Legadex Magazine 7 (2016)

magazine // Legal Operations

‘ De General Counsel van de toekomst is meer business dan legal’ Axel Viaene (GrandVision)

INSPIRATIE EN INFORMATIE | ZOMER 2016 4/ INTERVIEW MET AXEL VIAENE Op naar een nieuw Legal Supportmodel 10/ GEEN ‘MAGICAL FIX’ VOOR DE

ADVOCATUUR vindt auteur Jaap Bosman 14/ GEBRUIKS­ VRIENDELIJK ÉN WATERDICHT Gold partners Legadex & Effacts 18/ PARALEGAL HELPT Beroeps­opleiding voorziet in groeiende behoefte 24/ ERVAAR HET GRIJZE GEBIED Gaming helpt juridische sector vooruit LEGADEX magazine | zomer 2016

INHOUD

24

18

14

30 COLOFON LEGADEX Magazine is een uitgave van Legadex. Legadex is leading provider van tech-enabled legal services in de Benelux.

De dienstverlening omvat bedrijfsjuridi­ sche en paralegal inzet, toepassing van juridische technologie binnen juridische afdelingen en advocatuur, en Virtuele Dataroom- en Due Diligence diensten bij M&A. Omslag Axel Viaene Redactie Legadex, JCM Context Concept en realisatie Link Design

03 MIX in dit nummer en mijn agenda 04 IN GESPREK Axel Viaene over de GC 09 DE KEUZE VAN... Christine Hagens 10 IN GESPREK Jaap Bosman over de advocatuur 14 EXPERTREVIEW Effacts en Legadex 17 IN BEELD Advocatuur is in transitie 18 IN GESPREK Raad van Advies van de Stichting

Tekst Annemarieke Noordhoff, Legadex

Beroepsopleiding Paralegals over het toenemend

Drukwerk WC Den Ouden

belang van de paralegal

Fotografie omslag Erik van der Burgt Contact Legadex B.V.

2

ARTIKELEN

• Teleportboulevard 110, 1043 EJ Amsterdam, t. 020 820 83 96 • Lichttoren 32, 5611 BJ Eindhoven • Wilhelminatoren, Wilhelminaplein 1-40 3072 DE Rotterdam • Avenue Louise 279, 1050 Brussel

22 IN BEELD Legadex breidt uit naar België 24 IN GESPREK Marcus Vlaar over gaming voor juristen

28 DEAL Verkoop Stork aan Amerikaanse Fluor 30 TREND Data-analyse in M&A-processen

info@legadex.com, www.legadex.com LEGADEX magazine | zomer 2016

MIX

Beste lezer, Reflecteren is een groot goed. Daarom staan wij in deze editie van ons magazine stil bij de stand van ontwikkelingen in de juridische dienstverlening anno 2016. Wat hebben we als juridische sector bereikt?

Maar nog veel belangrijker: we kijken vooruit naar wat er nog te doen is. Er wordt op het moment veel gepraat over ontwikkelingen en innovatie in de juridische branche, maar het daadwerkelijk operationaliseren van dat wat al mogelijk is – dat zien wij als de grootste uitdaging voor ons juristen nu. Axel Viaene (GrandVision) in­spireerde ons met zijn visie op de rol van de General Counsel in de toekomst. Deze GC zal meer en meer een regisseur zijn bij de inzet van de verschillende vormen van juridische dienst­verlening. Axel ziet drie verschillende vormen van support, gevat in één Legal supportmodel. Auteur en consultant Jaap Bosman beschouwt deze ontwikkeling vanuit de kant van een van de dienstverleners: de advocatuur. Die zullen slim op deze ontwikkelingen in moeten springen. Daarbij is de gecombineerde dienstverlening van onze partner Effacts en die van ons overigens zeer nuttig.

Wij hopen u met onze ervaring en inzichten van dienst te zijn bij de operationalisatie van alle nieuwe mogelijkheden. Vandaar dat het thema van dit magazine Legal Operations is. Heeft u vragen?

Wij gaan graag met u in gesprek!

Luc van Daele en Hans-Martijn Roos

In mijn agenda

Waar ben je nu druk mee?

‘Samen met andere adviseurs werk ik aan verschillende e-Dis­coveryprojecten, waarin we heel efficiënt grote hoeveelheden data geautomatiseerd rubriceren en doorzoeken. Met slimme queries – zoekopdrachten – scheiden we zo snel relevante en niet-relevante data. Deze gestructureerde data kunnen daarna eenvoudig over naar, bijvoorbeeld, een digitale dataroom. Daarnaast verdiep ik mij in artificial intelligence-software, waarmee we nog meer processen kunnen automatiseren. Mijn ervaring als advocaat komt hierbij goed van pas. Ik weet welke juridische output relevant is en ik ken de bijbehorende dynamiek.’

wie Rémon Poelman is Legal Consultant & Project Manager sinds maart 2016 daarvoor Advocaat ondernemingsrecht gaat voor ‘Juridische dienstverlening die werkelijk anno 2016 is’

Wat wil je de komende tijd bereiken?

‘Dat meer spelers in de juridische dienstverlening zich bewust zijn van alle nieuwe mogelijkheden. De mogelijkheden van nieuwe softwaresystemen vormen geen bedreiging maar bieden juist nieuwe kansen.

Een middel om tot betere en efficiëntere dienstverlening te komen.’

LEGADEX magazine | zomer 2016

3

IN GESPREK

Hans-Martijn Roos (Legadex) spreekt met Axel Viaene, General Counsel bij GrandVision

‘ Meer business dan legal’ De General Counsel (GC) verandert. Zowel het type mens, als zijn of haar rol en plek in de organisatie en de samenwerking met externe partners.

Voor de nieuwe GC is, door de snelle verschuivingen in het bredere bedrijfsleven, ‘de ontwikkelingen even aankijken’ geen optie meer.

Axel Viaene, GC bij GrandVision, spreekt uit ervaring. tekst Annemarieke Noordhoff foto’s Erik van der Burgt ‘De wereld van bedrijven verandert zo hard, dat je

of 20 terug, in de VS, met de insourcing van de outside

als General Counsel (GC) niet meer achterover kunt

dienstverlener. Dat was standaard de counsel, een

leunen. Je kunt niet meer denken: ik kijk het even

juridisch adviseur pur sang. In de twee decennia

aan, ik zie wel welke kant het opgaat. Nee, je moet je

daarop groeide de rol van de counsel in navolging van

kantoor uit en de business in! Praten, knopen door­-

het toegenomen belang van legal in het bedrijfsleven.

hakken en doen.’ Axel Viaene weet waar hij het over

De functie werd steeds commerciëler, met steeds

heeft. Veel van zijn visie op de veranderende rol van

meer managerial trekjes, soms zelfs met een actief

de GC heeft hij opgedaan in zijn jaren in de VS bij

acquirerend karakter – denk aan ondernemingen

Coca-Cola. Later, bij zijn terugkomst in Europa – eerst

met veel M&A-activiteiten. In andere industrieën,

bij Dell, daarna bij Starbucks en nu bij GrandVision – vertaalde hij die Amerikaanse visie naar de Europese

bijvoorbeeld met een sterk gereguleerd karakter,

realiteit. Een idee als kostenefficiënter werken voor

Anno nu geldt dat, hoe verschillend de omgevingen

lag en ligt steeds sterker de nadruk op compliance.

legal was iets dat logischerwijs ook in het continen-

ook zijn, elke GC oplossingen moet kunnen bieden.

taal Europa van de jaren ’00 goed aansloeg.

Er wordt in toenemende mate van je verwacht dat je

Procesmatiger werken en de inzet van juridische

casussen in hun geheel oppakt.’

software waren op dat moment andere noviteiten in de juridische aanpak. En dat alles in vliegende vaart.

‘Hit the ground running,’ is zijn motto.

4

Waarom is die snelheid van handelen zo belangrijk?

Wat zijn die veranderingen waardoor de rol van de GC de afgelopen jaren zo sterk is geëvolueerd?

‘Het startpunt van die verandering ligt een jaar

Voor de GC betekent dat niet meer alleen juridisch goed onderlegd zijn, toch? Kennis van de business en de juiste advisory skills tellen net zo zwaar. Je moet van alle markten thuis zijn én ook nog eens heel flexibel.

‘Ja, dat is een goede samenvatting. Al geldt deze job description niet alleen voor legal – met uitzondering

LEGADEX magazine | zomer 2016

>>

Over Axel Viaene • Startte in ’97 bij Coca-Cola (VS) als International associate attorney • Kwam in 2000 naar Europa – eerst Legal director bij Dell, later bij Starbucks • Werd in 2013 Group general counsel bij GrandVision

5

LEGADEX magazine | zomer 2016

IN GESPREK

hoog gespecialiseerd: outsourcing per specialisme

Je startte bij GrandVision dus met het in kaart brengen van de technologische en juridische dienstverlening.

bread and butter: regie op werk van de in-house afdeling en externe serviceproviders

‘Klopt, als eerste heb ik de markt verkend – wat is er aan juridische software en IT te koop? Ik werkte toe naar een goed framework, bestaande uit drie systemen. Bij elkaar stellen die

de basis: outsourcing

me nu in staat om informatie van hoge kwaliteit te bieden aan mijn business. Eén systeem voor contractmanagement, één voor corporate en treasury en één voor beheer van intellectual property.’

‘Welke systemen in welke business precies nodig zijn, dat leer je eigenlijk alleen in de praktijk – door te praten

Outsourcingsbeleid in piramidevorm: maak helder onderscheid tussen gestandaardi­ seerd low-value werk aan de basis, de ‘bread and butter’ in het midden en hoog gespecialiseerd aan de top

met de business en door af te stappen op meerdere dienstverleners. Keuze genoeg, want het veld van de juridische dienstverlening wordt steeds

van het vakinhoudelijke – maar voor

actie bij GrandVision was dus het

breder. Vroeger waren er twee

álle ondersteunde onderdelen in een

neerzetten van een goed systeem,

partijen: het kantoor en de bedrijfsju-

onderneming. Iedereen moet

waarmee ik bruikbare informatie

ridische afdeling. Daarna ontstonden

flexi­beler worden in deze snel

boven kon krijgen. Informatie is alles.

de boetiekkantoren en -kantoortjes,

evoluerende markten. Zeker retail,

Dat betekent dat je informatie van

elk goed op een eigen specialistisch

waar ik me nu voornamelijk in

hoge kwaliteit moet zijn. En toegan-

terrein, vastgoed of arbeidsrecht

beweeg. Geen enkele professional of

kelijk, zowel voor businessontwikke-

bijvoorbeeld. Zij hadden vaak een

manager kan nog rekenen op een

laars als de beslissers. Zij moeten

aan­­trekkelijkere pricing en betere

baan die 10 of 20 jaar hetzelfde blijft.

snel kunnen zien wat er aan afspra-

service dan de grotere kantoren. Die

Sterker nog, het is steeds minder

ken ligt en wat de juridische moge-

eerste ver­breding zette daarna door,

gebruikelijk dat je op een vast­

lijkheden zijn in de vraagstukken

met nieuwe dienst­verleners die

omlijnde functie solliciteert. Je tekent

waar zij mee te maken hebben. Een

allerlei juridische producten en

nu voor een rol, die je zelf flexibel

transparant en toegankelijk systeem,

software ontwikkelen. Steeds vaker

invult. Dat geldt ook voor juridische

waarin goede informatie te vinden is,

met een fantastisch resultaat – voor

functies.’

dat is waardevol voor de business. Ik

bijvoorbeeld measurement, e-billing,

kreeg er in elk geval heel goede

contracting, IP, e-learning. Die

reacties op.’

producten werden ook nog eens

Wat is naar jouw idee de basis onder het werk van de moderne GC? Waar zou elke GC direct mee moeten beginnen?

6

‘Met een goede juridische informatieinfrastructuur. Ondernemingen hebben vaak veel data, maar weinig informatie. Juridische data worden pas bruikbaar als ze bijeengebracht worden tot informatie, waar de

Grand Vision en Legadex Grand Vision en Legadex werken regelmatig samen in projecten die het juridisch fundament van GrandVision versterken. Onder andere op het gebied van legal entity management, beheer van intellectueel eigendom en contract management.

Op dit moment zijn Joost Meijer en Saskia Winkes namens Legadex actief bij het stroomlijnen en standaardiseren van de procurement contracten van GrandVision.

business wat aan heeft. Mijn eerste

LEGADEX magazine | zomer 2016

RONDE TAFEL

behapbaar en in gewone mensentaal.

manier waarop nu naar juridische

Jullie, Legadex, zijn een goed voor-

afdelingen wordt gekeken, is heel

beeld van zo’n belangrijke nieuwe

anders dan 10 jaar geleden.’

‘ De General Counsel

speler: een alternative service provider.’

van de toekomst heeft

‘De cocktail moet dus goed aan­ gesloten zijn op je business. Wáár

Dankjewel! Maar even terug naar dat bredere veld van de juridische dienstverlening. Hoe steekt dat nu in elkaar? Wie zijn die dienstverleners?

Waar zoek je een legal service provider voor, wat beleg je in-house?

je de mensen precies vandaan haalt

‘Generaliserend zou je kunnen zeggen

GC betekent het dat hij of zij even

dat heel specifieke legal terreinen niet

sterk zal moeten zijn in het commer-

kosteneffectief zijn om te insourcen.

ciële als in het juridische. Alleen zo

Activiteiten die daarentegen over je

kun je van juridische data relevante

corebusiness gaan, je bread and butter

informatie maken. In een taal die

– dat moet je insourcen. Ik zie het als drie lagen in een piramide. De onderste

begrijpelijk is voor je interne

laag, de basis, is het gestandaardiseer-

nodig heeft, de bril die je als GC

de low-value werk. Dat outsource je

constant op moet zetten.’

meer ‘business’ dan

verschilt sterk per business, per fase

‘legal’ in zich. Het is

en per geografische verspreiding.

Uiteindelijk gaat het om de output.

een commerciële rol

Dát je levert en wát je levert. Dat bepaalt als legal je waarde. Voor de

voor iemand met een juridische achtergrond’

cliënten. Dat is de bril die de GC

als geheel. In het midden vind je de

ders. In elk geval voer je daar als GC

Hoe heb jij zelf die servicecocktail samengesteld? Wat is volgens jou de ideale mix?

de regie op. En er is de top van de

‘Dat verandert naar gelang de fase

piramide: het hoog gespecialiseerde.

waar de onderneming in is. De ene

Dat outsource je per specialisatie.

keer ligt meer de nadruk op compliant

Let alleen wel op dat je deze drie

zijn, de andere keer meer op proces­

lagen niet in beton giet – kern is

ondersteuning. En daar horen ook

dat je flexibel blijft. Altijd.’

steeds nieuwe operationele rollen bij.

bread and butter: dat insource je of doe je deels samen met serviceprovi-

Inclusief vragen als: kan mijn in‘Die flexibilteit in je legal supportmo-

house team dat niet van het kantoor

del bouw je in door steeds kritisch

overnemen? Of kan ik dat laten doen

naar de samenstelling te blijven

door mijn alternative service provi-

>>

kijken. Het is niet zo dat je één keer een blueprint maakt, en dat is het. Blijf flexibel, ook in de vormen van support die je inzet en de samenstelling daarvan. Die vormen van support zijn één: je advocatenkantoor – van groot kantoor tot klein boetiekkantoortje.

Twee: je eigen in-house team. Drie: je

7

systeem- of softwareproviders. Vier: je alternative service providers. Dat zijn de vier hefbomen, waarmee je als GC je servicecocktail samenstelt. Met die cocktail kun je als GC een dynamische business juridisch goed ondersteunen.

Dat wordt ook van je verwacht: de

LEGADEX magazine | zomer 2016

IN GESPREK

‘ Met de juiste servicecocktail kun je als GC een dynamische business juridisch goed ondersteunen’

Point taken. Wij als serviceproviders mogen elkaar wel wat vaker opzoeken. Ik denk alleen wel dat de GC daarin een katalysator kan zijn.

retailonderneming werkt waar het

‘Inderdaad, dat zeg je goed! De GC is

die ervoor zorgt dat het hele inkoop-

‘Wat ik graag zou willen is een

een katalysator. Voor dienstverleners

proces gedekt is. Of een IPO – daar zou

one-stop-shop. Ik zou de dienstver-

is het zo belangrijk om visionair te

je ook een heel servicepakket omheen

leners willen challengen: maak voor

zijn, om efficiënt met de kosten om

kunnen maken. Ik wil helemaal

mij een servicepakket. Geef me één

te kunnen gaan. Je moet clevere

ontzorgd worden, dat is de key.’

solution. Een werkbare oplossing

solutions maken. De GC kan daarin

voor vraagstukken uit de business.

challengen. Natuurlijk, ook de GC

‘Het is een veeleisende rol – veel meer

De praktijk van de GC is nu zo dat je

zal er meer aan moeten doen. Uit zijn

dan pakweg 10 jaar terug. Er bestaat

zelf je eigen servicecocktail maakt

kantoor moeten komen. Concrete

ook niet zoiets als een GC-academy, je

van die vier hefbomen. Zo engineer

vragen vanuit de organisatie beter

wordt door de praktijk gevormd. Daar

je zelf een oplossing bij elkaar.’

opvangen. Is er een belangrijke

leer je waar je de beste mensen vindt.

der? Hoe integreren we al die services? Die rol van integrator of van ingenieur, dát is de rol van de GC.’

inkoopteam veel samenwerkt met China – het inkoopland bij uitstek. De business vraagt dan om een oplossing

acquisitie op handen? Zorg dat het

Je team stel je samen op basis van die

Maar zie je dat nu niet juist als de rol van de GC? You follow the business.

in goede banen geleid wordt. Dát is de

ervaring. En op basis van de service-

oplossing. Een pakket met kloppende

cocktail die op dat moment nodig is

‘Mijn rol kunnen ze niet overnemen,

en complete contracten, goed gedekte

om de business zo goed mogelijk te

nee. Maar als die vier supportpoten

risico’s – en dat alles tegen niet al te

ondersteunen. Heb je dat goed voor

die ik eerder noemde, wat meer

hoge kosten. Of stel dat je in een

elkaar, dan doe je het goed als GC.’ >>

initiatief zouden nemen, zou ik dat zeer waarderen. Als ze de business-

8

vragen zien en signaleren: dit is een mooie oplossing. Waarom ben ik het altijd die moet bellen, die het initiatief moet nemen? Waarom word ik niet gek gebeld met solution orientated initiatives?

Wij leverden de afgelopen jaren een aantal ingrediënten voor de servicecocktail van GrandVision. Axel is tevreden over die ingrediënten – over onze dienstverlening en het bestaan van onze organisatie, vertelt hij. ‘Ik ben heel blij dat ik General Counsel ben in een tijd waarin er alternative service providers zijn als Legadex,’ complimenteert hij ons. ‘Jullie zorgen ervoor dat mijn risico’s rond contractmanagement en procurement gedekt zijn. Die soepele processen maken mijn werk zoveel makkelijker.’

Let’s build it together!’

LEGADEX magazine | zomer 2016

DE KEUZE VAN

CHRISTINE HAGENS OVER WERVING & SELECTIE VAN PARALEGALS 1. Paralegals: de markt De vraag van de markt naar goede paralegals is groot.

Paralegals vergroten de efficiency van de organisatie, zijn goedkoper dan een (ervaren) jurist en kunnen een forse kwaliteitsslag leveren. Zowel in in-house teams als bij advocatenkantoren. De mogelijkheden van software en technologie zijn een sterke katalysator voor die ontwikkeling.

Tech savvy paralegals vervullen doorgaans een spilfunctie in de auto­matisering en de creatie van efficiënte werkprocessen.

Slimme tools voor samenwerking – zoals collaborative software – maken het voor ervaren juristen bovendien makkelijker om met een gerust hart werk aan paralegals over te laten.

2. Paralegals: de juiste opleiding De markt vraagt om goede paralegals, het aantal geschikte paralegals is echter te klein. Starters hebben vaak wel de juridische basiskennis, maar niet de skills om die kennis efficiënt toe te passen. Denk aan skills in communicatie, projectmanagement, procesinrichting en (juridische) software. Andere kandidaten hebben wel de juiste basisskills, maar missen specifieke juridische expertise, ervaring of (ICT-)vaardigheden. Juridische afdelingen hebben vaak onvoldoende tijd en capaciteit om de noodzakelijke opleiding te geven. Wij hebben daarom, samen met de Stichting Beroepsopleiding Paralegals een complete opleiding ontwikkeld.

Dit is Christine Hagens

3. Paralegals: skills en mentaliteit Een goede paralegal heeft de juiste skills én de juiste mentali-

• Sinds 2015 consultant

teit. Die is nauwelijks aan te leren, zo groeit het inzicht. ‘Hire for attitude, train for skills,’ hoor je steeds vaker. Vooral bij kenniswerkers geldt dat daar nog veel te weinig oog voor is. En er speelt meer: een deel van de paralegal en junior doelgroep is (nog) niet actief op zakelijke social media, zoals LinkedIn. Zonder kennis en kennissen in de markt blijft veel talent voor recruiters ongezien.

Opleiding alleen is dus niet voldoende: werving & selectie is minstens zo belangrijk. Daarom investeren wij ook in werving & selectie-diensten.

LEGADEX magazine | voorjaar zomer 2016 2015

werving & selectie bij Legadex • Werkte daarvoor als consultant bij Bridgewell (financial recruitment) en Legal People • Heeft in 2011 zelf als paralegal bij Legadex gewerkt

9

IN GESPREK

Luc van Daele (Legadex) spreekt met Jaap Bosman, auteur Death of a Law Firm en Principal partner TGO

‘ Voor slimme advocatenkantoren zijn er kansen genoeg’ Diensten die bedrijven tien jaar terug nog als heel ingewikkeld en als maatwerk zagen, zijn nu – in de ogen van diezelfde markt – doodnormaal. Onderling uitwisselbaar en daardoor steeds minder onderscheidend. De trend van commoditisation heeft enorm veel impact op de juridische wereld. Vooral op advocatenkantoren. Jaap Bosman vertelt over de reikwijdte van de impact.

tekst Luc van Daele foto’s Mirjam van der Linden

10

Welkom in 2020. Het jaar dat –

ze het als heel normaal zien, bete-

volgens Jaap Bosman – veel zakelijke

kent overigens niet dat ze de com-

advocatenkantoren zijn omgevallen.

plexiteit ontkennen: ook commodity

In de ondertitel van zijn boek ‘Death

dienstverlening vraagt om veel

of a Law Firm’ geeft hij het al aan:

kennis en expertise. Vergelijk het met

‘Why many Business Law Firms will

automa­tisering en het maken van

collapse in the next five years’. De

software: de gemiddelde bestuurder

voornaamste reden? Steeds meer

of manager weet prima dat program-

juridisch werk wordt door bedrijven

meren ingewikkeld is. Maar van de

als een commodity gezien. Een

software, het eindproduct, vindt de

dienst die ze als niet meer dan

manager het doodnormaal dat het

vanzelfsprekend beschouwen.

er is. Het moet gewoon goed werken,

Weliswaar cruciaal voor het functio-

ongeacht wie de leverancier is. En

neren van een onderneming en dus

die perceptie gaat nu ook op voor de

graag zorgvuldig uitgevoerd, maar

advocatuur, betoogt Jaap. Met grote

niet noodzakelijkerwijs als maat-

gevolgen voor het hele juridische

werk. Of tegen hoge tarieven. Dat

speelveld.

LEGADEX magazine | zomer 2016

Over Jaap Bosman • V an huis uit jurist, ontwikkelde zich tot marketeer • Startte in de juridische wereld in ’99 als Marketingdirector bij Nauta • Was vervolgens meer dan 11 jaar director Business development bij Houthoff • Startte in 2015 zijn bureau TGO Consulting, waar hij nu Principal partner is

Legadex ziet dit ook gebeuren. Het is zelfs één van de pijlers onder onze dienstverlening. Een deel van de juridische dienstverlening voor bedrijven zal altijd maatwerk blijven, maar er is een groeiend deel dat heel procesmatig kan. Als een commodity, zoals jij zegt.

‘Eigenlijk is het bestaan van een bedrijf als Legadex alleen al bewijs van deze verandering. Wanneer bedrijven juridische dienstverlening steeds meer als een commodity zien, dan gaan ze niet automatisch meer naar dat ene kantoor waar ze vroeger voor alle juridische kwesties heen gingen. Dan gaan veel meer factoren tellen. Naast zaken als beschikbaarheid en de gunfactor is dat vooral prijs. Met als gevolg: nieuwe alter­ natieve dienstverleners en druk op de tarieven.’

‘Wat veel bedrijfsjuristen al lang zagen aankomen, wordt door veel advocatenkantoren echter nog ontkend. Ik noem dat commoditisation-blindness. Een blinde vlek voor de normalisering van je eigen dienstverlening. De meeste kantoren erkennen wel dat die commoditisation gaande is, maar dan bij de buurman. Van de eigen dienstverlening zien ze alleen maar de unieke aspecten. Ik wil ze een spiegel voorhouden, ze kritisch naar zichzelf laten kijken. Zijn ze echt dat elitekantoor dat ze claimen te zijn?’

‘Zijn kantoren niet realistisch,

‘Waar bedrijven vinden dat veel juridisch werk commodity is, vinden kantoren dat dit niet voor hun werk opgaat – wel voor dat van andere kantoren’

grijpen ze niet op tijd in, dan gaan ze ten onder. In de verschillende segmenten van de advocatuur is er namelijk maar heel weinig plek voor de topkantoren. Je hebt de global elite in de VS en the magic circle in de UK, en dan nog een handjevol lokale topkantoren. Kantoren die je graag enkele tonnen betaalt wanneer je

LEGADEX magazine | zomer 2016

>>

IN GESPREK

Death of a Law Firm

bedrijf in brand staat en je voort­

scheidend? Dat doen we niet op basis

bestaan bedreigd wordt. Maar dat

van wishfull thinking, maar op basis

is voor het overgrote deel van de

van eigen onderzoek. Ik weet zeker

kantoren niet weggelegd.’

dat er voor élk kantoor een markt is.

Welk veranderingen zijn er in de advocatuur geweest, welke komen nog?

Jaap geeft in zijn boek een helder overzicht. En hij laat zien wat de urgentie voor kantoren is om strenger te kijken naar de eigen meerwaarde: waar zijn we mee bezig en waar moeten we naartoe? Mooi zijn de hoofdstukken waarin hij de persoonlijkheid van de advocaat fileert. Waar de advocaat gefocussed is op details, risico’s vermijden, niets over het hoofd zien en debat voeren, moet een goede manager in staat zijn grote lijnen te zien, risico’s te nemen en mensen meenemen, verbinden. Totaal tegenovergesteld dus.

We kunnen niet allemaal elite­

In je boek vertel je daar ook over: hoe het verdienmodel van de advocatuur, dat uniek is, nu juist zo te lijden heeft onder de tarievendruk van commoditisation.

kantoren zijn als Wachtell Lipton,

‘Klopt. Het zet de tarieven enorm

Want die dalende tarieven hebben

Terug naar het juridische speelveld: wat hebben General Counsels aan deze ontwikkelingen?

Hoe profiteren zij hiervan?

onevenredig veel effect op de winst

‘Goede vraag! In een onderzoek dat wij

van een kantoor. Stel dat de tarieven

hebben gedaan naar commoditisation

met 10% dalen, dan daalt de winst

blijkt dat de General Counsels (GC’s)

minimaal dubbel zoveel. Voor

hier al veel langer mee bezig zijn.

toppartners is dat een reden om een

Na verschijning van het boek, ben

ander kantoor te zoeken, waardoor

ik verder de sector ingedoken.

ook andere partners het kantoor

We hebben 15 GC’s van grote multi­

verlaten. Zo sta je nog aan de top,

nationale ondernemingen gesproken.

het volgende moment ben je weg.’

Daarnaast hebben bijna alle grote

onder druk. En daarmee zet het de uitholling van kantoren in werking.

12

maar iedere advocaat en elk kantoor kan een goed belegde boterham verdienen. Kansen zijn er genoeg.’

Eerder schreef Advocatie.nl al een treffende recensie: www.advocatie.nl/ de-susskind-van-de-lage-landenjaap-bosman Death of a Law Firm is direct leverbaar op www.bol.com

kantoren in de EU meegedaan aan ons

goed voorbeeld: ooit een belangrijke

‘De crisis van 2008 heeft ook bij de

online onderzoek. Het bevestigt het

inkomstenbron voor een kantoor.

kantoren diepe sporen nagelaten.

beeld. Waar bedrijven vinden dat veel

Nu is het steeds vaker iets dat met

Sinds die tijd hebben ze flink in de

juridisch werk inmiddels wel commo-

alter­natieve dienstverleners en de hulp

kosten gesneden. Nu, een aantal jaar

dity is, vinden de kantoren dat dit niet

van automatisering makkelijk opge-

verder, is nog meer snijden niet meer

voor hun werk opgaat – wel voor dat

pakt kan worden door GC’s. Handig

mogelijk. In combinatie met de

van andere kantoren. Dat verschil in

als besparingsmethode. Als kantoren

tarievendruk door commoditisation

perceptie is immens. Commoditisation

daarvoor de samenwerking zoeken

is er maar één mogelijkheid: dras-

is voor de advocatuur wat Ryanair

met alternatieve dienstverleners…’

tisch anders gaan werken. Scherp

was voor luchtvaartmaatschappijen.

zijn op de mogelijkheden, je leefstijl

Een enorm disruptieve kracht in de

Zoals Legadex?

drastisch veranderen. En daar

gedaante van een sluipmoordenaar:

‘… ja, inderdaad, zoals jullie. Dan

houden kantoren niet zo van.

je verwacht hem niet, maar ineens

kunnen ze samen een heel aardige

Niemand eigenlijk.’

ben je geraakt. En voor je het weet

nieuwe dienstverlening ontwikkelen.

ben je weg. Kantoren kunnen zich

Maar let op, ik wil geen magical fix

‘Kantoren zoeken nu daarom naar

hiertegen wapenen door realistisch

gaan verkopen – het optimale nieuwe

de magical fix. Een deus ex machina.

te zijn over wat ze te bieden hebben.’

verdienmodel verschilt echt per

Ze huren een consultant in, lezen het

‘Due Dilligence-onderzoek is een

kantoor. Per situatie.’ >>

advies, om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag. Daar geloof ik dus absoluut niet in. Ik wil eerst de feiten boven tafel krijgen, kantoren een spiegel voorhouden: waar zijn ze goed in, waar liggen hun kansen, wat maakt hen onder-

‘Kritisch kijken naar het eigen functioneren is noodzakelijk, er is geen ‘magical fix’ voor kantoren’ LEGADEX magazine | zomer 2016

Secure file sharing Matter collaboration Transaction management HighQ Collaborate: Practical solutions to unleash in house legal power while connecting you with the outside legal world.

Legadex is our preferred consultancy partner for corporate legal departments.

To find out more or request a demo visit highq.com or call us at 31-208-208-753 or call Hans-Martijn Roos at Legadex at 31-20-8208396.

EXPERTREVIEW

50 contracten: dat kan een bedrijf zelf nog wel bijhouden in een Exceloverzicht.

Zodra het er meer worden valt er veel te winnen met een goed systeem voor contractmanagement. Zeker als zo’n systeem breder is in te zetten dan alleen voor contracten. Wat zijn de winstpunten van een goed contractmanagementsysteem?

14

Partners Effacts en Legadex combineren IT en inhoud LEGADEX magazine | zomer 2016

Samen met Effacts maken wij zo’n gebruiksvriendelijk

en enthousiasme. Legal Counsel hebben een heel heldere

en effectief systeem voor de bedrijfsjuridische wereld

vraag. Geen lange, stroperige en kostbare implementatie-

mogelijk. De samenwerking tussen Legadex en Effacts

trajecten, maar snelle, goede en gebruiksvriendelijke

bestaat alweer jaren. Sinds begin 2015 is Legadex zelfs

oplossingen waarmee ze aan de slag kunnen.’

de Gold partner van Effacts voor de implementatie van de Effacts-software bij juridische afdelingen en advoca-

Jacqueline: ‘En precies daar is de samen-

tuur in de Benelux. Wat dat voor u betekent? Daarover

werking Legadex-Effacts ideaal. Het

vertellen collega’s van Legadex en van Effacts: Jacqueline

contractmanagementsysteem van Effacts

Kos (Legadex), Kim van Willigenburg (Legadex), Eveline

is de basis. Dat kan binnen een paar dagen

Willigers (Effacts) en Maurits Annegarn (Effacts).

operationeel zijn. Omdat wij al veel klanten geholpen hebben met de inrichting

Gecombineerde dienstverlening

van Effacts, kunnen wij goed adviseren over de keuzes bij

Eveline: ‘Wij zien een verschuiving in de

de inrichting van het systeem. Zodat klanten alle functio-

bedrijfsjuridische wereld. Legal Counsel

naliteiten krijgen die ze nodig hebben, maar ook niet

staan steeds meer open voor nieuwe

teveel. Wij zien namelijk nog wel eens dat bedrijven teveel

softwareoplossingen. Alleen willen ze niet

hooi op de vork nemen en al tot stilstand komen bij de

steeds opnieuw het wiel moeten uitvin-

opstart. Een goed doordachte start is al de helft van het

den. Ze willen een snelle implementatie,

werk. Vervolgens helpen wij bij het vullen van het

ze willen dat systemen snel up–and-running zijn, en ze

systeem met alle documentatie. Eén van onze juristen,

willen dat deze gevuld zijn met de volledige documenta-

paralegals of een heel team verzamelt, inventariseert,

tie. Lukt dat, dan heb je vanaf het begin intern draagvlak

indexeert én plaatst alle documenten op de juiste plek.

15

Met de juiste rapportagefuncties en alerts in het systeem.’

‘Samen zorgen Effacts en Legadex er zo dus voor dat er in korte tijd een compleet functionerend systeem staat.

Voor contractmanagement, maar ook voor vennoot-

LEGADEX magazine | zomer 2016

>>

EXPERTREVIEW

schapsbeheer, projectmanagement of claimbeheer. De

niet goed geregeld is. Dat risicobewustzijn verspreidt zich

klant kan de inhoud vervolgens zelf up-to-date houden

verder door de organisatie. Finance, Tax: ook zij kiezen

of ons van tijd tot tijd inschakelen.’

voor Effacts en Legadex, het is zeker niet alleen Legal.

Toch zie je dat Legal eigenlijk altijd de basis vormt.’

Contractmanagement De focus van het Gold Partnerschip van Legadex-Effacts

Handig

ligt op contractmanagement, gaat Jacqueline verder. ‘In

Jacqueline: ‘Bedrijven hebben ook veel baat bij het

de loop van de jaren hebben we al veel ervaring opgedaan

onderdeel ‘corporate housekeeping’. Vooral voor risico­

met de diverse Effacts databases. Bovendien hebben we

beheersing. Overzicht over vennootschapsinformatie,

geadviseerd bij de implementatie en ontwikkeling van

besluiten, bevoegdheden: bedrijven kunnen nu niet meer

complexe workflow- en contractmanagementprocessen.’

zonder dat overzicht. In de software van Effacts zijn vennootschapsbeheer en contractmanagement geïnte-

De taken zijn duidelijk verdeeld, vertelt

greerd. Zo kun je alle contracten en claims direct

Maurits. ‘De complexe workflows verwer-

koppelen aan de vennootschappen en personen die

ken tot een heldere en goed werkbare

binnen die vennootschappen bevoegd zijn. Met die

structuur, daar zorgt Legadex voor. Net

koppeling voorkom je een hoop problemen. Want wie is

als de selectie en invoer van stukken. Wij

nu precies eigenaar van welk contract, wie is bevoegd

zorgen voor continue verbetering van het

om het contract te tekenen?’

systeem. De technologie gaat zo hard – wanneer je niet focust, raak je achterop. Wij willen ervoor zorgen dat onze

‘Een regelmatige compliancecheck van de vennoot-

klanten kunnen meeprofiteren van de nieuwste technolo-

schapsinformatie is een waardevolle inhoudelijke

gische ontwikkelingen. De mensen van Legadex volgen

aanvulling op de software. Wij beoordelen dan of alle

trainingen aan onze Effacts Academy: ze zijn gecertifi-

belangrijke informatie compleet is en werken het zo nodig

ceerd om de systemen van Effacts in te richten en

bij. Denk aan ontbrekende statuten, up-to-date volmach-

operationeel te maken.’

ten, aanwezigheid van alle verplichte aandeelhouders­ besluiten of missende handtekeningen op de contracten.’

Templates De behoefte om het hele juridische proces centraal te

Waterdicht

beheren is niets nieuws. ‘Veel bedrijven hebben gedeelde

Kim ontvangt eigenlijk alleen maar

mappenstructuren om model templates van contracten

enthousiaste reacties over het systeem van

te beheren en delen,’ weet Eveline. ‘Probleem is echter

Effacts, vertelt ze. ‘De gebruiksvriendelijke

dat de Legal Counsel niet weet wat er vervolgens met

signaleringsfunctie bijvoorbeeld. Op het

die templates gebeurt.’

moment dat een contract afloopt, een

Maurits: ‘Door het hele proces in één systeem te beheren

benoeming veranderd moet worden of een andere

én het systeem door Legadex af te laten stemmen op de

handeling nodig is, krijgt de contract- of vennootschaps-

specifieke klantbehoeftes, hebben onze klanten 2 voorde-

manager een persoonlijk signaleringsbericht. Met daarin

len. De kwaliteit van contracten gaat omhoog, het proces

een rapport van de contracten of benoemingen die

versnelt. Zodra een contract, al dan niet digitaal, getekend

binnenkort aflopen en de directe link naar de juiste plaats

is, kan het beheer direct beginnen. Eventuele eerdere

in systeem. Een dergelijk systeem moet tegelijkertijd heel

versies blijven tegelijkertijd centraal beschikbaar. We zien

eenvoudig, gebruiksvriendelijk én waterdicht zijn. Goed

dat steeds meer klanten kiezen voor Effacts cloudoplos-

opgezet, triggert het de manager ook echt om het contract

singen. Vooral omdat interne en externe medewerkers

te vernieuwen of te archiveren.’ <<

daarmee altijd en overal toegang hebben tot de juiste gegevens. Natuurlijk blijft het ook mogelijk om onze

16

software op de eigen servers te installeren.’

Risicobewustzijn Eveline: ‘In de afgelopen jaren is bij veel grote bedrijven het bewustzijn gegroeid van het belang van goed con-

Legadex ondersteunt ondernemingen bij de inrichting van Effacts software en/of het bijwerken van de informatie. Voor nadere informatie of een offerte, mail naar info@legadex.com of neem contact op met Jacqueline Kos.

tractmanagement. Meestal gevoed door het besef dat er miljarden op het spel staan als het contractmanagement

LEGADEX magazine | zomer 2016

IN BEELD

Ondernemingen veranderen, advocatuur differentieert Wat doen we nog in huis, wat niet? Differentiatie leeft volop in de advocatuur.

Dat heeft een duidelijke origine: de snelle veranderingen bij cliënten.

2020

2000

• Globalisering maakt bewuster

1900

• Groei netwerkorganisaties • Multinationals groeien

• Samenwerking = meer rendement

• Boardrooms bepalen koers • Aandeelhouders sturen mee • Fabrieken centraliseren

• Kapitaal wijst de weg

• Strikte hiërarchie • Top-down aansturing

Rond en na de eeuwwisseling bereikt de schaalvergroting een hoogtepunt.

Kleine bedrijfjes worden regionale fabrieken. Versneld door twee wereldoorlogen, werken bedrijven aan steeds efficiëntere productie en slimmere inrichting van processen.

LEGADEX magazine | zomer 2016

Door technologie, de komst van nieuwe, disruptieve verdienmodellen, scherpere concurrentie en toegenomen regeldruk ontstaan steeds meer netwerkorganisaties. Met veel gevolgen voor de rol en positie van de advocatuur, inclusief hun manier van (samen)werken.

Wat houden ze in huis, wat besteden ze uit aan andere dienstverleners?

17

IN GESPREK

‘Juridische teams zijn steeds vaker sparringpartner van het bestuur. Dat stelt ook hogere eisen aan de paralegal’ Maud de Vries, OCI

tekst Annemarieke Noordhoff foto’s Mirjam van der Linden

De paralegal, ook wel bekend als support lawyer, wordt steeds belangrijker in de juridische sector. Werd de rol voorheen gezien als een ‘opstapje naar het echte werk’, nu heeft die zich ontwikkeld naar een onmisbare schakel in de hele juridische keten. De Stichting Beroepsopleiding Paralegals (SBP), 18

opgericht door Legadex, zet zich daarom in voor een heldere en professionele invulling van deze rol.

LEGADEX magazine | zomer 2016

De raad van advies van de SBP bestaat uit 4 mensen

legal communicatie en data nodig. Goede paralegals,

die hun sporen in de juridische sector hebben verdiend.

met de support van slimme systemen, zorgen daarvoor:

Dit zijn Maud de Vries (OCI), Jan-Willem Prakke (Schiphol),

minder ge-e-mail met stukken, minder kans op fouten.

Axel Viaene (GrandVision) en Erik Vermeulen (Philips).

En meer efficiency, dus.’

Zij zetten zich sinds 2015 in voor de beroepsopleiding én voor een verdere professionalisering van het vak.

Jan-Willem Prakke: ‘Paralegals vervullen een belangrijke rol

En daarmee van de hele juridische sector.

bij de ondersteuning van juridische processen in bedrijven. Bedrijfsjuristen hoeven niet meer alles zelf te doen.

1. Waardoor wordt de rol van paralegal belangrijker?

Dat vraagt wel om inzicht in het eigen werk – wat is een standaardproces, wat niet, wie kan wat het beste doen.

En het vraagt om meer zicht op de verwachtingen van de

Maud de Vries: ‘In-house juridische teams zijn steeds vaker

interne én de externe klant. Paralegal zijn is echt een vak

sparringpartner op bestuursniveau. Die ontwikkeling

– een heel leuk vak overigens, voor zowel beginnend als

zorgt er niet alleen voor dat er hogere eisen worden

meer ervaren juristen.’

19

gesteld aan de legal counsel, maar ook aan de paralegal.

Zij zullen er veel meer op uit moeten gaan, informatie

Axel Viaene: ’20 Jaar geleden maakte ik in de VS al kennis

halen, die goed ordenen in systemen. Vooral internatio-

met paralegals en hun cruciale rol in de juridische teams.

naal opererende bedrijven hebben steeds vaker realtime

De laatste jaren is het ook in Europa meer in opmars. Dat

LEGADEX magazine | zomer 2016

>>

IN GESPREK

‘Een goede paralegal zorgt voor veel meer efficiency’ Dit is Maud de Vries • Begon

in ’97 als advocaat bij Trenité van Doorne • Van 2002 tot 2014 General counsel bij Corio • Sinds 2014 General counsel en Corporate secretary bij OCI

komt doordat de rol van de bedrijfsjurist hier sterk

juridische teams is dat nog steeds onderbelicht.

verandert: het werk is door toegenomen regelgeving en

Ondergewaardeerd zelfs. De stichting, en in het verlengde

internationalisering complexer geworden. Van de counsel

daarvan de beroepsopleiding, moet de toegevoegde

wordt bovendien een meer strategische en commerciële

waarde van de paralegal beter zichtbaar maken. De

bijdrage verwacht. Probeer dat maar eens te doen zonder

ontwikkeling van soft skills is daarom onderdeel van de

een goed team. In dat team – bestaande uit legal secretary,

opleiding. Denk aan soft skills als het nemen van owner-

paralegal, legal counsel, head counsel – heeft de paralegal

ship of het kunnen managen van projecten. Samen met

een belangrijke rol. Evenwaardig aan dat van de anderen.

de ontwikkeling van de juridische kennis zorgt dat voor

Als één van de vier niet goed functioneert, dan heeft de

emancipatie van de paralegal.’

hele organisatie daar last van. Alle vier werk je aan hetzelfde product: goede juridische dienstverlening.’

Prakke: ‘Gezien het toegenomen belang van de paralegal groeit het belang van een uniforme opleiding, inclusief

Vermeulen: ‘De rol van de jurist is heel snel aan het

een heldere functieomschrijving. De erkenning van het

veranderen. Hij wordt steeds meer betrokken bij beslis-

beroep paralegal is het uiteindelijke doel van de stichting

singen over strategie en groei. Ook zie je dat juridische

en de beroepsopleiding. Nu is het vaak nog een functie die

werkzaamheden worden gestandaardiseerd – en in

in de praktijk gevormd wordt. In de beroepsopleiding gaan

sommige gevallen zelfs overgenomen door computers.

we veel aandacht besteden aan de vereiste vaardigheden.

Juist hier spelen paralegals een belangrijke rol.’

Dat het een behoefte vervult is voor mij heel helder: niet

20

alleen bedrijven en head counsel hebben steeds meer behoefte aan een dergelijke generieke opleiding, ook

2. Wat gaat de SBP bijdragen aan deze professionalisering?

paralegals zelf.’

Viaene: ‘Terwijl paralegals steeds meer kansen krijgen

De Vries: ‘In kantoren is het al langer duidelijk wat de

om te schitteren, was er nog geen orgaan of instantie die

meerwaarde is van een goede paralegal. In in-house

zich sterk maakte voor een tailormade opleiding. Aan de

LEGADEX magazine | zomer 2016

‘In het Legal team heeft de paralegal een evenwaardige rol’ Dit is Axel Viaene • Startte in ’97 bij Coca-Cola (VS) als International associate attorney • Kwam in 2000 naar Europa – eerst Legal director bij Dell, later bij Starbucks • Werd in 2013 Group general counsel bij GrandVision

stichting nu de taak om de positie van paralegals te

de vennootschapsadministratie. Werd het er voorheen

versterken en ze goed op te leiden.’

bij gedaan, nu zit er dedicated een paralegal op, waardoor het een strak georganiseerd geheel geworden is. Daar

Vermeulen: ‘Tijdens de juridische opleiding – op HBO of

profiteren anderen in de organisatie ook van, omdat

universiteit – is er weinig tot geen aandacht voor zaken

juridische informatie snel beschikbaar is.’

als automatisering en standaardisering van het juridische werk. Dat maakt een aparte opleiding noodzakelijk.’

Viaene: ‘In de VS zag ik in de jaren ’90 al de waarde van een juridisch team waarin elk zijn eigen belangrijke rol vervult. Ook de paralegal. Dat inzicht breng ik nu al 20

3. Wat is je persoonlijke drijfveer om zitting te nemen in de raad van advies?

jaar in de praktijk. Mijn drijfveer is zowel de professio­ nalisering van de in-house legal professional, als het delen van mijn kennis hierover.’ >>

De Vries: ‘De ontwikkeling van een groep professionals, het empoweren van deze groep – dat is mijn drijfveer. Bij mijn vorige werkgever groeide één van de paralegals door naar de rol van legal counsel. Dat vind ik mooi om te zien.

Meer zichtbaarheid geven aan wat paralegals doen voor de verbetering van de prestaties van juridisch teams en organisaties als geheel, dat motiveert me enorm. Paralegals kunnen een waardevolle pijler onder je organisatie vormen.’

Prakke: ‘Ik werk zelf met een paralegal en ervaar dus in

Geïnteresseerd in de paralegal­ opleiding?

Op legadex.com vindt u alle informatie. Over de nieuwe opleiding die dit najaar start, maar ook over het volgen van losse modules. Margreet van der Veen

de praktijk hoe nuttig deze rol is. Een goede paralegal

vertelt u graag meer over de mogelijkheden:

ondersteunt de professionalisering van de bedrijfs­

+31 (0)20-820 83 96 | info@legadex.com

juridische afdeling. Zo zie ik bij ons veel verbetering in

LEGADEX magazine | zomer 2016

21

IN BEELD

LEGADEX BREIDT UIT NAAR BELGIË Afgelopen jaren mochten we steeds vaker Belgische ondernemingen tot onze klanten rekenen. Reden voor het Belgisch Instituut voor Bedrijfsjuristen (IBJ) en Legadex om per 1 september 2015 een kennispartnerschap aan te gaan. Als onderdeel daarvan organiseerde Legadex voor leden van het IBJ een aantal succesvolle seminars en round tables in Brussel. De nadruk lag en ligt daarbij op de toepassing van diverse soorten software om juridische dienstverlening te verbeteren.

Bijvoorbeeld voor beter contractmanagement, legal entity management, virtuele datarooms bij M&Aprojecten, collaboration software en gebruik van software voor Big Data-analyse. U vindt hier een foto-impressie.

Nieuwe vestiging Daarnaast openen we per 1 april 2016 een vestiging in Brussel (aan de Avenue Louise 279) bij Tribes Brussels City Centre. We verwachten onze Belgische klanten daarmee nog beter te kunnen bedienen. Ook hopen we u daar in de toekomst te mogen ontmoeten. Naast de hoofdvestiging in Amsterdam en de nieuwe vestiging in Brussel, heeft Legadex ook vestigingen in Eindhoven (in de ‘Witte Dame’) en Rotterdam (Wilhelminatoren).

1

22

2

FOTO’S 1. LUC VAN DAELE (Legadex) bespreekt de ins en outs van beter contractmanagement. 2. LEGADEX EN SOFTWAREHUIS EFFACTS (WOLTERS KLUWER) presenteerden in oktober 2015 aan de leden van het IBJ hoe het contractmanagement van een onderneming snel op orde kan komen.

LEGADEX magazine | zomer 2016

FOTO’S 3. ANNE DE WOLF (Directeur-Generaal IBJ) met collega’s ELS VANLOO (links) en LIEVE VANDOORNE (rechts).

4. Vanaf april 2016 vindt u ons in België bij Tribes Brussel.

5. RIK VAN POPPEL (ZyLAB, zittend) en LUC VAN DAELE (Legadex, staand) spraken afgelopen maart in Brussel over innovatieve toepassingen van Big Data-analyse software in het juridisch domein.

6. Meeting in hotel Bloom! in Brussel.

7. Van links naar rechts: EVA LENOIR (Effacts), JACQUELINE KOS (Legadex), EVELINE WILLIGERS (Effacts), LUC VAN DAELE (Legadex).

3

4

5

7

23

6

LEGADEX magazine | zomer 2016

IN GESPREK

Luc van Daele (Legadex) spreekt met Marcus Vlaar, CCO bij Ranj

‘Games bieden een veilige omgeving om risicovolle trajecten te ervaren en te leren kennen’ Wat blijft beter hangen: een anderhalf uur durend hoorcollege of een game waarin u een bloedstollend spannend bedrijfsjuridisch onderzoek leidt naar vermeend sexual harrassment? En spelenderwijs – letterlijk – dezelfde informatie als in het hoorcollege tot u neemt? Juist, de informatie uit de game.

24

Marcus Vlaar, Chief Creative Officer bij het bureau Ranj vertelt over gaming in de juridische sector.

LEGADEX magazine | zomer 2016

Legadex en gaming: ‘Games gaan juridische wereld veranderen’ In zijn tijd als hoofd Juridische zaken bij Endemol maakte Luc van Daele, medeoprichter van Legadex, al kennis met gameconcepten.

‘De toepassing van games in de juridische wereld gaat grote veranderingen brengen. Niet alleen voor de opleiding en ontwikkeling van juristen, maar ook bij het realiseren van gedragsverandering.

Denk aan interne opvolging van compliance en regels op het gebied van privacy, mededinging of corruptie. Daarnaast lenen gameconcepten zich goed voor het actief beheersen van juridische processen, bijvoorbeeld op het gebied van M&A.’

tekst Annemarieke Noordhoff foto’s Erik van der Burgt

hoeveelheid informatie die ze als

het nooit meer. Vanuit die gedachte

Gaming en de juridische sector: het lijkt niet een heel logische combina­ tie. Hoe zijn jullie hierin terecht gekomen?

ontwikkelen Marcus en zijn collega’s

‘Dat is inmiddels alweer even

kandidaten de informatie? Welke

bij Ranj educatieve games of

geleden. Het kantoor Houthoff

keuzes maken ze? Hoe presteren ze

simulaties voor juristen.

Buruma vroeg ons een game te

onder druk? Hoe werken ze samen?’

Spelenderwijs komt noodzakelijke

ontwikkelen om hun aantrekkings-

informatie langs, zoals compliance-

kracht op potentiële kandidaten te

regels of financiële kennis in

vergroten. En om zoveel mogelijk

M&A-trajecten. Daarnaast functio-

relevante data aan kandidaten te

En wat heeft die game Houthoff nog meer opgeleverd? Want het was van beide kanten best een investering.

neert een simulatie als een veilige of

onttrekken. We ontwikkelden een

‘Allereerst het antwoord op hun

juist onveilige omgeving, in elk geval

game waarin de kandidaten een

vraag: versterk onze positie voor

een omgeving waarin je mag falen.

M&A-traject begeleiden. Alleen

potentiële kandidaten. Dat is gelukt,

En vlieguren kunt maken.

hebben ze te weinig tijd voor de

hun naamsbekendheid staat tegen-

Juristen zijn net mensen. Vertel ze iets, en ze vergeten het grotendeels.

Laat het ze ervaren, en ze vergeten

team te verstouwen krijgen. Voor de recruiters leverde dat een schat aan informatie op: hoe selecteren de

LEGADEX magazine | zomer 2016

25

>>

>>

IN GESPREK

Over Marcus Vlaar • Leidde in de jaren ’90 een eigen ontwerpstudio en ontwikkelde diverse animaties • Richtte in 1999, samen met partners, seriousgamingbureau Ranj op • Realiseerde in de jaren daarop als wereldwijde pionier in serious gaming 400 games en ontving meerdere awards • Is in 2015 samengegaan met consultancybureau &Samhoud als &Ranj

denken. Veel games zijn overigens

innovatieve bedrijf – de game had

vast terugkerende ingrediënten.

En grote M&A-zaken, waar veel vanaf hangt, zou je eerst wel eens willen doorlopen in een game.

daar een grote rol in. Daarnaast is

‘Wij zien dat Houthoff de game ook

voldoende rekening houden.’

de waarde voor het selectietraject

met klanten speelt, om ze de druk

enorm groot gebleken. Wij adviseer-

van een M&A-traject te laten ervaren.

den Houthoff indertijd al de hele

Het onder hoge tijdsdruk wikken en

En wat heeft deze game jullie gebracht?

recruitment te vergamen – het dus

wegen van nieuwe informatie, het

‘Veel! Het winnen van de eerder

niet alleen als HR-marketingtool in

selecteren, de partijen, alle belangen:

genoemde award heeft ervoor

te zetten. Want in een game trigger

het is een heel realistische game.

gezorgd dat partijen in de VS ons

je veel directer de competenties die jij

Dat moet ook wel, de content moet

benaderden. PLI, bijvoorbeeld, het

wilt hebben. In een spannende game

van voor tot achter kloppen. Anders

Practising Law Institute, een groot

handelen mensen veel authentieker.

haken mensen onmiddellijk af.

instituut dat in de VS onder meer

Ze vergeten hun omgeving, willen

Samen hebben we een fantastisch

verantwoordelijk is voor de perma-

het spel tot een goed einde brengen.

rijke casus ontwikkeld. Houthoff

nente educatie van de beroepsgroep.

Er staat letterlijk iets op het spel,

vertelde ons indertijd dat het één

Juristen moesten daarvoor luisteren

waar­door ze vergeten dat ze gerecruit

van hun beste investeringen ooit

naar dodelijk saaie hoorcolleges. Om

worden. Dan selecteer je de beste.’

was. Maar dat vraagt dus wel om een

de 7 minuten moesten ze op een knop

partij die bereid is te investeren. En

drukken, ter bevestiging van de vraag

een partij die voldoende schaalgroot-

‘Are you still watching?’. De president

te heeft. Een goede game, die klopt

van PLI wilde dat veranderen.

en voldoende vrijheid en scenario’s

Ze benaderde ons voor het ontwikke-

biedt, daarvoor moet je al snel aan

len van games, om te beginnen een

een ton of zelfs enkele tonnen

game over het thema Internal

woordig op 100%. In 2011 wonnen ze zelfs de Excellence in Legal Marketing Award voor het meest

26

Deze game is niet alleen voor potentiële medewerkers een goede manier om een M&A-traject te ‘oefenen’, lijkt me. De meeste M&A-trajecten kennen een aantal

wereldwijd inzetbaar – wij hebben ze al in meer dan 10 talen opgeleverd.

Met culturele verschillen kunnen we

LEGADEX magazine | zomer 2016

‘In een spannende game handelen mensen heel authentiek. Zo trigger je direct de competenties die je wilt zien’

Kun je iets vertellen over de manier waarop een game tot stand komt?

grootte of een enorm effect op de

game rond een sexual harrassment case waarin een jurist onderzoekt of

‘In elke game komt altijd een aantal

ance-game kan enorme impact

de claim van een oud-medewerkster

elementen terug. Er is ten eerste een

hebben. Van tevoren zegt iedereen

echt klopt. Het mooie van deze game

spannend verhaal. Dat verhaal moet

dat ze die regels natuurlijk nooit

is dat je het op een gegeven moment

relevant zijn en een afspiegeling van

zouden overtreden. Maar dan

ook écht wilt weten. Het laat je niet

de werkelijkheid. Ten tweede zijn

brengen we ze spelenderwijs in een

meer los, zet je op het puntje van je

er de doelen van de opdrachtgever.

situatie waarin het niet meer zo

stoel. Dat is toch echt wat anders

Wat wil je bereiken? En ten derde de

zwart-wit is. Dat ze op een glijdende

dan om de 7 minuten op een knopje

game-elementen – dat kan van alles

schaal zitten, en de keuzes niet meer

te drukken op de vraag of je nog wel

zijn. Information overload bijvoor-

zo eenvoudig zijn. Wat doen ze dan?’

kijkt... Maar ondertussen heb je wel

beeld. De tijdsdruk die maakt dat

exact dezelfde informatie gehad.

je moet kiezen. Het bepalen van

Rijkere informatie zelfs: de manier

het verhaal, de doelen, de game-

waarop je de vragen oplost, die

mechanics: alles doen we in nauw

voeren je langs een bepaalde route.

overleg met de opdrachtgever.

Dat kan voor iedereen anders zijn.

Geloofwaardigheid is zo belangrijk

En mochten mensen toch iets over

dat dat ook niet anders kan.’

investigation. We ontwikkelden een

deelnemende partijen. Zo’n compli-

het hoofd zien? Dan is er een mentor die ze daar op wijst.

‘De komende tijd gaan we nog veel

Daardoor blijven de game-mecha-

meer games ontwikkelen – voor PLI,

nics, zoals het gevoel van autonomie

maar ook voor andere partijen. Over

en vrijheid overeind, maar krijg je

compliance bijvoorbeeld, en over

ondertussen wel alle noodzakelijke

financiële aspecten in M&A-proces­

‘droge informatie’ mee.’

sen voor juristen. Belangrijk is schaal­-

LEGADEX magazine | zomer 2016

<<

Recruitmentgame Houthoff Buruma Een spannend M&A-traject binnen 1,5 uur afronden, in een team van 3 mensen. Welke afwegingen maakt u?

Kijk op youtube op het eigen kanaal van &Ranj (zoeken op &ranj) voor een trailer van de game.

27

Verkoop Stork aan Amerikaanse Fluor De afgelopen jaren begeleidden wij het voormalige Stork-conglomeraat bij de herfinanciering van zowel Fokker als Stork en bij het informatiebeheer in de verkoop van beide onderdelen door investerings­maatschappij Arle. In februari dit jaar stemde de Europese Commissie in met de overname van Stork door het Amerikaanse Fluor, waarna deze deal op 1 maart is voltooid.

advertentie

‘We kijken tevreden terug op een succesvolle en snelle afronding van de transactie’ – Patric Jansen, Head Legal & Compliance Stork 28

LEGADEX magazine | zomer 2016

DEAL

OVER STORK • Stork is opgericht in 1868 • Gespecialiseerd in onderhoud van industriële installaties in de olie- en gasindustrie, de petrochemische en power-industrie • Tot 2008 beursgenoteerd aan de AEX • Was sinds 2010 in handen van de Britse investeringsmaatschappij Arle Capital Partners

OVER DE DEAL • Fluor, opgericht in 1912 en NYSE-genoteerd, is een toonaangevend Amerikaans ingenieursbedrijf in engineering, constructie en projectmanagement • Stork wordt als een zelfstandige onderhoudsdivisie binnen de Fluor groep gehandhaafd, Fluor voegt haar eigen onderhoudsdivisie aan Stork toe • Het nieuwe Stork heeft circa 19.000 mede­werkers en een omzet van circa 2,1 miljard euro • Verkoopprijs is 695 miljoen euro • Het hoofdkantoor van het nieuwe Stork blijft in Nederland

DE ROL VAN LEGADEX • Interne begeleiding van de business bij de voorbereiding en inzameling van documentatie • Begeleiding bij de structurering van de virtuele dataroom (VDR) • Advisering over documentatie • Verwerking en upload documentatie VDR (Intralinks) via Legadex-platform • Daarvoor: begeleiding bij herfinanciering Fokker en Stork (vanaf 2012) en bij diverse juridische en corporate house­keeping-werkzaamheden (vanaf 2011)

LEGADEX magazine | zomer 2016

29

TREND

Innovatie in het M&A-proces

Slimmer werken door het gebruik van data-analyse tekst Hans Martijn Roos en Luc van Daele, Legadex illustraties iStock Photo

Het onderwerp Big Data is hot. Marketing, sales en finance maken steeds vaker gebruik van de technische mogelijkheden om grote hoeveelheden data te analyseren en gebruiken. In M&A-processen wordt echter nog weinig gebruik gemaakt van data-analyse.

Ten onrechte, want er liggen interessante use cases.

30

LEGADEX magazine | zomer 2016

31

LEGADEX magazine | zomer 2016

Beschikbaarheid van complete en juiste informatie is

onder­zoeken naar fraude en mededingingsrecht. Met

een basisvoorwaarde om M&A-processen goed te laten

diverse slimme zoektechnieken kan relevante informa-

verlopen. Wij ondersteunen deze cruciale informatie-

tie in vele digitale vormen - zelfs geluidsfragmenten en

voorziening met dataroomdiensten. Zowel het opzetten

beelden - worden opgediept uit verschillende bronnen.

van deze virtuele datarooms (VDR’s), als het vullen met

Op een platform wordt het inzichtelijk voor review en

relevante en gecontroleerde informatie, doen wij voor

beoordeling. Review met behulp van technologie dus,

steeds meer bedrijven. Ook bij de inrichting en het

vandaar de term ‘technology assisted review’ (TAR).

beheer van online samenwerkingsplatforms vraagt de

Deze techniek leent zich naast de traditionele toepassin-

M&A-markt steeds vaker ondersteuning. Het voornaam-

gen in (juridisch) onderzoek, ook uitstekend om zicht te

ste doel daarvan: zorgen dat de verkopende aandeel­

krijgen op informatie voor operationele bedrijfstoepas-

houder, onderneming en adviseurs onderling optimaal

singen. Denk aan informatie voor risk & compliance, om

aangesloten het M&A-proces ingaan. En dat ze het

te voldoen aan privacyregels, om inzicht te krijgen in de

proces blijven overzien. Zo is er al veel te winnen op

contractendatabase of om het op orde brengen van de

het gebied van snelheid, inzichtelijkheid en

vastgoedportefeuille.

kostenbeheersing.

Het besef van die toegevoegde waarde van TAR breekt De nabije toekomst biedt echter nog meer. Wij ver­

nu snel door. Het geeft bedrijven de mogelijkheid veel te

wachten dat het gebruik van technische data-analyse in

besparen op menselijke inzet voor het zoeken, bekijken

M&A-processen de komende tijd sterk gaat toenemen.

en beoordelen van documentatie. Misschien nog wel

Ook zou het ons niet verbazen als dit op termijn leidt tot

belangrijker dan besparing en efficiency zijn de nieuwe

structurele veranderingen in de inrichting van

mogelijkheden. TAR maakt projecten van een omvang

M&A-processen.

mogelijk die anders qua doorlooptijd of financiën niet haalbaar waren.

32

Data-analyse en technology assisted review (TAR) In de Verenigde Staten is het juridisch gebruik van data-analysesoftware, met name voor e-Discovery in juridische procedures, al enige decennia bekend. En die ontwikkeling heeft niet stilgestaan. Wereldwijd gebruiken inmiddels ook overheden, ondernemingen en advocatuur dit soort software, bijvoorbeeld in

LEGADEX magazine | zomer 2016

Wilt u meer weten over de gebruiks­toepassingen van dataanalyse in M&A-projecten of in juridische werkzaamheden?

Wij laten u graag meer zien van de diverse use cases – in de vorm van een webinar of presentatie bij u op kantoor. Bel Hans-Martijn Roos, 020-8208396 of stuur een e-mail naar info@legadex.com

Toepassing in M&A-projecten We zien regelmatig informatiegerelateerde tekortko­

Nog weinig bedrijven grijpen data-analyseprocessen en

mingen in M&A-projecten, waar data-analysesoftware

-review aan om het proces van handmatige aanlevering

en TAR hulp kunnen bieden. Het werk kan beter en

van informatie geheel te vervangen. Wel om dit aan te

transparanter voor alle partijen in het M&A-proces,

vullen en controleren op compleetheid. Bedrijven

zowel binnen de onderneming als daarbuiten.

gebruiken de resultaten van data-analyse en TAR dus

Wij onderscheiden 3 fases:

vooral om hun VDR, die op basis van actief aangeleverde

1

informatie is gevuld, bij te werken en aan te vullen. Maar hoe beter de techniek wordt, hoe sneller het volledig

Informatieverzameling

handmatige inzamelingsproces vervangen wordt door

Wanneer is de verzamelde informatie van het te

geautomatiseerde zoek- en indexeringsfuncties. En dat

verkopen bedrijf compleet? Vrijwel geen enkel bedrijf

moment zou wel eens heel dichtbij kunnen liggen.

heeft alle cruciale informatie voor de bedrijfsverkoop centraal beschikbaar. Informatieverzamelaars zijn afhankelijk

2

Resultaat: verhoging van het niveau van compleetheid en relevantie van gepresenteerde informatie

van degenen die de benodigde stukken aan de hand van vragenlijsten moeten aanleveren. Bovendien wordt de informatie vaak onder hoge druk verzameld, vanuit meerdere landen en allerlei bronnen. Het gevolg: gaten in de informatievoorziening en onzekerheid over wat aan bieders wordt gepresenteerd als ‘de waarheid’.

Verwerking van informatie Wanneer alle informatie er is, traditioneel aangeleverd en/of met data-analysesoftware gevonden, biedt TAR een volgend voordeel. Dat zit hem vooral in een forse besparing in de verwerking van de informatie in de VDR.

Met data-analysesoftware en TAR is het mogelijk om in de bron geautomatiseerd te zoeken naar relevante documentatie en informatie. Dat kan dus geheel onafhankelijk van wat al dan niet wordt aangeleverd.

Dat kan op drie manieren sneller. Ten eerste de auto­

33

matisering van de beoordeling van de stukken. Voor de consistentie en duidelijkheid in de VDR doorzoeken adviseurs nu nog handmatig alle verzamelde informatie:

Nuttig, wanneer als gevolg van vertrouwelijkheid weinig

op duplicaten, achterhaalde versies van stukken, ongete-

mensen op de hoogte mogen zijn van de voorbereidin-

kende stukken, en documenten die niet relevant zijn. Ten

gen. Of als er twijfel is of benodigde informatie ook

tweede zit er nog veel werk in het correct rubriceren en

daadwerkelijk wordt aangeleverd.

plaatsen van documentatie in de structuur van de VDR.

LEGADEX magazine | zomer 2016

>>

‘Nieuwe technologie maakt projecten mogelijk die anders qua doorlooptijd of financiën niet haalbaar waren geweest’

En ten derde is er de correcte en consistente naamgeving

Deze transparantie helpt in een een Vendor Due Diligence

van documentatie, om de VDR overzichtelijk te maken.

zowel de advocaat als de financieel adviseurs enorm. In

Gebruik van technologie kan al deze werkzaamheden

de Q&A-fase kunnen vragen van biedende partijen sneller

flink versnellen. TAR levert in deze fase – verwerking

en adequater worden beantwoord. Met als resultaat meer

van data – dus een kostenbesparing op.

controle over het proces, groter vertrouwen bij biedende partijen, minder risico op claims onder garanties en een

Resultaat: kortere doorlooptijd van transactie­

3

positief effect op de waardering.

voorbereiding, besparing op kosten

Due Diligence en Q&A

Resultaat: bedrijfsinformatie optimaal doorzoekbaar, tekortkomingen tijdig te signaleren, meer vertrouwen bij bieders, hogere waardering

Op basis van de goede, gevalideerde informatie kunnen M&A-adviseurs en advocaten efficiënt hun onderzoek

34

doen en het bedrijf gereed maken voor verkoop. In deze

Hand-in-hand

fase wordt het vertrouwen opgebouwd. Klopt het bedrijf

In de drie fases is duidelijk te zien dat de concrete

zoals we het voor ons zien? Ook hierbij ondersteunt

technische mogelijkheden, de slimme toepassing ervan

technologie de verkopende partij en haar adviseurs.

en de menselijke inzet elkaar versterken. Alleen software

Een data-analyseplatform is daar een goed voorbeeld

aanschaffen levert bijvoorbeeld niets op. Daarom zorgt

van. VDR’s hebben beperkte zoekmogelijkheden. Een

Legadex zowel voor de kennis over de inrichting van een

data-analyse-platform biedt de mogelijkheid om in

data-analyseplatform, de ervaring om het systeem

overzichtelijke vorm met vraagstellingen, ‘queries’,

optimaal antwoord te laten geven op de relevante

inhoudelijk door alle documenten te zoeken. Zo zijn

vraagstellingen en de staffing voor de review op basis van

documenten snel en makkelijk te vinden en inhoudelijk te

de technische analyse. De komende jaren zullen we onze

doorzoeken. Denk aan antwoorden op specifieke vragen

ervaring met data-analyse verder uitbouwen naar een

als: wat zijn de afloopdata van bepaalde soorten contrac-

scala aan praktisch bruikbare oplossingen, zowel voor de

ten? Welke garanties heeft de onderneming afgegeven?

juridische als de M&A-markt. Wij houden u graag op de

Wat is de potentiele change of control-impact van de

hoogte van onze opgebouwde ervaring en expertise! <<

verkoop? Kan een bepaald feit als vaststaand worden beschouwd in het kader van af te geven garanties?

LEGADEX magazine | zomer 2016

eDiscovery & Intelligent Information Governance

Legadex Legal Services met ZyLAB De juridische professionals van Legadex werken samen met de eDiscovery experts van ZyLAB om u optimaal te ondersteunen bij alle mogelijke vormen van data-analyse. Denk bijvoorbeeld aan een compliance onderzoek of een geval van fraude. Verder kunnen zij van dienst zijn bij het voldoen aan een informatieverzoek van een toezichthouder, het voorbereiden van een overname of om een project snel en uitermate efficiĂŤnt te kunnen uitvoeren.

Meer weten over hoe we ook u kunnen helpen snel, relevante informatie te achterhalen?

Neem dan contact op +31 20 717 6500, info@zylab.com of neem een kijkje op www.zylab.nl

De review interface: intuĂŻtief en eenvoudig in gebruik

Contract Management made easy Effacts, aangeboden door Wolters Kluwer, is specifiek bedoeld om contracten en de rechten en plichten die daaruit voortvloeien in kaart te brengen en zo bijbehorende risicoâ&#x20AC;&#x2122;s te beheersen. De grote kracht van de software zit in de flexibiliteit van de centrale database, heldere management rapportages, alerts en goede zoekopties.

Nieuw Contract

Contract template

Contract goedkeuren

Voorkom onnodige kosten door ongewenst verlengde contracten

Contract ondertekenen

Overal en altijd toegang tot uw documenten Contract beheren

Ontdek meer en bezoek www.effacts.com Vraag een gratis demo aan via sales@effacts.com