ACHIZIÃ…II PUBLICE Tot ce trebuie s` [tii despre procedurile de atribuire
Programul anual al achiziţiilor publice
A 2.33
Legislaţie, identificare şi ierarhizare necesităţi, reguli de întocmire
1.
Reguli şi informaţii ce trebuie avute în vedere la întocmirea programului anual al achiziţiilor publice
Reglementare: art. 12 din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea norme-
lor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Legea nr.98/2016.
Programul anual al achizițiilor publice se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele autoritaăților contractante și cuprinde totalitatea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le atribuie în decursul anului următor.
Program anual
Noţiunea de “autoritate contractantă” este definită conform prevederilor art. 2 alin. (1) din Directiva 2014/24/CE ca fiind statul, autoritățile regionale sau locale, organismele de drept public sau asociațiile formate din una sau mai multe astfel de organisme de drept public. Programul anual este un instrument managerial utilizat pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achiziție la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor și pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/națională de dezvoltare. Activitatea de stabilire a obiectivelor trebuie să răspundă următoarelor întrebări:
Funcţia de previziune
Ce se va face? De ce se va face? Cât se va face? Când se va face? Cum se va face? Ce riscuri implică? Întocmirea programului anual face parte din atribuţiile compartimentului specializat de achiziţii publice sau din atribuţiile persoanei desemnate de către conducătorul autorităţii contractante să îndeplinească activităţile procesului de achiziţie publică.
Cine îl elaborează?
Programul anul se elaborează în ultimul trimestru al anului pentru anul următor şi devine modificabil:
Când se elaborează?
în urma aprobării bugetului; în cazul rectificărilor de buget;
Achiziţii publice 4 32 16 07
3
Programul anual al achiziţiilor publice
A 2.33
Legislaţie, identificare şi ierarhizare necesităţi, reguli de întocmire
atunci când apare o nouă necesitate ce nu a fost prevăzută; atunci când se renunţă la realizarea unei achiziţii din diverse motive, cum ar fi: lipsa fondurilor necesare, dispariţia necesităţii, modificarea priorităţilor în achiziţie, ş.a. Programul anual trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare la: a) obiectul contractului de achiziție publică/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit; b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV); c) valoarea estimată, fără TVA, a contractului/acordului cadru, exprimată în lei; d) procedura stabilita pentru derularea procesului de achiziție; e) data estimată pentru începerea/finalizarea procedurii; f) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline; g) sursa de finanțare. Aprobare
Programul anual se înaintează conducătorului autorităţii contractante pentru aprobare.
Noi necesităţi
În cazul în care, pe parcursul unui an apar noi necesităţi ce trebuie acoperite prin atribuirea unor contracte de achiziţie publică, introducerea acestora în programul anual este condiţionată de asigurarea fondurilor.
Atenţie!
La elaborarea programului anual al achiziţiilor publice se iau în considerare următoarele aspecte:
4
–
necesitățile obiective de produse, servicii și lucrări;
–
gradul de prioritate al necesitatilor;
–
anticipările cu privire la sursele de finanțare ce urmează a fi identificate.
Achiziţii publice 4 32 16 07
Programul anual al achiziţiilor publice
A 2.33
Legislaţie, identificare şi ierarhizare necesităţi, reguli de întocmire
Atenţie!
1. În determinarea valorii estimate a contractelor de servicii aferente realizării investiţiilor publice şi/sau a lucrărilor de intervenţie asupra acestora, precum şi în cazul contractelor de lucrări, pentru care proiectantul a prevăzut în Devizul general cheltuieli diverse şi neprevăzute, se va avea în vedere şi cuantumul aferent procentului de diverse şi neprevăzute. 2.
În cazul contractelor cu caracter de regularitate, în determinarea valorii estimate a contractului iniţial se vor avea în vedere inclusiv cantităţile suplimentare de produse şi servicii.
3.
În cazul atribuirii unor lucrări/servicii noi, similare lucrărilor/serviciilor achiziţionate anterior, în determinarea valorii estimate a contractului iniţial se vor lua în considerare inclusiv lucrările/serviciile similare care vor fi achiziţionate ulterior.
4.
În cazul procedurilor defalcate pe loturi, în determinarea valorii estimate se va avea în vedere valoarea cumulată a tuturor loturilor.
3.1 Obţinerea informaţiilor privind preţul de piaţă Preţ de piaţă Consultarea pieței
Autoritatea contractantă poate derula un proces de consultare a pieței, ca parte a procesului de achiziție publică, care se inițiază prin publicarea în SEAP, precum şi prin orice alte mijloace, a unui anunț privind consultarea, în cazul în care dorește achiziționarea unor produse/servicii/lucrări cu grad ridicat de complexitate tehnică, financiară sau contractuală, ori din domenii cu un rapid progres tehnologic. Anunțul trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente: a) denumirea autorității contractante și datele de contact; b) adresa de internet unde sunt publicate informațiile cu privire la procesul de consultare a pieței; c) descrierea necesităților obiective şi constrângerilor de natură tehnică, financiară și/sau contractuală ce caracterizează nevoia autorității contractante în raport cu care se organizează respectiva consultare; d) aspectele supuse consultării; e) termenul până la care se transmit propunerile persoanelor interesate în cadrul procesului de consultare;
12
Achiziţii publice 4 32 16 07
Programul anual al achiziţiilor publice
A 2.33
Legislaţie, identificare şi ierarhizare necesităţi, reguli de întocmire
f) termenul până la care se desfășoară procesul de consultare; g) descrierea modalității de desfășurare a consultării, respectiv modul în care se va realiza interacțiunea cu operatorii economici ce răspund la invitația autorității contractante. Aspectele supuse consultării pot fi potențiale soluții tehnice, financiare sau contractuale pentru satisfacerea nevoii autorității contractante, precum și aspecte legate de strategia de contractare, inclusiv divizare pe loturi sau posibilitatea solicitării de oferte alternative. Orice persoana/organizație interesată poate transmite autorității contractante opinii, sugestii sau recomandări cu privire la aspectele supuse consultării, autoritatea contractantă având posibilitatea de a lua în considerare opiniile, sugestiile sau recomandarile primite în cazul în care le consideră relevante. După finalizarea procesului de consultare a pieței și înainte de inițierea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are obligația de a publica în SEAP rezultatul. Preţul de piaţă reprezintă suma de bani la care un produs/serviciu/lucrare este cumpărat/vândut efectiv pe o piaţă, la un moment dat, rezultat al confruntării directe a cererii cu oferta, în condiţii de concurenţă loială. Preţul de piaţă este preţul prezent, cel care se formează la un anumit moment şi într-un anumit loc. Preţul forfetar este preţul de piaţă care nu ţine cont de distanţa de la locul de producţie până la locul de livrare. Se mai numeşte şi preţ franco.
Preţ forfetar/preţ franco
Acesta se opune preţului de zonă, care reprezintă un preţ de vânzare ce ia în calcul costurile legate de transportul produsului până la locul de livrare. Deoarece piaţa şi condiţiile de piaţă suferă modificări, este necesar ca valoarea estimată să fie ajustată în funcţie de eventualele fluctuaţii ale preţurilor. Pentru a se obţine preţul de piaţă este nevoie de realizarea unei analize a pieţei din punct de vedere al ofertei şi al dinamicii preţurilor. În cadrul analizei ofertei se pot avea în vedere următoarele aspecte: –
dimensiunile gamei de mărfuri;
–
studierea ciclului de viaţă al produselor;
–
poziţionarea ofertei;
–
tendinţe în evoluţia ofertei.
Criteriul fundamental pentru gruparea informaţiilor necesare studierii pieţei este sursa de provenienţă.
Achiziţii publice 4 32 16 07
13
Programul anual al achiziţiilor publice
A 2.33
Legislaţie, identificare şi ierarhizare necesităţi, reguli de întocmire
Nu are calitate de autoritate contractantă; Atribuie un contract de servicii; Contractul este finantat/ subvenţionat direct în proporţie de mai mult de 50% din valoarea acestuia de către o autoritate contractantă; Art. 5 coroborat cu art. 6 din Legea nr. 98/2016. Valoarea estimată a contractului este egală sau mai mare decât echivalentul in lei al sumei de 600.129 lei.
Această obligaţie trebuie stipulată şi în contractul de finanţare.
Contractul este in legatura cu un contract de lucrari care face obiectul art. 6 alin. 1 din Legea 98/2016.
6.4.2
Excepţii la aplicarea Legii nr. 98/2016
În cazul în care autoritatea contractantă se află într-o situaţie prevăzută de legislaţie ca fiind o excepţie, atunci are posibilitatea: Fie de a aplica regulile excepţiei respective; Fie de a aplica prevederile Legii nr. 98/2016. Tab. Excepţii de la aplicarea Legii nr. 98/2016 Aplicant
Autoritate contractantă din domeniul apărării ţării şi securităţii naţionale
36.4
Situaţie
Baza legală
Observaţii
Aplicarea legii nr. 98/2016 conduce la furnizarea unor informaţii a căror divulgare ar fi contrară intereselor esenţiale de securitate ale ţării.
Art. 37 din Legea nr. 98/2016
Guvernul are dreptul de a stabili prin hotărâre circumstanţele şi procedurile specifice pentru atribuirea unor astfel de contracte.
Contractul implică protecţia unor interese esenţiale de securitate ale ţării în legătură cu producţia sau comercializarea de arme, muniţii şi material de război.
Art. 37 din Legea nr. 98/2016
Această situaţie nu trebuie să conducă la alterarea concurenţei pe piaţa produselor care nu sunt destinate unor scopuri specific militare.
Achiziţii publice 4 32 16 07
Programul anual al achiziţiilor publice
A 2.33
Legislaţie, identificare şi ierarhizare necesităţi, reguli de întocmire
Contractul este inclus în categoria informaţiilor secrete de stat, în Art. 37 din Legea conformitate cu legislaţia în vigoa- nr. 98/2016 re privind protecţia informaţiilor clasificate. Îndeplinirea contractului necesită impunerea unor măsuri speciale de siguranţă, pentru protejarea unor interese naţionale, potrivit prevederilor legale în vigoare.
Art. 37 din Legea nr. 98/2016 Exemplu: Institutul Cultural Român.
Atribuirea contractului de achiziţie publică de către structuri ale autorităţii contractante care funcţionează pe teritoriul altor state. Valoarea contractului este mai mică decât:
Autoritate contractantă
- 600.129 lei pentru contractele de achiziție publică/acordurile-cadru de produse şi servicii;
Art. 33 din Legea nr. 98/2016
- 23.227.215 lei pentru contractele de achiziție publică/acordurilorcadru de lucrări. Contract de servicii; Obiect - cumpărarea sau închirierea, prin orice mijloace financiare, de terenuri, clădiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora.
Protecţia informaţiilor clasificate este reglementată de Legea nr. 182 din 12 aprilie 2002, modificată de O.U.G. nr. 16 din 9 martie 2005, Legea nr. 268 din 1 octombrie 2007.
Pentru contractele a căror valoare depăşeşte pragurile prevăzute, autoritatea contractantă elaborează norme proprii care să asigure aplicarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziție publică si a organizării concursurilor de soluții.
Exemplu: Serviciile agenţiilor imobiliare Art. 29, lit. a) din Legea nr.98/2016
Contract de servicii; Obiect - cumpărarea, dezvoltarea, producţia sau coproducţia de materiale pentru programe destiArt. 29, lit. b) din nate serviciilor media audiovizua- Legea nr. le, atribuite de furnizori de servicii 98/2016 media, ori contractelor pentru spațiu de emisie sau furnizarea de programe care sunt atribuite furnizorilor de servicii media.
Achiziţii publice 4 32 16 07
36.5
Modalităţi de atribuire a contractelor de achiziţie publică
B 2.33
Proceduri, paşi procedurali, reglementare, sfaturi şi recomandări, studii de caz
1.1 Domeniu de aplicare Procedurile de atribuire trebuie aplicate de către orice autoritate contractantă, aşa cum este definită în art.4 din Legea nr. 98 din 23.05. 2016 privind achiziţiile publice, pentru: –
atribuirea contractului de achiziţie publică;
–
încheierea acordului-cadru;
–
atribuirea contractului de lucrări de către un operator economic care nu are calitatea de autoritate contractantă, în cazul în care respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de către o autoritate contractantă valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât suma de 23.227.215 lei fără TVA, iar contractul include lucrări de geniu civil sau lucrări de construcție pentru spitale, facilități destinate activităților sportive, recreative și de agrement, clădiri ale instituțiilor de învățământ preuniversitar și universitar și clădiri de uz administrativ;
–
atribuirea contractului de servicii de către un operator economic care nu are calitatea de autoritate contractantă, dacă respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de către o autoritate contractantă, valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât suma de 600.129 lei fără TVA, iar contractul este în legătură cu un contract de lucrări care face obiectul paragrafului anterior;
–
organizarea concursului de soluţii;
1.2 Excepţii de la domeniul de aplicare Există contracte de achiziţie publică care nu se atribuie în urma aplicării procedurilor revăzute de lege. Aceste contacte se atribuie, de regulă, după norme specifice, fie interne, fie norme impuse de finanţator. Reglementare: SECŢIUNEA a 5-a din Legea 98/2016 privind achiziţiile
publice
Contracte de achiziţie publică considerate excepţii de la aplicarea procedurilor prevăzute de lege 1 Contracte din sectoarele de apă, energie, transporturi și servicii poștale 2 Exceptări specifice în domeniul comunicațiilor electronice 3 Contracte de achiziție publică/acorduri-cadru atribuite și concursuri de soluții organizate conform unor norme internaționale 4 Exceptări specifice pentru contractele de servicii: 4.1 Contractul care are ca obiect cumpărarea sau închirierea, prin orice mijloace financiare, de terenuri, clădiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora;
Achiziţii publice 4 32 16 07
5
Modalităţi de atribuire a contractelor de achiziţie publică
B 2.33
Proceduri, paşi procedurali, reglementare, sfaturi şi recomandări, studii de caz
4.2 4.3 4.4
4.5 4.6 4.7 4.8
4.9 5 6
Contractul care se referă la cumpărarea, dezvoltarea, producţia sau coproducţia de programe destinate difuzării, de către instituţii de radiodifuziune şi televiziune; Contractul care se referă la prestarea de servicii de arbitraj, conciliere mediere și alte forme de soluționare alternativă a disputelor; Contractul care se referă la prestarea de servicii financiare în legătură cu emisiunea, vânzarea, cumpărarea sau transferul valorilor mobiliare ori al altor instrumente financiare, în sensul art. 4 alin. (1) din Regulamentul (UE) nr. 575/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 26 iunie 2013 privind cerințele prudențiale pentru instituțiile de credit și societățile de investiții și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 648/2012, servicii ale băncilor centrale și operațiuni efectuate cu Fondul European de Stabilitate Financiară și cu Mecanismul European de Stabilitate oricare dintre serviciile juridice prevăzute la art. 29 alin (3) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice Contractul care se referă la prestarea de servicii specifice unei bănci centrale de către Banca Naţională a României (împrumuturi, indiferent dacă sunt sau nu în legătură cu emisiunea, vânzarea, cumpărarea ori transferul valorilor mobiliare sau al altor instrumente financiare) Contractul care se referă la angajarea de forţă de muncă, respectiv încheierea de contracte de muncă; Contractul care se referă la prestarea de servicii de apărare civilă, protecție civilă și prevenirea pericolelor, prestate de persoane fără scop patrimonial, care fac obiectul codurilor CPV 75250000-3, 75251000-0, 75251100-1, 75251110-4, 75251120-7, 75252000-7, 75222000-8, 98113100-9 și 85143000-3, cu excepția serviciilor de ambulanță pentru transportul pacienților Contractul care se referă la prestarea de servicii de transport public de călători feroviar sau cu metroul. Contractul de servicii atribuit pe baza unui drept exclusiv Contracte de achiziții publice/acorduri-cadru încheiate între entități din sectorul public ALTE EXCEPŢII
1
2
Actele juridice,altele decât contractele de achiziție publică/acordurile-cadru, încheiate de o persoană care are calitatea de autoritate contractantă potrivit legii, cum ar fi acordarea de finanțări rambursabile sau nerambursabile persoanelor fizice ori juridice în condițiile legislației speciale contractul de achiziție publică pentru structurile autorităților contractante care funcționează pe teritoriul altor state atunci când valoarea contractului este mai mică decât pragurile valorice prevăzute la art. 7 din Lege. SITUAŢII SPECIALE în care se aplică prevederile Legii privind achiziţiile publice
1 2
Servicii de cercetare și dezvoltare – doar dacă rezultatele sunt destinate, în mod exclusiv, autorității contractante, pentru uz propriu în exercitarea propriei activități, iar serviciul prestat este remunerat în totalitate de către autoritatea contractantă. Apărare și securitate – doar pentru cele pentru care nu se aplică dispozițiile altor altor acte normative/ memorandumuri speciale
care au ca obiect atât achiziții pentru care se aplică dispozițiile Legii 98/2016 privind achiziţiile publice, cât și achiziții pentru care se aplică dispozițiile altor acte normative Achiziții mixte -
În cazul contractelor mixte, în situaţia în care diferitele părți ale acestora sunt în mod obiectiv separabile, autoritatea contractantă are dreptul de a alege între a atribui contracte distincte pentru părțile separate și a atribui un singur contract. De reţinut
6
Achiziţii publice 4 32 16 07
Documentaţia de atribuire
C 2.33 Legislaţie, sfaturi şi recomandări, modele de documente
1.
Procedura de elaborare a documentaţiei de atribuire
Reglementare: Art. 154 – 161, Secţiunea a 4-a Elaborarea documen-
taţiei de atribuire din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Documentaţia de atribuire a unui contract de achiziţie publică reprezintă totalitatea documentelor care descriu necesitatea autorităţii contractante. Conţinutul documentaţiei de atribuire Document
Informaţii conţinute
Compartiment responsabil
Fişa de date a achiziţiei (disponibila in SEAP)
Date de contact Descrierea criteriilor de calificare a operatorilor economici Informaţii privind desfăşurarea procedurii Informaţii privind legislaţia aplicabilă Specificaţii tehnice Descrierea obiectului contractului
Compartimentul intern Fişa de date a achiziţiei conţine de achiziţii publice toate acele informaţii care vor fi publicate în anunţul de participare
Compartimentul solicitant Compartimentul intern de achiziţii publice Prestatorul de servicii de consultanţă
În cadrul documentaţiei descriptive va fi descrisă necesitatea autorităţii contractante în general, detaliindu-se în cadrul rundelor de negocieri sau discuţii.
Clauze obligatorii Clauze specifice Clauze negociabile Formulare ce se vor completa de către ofertant
Compartimentul intern de achiziţii publice Compartimentul juridic Compartimentul intern de achiziţii publice
Modelul de contract trebuie să fie specific obiectului contractului.
Caiet de sarcini sau documentul descriptiv (în cazul procedurilor de dialog competitiv, de negociere sau de parteneriat pentru inovare) Clauze contractuale obligatorii Formulare si modele de documente
Note justificative prevazute de legislatia in domeniu
Observaţii
Formularele conţinute în documentaţia de atribuire vor structura informaţia necesară autorităţii contractante şi vor uşura elaborarea ofertei de către operatorul economic.
Documentele transmise în SEAP de către autorităţile contractante vor fi semnate cu semnătură electronică extinsă, necriptata, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
Achiziţii publice 4 32 16 07
3
Documentaţia de atribuire
C 2.33 Legislaţie, sfaturi şi recomandări, modele de documente
Pe baza documentaţiei de atribuire operatorii economici interesaţi elaborează oferta ce va fi depusă în cadrul procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică. Solicitare clarificări
În cazul în care, operatorul economic consideră că o anumită informaţie cuprinsă în documentaţia de atribuire nu este suficient de clară sau poate induce interpretări diferite, poate solicita clarificări.
Termen de solicitare
Solicitarea de clarificări nu trebuie să fie depusă cu mai mult de 9 zile înainte de data de depunere a ofertelor. Solicitarea de clarificări trebuie făcută în timp util, astfel încât autoritatea contractantă să nu fie în imposibilitatea de a respecta termenele stabilite de legislaţie. Autoritatea contractantă trebuie să răspundă la solicitarea de clarificări privind documentaţia de atribuire in mod clar, complet si fara ambiguitati, intr-o perioada care nu trebuie sa depaseasca, de regula, trei zile lucrătoare, însă răspunsul nu trebuie să fie transmis cu mai puţin de 6 zile, respectiv 4 zile in situațiile de urgență, demonstrate în mod corespunzător de autoritatea contractantă înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor sau solicitărilor de participare.
Atenţie! Art. 27
Contestarea documentaţiei de atribuire – Notificarea prealabila
În cazul în care operatorul economic nu a transmis solicitarea de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitate de a respecta termenul de răspuns – 6 zile, respectiv 4 zile, aceasta din urmă raspunde la solicitarea de clarificare in masura in care se respecta, in mod cumulativ, urmatoarele: a)
perioada necesara pentru elaborarea si transmiterea in SEAP de către autoritatea contractantă a raspunsului face posibila primirea acestuia de către operatorii economici înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor sau solicitărilor de participare;
b)
răspunsul nu modifică informaţiile deja publicate, nu afectează modul de elaborare a ofertelor şi nici nu devine necesară publicarea unei erate.
Persoana care se consideră vătămată, înainte de a se adresa Consiliului sau instanței de judecată competente, are obligația să notifice autoritatea contractantă cu privire la solicitarea de remediere, în tot sau în parte, a pretinsei încălcări a legislației privind achizițiile publice sau concesiunile, în termen de: 10 zile incepand cu ziua urmatoare luării la cunoştinţă despre actul autorității contractante considerat nelegal, dacă valoarea estimată a procedurii de achiziție publică sau de concesiune publică este egală sau mai mare decât pragurile valorice în raport cu care este obliga-
4
Achiziţii publice 4 32 16 07
Documentaţia de atribuire
C 2.31 Legislaţie, sfaturi şi recomandări, modele de documente
Înregistrarea şi accesul în sistemul electronic de achiziţii publice (SEAP) Înregistrarea în SEAP prespune completarea on-line a formularului de înregistrare, disponibil pe www.e-licitatie.ro. Pentru mai multe detalii poate fi consultată sectiunea Formular de înregistrare. La acceptarea cererii de înregistare în sistem de către Operatorul SEAP, utilizatorul va primi un e-mail de confirmare, în care se va specifica: numărul de zile până la eliberarea certificatului digital, perioada maximă până la care utilizatorul poate descărca certificatul (înainte de invalidarea acestuia) şi link-ul de unde se poate descărca certificatul. În cazul în care Operatorul SEAP respinge cererea de înregistrare, decizia acestuia va fi de asemenea comunicată utilizatorului printr-un e-mail. După eliberarea certificatului digital, utilizatorul va primi un alt e-mail prin care va fi înştiinţat că s-a eliberat certificatul digital asociat entităţii pe care o reprezintă şi adresa URL-ul de unde poate descărca certificatul. Descărcarea certificatului digital nu este condiţionată de recepţionarea acestui mesaj, deoarece link-ul de download este cunoscut utilizatorului din e-mailul primit în momentul acceptării cererii de înregistrare în sistem de către Operatorul SEAP. Pentru mai multe informaţii despre downloadul certificatului digital poate fi consultată secţiunea Descărcarea certificatului digital. Autentificarea în sistem se face pe baza certificatului digital primit de la SEAP, a contului de utilizator si a parolei. Detalii se găsesc în sectiunea Logare în sistem. Formular de înregistrare
Pentru accesarea formularului de înregistrare se selectează opţiunea Înregistrare din pagina principală. Veţi fi direcţionat către o pagină din care se alege tipul entităţii care se înregistrează în sistem. Apăsând pe iconiţa ataşată înregistrării autorităţii contractante (fig. 1) veţi fi redirectionat către prima secţiune a formularului de înregistrare, nu înainte de a citi şi de a accepta termenii şi condiţiile care trebuie respectate pentru a putea activa în aplicaţie.
fig. 1
Achiziţii publice 4 30 15 06
39
Documentaţia de atribuire
C 2.31 Legislaţie, sfaturi şi recomandări, modele de documente
Formularul de înregistrare cuprinde patru secţiuni: – General – Cont utilizator – Adrese – Documente După completarea corectă şi completă a tuturor informaţiilor se actionează butonul . Veţi fi redirecţionat către o nouă pagină unde sunt afişate toate informaţiile introduse în cele patru secţiuni ale înregistrării. Pentru modificarea datelor introduse se apasă . Pentru finalizarea înregistrării, se introduce codul butonul care apare în partea de jos a paginii (fig. 2) şi se apasă butonul .
Fig. 2 În cazul în care înregistrarea s-a realizat cu succes, veţi primi un mesaj de confirmare şi cheia de acces (PIN-ul) pentru downloadul certificatului digital (fig. 2.1.3). Atenţie! Memoraţi PIN-ul şi nu-l încredinţaţi altei persoane. Fără acest cod nu se va putea descărca certificatul digital, iar autentificarea în sistem nu va mai fi posibilă. În cazul pierderii PIN-ului, certificatul digital va putea fi obţinut doar de la sediul A.A.D.R.. La finalizarea cu succes a înregistrării veţi primi un e-mail de confirmare din partea echipei e-Licitatie, transmis pe adresa de e-mail completată în secţiunea adresă de contact. Pentru eliberarea certificatului digital este necesară validarea cererii de înregistrare de către Operatorul SEAP.
40
Achiziţii publice 4 30 15 06
Descrierea specificaţiilor tehnice din caietul de sarcini
D 2.34
Reglementare, specificaţii tehnice, studii de caz şi modele
1.
Stabilirea specificaţiilor tehnice
Reglementare: Secţiunea a 4-a, art. 155-159, din Legea nr. 98/2016.
Specificaţiile tehnice reprezintă cerinţe, prescripţii, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, în aşa manieră încât să corespundă necesităţii autorităţii contractante.
Specificaţie tehnică
Termenului de specificaţie tehnică i se atribuie deseori şi conceptul de „standard de firmă”, iar acesta poate indica procedeul şi documentele normative care descriu metodele prin care se determină îndeplinirea condiţiilor prescrise. Certificarea respectării standardelor de asigurare a calităţii sau de protecţie a mediului nu pot face obiectul susţinerii acordate de către o altă persoană. Specificaţia Tehnică poate fi un standard, o parte dintr-un standard sau un document independent de un standard. Prin specificațiile tehnice se poate de asemenea stabili dacă se solicită transferul drepturilor de proprietate intelectuală. Atunci când sunt luate în considerare documente independente de un standard, acestea trebuie să respecte condiţiile generale pentru documente scrise cuprinse în SR Ghid ISO/CEI 7:2006.
Atenţie!
Definirea activitatii de standardizare s-a realizat prin standardul SR 10000-1/1994, conform căruia: „Standardizarea reprezintă activitatea specifică prin care sunt stabilite, pentru probleme reale sau potenţiale, prevederi destinate unei utilizări comune şi repetate, vizând obţinerea unui grad optim de ordine într-un context dat. Potrivit SR 10000-1:94, Standardul poate fi: internaţional, regional, naţional, teritorial, profesionale sau de firmă, de bază, de terminologie, de încercare, de produs ş.a. Exemplu: în H.G. nr. 622/2004 (cu modificările şi completările
ulterioare) privind stabilirea condiţiilor de introducere pe piaţă a produselor pentru construcţii, defineşte specificaţia tehnică drept un document care stabileşte caracteristicile unui produs, cum ar fi niveluri de calitate, performanţă, securitate sau dimensiuni, inclusiv cerinţe care se aplică produsului cu privire la denumirea sub care acesta este comercializat, terminologie, simboluri, încercări şi metode de încercare, ambalare, marcare sau etichetare şi proceduri pentru evaluarea conformităţii. Specificaţia tehnică armonizată reprezintă un standard român care adoptă standarde europene armonizate dintr-un domeniu sau standarde
Achiziţii publice 4 33 16 09
Specificaţie tehnică armonizată
3
D 2.34
Descrierea specificaţiilor tehnice din caietul de sarcini
Reglementare, specificaţii tehnice, studii de caz şi modele
naţionale ale statelor membre ale Uniunii Europene care adoptă standarde europene armonizate şi agremente tehnice europene. Specificaţii tehnice recunoscute
Specificaţii tehnice recunoscute reprezintă specificaţii tehnice române şi/sau ale statelor membre ale Uniunii Europene, care au fost recunoscute de Comisia Europeană şi de statele membre ca fiind conforme cu cerinţele esenţiale în cadrul unei proceduri coordonate de Comisia Europeană şi ale căror indicative de referinţă sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C. Potrivit H.G nr. 1016/2004, care a abrogat HG 1587/2002, privind măsurile pentru organizarea şi realizarea schimbului de informaţii în domeniul standardelor şi reglementărilor tehnice, precum şi al regulilor referitoare la serviciile societăţii informaţionale între România şi statele membre ale Uniunii Europene, precum şi Comisia Europeană, cu modificările și completările ulterioare o specificaţie tehnică cuprinde: caracteristicile unui produs, cum ar fi : nivel de calitate, performanţă, securitate, dimensiuni cerinţe care se aplică produsului cu privire la numele sub care acesta este comercializat, terminologie, simboluri, testare şi metode de testare, ambalare, marcare sau etichetare şi proceduri pentru evaluarea conformităţii; metode de fabricaţie şi procese utilizate, atunci când acestea au efect asupra caracteristicilor lor.
Atenţie!
Riscuri în definirea specificaţiilor tehnice: apreciere eronată a nevoilor autorităţii contractante: se definesc caracteristici care nu sunt necesare sau nu sunt suficiente autorităţii contractante; apreciere eronată a valorii la care poate fi achiziţionat un produs/serviciu/lucrare având anumite specificaţii tehnice; modificarea legislativă cu privire la anumite cerinţe specifice de calitate; incoerenţa solicitărilor.
4
Achiziţii publice 4 33 16 09
Contracte de achiziţie publică
E 2.34 Sfaturi şi recomandări, modele de documente
1.
Sfaturi şi recomandări pentru stabilirea clauzelor contractuale
Conform art. 1166 din Codul civil, contractul este acordul de voinţă dintre două sau mai multe persoane cu intenţia de a constitui, modifica sau stinge un raport juridic. Potrivit Codului civil persoanele fizice şi persoanele juridice au dreptul să încheie în mod liber contracte, consacrându-se astfel principiul libertăţii contractuale. Apreciem în acest sens că sunt aplicabile aceste dispoziţii şi contractului de achiziţie publică, acesta fiind un contract cu titlu oneros, încheiat în formă scrisă între autoritatea contractantă şi respectivul operator economic. Legea nr. 98/2016, Legea nr. 99/2016, Legea nr. 100/2016 şi Legea nr. 101/2016 reglementează regimul juridic al contractului de achiziţie publică, al contractului de concesiune de lucrări publice şi al contractului de concesiune de servicii, procedurile de atribuire a acestor contracte, precum şi modalităţile de soluţionare a contestaţiilor formulate împotriva actelor emise în legătură cu aceste proceduri. De altfel, Legea nr. 98/2016 defineşte contractul de achiziţie publică astfel : „contract de achiziţie publică - contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori economici şi una ori mai multe autorităţi contractante, care are ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii. Potrivit art. 3 din acelaşi act normativ, contractele de achiziţie publică sunt de trei tipuri: a) contract de achiziţie publică de lucrări – contractul de achiziţie publică care are ca obiect: fie exclusiv execuţia, fie atât proiectarea, cât şi execuţia de lucrări în legatură cu una dintre activităţile prevăzute în anexa nr. 1 la Legea nr. 98/2016; fie exclusiv execuţia, fie atât proiectarea, cât şi execuţia unei construcţii; fie realizarea, prin orice mijloace, a unei construcții care corespunde cerinţelor stabilite de autoritatea contractantă care exercită o influență determinantă asupra tipului sau proiectării construciei; b) contract de achiziție publică de produse – contractul de achiziție publică care are ca obiect achiziția de produse prin cumparare, inclusiv cu plata în rate, iînchiriere, leasing cu sau fără opțiune de cumpărare ori prin orice alte modalități contractuale în temeiul cărora autoritatea contractantă beneficiază de aceste produse, indiferent dacă dobândește sau nu proprietatea asupra acestora; contractul de achiziție pu-
Achiziţii publice 4 33 16 09
3
Contracte de achiziţie publică
E 2.34 Sfaturi şi recomandări, modele de documente
blică de produse poate include, cu titlu accesoriu, lucrări ori operațiuni de amplasare și de instalare; c) contract de achiziție publică de servicii – contractul de achiziție publică care are ca obiect prestarea de servicii, altele decât cele care fac obiectul unui contract de achiziție publică de lucrări. Codul civil defineste la art. 1172 contractul oneros ca fiind Contractul prin care fiecare parte urmăreşte să îşi procure un avantaj în schimbul obligaţiilor asumate. Ca atare, contractul de achiziţie publică este un contract cu titlu oneros, avându-se în vedere că, pe de o parte, autoritatea contractantă dobândeşte definitiv sau temporar un produs, un serviciu sau o lucrare, iar ofertantul căruia i se atribuie contractul primeşte din fondurile publice preţul sau tariful din propunerea financiară. Mergând mai departe şi având în vedere cele două feluri ale contractelor cu titlu oneros, respectiv comutative şi aleatorii, contractul de achiziţie publică este un contract oneros comutativ. Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, în cel puţin doua exemplare, în urma aplicării unei proceduri de atribuire . Clauze contractuale obligatorii
Legislaţia în vigoare stabileşte ca autoritatea contractantă trebuie să pună la dispoziţia ofertanţilor, în cadrul documentaţiei de atribuire, informaţiile referitoare la proiectul de contract continand clauzele contractuale obligatorii (HG nr. 395/2016, art. 20, alin. (1) lit. c). Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziţie publică trebuie să le conţină referitor la:
-
obiectul principal al contractului;
-
preţul contractului şi modalităţi de plată;
-
durata contractului;
-
sancţiuni pentru neexecutarea culpabilă a obligaţiilor;
-
documentele contractului;
-
obligaţiile principale ale părţilor.
Clauzele specifice
4
Pe lângă aceste clauze există şi clauze contractuale specifice. Clauzele specifice sunt acele prevederi contractuale particulare fiecărui contract de achiziţie publică, care se stabilesc, de regulă, prin acordul părţilor, în funcţie de necesităţile obiective ale autorităţii contractante şi de conţinutul ofertei declarate câştigătoare.
Achiziţii publice 4 33 16 09
Chemarea la competiţie
F 3.34 Când? Unde? Cum?
1.
Anunţul de intenţie – primul semnal
Reglementare: Secţiunea 3, articolele 142-148 din Legea nr. 98/2016
privind achizițiile publice. Anunţul de intenţie reprezintă manifestarea publică a interesului unei autorităţi contractante de a atribui/încheia contracte/acorduri cadru pentru achiziţionarea de produse/servicii/lucrări, pe durata unui an bugetar.
1.1 Când şi unde se publică anunţul de intenţie? Anunţul de intenţie se publică: în SEAP în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene Nr. crt.
Situaţiile când se publică anunţ de intenţie
Momentul transmiterii spre publicare
1
Când dorim să atribuim un contract pentru achiziţionarea de produse
Cât mai repede posibil după începerea anului bugetar
2
Când dorim să atribuim un contract pentru achiziţionarea de servicii
Cât mai repede posibil după începerea anului bugetar
3
Când dorim să încheiem un contract acord cadru
Cât mai repede posibil după începerea anului bugetar
4
Când dorim să atribuim/încheiem un contract/acord cadru pentru achiziţionarea de lucrări
După aprobarea programului în care este prevăzut contractul/acordul cadru respectiv
Achiziţii publice 4 33 16 09
3
Chemarea la competiţie
F 3.34 Când? Unde? Cum?
2.
Anunţul de participare
2.1 Când se publică un anunţ de participare? Reglementare: Secţiunea a 3-a, art. 142-153 din Legea nr. 98/2016, şi
Capitolul III din HG 395/2016. Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare un anunţ de participare atunci când:
12
–
iniţiază procedura de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau negociere competitivă ori un parteneriat pentru inovare, pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilorcadru;
–
lansează un sistem dinamic de achiziţie;
–
iniţiază procedura de atribuire a contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru pentru servicii sociale și alte servicii specifice, prevăzute în anexa 2 la Legea nr. 98/2016, cu excepția cazului în care a fost publicat un anunț de intenție valabil în mod continuu.
–
organizează un concurs de soluţii.
Achiziţii publice 4 33 16 09
Chemarea la competiţie
F 3.34 Când? Unde? Cum?
5.
Răspunsul la solicitările de clarificări
Reglementare: art. 160-161 din Legea 98/2016.
Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legaturăcu documentaţia de atribuire. Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde la aceste solicitări de regulă, în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea acestora. Răspunsul la clarificări se postează în SEAP. În cazul în care, din motive tehnice, documentaţia de atribuire nu a putut fi postată în SEAP, răspunsul la clarificărise acordă printr-un document scris, semnat de reprezentantul său legal, în termeni cât mai clari, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la solicitările de clarificări va fi direcţionat către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia şi va conţine şi întrebările aferente, fără a se dezvălui însă identitatea celui care a solicitat clarificările. Atenţie!
Autoritatea contractantă trebuie să transmită răspunsul la solicitările de clarificări cu cel puţi 6 zile, respectiv 4 zile în situațiile de urgență demonstrate în mod corespunzator de autoritatea contractantă, înainte de data limită de depunere a ofertelor sau a solicitarilor de participare.
Răspuns în SEAP
În situaţia în care operatorul economic nu a transmis solicitarea de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitatea de a respecta termenul de 6 zile, aceasta din urmă are obligaţia de a răspunde la solicitarea de clarificare în măsura în care se respectă în mod cumulativ următoarele situaţii:
Condiţii pentru comunicări, solicitări, informări, notificări
32
a)
perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.
b)
răspunsul la solicitarea de clarificări nu modifică informaţiile deja publicate, nu afectează modul de elaborare a ofertelor şi nici nu devine necesară publicarea unei erate.
Atât netransmiterea de către operatorul economic a solicitării de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitate de a respecta termenul de 6 zile menţionat anterior, iar prin răspunsul la solicitarea de clarificare se modifică informaţiile deja publicate, se afectează modul de elaborare a ofertelor şi devine necesară publicarea unei erate, cât şi cazul în care autoritatea contractantă constată din oficiu că sunt necesare clarificări cu privire la documentaţia de atribuire, fiind pusă în imposibilitatea de a respecta termenul de 6 zile şi prin clarificarea adusă se modifică informaţiile deja publicate,
Achiziţii publice 4 33 16 09
Chemarea la competiţie
F 3.34 Când? Unde? Cum?
se afectează modul de elaborare a ofertelor şi devine necesară publicarea unei erate, reprezintă abateri grave de la prevederile legislative, iar Autoritatea contractantă are obligaţia de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Comunicările, solicitările, informările, notificările şi altele asemenea, prevăzute în Legea 98/2016 trebuie să întrunească următoarele condiţii: –
fie transmise în scris,
–
să poarte ştampila şi semnătura reprezentantului legal al autorităţii contractante
–
să fie înregistrate în momentul transmiterii, respectiv în momentul primirii, asigurându-se totodată integritatea şi confidenţialitatea datelor respective.
Procedura de postare a clarificărilor în cazul publicării unui anunţ de participare Accesare cont utilizator în SEAP Accesare meniu „Anunţuri” Accesare meniu „Anunţuri de participare” Accesare buton „Anunţuri de participare” Se identifică anunţul de participare aferent procedurii pentru care trebuie postate clarificări Accesare pictograma „lupă” La finalul anunţului sunt 6 butoane: Înapoi; Istoric anunţuri; Listă erate; Anulare procedură; Suspendare procedură; Documentaţie şi clarificări. Accesare buton „Documentaţie şi clarificări” Accesare buton „Adaugă” Se completează „Denumire” Se accesează pictograma „lupă” Selectare document conţinând clarificarea Se completează „Comentariu” Accesare buton „Salvează” Accesare buton „Înapoi” Accesare buton „Înapoi”
Bifă
5.1 Reguli aplicabile comunicarilor Reglementare: art. 64-67 din Legea 98/2016.
Achiziţii publice 4 33 16 09
33
Organizarea atribuirii contractelor de achiziţie publică
G 2.33 Proceduri, termene, modalităţi
6.2 Procesul verbal de deschidere a ofertelor Unul dintre membrii comisiei de evaluare va consemna toate elementele prezentate de preşedinte într-un proces-verbal. Elementele obligatorii în procesul-verbal: –
modul de desfăşurare a şedinţei respective,
–
aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor,
–
elementele principale ale fiecărei oferte, inclusiv pretul,
–
lista documentelor depuse de fiecare operator economic în parte.
Pentru uşurarea consemnării elementelor prezentate este utilă folosirea unui formular tipizat de proces-verbal de deschidere a ofertelor.
Recomandare
Procesul-verbal va fi semnat de către toţi participanţii la şedinţa respectivă. Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite un exemplar al procesului-verbal tuturor operatorilor economici participanţi la procedura de atribuire, în cel mult o zi lucrătoare de la deschidere, indiferent dacă aceştia au fost sau nu prezenţi la şedinţa respectivă. În conformitate cu prevederile art. 63 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă publică prin mijloace electronice denumirea şi datele de identificare ale ofertantului/candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/terţului susţinător, în termen de maximum 5 zile de la expirarea termenului-limită de depunere a solicitărilor de participare/ofertelor, cu excepţia persoanelor fizice, pentru care se publică doar numele.
Achiziţii publice 4 32 16 07
29
Organizarea atribuirii contractelor de achiziţie publică
G 2.33 Proceduri, termene, modalităţi
7.
Procedura privind calificarea operatorilor economici şi evaluarea ofertelor
Calificarea operatorilor economici şi evaluarea ofertelor au drept scop stabilirea ofertei câştigătoare. Oferta câştigătoare trebuie să fie stabilită într-un termen care nu trebuie să depăşească 25 de zile de la data deschiderii ofertelor până la data transmiterii comunicărilor privind rezultatul procedurii. Perioada limită poate fi prelungită o singură dată, cu excepţia situaţiilor în care autoritatea contractantă reevaluează ofertele ca urmare a unei decizii a Consiliului naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, a unei hotărâri judecătoreşti sau a recomandărilor observatorilor ANAP, în cazuri temeinic motivate.
Prelungirea perioadei de evaluare se aduce la cunoştinţa tuturor operatorilor economici implicaţi, în termen de maximum două zile.
7.1 Calificarea operatorilor economici Calificarea operatorilor economici se realizează în cadrul şedinţelor la care participă toţi membrii comisiei de evaluare. Membri comisiei de evaluare constată în cadrul acestor şedinţe dacă documentele de calificare depuse de operatorii economici participanţi la procedură: sunt conforme cu solicitările cuprinse în documentaţia de atribuire sunt complete;
sau reprezintă documente echivalente cu cele solicitate; demonstrează îndeplinirea documentaţia de atribuire.
criteriilor de calificare stabilite în
Calificarea vizează verificarea îndeplinirii de către operatorii economici a condiţiilor privind capacitatea acestora de a duce la îndeplinire contractul în cauză şi acceptarea numai a celor conformi. Condiţiile de calificare reprezintă cerinţe minime şi orice operator economic care nu aduce dovada îndeplinirii acestora va fi descalificat. Calificarea este o activitate premergătoare: Selecţiei operatorilor economici, în cazul procedurilor de licitaţie restrânsă, dialog competitiv, negociere cu competitiva; Evaluării operatorilor economici, în cazul procedurilor de licitaţie deschisă şi simplificata.
30
Achiziţii publice 4 32 16 07
Atribuirea contractului de achiziţie publică
H 2.33 Prevederi legale, termene şi condiţii
1.
Notificarea privind rezultatul procedurii de atribuire
Reglementare: regulile privind informarea candidaților/ofertanților des-
pre rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică se regăsesc în conţinutul Secțiunii a 13-a din Legea nr. 98/2016 privind privind achizițiile publice.
Înainte de atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, cu excepţia situaţiei contractelor subsecvente atribuite în executarea unui acord-cadru, autoritatea contractantă solicită ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare şi selecţie, în conformitate cu informaţiile cuprinse în DUAE, cu excepţia procedurilor desfăşurate în mai multe etape când documentele justificative sunt solicitate înainte de transmiterea invitaţiilor pentru etapa a doua către candidaţii selectaţi. Autoritatea contractantă, după aprobarea raportului procedurii de către conducătorul autorităţii contractante, are obligaţia de a informa operatorii economici implicaţi în procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică despre deciziile referitoare la: –
rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică;
–
rezultatul procedurii de încheiere a acordului cadru;
–
rezultatul concursului de soluţii;
–
anularea procedurii de atribuire;
–
eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri;
Obligaţia autorităţii contractante
Este operator economic implicat în procedura de atribuire: –
orice candidat/ofertant pe care autoritatea contractantă nu l-a informat încă despre decizii care îi vizează candidatura/oferta;
–
orice candidat/ofertant a cărui candidatură/ofertă nu a fost încă respinsă definitiv de autoritatea contractantă;
Respingerea este considerată definitivă dacă a fost comunicată operatorului economic în cauză şi: – –
fie a fost considerată legală de CNSC, sesizat în acest sens; fie nu a făcut sau nu mai poate face obiectul unei căi de atac;
Cine are sarcina întocmirii şi comunicării notificării?
Această obligaţie revine structurii/compartimentului intern specializat din cadrul autorităţii contractante responsabile cu organizarea procedurilor privind achiziţiile publice. În vorbirea curentă această structură este cunoscută generic sub denumirea: Compartimentul/ serviciul/direcţia de achiziţii / biroul / persoana desemnată în acest sens.
Achiziţii publice 4 32 16 07
Sarcina întocmirii şi comunicării notificării
3
Atribuirea contractului de achiziţie publică
H 2.33 Prevederi legale, termene şi condiţii
De ce nu face comisia de evaluare a ofertelor acest demers?
Întrucât odată cu întocmirea raportului procedurii de atribuire, comisia de evaluare a ofertelor este descărcată de responsabilităţile privind procedura respectivă. Rolul comisiei este doar acela de a evalua ofertele şi de a supune aprobării conducătorului instituţiei, ultimului document emis de ea, raportul procedurii, în care se consemnează oferta desemnată câştigătoare şi implicit ofertele respinse ori declarate necâştigătoare. Situaţie din practică
Totuşi, în funcţie de politica proprie a fiecărei autorităţi contractante referitoare la managementul resurselor umane sau de posibilităţile efective ale acesteia de acoperire a sarcinilor specifice cu personal de specialitate, este posibilă situaţia în care persoane din compartimentul intern de achiziţii publice să fie şi membri ai comisiei de evaluare a ofertelor.
Atenţie!
Prin urmare, nu este exclus ca documentul privind notificarea rezultatului să fie întocmit şi semnat de persoanele care au avut şi calitatea de membri ai comisiei de evaluare a ofertelor, fără ca prin aceasta să fie pusă în pericol validitatea lui.
Atenţie! Forma de transmitere a rezultatului
Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire a contractului se realizează numai în formă scrisă. În cazul procedurilor desfășurate online, pe baza informaţiilor introduse în SEAP de către autoritatea contractantă, sistemul informatic generează automat către toţi ofertanţii participanţi notificări cu privire la rezultatul procedurii de atribuire. Momentul transmiterii rezultatului: nu mai târziu de 5 zile de la emite-
Momentul transmiterii
rea deciziilor. Aceste comunicări trebuie realizate înăuntrul termenului de 25 zile stabilit pentru evaluarea ofertei şi atribuirii contractului de achiziţie publică.
Mijloacele de transmitere a comunicării rezultatului
Mijloacele de transmitere a comunicării rezultatului:
prin poştă; prin fax; prin mijloace electronice (e-mail/seap).
Foarte important!
4
Oricare ar fi forma de comunicare aleasă de autoritatea contractantă, aşa cum aceasta a indicat prin documentaţia de atribuire, este obligatoriu ca în cuprinsul dosarului achiziţiei să se regăsească dovada transmiterii notificării în cauză.
Achiziţii publice 4 32 16 07
Derularea şi finalizarea contractului
I 2.34 Prevederi legale, analize, sfaturi şi recomandări
3.
Eliberarea garanţiei de bună execuţie
Reglementare: Paragraful 5, art. 39 – 42 din HG nr. 395/2016.
Data la care se va elibera garanţia de bună execuţie va fi specificată în contract. Tot în contract se vor specifica şi situaţiile în care garanţia de bună execuţie se va reţine. Termene de eliberare a garanţiei de bună execuţie: Tip contract
Nr. de zile
De la
Furnizare
în cel mult 14 zile
Servicii: Servicii de proiectare
Lucrări
întocmirii procesului-verbal de recepţie a produselor, plata facturii finale. în cel mult 14 zile de la data îndeplinirii de către contractant a obligaţiilor asumate prin contract. în termen de 14 zile de la data aprobării documentaţiei aferentă studiilor de prefezabilitate şi/sau fezabilitate, de la data încheierii procesului-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor executate în baza proiectului tehnic şi/sau detaliilor de execuţie. de la data emiterii raportului final de supervizare/expirarea duratei de garanţie acordată lucrării în cauză, pentru serviciile de supervizare a lucrărilor/dirigenţie de şantier. Dacă din culpa autorităţii contractante, proiectul tehnic nu este pus în operă, atunci garanţia de bună execuţie se eliberează în termen de 14 zile de la data încheierii procesului-verbal prin care se renunţă la execuţia lucrărilor respective. în termen de 14 zile 70% din valoarea garanţiei, de la data încheierii procesului-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor, iar riscul pentru vicii ascunse este minim. la expirarea restul de 30% din valoarea garanţiei, a lucrărilor exeperioadei de cutate. garanţie
3.1 Reţinerea garanţiei de bună execuţie Autoritatea contractantă are dreptul de a reţine garanţia de bună execuţie, în limita prejudiciului creat, dacă contractantul nu îşi îndeplineşte obligaţiile asumate prin contract, cu obligaţia de a notifica pretenţia, precizând obligaţiile ce nu au fost respectate.
3.2 Emiterea documentului constatator Reglementare: art. 166 din H.G. nr. 395/2016.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a emite contractantului documente constatatoare care conţin informaţii referitoare la îndeplinirea/ neîndeplinirea obligaţiilor contractuale şi la eventualele prejudicii apărute pe parcursul derulării contractului.
Achiziţii publice 4 33 16 09
13
Derularea şi finalizarea contractului
I 2.34 Prevederi legale, analize, sfaturi şi recomandări
Documentele constatatoare: Tip document Primar
Final
Tip contract Furnizare
Nr. de zile
Serviciii Serviciii de proiectare Lucrări Furnizare Servicii de proiectare Lucrări
14 zile
14 zile
servicii de 14 zile supervizare a lucrărilor/dirigenţie de şantier
De la data de la data finalizării livrării produselor care fac obiectul pentru contracte de furnizare şi, suplimentar, de la data expirării perioadei de garanţie tehnică a produselor în cauză Terminării prestaţiilor care fac obiectul contractului de servicii Terminării prestaţiilor care fac obiectul contractului de servicii de proiectare Încheierii procesului-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor Expirării perioadei de garanţie a produselor Încheierii procesului-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor proiectate Încheierii procesului-verbal de recepţie finală a lucrărilor, întocmit la expirarea perioadei de garanţie a lucrărilor în cauză. de la data emiterii raportului final de supervizare/expirarea duratei de garanţie acordată lucrării în cauză
Documentele constatatoare se întocmesc în 2 exemplare, din care: un exemplar se ataşează la dosarul achiziţiei publice; un exemplar se eliberează contractantului. Documentele constatatoare emise de către autoritatea contractantă se publică în SEAP, după expirarea termenelor de contestare prevăzute de Legea nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Atenţie!
La încheierea contractelor care s-au derulat corespunzător, în momentul returnării scrisorii originale de garanţie bancară de bună execuţie, asiguraţi-vă că aţi oprit o copie a scrisorii de garanţie, pentru a putea face dovada existenţei acesteia, fiind anexă la contract. Atenţie!
Dacă procedura a avut ca scop încheierea unui acord-cadru, documentele constatatoare se emit la terminarea prestaţiilor aferente întregului acord-cadru, şi nu a contractelor subsecvente. Documentele constatatoare emise de către autoritatea contractantă pot fi contestate în justiţie potrivit Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările ulterioare. Situaţii specifice
Dacă ofertantul declarat câştigător refuză să semneze contractul / acordul-cadru, documentul constatator se emite în termen de 14 zile de la data la care ar fi trebuit încheiat contractul dacă ofertantul nu ar fi refuzat semnarea acestuia, sau de la data de la care a fost reziliat acesta, în cazul în care există contract semnat.
14
Achiziţii publice 4 33 16 09
J 2.34
Controlul efectuat de supraveghetorii sistemului
Proceduri, obiective şi sancţiuni
2. Reglementare
Controlul efectuat de ANAP
OUG nr. 13/2015 privind înființarea, organizarea și funcționarea Agenției Naționale pentru Achiziții Publice și HG nr. 634/2015 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice.
2.1 Direcţia de control ex-ante Ce este UCVAP?
Aceasta este o structură specializată a ANAP responsabilă pentru îndeplinirea funcţiei de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, finanţate din fonduri publice şi care intră sub incidenţa legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice.
Ce verifică ANAP?
ANAP verifică etapele procesului de achiziţie publică,
după publicarea anunţului de participare până la atribuirea şi semnarea contractului;
începând cu transmiterea invitaţiei de participare la negociere, în cazul aplicării procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, până la atribuirea şi semnarea contractului.
Notă!
În cazul în care nu are loc semnarea contractului, activitatea de verificare încetează la data expirării termenului legal de contestare a comunicării rezultatului procedurii de atribuire.
Obiectul verificării
Se verifică aspectele procedurale astfela: A.
Selectiv pe baza unor crietrii de selecţie după cum urmează: 1. Sursa de finanţare a contractului; 2. Tipul procedurii de atribuire; 3. Tipul contractului ce urmează a fi încheiat; 4. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică; 5. Istoricul şi experienţa autorităţii contractante.
B.
Obligatoriu pentru toate procedurile de negociere fără publicarea prealabilă.
OBIECTIVUL ANAP este asigurarea conformităţii cu legislaţia din domeniul achiziţiilor publice a procedurilor şi a documentelor întocmite în timpul derulării acestora în vederea atribuirii contractelor de
10
Achiziţii publice 4 33 16 09
Controlul efectuat de supraveghetorii sistemului
J 2.34 Proceduri, obiective şi sancţiuni
achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii. Asigurarea conformităţii cu legislaţia din domeniul achiziţiilor publice presupune: a)
respectarea etapelor ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă/entitatea juridică în funcţie de tipul procedurii de atribuire (licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv, negociere cu/fără publicare prealabilă a unui anunţ de participare, cerere de oferte, concurs de soluţii), după publicarea anunţului/ invitaţiei de participare/transmiterea invitaţiei de participare şi până la semnarea contractului;
b)
exercitarea de către Comisia de evaluare a atribuţiilor prevăzute de legislaţia specifică;
c)
aplicarea pe tot parcursul procedurii de atribuire a principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016.
Asigurarea conformităţii documentelor întocmite de Comisia de evaluare în timpul derulării procedurii de atribuire presupune: a)
completarea şi verificarea tuturor informaţiilor prevăzute a fi cuprinse în documentele întocmite pe parcursul derulării procedurii de atribuire;
b)
prezentarea modului de desfăşurare a deschiderii/evaluării/ negocierii ofertelor şi a modului de aplicare a criteriului de atribuire ofertelor admisibile;
c)
evidenţierea îndeplinirii obligaţiei Comisiei de evaluare de a analiza şi a verifica îndeplinirea criteriilor de calificare de către fiecare ofertant, de a analiza şi a verifica fiecare ofertă atât din punctul de vedere al elementelor tehnice propuse, cât şi din punctul de vedere al aspectelor financiare pe care le implică, prin menţionarea succintă, dar precisă a modului concret de îndeplinire a cerinţelor, aşa cum au fost solicitate prin anunţul de participare şi prin documentaţia de atribuire.
Achiziţii publice 4 33 16 09
11