ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES by Leidy Penagos

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÃ&#x201C;N DE EVENTOS EMPRESARIALES

FICHA TÉCNICA ................................................................................. 5 INTRODUCCIÓN ................................................................................. 6 ESTRUCTURA..................................................................................... 7 TIPOS ................................................................................................. 8 DE EVENTOS ...................................................................................... 8 EMPRESARIALES ............................................................................... 8 FERIAS EMPRESARIALES ............................................................... 9 CENAS DE EMPRESAS Y BANQUETES ........................................... 9 CONVENCIONES ............................................................................. 9 CONFERENCIAS .............................................................................10 COLOQUIO .....................................................................................10 CONGRESO ....................................................................................10 SIMPOSIO .......................................................................................11 JUNTAS GENERALES ANUALES.....................................................11 ANIVERSARIOS ..............................................................................11 DESAYUNOS DE TRABAJO.............................................................12 WORKSHOP ....................................................................................12 EXPOSICIONES ..............................................................................12 ¿QUE ES UN COMITÉ? ......................................................................13 COMITÉ DE FINANZAS ...................................................................16 COMITÉ DE APOYO ........................................................................16 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS .............................................17 COMITÉ DE TRANSPORTE .............................................................17 COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ..............................................18 COMITÉ DE RECEPCION Y REGISTRO ..........................................18 COMITÉ DE SEGURIDAD ................................................................19

EVENTO EMPRESARIAL ....................................................................20 PRE-EVENTO .....................................................................................22 (ANTES DEL EVENTO) ......................................................................22 PLANEACION ..................................................................................22 PASOS PARA LA ELABORACION DE LA PLANEACIÓN ...................23 PROPÓSITO ................................................................................23 OBJETIVOS .................................................................................23 OBJETIVO GENERAL ...................................................................23 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..........................................................23 CLASIFICACIÓN DEL EVENTO ....................................................23 NOMBRE DEL EVENTO ...............................................................24 LUGAR Y FECHA .........................................................................24 TIPO DE ASISTENTES .................................................................24 PLANES .......................................................................................25 ESTRATEGIAS .............................................................................25 COMITÉS .....................................................................................26 RECURSOS .................................................................................26 PROMOCIÓN DEL EVENTO .........................................................26 ORGANIZACIÓN ..............................................................................27 PASOS PARA LA ELABORACION DE LA ORGANIZACIÓN ..............27 NORMAS Y REGLAMENTOS ........................................................27 COMUNICACIÓN ENTRE COMITES .............................................28 ORGANIGRAMA ..........................................................................28 EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS ................................................28 ELABORAR CRONOGRMA DE ACTIVIDADES: .............................29 MEDIOS DE DIVULGACIÓN .........................................................30 EVENTO .............................................................................................31 DIRECCIÓN.....................................................................................31 LIDERAZGO: ................................................................................32 MOTIVACIÓN: ..............................................................................32 COMUNICACIÓN ..........................................................................33 SUPERVISIÓN: ............................................................................35 PASOS EN LA EJECUCIÓN DEL EVENTO .......................................35 RECEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES, TRASLADO Y ALOJAMIENTO .............................................................................35

REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES ..........................................36 REALIZACIÓN DEL ACTO DE INAUGURACIÓN ............................36 REALIZACIÓN DEL COCTEL DE BIENVENIDA .............................37 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES ....................................................................................................37 CLAUSURA DEL EVENTO ............................................................37 REALIZACIÓN EVENTO SOCIAL DE DESPEDIDA ........................38 TRASLADO DE LOS PARTICIPANTES A LAS TERMINALES DE TRANSPORTE .............................................................................38 POST-EVENTO...................................................................................39 EVALUACIÓN ..................................................................................39 FASES DEL POST- EVENTO ...........................................................40 EVALUACIÓN DEL EVENTO: ........................................................40 RESUMEN DE RESULTADOS: .....................................................40 AGRADECIMIENTOS: ...................................................................40 PUERTAS ADENTRO: ..................................................................40 DOCUMENTAR RESULTADOS: ....................................................41 ANEXO ...............................................................................................42 EJEMPLO DE UN EVENTO EMPRESARIAL .......................................42 ANEXO ...............................................................................................42 EJEMPLO DE UN EVENTO EMPRESARIAL .......................................42 5. TIPO DE ASISTENTE ..............................................................43 GLOSARIO .........................................................................................44 ESTRUCTURAGLOSARIO ..................................................................44 REFERENCIAS...................................................................................44 GLOSARIOREFERENCIAS .................................................................44

FICHA TÉCNICA

GÉNERO NOMBRE DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

Manual Organización de Eventos Empresariales Guía para la realización exitosa de un evento empresarial aplicando el proceso administrativo

FORMATO

PDF Interactivo

APLICACIÓN

ISSUU

PÁGINAS

FUENTE

Arial - Rockwell Extra Bold

TAMAÑO DE FUENTE

12-16

PROGRAMA DE FORMACIÓN

Tecnólogo Administrativa

COMPETENCIA

Organizar eventos

FECHA DE ELABORACIÓN

12 de abril de 2018

AUTORES

Sandra López Johana Moreno Nincy Escobar Leidy Penagos

Gestión

INTRODUCCIÓN El presente manual es un conjunto de prácticas, conocimientos y procedimientos que constituyen una guía excelente para la organización de un evento empresarial exitoso. Como regla básica contará con un desarrollo de las etapas con sus respectivos procesos administrativos, para así ir identificando los pasos a seguir en el mundo de la organización de eventos, un mundo cada vez más aliado a las empresas como estrategia de sostenimiento en el mercado, rendimiento laboral, posicionamiento, entre otras.

Definitivamente estamos en la era de la organización global en donde no existen lugares físicos imposibles, no existen los límites tecnológicos, y donde los eventos buscan el equilibrio entre el cumplimiento de los objetivos con la mejor rentabilidad, satisfaciendo así al cliente.

Por ello, este Manual pretende aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y teorías que podrán ser utilizadas como apoyo durante el proceso de planear, organizar, ejecutar y evaluar un evento empresarial.

ESTRUCTURA

TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES

FERIAS EMPRESARIALES Estos son generalmente celebraciones formales organizadas por una empresa para festejar las navidades o celebrar algún logro importante. Dependiendo del tamaño de la empresa, estas cenas pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevarse a cabo en un salón de banquetes, un hotel o una finca.

CENAS DE EMPRESAS Y BANQUETES Una feria empresarial es un espacio en el que, a lo largo de varios días, grandes, medianas y pequeñas empresas se dan a conocer al gran público y entre los distintos sectores. Para ello, las empresas ocupan un lugar mediante stands o expositores en los que cada una de ellas ofrece a los visitantes sus productos y/o servicios.

CONVENCIONES Las charlas, convenciones, sesiones de trabajo, etc., son reuniones (talleres, seminarios o presentaciones) destinadas a pequeños grupos. Estos encuentros pueden celebrarse en salas de reuniones más pequeñas dentro de un centro de convenciones o de un hotel.

CONFERENCIAS

Aunque “convenciones” y “conferencias” son términos que muchas veces se utilizan indistintamente, la definición estándar de conferencia es una reunión de una duración inferior a una convención y diseñada para cumplir con un objetivo específico .

COLOQUIO

Un coloquio puede ser mejor descrito como un “evento de networking académico.” Los participantes suelen ser expertos en un campo determinado y el evento se desarrolla de forma informal

CONGRESO

Un congreso es un gran grupo de personas que se reúnen de forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y votación.

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SIMPOSIO

Simposios son reuniones organizadas para que los expertos en un campo determinado pueden reunirse, presentar trabajos y debatir cuestiones y tendencias o hacer recomendaciones para un determinado curso de acción.

JUNTAS GENERALES ANUALES Una Reunión General Anual o reunión de accionistas, es un gran encuentro que suelen organizar las sociedades que cotizan en bolsa. Estas reuniones se llevan a cabo con el fin de permitir que los accionistas piden a la junta de directores de preguntas acerca de la salud de una empresa, así como para elegir a los nuevos miembros a la junta.

ANIVERSARIOS Toda empresa tiene un día

Para celebrar un suceso, acontecimiento o acto conmemorativo, por ello estas celebraciones, tiene lugar por lo general, dentro de las dependencias empresariales y se celebran con los trabajadores más que con el público.

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DESAYUNOS DE TRABAJO

Estos eventos, son al contrario que lo demás en horas propias de la vida privada de los asistentes, se trata de un desayuno en el que se debaten temas importantes que conciernen a la empresa, y se discuten problemas y soluciones a modo de reunión.

WORKSHOP

Se trata de una pequeña reunión de un grupo de personas, a modo de taller, con el objetivo de intercambiar ideas y aclarar las posibles dudas que vayan desarrollándose a lo largo de la reunión. Se suele usar también para los procesos de selección de personal.

EXPOSICIONES

Son presentaciones públicas de artículos de industria o de artes y ciencias, para estimular la producción, el comercio o la cultura.

¿QUE ES UN COMITÉ?

Los comités para un evento son la esencia misma del evento, pues son el conjunto de personas encargadas y dedicadas a que el evento que se realicé se logré con éxito. El principal objetivo de estos grupos es comprometerse a cumplir los objetivos que se planteen y llevarlos a cabo de la mejor manera posible y en caso de llegar o no a su cometido asumir las consecuencias que esto conlleve.

Los comités deberán llevar una programación bien establecida del evento y cada etapa del mismo, para poder controlarlo en cualquier momento, y de esta manera evitar la mayor cantidad de contingencias durante la planeación y/o realización del evento.

TIPOS DE COMITES

COORDINADOR GENERAL Coordina y dirige a todos los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento.

COMITÉ DE PROGRAMAS

Este presta apoyo al comité organizador en la estructuración general del evento. FUNCIONES  Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes  Escoger temas a tratar y las actividades a realizar  Estructurar el programa técnico  Seleccionar a los conferencistas  Seleccionar coordinadores de actividades  Elaborar el programa de acompañantes

COMITÉ DE FINANZAS

Para la ejecución de todo evento se requiere recursos económicos y saber cómo distribuirlos.

FUNCIONES  Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo  Buscar recursos económicos necesarios  Abrir cuentas bancarias  Efectuar pagos  Llevar el balance efectuado de todos los gastos  Mantener reuniones periódicas con el comité organizador

COMITÉ DE APOYO

Se encarga de la planificación y logística de las actividades relacionadas con el evento.

FUNCIONES  Reservación del centro de convenciones  Montaje de los salones  Alquiler de equipos de sonido, audiovisuales  Reproducción del material

 Organización y contratación del personal técnico

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS Se encarga de diseñar y elaborar el logotipo

FUNCIONES  Promoción interna y externa  Diseño y compra del material promocional  Coordina información y entrevistas con los medios de comunicación  Coordina actos de inauguración y clausura  Planificación y coordinación de protocolo

COMITÉ DE TRANSPORTE Se encarga de la llegada y salida de todos los delegados e invitados en los terminales

FUNCIONES  Coordina servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento

COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Organiza todo lo que concierne a alimentos y bebidas. Desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios.

FUNCIONES  Organiza horarios  Selecciona el menú

COMITÉ DE RECEPCION Y REGISTRO Son los responsables de dar la bienvenida a los participantes y se encargan de todo lo referente a las inscripciones

FUNCIONES  Diseña las plantillas de la inscripción  Suministrar información de las actividades del evento u otra que sea requerida por los invitados  Entregar material

COMITÉ DE SEGURIDAD Responsables de velar por integridad de los invitados participantes

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FUNCIONES  Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes.  Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios.  Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.  Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

EVENTO EMPRESARIAL

Los eventos empresariales (también conocidos como eventos corporativos) son esenciales para los negocios hoy en día. Toda empresa o negocio debe tener la capacidad de organizar eventos que impulsen un crecimiento desde adentro y al mismo tiempo eduquen al público acerca del lugar y propósito de una empresa dentro de su industria. Y sin lugar a duda, una de las mejores maneras de lograrlo es con la organización de eventos empresariales.

La integración en los eventos empresariales se vuelve particularmente importante cuando la empresa tiene numerosas locaciones (sobre todo cuando éstas se encuentran en diferentes ciudades o países). En este caso, las empresas pueden optar por organizar un evento empresarial semestral o anual para gerentes y directivos con el fin de lograr un mayor involucramiento entre ellos y para compartir metas, objetivos, recursos e información que ayude a la empresa.

También existen eventos empresariales cuya meta es el lanzamiento de un producto o una línea de productos. En este caso, el evento empresarial puede consistir de exposiciones, exhibiciones, demostraciones, etc... Todas enfocadas a capturar la atención del mercado y generar nuevos clientes para la empresa.

ETAPAS DE UN EVENTO CON SU RESPECTIVO PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DE UN EVENTO

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PRE-EVENTO (ANTES DEL EVENTO) Son todos aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento, en esta etapa se desarrolla la planeación y la organización del proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE ESTA ETAPA: PLANEACION

Es el proceso que toda organización requiere llevar a cabo para poder diseñar el plan que le permita definir los pasos a seguir para conseguir los objetivos generales que se ha propuesto para llevar a cabo un evento. En la planeación se plasma como voy a hacer el evento.

ELEMENTOS PLANEACIÓN

 Propósitos – InvestigaciónEstrategias – Políticas  Procedimientos – Programas – Presupuestos – Cursos de acción

PASOS PARA LA ELABORACION DE LA PLANEACIÓN

PROPÓSITO Que se quiere lograr con el evento, es la intención o el ánimo de hacerlo, es por qué se va a hacer.

OBJETIVOS Es el fin al que se desea llegar o la meta que se pretende lograr, “que queremos lograr con la celebración del evento” ¿Es el para qué?, y cuál es la finalidad, es donde se identifica la finalidad hacia la cual debe dirigirse el recurso y el esfuerzo para dar cumplimiento al propósito

OBJETIVO GENERAL Define donde queremos llegar ¿El para qué?

OBJETIVOS ESPECIFICOS Son las estrategias para alcanzar el objetivo general ¿El cómo lo va a hacer?

CLASIFICACIÓN DEL EVENTO CLASIFICACIÓN SEGÚN SU NATURALEZA

SU EXCLUSIVIDAD

SU MAGNITUD

NOMBRE DEL EVENTO En este punto busco un nombre para el evento el cual sea llamativo, el nombre es fundamental, generalmente es descriptivo, y contiene la temática principal.

LUGAR Y FECHA El lugar debe estar especificado, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo público.

TIPO DE ASISTENTES Son un grupo de personas afines a una actividad en particular desde profesionales de un sector, especialistas o interesados en un determinado tema o público segmentado previamente por edad, género, clase económica, zona geográfica.

Personas que asisten al evento en calidad de público. Son los encargados de hacer las disertaciones sobre el evento.

Asisten al evento en representación de una empresa o institución

Personas que por su prestigio, le confieren notoriedad en el evento.

No están directamente relacionados en el evento acompañan a delegados o invitados especiales.

PLANES Son el listado de todas las actividades y tareas para que el evento se pueda desarrollar. PUEDEN SER:  Estratégicos  Tácticos  Operativos  Plan de trabajo

ESTRATEGIAS Son las acciones que alinean las metas y objetivos para llegar a un fin determinado sin cometer errores y evitar sufrir malos ratos en el evento, por tanto estas garantizan estar preparado para lo que ocurra.

COMITÉS Son grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador. El comité organizador se encarga de escoger los comités que NECESITAN para la realización del evento.

RECURSOS En este paso se nombran todos los recursos que utilizaremos en el evento:

Materiale s Son aquellos bienes tangibles de la organización instalaciones, lapiceros etc.

Tecnológicos Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares computador, proyector de video

PROMOCIÓN DEL EVENTO Son las ayudas por las cuales voy a divulgar el evento, pueden ser por medios de comunicación, correo directo, publicidad impresa, etc

Humanos

Conjunto de empleados y colaboradores que transmiten su conocimiento

ORGANIZACIÓN

¿CÓMO SE VA A HACER?

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento, con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos. .

PASOS PARA LA ELABORACION DE LA ORGANIZACIÓN

NORMAS Y REGLAMENTOS En este punto se establece un protocolo a seguir para asistir al evento, son unas instrucciones para los invitados antes de empezar y así buscar la eficiencia del evento.

COMUNICACIÓN ENTRE COMITES En este punto se define como se van a comunicar los comités, es decir que técnicas, medios y recursos utilizaron para mantenerla comunicación .

ORGANIGRAMA

Se elabora un organigrama en el cual estén plasmados los comités que necesita el evento con su respectivo responsable, de esta manera se entenderá fácilmente quien pertenece a cada comité.

EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS Humanos:

personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento.

Materiales:

Implementos necesarios (lápices, carpetas, mesas, sillas) y las instalaciones a utilizar

Técnicos:

equipos de sonido, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

ELABORAR CRONOGRMA DE ACTIVIDADES: Es una representación gráfica y ordenada con tal detalle para que un conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del tiempo. Los cronogramas son herramientas básicas de organización en un proyecto, en la realización de una serie pasos para la culminación de tarea, son ideales para eventos, son la base principal de ejecución de una producción organizada.

MEDIOS DE DIVULGACIÓN Divulgación masiva: son aquellos medios tecnológicos, que sirven para enviar mensajes, que van dirigidos a una gran cantidad de público, y que, pueden atravesar grandes distancias en un mínimo tiempo.

DIVULGACIÓN NO MASIVA: Es un medio flexible, de bajo costo, capaz de asumir una gran variedad de formas ya que consiste en medios visuales y en algunos casos con audio.

MEDIOS IMPRESOS DE LOS EVENTOS: folletos, revistas, pancartas, periódicos, carteles, catálogos.

MEDIOS ELECTRÓNICOS: Sitios web, boletín electrónico, televisión, radio.

EVENTO Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el pre-evento. Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiada por la ´programación que el comité organizador preparo como evento.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE ESTA ETAPA: DIRECCIÓN Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas"

Está dividido en 5 etapas que son: liderazgo, motivación, comunicación, supervisión y toma de decisiones.

LIDERAZGO: Trabajar en eventos es sinónimo de trabajar en equipo. Para que el evento salga adelante necesita un buen equipo, cohesionado y bien dirigido, o tal vez sea mejor decir bien liderado ya que cuando quien dirige es un buen líder el evento sin duda será un éxito. Liderar equipos en eventos no es tarea fácil. A menudo el equipo se crea para ese evento en concreto y cuenta con muchos puestos de trabajo voluntario o de prácticas, habitualmente no remunerados, cuya organización y gestión requiere que quien está al frente domine una habilidad directiva: el liderazgo.

MOTIVACIÓN: El fin último de la motivación es alcanzar los objetivos marcados y para ello hay que:  



Saber elegir los momentos para pedir un esfuerzo a alguien que va a participar en tu proyecto. Tener la capacidad de ponerse en el lugar de los demás, saber conocer a la gente y sus estados de ánimo. Comprender cuándo alguien está en condiciones para recibir un mensaje de exigencia. Utilizar correctamente el lenguaje marcando los tiempos para que nuestro interlocutor reciba seguridad con nuestras palabras.  Conocer las metas que queremos alcanzar. Si no sé lo que quiero no lo puedo transmitir.  Conocer el perfil del interlocutor. Saber a quién nos dirigimos hará que seamos más precisos a la hora de orientar el mensaje hacia donde nos interesa. Hay gente que necesita más motivación, gente que

 



 

necesita menos palabras, gente que necesita más empuje, gente a la que es necesario insistir… Reconocer los pequeños logros a tus “coordinados”. A todos nos gusta que nos hagan sentir importantes. Buscar en cada momento el resquicio para lanzar mensajes que hagan tener mayor determinación a tu equipo de trabajo en sus acciones dentro del evento. Comprender las situaciones personales y romperse la cabeza para coordinar horarios teniendo en cuenta que todos tenemos vida más allá del trabajo. Hacer ver errores pero de una forma totalmente natural, sin estridencias. Resolver las dudas con seguridad. Tú eres el máximo conocedor de los objetivos y por ello puedes responder con facilidad cualquier cuestión que surja a los miembros de tu equipo.

COMUNICACIÓN Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesaria, debidamente coordinada. La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

LA COMUNICACIÓN CONSTA DE TRES ELEMENTOS BÁSICOS: EMISOR, en donde se origina la información . TRANSMISOR, a través del cual fluye la comunicación. RECEPTOR, que recibe y debe entender la información.

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la des virtualización de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación más sencilla: 1. FORMAL: Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.

2. INFORMAL: Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.

ESTOS DOS TIPOS DE COMUNICACIÓN A SU VEZ PUEDEN SER:

A. VERTICAL: Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones. B. HORIZONTAL: Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándum, circulares, juntas, etc. C. VERBAL: Se transmite oralmente. D. ESCRITA: Mediante material escrito o gráfico.

SUPERVISIÓN: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado. La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Una supervisión efectiva dependerá:  La productividad del personal para lograr los objetivos.  La observancia de la comunicación.  La relación entre jefe-subordinado.  La corrección de errores.  La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

PASOS EN LA EJECUCIÓN DEL EVENTO

RECEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES, TRASLADO Y ALOJAMIENTO

REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES

REALIZACIÓN DEL ACTO DE INAUGURACIÓN

REALIZACIÓN DEL COCTEL DE BIENVENIDA

IMPLEMENTACIÓN DEL GENERAL DE ACTIVIDADES

CLAUSURA DEL EVENTO

PROGRAMA

REALIZACIÃ&#x201C;N DESPEDIDA

EVENTO

SOCIAL

TRASLADO DE LOS PARTICIPANTES A LAS TERMINALES DE TRANSPORTE

POST-EVENTO Se evalúan todas las áreas involucradas, para ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos. Esta evaluación permitirá saber con más exactitud los resultados obtenidos y funcionará como punto de partida para futuros eventos, en esta evaluación además se podrá ver si todos los objetivos planteados fueron cumplidos y si las funciones de cada realizador se desarrollaron con éxito.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE ESTA ETAPA: EVALUACIÓN

Es un proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas

presupuestadas. Se aplica antes de, durante, y después, de las actividades desarrolladas.

FASES DEL POSTEVENTO

EL seguimiento post-evento es clave ya que las empresas organizadoras y los patrocinadores involucrados, están interesados en conocer el rendimiento de sus eventos, y los resultados económicos del mismo.

EVALUACIÓN DEL EVENTO: Es ideal realizar la evaluación y el análisis de evento en la semana siguiente, esto nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.

RESUMEN DE RESULTADOS: Si en el evento participaron distintas empresas como auspiciantes y patrocinadores, una vez finalizado, se comparta un resumen sobre lo sucedido y los resultados

AGRADECIMIENTOS: Se enviará por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe final del evento.

PUERTAS ADENTRO: Es importante recabar la opinión y evaluación personal del público interno, Conocer las fortalezas y debilidades durante el evento es vital para el crecimiento profesional de las áreas comprometidas.

DOCUMENTAR RESULTADOS: Una vez obtenido la opinión interna, el resultado de las encuestas y el resto de datos, se debe hacer un análisis de los resultados y documentar las conclusiones. Durante la semana posterior, se realiza un resumen final general que se publica en el sitio web o blog del evento, en el que se incluye material audiovisual y algunos datos específicos como cantidad de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores.

EL INFORME FINAL DEBE SER UN REFLEJO DEL EVENTO, Y LOS DATOS QUE NO DEBERÍAN FALTAR SON:  Cantidad de invitados especiales, de oradores y de patrocinadores.  Cantidad de pre-inscriptos, de inscriptos, y de invitaciones o becas.  Base de datos completa de inscriptos solo si fue previamente pactado con los patrocinadores, u otra entidad que reciba el informe.  DVD con material audiovisual, fotografías de las actividades, video institucional.  Un video con los distintos espacios y actividades que se vivieron durante el evento.  Una muestra de todo el material que se entregó en el pre evento y durante el evento anuncios, programas, invitaciones, etc.  Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.  El balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.

ANEXO EJEMPLO DE UN EVENTO EMPRESARIAL ANEXO 1. PLANEACIÓN EJEMPLO DE UN EVENTO EMPRESARIAL 1 PROPÓSITO

Presentar a la nueva Gerente ante los jefes de cada área dando a conocer los objetivos básicos y metas a alcanzar durante su estadía en la organización.

2 OBJETIVOS 1.2.1 GENERAL Comunicar de manera clara y específica a los jefes de cada ár ea los objetivos de gerencia, compartiendo ideas que nos lleven a hacer de nuestra empresa la mejor.

1.2.2 ESPECIFICOS:   

Coordinar las actividades a fin de lograr un nuevo proceso que permita reactivar las funciones de cada unidad. Crear empatía entre los jefes de cada unidad con la gerencia, dando pie a crear una imagen amigable ante los demás colaboradores. Expresar a través de una reunión empresarial los objetivos de la nueva Gerente.

3 CLASIFICACIÓN DEL EVENTO: CALASIFICACIÓN 

Según su Naturaleza: Empresarial

   

Según su grado de exclusividad: Interno Clase reunión: Empresarial Según su alcance: Privado Tipo: reunión

4. NOMBRE DEL EVENTO Presentación nueva Gerente

5. TIPO DE ASISTENTE Asistentes: Relaciones publicas ( Evelyn Montoya) Asistente: Asesoria ( Gloria liliana Betancourth)

Asistente: Finanzas (Lilibeth Ballesteros)

Asistente: Administracion documental ( Yamileth Samudio)

Asistente: Control interno (Camila Echavez) EXPOSITOR: Gerente (Leidy Penagos)

Asistente: Deposito de almacen (Daniela Osorio)

Asistente: Digitacion (Luisa Arias)

Asistente: Servicio al cliente

Asistente: Diseño (Natalia Restrepo) Asistente: Talento Humano (Tatiana Rivera)

(Sandra Lopez )

6. LUGAR Aula Empresa didáctica La Gran Torre Administrativa SENA Centro de Comercio y Servicio Pereira, Piso 6to

7. FECHA Marzo 16 de 2018 Hora: 10:00 a.m. - 12:00 p.m.

8. PLANES PLAN DE TRABAJO

FECHA 24/02/2018

26/02/2018

27/02/2018 27/02/2018

27/02/2018

ACTIVIDAD Confirmar que el lugar de la reunión esté disponible para el día de la reunión Elaborar la circular, y divulgarla en el tablero de información Establecer los puntos a tratar en la reunión, preparar los temas Realizar el documento que llevara el orden del día. Seleccionar las ayudas audiovisuales, y materiales impresos Ensayar los medios tecnológicos a utilizar en la reunión Enviar correos electrónicos a lis invitados, confirmando la hora y el lugar de la reunión

RESPONSABLE Jasmin Samudio

Jessica Betancur

Leidy Penagos

Jasmin Samudio Leidy Penagos Jessica Betancur Jessica Betancur

Jasmin Samudio

9. ESTRATEGIAS:   

Prever situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión. Disponer de ayudas audiovisuales para la sesión. Utilizar medios tecnológicos y carteleras informativas para las invitaciones



Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario)

10. COMITÉS COMITE

FUNCION GENERAL 

Colaboración con todo lo referente a planificación y logística



Estructuración del programa general del evento Coordinar la asistencia de los invitados.

COMITÉ DE APOYO

COMITÉ PROGRAMAS

COMITÉ RECEPCION



11. RECURSOS   

MATERIALES: Libretas, lapiceros TECNOLÓGICOS: computador, proyector de video HUMANOS: Gerente y comités

12. PROMOCIÓN DEL EVENTO:   

Correo electrónico Circular en los tableros informativos.

2. ORGANIZACIÓN 1. NORMAS Y REGLAMENTO  

Llegar Puntual al Evento Mantener el celular en vibrador y solo hacer uso de él como medio de comunicación entre el equipo de trabajo.

    

No consumir alimentos durante la sesión Conservar en perfecto estado los equipos tecnológicos Hacer uso adecuado de los muebles y enseres Tener el material e información que se necesite con un entendimiento en el asunto a tratar en la reunión Hablar cuando se dé la palabra

2. COMUNICACIÓN ENTRE COMITES 

FORMA: Escrita MEDIO: celular RECURSO: Chat, WhatsApp

3. ORGANIGRAMA

COORDINADOR GENERAL

Leidy Penagos COORDINADOR GENERAL

COMITÉ DE APOYO

COMITÉ DE PROGRAMAS

Yasmin Samudio

Leidy Penagos COMITÉ DE PROGRAMAS

COMITÉ DE APOYO Yasmin Samudio

Leidy Penagos Jessica Betancur

Jessica Betancur Yasmin Samudio

Yasmin Samudio

Leidy Penagos

COMITÉ DE RECEPCIÓN

COMITÉ DE RECEPCIÓN Jessica Betancur

Jessica Betancur

4. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO COORDINADOR GENERAL 

Función: Dirigir Coordinar el desarrollo y el cumplimiento de las funciones de los demás comités



Actividades: Supervisar que las actividades estipuladas se desarrollen según la planeación en los tiempos previstos.



Tareas: Dar introducción al manual de funciones, dar a conocer las inquietudes, sugerencias y agradecimientos del publico

COMITÉ DE APOYO 

Función: Colabora en todo lo referente a planificación y logística.



Actividades: Reservación del centro de convenciones , Montaje de salones, alquiler de equipos de sonido



Tareas: Mantener organizado el área de la reunión, organización del material importado.

COMITÉ DE PROGRAMAS 

Función: Estructuración del programa general del evento



Actividades: Preparar el cronograma de actividades. Apoyo en la redacción del feedback



Tareas: Mantiene informado al comité organizador de las reuniones periódicas

COMITÉ DE RECEPCIÓN 

Función: Coordina todo lo referente a la asistencia de los invitados e informar todo a cerca del evento



Actividades: Da la bienvenida a todos los participantes, Recibe y ubica a los asistentes.



Tareas: Atender en la reunión a los asistentes

6. UBICACIÓN

1 2 3

2 4

8 4

9 7

8 11

POSICIÓN EN LA MESA DE REUNIÓN 1. Gerente (Leidy Penagos) 2. Asistente Administrativo (Jessica Betancur) 3. Jefe de control interno ( Camila Echavez) 4. Jefe de Talento Humano (Tatiana Rivera) 5. Jefe de servicio al Cliente (Sandra López) 6. Jefe de diseño ( Natalia Restrepo) 7. Jefe de administración documental ( Yamileth Samudio) 8. Jefe de relaciones públicas ( Evelyn Montoya) 9. Jefe de Deposito de Almacén (Daniela Osorio) 10. Jefe de Digitación (Luisa Arias) 11. Asesoría (Gloria Liliana Betancourt)

6. EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS 

MATERIALES: 1 Libretas 3 Lapiceros

Para los materiales a utilizar se contara con el apoyo de la gran torre administrativa, puesto que ella cuenta con ellos.



TECNOLÓGICOS: 1 computador 1 Un proyector de video 3 Tres teléfonos

Los recursos tecnológicos están disponibles en la gran torre administrativa para su uso, adicional mente se cuenta con autorización para utilizarlos.



INFRAESTRUCTURA: Infraestructura (LGTA), 13 sillas 2 mesas imperiales

Se cuenta con permiso autorizado para hacer uso de la infraestructura, de igual manera que de las sillas y mesas.

7. CRONOGRAMA FECHA

HORA: 10:00 am

ACTIVIDAD: 1.Recepción y bienvenida de los asistentes

10:10 am

2.Introducción al contexto:

10:15am

“Nos encontramos reunidos en este lugar, todos los jefes de las distintas áreas de la empresa LGTA, para presentar a la nueva gerente y de igual manera recibirla como nueva integrante de la empresa”…. 3.Presentación de asistentes:

15 DE MARZO DE 2018

Hacer una ronda de presentaciones, para que la Gerente pueda conocer el rol de cada uno dentro de la organización y los demás colegas pueda repasar la función de su compañero.

RESPONSABLE: Jessica Betancur Gómez Jessica Betancur Gómez

Jessica Betancur Gómez

10:20 am

4. Presentación profesional y personal: de la nueva gerente, así como sus expectativas durante su estadía dentro de la organización.

Leidy Penagos

10:35 am

5. Puntos específicos:

Leidy Penagos

Puesta en común de la opinión y aporte que realizaran en pos de reactivar las funciones en cada área de los jefes de los distintos departamentos.

Hora 11:00 am

6. break “Descanso”

Hora: 11:15 am

6. Repaso: de las políticas institucionales con ayuda de los medios audiovisuales dispuestos para la reunión

Leidy Penagos

Hora: 11:30 am

8. Sobrevenidos: Si surge un punto no identificado pero va en la dirección del objetivo es bueno incluirlo si queda tiempo o canjearlo por otro punto (si no queda tiempo). Aquí lo importante es tener claro el objetivo de la reunión y no perder el norte. 10. Planificación próxima reunión: Esto es, acordar entre todos los asistentes la fecha, hora y lugar para realizar la próxima reunión de seguimiento. 11. Despedida, finalización de la reunión

Leidy Penagos

Hora: 11:50 am Hora: 12:00 am

Yasmin Samudio

los asistentes tendrán un pequeño lapso de 15 minutos para descansar

Yasmin Samudio

Leidy Penagos

8. MEDIOS DE DIVULGACIÓN Circular 02

Pereira, 13 de Marzo de 2018

PARA TODOS LOS JEFES DE LAS UNIDADES ADMINITRATIVAS

ASUNTO: Invitación Reunión

Cordial saludo, como ya es de su conocimiento, la empresa cuenta con una nueva Gerenta, por tal motivo, están invitados a una reunión para mi presentación formal ante ustedes con el fin socializar mis objetivos durante el tiempo que permanezca en la gerencia. Por la importancia de la reunión en pro del desarrollo de nuestra empresa, la asistencia es obligatoria. Dicha reunión se realizará en las instalaciones de la Gran Torre Administrativa, a las 10:00 a.m. el día 16 de Marzo de 2018.

Feliz Día.

LEIDY PENAGOS Gerenta

Transcriptor: Jessica Betancurt

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CORREO ELECTRONICO

3 DIRECCIÓN 

CLASE DE LIDERAZCO. TRANSFORMACIONAL.

“Es un estilo de liderazgo que se define como un liderazgo que crea un cambio valioso y positivo en los seguidores. Un líder transformacional se centra en "transformar" a otros a ayudarse mutuamente, a mirar por los demás, a estar alentando y armonioso, y para mirar hacia fuera para la organización como un todo”. En la organización del evento se evidencia esta clase de liderazgo de la Gerenta y demás cabezas de los diferentes comités. En todas sus estapas se observó más una orientación que un mandato, en todas las acciones ejecutadas. Como resultado de lo anterior el evento pronostica éxito , pues cada uno de los comités han trabajado con responsabilidad, entusiasmo y pertinencia.

Como consecuencia el poder que ejerce el líder en este caso, es PODER DE EXPERTO, donde hay dominio de técnicas y habilidades, así como de los conocimientos y experiencia muy especiales, dotan al poseedor de gran capacidad para influir en la conducta de otr os miembros, cuando el jefe domina ampliamente su trabajo y llega a conocer a tal grado el área bajo su mando, que su influencia es mayor y sus puntos de vista son aceptados por sus subordinados sin cuestionamientos, lo anterior aplica tanto a la gerenta como a los demás miembros de los comités que tienen el liderazgo.

El     

diderazgo percibido denota:, Empuje. Deseo de dirigir.. Honestidad e integridad.. Inteligencia Conocimiento relativo al trabajo.

Asimismo el liderazgo que se evidencia es de democracia, donde hay participación, donde hay aportes los cuales son escuchados por su líder. La dinámica utilizada por el líder de evento, eleva la moral del subordinado, por ende obtiene mayor cantidad de decisiones adecuadas, promueve el trabajo en equipo, y ayuda a que los subordinados desarrollen



MOTIVACIÓN. La motivación que mueve al líder para cumplir con el propósito del evento, se ve reflejado en la siguiente gráfica

Consecuencia de La motivación para que sea efectiva, es nnecesario que nazca de la misma persona, en este caso de todo un grupo que se apersonó para conseguir un solo propósito.

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COMUNICACIÓN. La forma de manejar la Comunicación en las diferentes fases del evento, corresponde a la transferencia de información por medios de diferentes medios, tanto del Sena, como los de LGTA: impresos, digitales, masivos y no masivo, escritos y verbales, siempre respetando la línea de autoridad y conducto regular. Asimismo, los niveles ascendentes, descendentes y horizontales, según la necesidad.

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SUPERVISIÓN. Esta actividad de apoya y vigilar la coordinación de actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria, se utilizan para ello diferentes instrumentos de verificación, de evaluación y control. Cada uno de ellos se aplican de acuerdo con la necesidad, y se hacen teniendo en cuenta las actividades planeadas en la organización del evento.

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TOMA DE DECISIÓN. es una de las funciones vitales del líder del evento, esta se hace acorde con las necesidades del mismo, que es solo uno: sacar adelante el evento de REACTIVACIÓN de LGTA. Como es un liderazgo democrático, siempre estará la cabeza, pero a la vez tendrá en cuenta las opiniones de su personal de apoyo. En los diferentes momentos del evento se presentan: problemas, a los cuales hay que dar

solución, para ello se debe contar con diferentes alternativas para buscar las soluciones. Cuando se da el problema , la gerente debe tener en cuenta un esquema de toma de decisión       

Identificar y analizar el problema Identificar los criterios de decisión y ponderarlos Generar las alternativas de solución Generar las alternativas de solución Elección de la mejor alternativa Implementación de la decisión Evaluación de los resultados Con base en lo anterior, se puede conseguir que el evento tenga un 100% de éxito.

4 CONTROL Y EVALUACIÓN Generalidades    

Conclusiones Elaboración memorias, informes Agradecimientos Cancelación de obligaciones 

CONTROL- SUPERVISIÓN- durante todo el administrativo EVALUACIÓN- UTILIZACIÓN INSTRUMENTOS

proceso

GLOSARIO ESTRUCTURAGLOSARIO AUSPICIANTES: Es una empresa u organización que colabora en la promoción de eventos. Como ser congresos y seminarios, espectáculos, eventos deportivos. La colaboración del auspiciante se puede acordar de diferentes maneras, aunque por lo general se trata de un aporte económico o de infraestructura.

LGTA: la gran torre administrativa

ESTRATEGIA: Serie de acciones muy meditadas, encaminadas hacia un fin determinado.

PODER EXPERTO: El poder de expertos se deriva de poseer conocimientos o experiencia en un área determinada. Estas personas son muy valoradas por las organizaciones por su capacidad de resolver problemas. ORADOR: Persona que habla en público, pronuncia un discurso o una conferencia

REFERENCIAS GLOSARIOREFERENCIAS -

IBRO BIBLIOTECA FISICA SENA



Manual de eventos, manejo de la imagen corporativa a través de relaciones públicas/ Cecilia céspedes Pardo

BASES DE DATOS VIRTUALES SENA

DIGITALIA 

Eventos y protocolo, la gestión estratégica en actos corporativos e institucionales/Monika Jiménez-Morales & Julio M. Panizo Alonso



Eventos, como organizarlos con éxito/Rosario Sánchez

GOGLE

TEMAS SELECTOS BLOG 

El proceso administrativo y la organización de eventos

ESCOLME.EDU



Comités de organización de eventos

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