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André Vietor
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André vietor
Director Ejecutivo de barceló I managing Director barceló congresos Latam congresos LAtAm
El rFP
Punto crítico en la presentación de candidaturas
Una de mis grandes pasiones profesionales es la elaboración y presentación de candidaturas y, por ello, dedico buena parte de mí tiempo a la consultoría en el diseño de estrategias ganadoras que ayuden a sociedades y asociaciones científicas a conseguir su objetivo más deseado: acoger en su país un congreso prestigioso de su especialidad.
En las más de 200 candidaturas donde he estado personalmente involucrado hay miles de anécdotas para compartir, suficientes para escribir un libro de al menos tres volúmenes.
Pero analizándolo bien, muchas de estas anécdotas tienen el mismo origen y no se hubiesen producido con unas reglas de juego claramente definidas previamente. La existencia de un RFP (Request for Proposal) elaborado por parte del “dueño” del congreso es vital para obtener información básica fiable sobre la entidad organizadora, el congreso, sus necesidades y sus objetivos pero que además aclare lo que se espera del candidato y lo que deba contener la propuesta.
No suena nada novedoso, lo sé. Hoy en día muchas asociaciones tienen un RFP, y si no existe, debemos exigir que se redacte.
Pero en la mayoría de los casos sigue siendo el punto crítico, el talón de Aquiles a la hora de trazar la estrategia adecuada, elaborar una propuesta a medida y presentar una candidatura que consigue hacer exactamente lo que tiene que hacer: ¡Comunicar lo que el cliente quiere oír!
La definición de los puntos críticos que se evalúan de la propuesta y la existencia de un sistema de puntuación por estos criterios claramente definidos son los puntos en que la mayoría de los RFP’s están fallando. He visto muy pocos RFP’s que te proporcionen toda la información necesaria y que te den la sensación de no tener dudas para la puesta en marcha de la candidatura.
No obstante es precisamente allí, en estos RFP’s incompletos o incluso con muy poca información, donde se ganan las batallas de las candidaturas. ¡El secreto está en la habilidad de detectar todas estas lagunas e información omitidas en el RFP, pero aún más importante, en la habilidad de hacer las preguntas correctas! Para ello hace falta que lo lean varias personas por separado e intercambien los resultados.
Estas dos habilidades requieren cierta experiencia y es donde el asesoramiento de un equipo de expertos aporta un valor incalculable. El objetivo es conseguir el máximo de datos e información posible que nos puedan aportar una ventaja competitiva con respecto a otros candidatos y la clave es conocer qué valoran más dentro del conjunto de criterios influyentes en la toma de decisión.
Muy a menudo pensamos que preguntar es una muestra de debilidad, pero suele tener el efecto contrario. Mostramos interés, le damos importancia y sobre todo creamos un enlace y empatía con el cliente desde el principio.
No olvidemos que una candidatura es un esfuerzo colectivo que exige entusiasmo y compromiso pero también dedicación, tiempo y una inversión económica a menudo importante. tenemos la obligación de enseñar a nuestros clientes a mejorar los contenidos de sus RFP’s y el granito de arena de muchos hace que progresemos a alcanzar este objetivo. Mientras tanto tenemos que seguir siendo “el más listo de la clase” para aumentar la cuota de éxito de candidaturas ganadas.
