DECOMUNICACIÓN: PLAN
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ORGANIGRAMA DE ÁREAS DEL EVENTO COORDINACIÓN
3 4 5 6
Diagnóstica F.O.D.A. (Interno - externo)
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Plan de Acción
8
Timing
9
Evaluación Externa
Objetivos S.M.A.R.T. Público Objetivo Mensaje
11 12
Justificación
15
Justificación
16 17 18 19
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Evaluación Interna
LOGÍSTICA Diagnóstica F.O.D.A. (Interno - externo) Plan de Acción Timing
FINANZAS
ÍNDICE
PÁGINAS
Diagnóstica F.O.D.A. (Interno - externo)
23
Timing
24
Presupuesto
28
Evaluación
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Plan de Acción
RELACIONES PÚBLICAS
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Diagnóstica F.O.D.A. (Interno - externo)
32
Timing
33
Plan de Acción
COMERCIALIZACIÓN
34 35
Diagnóstica F.O.D.A. (Interno - externo)
36
Timing
37
Plan de Acción
SERVICIOS GENERALES
38 39
Diagnóstica F.O.D.A. (Interno - externo)
40
Timing
41
Plan de Acción
CONCLUSIÓN GENERAL
ÍNDICE
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ORGANIGRAMA DE ÁREAS DEL EVENTO
1
COORDINACIÓN
3
DIAGNÓSTICO F.O.D.A. (INTERNO - EXTERNO)
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OBJETIVOS S.M.A.R.T.
S
1. Organizar un evento presencial para 40 personas con ayuda de las áreas de RR. PP., Comercialización, Logística, Finanzas y Servicios Generales. 2. Lograr que el evento organizado sea de algún tema de valor para los estudiantes de la Universidad de León Plantel Paraísos, incluyendo así a todas las carreras de dicho plantel.
M 1. Coordinar un evento con ayuda de áreas que permitirán llevar a cabo esta A labor. 1. Lograr 40 registros/asistentes a nuestro evento.
2. Ofrecer un evento que brinde un tema de valor para los estudiantes y una estancia agradable y de calidad.
R
1. Atraer a 40 estudiantes para asistir a un evento donde se tocará un tema de su interés.
T
1. Organizar un evento en menos de 2 meses (de septiembre a noviembre) con ayuda de todas las áreas anteriormente mencionadas.
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PÚBLICO OBJETIVO Este es un evento que muestra un lado realista y aterrizado de la actualidad conforme al posicionamiento de una marca a través de ventas en línea, la creación correcta de contenido y el enfoque de estrategias que ayuden a los asistentes a crecer en el E-commerce.
La conferencia va dirigida a hombres y mujeres de entre 18 a 30 años que radiquen en León, Guanajuato y estudien en el plantel Paraísos de la Universidad de León.
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MENSAJE Con la conferencia “E-commerce: al Desarrollo en el Mundo Digital” buscamos compartir el mensaje de la importancia que tiene el mundo digital en la actualidad, contemplando principalmente el cambio tan notorio en nuestra vida a raíz de una crisis mundial, por lo que este evento se realiza con el fin de fomentar espacios de actualización académica, una ventana al mundo profesional.
Área de Logística Área de RR.PP.
Área de Comercialización.
Área de RR.PP.
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PLAN DE ACCIÓN
8
TIMING
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EVALUACIÓN EXTERNA (ENCUESTA) Encuesta de satisfacción del evento a los asistentes que se registraron mediante nuestro método de registro en Google Forms.
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JUSTIFICACIÓN A comparación del registro de asistencia, en esta ocasión únicamente se les solicitó correo electrónico y nombre completo, pues su demás información de contacto ya la tenemos en una base de datos. Asimismo, el pedir nuevamente correo electrónico nos permitirá confirmar la información que nos compartieron con anterioridad y nos ayudará a tener personas a las cuales informarles sobre futuros eventos. Las demás preguntas son de satisfacción, para conocer el agrado de los asistentes y si existe alguna área de oportunidad. La intensión de realizar esta encuesta es obtener retroalimentación por parte de los asistentes para futuros eventos organizados por nuestro grupo. Link de encuesta: https://forms.gle/HEMwKq5c4ApGFuqA9
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EVALUACIÓN INTERNA (ENCUESTA) Encuesta interna para el grupo 1231-13 y 1331-14, quienes fuimos organizadores de este evento.
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En la pregunta 3 en caso de responder "medianas posibilidades" o "bajas posibilidades" se redirecciona a dos preguntas extras, mismas que son las siguientes:
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JUSTIFICACIÓN Para esta encuesta se tomó en consideración la organización del evento, por lo que fue interno con la finalidad determinar las fortalezas y las debilidades de nuestro equipo, en función del objetivo a alcanzar, con lo cual se completaron las bases para la formación estratégica de esta conferencia.
Link de encuesta: https://forms.gle/du6abiD4xwHgeWsU9
LOGÍSTICA
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DIAGNÓSTICO F.O.D.A. (INTERNO - EXTERNO)
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PLAN DE ACCIÓN
Este Plan de Acción está basado en las actividades que se realizaron el 29 de noviembre de 2021, durante el evento, pues las actividades de logística se desarrollaron principalmente en ese momento.
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TIMING
FINANZAS
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DIAGNÓSTICO F.O.D.A. (INTERNO - EXTERNO)
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PLAN DE ACCIÓN
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TIMING
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PRESUPUESTO Se realizó una aportación entre los 13 miembros del grupo de $350 por persona, la cual, ayudó como presupuesto inicial para las primeras compras de productos y/o servicios en el evento, además de llevar a cabo las estrategias de la venta de boletos con apoyo del área de comercialización, y de lo cual se obtuvieron los siguientes datos: Estrategias Boletos: $3,700 (37 boletos). Recaudación grupal: $4,350 Total. . . . . . . . . . . . . $8,050
Se recaudó por parte de las aportaciones $4,350.00. Únicamente 12 personas aportaron $350 y solo 1 persona $150
25 Respecto a la venta de boletos, se obtuvo una venta de 37 boletos (siendo en total 50 boletos), a $100 cada uno, lo que dio una ganancia de $3,700. Cabe mencionar que el objetivo era vender 4 boletos por persona.
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27 El evento tuvo un costo de $3,078.16, por lo que esta cantidad se resta del total de presupuesto y queda de la siguiente manera:
Con el saldo final se realizará la remuneración de los $350 de aportación a cada miembro. $4,971.84 - $4,350 = $621.84 (Saldo final).
Total evento………………$3,078.16 Presupuesto..................$8,050.00 Saldo…………………………....$4,971.84
El saldo final se dividirá entre los miembros del grupo que hayan logrado el objetivo de vender 4 boletos.
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EVALUACIÓN
En el caso del área de Finanzas, la evaluación será diferente pues se evaluará con base al cotejo de ingresos y egresos del evento, mismo que debe cuadrar a la perfección para saber que realizó bien su trabajo.
RELACIONES PÚBLICAS
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DIAGNÓSTICO F.O.D.A. (INTERNO - EXTERNO)
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PLAN DE ACCIÓN
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TIMING
COMERCIALIZACIÓN
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DIAGNÓSTICO F.O.D.A. (INTERNO - EXTERNO)
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PLAN DE ACCIÓN
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TIMING
SERVICIOS GENERALES
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DIAGNÓSTICO F.O.D.A. (INTERNO - EXTERNO)
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PLAN DE ACCIÓN
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TIMING
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CONCLUSIÓN GENERAL La realización de este evento fue durante dos meses, comenzando desde septiembre y llevándolo a cabo a finales de noviembre. En el transcurso de estos meses logramos darnos cuenta de la importancia que tiene la organización previa a un evento, permitiéndonos eliminar o evitar la improvisación, y el tener distintos planes en caso de tener algún problema o escenario negativo anteriormente previsto. Asimismo, nos permitió colaborar en equipo y conocer la importancia que tienen todas las áreas en esta organización, pues si alguna de ellas hubiera faltado posiblemente hubieran estado incompletas las ideas y/o actividades. Esto más que ser una actividad académica, nos ha permitido tomarnos con mayor seriedad las situaciones y nos ayudó con la formación profesional ante futuros proyectos. Organizar este tipo de eventos también nos ayudó a ser más claros en cuanto a los objetivos que se quieren alcanzar y lo indispensable que es acordar un tiempo para cada actividad o tareas a realizar.
Elaborado por: Alejandra Negrete Fonseca (RR. PP.) Angélica Carolina Caballero Hernández (Finanzas) Emma Valeria Muñoz Meléndez (RR. PP.) Fernanda García Ayala (Comercialización) Guillermo Esquivel Velázquez (RR. PP.) Laura Ángela Fuentes Villegas (Coordinación) Luis Fernando Monsibais Flores (Logística) Manuel Alejandro Núñez Padilla (Logística) Jessica Amairani Torres Rodríguez (RR. PP.) Jorge Alejandro Vázquez López (Logística) José Fabián Pérez Márquez (Comercialización) Juan Antonio Oliva García (Servicios Generales) Saúl Macías Juárez (Comercialización)