Ghid practic de planificare Ĺ&#x;i construire a unui buget de training aliniat strategic
Cosmina Coman
Bugetul de training − de ce să fie mai mare? În perioadele de reduceri de costuri ale organizaţiilor, managerii de training şi/sau HR sunt afectaţi masiv de reducerea bugetelor de formare profesională. Acest impact negativ se datorează de multe ori şi faptului că bugetul de training este calculat incremental, pe baza istoricului din anii trecuţi sau ca o alocare a unor sume rămase în urma alocării prioritare pentru zonele de business. Un factor determinant, însă, în redirecţionarea prioritară a unor bugete suficiente pentru activităţile de training şi dezvoltare o are PLANIFICAREA ACESTORA PORNIND DE LA NEVOILE DE BUSINESS.
Care este ordinea cronologică corectă? 1. 1. Plan Plan
2. 2. Buget Buget
Concluzie Concluzie
Alocarea Alocarea eficientă eficientă aa resurselor resurselor organizaţiei organizaţiei Alinierea Alinierea acţiunilor acţiunilor de de learning learning la la obiectivele strategice obiectivele strategice Asigurarea Asigurarea suportului suportului conducerii conducerii şi şi directorilor directorilor în în derularea derularea planului planului
1. 1. Buget Buget
2.Plan 2.Plan
Neasigurarea Neasigurarea creşterii creşterii performanţei performanţei organizaţionale prin neacoperirea organizaţionale prin neacoperirea unor unor nevoi nevoi de de pregătire pregătire Lipsa Lipsa de de aliniere aliniere la la obiectivele obiectivele strategice organizaţionale strategice organizaţionale Derularea Derularea deficitară deficitară aa planului planului datorată datorată suportului suportului slab slab al al managerilor managerilor
Planificarea activităţilor de L&D pornind de la obiectivele organizaţiei vă asigură alocarea unui buget corespunzător, bazat pe priorităţile reale ale organizaţiei.
Bugetarea se face pe baza a 2 FACTORI CHEIE Structura organizaţională şi sistemul financiar şi de control intern
Poate afecta modul in care funcţia de L&D interacţionează cu restul organizaţiei De ex., unele departamente pot fi centre de profit faţă de alte departamente şi contractează extern training. Acestea îşi vor plăti singure.
Sistemul financiar Structura
Bugetarea de la zero în care se porneşte de la o pagină goală şi se alocă bugetul pe bază de priorităţi, în anumite limite Bugetarea anuală în care se ţine seamă de mai mulţi factori (profitabilitatea companiei, importanţa funcţiei de dezvoltare HR etc.)
Paşii principali în construirea unui buget de training
1
Colectarea datelor de la CXO
2
Colectarea datelor de la directori
3
Colectare date din surse adiţionale
4
Introducere date din planurile HRD
A.1. Colectarea datelor de la CXO (CEO, CFO, COO etc.) Întreabă Întreabă despre: despre:
Sumarizează: Sumarizează:
Problemele Problemele organizaţionale organizaţionale Obiectivele Obiectivele organizaţiei organizaţiei
Asigură-te Asigură-te că că ai ai aflat aflat tot tot Validează Validează interviurile interviurile prin prin transmiterea unui sumar transmiterea unui sumar cu cu priorităţile priorităţile
Pentru template-uri de Ghid-uri de interviuri şi instrumente de analiză a nevoilor de training trimite-ne un mesaj aici şi îţi vom răspunde bucuroşi.
A.2. Colectarea datelor de la directori de linie Scopul Scopul interviurilor interviurilor Validarea Validarea cunoştinţelor/abilităţilor cunoştinţelor/abilităţilor necesare angajaţilor necesare angajaţilor Colectarea Colectarea informaţiilor informaţiilor referitoare referitoare la la alte alte aspecte aspecte cu cu impact impact pe pe performanţă performanţă
Pregătirea pentru interviuri
Comunicarea problemelor şi obiectivelor organizaţionale receptate de la CXO
Întrebări despre problemele şi obiectivele diviziei/departament şi despre traininguri existente
Concluzionare, sumarizare date
A.3. Colectarea datelor din surse adiţionale Contactează Contactează Sponsori Sponsori ai ai training-urilor training-urilor intra-departamentale intra-departamentale (ex: (ex: calitate, calitate, conformitate conformitate etc.) etc.) Supervizori Supervizori şi şi angajaţi angajaţi ca ca să să te te determini determini că că training-ul este sau nu strategia potrivită pentru training-ul este sau nu strategia potrivită pentru rezolvarea rezolvarea problemei problemei de de performanţă. performanţă.
Comunică unde ai decis că nu este o nevoie de training
Determină dacă training-ul este soluţia potrivită
?
Identifică nevoile de training care trebuie analizate mai complex Întreabă de training-urile interdepartamentale existente
A.4. Introducerea datelor din planurile de dezvoltare a resurselor umane
Rezultatele evaluărilor de performanţă reprezintă un radar pentru detectarea nevoilor individuale de dezvoltare. În cele din urmă, planul de training trebuie să arate cum fiecare intervenţie de learning contribuie la creşterea performanţelor.
Identificarea Ĺ&#x;i analiza nevoilor de training Nevoi
Nevoi operaĹŁionale
Nevoi
Nevoi de dezvoltare
Nevoi Nevoi
Nevoi individuale/personale
Nevoi de conformitate
Paşii principali în construirea unui buget de training
1
Înregistrarea cursurilor existente
2
Determinarea cursurilor noi
3
Decizia de cumpărare sau realizare
4
Crearea bugetului şi prezentarea lui
B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente Determină componentele planului, în funcţie de criteriile pe care le stabileşti. Ele pot fi în funcţie de departamentele sau liniile de business din organizaţie. Fiecare componentă a planului trebuie împărţită în două: 1. cursuri existente 2. cursuri care trebuie dezvoltate sau achiziţionate Introdu apoi cursurile existente şi bugetează-le Foloseşte-te de datele din anul anterior pentru a bugeta realist planul de training
B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente Ia în considerare următoarele: Numărul angajaţilor pe care planuieşti să îi pregăteşti în anul pentru care faci planul comparativ cu numărul angajaţilor pregătiţi în anii trecuţi Numărul sesiunilor de training pe care plănuieşti să le oferi pe anul următor comparativ cu ceea ce a fost oferit în anii trecuţi Costul pe sesiune al unei livrări Costul mediu al unei actualizări care trebuie făcute la un curs existent Exemplu extract dintr-un Plan de training: Training-uri inter-departamentale existente: Obiectivul/ Problema
Audienţa ţintă
Cursul Propus
Metoda de livrare
Durata cursului
Existent/Dezvolta re/ Cumpărare
Bugetul
Orientarea noilor angajaţi la cultura şi politicile companiei
Angajaţi noi, 100 p. Agenţii, Centrală, Centrul de procesare
Smart Start
Training
2 zile
Existent
10.000 EUR
E-learning
3 ore
B.2. Determinarea cursurilor noi TIP
Ve ri
fic ă
cu rs
uri le
ex is t en te
!
Scrie fiecare nevoie de învăţare inter-departamentală, împreună cu descrierea audienţei şi nr. de angajaţi pe un Post-it şi lipeşte-l pe o tablă mare sau o uşă. Apoi combină nevoile de învăţare cu Problemele sau Obiectivele.
Adaugă noile cursuri la planul de training
Determină noile cursuri departamentale
Identifică nevoile de învăţare departamentale Determină noile cursuri inter-departamentale Identifică nevoile de învăţare interdepartamentale (ex: coaching)
B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare În determinarea tipului de training (în grup sau individuale) ţine cont dacă e vorba de: Studiu în grup -Oamenii sunt obişnuiţi să lucreze împreună în proiecte şi le face plăcere -Oamenii nu îşi pot face timp să înveţe decât dacă sunt departe de locul de muncă -Organizaţia permite oamenilor să îşi ia din timpul lor de muncă să înveţe -Cererea pentru cursuri este suficient de mare ca să umpli o sală
Studiu individual -Oamenii sunt obişnuiţi şi preferă să lucreze individual -Oamenii sunt foarte motivaţi să îşi facă timp să finalizeze cursul -Oamenii nu îşi pot lua din timpul lor de muncă să înveţe -Cererea pentru curs e mică şi nu poţi umple o sală de clasă
B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare Selectează metoda de livrare. Poţi alege dintre următoarele: •Training la sală Cursuri interne Cursuri externe
TIP Criterii de decizie: •Compatibilitatea cu obiectivele •Estimarea probabilitatii de transfer a cunostintelor la job •Resursele disponibile •Factori legati de cursant
•E-learning (sincron sau asincron) •Coaching •EPSS (Electronic Performance Support System) ex: Help-uri la diferite aplicaţii IT •Studiu individual (presupune dezvoltarea şi livrarea de materiale pe hârtie sau electronice, ex: manuale) •Tele / video conferinţe De asemenea, mai jos ai un link la un grafic care reprezintă alte metode de învăţare organizaţională care nu se pot include în bugetul de training la categoria cursuri pentru că ele fac parte din noul arsenal de metode aflat de multe ori gratis la dispoziţia managerului de L&D. Trebuie luate în considerare în exploatarea acestor metode mai multe elemente cum ar fi cultura organizaţiei, abilităţile de utilizare a soft-urilor etc. http://www.upsidelearning.com/blog/wpcontent/uploads/2009/12/blended-learning-formal-to-informal.jpg
B.2. Determinarea cursurilor noi – durata lor
Resursa
Probleme posibile
Expertiza de design instrucţional
Evită alocarea de responsabilităţi de dezvoltare la SME (Subject Matter Expert). Ei pot cunoaşte foarte bine subiectul, însă nu ştiu cum să transfere temele astfel încât altcineva să înveţe să aplice. Dă-i SME-ului o resursă cu experienţă în design instrucţional.
Timpul
Dacă ai multe livrări de făcut într-un timp scurt ai putea avea nevoie de resurse externe
Expertiza de conţinut
Dacă nu ai expertiza de conţinut în interior, poţi achiziţiona un curs standard de la un furnizor extern sau serviciile unui furnizor extern pentru personalizarea unui conţinut dorit pe contextul organizaţiei tale.
In-house Externalizare
Cursul Cursul se se face face in-house in-house dacă dacă ai ai următoarele următoarele resurse resurse la la dispoziţie: dispoziţie:
Cumpărare
B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă
B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă
Trebuie Trebuie să să pregăteşti pregăteşti angajaţii angajaţii într-un într-un domeniu domeniu specific specific strict strict organizaţiei organizaţiei tale tale şi şi nu nu ai ai un un expert expert în în design design instrucţional instrucţional intern intern Nu Nu ai ai timpul timpul necesar necesar să să dezvolţi dezvolţi training-ul training-ul in-house in-house Nu Nu ai ai expertiza expertiza de de conţinut conţinut să să dezvolţi dezvolţi un un curs curs in-house, in-house, dar dar ai ai buget buget Costul Costul pe pe persoană persoană nu nu este este exagerat exagerat de de mare mare (un (un număr număr mare mare de de angajaţi angajaţi vor vor avea avea nevoie nevoie de de acelaşi acelaşi training training în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat) în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat)
Dacă Dacă nu nu vei vei oferi oferi angajaţilor angajaţilor nişte nişte cunoştinţe/conţinuturi cunoştinţe/conţinuturi pe pe care care organizaţia organizaţia ta ta are are drepturi drepturi de de proprietate proprietate intelectuală este mai rezonabil să cumperi sau să customizezi un curs de la un furnizor extern. intelectuală este mai rezonabil să cumperi sau să customizezi un curs de la un furnizor extern. Poate Poate fifi mai mai ieftin ieftin şi şi livrarea livrarea să să aibă aibă loc loc mai mai repede. repede.
Cumpărare
Externalizare
Alege Alege externalizarea externalizarea dezvoltării dezvoltării unui unui curs curs dacă: dacă:
B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă
Găseşti Găseşti un un curs curs care care îţi îţi acoperă acoperă nevoile nevoile fără fără customizare customizare sau sau foarte foarte puţină puţină Ai Ai buget buget şi şi vrei vrei un un curs curs care care aa fost fost testat testat şi şi aa produs produs rezultate rezultate
Nu Nu ai ai expertiza expertiza de de design design instrucţional instrucţional să să dezvolţi dezvolţi training-uri training-uri in-house in-house Costul Costul pe pe persoană persoană nu nu este este exagerat exagerat de de mare mare (un (un număr număr mare mare de de angajaţi angajaţi vor vor avea avea nevoie nevoie de de acelaşi acelaşi training training în în acelaşi acelaşi timp timp sau sau training-ul training-ul va va fifi repetat repetat periodic periodic în în viitorul viitorul apropiat) apropiat)
Dacă Dacă ai ai doar doar câţiva câţiva angajaţi angajaţi care care au au nevoie nevoie de de un un anumit anumit curs curs oferit oferit extern extern este este preferabil preferabil să să găseşti găseşti un un curs curs deschis deschis unde unde să să îiîi trimiţi trimiţi pe pe acei acei angajaţi. angajaţi. Vrei Vrei să să ştii ştii cum cum să să alegi alegi un un program program de de calitate? calitate?
Externalizare
Determină Determină ce ce training training să să cumperi cumperi de de la la un un furnizor furnizor astfel: astfel:
B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui După ce, pe baza unor recomandări sau consultări ale unor baze de informaţii, ai identificat potenţiali furnizori, contactează-i pentru a le cere nişte preţuri informative pornind de la câteva coordonate pe care le vei oferi (nr. cursanţi, audienţa ţintă, tematica cursului, obiectivele acestuia, durata şi metoda de livrare). Pentru cursurile care le vei dezvolta in-house, pe lângă salariile angajaţilor care vor fi designeri instrucţionali mai bugetează: Transport pentru designerul instrucţional să îşi colecteze informaţiile Achiziţionare cărţi, rechizite, CD-uri cu filme educaţionale etc. Multiplicarea materialelor Achiziţionare soft-uri de authoring pentru cursuri online
B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui Bugetează costurile de livrare a cursurilor. Ele pot include: Costuri cu oamenii Salarii ale trainerilor Salarii ale supervizorilor/managerilor atunci când fac coaching angajaţilor Cheltuieli de transport şi masă pentru traineri şi cursanţi Costuri cu echipamente Echipamente şi materiale de training Amortizarea clădirilor şi echipamentelor de training
B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui După ce ai completat fiecare coloană pe modelul indicat prin tabelul de la B.1. introdu toate costurile şi pregăteşte-l acum pentru prezentare la factorii decizionali pentru aprobare. Gândeşte prezentarea ca o vânzare! Nu uita să accentuezi beneficiile financiare şi non-financiare ale investiţiilor!
SUCCES ȘI AȘTEPTĂM SĂ NE ÎMPĂRTĂȘEȘTI DIN PROVOCĂRILE TALE la:
provocari@learningpro.ro
TIP
Întreabă-te: Dacă cineva s-ar uita la planul de training şi eu nu aş fi acolo să îi explic, ar fi evident modul în care cursurile propuse ajută la rezolvarea problemelor sau atingerea obiectivelor?