ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Servicio Nacional de Aprendizaje Sena CIDM Floridablanca Tecnรณlogo en Gestiรณn Administrativa Ficha: 1019969 Elaborado por: Laura Tatiana Hernรกndez Vargas
INTRODUCCIÓN Es una guía elaborada con base a las actividades realizadas en formación y material de apoyo;Podrá encontrar los criterios y elementos necesarios de la organización documental los cuales llevaran al lector a comprender de manera inmediata la importancia que ayudara a su desempeño laboral en dicha área. Además conocerá más de cerca la importancia de adquirir un sistema de gestión documental en cualquier entidad o empresa.
JUSTIFICACIÓN La mayor dificultad de las empresas de la actualidad es no tener un sistema de gestión documental con base esto se genera la guía ilustrativa donde se podrá encontrar la manera eficaz de empezar su trabajo en la organización de archivos en las diferentes entidades o empresas.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
Ayudaa que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario
Permite que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
FASES DEl DOCUMENTO
TRÁMITE
• Es la diligencia que se debe realizar con el documento una vez ha sido elaborado, para que inicie su fase de despacho o recibo, según el caso; y cumpla su finalidad.
VIGENCIA
PLAZO PRECAUSIONAL
• Tiempo en que el documento se considera útil, servible y funsional.
• Es el tiempo que se asigna para la entrega del documento de una queja, reclamo o petición.
NORMATIVIDAD
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594/2000
LEY 1712 DE 2014
ACUERDO 005 DE 2013
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo Documental Secciรณn Documental subsecciรณn Documental Serie Documental Subserie Documental Unidad documental Simple Compleja
PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓN Y TRAMITE DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
vALORACIÓN
PRESENTACIÓN A LARGO PLAZO
ORGANIZACIÓN
TRASFERENCIA
ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL
Observar el video que se encuentra en material de apoyo denominado In vitro archivística y el video que se presenta en el siguiente enlace: http://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk
Gestión Documental
Reflexiona sobre:
¿cuál crees que es la importancia de la organización de los documentos y cuál sería su responsabilidad con el manejo de documentos, físicos o electrónicos que la empresa asigne a su cargo?
¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organización Documental en las empresas hoy en día?
•Una mala gestión de los documentos puede causar daños en la agilidad operativa de la organización con esto la responsabilidad del cargo es la agilidad y conservación de los documentos organizacionales teniendo un sistema de gestión documental para así lograr un rápida y mejor conservación de los documentos.
•En la empresas de hoy día con las ayuda de loa avances electrónicos a mejorado en la organización rápida y de calidad en los documentos electrónicos. Por otro lado algunas empresas para conservar sus documentos físicos no están implementando un sistema de gestión ya sea porque no conocen o por qué no ven la importancia de esto.
TIPOS DE ARCHIVADORES
ELEMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
PAPELERIA
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Ejercicios Complementarios 6. Procesos Jurídicos
5. Historias Laborales
4. Contratos
Acuerdos 3.3.Contratos 2. Resoluciones 1. Ordenanzas
1.ORDENANZAS
2.RESOLUCIONES 3.ACUERDOS 4.CONTRATOS a. Requerimiento b. Terminas de referencia c. Minuta de contrato d. Certif. Disp. Pptal e. Pòliza de cumplimiento f. Publici.Diario Oficial g. Acta iniciación h. Informes i. Acta liquidación 5.HISTORIAS LABORALES a. Contrato de trabajo b. Doc. Identificación c. Hoja de vida d. Certificado de estudio e. Acta de posesión 6.PROCESOS JURIDICOS a. Denuncia b. Citaciones
Multimuebles S.A Paperfacil Insumos 110.02.04 Suministros
110.02.03 Obra
0
Laura Tatiana Hernรกndez Vargas
ORTEGA NIร O Carlos Alberto 110.02 .02 Contratos de Comodato
CACERES PEREZ Diana Marcela
ALVAREZ MANTILLA Andrea Katherine
110.02 .01 Contrato Arrendamiento
C
110.02 CONTRATOS
CONTRATOS -
ARRENDAMIENTO COMODATO OBRA SUMINISTRO
Ejercicio de simulación 220.26.4 Inventario documental de la dependencia 220.26.1 Inventario transferencia primaria 220.26 INVENTARIOS 220.13.26 Brigadas de emergencia 220.13.25 Comité de convivencia 220.13.16 Comité paritario de la salud y la salud en el trabajo – COPA-SST 220.13.15 Actas comisión de personal 220.13.7 Actas comité de evaluación de desempeño laboral 220.13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 220.8.22 Programa de seguridad industrial 220.8.21 Programa de inducción y reinducción institucional 220.8.17 Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo 220.8.16 Sistema de estímulos 25 220.8.6 Plan institucional de capacitación - PIC 250 220.8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 220.1.7 Actas de posesión 220.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 220.5.13 Informes internos de gestión 220.5 INFORMES INSTITUCIONALES 220 GRUPO DE GESTION HUMANA - GGH 220.5 INFORMES INSTITUCIONALES 220.5.13 Informes internos de gestión 220.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 220.1.7 Actas de posesión 220.8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 220.8.6 Plan institucional de capacitación – PIC 220.8.16 Sistema de estímulos 220.8.17 Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo 220.8.21 Programa de inducción y reinducción 220.8.22 Programa de seguridad industrial 220.13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 220.13.7 Actas comité de evaluación de desempeño laboral 220.13.15 Actas comisión de personal 220.13.16 Comité paritario de la salud y la salud en el trabajo – COPA-SST 220.13.25 Comité de convivencia 220.13.26 Brigadas de emergencia 220.26 INVENTARIOS 220.26.1 Inventario transferencia primaria 220.26.4 Inventario documental de la dependencia