Eduardo Yarto

Campus party méxiCo: un ejemplo de la evoluCión de los eventos

Por: Eduardo Yarto, CMP

Director General de México Experience

¡ I magínese un evento donde los congresistas acampan en el recinto ferial! ¡Donde hacen ahí mismo todas sus comidas, ya sea en un área de catering o bien, ellos traen sus propios alimentos! ¡Un congreso donde no hay actividades fuera del recinto, no cenas, no recorridos a los atractivos! ¡Donde las conferencias comienzan temprano por la mañana y la última termina casi a la media noche! ¡Donde 7,000 congresistas conviven durante la noche en un área de campamento, con cerca de 4,000 tiendas de campaña y donde se cierran negocios, alianzas y amistades! ¡Un evento donde el código de vestir, tanto de los asistentes como de los conferencistas, es playera, jeans y tenis! Eso es Campus Party México. Evento que se celebró en Expo Bancomer Santa Fe del 18 al 23 de julio del presente en la Ciudad de México, en su tercera edición. Campus Party México es un evento de tecnología, cultura digital y ocio en red. En este evento uno puede encontrar todo lo relativo a tecnología de la información y comunicación, social media, creación de juegos, software, robótica, Internet, seguridad en la red, música a través de computadoras que fungen como instrumentos y mucho más. Es el principal foro de tecnología computarizada. Más allá de la temática y contenido del evento, quiero enfocarme en la logística del mismo, la cual me pareció por demás interesante. Expo Bancomer Sante Fe cuenta con un área de exposición de aproximadamente 32,000 metros cuadrados. Este gran espacio se divide en tres escenarios. El primero es el más pequeño y es un área de exposición, donde diversos patrocinadores del evento ofrecen sus productos y servicios, todos ellos ligados a la tecnología de la comunicación y a la sustentabilidad aplicada a la tecnología. Este espacio debe ocupar cerca de un 15 por ciento del área del evento. La segunda área es la zona de trabajo y ocupa cerca de un 35 por ciento del área del evento. Aquí se llevan a cabo diversas funciones, como las conferencias simultaneas, las mesas de trabajo y los concursos. Es una especie de circo de las mil pistas. Recordemos que estamos en un área abierta, normalmente utilizada para exposiciones. Lo interesante es que las conferencias simultaneas se llevan a cabo en espacios separados por divisiones de metro y medio de alto

y no por sonomuros de piso a techo como se acostumbra. El éxito de que no exista contaminación auditiva entre dos conferencias simultáneas que se realicen en espacios contiguos, radica en la manera de orientar el equipo de sonido. Es importante mencionar que las conferencias simultáneas se llevan a cabo a lo largo de todo el día y son aproximadamente 10 por sesión de hora y media, lo que representa aproximadamente 60 conferencias al día en un mismo espacio. Todo esto sucede sin que existan problemas de audio, video, iluminación, orden y logística y con un extraordinario despliegue de tecnología. La tercera área me parece la más interesante: con una superficie de alrededor del 50 por ciento del área del evento, es el área de campamento. Aquí se ubican cerca de 4,000 tiendas de campaña para albergar a 7,000 asistentes. Este sin duda es uno de los grandes diferenciadores de Campus Party, el ofrecer el alojamiento en el mismo espacio del evento. Asimismo, el área cuenta con 40 regaderas y un Fast Food para los acampantes. Desde el punto de vista logísticooperativo, el evento es totalmente novedoso, ya que disminuye muchos de los gastos que generalmente se presentan en los congresos, ya que no hay eventos especiales o cocteles costosos, gastos de traslado, gastos en hoteles, restaurantes y muchos otros. Y a pesar de ellos, el evento cumple con los dos temas fundamentales de los congresos: educación y networking entre los participantes. En el primero, no hay mucho que aclarar, con cerca de 60 conferencias al día a lo largo de 6 días, el tema educativo está más que cubierto. En el tema de networking, el tener a 7,000 congresistas viviendo en el recinto las 24 horas, genera muchos momentos de intercambio de experiencias, generación de contactos comerciales, nuevos amigos, encuentros y reuniones fuera de programa y mucha convivencia. Sin duda, el modelo es revolucionario, además de exitoso. Lo interesante es ver si en otras disciplinas vemos la aplicación de este modelo o por lo menos de algunas de sus prácticas. Claro está que la posibilidad de ver este modelo en otros eventos estará ligado a que se trate de disciplinas en las que participen muchos jóvenes, o bien, donde el perfil del asistente sea mucho más relajado y menos formal, ya que no me imagino a los médicos acampando en un recinto. Del mismo modo, no me imagino a los PCO’s sugiriendo eliminar los traslados, proveedores, cocteles y sobre todo el hospedaje, aunque esto sea favorable para el evento, ya que finalmente para el PCO la frase clave es: “¿Y las comisiones apá?”