable correspondiente. (ver nota de contabilidad 05-1200000127-2 folios).

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La entidad acepta la observación, por tanto ésta permanece.

Causa: Controles no efectivos ni periódicos, frente al manejo de los Inventarios.

Falta de planeación Efecto:

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Incertidumbre de los saldos reportados por el Software de Inventario; puesto que no tienen la validación de las inconsistencias de manera inmediata se corre el riesgo de facturar lo que no existe físicamente.

Riesgo de envasar botellas que no son; y no preveer la compra de materia prima y determinar las características de producción.

Hallazgo Administrativo No. 5 con presunta connotación Disciplinaria y Fiscal. Elementos e insumos con deterioro y sin destinación final de la bodega No. 81.

Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo y el Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable.

El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes ” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.” y numeral 1.2.6 “Existencia real de bienes, obligaciones y documentos soporte idóneos,” Condición En la bodega de Materias primas designada con el número interno 81, específicamente área de materiales para dar de baja, existen etiquetas y otros elementos que no se utilizan por diferentes razones; pero no se les ha dado destinación final (proceso de baja), éstos elementos ascienden a $111.698 miles a 31 de dic., de 2011 con un total de 5.176.637.23 unidades.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: Desde el pasado 3 de mayo de 2012, se inició un proceso de revisión de TODAS las etiquetas, contraetiquetas y stickers presentes en el portafolio de

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la Industria Licorera de Caldas. Dicha revisión incluye la Bodega 81 y como objetivo se pretende evaluar la conformidad y la pertinencia de todos los insumos presentes en dicha bodega y determinar su utilización y disposición final. El volumen de etiquetas asciende a cerca de 400 referencias. Dicha evaluación estimamos se extiende por un periodo cercano de tres meses, dado el volumen y el detalle que requiere dicha revisión. El equipo evaluador está conformado por funcionarios del Área de Calidad, del Área de Investigación y Desarrollo y de la Jefatura de Almacenes, a fin de garantizar una revisión integral y colegiada.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La entidad acepta la observación, por tanto éste permanece.

Causa: Inoperancia de los controles y seguimiento a los procesos.

Efecto: Ineficiencia del Sistema de Control Interno Contable, lo cual genera un riesgo alto en la empresa.

Hallazgo Administrativo No. 6. Depuración de los inventarios 1530 en poder de terceros Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo.

El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes ” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.” y numeral 1.2.6 “Existencia real de bienes, obligaciones y documentos soporte idóneos,” Condición:

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A 31 de diciembre de 2011, no se había depurado en su totalidad, presentándose un saldo de $50.641 miles.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: Se realizará depuración contable de estos inventarios, toda vez que se consultó el sistema de inventarios y se hallaron diferencias con el sistema de contabilidad, y a su vez será llevado a Comité de Sostenibilidad Contable para su análisis respectivo.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo argumentado por la Industria Licorera de Caldas confirma la observación, es de aclarar que, además de ser analizadas las inconsistencias del software de inventarios, es necesario ajustar el software Aurora módulo de contabilidad, para llegar a cifras ciertas, por tanto, ésta permanece.

Causa: Falta de compromiso de las directivas frente a los procesos de control.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para el procesamiento de la información contable pública, generando incertidumbre en los saldos reportados en los Estados Contables Básicos de la vigencia 2011.

Hallazgo Administrativo No. 7 con presunta connotación Disciplinaria.

Debilidades en la identificación y registro en el Grupo 16 de Propiedades Planta y Equipo.

Criterio Régimen de Contabilidad Pública, Sección VIII, Normas técnicas de la Contabilidad Pública, 9.1. Normas técnicas Relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos sociales y ambientales.

Normas técnicas Relativas a los grupos que integran el activo. &0227 RCP. 9.1.1.5. – Propiedades Planta y Equipo. (LEGIS)

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Régimen de Contabilidad Pública Parte I Libro II Título II Procedimientos, Instructivos y Doctrina Contable Pública Capítulo III Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, numeral 4. Depreciación y Amortización: “La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo individualmente considerado,…”

Circular 60 de 2005 de la Contaduría General de la Nación, del avalúo técnico de los bienes.

Ley 610 de 2000, en relación con los avalúos técnicos de los bienes.

Condición: El Grupo Propiedades, Planta y Equipo a 31 de diciembre de 2011, presenta debilidades, así: El software que posee la Industria Licorera de Caldas para el manejo de los Activos Fijos, presenta deficiencias en su funcionamiento, en razón a que cuando éste es actualizado, la información anterior no queda en la base de datos para ser consultada posteriormente, información corroborada mediante oficio ILC-584 del 12 de marzo de 2012, la cual dice “(…) la información de los avalùos del cuadro resumen de la desvalorización de bienes inmuebles producto de los avalúos realizados en el año 2011, fue sacada del sistema de activos fijos y que esta por haber sido actualizada el año pasado ya no queda registrada en la base de datos del sistema, sin embargo la oficina de Bienes de la empresa posee soporte de dichos avalúos”, situación que no asegura la confiabilidad de la información suministrada para ser incorporada a la contabilidad, lo que ocasiona pérdida del historial de la Propiedad Planta y Equipo, tanto para las valoraciones como para el número de unidades en lo concerniente a las medidas de las áreas, si no se tiene certeza en la asignación del costo a cada uno de los elementos que compone el Grupo Propiedad Planta y Equipo y no están identificados de manera individual en su totalidad, es difícil determinar de un valor cierto en la ocurrencia de un siniestro.

Por otro lado al ser cotejados los saldos de éste Módulo frente a los saldos contables, se observan las siguientes diferencias.

Bien

Módulo Activos Fijos

Cifras en miles de pesos Diferencia Módulo de Contabilidad

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Saldo PPyE

Saldo Contable

Lotes Urbanos 1.828.658 1.910.929 Lotes Rurales 372.456 372.567 Muebles y Enseres 41.034.185 41.025.503 Equipos y 202.065 201.674 Máquinas Licencias 1.100.877 1.101.013 Totales 44.538.241 44.611.686 Fuente: Cuadro de conciliaciones a 31 de diciembre de 2011.

82.271 111 -8.682 -391 136 73.445

Diferencias en la Propiedad Planta y Equipo por valor de $73.445 miles, en los saldos reportados entre los Módulos de Contabilidad y de Activos Fijos.

Bien

Módulo Activos Fijos Saldo Depreciación

Cifras en miles de pesos Módulo de Contabilidad Diferencia Saldo de Depreciación

Equipos de 651.551 Comunicación Equipos de 1.380.292 Cómputo Otros Equipos 86.110 Totales 2.117.953 2.119.715 Fuente: Cuadro de conciliaciones a 31 de diciembre de 2011.

1.762

Diferencias en la Depreciación por valor de $1.762 miles, en los saldos reportados entre los Módulos de Activos Fijos y Contabilidad, así mismo, se observa que la depreciación en la contabilidad de lleva de manera global.

Cifras en miles de pesos Código Concepto Contable 1635 Bienes Muebles en Bodega 163501 Maquinaria y Equipo 163503 Muebles, Enseres y Equipos 163590 Otros Bienes Muebles y Enseres Fuente; Libro Mayor y Balances a 31 de diciembre de 2011

Valor 9.386 6.679 2.308 399

La cuenta 1635 bienes muebles en bodega, la cual asciende a la suma de $9.386 miles, no fue objeto de depuración y conciliación.

A 31 de diciembre de 2011, no han finalizado el inventario físico de los activos fijos adquiridos por ILC, no permitiendo evaluar la revelación

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CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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adecuada en la contabilidad, situación evidenciada por la Auditoria Externa en el informe de la vigencia.

No se tiene inventario final de los bienes muebles de la destilera, estado identificado al tomarse una muestra física de éstos y cotejado con los documentos que reposan en la oficina de bienes, los cuales arrojaron las siguientes situaciones: 

Las personas a cargo de las diferentes oficinas producto de la muestra, no poseían el inventario de los bienes a su cargo, además algunos de éstos bienes no poseían plaqueta de identificación, y otros estaban en regular y mal estado.



Los documentos cotejados de la oficina de bienes no tenían la firma del responsable del bien en custodia, se encontraron elementos los cuales presentaron diferencias con la prueba tomada.



Por otro lado, algunos documentos de paz y salvo del personal retirado de la empresa, presentaron salvedades por activos que no estaban acordes a los activos que tenían a su cargo.

Los bienes de la destilera, no se encuentran plenamente identificados, situación que conlleva a que no estén debidamente valorizados y actualizados sus registros contables, no teniendo certeza de los saldos que reposan en los libros de contabilidad.

Falta de claridad al momento de la contabilización de los conceptos tales como mantenimiento y reparaciones los cuales están incrementando el valor del bien, reflejando un costo que no corresponde con la realidad y presentando una variación significativa, según lo expuesto en la Nota 7 a los Estados Financieros correspondientes a la Propiedad Planta y Equipo, la cual dice: “Las variaciones más significativas corresponden a la compra de un Edificio ubicado en la Cra. 20 Calles 21 y 22, adecuación y remodelación de las oficinas de envasados, impermeabilización en los techos de Ingeniería y Mantenimiento, Obras de estabilización de la Corona de la microcuenca de la quebrada, instalación de la tubería para el transporte de vinazas, Reparaciones de los pisos en la bodega de productos terminados, Reparaciones de pisos y canales en las áreas de fermentación y destilación, Reparaciones y mantenimiento de las paredes de la planta de tratamientos, Adecuación de la bodega No. 1, para el almacenamiento del

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producto terminado, construcción de obras civiles necesarias para fusionar el almacén de envases y empaques con el área de envasados, trabajos….”, En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Las diferencias presentadas en la conciliación de activos fijos se conciliarán una vez se termine el trabajo de inventario de activos fijos de la empresa, que su avance va en un 80%, tal como lo avaló la firma de auditoria externa Nexia International Montes y Asociados S.A. Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La Industria Licorera de Caldas acepta la observación, se destaca que una vez verificado en campo por el grupo auditor las referidas situaciones, se estableció que ante las múltiples falencias del grupo de propiedad planta y equipos, la aseveración de que está en un 80% de avance, es irreal, por tanto esta se confirma.

Causa: Falta de compromiso del área de control de inventarios para darle prioridad al proceso de depuración, dada la ausencia del control interno en ésta área.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para tener certeza de los bienes de la entidad, y así reflejar la realidad del grupo Propiedad Planta y Equipo.

Hallazgo Administrativo No. 8 con presunta connotación disciplinaria.

Falencias en la Valorización de los Bienes de la Destilera: Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo.

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El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes ” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.” y numeral 1.2.6 “Existencia real de bienes, obligaciones y documentos soporte idóneos,” Condición De acuerdo al informe presentado por la Lonja Propiedad Raíz, se evidenció un cuadro con la información de los bienes de la entidad, los cuales fueron objeto de desvalorización, situación corroborada mediante el documento ILC581, expedido por el Profesional Universitario de Contabilidad, así: Cuadro 2 CODIGO A000817 A000227 A000230 A000234 A001028 A001100 A000126 A000922 3.13 3.16 TOTAL

IDENTIFICACIÓN

AVALÚO ANTERIOR

CASINO EDIFICACIÓN NUEVA CASETAS PORTERIAS INTERMEDIAS Y BAÑO 660.000 CASETA TORNAGUÍAS 4.500.000 CASETA RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS 3.300.000 BODEGA NÚMERO 12 EDIFICACIÓN NUEVA BODEGA NÚMERO 13 EDIFICACIÓN NUEVA CANCHAS MÚLTILES 15X30 48.660.726 PORTERÍA PRINCIPAL 4.875.000 LOTE LA PINERA NO.1 FICH 33.600.000 LOTE LA PINERA NO.2 FICH 7.183.000

AVALÚO TÉCNICO 621.027.000 3.344.000 7.200.000 9.020.000 2.000.000.000 2.250.000.000 27.921.600 7.995.000 33.600.000 6.495.000

FECHA 27/05/2011 28/05/2011 29/05/2011 30/05/2011 31/05/2011 01/06/2011 02/06/2011 03/06/2011 04/06/2011 05/06/2011

COSTO NETO 960.319.627 3.553.998 8.083.480 12.208.896 2.457.354.609 3.749.198.853 42.983.656 251.648.724 280.000.000 54.125.000

VALORIZ DESVALORIZACI ACIÓN ÓN 0 339.292.627 0 209.998 0 883.480 0 3.188.896 0 457.354.609 0 1.499.198.853 0 15.062.056 0 243.653.724 0 246.400.000 0 47.630.000 2.852.874.243

Fuente: Cuadro suministrado por la Industria Licorera de Caldas, ILC-581, ILC-584

Los siguientes bienes, presentan desvalorizaciones en el avalúo por valor de $2.295.846 mies, en razón a que no se tuvo en cuenta la edad de activación en la contabilidad de éstos los cuales no tenían los 3 años de acuerdo a la norma, además no fueron registrados en la contabilidad, es de anotar que ésta situación fue reportada a la Contraloría General de Caldas, de acuerdo a información dada por la ILC, así: CODIGO A000817 A001028 A001100

IDENTIFICACIÓN CASINO BODEGA NÚMERO 12 BODEGA NÚMERO 13

AVALÚO TÉCNICO COSTO NETO DESVALORIZACIÓN 621.027.000,00 960.319.627,00 339.292.627,00 2.000.000.000,00 2.457.354.609,00 457.354.609,00 2.250.000.000,00 3.749.198.852,67 1.499.198.852,67

Fuente: Cuadro suministrado por la Industria Licorera de Caldas, ILC-581, ILC-584

En el cuadro 2 se observa que el “Lote La Pinera No.1* refleja el mismo valor por $33.600 miles en los avalúos realizados tanto en el 2005 por el

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IGAC, como en el 2011 realizado por la LONJA, presentando desvalorización al cierre de la vigencia 2011.

De igual manera, al ser verificados los registros contables del avalúo técnico, realizada a los bienes inmuebles y maquinaria de la destilera, se evidenció que en la subcuenta 199962 “Valorizaciones – Edificaciones”, no fue afectada por la contabilización por valor de $1.294.752 miles, evidenciando su registro en el mes de febrero de la vigencia 2012, de acuerdo al siguiente cuadro.

Cifras en miles de pesos

Valorización 199962 Edificaciones

Saldo contable a 31 de diciembre Avalúo Técnico 2011 5.706.554 7.001.306

Diferencia 1.294.752

Las debilidades antes expuestas, indican que la información tomada como base para realizar los ajustes de las valorizaciones y desvalorizaciones producto de los avalúos realizados en el 2011, no son confiables, ya que para dichos avalúos se tuvo en cuenta información con inconsistencias y no existe claridad en la identificación e individualización de los bienes inmuebles de la entidad.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: El resultado final de un avalúo técnico necesariamente podría presentarse como una valorización o desvalorización de determinado bien, esta operación se hizo en archivo excel y posteriormente en la revisión se detectaron errores que obedecen al procedimiento manual; se consultará con la casa de software si estos se pueden realizar de forma automática y así evitar inducir a un error de una operación manual. Es de aclarar que los bienes de la empresa se encuentran individualizados en el sistema de activos fijos.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La entidad acepta la Hallazgo, sin embargo, es preciso aclarar que la última afirmación realizada por la entidad “Es de aclarar que los bienes de la empresa se encuentran individualizados en el sistema de activos fijos”, según verificación efectuada por el grupo auditor se constató que no todos los bienes incluidos dentro de los Activos Fijos se encuentran individualizados, tal como barriles nuevos los cuales están incluidos por lotes, así mismo los terrenos y otros

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bienes que están dentro del proceso de identificación y depuración de la Propiedad Planta y Equipo, por tanto ésta se confirma.

Causa: Ausencia de controles y seguimiento a éste proceso.

Efecto: Incertidumbre en la contabilización de los valores de los bienes que conforman éste grupo.

Hallazgo Administrativo No. 9. Diferencias informes IGAC Vs ILC. Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo.

El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes ” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.” y numeral 1.2.6 “Existencia real de bienes, obligaciones y documentos soporte idóneos,” Condición Cifras en miles de pesos Lote

Área según IGAC 2005

Valor

Área según LONJA 2011

ILC 309,565 mts2 8.682.600 300,057 mts2 Fuente: Expedientes del IGAC 2005 y la LONJA 2011

Valor 13.352.636

El lote de terreno de la destilera, presenta diferencias en el área reportada, por el IGAC en la vigencia 2005, el cual informa 309.565 mts2 por un valor $8.682.600 miles, frente a lo reportado por la LONJA la cual informa 300.057 mts2 por $13.352.636 miles.

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En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: AVALÚOS 2005 Y 2011 Se solicitó acompañamiento de la Lonja de Caldas para verificar la diferencia entre las áreas, quienes manifestaron que dentro de los avalúos no está contemplada la medición de los lotes, predios o edificaciones; esta información es extractada de la documentación aportada para el avalúo respectivo. En el caso del lote específico el área fue tomada del certificado de tradición, del cual se adjunta copia en 3 folios.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Con lo manifestado por la entidad corrobora la inconsistencia, por tanto ésta se confirma y los soportes de este proceso auditor serán allegados como insumo a las actuaciones fiscales que allí se adelantan.

Causa: Ausencia de controles y seguimiento a éste proceso.

Efecto: Incertidumbre en la contabilización de los valores de los bienes que conforman éste grupo.

Hallazgo Administrativo No. 10 con mérito para aperturar proceso Administrativo Sancionatorio. Ausencia de Identificación de los Barriles Criterio La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que integran el Activo, numeral 9.1.1.4, INVENTARIOS, al igual que incumple con las características cualitativas de la información contable pública de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad, los principios de contabilidad pública, como son Registro y Revelación.

Condición

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El registro de los barriles que ingresan a la cuenta “ACTIVOS FIJOS” de la ILC, se esta haciendo por lotes de diferentes cantidades, ejemplo 162, 288, 324, 304, 322, 360 etc., dejando de lado la identificación y registro individual de los barriles cuyo valor unitario promedio es de $453 miles, en razón de los registros de depreciación, ubicación del elemento y seguimiento de estos, como herramienta de previsión frente a un siniestro.

La distribución final de los barriles declarados inservibles por diferentes razones, no tienen un registro claro, en cuanto al destino final; es importante aclarar que mediante algunos memorandos y resoluciones se destinaron y autorizaron ventas, pero aun no es clara la totalidad de los barriles dados de baja.

Se presentan diferencias entre lo reportado en el Módulo de Activos fijos frente a la cantidad total de éstos y el saldo contable, al igual que no están identificados de manera unitaria, tampoco, tienen asignación de responsable; de igual manera no tienen. Identificación clara en cuanto a que bodega pertenecen (los barriles están marcados e identificados con tiza).

Según reporte de la oficina de bienes, la ILC posee aproximadamente 123.800 Barriles, los cuales fueron ingresados a la contabilidad, por lotes.

Los cuales ascienden a la suma de $56.122.378 miles, así: ($453.331 x 123.800 = $56.122.378 miles).

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: Los barriles han sido objeto de depuración en el Comité de Sostenibilidad Contable y a la fecha queda pendiente la autorización de baja de la Junta Directiva de 23.445 barriles vendidos desde el año 2002, los cuales se encuentran soportados con factura de venta. Es de resaltar que este tema ya fue auditado por la Contraloría General de Caldas en noviembre de 2011, en auditoría especial que se dio con ocasión del siniestro ocurrido en el mes de octubre de 2011, para lo cual ya se suscribió el respectivo plan de mejoramiento.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: No obstante de tener establecido un plan de mejoramiento desde octubre de 2011, a 31 de diciembre no se había clarificado el tema de los barriles dados de baja. En lo concerniente al primer párrafo de la Condición, donde la Auditoria General de

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Caldas establece que los barriles nuevos no fueron ingresados de manera individual tal como lo establece el Plan General de la Contabilidad Pública y las Normas concernientes al Control Interno y Saneamiento Contable, motivo por el cual la Observación se ratifica.

Causa: Falta de controles previos a la cancelación de una factura.

Efecto: Ausencia de responsabilidades de los funcionarios del área contable frente a la normatividad tributaria.

Hallazgo Administrativo No. 11 con presunta connotación Disciplinaria.

Pago sin el lleno de los requisitos legales exigidos por la DIAN. Criterio La Resolución 3878 de 1976 de la DIAN, y el artículo 617 del estatuto tributario, “por el cual determina los requerimientos y obligaciones que debe contener la facturación.”

Condición Una vez revisadas las facturas de COLOMBIANA DE BARRILES, con Nit 800.135.308-5, se evidenció que la Resolución de aprobación de la DIAN la cual autoriza la facturación, tiene fecha de 2007-02-19, facultando numeración desde el 1101 a 1300; sin embargo, las facturas 1178 de fecha 09-03-2011 por valor de $173.741 miles y la 1179 con fecha 24-03-2011 por valor de $217.227 miles, presentan un número de Resolución cuya fecha de renovación debió ser el 19 de febrero de 2009, indicando el incumplimiento de la norma.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: Se anexan autorizaciones emitidas por la DIAN, donde se encuentran habilitadas dichas facturas (2 folios).

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Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: El equipo auditor en la revisión de soportes de pago evidenció que a pesar que la firma Colombiana de Barriles Ltda. había actualizado la Resolución, no cumplió con el requisito de imprimir por cualquier medio la nueva Resolución en los formatos utilizados para facturar, por tanto la Observación se ratifica.

Causa: Falta de implementar procedimientos cumplimiento de las normas tributarias.

claros

y

efectivos,

frente

al

Efecto: Pago de facturas sin el lleno de los requisitos legales.

Hallazgo Administrativo No. 12. Inconsistencias en el Grupo Otros Activos Criterio Régimen de Contabilidad Pública, parte I libro II titulo I capítulo II numeral 1546 “En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros”.

Condición 

La cuenta bienes entregados a terceros están registrados en la subcuenta 192090 “Otros bienes entregados a terceros” por un valor de $26.576 miles, por tanto esta cifra carece de una relación detallada de los a los cuales le fue entregado dicho bien.



Mediante prueba de verificación en campo al museo del ron, se estableció que allí sólo existe barriles; situación que no es acorde con el listado de inventario donde se relacionan Televisor, Plasma, VideoBean, los cuales presentan en la cuenta contable 196005, un valor de $228.880 miles

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

En la cuenta 1999 Otros Activos, Subcuenta Reforestación se evidencia un saldo por $2.319.000 miles, el mismo que no presenta movimiento, sin embargo, en la rendición de la cuenta Ambiental en el aplicativo SERCA, se evidencia en el 2011 inversiones en el mantenimiento de la plantación de roble y especies nativas por valor de $70.476 miles.



Por otro lado la ILC realizó en la vigencia 2011 inversión en la gestión del Medio Ambiente en obras de estabilización de taludes erosionados en la microcuenca por valor de $200.000 miles, los cuales no aparecen reflejados en la cuenta Otros Activos “Conservación de Suelos”, teniendo en cuenta que ésta es de suma importancia para evitar un desabastecimiento de agua en la ILC, Materia Prima fundamental en la elaboración de licores, Misión de la ILC.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “RESPUESTA: El Profesional Especializado de Contabilidad pone en consideración al Comité de Sostenibilidad la depuración de la cuenta 192090 Otros Bienes Entregados a Terceros, la cual se encuentra doblemente contabilizada. Este tema se llevará a Junta Directiva para que lo autorice. Consta en acta 001 del Comité de Sostenibilidad del 7 de marzo de 2012, de la cual se adjunta copia en 4 folios.

Mediante contrato publicitario 201-2005, celebrado entre Distribuidora Cristal (se ajunta copia en 9 folios) y la Industria Licorera de Caldas por valor de $223.880.000, se contempló en el objeto la adecuación de unos elementos denominados, según contrato adjunto, ZONAS MUSEO DE RON; PRODUCCIÓN TÉCNICA CINCO ZONAS, PRODUCCIÓN ESCENOGRÁFICA; PRODUCCIÓN MATERIAL; PRODUCCIÓN GENERAL. Los elementos descritos en nuestro inventario interno como son dos televisores plasma de 42” y dos teatros en casa están en custodia. Existe solo un proyector Sharp perdido que estaba en custodia del señor Mauricio Ocampo y por instrucción del Gerente Administrativo fue trasladado provisionalmente hasta cumplir con la baja correspondiente (se anexa memorando en 1 folio)).

Este museo del ron tuvo investigación de Contraloría, la cual fue archivada el 11 de agosto de 2010, mediante comunicado también anexo en 1 folio.

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De acuerdo al tema de reforestación y estabilización de taludes, de conformidad a lo estipulado en los contratos cuyos objetos fueron la prevención y mantenimiento, se tomó la determinación de contabilizarlo al gasto.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo argumentado por la Industria Licorera de Caldas no desvirtúa la situación que se presenta respecto de la ubicación de los bienes, la asignación de responsables y la destinación final de los elementos, por otro lado, respecto al tema de reforestación e inversiones en medio ambiente, la explicación que la ILC entrega no es clara frente a las razones que motivaron el registro de los dineros invertidos éste y que se registraron en la cuenta de gastos, por lo que la observación se confirma.

Causa: Ausencia de conciliación de la Información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente.

Falta de claridad en el registro de los movimientos referentes a los Recursos Naturales y de Medio Ambiente.

Efecto: Incertidumbre de los reportes financieros de la Industria Licorera de Caldas, en los aspectos mencionados.

Hallazgo Administrativo No. 13. Debilidades en el software financiero de la entidad.

Criterio: Ley 298 artículo 8. El Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, es un conjunto integrado de procesos automatizado, de base contable, que permite la producción de información para la gestión financiera pública, Régimen de Contabilidad Pública, Parte III, Capítulo I. El Régimen de Contabilidad Pública en su, Parte I, Libro II, Título II, Capítulo IV, Sección III, Numeral 3. Procedimientos de Control Interno Contable, numeral 3.16. Cierre Contable. “De acuerdo con el Régimen de Contabilidad

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Pública, las entidades contables públicas debe adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos , elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificaciones de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones , depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiónales y calculo actuarial, los límites establecidos para las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública.”

El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2011, numeral 1.1.2. “Flujo de Información”.

Condición.

La cuenta 197008 “Intangibles” presenta debilidades ya que, no se cuenta con un programa que trabaje los diferentes módulos en línea, de acuerdo con la información tomada de las Notas a los Estados Contables a 31 de diciembre de 2011 y evidenciada en la auditoria de campo, situación que genera inconsistencias y reprocesas lo que conlleva a que se deban realizar ajustes manuales.

No existe un software de costos que haga interfase con los demás módulos de la entidad, debiendo realizarse los proceso de manera manual.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Si bien el software financiero no tiene interfase con el sistema de costos, este es un proceso que el personal a cargo está totalmente capacitado para su manejo y acertividad en las operaciones que hacen tránsito por éste, admitiendo el autocontrol y control en las diferentes actividades para dar fe que la información es confiable.

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Existe un programa que se creó con énfasis en el mejoramiento y agilidad de la información de costos, el cual cuenta dentro de su estructura con un enlace para realizar interfases con el sistema aurora, por lo cual dicha información no es manual. A este programa se le hacen las adecuaciones y mantenimientos de Aurora. Cabe resaltar que la persona que realizó el programa es altamente calificada debido a que conoce todo el proceso de producción de la empresa, como quiera que laboró en época pasada como Jefe del Área de Contabilidad, con formación profesional como Contador Público e Ingeniero de Sistemas, lo que le da la suficiente idoneidad para atender los requerimientos en el Área de Costos, diseñando un “traje a la medida de nuestras necesidades”.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Si el traje hecho a la medida de las necesidades de la Industria Licorera de Caldas fue realizado por el profesional idóneo jefe de Contabilidad, no es claro el porque los contratos de diseño y actualización de este software de costos fueron contratados por un contratista de sexo femenino, y en la respuesta dada, nos hablan de contador público e ingeniero de sistemas, por otro lado, al ser verificados los soportes el funcionario de costos utilizó para determinar el valor de costeo el 31 de diciembre de 2011 es claro identificar que un alto porcentaje los papeles de trabajo tienen la afectación manual, así mismo, no fue aportado el informe de costos solicitado por escrito, y acorde a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública “9.3 Normas Técnicas relativas a los estados , informes y reportes contables”, por lo que la observación no se desvirtúa y permanece.

Causa: No integralidad del Sistema de Información Financiero.

Efecto: Reportes de la información carentes de certeza, que no dan un afianzamiento a los directivos para toma de decisiones.

Hallazgo Administrativo No. 14. Inconsistencias presentadas en la Clase Pasivo Criterio

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La Resolución No 356 del 5 de septiembre de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación, Libro 1, Titulo I, Capitulo II, Sección VIII Normas Técnicas, Normas Técnicas de Contabilidad Pública Relativas a los Grupos que conforman el pasivo. Numeral 9.1.2.3.

Ley 358 de 1997 y el Decreto Reglamentario No. 696 de 1998, Ley 819 de 2003.

LEY 1474 DE 2011 DE JULIO 12 DE 2011,“ARTÍCULO 91. ANTICIPOS. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

Parágrafo. La información financiera y contable de la fiducia podrá ser consultada por los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal”.

El Régimen de Contabilidad Pública en su, Parte I, Libro II, Título II, Capítulo IV, Sección III, Numeral 3. Procedimientos de Control Interno Contable, numeral 3.16. Cierre Contable. “De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas debe adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos , elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificaciones de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones , depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiónales y calculo actuarial, los límites establecidos para las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública.”

Condición

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De las Operaciones de Crédito Público: El 3 de Noviembre de 2010, la ILC solicitó certificado de registro de Deuda Pública a la Contraloría General de Caldas por valor de $40.000.000 miles del contrato firmado con Bancolombia el 25 de octubre del mismo año, con el fin de financiar la ampliación de la capacidad de añejamiento en tafias de ron, el cual es revelado en el balance en la cuenta 2307 “Operaciones de financiamiento internas de largo plazo”, la cual por su característica debe llevarse en el grupo 22 “Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central”.

De los Acreedores: Una vez analizadas las cuentas 242553, con saldo de $77 miles, saldo que viene en libros desde el año 2009-05-29 y una vez revisados los auxiliares se encontró que su tercero es AUGUSTO BOTERO, (QEPD). En la cuenta 242590, OTROS ACREEDORES se evidencia partida de periodo anterior (2008), QUE CORRESPONDEN A JOSE FERNANDO MARIN, por depurar $1.248 miles.

A 31 de diciembre de 2011, se presenta una diferencia entre los ingresos reportados para liquidación de impuestos y los reportados en el proceso de ventas en $175.404 miles. Debido a que los ingresos por ventas del 2011, fueron superiores al saldo reportado y declarado en el último bimestre.

No se depuró ni concilió la cuenta 290590 recaudos a favor la cuenta avances y anticipos tiene partidas desde el 2008 por depurar.

Tercero Detalle Desc Alcohol Coello Gómez Exportación Carlos Fernando Total

Valor $175 miles

Comentario pendiente de depuración

$43.656

empresa en liquidación

$43.831

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: De las operaciones de crédito público se elevará consulta ante la Contaduría General de la Nación, con el fin de dar claridad a este tema.

De los acreedores: En la cuenta 242553, con el saldo de $77.200 que venía desde el año 2009, se depuró en el año 2012 (se anexa nota de contabilidad 05-200000018 (1 folio). Igualmente se hizo depuración en la cuenta 242590,

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OTROS ACREEDORES a nombre de JOSÉ FERNANDO MARÍN (se anexa nota de contabilidad 05-200000025- 1 folio).

En cuanto a los ingresos reportados, se anexa conciliación de los 6 bimestres por ventas, igualmente la corrección de la declaración del sexto bimestre por contabilización de otros ingresos no gravados, originados en el proceso de fin de año. Dicha corrección no genera sanción ni mayor valor a pagar (15 folios).

En cuanto al tercero Coello Gómez Carlos Fernando, es de aclarar que no está contabilizada en la cuenta 290590, pero está en proceso de depurar ya que está en investigación por parte de la fiscalía. En cuanto al tercero “desc” descripción alcohol por $175 mil, tampoco se encuentra en esta cuenta.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo manifestado por la Industria Licorera de Caldas confirman la Hallazgo realizada por el grupo de auditoria, así mismo, ratifica la afirmación frente a que hubo inconsistencias en la declaración del Impuesto sobre las Ventas presentado el 17 de enero de 2012 y correspondiente al sexto periodo del 2011, (la corrección fue radicada el 22 de mayo de 2012 a las 3:18 p.m., por tanto éste permanece.

Causa: No utilización de las cuentas que representan los hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que afecten la estructura financiera de la entidad.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para el procesamiento de la información contable pública, generando valores con inconsistencias como soporte de los registros contables.

Hallazgo Administrativo No. 15. Inconsistencias en el registro de las Cuentas por Pagar de 2010 a 2011.

Criterio: Libro I Plan General de Contabilidad Libro I, Capítulo II Sistema General de Contabilidad Pública Sección VIII Normas Técnicas, numeral 9. Normas

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Técnica de Contabilidad, 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, 9.1.2 Normas Técnica Relativas a los Pasivos Condición A 31 de diciembre de 2011, se presentaron diferencias en los bienes y servicios pendientes de pago, entre las Notas a los Estados Financieros frente a la Resolución No.0014 constitución de las cuentas por pagar de fecha 04 de enero de 2012, desconocimiento frente a la aplicación de los procedimientos de la contabilidad financiera y presupuestal así:

NIT- CED

Detalle

Saldo a 31/12/2011 2,186,936

Cifras en miles de pesos Resolución Diferencia 0014 2,255,154.11 68,218.11

800251038

Guala Closures de Colombia

890900118

Cristalería Peldar S.A

2,715,549

2,918,744.51

203,195.51

890925108 890325645 891300513 860000198 860002693 860029045

Papeles y Cartones Litocencoa Ingenio Pichichi Inducarton 3M Colombia Sabores y Fragancias

952,618 101,289 1,438,130 19,18 25,723 46,924

918,607.74 115,091.23 1,485,392.60 47,463.11 25,723.12 46,924.38

(34,010.27) 13,802.23 47,262.60 28,283.11 0.12 0.38

800200934

Tetra Pack Ltda.

156,118

156,118.14

0.14

7,588 7,650,055

7,969,218.92

(7,588.00) 319,163.92

Otros TOTAL 24010101 SERVICIOS

BIENES Y

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Una vez revisada la resolución encontramos lo siguiente: 

Guala Closures de Colombia: El saldo en la resolución 0014 es de $2.254.974 miles y su diferencia con la contabilidad, corresponde a las retenciones.

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

Cristalería Peldar: En la resolución el saldo es $2.715.549 miles. El valor en la contabilidad es el mismo de la resolución sin presentar ninguna diferencia.



Papeles y Cartones: En la resolución el saldo es $952.618 miles. El valor en la contabilidad es el mismo de la resolución sin presentar ninguna diferencia.



Litocencoa: En la resolución el saldo es de $104.332.810 miles y la diferencia con la contabilidad corresponde a las retenciones.



Ingenio Pichichí: En la resolución el saldo es de $1485.392 miles y la diferencia entre el saldo de la resolución y la contabilidad corresponde a las retenciones.



Inducartón: En la resolución el saldo total es de $47.463 miles y la diferencia de los $28.283, se encuentra contabilidad en la cuenta 24259090 OTROS ACREEDORES.



Otros: Corresponde a los terceros Molano Londoño e Hijos Ltda y Pegatex, los cuales se encuentran en la respectiva resolución.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La empresa Inducartón cuyo Nit 860.000.198 que muestra una diferencia entre la contabilidad y la Resolución de Cuentas por Pagar, debiera estar registrado en el código de Cuentas por Pagar y no en otros Acreedores, en el proceso de comparación entre la Resolución de Cuentas por Pagar a registrar en el periodo 2012 y los respectivos registros se evidenciaron dispariedades, por tanto la observación se confirma.

Causa: Falta de periodicidad en las conciliaciones de las diferentes cuentas a final del periodo.

Efecto: Procesos de ajustes al final del periodo, generando una acumulación de inconsistencias sin análisis profundos.

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Hallazgo Administrativo No.16. Impuestos por Pagar Criterio Libro I Plan General de Contabilidad Libro I, Capítulo II Sistema General de Contabilidad Pública Sección VIII Normas Técnicas, numeral 9. Normas Técnica de Contabilidad, 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, 9.1.2 Normas Técnica Relativas a los Pasivos El Instructivo 015 del 16 de diciembre de 2011 emanado por la Contaduría General de la Nación, Actividades Operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable, numeral 1.2.1 “Análisis, Verificaciones y Ajustes ” y el numeral 1.2.2. “Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.” y numeral 1.2.6 “Existencia real de bienes, obligaciones y documentos soporte idóneos,” Pasivos estimados y provisiones La provisión de impuesto de Industria y comercio, de acuerdo con los ingresos generados durante la vigencia 2011, no se encuentra ajustada con el valor a cancelar, ya que estos fueron superiores al valor determinado al cierre por valor de $22.424 miles, los cuales no fueron provisionados y se hace necesario realizar un ajuste en la vigencia 2012.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Una vez realizada la conciliación se hizo el ajuste respectivo por valor de $22.424.000, al cierre del mes de abril de 2012. Anexamos nota de contabilidad 05-400000038 (1 folio).

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo argumentado por la entidad, nos da certeza que al cierre del periodo contable 2011, se presentaron diferencias en la provisión del Impuesto de Industria y comercio, que al momento de la auditoria no se había depurado, motivo por el cual la observación permanece.

Causa:

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Falta de control en los procesos previos a las declaraciones.

Efecto: Fallas en el proceso de liquidación y pago de los impuestos que pueden ocasionar intereses o multas para la entidad.

Hallazgo Administrativo No. 17. Deficiencias en el registro y revelación de las Cuentas de Orden.

Criterio: El Régimen de Contabilidad Pública, Plan General de Contabilidad Pública se establece el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias, al igual que las Normas Técnicas relativas a las Cuentas de Orden.

Condición: Las cuentas de orden, no reflejan: Los bienes totalmente depreciados los cuales deben permanecer en estas cuentas de orden hasta donde se defina su destinación final, es decir, su destrucción donación o venta, no los tiene identificados por lo cual se desconoce la especificación cantidad y valor de estos.

Los bienes entregados a terceros que no reúnen los requisitos para catalogarse como Inventario o Propiedad Planta y Equipo, en razón a que no se encuentran identificados por lo cual se desconoce la especificación, cantidad y valor de éstos.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Para el año 2012 se encuentran en proceso de identificación los activos totalmente depreciados en el ejercicio ordinario de activos fijos de la Industria Licorera de Caldas.

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Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La entidad acepta la observación, por tanto éste permanece.

Causa: No revelación de los registros en las cuentas que representan los hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que afecten la estructura financiera de la entidad.

Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para el procesamiento de la información contable pública.

Hallazgo Administrativo No. 18 con presunta connotación Disciplinaria.

Inconsistencias en los informes de costos y el Estado de la Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y Deficiencia en los informes de Costos. (Observaciones 18 y 19) Criterio Directiva Presidencial No. 2 de febrero 12 de 2002 y circular 4 de 2006 del consejo asesor del gobierno nacional en materia de control interno, unidad administrativa especial Dirección Nacional de Derechos de autor sobre software.

Libro I Plan General de Contabilidad Libro I, Capítulo II Sistema General de Contabilidad Pública Sección VIII Normas Técnicas, numeral 9. Normas Técnica de Contabilidad, 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, 9.1.4 Normas Técnica Relativas a las cuentas de actividad financiera, económica social y ambiental. Numeral 1269 y 3991 del Régimen de Contabilidad Pública.

Condición: La carencia de los informes de costos de producción, como el cálculo de los mismos en un alto porcentaje por medios estrictamente manuales hacen que los costos de ventas relacionados en el estado de la actividad económica, financiera, social y ambiental se priven de una certeza en este reporte.

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De acuerdo al listado entregado por la ILC, a 31 de diciembre de 2011, se encontró que el impuesto al consumo asumido por la ILC asciende a la suma de $149.387 miles, así mismo, se evidenció que en la actual vigencia del 13 enero al 9 de abril de 2012, asciende a $40.573 miles, por tanto la ILC, debe observar con detenimiento éste análisis; pues está acumulando en los costos de producción partidas del impuesto al consumo que asumen por concepto de facturación de licor de promoción, lo que ocasiona un cálculo de los costos con elementos no indicados.

La ILC no cuenta con un módulo que determine el costo de la producción de la empresa que realice la interfase con contabilidad y los demás módulos del sistema Aurora, para el efecto cuenta con un software (no licenciado) el cual fue comprado, actualizado y diseñado para determinar los costos de la producción mensual, pero que en la actualidad no cumple con la totalidad de las exigencias en cuanto a la valoración de manera sistematizada de todos los elementos del costo, llámense directos o indirectos para llegar a un costo real de la producción.

Para llegar al costo aproximado de producción mensual el funcionario asignado a ésta área tiene que utilizar herramientas adicionales como el Excel y calculadora de operación manual, para hacer los respectivos ajustes de los reportes que el software actual le entrega, es así como debe emitir el consumo de materias primas, de aguas mediante el diseño de cuadros en hoja electrónica así como el reporte final del informe de costos por procesos en lo que tiene que ver con el vapor, rones para añejar, aguas, alcoholes, elaboración de licores, envasados, etc., puesto que el software no reporta esta información debido a que se le deben de hacer ajustes previos de manera manual, así pues, el costo de ventas que es reportado por el funcionario es ensamblado por él.

No cuenta con un informe de costos de acuerdo al PGCP, por se una Empresa Industrial y Comercial del Estado.

Al ser analizada la información contenida en el Estado de la Actividad Económica, Financiera y Ambiental, de la destilera se evidencia diferencia entre la sumatoria de los Ingresos Operacionales y no Operacionales el cual totaliza $118.935 miles frente a los Ingresos reflejados en la ejecución presupuestal el cual asciende a $132.000 miles.

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En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: 18 y 19. DEFICIENCIA EN LOS INFORMES DE COSTOS Las liquidaciones de costos no son estrictamente manuales, las herramientas de excell y calculadora se utilizan en el proceso normal de control, con el fin de verificar la información.

Por otra parte, no se genera estado de costos conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, pues éste se encuentra predeterminado como un informe contable específico atendiendo requerimientos en un momento dado por interesados tales como Junta Directiva, Gerente u órganos de control, pero reiteramos éstos no se elaboran de manera consuetudinaria.

En cuanto a lo mencionado en el informe con lo referente al impuesto al consumo, en ningún momento este hace parte del proceso de costos de producción, estos valores se registran contablemente en la cuenta 58 impuestos asumidos.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: En el momento del proceso de verificación directa en el área de costos, fueron solicitados los soportes utilizados para la elaboración del informe de costos del mes de diciembre; y al ser revisados se encontraron una serie de facturas con valor de cada producto $1 y en la liquidación final el impuesto al consumo, se identificó un alto porcentaje de los papeles de trabajo con afectación manual, de igual manera los informes de costos deben de elaborarse máxime tratándose de una entidad manufacturera. Que lo requiere para tomar respaldar la toma de decisiones de sus directivos; situación que no obedece a la explicación dada por la ILC por lo que las observaciones 19 y 20 no se desvirtúan y permanecen en firme.

Causa: Falta de procesos de seguimiento y auditoria al área de costos, por parte de la oficina de control interno.

Efecto:

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El incumplimiento de las normas frente a la producción de informes de costos que muestren el proceso evolutivo sumatorio de todo lo que constituye el costo de producción de las diferentes referencias producidas en la entidad.

Observación No.21 Beneficio del Proceso Auditor. Pago por concepto de Intereses por Mora.

Criterio: Ley 1066 de 2006, artículo 3°, se lee: “Intereses moratorios sobre obligaciones. A partir de la vigencia de la presente ley, los contribuyentes o responsables de las tasas, contribuciones fiscales y contribuciones parafiscales que no las cancelen oportunamente deberán liquidar y pagar intereses moratorios a la tasa prevista en el Estatuto Tributario” Concepto jurídico No. 2008 IE8857 de abril 5 de 2008, de la Contraloría General de la República el cual reza," a partir de esta fecha procede la apertura de indagación preliminar cuando hay erogaciones de dinero por parte de una entidad estatal por concepto de multas, intereses de mora, sanciones y otros actos de gestión irregular que puedan comprometer al Erario”.

Condición: A 31 de diciembre de 2011, en la subcuenta 512017, se encuentra contabilizado por concepto de intereses por mora el valor de $160.000, correspondientes a Impuestos, contribuciones y tasas.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Se anexa consignación pago de intereses a nombre de la LICORERA (2 folios).

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo manifestado por la entidad corrobora la falencia a 31 de diciembre de 2011, la misma que fue subsanada mediante consignación en el banco de occidente cuenta 060003241, por la señora Giraldo Ramírez Maria Carmenza cédula de

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ciudadanía 30.398.793, valor recuperado el cual se convierte en Beneficio del Proceso Auditor por valor de $160.000.

Hallazgo Administrativo No. 20. Inaplicación del Régimen Contabilidad Pública de las Subcuentas Denominadas “Otros”

de

Criterio Régimen de Contabilidad Pública, numeral 11, “UTILIZACIÓN DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS “OTROS”. Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones realizadas por las entidades contables públicas, se debe tener en cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas “Otros”, de las cuentas que conforman el balance general y el estado de actividad financiera, económica y social, no debe superar el cinco (5%) por ciento del total de la cuenta de la cual hace parte”.

Condición: Al ser revisadas las cuentas contenidas en el Libro Mayor y Balances a 31 de diciembre de 2011 y una vez realizadas los cálculos matemáticos, se observaron saldos en las subcuentas denominadas “Otros” que superan el 5% del total de las cuentas de las cuales forman parte, así:

CÓDIGO NOMBRE 1640 EDIFICACIONES 164090 OTRAS EDIFICACIONES 1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES

Cifras en miles de pesos VALOR PORCENTAJE 6.887.222.143,79 421.388.544,00 3.052.572.723,00

6,12%

238.816.837,00

7,82%

1650 REDES, LINEAS Y CABLES 165090 OTRAS REDES, LINEAS Y CABLES

1.900.699.391,00 204.254.391,00

10,75%

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 165590 OTRAS MAQUINARIAS Y EQUIPOS

1.160.581.803,84 550.847.809,20

47,46%

164590 OTRAS PLANTAS DUCTOS Y TUNELES

SUBCUENTA NOMBRE 1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS OTROS BIENES ENTREGADOS A 192090 TERC

VALOR PORCENTAJE 84.974.475,25 26.576.475,25

31,28%

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En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Se revisará el contenido de estas subcuentas para asignar una clasificación más precisa y acertada de los elementos involucrados en estas.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Si bien es cierto que la firma auditora, tenía plazo hasta el 30 de marzo del 2012 para la presentación del informe, era necesarios que estuviera avalado en el momento de cargarlo al aplicativo SIA, por lo que la observación en cuanto a las firmas en los estados financieros y específicamente en las notas. Con relación al periodo a presentar, este corresponde al ciclo completo.

Causa: Falta de implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de las partidas reportadas en las cuentas del balance Efecto: Incumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación para el procesamiento de la información contable pública.

Hallazgo Administrativo No. 21. Información rendida incorrectamente en el SIA a 31 de diciembre de 2011.

Criterio: Resolución 0011 de 19 de enero de 2010 de la Contraloría General de Caldas, en su artículo 10, la cual establece los métodos y la forma de rendir la cuenta en el Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas – SIA “Sistema Integral de Auditoría”.

Condición: La ILC. Rindió la cuenta el 28 de febrero de 2012, correspondiente al período del 1 de enero a 31 de diciembre de 2011, en la fecha que autorizaba la Resolución 0011 de 19 de enero de 2010 en su artículo 10, presentándose las siguientes falencias:

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Formatos 201143_f01_agr_anexo1_balance

Inconsistencia Presentados sin los códigos contables y sin firma del auditor externo, por otro lado, se presentaron en imagen y poco entendibles, dificultando el análisis.

201143_f01_agr_anexo4_imyb_8antescierre y después del cierre.

Presentados sin los códigos contables, sin firma del auditor externo

201143_f01_agr_anexo2_estado de la actividad económica y financiera

Presentados sin los códigos contables, sin firma del auditor externo

201143_f01_agr_anexo3_notas.

Sin firmas.

201143_f01_agr_anexo4_myb:8cierre.

Presentado por el periodo octubre a diciembre.

201143_f01_agr_catálogo de cuentas

Presentan saldos por el periodo de octubre a diciembre

201143_f29a-cgdc Cartera por edades.

Sólo presentan saldos a un año, las otras edades están en 0.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Formatos: 

201143_f01_agr_anexo1_balance: Se presenta sin códigos contables de acuerdo a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública, página 544 procedimientos, instructivos y doctrina contable pública. El archivo que está en el aplicativo es en JPG el cual permite visualizar por medio de la lupa en el aumento y disminución de la información que se requiere visualizar. Con respecto a que se presentan sin firma del auditor es de acuerdo a lo que se informó en el anexo 5 de la rendición, en cuanto la firma auditora estaba en proceso de auditaje, el cual se les vencía el 30 de marzo de 2012.



201143_f01_agr_anexo4_myb_8 antes cierre y después de cierre. Una vez verificado el aplicativo SIA se constató que sí presentan los códigos contables.



201143_f01_anexo 2 estado de la actividad económica y financiera. Se presenta sin códigos contables de acuerdo a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública, página 546 procedimientos, instructivos y

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doctrina contable pública. El archivo que está en el aplicativo es en JPG el cual permite visualizar por medio de la lupa en el aumento y disminución de la información que se requiere visualizar. Con respecto a que se presentan sin firma del auditor es de acuerdo a lo que se informó en el anexo 5 de la rendición, en cuanto la firma auditora estaba en proceso de auditaje el cual se les vencía el 30 de marzo de 2012. 

201143_f01_anexo 3_ Notas. Se anexan firmadas (48 folios)



201143_f01_agr_anexo 4_myb:8 cierre: Se presentó por el periodo octubre a diciembre, ya que era el último trimestre pendiente por rendir de acuerdo a las presentadas durante la vigencia 2011, así: 21114 correspondiente enero-marzo, 201119 periodo abril-junio, 201132 periodo julio-septiembre y 201143 periodo octubre-diciembre.



201143_f01_agr_catálago de cuentas: Se presentó por el periodo octubre a diciembre, ya que era el último trimestre pendiente por rendir de acuerdo a las presentadas durante la vigencia 2011, así: 21114 correspondiente enero-marzo, 201119 periodo abril-junio, 201132 periodo julio-septiembre y 201143 periodo octubre-diciembre.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Si bien es cierto que la firma auditora, tenía plazo hasta el 30 de marzo del 2012 para la presentación del informe, era necesario que estuviera avalado en el momento de cargarlo al aplicativo SIA, por lo que la observación en cuanto a las firmas en los estados financieros y específicamente en las notas permanece. Con relación al periodo a presentar, este debe corresponder al ciclo completo, por tanto, en este aspecto se confirma.

Causa: Rendición de informes sin la revisión previa de los responsables de los reportes.

Efecto: Incertidumbre en la consolidación de la información que debe ser reportada a los diferentes órganos de control.

Observación No. 24 . Diferencias CHIP frente a lo reportado en el Balance General y el Libro Mayor y Balances a 31 de diciembre de 2011.

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Criterio Sección II, Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables; Requisitos y Plazos para el envío de la información a la CGN a través del Sistema CHIP Régimen de Contabilidad Pública en el Libro I, Título I Capítulo II, Sección VI “Información Contable Pública Artículo 102 enuncia “La información contable pública está orientada a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

Las características cualitativas que garantizan la confiabilidad son la razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad con la relevancia se asocian la oportunidad, la materialidad; y con la comprensibilidad se relacionan la racionalidad y la consistencia” Condición.

Una vez revisada la información reportada en el Balance General y el Libro Mayor y Balance, se evidencia diferencias en sus saldos así: Saldos en miles de pesos CODIGO 1.1 1.5 1.9 2.3 2.7 3.2 5

NOMBRE EFECTIVO INVENTARIOS OTROS ACTIVOS OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS PASIVOS ESTIMADOS PATRIMONIO INSTITUCIONAL GASTOS

SALDO FINAL BALANCE

SALDO FINAL LMYB

34.265.334 17.174.647 184.759.738

34.234.225 72.846.444 185.473.727

DIFERENCIA 31.109 -55.671.797 -713.989

24.000.000 14.840.822

-24.000.000 150.204.792 -135.363.970 163.242.717

21.474.007

68.513.913

-163.242.717 -47.039.906

De igual manera, la información presentada en el CHIP, frente a los saldos del Libro Mayor y Balances, presentan diferencias, así: Saldos en miles de pesos SALDO SALDO CODIGO NOMBRE FINAL FINAL LMYB DIFERENCIA BALANCE SIA

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CHIP

1 1.1 1.2 1.4 1.5 1.6 2 2.3 2.4 2.5 2.7 2.9 3 3.2 4.2 4.3 4.8 5.1 5.2 5.3 5.8 5.9 6.2 8.9 9.1 9.9

ACTIVOS EFECTIVO INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO PASIVOS OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL PASIVOS ESTIMADOS OTROS PASIVOS PATRIMONIO PATRIMONIO INSTITUCIONAL VENTA DE BIENES VENTA DE SERVICIOS OTROS INGRESOS DE ADMINISTRACIÓN DE OPERACIÓN PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES OTROS GASTOS CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS COSTO DE VENTAS DE BIENES DEUDORAS POR CONTRA (CR) RESPONSABILIDADES CONTINGENTES ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

376.713.598 33.897.809

384.505.546 34.234.225

-7.791.948 -336.416

4.139.481

598.562

50.407.048 73.315.121

50.974.587 72.846.444

39.957.499

40.378.002

225.604.258

221.262.829

-420.503 4.341.429

30.000.000

24.000.000

6.000.000

41.836.466

25.123.478

16.712.988

7.756.890

3.742.801

144.920.956 5.089.946 151.109.340

150.204.792 18.191.789 163.242.717

151.109.340

163.242.717

102.367.219 6.735.491 21.989.528 23.967.000 11.944.933

102.324.757 5.277.198 11.434.296 21.289.690 11.480.607

5.243.965

11.484.609

8.840.674

9.989.398

24.887.896

14.269.608

56.207.770

50.522.338

-42.072.309

26.527.596

94.871.156

-37.878.386

-94.871.304

37.878.442

3.540.919 -567.539 468.677

4.014.089 -5.283.836 -13.101.843 -12.133.377 -12.133.377 42.462 1.458.293 10.555.232 2.677.310 464.326

-6.240.644 -1.148.724 10.618.288 5.685.432 -68.599.905 132.749.542 -132.749.746

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En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: DIFERENCIA EN EL CHIP FRENTE A LO REPORTADO EN EL BALANCE GENERAL Y EN LIBRO MAYOR Y BALANCE: 1.1. EFECTIVO: Como se puede observar en el libro mayor y balances a 31 de diciembre de 2011, la diferencia corresponde a los CERTS cuenta número 12 inversiones, el cual no hace parte del grupo de efectivo.

1.5 INVENTARIOS: La diferencia corresponde a presentación en el balance de los rones añejos que se clasifican en éste como activo no corriente.

1.9 OTROS ACTIVOS: Corresponde a la clasificación de bienes y servicios pagados por anticipado que se presentan en el balance en el activo corriente.

2.3 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS: Corresponde a la clasificación en el balance, se presentan en la cuenta pasivo corriente a corto plazo $6.000.000 y $18.000.000 pasivo a largo plazo.

2.7 PASIVOS ESTIMADOS: Por clasificación en el balance está discriminado la provisión para pensiones que corresponde a $135.363.969.754.

3.2 PATRIMONIO INSTITUCIONAL: Como se observa en los soportes físicos firmados a 31 de diciembre aparece el saldo correspondiente.

5. GASTOS: Como se observa en los soportes físicos firmados a 31 de diciembre aparece el saldo correspondiente a la suma de $68.513.911. La cifra reportada por Ustedes corresponde a otros gasto no operacionales.

DIFERENCIA CHIP VS SIA Anexamos soporte de lo reportado en el CHIP, en el cual se puede constatar que coincide con lo reportado en el SIA (14 folios).

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Luego de ser revisados los formatos adjuntados por la entidad, se acepta la respuesta ofrecida por la Industria Licorera de Caldas y se desvirtúa la observación.

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Hallazgo Administrativo No. 22 con presunta connotación disciplinaria.

Debilidades e Inconsistencias en el Sistema de Control Interno referente a los procesos financieros de la destilera.

Criterio: Artículo 4 Ley 87 de 1993, Ley 1474 articulo 8.

Condición.

Pese a que la oficina de CI, cumplió con el cronograma propuesto para la vigencia 2011, presentó las siguientes debilidades: La simplicidad en la aplicación del Plan de Auditorias al proceso financiero no permite evidenciar de manera clara, oportuna y eficaz su evaluación, con el fin de determinar el grado de certeza y credibilidad en los reportes.

Los formatos adjuntos a los informes entregados al grupo auditor, carecen de metas, indicadores, observaciones y algunas firmas, así mismo, la carencias de éstos elementos puede evidenciar falencias en el proceso de calidad.

En el seguimiento a las acciones de mejora del proceso financiero según las auditorias 2011, presentado al grupo auditor no está claro, en razón a que hay confusión en lo descrito en las columnas de Hallazgos y acciones a desarrollar.

No hay evidencia por parte del auditado, de la participación en el proceso de auditoria interna.

Los planes de mejoramiento que suscriben los responsables de los procesos auditados no son diligenciados de acuerdo al formato establecido por la oficina de control interno de la Industria Licorera de Caldas.

Situación anterior mencionada por la Auditoría Externa en el informe presentado a la ILC a 31 de diciembre de 2011, la cual dice “(…) estimo, que el sistema de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas debe mejorarse para salvaguardar aún mejor sus activos y los de terceros que pueden estar en su poder.”

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En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: En la Industria Licorera de Caldas solamente existe un Proceso de Gestión Financiera, perteneciente al macroproceso de apoyo, y no varios procesos como lo afirma el ente auditor. Toda la información financiera está contenida en 5 subprocesos: Presupuesto, Contabilidad, Costos, Tributaria Aduanera y Tesorería y 17 procedimientos caracterizados en el Modelo de Operación por Procesos (MOP).  La simplicidad en la aplicación del plan de auditorias al proceso financiero no permite evidenciar de manera clara, oportuna y eficaz su evaluación con el fin de determinar el grado de certeza y credibilidad en los reportes.

En el año 2011, se realizaron auditorías al proceso de Gestión Financiera dándole cobertura a todos los subprocesos del área, cumpliendo con el cronograma propuesto en el Plan Anual de Auditorías de la Oficina Asesora de Control Interno y haciendo énfasis en el cumplimiento de la política y el objetivo del proceso en los indicadores, en los controles a los riesgos y en el cumplimiento de todos los procedimientos, actividades y tareas descritas en el Modelo de Operación por Procesos (MOP).

A continuación se relacionan las auditorías realizadas al proceso de Gestión Financiera durante la vigencia 2011: .

CONTABILIDA 18 DE MAYO DE D FINANCIERA 2011 Profesional 17 DE MAYO DE Especializado 2011 de Control Interno Nelly REGISTRO DE 11,12,18 JULIO DE Sanchez de TRANSACCIO 2011 Ocampo NES 29 DE AGOSTO PRESUPUEST DE 2011 O IMPUESTOS APOYO

GESTIÒN FINANCIERA

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18 de octubre de 2011 TESORERIA Seguimiento desde octubre hasta diciembre de 2011.

 “Los formatos adjuntos a los informes entregados al grupo auditor carecen, de metas, indicadores, observaciones y algunas firmas, asi mismo, la carencia de estos elementos puede evidenciar falencias en el proceso de calidad” Los formatos del PLAN DE MEJORAMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA implementados por la Oficina Asesora de Control Interno, no están incompletos, como prueba de ello se adjunta la evidencia al proceso auditado Gerencia Financiera, Procedimiento Contabilidad.   “En el seguimiento a las acciones de mejora del proceso financiero según las auditorias 2011 presentado al grupo auditor no esta claro, en razón a que hay confusión en lo descrito en las columnas de Hallazgo y en acciones a desarrollar “ La Oficina Asesora de Control Interno realizará seguimiento y verificación a las acciones de mejora propuestas por el ente de control.  “No hay evidencia por parte del auditado, de la participación en el proceso de auditoría interna” Si hay evidencia de la participación del auditado en el proceso de auditoría interna, prueba de ello es que se le notifica a éste con comunicación interna por parte del Asesor de Control Interno (se anexa evidencia de la notificación de la planeación de la auditoría al auditado). Igualmente se socializa el informe final donde el auditado participa en el mismo.  “Los planes de mejoramiento que suscriben los responsables de los procesos auditados no son diligenciados de acuerdo al formato establecido por la oficina de control interno de la industria licorera de caldas”

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Los planes de mejoramiento suscritos con los líderes de los procesos auditados si son diligenciados en su totalidad. Se anexa evidencia del proceso de Gestión Financiera, Procedimiento: Contabilidad Financiera.

Se anexan evidencias al respecto en 18 folios.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: En el momento de requerirse documentos que soportaran el proceso auditor por parte de la oficina de Control Interno, fueron aportados otros reportes, que no contienen ni siquiera con el 40% de lo que están adjuntando a la fecha, motivo por el cual la observación se confirma.

Causa: Ausencia de controles y debilidades en los procesos de Control Interno.

Efecto: Ineficiencia del Sistema de Control Interno Contable, lo cual genera un riesgo alto en el movimiento financiero de la entidad, convirtiéndose en situación de incertidumbre para la toma de decisiones.

Hallazgo Administrativo No. 23 con presunta connotación Disciplinaria Déficit Presupuestal.

Criterio: (Pagina 116 Aspectos Generales del Proceso presupuestal Colombiano; aplicable a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado) concordante con la Jurisprudencia y Doctrina que se ha emitido al respecto. La DISPONIBILIDAD INICIAL “Es el saldo de caja, bancos e inversiones temporales, que efectivamente se proyecta quedarán a 31 de diciembre del año en curso, excluyendo los dineros recaudados que pertenecen a terceros y por lo tanto no tienen ningún efecto presupuestal…”

El Decreto 115 de 1996, artículos 12 y 13 respectivamente; inciso final del artículo 13 que las cuentas por pagar del año anterior deben incorporarse al presupuesto del año siguiente y que fue ajustado con el artículo 10 del Decreto 4836 de diciembre 21 de 2011.

Decreto 115 de 1996

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“Art. 12.- El Presupuesto de ingresos comprende la disponibilidad inicial, los ingresos corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia fiscal y los recursos de capital.

El presupuesto de las empresas podrá incluir la totalidad de los cupos de endeudamiento autorizados por el Gobierno”.

“Art. 13.- EL Presupuesto de gastos comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la vivencia fiscal respectiva.

La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. El pago deberá incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar”.

Decreto 4836 de diciembre 21 de 2011, Artículo 10. Modificase el artículo 13 del Decreto 115 de 1996, el cual quedará así: "Artículo 13. El presupuesto de gastos comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la vigencia fiscal respectiva.

La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente.

Los compromisos y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar y su pago deberá realizarse en dicha vigencia fiscal".

Constitución Política de Colombia “Artículo 345º.-En tiempo de paz no se podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo al Tesoro que no se halle incluida en el de gastos. Tampoco podrá hacerse ningún gasto público que no haya sido decretado por el Congreso, por las asambleas departamentales, o por los Concejos distritales o municipales, ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto.

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Artículo 347º.-El proyecto de ley de apropiaciones deberá contener la totalidad de los gastos que el Estado pretenda realizar durante la vigencia fiscal respectiva. Si los ingresos legalmente autorizados no fueren suficientes para atender los gastos proyectados, el Gobierno propondrá, por separado, ante las mismas comisiones que estudian el proyecto de ley del presupuesto, la creación de nuevas rentas o la modificación de las existentes para financiar el monto de gastos contemplados. El presupuesto podrá aprobarse sin que se hubiere perfeccionado el proyecto de ley referente a los recursos adicionales, cuyo trámite podrá continuar su curso en el período legislativo siguiente”.

Decreto 115 de 1996 “Art. 5.- UNIVERSALIDAD. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva.

En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.

Art. 6.- UNIDAD DE CAJA. Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto”.

Condición: No se tuvo en cuenta el recaudo efectivo de los ingresos de la vigencia en la ordenación de los gastos ya que los compromisos fueron superiores al recaudo efectivo de ingresos en 112,75% en la vigencia 2011 generando un Déficit Presupuestal, convertido en pesos asciende a $17.209 miles, así: Compromisos / recaudo efectivo de ingresos 152.114.969.742 / 134.905.238.013 = Ingresos Recaudados vigencia 2011 Compromisos a 31 de diciembre de 2011 Déficit

112,75% 134.905.238.013 -152.114.969.742 -17.209.731.729

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Es de aclarar que en las ejecuciones presupuestales del año 2011 no reflejan los compromisos acumulados, pero fueron certificados en abril 25 de 2012 por el Profesional Especializado Presupuesto informando que estos totalizan $152.114.969 miles.

Según certificación del profesional especializado de abril 9 de 2012, en el año 2010 los ingresos recaudados y los pagos fueron: (+) Ingresos recaudados

$168.652.326.537

(-) Pagos efectuados

$156.404.057.697

Con los datos suministrados en la certificación se desprende que la disponibilidad inicial para el año 2011 según los datos certificados ascendía a $12.248.268.840 (diferencia entre ingresos y gastos), donde parte de estos recursos respaldaban las cuentas por pagar del año 2011 constituidas con la Resolución 0026 de 20 de enero de 2011 por $8.156.542 miles.

La reducción de ingresos recaudados del año 2011 frente a los del año 2010, fue de $33.747.088.524, con una variación porcentual negativa de 20%.

Ingresos recaudados 2011 – ingresos recaudados 2010 $134.905.238.013 - $168.652.326.537 = ($33.747.088.524) En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: “No se tuvo en cuenta el recaudo efectivo de los ingresos de la vigencia en la ordenación de los gastos ya que los compromisos fueron superiores al recaudo efectivo de ingresos en 112,75% en la vigencia 2011 generando un Déficit Presupuestal, convertido en pesos asciende a $17.209 miles así…..”

Atendiendo a la literalidad del término “déficit fiscal”, vamos a encontrar varias acepciones, entre ellas la hallada en el libro "Hacienda Pública" del doctor Juan Camilo Restrepo, en la página 297, edición de 1992, que define el déficit fiscal de la siguiente manera:

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"Déficit fiscal. El concepto de déficit fiscal que utiliza la Contraloría General de la República consiste en la suma del déficit presupuestal en que se ha incurrido en una vigencia determinada y en el resultado obtenido en la vigencia anterior. Este déficit fiscal también suele definirse como la diferencia entre los activos corrientes y los pasivos corrientes..."

De la misma forma, el Decreto 3077 de 1989, reglamentario de la Ley 38 del mismo año, en el artículo 2o, sobre el tema del superávit fiscal (o en su defecto y de acuerdo al resultado, un presunto déficit fiscal), determina: "...se entiende por superávit fiscal de los establecimientos públicos del orden nacional, el resultado de restar del activo corriente (disponible), el pasivo corriente (inmediato), incluidas las reservas de apropiación y de caja, según las cuentas del balance general, consolidado a 31 de diciembre de cada año, que a este respecto prescriba la Contraloría General de la República..."

Se dice que existe un déficit cuando una cantidad es menor a otra con la cual se compara. Para este caso en particular, el término es usado para asuntos de dinero; por lo tanto, se tiene un déficit cuando la cantidad de dinero usada en todos los gastos en una empresa, en el gobierno de un país, o en el presupuesto de una persona (egresos) es mayor a la del dinero que recibe (ingresos); es decir, gasta más de lo que tiene y por lo tanto se presenta un déficit.

Ya contextualizados, el déficit fiscal se entiende como el resultado de aquella ecuación en la cual los gastos son mayores a los ingresos, sin embargo, para el presente Hallazgo los juiciosos análisis de la auditoría que dieron como resultado un déficit presupuestal, ligeramente partieron de comparar dos variables, bien distintas por cierto, pero aunadas la una con la otra: De un lado la ejecución de ingresos totales efectivos por valor de $134.905.238.013 y de otro, los compromisos acumulados por $152.114.969.742.

Y decimos que son variables bien distintas por cuanto el registro de los ingresos son de caja, mientras los compromisos obedecen a causación. La comparación objetiva resultaría de ejecución de ingresos frente a pagos acumulados.

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Y es apenas lógico la diferenciación (caja y causación) pues de lo contario no podría comprometerse gasto alguno hasta tanto se tuvieran los recursos suficientes en caja, situación que haría inoperable a una empresa como la Industria Licorera de Caldas, cuya estacionalidad en el ingreso está plenamente definido para el último trimestre del año.

Sumado a lo anterior, si no echáramos mano de la figura de la causación no podríamos, desde el punto de vista presupuestal, comprometernos en la suscripción de contratos que de manera cierta superan exponencialmente el recaudo de los ingresos en un momento determinado; ahora bien el presupuesto de ingresos obedece a una esperanza de recaudo, mientras el gasto atiende a una causa, tal como lo establecen los artículos 12 y 13 del Decreto 115 de 1996.

En nuestro caso el ingreso se comportó como una esperanza cumplida, como quiera que las sumas aforadas desde el ingreso que respaldaron el presunto déficit se encuentra plenamente respaldada en la cartera clientes, cuyo valor por virtud de las ventas a crédito en la vigencia 2011, ascendió a $18.336.926.691,71, valores que se han venido haciendo efectivos con ingreso real a caja, conforme a certificación del Profesional Universitario de Cobranzas, la cual anexamos en 1 folio.

En virtud de lo anterior, bien vale la pena mencionar que las normas fundamentales sobre la interpretación de las leyes en Colombia, se encuentran establecidas en el Código Civil, artículos 25 al 32.

Por tanto la interpretación de la ley no debe quedarse nunca en la parte literal, debe ser armónica, de manera que toda la ley en su conjunto y cada parte por separado sirvan para darle sentido completo y debida correspondencia. En esta labor es un auxiliar muy eficaz el conocimiento y la versación que se pueda tener sobre las materias afines, ya sean de naturaleza jurídica, económica o sicológica, pues en definitiva se debe tener presente que todo el derecho de una ciencia que está para el perfeccionamiento de la persona humana y que todo lo que atañe al ser humano, se relaciona con el derecho en una u otra forma.

De suerte tal que el legislador, de manera sabia, cuando definió el presupuesto de ingresos y el presupuesto de gastos en el ya citado Decreto 115 de 1996, no hizo referencia ni precisión alguna que para ejecutar éstos, debía necesariamente contar con aquellos y no lo hizo, pues de conformidad

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con el Plan General de Contabilidad Pública, el proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que confluyen en el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar un servicio o generar flujos de recursos de una entidad contable publica los somete a análisis, efectúa proceso de medición, los incorpora bajo una estructura cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación y los sintetiza convirtiéndolos en estados que informen y reportes contables útiles para la toma de decisiones.

Y continúa con el Plan General de Contabilidad Pública con lo siguiente: “El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor. La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable.

La revelación es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. Los estados, informes y reportes contables se refieren a entidades contables públicas individuales y consolidadas. El Contador General de la Nación es responsable por la consolidación de los estados, informes y reportes contables de la Nación con los de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios.

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La realidad económica y jurídica se expresa mediante hechos económicos. Los hechos económicos se concretan en transacciones como compras, ventas, créditos y obligaciones, entre otros. También existen hechos económicos que no se derivan de una transacción, sino que son la manifestación agregada de efectos por acciones del mercado, o de procesos internos de la entidad contable pública, tales como el cambio en el nivel general de precios de los bienes y servicios, depreciaciones, amortizaciones y provisiones, ajustes, las operaciones de cierre y de consolidación, y los eventos asociados a fenómenos fortuitos con impacto en los bienes, derechos y obligaciones.

Las operaciones son la expresión contable de los hechos económicos, las cuales se clasifican en reales y formales. Las operaciones reales se refieren a hechos transaccionales y las operaciones formales a los hechos no transaccionales.

El desarrollo del proceso contable público implica la observancia de un conjunto regulado de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad.”

Concatenando lo atrás manifestado, se reitera que no es pertinente la operación de resta o sustracción efectuada entre ingresos recaudados con los compromisos acumulados, pues de conformidad con lo mencionado, no nos estamos ajustando a unos mismos criterios de medición; los primeros bien podrían hacer comparación con ingresos presupuestados o con pagos efectuados, como sensatamente fue realizado y se obtuvo una diferencia positiva de unos doce mil doscientos millones, situación que reafirma que los pagos estuvieron por debajo de los recaudos.

También vale la pena reseñar que si bien los compromisos acumulados al 31 de diciembre ascendieron a los $152 mil millones, dicho valor no puede convertirse en el bastión o en la prueba reina para concluir que estamos frente a un déficit; habrá de tenerse en cuenta que, dados los diferentes momentos y la dinámica presupuestal, puede haber congregación de compromisos ya consumados a los que solo les restará la ejecución de Tesorería, y así mismo otros compromisos de los cuales aun no se ha derivado la entrega a satisfacción de los bienes o servicios, por tanto al cierre de la vigencia no han sido objeto de cobro y por consiguiente no se han convertido en obligación a cargo de la entidad.

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Se reitera, el resultado de la operación matemática realizada entre los ingresos recaudados y los compromisos no pueden mirarse con desdén, por el contrario debe ser analizada detenidamente, en conjunto y bajo un contexto normativo.

Finalmente es bien importante referir que el presupuesto de ingresos y de gastos cumplió con todos los protocolos legales de aprobación, por tanto de conformidad con el artículo 20 del Decreto 115 de 1996, las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que tienen como fin ser comprometidas durante la vigencia fiscal.

En síntesis, la Industria Licorera de Caldas, en apego legal al Decreto 115 de 1996 y en especial a su artículo 6º, relacionado con el principio de “Unidad de caja” atiende el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto. En otras palabras la Industria Licorera de Caldas no efectuará ejecución alguna de gastos o pagos efectivos sino cuenta con los recursos en su ejecución de ingresos o en caja efectivamente dicha, pues por obvias razones al hacerlo de seguro existiría déficit fiscal.

Reiteramos que el amparo del presunto déficit presupuestal lo respalda las sumas aforadas desde el ingreso representado en la cartera clientes, cuyo valor por virtud de las ventas a crédito en la vigencia 2011, ascendió a $18.336.926.691,71, valores que se han venido haciendo efectivos con ingreso real a caja, conforme a certificación del Profesional Universitario de Cobranzas, la cual anexamos en 1 folio.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Frente a la utilización del saldo de cuentas por cobrar a distribuidores de la Industria Licorera de Caldas, como variable para determinar o no el déficit presupuestal consideramos que la incertidumbre de recuperación de la cartera no es indicador de certeza de recaudo al rubro de efectivo; por tal razón nuestra evaluación a 31 de diciembre afianzados en los principios contables y presupuestales, de certeza, racionalidad, consistencia y prudencia, en relación con los ingresos se deben contabilizar y presupuestar teniendo en cuenta un hecho cierto y no por hechos posibles, por tanto, la respuesta del sujeto de control carece de fundamentos legales que contradigan lo observado por el organismo de control y reafirman el distanciamiento en la aplicación de la normativa presupuestal por el desconocimiento de cómo se aplican en las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, es de aclararles que El Decreto 3077 de 1989 que

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ustedes citaron quedó derogado con la promulgación del artículo 2º del Decreto 111 de 1996, motivo por el cual la observación permanece.

Causa: Incumplimiento de las normativa presupuestal.

Efecto: Riesgo en el que incurre la entidad en la ejecución de un presupuesto que puede resultar con debilidades tanto en la parte de ingresos como gastos, generando posibles equivocaciones en varias dependencias que utilicen el presupuesto como herramienta para la toma de decisiones.

Observación 27. Demandas de la DIAN Criterio Manual de procedimientos de la CGN en su capitulo v establece: “si como resultado de la evaluación del riesgo por la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso, se determina que la contingencia es probable, reconoce el pasivo estimado, con un debito a la subcuenta 5314401-Litigios, de la cuenta 5314- PROVISION PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la subcuenta 271005-Litigios, de la cuenta 2710-PROVISION PARA CONTINGENCIAS, previa cancelación de las cuentas de orden acreedoras constituidas”.

Condición: Procesos de responsabilidad adelantados por la DIAN en contra de la ILC, con respecto a las declaraciones de IVA del año 2002, La ILC certifica que realizaron en dos tramos así año 2010, 2011, no se realizaron en forma proporcional, debido a que solo en el año 2010 se advirtió el alto riesgo potencial de perdida de dichas demandas, cuyos fallos definitivos se profirieron en el año 2011.

Las cifras falladas en contra de la ILC, son: $12.056.578.500, ya que el bimestre 5 solo se aprovisiono el 50%, debido a que este proceso se encuentra pendiente de fallo en el tribunal de Caldas.

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Es de aclarar que estas provisiones están a nombre de la DIAN, dado que fue quien demando, este saldo esta registrado en la cuenta 271005.

La Industria Licorera de Caldas, deberá ejercer el derecho de contradicción a las observaciones formulados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la presente comunicación.

En el derecho de contradicción la Industria Licorera de Caldas argumenta: “ RESPUESTA: Las provisiones realizadas en las vigencias 2010 y 2011 se realizaron teniendo en cuenta los avances de las respectivas demandas, en las diferentes instancias, como un ejercicio responsable de no someter a aprobación unas utilidades supuestamente infladas con ocasión del no castigo en estado de resultados de los efectos que imponen estos títulos ejecutivos.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Considerando la razón expuesta del registro una vez conocida la sentencia, observamos que se aplica el Régimen de Contabilidad Pública, en cuanto al principio de prudencia y causación, por tanto se levanta la observación.

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4. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORÍA A LOS ESTADOS CONTABLES REALIZADA A LA VIGENCIA 2011.

La Industria Licorera de Caldas, suscribió Plan de Mejoramiento con base en los hallazgos planteados en la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral a los Estados Financieros de la vigencia fiscal 2010, con la Contraloría General de Caldas el 9 de junio de 2011, con fecha límite para el cumplimiento de todas las Acciones planteadas hasta el 31 de diciembre de 2011.

Una vez evaluado el Plan de Mejoramiento realizado en la vigencia 2011 y confrontado con los documentos que lo soportan, se concluye que de los once (11) hallazgos informados, los cuales se evaluaron en su totalidad, se puede concluir que en ellos no se dieron cumplimiento a las acción planteadas, obteniendo el mismo una calificación promedio de 1.30 puntos, obteniéndose un avance en el plan de mejoramiento del 65%, la cual se determina como un “CUMPLIMIENTO PARCIAL”. .

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ANEXO No. 01 INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010 (Cifras expresadas en miles de pesos) NOTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO

34.234.225

33.897.809

NOTAS PASIVO PASIVO CORRIENTE 0,80% OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL 0,99% Operaciones de Credito Público Externas de corto plazo

34.234.225

33.897.809

0,99%

DIC 2011

DIC 2010

103.128.557 3,1

Depositos en Instituciones Financieras

Var %

102.315.055

CUENTAS POR PAGAR INVERSIONES - INSTRUMENTOS DERIVADOS Administracion de Liquidez - CERTS 3,2

31.109 31.109

-

DEUDORES 3,3 Venta de Bienes Prestación de servicios Avances y Anticipos Entregados Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones Otros deudores Provisión Deudas Díficil Recaudo

50.974.587 14.760.311 3.634.078 10.132.917 25.841.507 -3.394.226

50.407.044 24.253.253 4.515.810 13.756.681 11.428.363 -3.547.062

INVENTARIOS Bienes producidos Materias primas Productos en proceso En poder de terceros Provisión Protección Inventarios

3,4

17.231.339 4.949.852 5.899.753 6.150.707 342.724 -111.698

OTROS ACTIVOS Bienes y Servicios Pagados por Anticipado

3,6

17.174.647 5.260.042 5.159.584 6.816.078 50.642 -111.699 0 713.989 713.989 281.376.989 567.453 567.453 -

274.398.537 4.139.481 567.453 3.572.028

ACTIVO NO CORRIENTE INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS3,2 Inversiones Entidad Privada Inversiones Entidad Pública

778.863 778.863

-39,95% 43,79% 16,97% -90,20% -15,89% 10918,22%

-26,34% Impuestos al valor agregado IVA Avances y anticipos recibidos 126,12% Depositos recibidos en garantía y en administración -4,31% OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL 3,9 Salarios y Prestaciones Sociales -0,33% Pensiones y Prest. Económ. Por Pagar 6,27% -12,55% PASIVOS ESTIMADOS 3,10

8.525.227 1.260.490 9.350 3.742.801 3.724.466 18.335

1.847.230 96.293

-31,76% -90,29%

3.756.889 3.744.020 12.869

-0,37% -0,52% 42,47%

14.840.822

4.344.575

241,59%

-85,22% Provisión para Obligaciones Fiscales Otras provisiones

919.015 13.921.807

916.460 3.428.115

0,28% 306,11%

18.191.789 18.191.789

5.089.946 5.089.946

257,41% 257,41%

153.363.970 18.000.000 18.000.000

164.576.379 24.000.000 24.000.000

-6,81% -25,00%

135.363.970 135.363.970

140.576.379 140.576.379

-3,71% -3,71%

221.262.829

225.604.256

-1,92%

163.242.717 94.581.767 228.880 57.945.852 (3.783.390) 14.269.609 384.505.546

151.109.337 4.329.285 85.274.903 228.880 40.171.766 (3.783.390) 24.887.893 376.713.592

8,03% 2084,70% -100,00% 0,00% 44,25%

26.527.596

42.072.309

26.527.596

42.072.309

37.878.442 7.495.251 30.383.135 56

50.524.116 6.085.700 44.438.269 148

-8,33% OTROS PASIVOS -8,33% Recaudos a Favor de Terceros

3,11

2,54% PASIVO NO CORRIENTE -86,29% OPER. DE FINANC. INTERNAS LARGO PLAZO 0,00% Oper. De Financ. Internas Largo Plazo

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO Terrenos Construcciones en curso Bienes Muebles en Bodega Edificaciones Plantas y Ductos Redes, Líneas y Cables Maquinaria y Equipo Equipo Cientifico Muebles, Enseres y Equipo de Oficina Equipo de Computo y Comunicaciones Equipo de Transporte

3,5

40.378.002 2.283.497 3.334.727 9.385 6.887.222 3.052.573 1.900.699 1.160.582 1.534.780 41.315.604 2.601.967 1.806.644

39.957.496 2.283.583 2.160.255 9.358 6.887.222 3.052.573 1.640.769 1.049.925 1.497.600 42.788.455 2.485.984 1.577.281

1,05% 0,00% 54,37% 0,29% 0,00% 0,00% 15,84% 10,54% 2,48% -3,44% 4,67% 14,54%

401.189 -24.654.677 -1.256.190

401.439 -25.177.786 -699.162

184.759.738

174.217.777

6,05%

Reserva Financiera Actuarial

96.527.086

101.889.107

-5,26%

Reserva Propiedad Planta y equipo Cargos Diferidos Bienes Entregados a Terceros Bienes de Arte y Cultura Intangibles Valorizaciones Amortización Acumulada de Bienes entregado Amortización Acumulada de Intangibles

26.481.045 2.840.228 84.974 228.880 2.614.198 57.945.852 -37.223 -1.925.302

28.409.099 2.760.256 84.975 228.881 2.326.912 40.171.766 -33.655 -1.619.562

-6,79% 2,90% 0,00% 0,00% 12,35% 44,25% 10,60% 18,88%

384.505.546

376.713.592

2,07%

26.527.596

42.072.309

26.527.596 37.878.442

42.072.309 50.524.116

3,7

3,10

TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital Fiscal Reservas Superàvit por donaciones Superàvit por Valorizaciones Revalorización del Patrimonio Saneamiento Contable Resultado del Ejercicio anterior Resultado del Ejercicio TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO

3,12

-0,06% -2,08% 79,67% CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Derechos Contingentes

3,18

Derechos Contingentes DEUDORAS POR EL CONTRARIO (CR) Derechos Contingentes por contra.(Cr) Deudores Fiscales por contra. (Cr) Deudoras de Control por contra.(Cr)

CARLOS EDUARDO NEIRA ESTRADA REPRESENTANTE LEGAL

7.495.251

6.085.700

30.383.135

44.438.269

56

148

DEUDORAS POR EL CONTRARIO (CR) Derechos Contingentes por contra.(Cr) Deudores Fiscales por contra. (Cr) Deudoras de Control por contra.(Cr)

JHON FREDY CARDENAS PINEDA CONTADOR PÚBLICO TP 129123-T

LAS NOTAS HACEN PARTE INTEGRAL DE LOS ESTDOS FINANCIEROS

0,00% 0,00%

5.320.314 208.266 33.856.457 474.164 33.743

PASIVOS ESTIMADOS -0,73% Provisión para pensiones -0,73%

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

6.000.000 6.000.000 41.836.467

56.083.783 56.083.783

TOTAL ACTIVO

11,26%

6.000.000 6.000.000

7.650.055 243.615 3.318.004 398.830 3.717.877

55.671.797 55.671.797

3,6

Var %

61.027.877

25.123.448

3,4

OTROS ACTIVOS

DIC 2010

67.898.860

Adqusición de Bienes y Servicios Nacionales Intereses por pagar Acreedores 1,13% Retención en la Fuente e Impuesto de Timbre -39,14% Impuestos Contribuciones y Tasas

INVENTARIOS Mercancia en existencia

Equipo de Comedor y Cocina Depreciación Acumulada (Cr) Provisión

3,8

DIC 2011

3,18

0,00% -42,66% 2,07%

JESUS ANTONIO GOMEZ LOAIZA AUDITOR EXTERNO TP 35118-T MIEMBRO NEXIA INTERNATIONAL VER OPINION ADJUNTA

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INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010 (Cifras expresadas en miles de pesos)

NOTAS

DIC 2011

DIC 2010

107.601.955

109.102.711

% Var -1,38%

107.601.955

109.102.711

-1,38%

50.522.338

56.207.785

-10,12%

57.079.617

52.894.926

7,91%

32.770.298

35.911.926

-8,75%

24.309.320

16.983.000

43,14%

519.928 7.139.903 3.322.807 451.658

278.136 8.377.908 11.225.488 2.107.999

86,93% -14,78% -70,40% -78,57%

11.434.296

21.989.530

-48,00%

11.484.609 2.173.446 7.126.212 689.740 -

5.243.965 1.455.662 6.154.304 1.077.123 153.583

119,01% 49,31% 15,79% -35,96% -100,00%

INGRESOS 3.13

Ventas Total Ingresos

3.14

Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Administraciòn y operación

3.15

Utilidad o (Pérdida) Operacional Ingresos Financieros Ingresos Patrimonio Autónomo Otros Ingresos Ingresos de Ejercicios Anteriores 3.16

Ingresos no Operacionales Amortización, Provisiones y Depreciaciones Gastos Financieros Otros Gastos Gastos de Ejercicios Anteriores Administración Patrimonio Autónomo Gastos no Operacionales

3.17

21.474.007

14.084.637

52,46%

UTILIDAD DEL EJERCICIO

3.12

14.269.609

24.887.893

-42,66%

CARLOS EDUARDO NEIRA ESTRADA REPRESENTANTE LEGAL

JHON FREDY CARDENAS PINEDA CONTADOR PÚBLICO TP 129123-T VER CERTIFICACION ADJUNTA

JESUS ANTONIO GOMEZ LOAIZA AUDITOR EXTERNO TP 35118-T MIEMBRO NEXIA INTERNATIONAL VER OPINION ADJUNTA

LAS NOTAS HACEN PARTE INTEGRAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

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ANEXO No. 02 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS VIGENCIA 2011 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA RESOLUCIÓN 5993 de 2008 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO Calificación Observaciones (2) (1) 0 1 2 3 (3) GENERALES a.

Según lo dispuesto en el artículo 5 de la ley 298 de 1996, la entidad cuenta formalmente X con un área contable y financiera? b.

La entidad tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área X contable y financiera? c.

La entidad aplica el Régimen de Contabilidad Pública vigente y demás normas técnicas X contables para el registro de sus operaciones? d.

Se llevan libros oficiales de contabilidad?

X e.

La entidad cuenta con manuales de sistemas X y procedimientos contables? f.

Archivos organizados relacionados con la X documentación contable? g.

Conciliación de operaciones reciprocas con las entidades públicas con las cuales se efectuaron transacciones?

NA h.

Integración de dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, X Presupuesto, Tesorería y Contabilidad). i.

Las notas a los Estados Contables se ajustan a las normas técnicas del Régimen de X Contabilidad Pública vigente?

RIESGO 1.50 MEDIO ESPECÍFICOS

80

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

Área del Activo: a.

Las conciliaciones bancarias: - Se realizan mensualmente?

- En caso de presentarse saldos de conciliaciones bancarias, se efectúan los ajustes correspondientes? b.

Se cuenta con un manual de procedimientos para la adquisición y/o realización de inversiones de portafolio? c.

Se valorizan las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado? d.

Se realizan conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los saldos reales en este grupo? e.

En las Rentas por Cobrar: - Existen registros contables auxiliares por contribuyente?

- Los archivos relacionados con la documentación contable, permiten a las Secretarías de Hacienda u organismo Recaudador conocer los estados de cuenta de cada uno de los contribuyentes?

- Existe un procedimiento para hacer un seguimiento a la extinción de obligaciones tributarias, en la modalidad de "Dación de Pago"?

- Existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, a nivel de contribuyente, por vigencia, por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información? f.

Se encuentran registradas todas las propiedades, planta y equipo?

X X

X

X

X X

NA

X X

81

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

g.

h.

i.

j.

k.

l.

m.

n.

La entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros?

La entidad calcula la depreciación acumulada en forma individual?

Se encuentran debidamente valorizados y actualizados los registros de esta cuenta?

La entidad dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con la contabilidad?

Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad?

En la cuenta Deudores: - los avances y anticipos entregados son legalizados a 31 de Diciembre como lo establece la norma?

- Se concilian los registros contables con las diferentes áreas administrativas?

Para los bienes de beneficio y uso público se tienen los títulos de propiedad y se encuentran debidamente registrados con su respectivo avaluó técnico?

Para los recursos naturales y del medio ambiente: - Se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen y clasifiquen?

Se realizan inventarios físicos de estos recursos?

Aplica procedimientos de conciliación de transacciones entre las distintas

X

X X

X

X

X X NA

X X X

82

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

secciones de la entidad?

1.94 Área del Pasivo: a.

Los programas de endeudamiento (Deuda Pública) se hacen de acuerdo con la norma de aprobación del Presupuesto? b.

Se encuentra adecuadamente registrada la Deuda Pública en la contabilidad? c.

Los registros de Deuda Pública coinciden con los de la Dirección de Crédito Publico del Ministerio de Hacienda y con los de la Contraloría General de la República? d.

Las cuentas por pagar están debidamente respaldadas con sus documentos soportes? e.

La entidad realiza el cálculo de sus pasivos pensionales?

- Se encuentran registrados y consolidados con sus estados financieros? f.

En la cuenta Bienes en Investigación Administrativa, la entidad revela en sus estados financieros los bienes que se encuentran en esta cuenta?

RIESGO MEDIO

X

X

X

X

X

X 1.00

NO APLICA RIESGO BAJO

Área del Patrimonio: a.

Tiene el ente público un registro de beneficiarios y se consolida y circulariza periódicamente con la información de los entes inversionistas? b.

Las reservas constituidas por el ente público están soportados por normas

83

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

c.

d.

vigentes, estatutarias y de junta directiva?

Se tienen controles adecuados para el manejo de los grupos de cuentas del patrimonio?

Se hace previo análisis y depuración al incorporarse bienes, derechos y obligaciones de las entidades que se fusionan o se liquidan?

X

X

1.00 Área de Cuentas de Resultado: a.

Los ingresos y los gastos se registran oportunamente en la vigencia a la cual corresponden? b.

Se aplica el principio de causación para estas cuentas? c.

Es confiable el mecanismo para el reconocimiento o causación de los ingresos fiscales? d.

Se concilian las operaciones reciprocas que el ente tiene con otros organismos? e.

Se cuenta con sus respectivos soportes?

RIESGO BAJO

x

X X

1 .

3 3

RIESGO MEDIO

84

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

ANEXO 3 MATRIZ CALIFICACIÓN DE HALLAZGOS INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS VIGENCIA 2011 ADTIVO: Administrativo DISC: Disciplinario FISCAL: Fiscal PENAL: Penal N

o

DESCRIPCIÓN

Hallazgo 1. Administrativo Inconsistencia en las conciliaciones bancarias entre Tesorería y Contabilidad.

Una vez revisadas las conciliaciones bancarias del mes de diciembre de 2011, se evidenció que existen 1. partidas conciliatorias como consignaciones sin identificar por un valor total de $756.000 con cierta antigüedad sin normalizar desde julio de 2011 y correspondientes al banco Bancolombia Cuenta Corriente No. 70550001614.

ADTVO

DISCP

FISCAL

X

Hallazgo 2. Administrativo. Cuentas por Cobrar pendientes por depurar.

A 31 de diciembre de 2011, el Grupo Deudores de la Industria Licorera de Caldas presentan las siguientes inconsistencias: En la subcuenta 142012, Anticipos y avances; se identificaron terceros con saldos que arrastran varios años de antigüedad (2008, 2009); los cuales no fueron objeto del proceso de depuración y conciliación en la vigencia 2011, y asciende a la 2. suma de $118.495.000 discriminados así:

X

Licores del Caquetá por valor de $102.420 miles, pese a que se han realizado gestiones éste no ha sido cancelado...El auxiliar 1470901 Otros Deudores, contiene saldo que datan de vigencias anteriores sin movimiento alguno durante el año, así: Es importante precisar que mediante Comité la catalogaron como cuenta con posibilidad de recuperar por valor de $14.189.000, sin legalizar a 31 de diciembre.

85

PENAL

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

Existe un grupo de deudores ya catalogados como deudas de difícil cobro, cuenta 1480 que fueron analizadas y depuradas, estableciendo que sobre ellas recaen procesos de tipo jurídico por valor de $3.394,225.898; esto es: Proceso ejecutivo Proceso contractual

HENRY NEIRA MARIN, ASEGURADORA COLSEGUROS S.A., MARES, LICORES DEL CAFÉ LTDA. UNION TEMPORAL, FONDO ROTATORIO LICORES DEL RISARALDA, COMERCIALIZADORA E INTRODUCTORA DE LICORES DE RISARALDA, OPERADORA LOGISTICA DE CALDAS, COMERCIALIZADORA CRISTAL DE LA GUAJIRA,

Cobro judicial Cobro judicial

CAMAGUEY MACONCO CARIBE LTDA, DEPARTAMENTO DEL QUINDIO, DISYORUMA, BAPIRROS, MARTINEZ FRANKY CONSULTORES ASOCIADOS LTDA, CONSORCIO SM SEA.

Teniendo en cuenta que a las cuentas que se les ha calificado como de difícil cobro, ya tienen procesos jurídicos adelantados, no se visualiza recaudo efectivo en el 2011; el valor de esta cuenta asciende a M$3.394.226.

La cuenta indemnizaciones por valor de $14.779 miles, en el grupo de otros activos, hace que el valor de este grupo sea voluminoso en el activo.

Indemnizaciones a 31 de diciembre no fue cancelado.

En cuentas del balance la cuenta 147008 incrementó $6.486.387, cifra que no presenta provisión.

86

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

Se observa que la cuenta 1480 provisión para deudores y que tiene el mismo saldo de la cuenta 1475 Deudas de difícil recaudo por un valor de $3.394.226 miles no se encuentra discriminada de la misma forma como se encuentra a la cuenta 1475 Deudas de difícil recaudo. Se presenta un saldo general en la subcuenta de bienes.

Hallazgo Administrativo No. 3 con presunta connotación disciplinaria y fiscal. Inconsistencias en el Grupo 15 de Inventarios.

Del conteo físico frente al listado de inventarios.

Como resultado del conteo de existencias mediante la prueba selectiva a los productos terminados referenciados en la bodega No. 5, se observó lo siguiente: ITE M

CODIGO

1 1217-NAR 2 1219-NAR

3.

3 1229-NAR 4 2317-CHO 5 2318-CHO 6 2319-CHO 7 2410-MET 8 2512-NST 9 2531-NST 10 2610-NAR 11 2612-NAR 12 2620-NAR 13 2628-NAR 14 2710-CAQ

DETALLE AG.NARIÑO SIN AZU 375ML.PET 29° AG- NARIÑO SIN AZU 375ML 29° AG- NARIÑO SIN AZU 750ML 29° AG. PLATINO SIN AZU 375ML 29° AG.PLAT S A DE LUXE 750ML 29° AG.PLATINO SIN AZU 375ML 29° AG.LLANERO META S AZ 375ML 29° AGUARD. EXTRA 375ML PET 30° AGUARD. EXRA 1750ML 30° AG-NARIÑO TRADIC.375ML 29° AG.TRAD.375ML PET 29° AG.NARIÑO TRADIC. 750ML 29° AG NARIÑO TRAD TETRA 1000ML 29° AGTE EXTRA CAQUETA 375ML

CANTID AD CANTIDAD DIFER LISTAD FISICO ENCIA O 17 17 0 134.679

134.679

0

1329

1329

0

4307

4308

1

672

672

0

184.460

184460

0

34.193

34193

0

312

312

0

431

431

0

119.993

119.993

0

2.089

2-089

0

298

298

0

2.138

2.138

0

57.654

57.654

0

X

X

X

87

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

PL29° 15 2711-CAQ 16 CAQ 17 2720-CAQ 18 2731-CAQ 19 2780-CAQ 20 2791-CAQ 21 2795-CAQ 22 2810-PUT 23 2819-PUT 24 2820-PUT 25 2829-PUT 26 3011-UNI 27 3122-PAN 28 3122-IBE 29 3191-UEX

30 3191-UNI 31 3302-UNI 32 3312-UEX 33 3312-UNI 34 3402-UNI 35 3410-UEX 36 3410-UNI 37 3427-CHS 38 5166-UEX 39 5166-UNI 40 5168-UNI

AGTE EXT SIN AZ 375ML PL29 CAQ AGTE EXT CAQUETA 375 ML PET 29° AGUARD EXTRA CAQUETA 750ML 29° AGTE EXTRA CAQUETA 1750ML 29° AGTE EXTRA CAQ 1750ML 29° DEG AG EXTRA CAQUETA 750ML 29° DEG AG EXT S AZ 375ML PL29 CAQ DEG AG PUTU TRAD 375ML 29° V2 AG PUTU S AZ 375ML 29° V2 AG PUTU TRAD 750ML V2 29° AG PUTU S AZ 750ML V2 29° RON GRAN RESERVA 750 ML 35° V1 RON EXTRAVIEJO 750ML 40° RON EXTRAVIEJO 750ML 40° RON VIEJO DE CALDAS 700ML DEG 37.5° RON VIEJO CDS 750 ML DEG 35° RON EATRAVI 5AÑ 50ML DEG 35° V1 RON EXTR VIEJ 375ML 35.0° EXP RON EXTRAVIEJO 375ML 35° RON GRANRESE 8ª 50ML 35° V1 RON GRAN RSVA 375ML 35.0° EXP RON GRAN RESERVA 375ML 35° RON GRAN RESERVA 700ML 35° CRM RON CHEER 750ML 14.8° EXP CREMA RON CHEERS 750ML 14.8° CREMA RVC CHEERS 750ML DEG 14.8°

1890

1890

0

10

10

0

9869

9869

0

2.810

2.810

0

313

313

0

1.337

1.337

0

185

185

0

16.104

16-104

0

71.479

71.479

0

4.662

4.662

0

4.060

4.060

0

4.724

4724

0

648

0

-648

1.538

1.538

0

4.151

4-151

0

5.597

5.597

0

15

15

0

120

120

0

12.591

12.591

0

89

89

0

120

120

0

49.267

49.267

0

5

5

0

696

696

0

2.663

2.663

0

220

220

0

Fuente: Listado Inventarios bodega No. 5

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CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

De acuerdo al cuadro anterior se evidencia: Ítem 3. La referencia 1229-NAR “AG.NARIÑO S AZ 750ML 29°” presentó deficiencia en la marca con tinta, en razón a que la misma se encontraba (ilegible), en cantidad de 1.329 unidades, es de aclarar que ésta es la que identifica el distribuidor al cual se envía. Ítem 4. El aguardiente “PLATINO SIN AZUCAR DE 375ML 29° cuya referencia es “2317-CHO”, fue contado físicamente en dos oportunidades consecutivas dando como resultado la cantidad de 4.308 Uds. y confrontado con el listado de inventario totaliza 4.307 Uds., determinándose como SOBRANTE una (1) botella. Ítem 6. No se evidencia movimiento desde el 6 de julio de 2011, del código “2319-CHO”, correspondiente al aguardiente PLATINO SIN AZUCAR 375ML 29, el cual una vez practicada la muestra, se constató que físicamente y en el listado de inventario presentó un saldo de 184.460 unidades; licor que fue envasado en botellas las cuales no reunieron los requerimientos para ser aceptadas por el distribuidor, por lo cual a la fecha 27 de abril de 2012, no se ha tomado decisión del destino de éste licor, generando altos costos de reproceso y almacenamiento para la entidad.

El movimiento de esta referencia en el 2011, fue así: EXISTENCIA INICIAL PRODUCCION VENTAS SALDO

0 318.214 133.754 184.460

A 31 de diciembre de 2011, la referencia “2317CHO”, corresponde al envase nuevo de AG. PLATINO SIN AZUCAR 375ML 29°, en la que se embotellaron 570.860 unidades y se despacharon 566.552 unidades, quedando un saldo de 4.308

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VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

unidades con el siguiente movimiento: SALDO INICIAL PRODUCCION VENTAS SALDO

0 570.860 566.552 4.308

Lo anterior evidencia que se tienen dos (2) referencias iguales en detalle; pero, en diferente botella por 375 mil así: 2317-CHO = 2319CHO, ambos con saldo desde el 2011 Se presentó inconsistencia en El ítem 3122-pan RON EXTRAVIEJO 750ML 40°, entre el conteo físico, el cual arrojó la cifra de cero (0) Uds., sin embargo, en el listado de inventario muestra un saldo de 648 unidades. Cuando se procedió a la verificación en el sistema del ítem 3122-pan, se identificó que el sistema no asumió la anulación de una remisión con el número 0154586, del pedido 0050955, con 18 ítems; al ser consultado éste error con el área de sistemas, ellos argumentaron la necesidad de correr un programa para recuperar los saldos, no obstante, el despacho fue realizado el 20 de abril de 2012 y a la fecha del inventario, 27 de abril de 2012 no estaba aún corregida dicha inconsistencia, generando incertidumbre, en las cifras de los inventarios de la bodega No. 5, de igual forma, se incurre en un riesgo alto para la entidad si se hubiera realizado facturación, ya que los inventarios se encontraron inflados a la fecha del inventario físico.

Se tomó como prueba selectiva sólo un ítem, el cual al ser revisado con la remisión No. 0154587 del 20 de abril de 2012, correspondiente al pedido 0050956, se evidenció una diferencia entre los saldos del listado de inventarios el cual ascienden a 17.568 Uds., de referencias pan (10 referencias, 18 ítems),

90

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

frente a la existencia en bodega el cual es por cero (0), hecho que genera incertidumbre en razón a que si el sistema no asume la anulación de una remisión de manera inmediata, genera cifras irreales en el inventario, pudiendo presentarse que se facture una referencia de la cual se tiene saldo en el sistema y en la bodega físicamente no se encuentre el producto.

Una vez revisado el ítem 3191-uex RON VIEJO DE CALDAS 700ml DEGUSTACION 37.5°, el cual debiera estar empacado en botellas de 700ml, se encontró que realmente las botellas eran de capacidad 750ml, presentado un diferencia de 50 ML por botella, equivalente a 4.151 x 50ml = 207.550 ml; que convertidos a botellas de 750ml arrojaría la cantidad de 277 Uds., es de anotar que ésta existencia es para degustación y se encuentra marcada con sticker (de fácil remoción).

Tafias Inventario corriente, El rubro de tafias no ha sido valorado de manera técnica y según El periodo de añejamiento, en razón a que están clasificadas en el balance como inventarios en la parte ACTIVO NO CORRIENTE, debiéndose clasificar en la parte corriente al ser objeto generador de riqueza para la empresa

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VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

Hallazgo Administrativo No. 4. con mérito para aperturar proceso Administrativo Sancionatorio Diferencias en la conciliación de saldos entre el módulo de Inventarios del Software Aurora frente a los saldos contables.

Una vez verificados los saldos en la conciliación de los inventarios con los saldos de libros a 31 de diciembre se determinaron las siguientes diferencias:

4.

Cuenta 1505070101 15120101

Detalle Licores Materias primas

Valor $25.362 $436

Modulo De mas en modulo de mas en modulo

151601

Envases y empaques

$4.386

de mas en el modulo

15200901 15200902

Alcoholes Aguardientes

$775 $3.379

de mas en el modulo de mas en el modulo

15200903

Ron viejo

$22

de mas en contabilidad

15200911 19100101

Rones en añejamiento Suministros

$1 $16

de mas en el modulo de mas en el modulo

19100103

Repuestos

$55

de mas en contabilidad

TOTAL

X

$34.276

Con lo anterior se evidencia que Los movimientos de inventarios tienen dificultades tanto en su manejo físico, como en los libros de contabilidad.

Hallazgo Administrativo No. 5 con presunta connotación Disciplinaria y Fiscal. Elementos e insumos con deterioro y sin destinación final de la bodega No. 81.

En la bodega de Materias primas designada con el número interno 81, específicamente área de 5. materiales para dar de baja, existen etiquetas y otros elementos que no se utilizan por diferentes razones; pero no se les ha dado destinación final (proceso de baja), éstos elementos ascienden a $111.698 miles a 31 de dic., de 2011 con un total de 5.176.637.23 unidades.

X

X

X

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Hallazgo Administrativo No. 6. Depuración de los inventarios 1530 en poder de terceros A 31 de diciembre de 2011, no se había depurado en 6. su totalidad, presentándose un saldo de $50.641 miles.

X

Hallazgo Administrativo No. 7 con presunta connotación Disciplinaria. Debilidades en la identificación y registro en el Grupo 16 de Propiedades Planta y Equipo.

El Grupo Propiedades, Planta y Equipo a 31 de diciembre de 2011, presenta debilidades, así: El software que posee la Industria Licorera de Caldas para el manejo de los Activos Fijos, presenta deficiencias en su funcionamiento, en razón a que cuando éste es actualizado, la información anterior no queda en la base de datos para ser consultada posteriormente, información corroborada mediante oficio ILC-584 del 12 de marzo de 2012, la cual dice “(…) la información de los avalùos del cuadro resumen de la desvalorización de bienes inmuebles 7. producto de los avalúos realizados en el año 2011, fue sacada del sistema de activos fijos y que esta por haber sido actualizada el año pasado ya no queda registrada en la base de datos del sistema, sin embargo la oficina de Bienes de la empresa posee soporte de dichos avalúos”, situación que no asegura la confiabilidad de la información suministrada para ser incorporada a la contabilidad, lo que ocasiona pérdida del historial de la Propiedad Planta y Equipo, tanto para las valoraciones como para el número de unidades en lo concerniente a las medidas de las áreas, si no se tiene certeza en la asignación del costo a cada uno de los elementos que compone el Grupo Propiedad Planta y Equipo y no están identificados de manera individual en su totalidad, es difícil determinar de un valor cierto en la ocurrencia

X

X

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VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

de un siniestro.

Por otro lado al ser cotejados los saldos de éste Módulo frente a los saldos contables, se observan las siguientes diferencias.

Bien

Módulo Activos Fijos

Módulo de Contabilidad

Saldo PPyE

Saldo Contable

Lotes Urbanos 1.828.658 1.910.929 Lotes Rurales 372.456 372.567 Muebles y Enseres 41.034.185 41.025.503 Equipos y 202.065 201.674 Máquinas Licencias 1.100.877 1.101.013 Totales 44.538.241 44.611.686 Fuente: Cuadro de conciliaciones a 31 de diciembre de 2011.

Diferencia 82.271 111 -8.682 -391 136 73.445

Diferencias en la Propiedad Planta y Equipo por valor de $73.445 miles, en los saldos reportados entre los Módulos de Contabilidad y de Activos Fijos.

Bien

Módulo Activos Fijos Saldo Depreciación

Módulo de Contabilidad Saldo de Depreciación

Equipos de 651.551 Comunicación Equipos de 1.380.292 Cómputo Otros Equipos 86.110 Totales 2.117.953 2.119.715 Fuente: Cuadro de conciliaciones a 31 de diciembre de 2011.

Diferencia

1.762

Diferencias en la Depreciación por valor de $1.762 miles, en los saldos reportados entre los Módulos de Activos Fijos y Contabilidad, así mismo, se observa que la depreciación en la contabilidad de lleva de manera global.

Código Concepto Contable 1635 Bienes Muebles en Bodega 163501 Maquinaria y Equipo 163503 Muebles, Enseres y Equipos Otros Bienes Muebles y 163590 Enseres

Valor 9.386 6.679 2.308 399

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Fuente; Libro Mayor y Balances a 31 de diciembre de 2011

La cuenta 1635 bienes muebles en bodega, la cual asciende a la suma de $9.386 miles, no fue objeto de depuración y conciliación.

A 31 de diciembre de 2011, no han finalizado el inventario físico de los activos fijos adquiridos por ILC, no permitiendo evaluar la revelación adecuada en la contabilidad, situación evidenciada por la Auditoria Externa en el informe de la vigencia.

No se tiene inventario final de los bienes muebles de la destilera, estado identificado al tomarse una muestra física de éstos y cotejado con los documentos que reposan en la oficina de bienes, los cuales arrojaron las siguientes situaciones: 

Las personas a cargo de las diferentes oficinas producto de la muestra, no poseían el inventario de los bienes a su cargo, además algunos de éstos bienes no poseían plaqueta de identificación, y otros estaban en regular y mal estado.



Los documentos cotejados de la oficina de bienes no tenían la firma del responsable del bien en custodia, se encontraron elementos los cuales presentaron diferencias con la prueba tomada.



Por otro lado, algunos documentos de paz y salvo del personal retirado de la empresa, presentaron salvedades por activos que no estaban acordes a los activos que tenían a su cargo.

Los bienes de la destilera, no se encuentran plenamente identificados, situación que conlleva a que no estén debidamente valorizados y actualizados sus registros contables, no teniendo certeza de los saldos que reposan en los libros de contabilidad.

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Falta de claridad al momento de la contabilización de los conceptos tales como mantenimiento y reparaciones los cuales están incrementando el valor del bien, reflejando un costo que no corresponde con la realidad y presentando una variación significativa, según lo expuesto en la Nota 7 a los Estados Financieros correspondientes a la Propiedad Planta y Equipo, la cual dice: “Las variaciones más significativas corresponden a la compra de un Edificio ubicado en la Cra. 20 Calles 21 y 22, adecuación y remodelación de las oficinas de envasados, impermeabilización en los techos de Ingeniería y Mantenimiento, Obras de estabilización de la Corona de la microcuenca de la quebrada, instalación de la tubería para el transporte de vinazas, Reparaciones de los pisos en la bodega de productos terminados, Reparaciones de pisos y canales en las áreas de fermentación y destilación, Reparaciones y mantenimiento de las paredes de la planta de tratamientos, Adecuación de la bodega No. 1, para el almacenamiento del producto terminado, construcción de obras civiles necesarias para fusionar el almacén de envases y empaques con el área de envasados, trabajos….”, Hallazgo Administrativo No. 8 con presunta connotación disciplinaria. Falencias en la Valorización de los Bienes de la Destilera: De acuerdo al informe presentado por la Lonja Propiedad Raíz, se evidenció un cuadro con la información de los bienes de la entidad, los cuales 8. fueron objeto de desvalorización, situación corroborada mediante el documento ILC-581, expedido por el Profesional Universitario de Contabilidad, así:

X

X

Cuadro 2

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VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

CODIGO A000817 A000227 A000230 A000234 A001028 A001100 A000126 A000922 3.13 3.16 TOTAL

IDENTIFICACIÓN

AVALÚO ANTERIOR

CASINO EDIFICACIÓN NUEVA CASETAS PORTERIAS INTERMEDIAS Y BAÑO 660.000 CASETA TORNAGUÍAS 4.500.000 CASETA RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS 3.300.000 BODEGA NÚMERO 12 EDIFICACIÓN NUEVA BODEGA NÚMERO 13 EDIFICACIÓN NUEVA CANCHAS MÚLTILES 15X30 48.660.726 PORTERÍA PRINCIPAL 4.875.000 LOTE LA PINERA NO.1 FICH 33.600.000 LOTE LA PINERA NO.2 FICH 7.183.000

AVALÚO TÉCNICO 621.027.000 3.344.000 7.200.000 9.020.000 2.000.000.000 2.250.000.000 27.921.600 7.995.000 33.600.000 6.495.000

FECHA 27/05/2011 28/05/2011 29/05/2011 30/05/2011 31/05/2011 01/06/2011 02/06/2011 03/06/2011 04/06/2011 05/06/2011

COSTO NETO 960.319.627 3.553.998 8.083.480 12.208.896 2.457.354.609 3.749.198.853 42.983.656 251.648.724 280.000.000 54.125.000

VALORIZ DESVALORIZACI ACIÓN ÓN 0 339.292.627 0 209.998 0 883.480 0 3.188.896 0 457.354.609 0 1.499.198.853 0 15.062.056 0 243.653.724 0 246.400.000 0 47.630.000 2.852.874.243

Fuente: Cuadro suministrado por la Industria Licorera de Caldas, ILC-581, ILC-584

Los siguientes bienes, presentan desvalorizaciones en el avalúo por valor de $2.295.846 mies, en razón a que no se tuvo en cuenta la edad de activación en la contabilidad de éstos los cuales no tenían los 3 años de acuerdo a la norma, además no fueron registrados en la contabilidad, es de anotar que ésta situación fue reportada a la Contraloría General de Caldas, de acuerdo a información dada por la ILC, así: CODIGO A000817 A001028 A001100

IDENTIFICACIÓN CASINO BODEGA NÚMERO 12 BODEGA NÚMERO 13

AVALÚO TÉCNICO COSTO NETO DESVALORIZACIÓN 621.027.000,00 960.319.627,00 339.292.627,00 2.000.000.000,00 2.457.354.609,00 457.354.609,00 2.250.000.000,00 3.749.198.852,67 1.499.198.852,67

Fuente: Cuadro suministrado por la Industria Licorera de Caldas, ILC-581, ILC-584

En el cuadro 2 se observa que el “Lote La Pinera No.1* refleja el mismo valor por $33.600 miles en los avalúos realizados tanto en el 2005 por el IGAC, como en el 2011 realizado por la LONJA, presentando desvalorización al cierre de la vigencia 2011.

De igual manera, al ser verificados los registros contables del avalúo técnico, realizada a los bienes inmuebles y maquinaria de la destilera, se evidenció que en la subcuenta 199962 “Valorizaciones – Edificaciones”, no fue afectada por la contabilización por valor de $1.294.752 miles, evidenciando su

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CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

registro en el mes de febrero de la vigencia 2012, de acuerdo al siguiente cuadro.

Cifras en miles de pesos

Valorización

199962 Edificaciones

Saldo contable a 31 de Avalúo Técnico diciembre 2011 5.706.55 4 7.001.306

Diferencia

1.294.752

Las debilidades antes expuestas, indican que la información tomada como base para realizar los ajustes de las valorizaciones y desvalorizaciones producto de los avalúos realizados en el 2011, no son confiables, ya que para dichos avalúos se tuvo en cuenta información con inconsistencias y no existe claridad en la identificación e individualización de los bienes inmuebles de la entidad.

Hallazgo Administrativo No. 9. Diferencias informes IGAC Vs ILC. Cifras en miles de pesos Lote ILC

Área según IGAC 2005 309,565 mts2

Valor

Área según LONJA 2011

8.682.600 300,057 mts2

9. Fuente: Expedientes del IGAC 2005 y la LONJA 2011

X

Valor 13.352.636

El lote de terreno de la destilera, presenta diferencias en el área reportada, por el IGAC en la vigencia 2005, el cual informa 309.565 mts2 por un valor $8.682.600 miles, frente a lo reportado por la LONJA la cual informa 300.057 mts2 por $13.352.636 miles.

Hallazgo Administrativo No. 10 con mérito para aperturar proceso Administrativo Sancionatorio.

Ausencia de Identificación de los Barriles 10.

El registro de los barriles que ingresan a la cuenta “ACTIVOS FIJOS” de la ILC, se esta haciendo por lotes de diferentes cantidades, ejemplo 162, 288,

X

98

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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324, 304, 322, 360 etc., dejando de lado la identificación y registro individual de los barriles cuyo valor unitario promedio es de $453 miles, en razón de los registros de depreciación, ubicación del elemento y seguimiento de estos, como herramienta de previsión frente a un siniestro.

La distribución final de los barriles declarados inservibles por diferentes razones, no tienen un registro claro, en cuanto al destino final; es importante aclarar que mediante algunos memorandos y resoluciones se destinaron y autorizaron ventas, pero aun no es clara la totalidad de los barriles dados de baja.

Se presentan diferencias entre lo reportado en el Módulo de Activos fijos frente a la cantidad total de éstos y el saldo contable, al igual que no están identificados de manera unitaria, tampoco, tienen asignación de responsable; de igual manera no tienen. Identificación clara en cuanto a que bodega pertenecen (los barriles están marcados e identificados con tiza).

Según reporte de la oficina de bienes, la ILC posee aproximadamente 123.800 Barriles, los cuales fueron ingresados a la contabilidad, por lotes. Los cuales ascienden a la suma de $56.122.378 miles, así: ($453.331 x 123.800 = $56.122.378 miles).

Hallazgo Administrativo No. 11 con presunta connotación Disciplinaria. Pago sin el lleno de los requisitos legales exigidos por la DIAN. Una vez revisadas las facturas de COLOMBIANA DE BARRILES, con Nit 800.135.308-5, se evidenció que 11. la Resolución de aprobación de la DIAN la cual autoriza la facturación, tiene fecha de 2007-02-19, facultando numeración desde el 1101 a 1300; sin embargo, las facturas 1178 de fecha 09-03-2011 por valor de $173.741 miles y la 1179 con fecha 24-03-

X

X

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2011 por valor de $217.227 miles, presentan un número de Resolución cuya fecha de renovación debió ser el 19 de febrero de 2009, indicando el incumplimiento de la norma.

Hallazgo Administrativo No. 12. Inconsistencias en el Grupo Otros Activos Condición 

La cuenta bienes entregados a terceros están registrados en la subcuenta 192090 “Otros bienes entregados a terceros” por un valor de $26.576 miles, por tanto esta cifra carece de una relación detallada de los a los cuales le fue entregado dicho bien.



Mediante prueba de verificación en campo al museo del ron, se estableció que allí sólo existe barriles; situación que no es acorde con el listado de inventario donde se relacionan Televisor, Plasma, VideoBean, los cuales presentan en la cuenta contable 196005, un valor de $228.880 miles

12. 

En la cuenta 1999 Otros Activos, Subcuenta Reforestación se evidencia un saldo por $2.319.000 miles, el mismo que no presenta movimiento, sin embargo, en la rendición de la cuenta Ambiental en el aplicativo SERCA, se evidencia en el 2011 inversiones en el mantenimiento de la plantación de roble y especies nativas por valor de $70.476 miles.



Por otro lado la ILC realizó en la vigencia 2011 inversión en la gestión del Medio Ambiente en obras de estabilización de taludes erosionados en la microcuenca por valor de $200.000 miles, los cuales no aparecen reflejados en la cuenta Otros Activos “Conservación de Suelos”, teniendo en cuenta que ésta es de suma importancia para

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evitar un desabastecimiento de agua en la ILC, Materia Prima fundamental en la elaboración de licores, Misión de la ILC. Hallazgo Administrativo No. 13. Debilidades en el software financiero de la entidad.

La cuenta 197008 “Intangibles” presenta debilidades ya que, no se cuenta con un programa que trabaje los diferentes módulos en línea, de acuerdo con la información tomada de las Notas a los Estados Contables a 31 de diciembre de 2011 y evidenciada 13. en la auditoria de campo, situación que genera inconsistencias y reprocesas lo que conlleva a que se deban realizar ajustes manuales.

X

No existe un software de costos que haga interfase con los demás módulos de la entidad, debiendo realizarse los proceso de manera manual.

Hallazgo Administrativo No 14. Inconsistencias presentadas en la Clase Pasivo De las Operaciones de Crédito Público: El 3 de Noviembre de 2010, la ILC solicitó certificado de registro de Deuda Pública a la Contraloría General de Caldas por valor de $40.000.000 miles del contrato firmado con Bancolombia el 25 de octubre del mismo año, con el fin de financiar la ampliación de la capacidad de añejamiento en tafias de ron, el 14. cual es revelado en el balance en la cuenta 2307 “Operaciones de financiamiento internas de largo plazo”, la cual por su característica debe llevarse en el grupo 22 “Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central”.

X

De los Acreedores: Una vez analizadas las cuentas 242553, con saldo de $77 miles, saldo que viene en libros desde el año 2009-05-29 y una vez revisados los auxiliares se encontró que su tercero es AUGUSTO BOTERO, (QEPD). En la cuenta 242590,

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OTROS ACREEDORES se evidencia partida de periodo anterior (2008), QUE CORRESPONDEN A JOSE FERNANDO MARIN, por depurar $1.248 miles.

A 31 de diciembre de 2011, se presenta una diferencia entre los ingresos reportados para liquidación de impuestos y los reportados en el proceso de ventas en $175.404 miles. Debido a que los ingresos por ventas del 2011, fueron superiores al saldo reportado y declarado en el último bimestre.

No se depuró ni concilió la cuenta 290590 recaudos a favor la cuenta avances y anticipos tiene partidas desde el 2008 por depurar.

Tercero Detalle Valor Comentario Desc Alcohol $175 miles pendiente de depuración Coello Gómez Exportación $43.656 empresa en liquidación Carlos Fernando Total $43.831 Hallazgo Administrativo No. 15. Inconsistencias en el registro de las Cuentas por Pagar de 2010 a 2011.

A 31 de diciembre de 2011, se presentaron diferencias en los bienes y servicios pendientes de pago, entre las Notas a los Estados Financieros frente a la Resolución No.0014 constitución de las cuentas por pagar de fecha 04 de enero de 2012, desconocimiento frente a la aplicación de los 15. procedimientos de la contabilidad financiera y X presupuestal así: NIT- CED

Detalle

Saldo a 31/12/2011 2,186,936

Resolución 0014 2,255,154.11

Diferencia

800251038

Guala Closures de Colombia

68,218.11

890900118

Cristalería Peldar S.A

2,715,549

2,918,744.51

203,195.51

890925108 890325645 891300513

Papeles y Cartones Litocencoa Ingenio Pichichi

952,618 101,289 1,438,130

918,607.74 115,091.23 1,485,392.60

(34,010.27) 13,802.23 47,262.60

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860000198 860002693 860029045

Inducarton 3M Colombia Sabores y Fragancias

800200934

Tetra Pack Ltda.

Otros TOTAL 24010101 SERVICIOS

BIENES Y

19,18 25,723 46,924

47,463.11 25,723.12 46,924.38

28,283.11 0.12 0.38

156,118

156,118.14

0.14

7,588 7,650,055

7,969,218.92

(7,588.00) 319,163.92

Hallazgo Administrativo No. 16. Impuestos por Pagar.

La provisión de impuesto de Industria y comercio, de acuerdo con los ingresos generados durante la vigencia 2011, no se encuentra ajustada con el valor 16. a cancelar, ya que estos fueron superiores al valor determinado al cierre por valor de $22.424 miles, los cuales no fueron provisionados y se hace necesario realizar un ajuste en la vigencia 2012.

X

Hallazgo Administrativo No. 17. Deficiencias en el registro y revelación de las Cuentas de Orden.

Las cuentas de orden, no reflejan: Los bienes totalmente depreciados los cuales deben permanecer en estas cuentas de orden hasta donde se defina su destinación final, es decir, su destrucción donación o venta, no los tiene 17. identificados por lo cual se desconoce la especificación cantidad y valor de estos.

X

Los bienes entregados a terceros que no reúnen los requisitos para catalogarse como Inventario o Propiedad Planta y Equipo, en razón a que no se encuentran identificados por lo cual se desconoce la especificación, cantidad y valor de éstos.

Hallazgo Administrativo No. 18. con presunta connotación Disciplinario. Inconsistencias en los informes de costos y el Estado de la Actividad 18.

Financiera, Económica, Social y Ambiental.

(Observaciones 18 y 19) La carencia de los informes de costos de producción,

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X

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como el cálculo de los mismos en un alto porcentaje por medios estrictamente manuales hacen que los costos de ventas relacionados en el estado de la actividad económica, financiera, social y ambiental se priven de una certeza en este reporte.

De acuerdo al listado entregado por la ILC, a 31 de diciembre de 2011, se encontró que el impuesto al consumo asumido por la ILC asciende a la suma de $149.387 miles, así mismo, se evidenció que en la actual vigencia del 13 enero al 9 de abril de 2012, asciende a $40.573 miles, por tanto la ILC, debe observar con detenimiento éste análisis; pues está acumulando en los costos de producción partidas del impuesto al consumo que asumen por concepto de facturación de licor de promoción, lo que ocasiona un cálculo de los costos con elementos no indicados.

La ILC no cuenta con un módulo que determine el costo de la producción de la empresa que realice la interfase con contabilidad y los demás módulos del sistema Aurora, para el efecto cuenta con un software (no licenciado) el cual fue comprado, actualizado y diseñado para determinar los costos de la producción mensual, pero que en la actualidad no cumple con la totalidad de las exigencias en cuanto a la valoración de manera sistematizada de todos los elementos del costo, llámense directos o indirectos para llegar a un costo real de la producción.

Para llegar al costo aproximado de producción mensual el funcionario asignado a ésta área tiene que utilizar herramientas adicionales como el Excel y calculadora de operación manual, para hacer los respectivos ajustes de los reportes que el software actual le entrega, es así como debe emitir el consumo de materias primas, de aguas mediante el diseño de cuadros en hoja electrónica así como el reporte final del informe de costos por procesos en lo que tiene que ver con el vapor, rones para añejar, aguas, alcoholes, elaboración de licores, envasados,

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etc., puesto que el software no reporta esta información debido a que se le deben de hacer ajustes previos de manera manual, así pues, el costo de ventas que es reportado por el funcionario es ensamblado por él.

No cuenta con un informe de costos de acuerdo al PGCP, por se una Empresa Industrial y Comercial del Estado.

Al ser analizada la información contenida en el Estado de la Actividad Económica, Financiera y Ambiental, de la destilera se evidencia diferencia entre la sumatoria de los Ingresos Operacionales y no Operacionales el cual totaliza $118.935 miles frente a los Ingresos reflejados en la ejecución presupuestal el cual asciende a $132.000 miles.

Hallazgo Administrativo No. 19. Inaplicación del Régimen de Contabilidad Pública de las Subcuentas Denominadas “Otros” Al ser revisadas las cuentas contenidas en el Libro Mayor y Balances a 31 de diciembre de 2011 y una vez realizadas los cálculos matemáticos, se observaron saldos en las subcuentas denominadas “Otros” que superan el 5% del total de las cuentas de las cuales forman parte, así: 19.

CÓDIGO NOMBRE 1640 EDIFICACIONES 164090 OTRAS EDIFICACIONES 1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 164590 OTRAS PLANTAS DUCTOS Y TUNELES 1650 REDES, LINEAS Y CABLES 165090 OTRAS REDES, LINEAS Y CABLES 1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 165590 OTRAS MAQUINARIAS Y EQUIPOS SUBCUENTA

NOMBRE

VALOR X PORCENTAJE 6.887.222.143,79 421.388.544,00 3.052.572.723,00

6,12%

238.816.837,00 1.900.699.391,00

7,82%

204.254.391,00

10,75%

1.160.581.803,84 550.847.809,20

47,46%

VALOR

PORCENTAJE

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1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS OTROS BIENES ENTREGADOS A 192090 TERC

84.974.475,25 26.576.475,25

31,28%

Hallazgo Administrativo No. 20. Información rendida incorrectamente en el SIA a 31 de diciembre de 2011.

La ILC. Rindió la cuenta el 28 de febrero de 2012, correspondiente al período del 1 de enero a 31 de diciembre de 2011, en la fecha que autorizaba la Resolución 0011 de 19 de enero de 2010 en su artículo 10, presentándose las siguientes falencias: Formatos 201143_f01_agr_anexo1_balance

20.

Inconsistencia Presentados sin los códigos contables y sin firma del auditor externo, por otro lado, se presentaron en imagen y poco entendibles, dificultando el análisis.

X

201143_f01_agr_anexo4_imyb_8antescierre y después del cierre.

Presentados sin los códigos contables, sin firma del auditor externo

201143_f01_agr_anexo2_estado de la actividad económica y financiera

Presentados sin los códigos contables, sin firma del auditor externo

201143_f01_agr_anexo3_notas.

Sin firmas.

201143_f01_agr_anexo4_myb:8cierre.

Presentado por el periodo octubre a diciembre.

201143_f01_agr_catálogo de cuentas

Presentan saldos por el periodo de octubre a diciembre

201143_f29a-cgdc Cartera por edades.

Sólo presentan saldos a un año, las otras edades están en 0.

Hallazgo Administrativo No. 21 con presunta connotación disciplinaria.

Debilidades e Inconsistencias en el Sistema de Control Interno referente a los procesos financieros de la destilera.

Pese a que la oficina de CI, cumplió con el 21. cronograma propuesto para la vigencia 2011, presentó las siguientes debilidades:

X

X

La simplicidad en la aplicación del Plan de Auditorias al proceso financiero no permite evidenciar de manera clara, oportuna y eficaz su evaluación, con el

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fin de determinar el grado de certeza y credibilidad en los reportes.

Los formatos adjuntos a los informes entregados al grupo auditor, carecen de metas, indicadores, observaciones y algunas firmas, así mismo, la carencias de éstos elementos puede evidenciar falencias en el proceso de calidad.

En el seguimiento a las acciones de mejora del proceso financiero según las auditorias 2011, presentado al grupo auditor no está claro, en razón a que hay confusión en lo descrito en las columnas de Hallazgos y acciones a desarrollar.

No hay evidencia por parte del auditado, de la participación en el proceso de auditoria interna.

Los planes de mejoramiento que suscriben los responsables de los procesos auditados no son diligenciados de acuerdo al formato establecido por la oficina de control interno de la Industria Licorera de Caldas.

Situación anterior mencionada por la Auditoría Externa en el informe presentado a la ILC a 31 de diciembre de 2011, la cual dice “(…) estimo, que el sistema de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas debe mejorarse para salvaguardar aún mejor sus activos y los de terceros que pueden estar en su poder.”

Hallazgo Administrativo No. 22 con presunta connotación Disciplinaria Déficit Presupuestal.

No se tuvo en cuenta el recaudo efectivo de los ingresos de la vigencia en la ordenación de los 22. gastos ya que los compromisos fueron superiores al recaudo efectivo de ingresos en 112,75% en la vigencia 2011 generando un Déficit Presupuestal, convertido en pesos asciende a $17.209 miles, así:

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Compromisos / recaudo efectivo de ingresos 152.114.969.742 / 134.905.238.013 =

112,75%

Ingresos Recaudados vigencia 2011 Compromisos a 31 de diciembre de 2011 Déficit

134.905.238.013 -152.114.969.742 -17.209.731.729

Es de aclarar que en las ejecuciones presupuestales del año 2011 no reflejan los compromisos acumulados, pero fueron certificados en abril 25 de 2012 por el Profesional Especializado Presupuesto informando que estos totalizan $152.114.969 miles.

Según certificación del profesional especializado de abril 9 de 2012, en el año 2010 los ingresos recaudados y los pagos fueron: (+) Ingresos recaudados $168.652.326.537 (-) Pagos efectuados $156.404.057.697 Con los datos suministrados en la certificación se desprende que la disponibilidad inicial para el año 2011 según los datos certificados ascendía a $12.248.268.840 (diferencia entre ingresos y gastos), donde parte de estos recursos respaldaban las cuentas por pagar del año 2011 constituidas con la Resolución 0026 de 20 de enero de 2011 por $8.156.542 miles.

La reducción de ingresos recaudados del año 2011 frente a los del año 2010, fue de $33.747.088.524, con una variación porcentual negativa de 20%.

Ingresos recaudados 2011 – ingresos recaudados 2010

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INFORME AUDITORIA

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$134.905.238.013 ($33.747.088.524)

-

$168.652.326.537

TOTAL HALLAZGOS

HALLAZGOS Administrativos Fiscales Disciplinarios Penales

=

22 CANTIDAD 22 2 7 0

7

2

CUANTÍA

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