PLAN DE COMUNICACIÓN
INTERNA
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ANÁLISIS Situación de la Comunicación en Tresguerras.
OBJETIVOS General y específicos
ESTRATEGIAS Y PLAN DE ACCIÓN Cursos de capacitación Reunión de convivencia empresarial Área de escucha
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CALENDARIO DE ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS
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EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
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Evaluación para altos mandos Evaluación para empleados Plan B
CONCLUSIÓN
ÍNDICE
PÁGINAS
ANÁLISIS
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En la sucursal de León, Guanajuato ubicada en Blvd. Aeropuerto, existe un problema de comunicación desde hace aproximadamente 1 año y hasta el día de hoy ningún empleado ha sido capaz de mencionarlo por temor a cómo podría reaccionar el gerente de dicha sucursal. El principal problema es que la comunicación se ve afectada porque se generan chismes entre empleados, donde supuestamente se acusan entre ellos, pero esto siempre es comunicado por el gerente hacia la persona que es acusada. En distintas ocasiones, las personas acusadas han solicitado que se reúnan todos los involucrados para que no exista interferencia en la comunicación y para saber si la queja es real y no inventada por el gerente, como normalmente se piensa, pues el gerente es conocido por mentir y exagerar las situaciones. La respuesta de este siempre es no, lo que ha ocasionado que entre empleados se reúnan para platicar y desmentir la situación, pues fue una queja que nunca se le comunicó al gerente.
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Incluso en muchas ocasiones los empleados se han comunicado con el encargado a nivel nacional de Paquetería Tresguerras para saber si él tiene alguna queja directa con el empleado involucrado y su respuesta siempre ha sido que no, que está muy satisfecho con el desempeño del empleado en cuestión, por lo que se cree que existe interferencia en la comunicación debido al gerente. Entre empleados existe la creencia de que el gerente genera esta situación a propósito, pues constantemente busca encontrar fallas en donde no hay, lo que hace parecer que solo quisiera cansarlos para que ellos renuncien.
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OBJETIVO GENERAL Mejorar el ambiente laboral para que todos los colaboradores se sientan cómodos trabajando en Paqueterías Tresguerras.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Generar una comunicación ascendente y descendente asertiva, trascendente y fluida. 2. Capacitar a todo el personal encargado de áreas o que tienen a su cargo a gente, en manejo de personal y liderazgo y al personal en general sobre la comunicación asertiva y medios de comunicación corporativa. 3. Mejorar la comunicación entre todos los empleados sin importar el puesto o las actividades que desempeñen. 4. Generar un área de quejas donde cada empleado podrá usarla con la finalidad no solo de acusar, sino de llegar a un sano y respetuoso acuerdo.
ESTRATEGIAS Y PLAN DE ACCIÓN
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Las crisis comunicacionales dentro de las empresas ocasionan que se generen obstáculos entre los colaboradores, mermando con ello el rendimiento y productividad de los empleados y por ende, ocasiona que no se logren los objetivos dentro de las empresas. Tomando en consideración la problemática interna por la que pasa la paquetería Tresguerras, y una vez identificados los objetivos que se desean aplicar para mejorar su situación, se ha pensado en desarrollar una estrategia que logre que dicha comunicación sea asertiva, más fluida y sin interferencias que ocasionan el tráfico de información y que, al mismo tiempo, generan incertidumbre y descontento en los colaboradores. Este plan de acción se desarrollará con base a las siguientes estrategias:
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CURSOS DE CAPACITACIÓN
8 El primer curso irá dirigido a los altos mandos, constará de los siguientes puntos a tratar: Concepto de liderazgo Competencias en un líder para mejorar calidad de una empresa Valores en el liderazgo Facultades y cualidades de un líder Trabajo en equipo Comunicación asertiva Influencia de un líder en la motivación del personal Estrategias para fortalecer la comunicación con colaboradores Lo anterior con el fin de que los jefes de la empresa sepan manejar adecuadamente su rol y de esa forma evitar que el ambiente laboral se vea afectado.
Los temas por tratar para el curso dirigido a los subordinados serán de acuerdo con los siguientes temas: Comunicación empresarial Comunicación asertiva Barreras en la comunicación Inteligencia emocional Lenguaje corporal Comunicación escrita y oral Manejo de conflictos Con la realización de este curso se busca ayudar al personal a tener un mejor manejo en sus emociones y combinarlo con herramientas que les permitan llevar a cabo negociaciones para los conflictos que se le presenten y, además, a saber manejar sus capacidades de comunicación verbal y escrita para mejorar la convivencia con los compañeros de trabajo. Los cursos serán impartidos por el personal que se contrate para el departamento que se busca abrir, mismo que anteriormente se mencionó, perteneciente al área de capital humano.
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REUNIÓN DE CONVIVENCIA EMPRESARIAL
10 Cada seis meses, se realizará una reunión de convivencia empresarial que será obligatoria, misma que se realizará en viernes y en horario laboral para no afectar el fin de semana de los trabajadores, durante ese día se rentará un lugar donde se lleve a cabo una comida para todo el personal y al mismo tiempo, que los directores de la empresa informen a los colaboradores de manera general cómo va la empresa, sus debilidades y fortalezas.
En dicho evento se buscará tener juegos de basquetbol, futbol y voleibol, así como concursos para liberar cargas emocionales o de estrés que se generan por la carga de trabajo y al mismo tiempo, que los miembros de esa empresa convivan y aumente la confianza para mantener una sana relación laboral.
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ÁREA DE ESCUCHA
12 Con la apertura de esta área se busca que las personas más que una queja, expresen su inconformidad para poder tener una reunión con aquella o aquellas personas con las que se esté generando un conflicto y poder llegar a acuerdos y soluciones. El reporte se levantará por medio de una computadora que se habilitará para uso exclusivo de esta herramienta, que será una plataforma que permita generar un reporte de acuerdo con los siguientes elementos: Nombre de la persona que genera el reporte Nombre de la persona o personas involucradas Nivel de conflicto (alto, medio, bajo) Detalle de la situación a reportar Solicitar en la agenda día y hora para reunión con las personas involucradas y con el nuevo personal de capital humano
Este reporte en automático irá dirigido al departamento de capital humano, quienes enviarán un correo o de manera personal confirmarán la reunión para manejar el conflicto. Se valorará si la fecha seleccionada por los empleados está disponible y se notificará/confirmará a los involucrados día y hora para realizar una reunión de conciliación. Con esto se busca que las personas dejen de quejarse con algún alto mando y se generen malos entendidos al respecto por la falta de comunicación y por el contrario, se motive al personal a buscar soluciones a los problemas con sus compañeros mediante un dialogo que les permita fortalecer lazos laborales y comunicacionales. Asimismo, se busca evitar reportes o quejas falsas, pues estas serán válidas siempre y cuando exista un reporte mediante el área de escucha y con el correo institucional correspondiente. De esta forma no se le permitirá al gerente inventar quejas e ir generando rumores.
CALENDARIO DE ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS
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EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
16 Como lo planteamos anteriormente, se busca que la empresa cuente con una comunicación asertiva entre altos mandos y empleados, para ello se fijaron estrategias cuya implementación permita cumplir con los objetivos mencionados y por medio de los cuales se logrará atender el déficit de comunicación por el que pasa la empresa. Una vez aplicadas las estrategias, es de suma importancia dar un seguimiento para verificar que el personal ha logrado absorber todo el conocimiento proporcionado respecto a los temas de liderazgo y comunicación asertiva que permitirán establecer una mejor relación interna entre ellos y, para que eso sea posible, es necesario la aplicación de evaluaciones después de la impartición de los cursos, para analizar el avance o retroceso que los colaboradores llegaran a tener en su comportamiento corporativo.
Para ello, se implementará una técnica de investigación cuantitativa por medio de la aplicación de 2 evaluaciones, cada una dirigida a la naturaleza de su propio tema. Por un lado, será para los altos mandos y por el otro a los empleados. La primera de ellas va dirigida al gerente de sucursal, encargado a nivel nacional y encargado de cada área, misma que se diseñó orientada al tema del primer curso sobre liderazgo, será de ayuda para analizar cómo los líderes de la empresa desarrollan el conocimiento adquirido o, por el contrario, conocer si la información que se absorbió durante el curso no ayudó en su comportamiento. Para la segunda evaluación, dirigida a los empleados de la empresa, se diseñó orientada al tema del curso sobre comunicación asertiva y será de ayuda para analizar cómo los colaboradores aplican los conocimientos adquiridos para llevar a cabo una adecuada comunicación entre sus colegas y jefes directos y así, evitar malentendidos y un déficit en la comunicación interna.
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EVALUACIÓN PARA ALTOS MANDOS
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Enlace a evaluación: https://forms.gle/uvbaYteYHTFeqwcr7
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EVALUACIÓN PARA EMPLEADOS
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Enlace a evaluación: https://forms.gle/25aBdDWm3VPZBsys7
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PLAN B
24 Para conocer las actitudes y aptitudes de todos los colaboradores para enfrentarse a situaciones de estrés, desgaste emocional y el manejo de conflictos, es necesario saber cuáles son sus áreas de oportunidad y sus fortalezas. Por tal razón decidimos tener un plan B en caso de no tener buenos resultados con nuestras estrategias anteriormente mencionadas. Nuestro plan B constará en aplicar pruebas psicométricas a todo el personal, así como también se realizarán entrevistas por parte del personal de capital humano para conocer más a fondo a los colaboradores.
Posterior a realizar estas pruebas y entrevistas y de comenzar con el plan de capacitación, se aplicarán nuevamente evaluaciones a todo el personal para verificar el aprendizaje y aplicación de lo aprendido y estar seguros de que sean las personas indicadas para cubrir las necesidades de la empresa.
CONCLUSIÓN
26 Al evaluar los resultados obtenidos de la aplicación del Plan de Comunicación Interna en la empresa Tresguerras; concluimos que el mejorar las capacidades y enfocar las actitudes y aptitudes de los colaboradores para tener una comunicación asertiva, fluida y dirigida al cumplimiento de los objetivos de la organización, logramos no solamente disminuir los problemas interpersonales y de áreas de trabajo, sino que también aumentó la producción de los colaboradores, los cuales tienen un nivel mayor de confianza en la empresa obteniendo un ambiente laboral más ameno. Asimismo, es muy importante y fundamental que se tome en cuenta cómo se siente cada uno de los colaboradores en su puesto y cómo se relacionan con sus compañeros de trabajo. De igual forma logramos observar que es esencial hacerles saber que tienen las puertas abiertas ante cualquier situación que no le sea cómoda para darles seguimiento a sus dudas y situaciones por resolver y así entre colaborares y encargados evitar malentendidos. Esto ha ocasionado el mejoramiento de procesos ya que ya no hay inconformidades o disgustos entre los colaboradores pues todos buscan el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Aún se está trabajando para mantener esta mejora en todas las sucursales y en todas las áreas de la empresa, sabemos que los trabajadores son pieza clave para el cumplimiento de los objetivos así que es necesario contar con gente preparada y capacitada, por lo que buscamos explotar y sacar a flote las habilidades de los colaboradores, así como apoyarlos a superarse en cuanto a sus áreas de oportunidad. La sana convivencia laboral va desde el empeño de cada uno hasta la comunicación más mínima que se pueda establecer.
PLAN DE COMUNICACIÓN
INTERNA Elaborado por: Angélica Carolina Caballero Hernández Emma Valeria Muñoz Meléndez Juan Antonio Oliva García Laura Ángela Fuentes Villegas