Servicio Nacional de Aprendizaje Sena CIDM Floridablanca Tecnรณlogo en Gestiรณn Administrativa Ficha: 1019969 Elaborado por: Laura Tatiana Hernรกndez Vargas
INTRODUCCIÓN Es una guía elaborada con base a las actividades realizadas en formación y material de apoyo; Podrá encontrar los criterios y elementos necesarios de la organización documental los cuales llevaran al lector a comprender de manera inmediata la importancia que ayudara a su desempeño laboral en dicha área. Además conocerá más de cerca la importancia de adquirir un sistema de gestión documental en cualquier entidad o empresa.
GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Producción Recepción
PROCESOS
Distribución Trámite Organización Consulta Conservación
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENAL Disposición final
Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
Ayudaa que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario
Permite que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente
CLASIFICACIร N DE DOCUMENTOS
ARCHIVO Soporte
Productor autor
Finalidad
Discusiรณn de tiempo
Funcionalidad
ELECTRONICOS
FORMA DE CREACIÓN ORIGEN FORMA Y FORMATO
CLASES DE ARCHIVO DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO
QUE ES ? Un archivo es un conjunto ordenado de documentos y a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados.También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades
ARCHIVO PRIVADO
Provienen de personas jurídicas privadas, conjunto de documentos generados tanto por empresas, partidos políticos, asociaciones y también por familias o personas
ARCHIVO PUBLICO
Permanecen a un servicio publico, depende de instituciones dentro del Derecho Publico. Sus documentos son generados por la Administración en el ejercicio de su función.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO
Pueden ser definidos como aquellos conjuntos orgánicos de documentos, que aun cuando pertenecen al ámbito privado de una personalidad o institución su contenido se revela importante para las personas de la nación, que su contenido es declarado por un entre legislador como de interés público, quedando entonces a disposición de ser revisado por las personas, a través de los debidos procedimientos.
PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓN Y TRAMITE
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
vALORACIÓN
PRESENTACIÓN A LARGO PLAZO
ORGANIZACIÓN
TRASFERENCIA
FASES DEL DOCUMENTO
TRÁMITE
• Es la diligencia que se debe realizar con el documento una vez ha sido elaborado, para que inicie su fase de despacho o recibo, según el caso; y cumpla su finalidad.
VIGENCIA
PLAZO PRECAUSIONAL
• Tiempo en que el documento se considera útil, servible y funsional.
• Es el tiempo que se asigna para la entrega del documento de una queja, reclamo o petición.
NORMATIVIDAD
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594/2000
• I. Objeto, ámbito, aplicaciones • II. Sistema Nacional de archivos • III. Categorización de los Archivos • IV. Administración • V. Gestión de Documentos • VI. Acceso y consulta de documentos • VII. Salida, control y vigilancia, archivos privados
Acuerdo 02 de 2014
Acuerdo 005 de 2013
• Se establecen criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivos.
• Establece criterios para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos.
• Ley de transparencia y del Derecho de Acceso a la información. ley 1712 de 2014
Circular externa 005 de 2012
• Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel
AGN
Acuerdo 004 de 2013
Decreto 2609 de 2012
• Por el cual se reglamentan las Tablas de Retención Documental (TRD)
• Se dictas disposiciones en material de Gestión Documental para todas las entidades del estado.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTIVOS
Tabla de retenciรณn documental
Programa de gestiรณn documental
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL Observar el video que se encuentra en material de apoyo denominado In vitro archivística y el video que se presenta en el siguiente enlace: http://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk
Gestión Documental
Reflexiona sobre:
¿cuál crees que es la importancia de la organización de los documentos y cuál sería su responsabilidad con el manejo de documentos, físicos o electrónicos que la empresa asigne a su cargo?
¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organización Documental en las empresas hoy en día?
•Una mala gestión de los documentos puede causar daños en la agilidad operativa de la organización con esto la responsabilidad del cargo es la agilidad y conservación de los documentos organizacionales teniendo un sistema de gestión documental para así lograr un rápida y mejor conservación de los documentos.
•En la empresas de hoy día con las ayuda de loa avances electrónicos a mejorado en la organización rápida y de calidad en los documentos electrónicos. Por otro lado algunas empresas para conservar sus documentos físicos no están implementando un sistema de gestión ya sea porque no conocen o por qué no ven la importancia de esto.
TIPOS DE ARCHIVADORES
ELEMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
PAPELERIA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL • Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. es el establecimiento de agrupaciones documentales
Clasificar
ORDENAR
Establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo Documental Secciรณn Documental subsecciรณn Documental Serie Documental Subserie Documental Unidad documental Simple
Compleja
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
ORDENAR
Tome la tabla de retención empiece a realizar apertura de las carpetas por series.(por ejemplo: Actas, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios,
Principio de orden original
Ubicación Física documentos, aplicar sistema de ordenación
TIPOS DE ORDENACIÓN
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
EJEMPLOS TRD
Caso N° 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.
Ejercicios Complementarios 6. Procesos Jurídicos
5. Historias Laborales
4. Contratos
Acuerdos 3.3.Contratos 2. Resoluciones 1. Ordenanzas
1.ORDENANZAS
2.RESOLUCIONES 3.ACUERDOS 4.CONTRATOS a. Requerimiento b. Terminas de referencia c. Minuta de contrato d. Certif. Disp. Pptal e. Pòliza de cumplimiento f. Publici.Diario Oficial g. Acta iniciación h. Informes i. Acta liquidación 5.HISTORIAS LABORALES a. Contrato de trabajo b. Doc. Identificación c. Hoja de vida d. Certificado de estudio
Multimuebles S.A Paperfacil Insumos 110.02.04 Suministros
110.02.03 Obra
0
Laura Tatiana Hernรกndez Vargas
ORTEGA NIร O Carlos Alberto 110.02 .02 Contratos de Comodato
CACERES PEREZ Diana Marcela
ALVAREZ MANTILLA Andrea Katherine
110.02 .01 Contrato Arrendamiento
C
110.02 CONTRATOS
CONTRATOS -
ARRENDAMIENTO COMODATO OBRA SUMINISTRO
Ejercicio de simulación 220.26.4 Inventario documental de la dependencia 220.26.1 Inventario transferencia primaria 220.26 INVENTARIOS 220.13.26 Brigadas de emergencia 220.13.25 Comité de convivencia 220.13.16 Comité paritario de la salud y la salud en el trabajo – COPA-SST 220.13.15 Actas comisión de personal 220.13.7 Actas comité de evaluación de desempeño laboral 220.13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 220.8.22 Programa de seguridad industrial 220.8.21 Programa de inducción y reinducción institucional 220.8.17 Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo 220.8.16 Sistema de estímulos 25 220.8.6 Plan institucional de 250 capacitación - PIC 220.8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 220.1.7 Actas de posesión 220.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 220.5.13 Informes internos de gestión 220.5 INFORMES INSTITUCIONALES 220 GRUPO DE GESTION HUMANA - GGH 220.5 INFORMES INSTITUCIONALES 220.5.13 Informes internos de gestión 220.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 220.1.7 Actas de posesión 220.8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 220.8.6 Plan institucional de capacitación – PIC 220.8.16 Sistema de estímulos 220.8.17 Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo 220.8.21 Programa de inducción y reinducción 220.8.22 Programa de seguridad industrial 220.13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 220.13.7 Actas comité de evaluación de desempeño laboral 220.13.15 Actas comisión de personal 220.13.16 Comité paritario de la salud y la salud en el trabajo – COPA-SST 220.13.25 Comité de convivencia 220.13.26 Brigadas de emergencia 220.26 INVENTARIOS 220.26.1 Inventario transferencia primaria 220.26.4 Inventario documental de la dependencia
GLOSARIO Gestión documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Principio de procedencia: Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias, no deben mezclarse con los de otras. Principio de orden original: La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que lo produjo. Clasificación Documental: Proceso de organización documental , en el cual se identifican y establecen agrupaciones documentales, de acuerdo a la estructura orgánica-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series u asuntos).
WEDGRAFIA
https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental https://cristinaactadm.wordpress.com/gestion-de-archivos/archivos-publicos-yprivados/ http://capacitacionarchivistica.blogspot.com.co/2011/03/el-ciclo-vital-del-documento-ylos.html http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos https://www.google.com.co/search?q=clasificar+documentos&source=lnms&tbm=isch& sa=X&ved=0ahUKEwiB8r2sgtLQAhWBMSYKHROPBSsQ_AUICCgB&biw=1366&bih=662 #tbm=isch&q=clasificar+documentos+animados&imgrc=CmAc5arTojofbM%3A http://www.uhu.es/archivouniversitario/documentos/Archivos_oficina_UMA.pdf http://es.slideshare.net/caergosa/tablas-de-retencin-documental-10262577 http://www.archivogeneral.gov.co/tablas-de-retencion-documental