4M - Factori ce influenţează managementul timpului 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-2-
Managementul timpului • Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea), să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) şi să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obţinute (controlul).
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-3-
Factori care influenţează timpul • Elaborarea modelelor de conduită temporală şi punerea lor în aplicare depind de numeroşi factori: - culturali, - individuali, - organizaţionali, - sociali, - tehnologici. 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-4-
Factorii culturali • Distingem astfel ţări având o cultură monocronă (într-un interval de timp ne focalizăm exclusiv asupra unui lucru; în acest caz timpul este conceput în mod linear, ca un drum care conduce către viitor) şi ţări având o cultură policronă (în care activităţile, sarcinile, schimburile se desfăşoară în funcţie de programe foarte riguros întocmite). 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-5-
Factorii culturali Cultura policronă (ţări latine)
Cultura monocronă (ţări anglosaxone, germanice)
individul desfăşoară individul se focalizează concomitent mai exclusiv asupra unei activităţi multe activităţi individul admite întreruperile şi schimbările de ocupaţie 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
individul se dedică total şi exclusiv unei sarcini de îndeplinit -6-
Factorii culturali Cultura policronă (ţări latine)
Cultura monocronă (ţări anglosaxone, germanice)
în comunicare apar, în comunicare nu apar în mod frecvent, deloc sau doar rareori referiri la context referiri la context relaţiile dintre indivizi sunt mai importante decât atingerea scopului
executarea proiectului sau a sarcinii are prioritate în raport cu problemele umane
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-7-
Factorii culturali Cultura policronă (ţări latine)
Cultura monocronă (ţări anglosaxone, germanice)
programele şi proiectele sunt modificate frecvent şi cu uşurinţă
programele stabilite sunt normate întocmai
programele şi proiectele sunt modificate frecvent şi cu uşurinţă
programele stabilite sunt normate întocmai
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-8-
Factorii culturali Cultura policronă (ţări latine)
Cultura monocronă (ţări anglosaxone, germanice)
exactitatea este relativă
exactitatea este împinsă la extrem
relaţiile sunt mai intense şi mai durabile
relaţiile sunt superficiale şi efemere
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
-9-
Factorii culturali Cultura policronă (ţări latine)
Cultura monocronă (ţări anglosaxone, germanice)
indivizii nu au răbdare indivizii sunt mai lenţi şi tind să treacă direct şi acţionează metodic la acţiune angajamentele considerate a fi mai dificile se referă la persoane 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
angajamentele considerate a fi mai dificile se referă la sarcini - 10 -
Factorii organizaţionali Limite organizaţionale care influenţează direct sau indirect managementul timpului: • definirea greşită a timpului, • apariţia de tensiuni generate de modul de alocare a timpului. Reguli pentru a evita aceste neajunsuri: • primul sosit, primul servit; • acordarea unor perioade de timp specifice fiecărei persoane cu care urmează să conlucrăm; • utilizarea unui „cod de urgenţă”; • repartizarea sarcinilor în funcţie de prioritate. 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 11 -
Factorii individuali • Fiecare individ îşi foloseşte timpul în funcţie de convingerile personale, de experienţa dobândită şi în funcţie de contextul în care trăieşte, de modul în care gândesc cei din jurul său. De exemplu, mulţi salariaţi, veniţi de curând din diverse continente pentru a se stabili în ţări occidentale, au mari dificultăţi de adaptare la ritmul impus aici, atât în sfera de muncă, cât şi în viaţa privată. 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 12 -
Factorii sociali • În multe ţări dezvoltate apare o preocupare tot mai mare pentru timpul liber al fiecărui individ, apar frecvent instituţii care organizează şi animă activităţile extraprofesionale.
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 13 -
Factorii tehnologici • Recurgem astăzi, în tot mai mare măsură, la redactarea şi corectarea manuscriselor pe calculator, agende electronice, roboţi telefonici, sisteme de măsurare a timpului alocat fiecărui client, curier electronic, simulări pe calculator etc.
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 14 -
Factori care favorizează risipa de timp
• Întreruperile:
Întreruperi Efecte pozitive
Efecte negative
Telefonul
• deranjează permanent; • transformă individul întrun sclav al muncii sale.
• permite economii considerabile de timp; • reduce deplasările.
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 15 -
Soluţii pentru limitarea pierderilor de timp din cauza telefonului • Limitarea apelurilor personale, înregistrarea lor • Stabilirea riguroasă a scopului apelurilor, a problemelor de discutat • Utilizarea unei note de serviciu în cazul în care mesajul se adresează mai multor persoane • Strădania de a vorbi cât mai rapid cu persoana căutată, în cazul în care aceasta nu a răspuns direct la apel 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 16 -
Întreruperile: Întreruperi
Efecte pozitive
Vizite • permite neaştep- testarea tate capacităţii de adaptare a persoanei faţă de diverse situaţii de muncă. 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 17 -
Efecte negative • întrerup concentrarea persoanei; • reduc productivitatea.
Soluţii pentru limitarea pierderilor de timp din cauza vizitelor • Avizarea persoanelor interesate • Programarea activităţilor legate de proiecte speciale la ore considerate ideale • Programarea de întâlniri, pentru orice persoană care soseşte neanunţată, definirea obiectivului şi a duratei acestora • Folosirea cu zgârcenie a timpului nostru, în toate situaţiile • Plăcuţe cu „Nu deranjaţi” pe uşă 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 18 -
Întreruperile: Urgenţe
• permite verificarea eficacităţii metodelor în contextul concret de muncă.
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 19 -
• influenţează negativ organizarea timpului; • pune în discuţie voinţa salariatului de a regla lucrurile la termenul prevăzut.
Soluţii pentru limitarea pierderilor de timp din cauza întreruperilor • Cultivarea capacităţii de a acţiona în condiţii de stres • Evaluarea corectă a situaţiilor pentru a identifica urgenţele reale • Asigurarea autorităţii şi a informaţiilor necesare pentru a acţiona în astfel de situaţii • Constituirea unor echipe specializate pentru rezolvarea urgenţelor • Fixarea de termene 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 20 -
Şedinţele Generează risipă de timp atunci când: • sunt prea frecvente şi inadecvat pregătite; au o durată prea mare; • depăşesc durata programată; • nu respectă ordinea de zi sau nu ajung să soluţioneze toate problemele vizate; • nu se desfăşoară în locuri adecvate, (temperatură, zgomot, vizibilitate etc.); • există obiective parazitare pe care participanţii le depistează şi le sancţionează. 4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 21 -
Evitarea risipei de timp presupune: a. Elaborarea unui plan de muncă
b. Organizarea şi delegarea muncii
c. Controlul
4M - Factori ce influenţează managementul timpului
- 22 -