Archivador vertical
Folderama Archivador horizontal
Archivador giratorio
Archivador mecรกnico
Archivador electrรณnico
Archivador estante
Archivador rodante
planoteca
biblioteca
Fototeca
mapoteca
Sello fechador
Reloj radicador
Gancho legajador
Perforadora industrial
Carpetas colgantes
Carpetas para archivo lateral
Carpeta colgante con porta guĂa
Carpeta forma de computador
Sobre cordel o manila
Rotulo y marbetes
Ă?ndice
Las guĂas
legajos
pestaĂąas
Cajas de documentos activos
Caja documentos inactivos
Tamaño carta
Tamaño oficio
Bond de 75 gr
Ley general de archivos 594/2000
ley 1712 de 2014
Acuerdo
005 de 2013
I. II. III. IV. V. VI. VII.
Objeto, ámbito, aplicaciones Sistema Nacional de archivos Categorización de los Archivos Administración Gestión de Documentos Acceso y consulta de documentos Salida, control y vigilancia, archivos privados
Ley de transparencia y del Derecho de Acceso a la información.
Establece criterios para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos.
Acuerdo 02 de 2014 AGN
Circular externa 005 de 2012 AGN
Se establecen criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivos. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
Decreto 2609 de 2012 AGN
Acuerdo 004 de 2013
Se dictas disposiciones en material de Gestiรณn Documental para todas las entidades del estado. Por el cual se reglamentan las Tablas de Retenciรณn Documental (TRD) .
CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO ( INTERNAS Y EXTERNAS ) Entidad productora ( interna) Fecha y lugar de producciรณn ( interna)
Contenido sustantivo ( interna)
Origen funcional( interna)
Formato :textual se organiza por legajos Forma : copia ya que no viene original la firma Tipo de documento: carta Documento: textual
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
Administrativo Contable Legal Fiscal técnico
Histórico Científico cultural
CLASES DE ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO
PUBLICO
Entidades oficiales y las que provengan de la prestación de un servicio publico por instituciones privadas
PRIVADO De personas naturales o jurídicas con derecho privado y los que provienen de la gestación de servicios
Son aquellos que su valor para la historia, la ciencia, la cultura y la investigación es de beneficio publico y pronunciado como tal para el registrador
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
CUADRO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA:
Alcaldia Municipal Floridablanca
SECCIÓN:
Despacho del Alcalde
SUBSECCIÓN: SERIE
SUBSERIE
TIPO DOCUMENTAL
ACUERDOS Acuerdos ORDENANZAS Ordenanzas
PROCESOS JURIDICOS
denuncias indagatorias pruebas fallo sentencia
RESOLUCIONES Resoluciones
citaciones
ENTIDAD PRODUCTORA: AGUAS CLARAS SECCIÓN:
Gerencia
SUBSECCIÓN: SERIE
Direccion juridica SUBSERIE
TIPO DOCUMENTAL
Contrato de arrendamiento
Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal. Certificado de existencia y representación legal de Cámara de Comercio. Estados financieros. Extractos bancarios de los últimos tres meses. Declaración de renta. Si es el caso acta del órgano de administración competente autorizando al representante para firmar el contrato.
acreditacion existente del representante legal certificado de aprobacion de garantia unica contrato informe
CONTRATOS
Contarto de comodato
cotizacion requerimiento camara de comercio documento de identificacion representante legal copia terminos de referencia minuta de contrato certificacion disp pptal poliza de cumplimiento public diario oficial acta de iniciacion informes acta liquidacion
contrato de suministro requerimiento contrato de obra
cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del archivo general.
Organizar y conservar la documentaciรณn, formar correctamente las series documentales
elaboraciรณn de instrumentos de control e informaciรณn
Muy probablemente las causas de este desorden son ! Personal Capacitado
Personal comprometido desde que incia su labor al orden
Pasar la requision al departamento de compras
Archivadores Carpetas colgantes Sobres Pestañas Legajos Papel cajas
¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo? Determinar si es un archivo de Gestión, Central o Histórico y nombra los valores si no tiene valores no debe estar en gestión, los tramites se desarrollan dando prioridad aquellos documentos que cuentan con vencimiento de términos.
Para mi archivo digital voy a clasificar el documento y asi podre llevar a cabo los 6 pasos siguientes ‌
Una tabla de retención documental es fundamental para llevar un desarrollo y control de la documentación , ya que nos llevara exactamente a documento que se requiere verificar .
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE
SUBSERIE
TIPO DOCUMENTAL
MANEJO INTEGRAL DE LOS DOCUMENTOS
FACILITA MANEJO DE LA INFORMACION
EXACTITUD EN LA BUSQUEDA
La importancia del uso de las TRD, son la de optimizar, facilitar procesos documentales delimitándolos por número de series y tipos documentales que establecen los tiempos de conservación y permanencia en cada fase de los documentos que se detallan en tres etapas de vida de los documentos. Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.
EL GRAN RETO DE ARNULFO ES LLEGAR AL ORDEN TOTAL DEL ARCHIVO PILOS S.A EL CUAL LO PUEDE LOGRAR CON DEDICACION Y EMPEÑO , EN DONDE DEBE CAPACITAR AL PERSONAL EN LA REALIZACION DE LA TRD PARA QUE SE SIGA IMPLEMENTANDO DICHO ORDEN Y NO VOLVER A GENERAR DESGASTE ARCHIVISTICO .
LA GESTION DOCUMENTAL ES LA BASE DE UNA EMPRESA YA QUE ES DONDE SE LLEVAN LOS REGISTROS DE CUALQUIER MOVIEMIENTO DE LA COMPAÑÍA ES DECIR UN EXCELENTE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL , ES DECIR EL CEREBRO DE LA EMPRESA , PERO NO SE PUEDE LOGRAR SIN UN PERSONAL COMPROMETIDO Y CAPACITADO PARA DICHA GESTION .
TALLERES
BILIOGRAFIA • •
GFPI – F 019 GUIA DE APRENDIZAJE. ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS. 2016 HTTP://WWW.ARCHIVOGENERAL.GOV.CO/TRD
GRACIAS POR SU ATENCIÓN