magazine // Legal Operations
‘ De General Counsel van de toekomst is meer business dan legal’ Axel Viaene (GrandVision)
INSPIRATIE EN INFORMATIE | ZOMER 2016 4/ INTERVIEW MET AXEL VIAENE Op naar een nieuw Legal Supportmodel 10/ GEEN ‘MAGICAL FIX’ VOOR DE
ADVOCATUUR vindt auteur Jaap Bosman 14/ GEBRUIKS VRIENDELIJK ÉN WATERDICHT Gold partners Legadex & Effacts 18/ PARALEGAL HELPT Beroepsopleiding voorziet in groeiende behoefte 24/ ERVAAR HET GRIJZE GEBIED Gaming helpt juridische sector vooruit LEGADEX magazine | zomer 2016
INHOUD
24
18
14
30 COLOFON LEGADEX Magazine is een uitgave van Legadex. Legadex is leading provider van tech-enabled legal services in de Benelux. De dienstverlening omvat bedrijfsjuridi sche en paralegal inzet, toepassing van juridische technologie binnen juridische afdelingen en advocatuur, en Virtuele Dataroom- en Due Diligence diensten bij M&A. Omslag Axel Viaene Redactie Legadex, JCM Context Concept en realisatie Link Design
03 MIX in dit nummer en mijn agenda 04 IN GESPREK Axel Viaene over de GC 09 DE KEUZE VAN... Christine Hagens 10 IN GESPREK Jaap Bosman over de advocatuur 14 EXPERTREVIEW Effacts en Legadex 17 IN BEELD Advocatuur is in transitie 18 IN GESPREK Raad van Advies van de Stichting
Tekst Annemarieke Noordhoff, Legadex
Beroepsopleiding Paralegals over het toenemend
Drukwerk WC Den Ouden
belang van de paralegal
Fotografie omslag Erik van der Burgt Contact Legadex B.V.
2
ARTIKELEN
• Teleportboulevard 110, 1043 EJ Amsterdam, t. 020 820 83 96 • Lichttoren 32, 5611 BJ Eindhoven • Wilhelminatoren, Wilhelminaplein 1-40 3072 DE Rotterdam • Avenue Louise 279, 1050 Brussel
22 IN BEELD Legadex breidt uit naar België 24 IN GESPREK Marcus Vlaar over gaming voor juristen
28 DEAL Verkoop Stork aan Amerikaanse Fluor 30 TREND Data-analyse in M&A-processen
info@legadex.com, www.legadex.com LEGADEX magazine | zomer 2016
MIX
Beste lezer, Reflecteren is een groot goed. Daarom staan wij in deze editie van ons magazine stil bij de stand van ontwikkelingen in de juridische dienstverlening anno 2016. Wat hebben we als juridische sector bereikt? Maar nog veel belangrijker: we kijken vooruit naar wat er nog te doen is. Er wordt op het moment veel gepraat over ontwikkelingen en innovatie in de juridische branche, maar het daadwerkelijk operationaliseren van dat wat al mogelijk is – dat zien wij als de grootste uitdaging voor ons juristen nu. Axel Viaene (GrandVision) inspireerde ons met zijn visie op de rol van de General Counsel in de toekomst. Deze GC zal meer en meer een regisseur zijn bij de inzet van de verschillende vormen van juridische dienstverlening. Axel ziet drie verschillende vormen van support, gevat in één Legal supportmodel. Auteur en consultant Jaap Bosman beschouwt deze ontwikkeling vanuit de kant van een van de dienstverleners: de advocatuur. Die zullen slim op deze ontwikkelingen in moeten springen. Daarbij is de gecombineerde dienstverlening van onze partner Effacts en die van ons overigens zeer nuttig. Wij hopen u met onze ervaring en inzichten van dienst te zijn bij de operationalisatie van alle nieuwe mogelijkheden. Vandaar dat het thema van dit magazine Legal Operations is. Heeft u vragen? Wij gaan graag met u in gesprek! Luc van Daele en Hans-Martijn Roos
In mijn agenda
Waar ben je nu druk mee? ‘Samen met andere adviseurs werk ik aan verschillende e-Discoveryprojecten, waarin we heel efficiënt grote hoeveelheden data geautomatiseerd rubriceren en doorzoeken. Met slimme queries – zoekopdrachten – scheiden we zo snel relevante en niet-relevante data. Deze gestructureerde data kunnen daarna eenvoudig over naar, bijvoorbeeld, een digitale dataroom. Daarnaast verdiep ik mij in artificial intelligence-software, waarmee we nog meer processen kunnen automatiseren. Mijn ervaring als advocaat komt hierbij goed van pas. Ik weet welke juridische output relevant is en ik ken de bijbehorende dynamiek.’
wie Rémon Poelman is Legal Consultant & Project Manager sinds maart 2016 daarvoor Advocaat ondernemingsrecht gaat voor ‘Juridische dienstverlening die werkelijk anno 2016 is’
Wat wil je de komende tijd bereiken? ‘Dat meer spelers in de juridische dienstverlening zich bewust zijn van alle nieuwe mogelijkheden. De mogelijkheden van nieuwe softwaresystemen vormen geen bedreiging maar bieden juist nieuwe kansen. Een middel om tot betere en efficiëntere dienstverlening te komen.’
LEGADEX magazine | zomer 2016
3
IN GESPREK
Hans-Martijn Roos (Legadex) spreekt met Axel Viaene, General Counsel bij GrandVision
‘ Meer business dan legal’ De General Counsel (GC) verandert. Zowel het type mens, als zijn of haar rol en plek in de organisatie en de samenwerking met externe partners. Voor de nieuwe GC is, door de snelle verschuivingen in het bredere bedrijfsleven, ‘de ontwikkelingen even aankijken’ geen optie meer. Axel Viaene, GC bij GrandVision, spreekt uit ervaring. tekst Annemarieke Noordhoff foto’s Erik van der Burgt ‘De wereld van bedrijven verandert zo hard, dat je
of 20 terug, in de VS, met de insourcing van de outside
als General Counsel (GC) niet meer achterover kunt
dienstverlener. Dat was standaard de counsel, een
leunen. Je kunt niet meer denken: ik kijk het even
juridisch adviseur pur sang. In de twee decennia
aan, ik zie wel welke kant het opgaat. Nee, je moet je
daarop groeide de rol van de counsel in navolging van
kantoor uit en de business in! Praten, knopen door-
het toegenomen belang van legal in het bedrijfsleven.
hakken en doen.’ Axel Viaene weet waar hij het over
De functie werd steeds commerciëler, met steeds
heeft. Veel van zijn visie op de veranderende rol van
meer managerial trekjes, soms zelfs met een actief
de GC heeft hij opgedaan in zijn jaren in de VS bij
acquirerend karakter – denk aan ondernemingen
Coca-Cola. Later, bij zijn terugkomst in Europa – eerst
met veel M&A-activiteiten. In andere industrieën,
bij Dell, daarna bij Starbucks en nu bij GrandVision – vertaalde hij die Amerikaanse visie naar de Europese
bijvoorbeeld met een sterk gereguleerd karakter,
realiteit. Een idee als kostenefficiënter werken voor
Anno nu geldt dat, hoe verschillend de omgevingen
lag en ligt steeds sterker de nadruk op compliance.
legal was iets dat logischerwijs ook in het continen-
ook zijn, elke GC oplossingen moet kunnen bieden.
taal Europa van de jaren ’00 goed aansloeg.
Er wordt in toenemende mate van je verwacht dat je
Procesmatiger werken en de inzet van juridische
casussen in hun geheel oppakt.’
software waren op dat moment andere noviteiten in de juridische aanpak. En dat alles in vliegende vaart. ‘Hit the ground running,’ is zijn motto.
4
Waarom is die snelheid van handelen zo belangrijk? Wat zijn die veranderingen waardoor de rol van de GC de afgelopen jaren zo sterk is geëvolueerd? ‘Het startpunt van die verandering ligt een jaar
Voor de GC betekent dat niet meer alleen juridisch goed onderlegd zijn, toch? Kennis van de business en de juiste advisory skills tellen net zo zwaar. Je moet van alle markten thuis zijn én ook nog eens heel flexibel. ‘Ja, dat is een goede samenvatting. Al geldt deze job description niet alleen voor legal – met uitzondering
LEGADEX magazine | zomer 2016
>>
Over Axel Viaene • Startte in ’97 bij Coca-Cola (VS) als International associate attorney • Kwam in 2000 naar Europa – eerst Legal director bij Dell, later bij Starbucks • Werd in 2013 Group general counsel bij GrandVision
5
LEGADEX magazine | zomer 2016
IN GESPREK
hoog gespecialiseerd: outsourcing per specialisme
Je startte bij GrandVision dus met het in kaart brengen van de technologische en juridische dienstverlening.
bread and butter: regie op werk van de in-house afdeling en externe serviceproviders
‘Klopt, als eerste heb ik de markt verkend – wat is er aan juridische software en IT te koop? Ik werkte toe naar een goed framework, bestaande uit drie systemen. Bij elkaar stellen die
de basis: outsourcing
me nu in staat om informatie van hoge kwaliteit te bieden aan mijn business. Eén systeem voor contractmanagement, één voor corporate en treasury en één voor beheer van intellectual property.’ ‘Welke systemen in welke business precies nodig zijn, dat leer je eigenlijk alleen in de praktijk – door te praten
Outsourcingsbeleid in piramidevorm: maak helder onderscheid tussen gestandaardi seerd low-value werk aan de basis, de ‘bread and butter’ in het midden en hoog gespecialiseerd aan de top
met de business en door af te stappen op meerdere dienstverleners. Keuze genoeg, want het veld van de juridische dienstverlening wordt steeds
van het vakinhoudelijke – maar voor
actie bij GrandVision was dus het
breder. Vroeger waren er twee
álle ondersteunde onderdelen in een
neerzetten van een goed systeem,
partijen: het kantoor en de bedrijfsju-
onderneming. Iedereen moet
waarmee ik bruikbare informatie
ridische afdeling. Daarna ontstonden
flexibeler worden in deze snel
boven kon krijgen. Informatie is alles.
de boetiekkantoren en -kantoortjes,
evoluerende markten. Zeker retail,
Dat betekent dat je informatie van
elk goed op een eigen specialistisch
waar ik me nu voornamelijk in
hoge kwaliteit moet zijn. En toegan-
terrein, vastgoed of arbeidsrecht
beweeg. Geen enkele professional of
kelijk, zowel voor businessontwikke-
bijvoorbeeld. Zij hadden vaak een
manager kan nog rekenen op een
laars als de beslissers. Zij moeten
aantrekkelijkere pricing en betere
baan die 10 of 20 jaar hetzelfde blijft.
snel kunnen zien wat er aan afspra-
service dan de grotere kantoren. Die
Sterker nog, het is steeds minder
ken ligt en wat de juridische moge-
eerste verbreding zette daarna door,
gebruikelijk dat je op een vast
lijkheden zijn in de vraagstukken
met nieuwe dienstverleners die
omlijnde functie solliciteert. Je tekent
waar zij mee te maken hebben. Een
allerlei juridische producten en
nu voor een rol, die je zelf flexibel
transparant en toegankelijk systeem,
software ontwikkelen. Steeds vaker
invult. Dat geldt ook voor juridische
waarin goede informatie te vinden is,
met een fantastisch resultaat – voor
functies.’
dat is waardevol voor de business. Ik
bijvoorbeeld measurement, e-billing,
kreeg er in elk geval heel goede
contracting, IP, e-learning. Die
reacties op.’
producten werden ook nog eens
Wat is naar jouw idee de basis onder het werk van de moderne GC? Waar zou elke GC direct mee moeten beginnen?
6
‘Met een goede juridische informatieinfrastructuur. Ondernemingen hebben vaak veel data, maar weinig informatie. Juridische data worden pas bruikbaar als ze bijeengebracht worden tot informatie, waar de
Grand Vision en Legadex Grand Vision en Legadex werken regelmatig samen in projecten die het juridisch fundament van GrandVision versterken. Onder andere op het gebied van legal entity management, beheer van intellectueel eigendom en contract management. Op dit moment zijn Joost Meijer en Saskia Winkes namens Legadex actief bij het stroomlijnen en standaardiseren van de procurement contracten van GrandVision.
business wat aan heeft. Mijn eerste
LEGADEX magazine | zomer 2016
RONDE TAFEL
behapbaar en in gewone mensentaal.
manier waarop nu naar juridische
Jullie, Legadex, zijn een goed voor-
afdelingen wordt gekeken, is heel
beeld van zo’n belangrijke nieuwe
anders dan 10 jaar geleden.’
‘ De General Counsel
speler: een alternative service provider.’
van de toekomst heeft
‘De cocktail moet dus goed aan gesloten zijn op je business. Wáár
Dankjewel! Maar even terug naar dat bredere veld van de juridische dienstverlening. Hoe steekt dat nu in elkaar? Wie zijn die dienstverleners? Waar zoek je een legal service provider voor, wat beleg je in-house?
je de mensen precies vandaan haalt
‘Generaliserend zou je kunnen zeggen
GC betekent het dat hij of zij even
dat heel specifieke legal terreinen niet
sterk zal moeten zijn in het commer-
kosteneffectief zijn om te insourcen.
ciële als in het juridische. Alleen zo
Activiteiten die daarentegen over je
kun je van juridische data relevante
corebusiness gaan, je bread and butter
informatie maken. In een taal die
– dat moet je insourcen. Ik zie het als drie lagen in een piramide. De onderste
begrijpelijk is voor je interne
laag, de basis, is het gestandaardiseer-
nodig heeft, de bril die je als GC
de low-value werk. Dat outsource je
constant op moet zetten.’
meer ‘business’ dan
verschilt sterk per business, per fase
‘legal’ in zich. Het is
en per geografische verspreiding. Uiteindelijk gaat het om de output.
een commerciële rol
Dát je levert en wát je levert. Dat bepaalt als legal je waarde. Voor de
voor iemand met een juridische achtergrond’
cliënten. Dat is de bril die de GC
als geheel. In het midden vind je de
ders. In elk geval voer je daar als GC
Hoe heb jij zelf die servicecocktail samengesteld? Wat is volgens jou de ideale mix?
de regie op. En er is de top van de
‘Dat verandert naar gelang de fase
piramide: het hoog gespecialiseerde.
waar de onderneming in is. De ene
Dat outsource je per specialisatie.
keer ligt meer de nadruk op compliant
Let alleen wel op dat je deze drie
zijn, de andere keer meer op proces
lagen niet in beton giet – kern is
ondersteuning. En daar horen ook
dat je flexibel blijft. Altijd.’
steeds nieuwe operationele rollen bij.
bread and butter: dat insource je of doe je deels samen met serviceprovi-
Inclusief vragen als: kan mijn in‘Die flexibilteit in je legal supportmo-
house team dat niet van het kantoor
del bouw je in door steeds kritisch
overnemen? Of kan ik dat laten doen
naar de samenstelling te blijven
door mijn alternative service provi-
>>
kijken. Het is niet zo dat je één keer een blueprint maakt, en dat is het. Blijf flexibel, ook in de vormen van support die je inzet en de samenstelling daarvan. Die vormen van support zijn één: je advocatenkantoor – van groot kantoor tot klein boetiekkantoortje. Twee: je eigen in-house team. Drie: je
7
systeem- of softwareproviders. Vier: je alternative service providers. Dat zijn de vier hefbomen, waarmee je als GC je servicecocktail samenstelt. Met die cocktail kun je als GC een dynamische business juridisch goed ondersteunen. Dat wordt ook van je verwacht: de
LEGADEX magazine | zomer 2016
IN GESPREK
‘ Met de juiste servicecocktail kun je als GC een dynamische business juridisch goed ondersteunen’
Point taken. Wij als serviceproviders mogen elkaar wel wat vaker opzoeken. Ik denk alleen wel dat de GC daarin een katalysator kan zijn.
retailonderneming werkt waar het
‘Inderdaad, dat zeg je goed! De GC is
die ervoor zorgt dat het hele inkoop-
‘Wat ik graag zou willen is een
een katalysator. Voor dienstverleners
proces gedekt is. Of een IPO – daar zou
one-stop-shop. Ik zou de dienstver-
is het zo belangrijk om visionair te
je ook een heel servicepakket omheen
leners willen challengen: maak voor
zijn, om efficiënt met de kosten om
kunnen maken. Ik wil helemaal
mij een servicepakket. Geef me één
te kunnen gaan. Je moet clevere
ontzorgd worden, dat is de key.’
solution. Een werkbare oplossing
solutions maken. De GC kan daarin
voor vraagstukken uit de business.
challengen. Natuurlijk, ook de GC
‘Het is een veeleisende rol – veel meer
De praktijk van de GC is nu zo dat je
zal er meer aan moeten doen. Uit zijn
dan pakweg 10 jaar terug. Er bestaat
zelf je eigen servicecocktail maakt
kantoor moeten komen. Concrete
ook niet zoiets als een GC-academy, je
van die vier hefbomen. Zo engineer
vragen vanuit de organisatie beter
wordt door de praktijk gevormd. Daar
je zelf een oplossing bij elkaar.’
opvangen. Is er een belangrijke
leer je waar je de beste mensen vindt.
der? Hoe integreren we al die services? Die rol van integrator of van ingenieur, dát is de rol van de GC.’
inkoopteam veel samenwerkt met China – het inkoopland bij uitstek. De business vraagt dan om een oplossing
acquisitie op handen? Zorg dat het
Je team stel je samen op basis van die
Maar zie je dat nu niet juist als de rol van de GC? You follow the business.
in goede banen geleid wordt. Dát is de
ervaring. En op basis van de service-
oplossing. Een pakket met kloppende
cocktail die op dat moment nodig is
‘Mijn rol kunnen ze niet overnemen,
en complete contracten, goed gedekte
om de business zo goed mogelijk te
nee. Maar als die vier supportpoten
risico’s – en dat alles tegen niet al te
ondersteunen. Heb je dat goed voor
die ik eerder noemde, wat meer
hoge kosten. Of stel dat je in een
elkaar, dan doe je het goed als GC.’ >>
initiatief zouden nemen, zou ik dat zeer waarderen. Als ze de business-
8
vragen zien en signaleren: dit is een mooie oplossing. Waarom ben ik het altijd die moet bellen, die het initiatief moet nemen? Waarom word ik niet gek gebeld met solution orientated initiatives?
Wij leverden de afgelopen jaren een aantal ingrediënten voor de servicecocktail van GrandVision. Axel is tevreden over die ingrediënten – over onze dienstverlening en het bestaan van onze organisatie, vertelt hij. ‘Ik ben heel blij dat ik General Counsel ben in een tijd waarin er alternative service providers zijn als Legadex,’ complimenteert hij ons. ‘Jullie zorgen ervoor dat mijn risico’s rond contractmanagement en procurement gedekt zijn. Die soepele processen maken mijn werk zoveel makkelijker.’
Let’s build it together!’
LEGADEX magazine | zomer 2016
DE KEUZE VAN
CHRISTINE HAGENS OVER WERVING & SELECTIE VAN PARALEGALS 1. Paralegals: de markt De vraag van de markt naar goede paralegals is groot. Paralegals vergroten de efficiency van de organisatie, zijn goedkoper dan een (ervaren) jurist en kunnen een forse kwaliteitsslag leveren. Zowel in in-house teams als bij advocatenkantoren. De mogelijkheden van software en technologie zijn een sterke katalysator voor die ontwikkeling. Tech savvy paralegals vervullen doorgaans een spilfunctie in de automatisering en de creatie van efficiënte werkprocessen. Slimme tools voor samenwerking – zoals collaborative software – maken het voor ervaren juristen bovendien makkelijker om met een gerust hart werk aan paralegals over te laten.
2. Paralegals: de juiste opleiding De markt vraagt om goede paralegals, het aantal geschikte paralegals is echter te klein. Starters hebben vaak wel de juridische basiskennis, maar niet de skills om die kennis efficiënt toe te passen. Denk aan skills in communicatie, projectmanagement, procesinrichting en (juridische) software. Andere kandidaten hebben wel de juiste basisskills, maar missen specifieke juridische expertise, ervaring of (ICT-)vaardigheden. Juridische afdelingen hebben vaak onvoldoende tijd en capaciteit om de noodzakelijke opleiding te geven. Wij hebben daarom, samen met de Stichting Beroepsopleiding Paralegals een complete opleiding ontwikkeld.
Dit is Christine Hagens
3. Paralegals: skills en mentaliteit Een goede paralegal heeft de juiste skills én de juiste mentali-
• Sinds 2015 consultant
teit. Die is nauwelijks aan te leren, zo groeit het inzicht. ‘Hire for attitude, train for skills,’ hoor je steeds vaker. Vooral bij kenniswerkers geldt dat daar nog veel te weinig oog voor is. En er speelt meer: een deel van de paralegal en junior doelgroep is (nog) niet actief op zakelijke social media, zoals LinkedIn. Zonder kennis en kennissen in de markt blijft veel talent voor recruiters ongezien. Opleiding alleen is dus niet voldoende: werving & selectie is minstens zo belangrijk. Daarom investeren wij ook in werving & selectie-diensten.
LEGADEX magazine | voorjaar zomer 2016 2015
werving & selectie bij Legadex • Werkte daarvoor als consultant bij Bridgewell (financial recruitment) en Legal People • Heeft in 2011 zelf als paralegal bij Legadex gewerkt
9
IN GESPREK
Luc van Daele (Legadex) spreekt met Jaap Bosman, auteur Death of a Law Firm en Principal partner TGO
‘ Voor slimme advocatenkantoren zijn er kansen genoeg’ Diensten die bedrijven tien jaar terug nog als heel ingewikkeld en als maatwerk zagen, zijn nu – in de ogen van diezelfde markt – doodnormaal. Onderling uitwisselbaar en daardoor steeds minder onderscheidend. De trend van commoditisation heeft enorm veel impact op de juridische wereld. Vooral op advocatenkantoren. Jaap Bosman vertelt over de reikwijdte van de impact.
tekst Luc van Daele foto’s Mirjam van der Linden
10
Welkom in 2020. Het jaar dat –
ze het als heel normaal zien, bete-
volgens Jaap Bosman – veel zakelijke
kent overigens niet dat ze de com-
advocatenkantoren zijn omgevallen.
plexiteit ontkennen: ook commodity
In de ondertitel van zijn boek ‘Death
dienstverlening vraagt om veel
of a Law Firm’ geeft hij het al aan:
kennis en expertise. Vergelijk het met
‘Why many Business Law Firms will
automatisering en het maken van
collapse in the next five years’. De
software: de gemiddelde bestuurder
voornaamste reden? Steeds meer
of manager weet prima dat program-
juridisch werk wordt door bedrijven
meren ingewikkeld is. Maar van de
als een commodity gezien. Een
software, het eindproduct, vindt de
dienst die ze als niet meer dan
manager het doodnormaal dat het
vanzelfsprekend beschouwen.
er is. Het moet gewoon goed werken,
Weliswaar cruciaal voor het functio-
ongeacht wie de leverancier is. En
neren van een onderneming en dus
die perceptie gaat nu ook op voor de
graag zorgvuldig uitgevoerd, maar
advocatuur, betoogt Jaap. Met grote
niet noodzakelijkerwijs als maat-
gevolgen voor het hele juridische
werk. Of tegen hoge tarieven. Dat
speelveld.
LEGADEX magazine | zomer 2016
Over Jaap Bosman • V an huis uit jurist, ontwikkelde zich tot marketeer • Startte in de juridische wereld in ’99 als Marketingdirector bij Nauta • Was vervolgens meer dan 11 jaar director Business development bij Houthoff • Startte in 2015 zijn bureau TGO Consulting, waar hij nu Principal partner is
Legadex ziet dit ook gebeuren. Het is zelfs één van de pijlers onder onze dienstverlening. Een deel van de juridische dienstverlening voor bedrijven zal altijd maatwerk blijven, maar er is een groeiend deel dat heel procesmatig kan. Als een commodity, zoals jij zegt. ‘Eigenlijk is het bestaan van een bedrijf als Legadex alleen al bewijs van deze verandering. Wanneer bedrijven juridische dienstverlening steeds meer als een commodity zien, dan gaan ze niet automatisch meer naar dat ene kantoor waar ze vroeger voor alle juridische kwesties heen gingen. Dan gaan veel meer factoren tellen. Naast zaken als beschikbaarheid en de gunfactor is dat vooral prijs. Met als gevolg: nieuwe alter natieve dienstverleners en druk op de tarieven.’ ‘Wat veel bedrijfsjuristen al lang zagen aankomen, wordt door veel advocatenkantoren echter nog ontkend. Ik noem dat commoditisation-blindness. Een blinde vlek voor de normalisering van je eigen dienstverlening. De meeste kantoren erkennen wel dat die commoditisation gaande is, maar dan bij de buurman. Van de eigen dienstverlening zien ze alleen maar de unieke aspecten. Ik wil ze een spiegel voorhouden, ze kritisch naar zichzelf laten kijken. Zijn ze echt dat elitekantoor dat ze claimen te zijn?’ ‘Zijn kantoren niet realistisch,
‘Waar bedrijven vinden dat veel juridisch werk commodity is, vinden kantoren dat dit niet voor hun werk opgaat – wel voor dat van andere kantoren’
grijpen ze niet op tijd in, dan gaan ze ten onder. In de verschillende segmenten van de advocatuur is er namelijk maar heel weinig plek voor de topkantoren. Je hebt de global elite in de VS en the magic circle in de UK, en dan nog een handjevol lokale topkantoren. Kantoren die je graag enkele tonnen betaalt wanneer je
LEGADEX magazine | zomer 2016
>>
IN GESPREK
Death of a Law Firm
bedrijf in brand staat en je voort
scheidend? Dat doen we niet op basis
bestaan bedreigd wordt. Maar dat
van wishfull thinking, maar op basis
is voor het overgrote deel van de
van eigen onderzoek. Ik weet zeker
kantoren niet weggelegd.’
dat er voor élk kantoor een markt is.
Welk veranderingen zijn er in de advocatuur geweest, welke komen nog? Jaap geeft in zijn boek een helder overzicht. En hij laat zien wat de urgentie voor kantoren is om strenger te kijken naar de eigen meerwaarde: waar zijn we mee bezig en waar moeten we naartoe? Mooi zijn de hoofdstukken waarin hij de persoonlijkheid van de advocaat fileert. Waar de advocaat gefocussed is op details, risico’s vermijden, niets over het hoofd zien en debat voeren, moet een goede manager in staat zijn grote lijnen te zien, risico’s te nemen en mensen meenemen, verbinden. Totaal tegenovergesteld dus.
We kunnen niet allemaal elite
In je boek vertel je daar ook over: hoe het verdienmodel van de advocatuur, dat uniek is, nu juist zo te lijden heeft onder de tarievendruk van commoditisation.
kantoren zijn als Wachtell Lipton,
‘Klopt. Het zet de tarieven enorm
Want die dalende tarieven hebben
Terug naar het juridische speelveld: wat hebben General Counsels aan deze ontwikkelingen? Hoe profiteren zij hiervan?
onevenredig veel effect op de winst
‘Goede vraag! In een onderzoek dat wij
van een kantoor. Stel dat de tarieven
hebben gedaan naar commoditisation
met 10% dalen, dan daalt de winst
blijkt dat de General Counsels (GC’s)
minimaal dubbel zoveel. Voor
hier al veel langer mee bezig zijn.
toppartners is dat een reden om een
Na verschijning van het boek, ben
ander kantoor te zoeken, waardoor
ik verder de sector ingedoken.
ook andere partners het kantoor
We hebben 15 GC’s van grote multi
verlaten. Zo sta je nog aan de top,
nationale ondernemingen gesproken.
het volgende moment ben je weg.’
Daarnaast hebben bijna alle grote
onder druk. En daarmee zet het de uitholling van kantoren in werking.
12
maar iedere advocaat en elk kantoor kan een goed belegde boterham verdienen. Kansen zijn er genoeg.’
Eerder schreef Advocatie.nl al een treffende recensie: www.advocatie.nl/ de-susskind-van-de-lage-landenjaap-bosman Death of a Law Firm is direct leverbaar op www.bol.com
kantoren in de EU meegedaan aan ons
goed voorbeeld: ooit een belangrijke
‘De crisis van 2008 heeft ook bij de
online onderzoek. Het bevestigt het
inkomstenbron voor een kantoor.
kantoren diepe sporen nagelaten.
beeld. Waar bedrijven vinden dat veel
Nu is het steeds vaker iets dat met
Sinds die tijd hebben ze flink in de
juridisch werk inmiddels wel commo-
alternatieve dienstverleners en de hulp
kosten gesneden. Nu, een aantal jaar
dity is, vinden de kantoren dat dit niet
van automatisering makkelijk opge-
verder, is nog meer snijden niet meer
voor hun werk opgaat – wel voor dat
pakt kan worden door GC’s. Handig
mogelijk. In combinatie met de
van andere kantoren. Dat verschil in
als besparingsmethode. Als kantoren
tarievendruk door commoditisation
perceptie is immens. Commoditisation
daarvoor de samenwerking zoeken
is er maar één mogelijkheid: dras-
is voor de advocatuur wat Ryanair
met alternatieve dienstverleners…’
tisch anders gaan werken. Scherp
was voor luchtvaartmaatschappijen.
zijn op de mogelijkheden, je leefstijl
Een enorm disruptieve kracht in de
Zoals Legadex?
drastisch veranderen. En daar
gedaante van een sluipmoordenaar:
‘… ja, inderdaad, zoals jullie. Dan
houden kantoren niet zo van.
je verwacht hem niet, maar ineens
kunnen ze samen een heel aardige
Niemand eigenlijk.’
ben je geraakt. En voor je het weet
nieuwe dienstverlening ontwikkelen.
ben je weg. Kantoren kunnen zich
Maar let op, ik wil geen magical fix
‘Kantoren zoeken nu daarom naar
hiertegen wapenen door realistisch
gaan verkopen – het optimale nieuwe
de magical fix. Een deus ex machina.
te zijn over wat ze te bieden hebben.’
verdienmodel verschilt echt per
Ze huren een consultant in, lezen het
‘Due Dilligence-onderzoek is een
kantoor. Per situatie.’ >>
advies, om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag. Daar geloof ik dus absoluut niet in. Ik wil eerst de feiten boven tafel krijgen, kantoren een spiegel voorhouden: waar zijn ze goed in, waar liggen hun kansen, wat maakt hen onder-
‘Kritisch kijken naar het eigen functioneren is noodzakelijk, er is geen ‘magical fix’ voor kantoren’ LEGADEX magazine | zomer 2016
Secure file sharing Matter collaboration Transaction management HighQ Collaborate: Practical solutions to unleash in house legal power while connecting you with the outside legal world. Legadex is our preferred consultancy partner for corporate legal departments. To find out more or request a demo visit highq.com or call us at 31-208-208-753 or call Hans-Martijn Roos at Legadex at 31-20-8208396.
EXPERTREVIEW
50 contracten: dat kan een bedrijf zelf nog wel bijhouden in een Exceloverzicht. Zodra het er meer worden valt er veel te winnen met een goed systeem voor contractmanagement. Zeker als zo’n systeem breder is in te zetten dan alleen voor contracten. Wat zijn de winstpunten van een goed contractmanagementsysteem?
14
Partners Effacts en Legadex combineren IT en inhoud LEGADEX magazine | zomer 2016
Samen met Effacts maken wij zo’n gebruiksvriendelijk
en enthousiasme. Legal Counsel hebben een heel heldere
en effectief systeem voor de bedrijfsjuridische wereld
vraag. Geen lange, stroperige en kostbare implementatie-
mogelijk. De samenwerking tussen Legadex en Effacts
trajecten, maar snelle, goede en gebruiksvriendelijke
bestaat alweer jaren. Sinds begin 2015 is Legadex zelfs
oplossingen waarmee ze aan de slag kunnen.’
de Gold partner van Effacts voor de implementatie van de Effacts-software bij juridische afdelingen en advoca-
Jacqueline: ‘En precies daar is de samen-
tuur in de Benelux. Wat dat voor u betekent? Daarover
werking Legadex-Effacts ideaal. Het
vertellen collega’s van Legadex en van Effacts: Jacqueline
contractmanagementsysteem van Effacts
Kos (Legadex), Kim van Willigenburg (Legadex), Eveline
is de basis. Dat kan binnen een paar dagen
Willigers (Effacts) en Maurits Annegarn (Effacts).
operationeel zijn. Omdat wij al veel klanten geholpen hebben met de inrichting
Gecombineerde dienstverlening
van Effacts, kunnen wij goed adviseren over de keuzes bij
Eveline: ‘Wij zien een verschuiving in de
de inrichting van het systeem. Zodat klanten alle functio-
bedrijfsjuridische wereld. Legal Counsel
naliteiten krijgen die ze nodig hebben, maar ook niet
staan steeds meer open voor nieuwe
teveel. Wij zien namelijk nog wel eens dat bedrijven teveel
softwareoplossingen. Alleen willen ze niet
hooi op de vork nemen en al tot stilstand komen bij de
steeds opnieuw het wiel moeten uitvin-
opstart. Een goed doordachte start is al de helft van het
den. Ze willen een snelle implementatie,
werk. Vervolgens helpen wij bij het vullen van het
ze willen dat systemen snel up–and-running zijn, en ze
systeem met alle documentatie. Eén van onze juristen,
willen dat deze gevuld zijn met de volledige documenta-
paralegals of een heel team verzamelt, inventariseert,
tie. Lukt dat, dan heb je vanaf het begin intern draagvlak
indexeert én plaatst alle documenten op de juiste plek.
15
Met de juiste rapportagefuncties en alerts in het systeem.’ ‘Samen zorgen Effacts en Legadex er zo dus voor dat er in korte tijd een compleet functionerend systeem staat. Voor contractmanagement, maar ook voor vennoot-
LEGADEX magazine | zomer 2016
>>
EXPERTREVIEW
schapsbeheer, projectmanagement of claimbeheer. De
niet goed geregeld is. Dat risicobewustzijn verspreidt zich
klant kan de inhoud vervolgens zelf up-to-date houden
verder door de organisatie. Finance, Tax: ook zij kiezen
of ons van tijd tot tijd inschakelen.’
voor Effacts en Legadex, het is zeker niet alleen Legal. Toch zie je dat Legal eigenlijk altijd de basis vormt.’
Contractmanagement De focus van het Gold Partnerschip van Legadex-Effacts
Handig
ligt op contractmanagement, gaat Jacqueline verder. ‘In
Jacqueline: ‘Bedrijven hebben ook veel baat bij het
de loop van de jaren hebben we al veel ervaring opgedaan
onderdeel ‘corporate housekeeping’. Vooral voor risico
met de diverse Effacts databases. Bovendien hebben we
beheersing. Overzicht over vennootschapsinformatie,
geadviseerd bij de implementatie en ontwikkeling van
besluiten, bevoegdheden: bedrijven kunnen nu niet meer
complexe workflow- en contractmanagementprocessen.’
zonder dat overzicht. In de software van Effacts zijn vennootschapsbeheer en contractmanagement geïnte-
De taken zijn duidelijk verdeeld, vertelt
greerd. Zo kun je alle contracten en claims direct
Maurits. ‘De complexe workflows verwer-
koppelen aan de vennootschappen en personen die
ken tot een heldere en goed werkbare
binnen die vennootschappen bevoegd zijn. Met die
structuur, daar zorgt Legadex voor. Net
koppeling voorkom je een hoop problemen. Want wie is
als de selectie en invoer van stukken. Wij
nu precies eigenaar van welk contract, wie is bevoegd
zorgen voor continue verbetering van het
om het contract te tekenen?’
systeem. De technologie gaat zo hard – wanneer je niet focust, raak je achterop. Wij willen ervoor zorgen dat onze
‘Een regelmatige compliancecheck van de vennoot-
klanten kunnen meeprofiteren van de nieuwste technolo-
schapsinformatie is een waardevolle inhoudelijke
gische ontwikkelingen. De mensen van Legadex volgen
aanvulling op de software. Wij beoordelen dan of alle
trainingen aan onze Effacts Academy: ze zijn gecertifi-
belangrijke informatie compleet is en werken het zo nodig
ceerd om de systemen van Effacts in te richten en
bij. Denk aan ontbrekende statuten, up-to-date volmach-
operationeel te maken.’
ten, aanwezigheid van alle verplichte aandeelhouders besluiten of missende handtekeningen op de contracten.’
Templates De behoefte om het hele juridische proces centraal te
Waterdicht
beheren is niets nieuws. ‘Veel bedrijven hebben gedeelde
Kim ontvangt eigenlijk alleen maar
mappenstructuren om model templates van contracten
enthousiaste reacties over het systeem van
te beheren en delen,’ weet Eveline. ‘Probleem is echter
Effacts, vertelt ze. ‘De gebruiksvriendelijke
dat de Legal Counsel niet weet wat er vervolgens met
signaleringsfunctie bijvoorbeeld. Op het
die templates gebeurt.’
moment dat een contract afloopt, een
Maurits: ‘Door het hele proces in één systeem te beheren
benoeming veranderd moet worden of een andere
én het systeem door Legadex af te laten stemmen op de
handeling nodig is, krijgt de contract- of vennootschaps-
specifieke klantbehoeftes, hebben onze klanten 2 voorde-
manager een persoonlijk signaleringsbericht. Met daarin
len. De kwaliteit van contracten gaat omhoog, het proces
een rapport van de contracten of benoemingen die
versnelt. Zodra een contract, al dan niet digitaal, getekend
binnenkort aflopen en de directe link naar de juiste plaats
is, kan het beheer direct beginnen. Eventuele eerdere
in systeem. Een dergelijk systeem moet tegelijkertijd heel
versies blijven tegelijkertijd centraal beschikbaar. We zien
eenvoudig, gebruiksvriendelijk én waterdicht zijn. Goed
dat steeds meer klanten kiezen voor Effacts cloudoplos-
opgezet, triggert het de manager ook echt om het contract
singen. Vooral omdat interne en externe medewerkers
te vernieuwen of te archiveren.’ <<
daarmee altijd en overal toegang hebben tot de juiste gegevens. Natuurlijk blijft het ook mogelijk om onze
16
software op de eigen servers te installeren.’
Risicobewustzijn Eveline: ‘In de afgelopen jaren is bij veel grote bedrijven het bewustzijn gegroeid van het belang van goed con-
Legadex ondersteunt ondernemingen bij de inrichting van Effacts software en/of het bijwerken van de informatie. Voor nadere informatie of een offerte, mail naar info@legadex.com of neem contact op met Jacqueline Kos.
tractmanagement. Meestal gevoed door het besef dat er miljarden op het spel staan als het contractmanagement
LEGADEX magazine | zomer 2016
IN BEELD
Ondernemingen veranderen, advocatuur differentieert Wat doen we nog in huis, wat niet? Differentiatie leeft volop in de advocatuur. Dat heeft een duidelijke origine: de snelle veranderingen bij cliënten.
2020
2000
• Globalisering maakt bewuster
1900
• Groei netwerkorganisaties • Multinationals groeien
• Samenwerking = meer rendement
• Boardrooms bepalen koers • Aandeelhouders sturen mee • Fabrieken centraliseren
• Kapitaal wijst de weg
• Strikte hiërarchie • Top-down aansturing
Rond en na de eeuwwisseling bereikt de schaalvergroting een hoogtepunt.
Kleine bedrijfjes worden regionale fabrieken. Versneld door twee wereldoorlogen, werken bedrijven aan steeds efficiëntere productie en slimmere inrichting van processen.
LEGADEX magazine | zomer 2016
Door technologie, de komst van nieuwe, disruptieve verdienmodellen, scherpere concurrentie en toegenomen regeldruk ontstaan steeds meer netwerkorganisaties. Met veel gevolgen voor de rol en positie van de advocatuur, inclusief hun manier van (samen)werken. Wat houden ze in huis, wat besteden ze uit aan andere dienstverleners?
17
IN GESPREK
‘Juridische teams zijn steeds vaker sparringpartner van het bestuur. Dat stelt ook hogere eisen aan de paralegal’ Maud de Vries, OCI
tekst Annemarieke Noordhoff foto’s Mirjam van der Linden
De paralegal, ook wel bekend als support lawyer, wordt steeds belangrijker in de juridische sector. Werd de rol voorheen gezien als een ‘opstapje naar het echte werk’, nu heeft die zich ontwikkeld naar een onmisbare schakel in de hele juridische keten. De Stichting Beroepsopleiding Paralegals (SBP), 18
opgericht door Legadex, zet zich daarom in voor een heldere en professionele invulling van deze rol.
LEGADEX magazine | zomer 2016
De raad van advies van de SBP bestaat uit 4 mensen
legal communicatie en data nodig. Goede paralegals,
die hun sporen in de juridische sector hebben verdiend.
met de support van slimme systemen, zorgen daarvoor:
Dit zijn Maud de Vries (OCI), Jan-Willem Prakke (Schiphol),
minder ge-e-mail met stukken, minder kans op fouten.
Axel Viaene (GrandVision) en Erik Vermeulen (Philips).
En meer efficiency, dus.’
Zij zetten zich sinds 2015 in voor de beroepsopleiding én voor een verdere professionalisering van het vak.
Jan-Willem Prakke: ‘Paralegals vervullen een belangrijke rol
En daarmee van de hele juridische sector.
bij de ondersteuning van juridische processen in bedrijven. Bedrijfsjuristen hoeven niet meer alles zelf te doen.
1. Waardoor wordt de rol van paralegal belangrijker?
Dat vraagt wel om inzicht in het eigen werk – wat is een standaardproces, wat niet, wie kan wat het beste doen. En het vraagt om meer zicht op de verwachtingen van de
Maud de Vries: ‘In-house juridische teams zijn steeds vaker
interne én de externe klant. Paralegal zijn is echt een vak
sparringpartner op bestuursniveau. Die ontwikkeling
– een heel leuk vak overigens, voor zowel beginnend als
zorgt er niet alleen voor dat er hogere eisen worden
meer ervaren juristen.’
19
gesteld aan de legal counsel, maar ook aan de paralegal. Zij zullen er veel meer op uit moeten gaan, informatie
Axel Viaene: ’20 Jaar geleden maakte ik in de VS al kennis
halen, die goed ordenen in systemen. Vooral internatio-
met paralegals en hun cruciale rol in de juridische teams.
naal opererende bedrijven hebben steeds vaker realtime
De laatste jaren is het ook in Europa meer in opmars. Dat
LEGADEX magazine | zomer 2016
>>
IN GESPREK
‘Een goede paralegal zorgt voor veel meer efficiency’ Dit is Maud de Vries • Begon in ’97 als advocaat bij Trenité van Doorne • Van 2002 tot 2014 General counsel bij Corio • Sinds 2014 General counsel en Corporate secretary bij OCI
komt doordat de rol van de bedrijfsjurist hier sterk
juridische teams is dat nog steeds onderbelicht.
verandert: het werk is door toegenomen regelgeving en
Ondergewaardeerd zelfs. De stichting, en in het verlengde
internationalisering complexer geworden. Van de counsel
daarvan de beroepsopleiding, moet de toegevoegde
wordt bovendien een meer strategische en commerciële
waarde van de paralegal beter zichtbaar maken. De
bijdrage verwacht. Probeer dat maar eens te doen zonder
ontwikkeling van soft skills is daarom onderdeel van de
een goed team. In dat team – bestaande uit legal secretary,
opleiding. Denk aan soft skills als het nemen van owner-
paralegal, legal counsel, head counsel – heeft de paralegal
ship of het kunnen managen van projecten. Samen met
een belangrijke rol. Evenwaardig aan dat van de anderen.
de ontwikkeling van de juridische kennis zorgt dat voor
Als één van de vier niet goed functioneert, dan heeft de
emancipatie van de paralegal.’
hele organisatie daar last van. Alle vier werk je aan hetzelfde product: goede juridische dienstverlening.’
Prakke: ‘Gezien het toegenomen belang van de paralegal groeit het belang van een uniforme opleiding, inclusief
Vermeulen: ‘De rol van de jurist is heel snel aan het
een heldere functieomschrijving. De erkenning van het
veranderen. Hij wordt steeds meer betrokken bij beslis-
beroep paralegal is het uiteindelijke doel van de stichting
singen over strategie en groei. Ook zie je dat juridische
en de beroepsopleiding. Nu is het vaak nog een functie die
werkzaamheden worden gestandaardiseerd – en in
in de praktijk gevormd wordt. In de beroepsopleiding gaan
sommige gevallen zelfs overgenomen door computers.
we veel aandacht besteden aan de vereiste vaardigheden.
Juist hier spelen paralegals een belangrijke rol.’
Dat het een behoefte vervult is voor mij heel helder: niet
20
alleen bedrijven en head counsel hebben steeds meer behoefte aan een dergelijke generieke opleiding, ook
2. Wat gaat de SBP bijdragen aan deze professionalisering?
paralegals zelf.’ Viaene: ‘Terwijl paralegals steeds meer kansen krijgen
De Vries: ‘In kantoren is het al langer duidelijk wat de
om te schitteren, was er nog geen orgaan of instantie die
meerwaarde is van een goede paralegal. In in-house
zich sterk maakte voor een tailormade opleiding. Aan de
LEGADEX magazine | zomer 2016
‘In het Legal team heeft de paralegal een evenwaardige rol’ Dit is Axel Viaene • Startte in ’97 bij Coca-Cola (VS) als International associate attorney • Kwam in 2000 naar Europa – eerst Legal director bij Dell, later bij Starbucks • Werd in 2013 Group general counsel bij GrandVision
stichting nu de taak om de positie van paralegals te
de vennootschapsadministratie. Werd het er voorheen
versterken en ze goed op te leiden.’
bij gedaan, nu zit er dedicated een paralegal op, waardoor het een strak georganiseerd geheel geworden is. Daar
Vermeulen: ‘Tijdens de juridische opleiding – op HBO of
profiteren anderen in de organisatie ook van, omdat
universiteit – is er weinig tot geen aandacht voor zaken
juridische informatie snel beschikbaar is.’
als automatisering en standaardisering van het juridische werk. Dat maakt een aparte opleiding noodzakelijk.’
Viaene: ‘In de VS zag ik in de jaren ’90 al de waarde van een juridisch team waarin elk zijn eigen belangrijke rol vervult. Ook de paralegal. Dat inzicht breng ik nu al 20
3. Wat is je persoonlijke drijfveer om zitting te nemen in de raad van advies?
jaar in de praktijk. Mijn drijfveer is zowel de professio nalisering van de in-house legal professional, als het delen van mijn kennis hierover.’ >>
De Vries: ‘De ontwikkeling van een groep professionals, het empoweren van deze groep – dat is mijn drijfveer. Bij mijn vorige werkgever groeide één van de paralegals door naar de rol van legal counsel. Dat vind ik mooi om te zien. Meer zichtbaarheid geven aan wat paralegals doen voor de verbetering van de prestaties van juridisch teams en organisaties als geheel, dat motiveert me enorm. Paralegals kunnen een waardevolle pijler onder je organisatie vormen.’ Prakke: ‘Ik werk zelf met een paralegal en ervaar dus in
Geïnteresseerd in de paralegal opleiding? Op legadex.com vindt u alle informatie. Over de nieuwe opleiding die dit najaar start, maar ook over het volgen van losse modules. Margreet van der Veen
de praktijk hoe nuttig deze rol is. Een goede paralegal
vertelt u graag meer over de mogelijkheden:
ondersteunt de professionalisering van de bedrijfs
+31 (0)20-820 83 96 | info@legadex.com
juridische afdeling. Zo zie ik bij ons veel verbetering in
LEGADEX magazine | zomer 2016
21
IN BEELD
LEGADEX BREIDT UIT NAAR BELGIË Afgelopen jaren mochten we steeds vaker Belgische ondernemingen tot onze klanten rekenen. Reden voor het Belgisch Instituut voor Bedrijfsjuristen (IBJ) en Legadex om per 1 september 2015 een kennispartnerschap aan te gaan. Als onderdeel daarvan organiseerde Legadex voor leden van het IBJ een aantal succesvolle seminars en round tables in Brussel. De nadruk lag en ligt daarbij op de toepassing van diverse soorten software om juridische dienstverlening te verbeteren. Bijvoorbeeld voor beter contractmanagement, legal entity management, virtuele datarooms bij M&Aprojecten, collaboration software en gebruik van software voor Big Data-analyse. U vindt hier een foto-impressie.
Nieuwe vestiging Daarnaast openen we per 1 april 2016 een vestiging in Brussel (aan de Avenue Louise 279) bij Tribes Brussels City Centre. We verwachten onze Belgische klanten daarmee nog beter te kunnen bedienen. Ook hopen we u daar in de toekomst te mogen ontmoeten. Naast de hoofdvestiging in Amsterdam en de nieuwe vestiging in Brussel, heeft Legadex ook vestigingen in Eindhoven (in de ‘Witte Dame’) en Rotterdam (Wilhelminatoren). 1
22
2
FOTO’S 1. LUC VAN DAELE (Legadex) bespreekt de ins en outs van beter contractmanagement. 2. LEGADEX EN SOFTWAREHUIS EFFACTS (WOLTERS KLUWER) presenteerden in oktober 2015 aan de leden van het IBJ hoe het contractmanagement van een onderneming snel op orde kan komen.
LEGADEX magazine | zomer 2016
FOTO’S 3. ANNE DE WOLF (Directeur-Generaal IBJ) met collega’s ELS VANLOO (links) en LIEVE VANDOORNE (rechts). 4. Vanaf april 2016 vindt u ons in België bij Tribes Brussel. 5. RIK VAN POPPEL (ZyLAB, zittend) en LUC VAN DAELE (Legadex, staand) spraken afgelopen maart in Brussel over innovatieve toepassingen van Big Data-analyse software in het juridisch domein. 6. Meeting in hotel Bloom! in Brussel. 7. Van links naar rechts: EVA LENOIR (Effacts), JACQUELINE KOS (Legadex), EVELINE WILLIGERS (Effacts), LUC VAN DAELE (Legadex).
3
4
5
7
23
6
LEGADEX magazine | zomer 2016
IN GESPREK
Luc van Daele (Legadex) spreekt met Marcus Vlaar, CCO bij Ranj
‘Games bieden een veilige omgeving om risicovolle trajecten te ervaren en te leren kennen’ Wat blijft beter hangen: een anderhalf uur durend hoorcollege of een game waarin u een bloedstollend spannend bedrijfsjuridisch onderzoek leidt naar vermeend sexual harrassment? En spelenderwijs – letterlijk – dezelfde informatie als in het hoorcollege tot u neemt? Juist, de informatie uit de game. 24
Marcus Vlaar, Chief Creative Officer bij het bureau Ranj vertelt over gaming in de juridische sector.
LEGADEX magazine | zomer 2016
Legadex en gaming: ‘Games gaan juridische wereld veranderen’ In zijn tijd als hoofd Juridische zaken bij Endemol maakte Luc van Daele, medeoprichter van Legadex, al kennis met gameconcepten. ‘De toepassing van games in de juridische wereld gaat grote veranderingen brengen. Niet alleen voor de opleiding en ontwikkeling van juristen, maar ook bij het realiseren van gedragsverandering. Denk aan interne opvolging van compliance en regels op het gebied van privacy, mededinging of corruptie. Daarnaast lenen gameconcepten zich goed voor het actief beheersen van juridische processen, bijvoorbeeld op het gebied van M&A.’
tekst Annemarieke Noordhoff foto’s Erik van der Burgt
hoeveelheid informatie die ze als
het nooit meer. Vanuit die gedachte
Gaming en de juridische sector: het lijkt niet een heel logische combina tie. Hoe zijn jullie hierin terecht gekomen?
ontwikkelen Marcus en zijn collega’s
‘Dat is inmiddels alweer even
kandidaten de informatie? Welke
bij Ranj educatieve games of
geleden. Het kantoor Houthoff
keuzes maken ze? Hoe presteren ze
simulaties voor juristen.
Buruma vroeg ons een game te
onder druk? Hoe werken ze samen?’
Spelenderwijs komt noodzakelijke
ontwikkelen om hun aantrekkings-
informatie langs, zoals compliance-
kracht op potentiële kandidaten te
regels of financiële kennis in
vergroten. En om zoveel mogelijk
M&A-trajecten. Daarnaast functio-
relevante data aan kandidaten te
En wat heeft die game Houthoff nog meer opgeleverd? Want het was van beide kanten best een investering.
neert een simulatie als een veilige of
onttrekken. We ontwikkelden een
‘Allereerst het antwoord op hun
juist onveilige omgeving, in elk geval
game waarin de kandidaten een
vraag: versterk onze positie voor
een omgeving waarin je mag falen.
M&A-traject begeleiden. Alleen
potentiële kandidaten. Dat is gelukt,
En vlieguren kunt maken.
hebben ze te weinig tijd voor de
hun naamsbekendheid staat tegen-
Juristen zijn net mensen. Vertel ze iets, en ze vergeten het grotendeels. Laat het ze ervaren, en ze vergeten
team te verstouwen krijgen. Voor de recruiters leverde dat een schat aan informatie op: hoe selecteren de
LEGADEX magazine | zomer 2016
25
>>
>>
IN GESPREK
Over Marcus Vlaar • Leidde in de jaren ’90 een eigen ontwerpstudio en ontwikkelde diverse animaties • Richtte in 1999, samen met partners, seriousgamingbureau Ranj op • Realiseerde in de jaren daarop als wereldwijde pionier in serious gaming 400 games en ontving meerdere awards • Is in 2015 samengegaan met consultancybureau &Samhoud als &Ranj
denken. Veel games zijn overigens
innovatieve bedrijf – de game had
vast terugkerende ingrediënten. En grote M&A-zaken, waar veel vanaf hangt, zou je eerst wel eens willen doorlopen in een game.
daar een grote rol in. Daarnaast is
‘Wij zien dat Houthoff de game ook
voldoende rekening houden.’
de waarde voor het selectietraject
met klanten speelt, om ze de druk
enorm groot gebleken. Wij adviseer-
van een M&A-traject te laten ervaren.
den Houthoff indertijd al de hele
Het onder hoge tijdsdruk wikken en
En wat heeft deze game jullie gebracht?
recruitment te vergamen – het dus
wegen van nieuwe informatie, het
‘Veel! Het winnen van de eerder
niet alleen als HR-marketingtool in
selecteren, de partijen, alle belangen:
genoemde award heeft ervoor
te zetten. Want in een game trigger
het is een heel realistische game.
gezorgd dat partijen in de VS ons
je veel directer de competenties die jij
Dat moet ook wel, de content moet
benaderden. PLI, bijvoorbeeld, het
wilt hebben. In een spannende game
van voor tot achter kloppen. Anders
Practising Law Institute, een groot
handelen mensen veel authentieker.
haken mensen onmiddellijk af.
instituut dat in de VS onder meer
Ze vergeten hun omgeving, willen
Samen hebben we een fantastisch
verantwoordelijk is voor de perma-
het spel tot een goed einde brengen.
rijke casus ontwikkeld. Houthoff
nente educatie van de beroepsgroep.
Er staat letterlijk iets op het spel,
vertelde ons indertijd dat het één
Juristen moesten daarvoor luisteren
waardoor ze vergeten dat ze gerecruit
van hun beste investeringen ooit
naar dodelijk saaie hoorcolleges. Om
worden. Dan selecteer je de beste.’
was. Maar dat vraagt dus wel om een
de 7 minuten moesten ze op een knop
partij die bereid is te investeren. En
drukken, ter bevestiging van de vraag
een partij die voldoende schaalgroot-
‘Are you still watching?’. De president
te heeft. Een goede game, die klopt
van PLI wilde dat veranderen.
en voldoende vrijheid en scenario’s
Ze benaderde ons voor het ontwikke-
biedt, daarvoor moet je al snel aan
len van games, om te beginnen een
een ton of zelfs enkele tonnen
game over het thema Internal
woordig op 100%. In 2011 wonnen ze zelfs de Excellence in Legal Marketing Award voor het meest
26
Deze game is niet alleen voor potentiële medewerkers een goede manier om een M&A-traject te ‘oefenen’, lijkt me. De meeste M&A-trajecten kennen een aantal
wereldwijd inzetbaar – wij hebben ze al in meer dan 10 talen opgeleverd. Met culturele verschillen kunnen we
LEGADEX magazine | zomer 2016
‘In een spannende game handelen mensen heel authentiek. Zo trigger je direct de competenties die je wilt zien’
Kun je iets vertellen over de manier waarop een game tot stand komt?
grootte of een enorm effect op de
game rond een sexual harrassment case waarin een jurist onderzoekt of
‘In elke game komt altijd een aantal
ance-game kan enorme impact
de claim van een oud-medewerkster
elementen terug. Er is ten eerste een
hebben. Van tevoren zegt iedereen
echt klopt. Het mooie van deze game
spannend verhaal. Dat verhaal moet
dat ze die regels natuurlijk nooit
is dat je het op een gegeven moment
relevant zijn en een afspiegeling van
zouden overtreden. Maar dan
ook écht wilt weten. Het laat je niet
de werkelijkheid. Ten tweede zijn
brengen we ze spelenderwijs in een
meer los, zet je op het puntje van je
er de doelen van de opdrachtgever.
situatie waarin het niet meer zo
stoel. Dat is toch echt wat anders
Wat wil je bereiken? En ten derde de
zwart-wit is. Dat ze op een glijdende
dan om de 7 minuten op een knopje
game-elementen – dat kan van alles
schaal zitten, en de keuzes niet meer
te drukken op de vraag of je nog wel
zijn. Information overload bijvoor-
zo eenvoudig zijn. Wat doen ze dan?’
kijkt... Maar ondertussen heb je wel
beeld. De tijdsdruk die maakt dat
exact dezelfde informatie gehad.
je moet kiezen. Het bepalen van
Rijkere informatie zelfs: de manier
het verhaal, de doelen, de game-
waarop je de vragen oplost, die
mechanics: alles doen we in nauw
voeren je langs een bepaalde route.
overleg met de opdrachtgever.
Dat kan voor iedereen anders zijn.
Geloofwaardigheid is zo belangrijk
En mochten mensen toch iets over
dat dat ook niet anders kan.’
investigation. We ontwikkelden een
deelnemende partijen. Zo’n compli-
het hoofd zien? Dan is er een mentor die ze daar op wijst.
‘De komende tijd gaan we nog veel
Daardoor blijven de game-mecha-
meer games ontwikkelen – voor PLI,
nics, zoals het gevoel van autonomie
maar ook voor andere partijen. Over
en vrijheid overeind, maar krijg je
compliance bijvoorbeeld, en over
ondertussen wel alle noodzakelijke
financiële aspecten in M&A-proces
‘droge informatie’ mee.’
sen voor juristen. Belangrijk is schaal-
LEGADEX magazine | zomer 2016
<<
Recruitmentgame Houthoff Buruma Een spannend M&A-traject binnen 1,5 uur afronden, in een team van 3 mensen. Welke afwegingen maakt u? Kijk op youtube op het eigen kanaal van &Ranj (zoeken op &ranj) voor een trailer van de game.
27
Verkoop Stork aan Amerikaanse Fluor De afgelopen jaren begeleidden wij het voormalige Stork-conglomeraat bij de herfinanciering van zowel Fokker als Stork en bij het informatiebeheer in de verkoop van beide onderdelen door investeringsmaatschappij Arle. In februari dit jaar stemde de Europese Commissie in met de overname van Stork door het Amerikaanse Fluor, waarna deze deal op 1 maart is voltooid.
advertentie
‘We kijken tevreden terug op een succesvolle en snelle afronding van de transactie’ – Patric Jansen, Head Legal & Compliance Stork 28
LEGADEX magazine | zomer 2016
DEAL
OVER STORK • Stork is opgericht in 1868 • Gespecialiseerd in onderhoud van industriële installaties in de olie- en gasindustrie, de petrochemische en power-industrie • Tot 2008 beursgenoteerd aan de AEX • Was sinds 2010 in handen van de Britse investeringsmaatschappij Arle Capital Partners
OVER DE DEAL • Fluor, opgericht in 1912 en NYSE-genoteerd, is een toonaangevend Amerikaans ingenieursbedrijf in engineering, constructie en projectmanagement • Stork wordt als een zelfstandige onderhoudsdivisie binnen de Fluor groep gehandhaafd, Fluor voegt haar eigen onderhoudsdivisie aan Stork toe • Het nieuwe Stork heeft circa 19.000 medewerkers en een omzet van circa 2,1 miljard euro • Verkoopprijs is 695 miljoen euro • Het hoofdkantoor van het nieuwe Stork blijft in Nederland
DE ROL VAN LEGADEX • Interne begeleiding van de business bij de voorbereiding en inzameling van documentatie • Begeleiding bij de structurering van de virtuele dataroom (VDR) • Advisering over documentatie • Verwerking en upload documentatie VDR (Intralinks) via Legadex-platform • Daarvoor: begeleiding bij herfinanciering Fokker en Stork (vanaf 2012) en bij diverse juridische en corporate housekeeping-werkzaamheden (vanaf 2011)
LEGADEX magazine | zomer 2016
29
TREND
Innovatie in het M&A-proces
Slimmer werken door het gebruik van data-analyse tekst Hans Martijn Roos en Luc van Daele, Legadex illustraties iStock Photo
Het onderwerp Big Data is hot. Marketing, sales en finance maken steeds vaker gebruik van de technische mogelijkheden om grote hoeveelheden data te analyseren en gebruiken. In M&A-processen wordt echter nog weinig gebruik gemaakt van data-analyse. Ten onrechte, want er liggen interessante use cases. 30
LEGADEX magazine | zomer 2016
31
LEGADEX magazine | zomer 2016
Beschikbaarheid van complete en juiste informatie is
onderzoeken naar fraude en mededingingsrecht. Met
een basisvoorwaarde om M&A-processen goed te laten
diverse slimme zoektechnieken kan relevante informa-
verlopen. Wij ondersteunen deze cruciale informatie-
tie in vele digitale vormen - zelfs geluidsfragmenten en
voorziening met dataroomdiensten. Zowel het opzetten
beelden - worden opgediept uit verschillende bronnen.
van deze virtuele datarooms (VDR’s), als het vullen met
Op een platform wordt het inzichtelijk voor review en
relevante en gecontroleerde informatie, doen wij voor
beoordeling. Review met behulp van technologie dus,
steeds meer bedrijven. Ook bij de inrichting en het
vandaar de term ‘technology assisted review’ (TAR).
beheer van online samenwerkingsplatforms vraagt de
Deze techniek leent zich naast de traditionele toepassin-
M&A-markt steeds vaker ondersteuning. Het voornaam-
gen in (juridisch) onderzoek, ook uitstekend om zicht te
ste doel daarvan: zorgen dat de verkopende aandeel
krijgen op informatie voor operationele bedrijfstoepas-
houder, onderneming en adviseurs onderling optimaal
singen. Denk aan informatie voor risk & compliance, om
aangesloten het M&A-proces ingaan. En dat ze het
te voldoen aan privacyregels, om inzicht te krijgen in de
proces blijven overzien. Zo is er al veel te winnen op
contractendatabase of om het op orde brengen van de
het gebied van snelheid, inzichtelijkheid en
vastgoedportefeuille.
kostenbeheersing. Het besef van die toegevoegde waarde van TAR breekt De nabije toekomst biedt echter nog meer. Wij ver
nu snel door. Het geeft bedrijven de mogelijkheid veel te
wachten dat het gebruik van technische data-analyse in
besparen op menselijke inzet voor het zoeken, bekijken
M&A-processen de komende tijd sterk gaat toenemen.
en beoordelen van documentatie. Misschien nog wel
Ook zou het ons niet verbazen als dit op termijn leidt tot
belangrijker dan besparing en efficiency zijn de nieuwe
structurele veranderingen in de inrichting van
mogelijkheden. TAR maakt projecten van een omvang
M&A-processen.
mogelijk die anders qua doorlooptijd of financiën niet haalbaar waren.
32
Data-analyse en technology assisted review (TAR) In de Verenigde Staten is het juridisch gebruik van data-analysesoftware, met name voor e-Discovery in juridische procedures, al enige decennia bekend. En die ontwikkeling heeft niet stilgestaan. Wereldwijd gebruiken inmiddels ook overheden, ondernemingen en advocatuur dit soort software, bijvoorbeeld in
LEGADEX magazine | zomer 2016
Wilt u meer weten over de gebruikstoepassingen van dataanalyse in M&A-projecten of in juridische werkzaamheden? Wij laten u graag meer zien van de diverse use cases – in de vorm van een webinar of presentatie bij u op kantoor. Bel Hans-Martijn Roos, 020-8208396 of stuur een e-mail naar info@legadex.com
Toepassing in M&A-projecten We zien regelmatig informatiegerelateerde tekortko
Nog weinig bedrijven grijpen data-analyseprocessen en
mingen in M&A-projecten, waar data-analysesoftware
-review aan om het proces van handmatige aanlevering
en TAR hulp kunnen bieden. Het werk kan beter en
van informatie geheel te vervangen. Wel om dit aan te
transparanter voor alle partijen in het M&A-proces,
vullen en controleren op compleetheid. Bedrijven
zowel binnen de onderneming als daarbuiten.
gebruiken de resultaten van data-analyse en TAR dus
Wij onderscheiden 3 fases:
vooral om hun VDR, die op basis van actief aangeleverde
1
informatie is gevuld, bij te werken en aan te vullen. Maar hoe beter de techniek wordt, hoe sneller het volledig
Informatieverzameling
handmatige inzamelingsproces vervangen wordt door
Wanneer is de verzamelde informatie van het te
geautomatiseerde zoek- en indexeringsfuncties. En dat
verkopen bedrijf compleet? Vrijwel geen enkel bedrijf
moment zou wel eens heel dichtbij kunnen liggen.
heeft alle cruciale informatie voor de bedrijfsverkoop centraal beschikbaar. Informatieverzamelaars zijn afhankelijk
2
Resultaat: verhoging van het niveau van compleetheid en relevantie van gepresenteerde informatie
van degenen die de benodigde stukken aan de hand van vragenlijsten moeten aanleveren. Bovendien wordt de informatie vaak onder hoge druk verzameld, vanuit meerdere landen en allerlei bronnen. Het gevolg: gaten in de informatievoorziening en onzekerheid over wat aan bieders wordt gepresenteerd als ‘de waarheid’.
Verwerking van informatie Wanneer alle informatie er is, traditioneel aangeleverd en/of met data-analysesoftware gevonden, biedt TAR een volgend voordeel. Dat zit hem vooral in een forse besparing in de verwerking van de informatie in de VDR.
Met data-analysesoftware en TAR is het mogelijk om in de bron geautomatiseerd te zoeken naar relevante documentatie en informatie. Dat kan dus geheel onafhankelijk van wat al dan niet wordt aangeleverd.
Dat kan op drie manieren sneller. Ten eerste de auto
33
matisering van de beoordeling van de stukken. Voor de consistentie en duidelijkheid in de VDR doorzoeken adviseurs nu nog handmatig alle verzamelde informatie:
Nuttig, wanneer als gevolg van vertrouwelijkheid weinig
op duplicaten, achterhaalde versies van stukken, ongete-
mensen op de hoogte mogen zijn van de voorbereidin-
kende stukken, en documenten die niet relevant zijn. Ten
gen. Of als er twijfel is of benodigde informatie ook
tweede zit er nog veel werk in het correct rubriceren en
daadwerkelijk wordt aangeleverd.
plaatsen van documentatie in de structuur van de VDR.
LEGADEX magazine | zomer 2016
>>
‘Nieuwe technologie maakt projecten mogelijk die anders qua doorlooptijd of financiën niet haalbaar waren geweest’
En ten derde is er de correcte en consistente naamgeving
Deze transparantie helpt in een een Vendor Due Diligence
van documentatie, om de VDR overzichtelijk te maken.
zowel de advocaat als de financieel adviseurs enorm. In
Gebruik van technologie kan al deze werkzaamheden
de Q&A-fase kunnen vragen van biedende partijen sneller
flink versnellen. TAR levert in deze fase – verwerking
en adequater worden beantwoord. Met als resultaat meer
van data – dus een kostenbesparing op.
controle over het proces, groter vertrouwen bij biedende partijen, minder risico op claims onder garanties en een
Resultaat: kortere doorlooptijd van transactie
3
positief effect op de waardering.
voorbereiding, besparing op kosten
Due Diligence en Q&A
Resultaat: bedrijfsinformatie optimaal doorzoekbaar, tekortkomingen tijdig te signaleren, meer vertrouwen bij bieders, hogere waardering
Op basis van de goede, gevalideerde informatie kunnen M&A-adviseurs en advocaten efficiënt hun onderzoek
34
doen en het bedrijf gereed maken voor verkoop. In deze
Hand-in-hand
fase wordt het vertrouwen opgebouwd. Klopt het bedrijf
In de drie fases is duidelijk te zien dat de concrete
zoals we het voor ons zien? Ook hierbij ondersteunt
technische mogelijkheden, de slimme toepassing ervan
technologie de verkopende partij en haar adviseurs.
en de menselijke inzet elkaar versterken. Alleen software
Een data-analyseplatform is daar een goed voorbeeld
aanschaffen levert bijvoorbeeld niets op. Daarom zorgt
van. VDR’s hebben beperkte zoekmogelijkheden. Een
Legadex zowel voor de kennis over de inrichting van een
data-analyse-platform biedt de mogelijkheid om in
data-analyseplatform, de ervaring om het systeem
overzichtelijke vorm met vraagstellingen, ‘queries’,
optimaal antwoord te laten geven op de relevante
inhoudelijk door alle documenten te zoeken. Zo zijn
vraagstellingen en de staffing voor de review op basis van
documenten snel en makkelijk te vinden en inhoudelijk te
de technische analyse. De komende jaren zullen we onze
doorzoeken. Denk aan antwoorden op specifieke vragen
ervaring met data-analyse verder uitbouwen naar een
als: wat zijn de afloopdata van bepaalde soorten contrac-
scala aan praktisch bruikbare oplossingen, zowel voor de
ten? Welke garanties heeft de onderneming afgegeven?
juridische als de M&A-markt. Wij houden u graag op de
Wat is de potentiele change of control-impact van de
hoogte van onze opgebouwde ervaring en expertise! <<
verkoop? Kan een bepaald feit als vaststaand worden beschouwd in het kader van af te geven garanties?
LEGADEX magazine | zomer 2016
eDiscovery & Intelligent Information Governance
Legadex Legal Services met ZyLAB De juridische professionals van Legadex werken samen met de eDiscovery experts van ZyLAB om u optimaal te ondersteunen bij alle mogelijke vormen van data-analyse. Denk bijvoorbeeld aan een compliance onderzoek of een geval van fraude. Verder kunnen zij van dienst zijn bij het voldoen aan een informatieverzoek van een toezichthouder, het voorbereiden van een overname of om een project snel en uitermate efficiĂŤnt te kunnen uitvoeren. Meer weten over hoe we ook u kunnen helpen snel, relevante informatie te achterhalen? Neem dan contact op +31 20 717 6500, info@zylab.com of neem een kijkje op www.zylab.nl
De review interface: intuĂŻtief en eenvoudig in gebruik
Contract Management made easy Effacts, aangeboden door Wolters Kluwer, is specifiek bedoeld om contracten en de rechten en plichten die daaruit voortvloeien in kaart te brengen en zo bijbehorende risicoâ&#x20AC;&#x2122;s te beheersen. De grote kracht van de software zit in de flexibiliteit van de centrale database, heldere management rapportages, alerts en goede zoekopties.
Nieuw Contract
Contract template
Contract goedkeuren
Voorkom onnodige kosten door ongewenst verlengde contracten
Contract ondertekenen
Overal en altijd toegang tot uw documenten Contract beheren
Ontdek meer en bezoek www.effacts.com Vraag een gratis demo aan via sales@effacts.com