“ 图书馆”一小时系列讲座之——
活学巧用 Office ，事半功倍小 Tip 办公软件 Ｗ ord\Excel\Powerpoint 高级应用
图书馆信息服务部 2012-11-28
a. WORD 应用篇 1. 文本编辑 2. 文档格式 3. 图文混排 4. 文档保护 5. 脚注和尾注、书目
1.1 文本编辑
格式查找替换 快速选取文字内容 运用导航快速定位文档 窗口拆分
1.1 文本编辑——格式查找替换
1.1 文本编辑——格式查找替换 1 2
4 3
1.1 文本编辑——格式查找替换
5
1.1 文本编辑——格式查找替换
6
7
1.1 文本编辑——格式查找替换
8
1.1 文本编辑——格式查找替换
1.1 文本编辑——格式查找替换
替换效果
1.1 文本编辑——格式查找替换
1.1 文本编辑——快速选取文字
选择连续文字内容：左键拖动、【 Shift 】 + 左键
1.1 文本编辑——快速选取文字
选取不连续内容：首先左键拖动选第一处 内容，然后【 Ctr 】 + 左键拖动、释放
1.1 文本编辑——快速选取文字
快速选择句子：【 Ctr 】 + 左键
1.1 文本编辑——快速选取文字
行选择：文本左侧空白区
左键拖动
1.1 文本编辑——快速选取文字
段落选择：文本左侧双击左键、文本内三 击
1.1 文本编辑——快速选取文字
全选：文本左侧空白区三击、【 Ctr 】 +A
1.1 文本编辑——运用导航快速定 位
运用标题、大纲定位 1
3 4
2
1.1 文本编辑——运用导航快速定 位
运用缩略图定位
1.1 文本编辑——运用导航快速定 位
根据当前搜索结果定位
1.1 文本编辑——运用导航快速定 位
“ 转到…”定位
1.1 文本编辑——窗口拆分
标尺右边的减号
1.1 文本编辑——窗口拆分
按住鼠标左 键往下拖拽
1.1 文本编辑——窗口拆分
1.1 文本编辑——窗口拆分
1.2 文档格式
利用样式格式化文档 使用格式刷快速复制格式 根据大纲自动生成目录
1.2 文档格式——利用“样式”格 式化文档 1 3
2
利用“样式”格式化文档
4
5
1
新建“样式”
2 3
修改“样式” 1 、右键点 击
2
使用格式刷快速复制格式
2
1
使用格式刷快速复制格式
3
根据大纲、标题自动生成目录 1 2
3
根据大纲、标题自动生成目录
4 5 按住【 Ctrl 】键点击目录中的某一章节就会跳转到该页
根据大纲、标题自动生成目录
1.3 图片
压缩图片以减少文档的体积 让图片作为特定页中的背景 实现文档中多张图片的自动编号 妙用自动更正功能快速插入图片
压缩图片以减少文档的体积 2
3 4 1
让图片作为特定页中的背景
此方法填充的效果为所有页面均设置背景
让图片作为特定页中的背景 1 2 3
方法：绘制一个与页面一 样大小的矩形框，然后设 置矩形框的填充效果。
让图片作为特定页中的背景
4 、绘制一个跟页 面一样大小的矩形 框
让图片作为特定页中的背景 5
6
让图片作为特定页中的背景
7 、选择背景图 片
让图片作为特定页中的背景
8
9
让图片作为特定页中的背景
实现文档中多张图片的自动编号
1 、右键点击图 片
2
3
4 、插入其他图 片
6
5
妙用自动更正功能快速插入图片
1 、插入一张图片， 并选中
妙用自动更正功能快速插入图片 2
3
妙用自动更正功能快速插入图片
4
5
妙用自动更正功能快速插入图片 6 7 、输 入替换 的文字 8
妙用自动更正功能快速插入图片
妙用自动更正功能快速插入图片
妙用自动更正功能快速插入图片
1.4 文档保护
设置文档密码 限制格式和编辑 设置文档的打开和修改密码
设置文档密码 2 1 、打开要设置密 码的文档
3 4
设置文档密码 5
6
限制格式和编辑 2
1 、打开要设置密 码的文档
3
4
限制格式和编辑
5 6
7
限制格式和编辑
工具栏变成 灰色状态
设置文档的打开和修改密码 2 3
1 、打开要设置密 码的文档
设置文档的打开和修改密码
5 4
设置文档的打开和修改密码
6
7
设置文档的打开和修改密码
8 9
设置文档的打开和修改密码
输入打开文档 密码
当没有修改权限时 ，可以以“只读” 方式打开文档
1.5 脚注和尾注、书目
脚注和尾注 书目
脚注和尾注 2
1
3
脚注和尾注
4
脚注和尾注
删除脚注、尾注：选中脚注 、尾注的数字上标， 按“ Backspace”“Delete” 键
脚注和尾注
书目 1 2
书目 3
5 4
书目 6
7
8
9
b. EXCEL 应用篇 1. 自动填充 2. 设置数据有效性 3. 高效数据处理功能
2.1 自动填充
自动填充相同内容
数字填充
填充星期
填充星期
填充等差数值（时间）
填充等比数值 2 1
4 5
6
3
不连续单元格填充相同内容 填充效果
1 、按住【 Ctrl 】 键，左键点击选择 要填充的单元格
3 、按 【 Ctrl+Enter 】组 合键
2 、在最后一个选择的 单元格内输入填充内容
设置数据有效性 2 3 1 4
设置数据有效性
5
设置数据有效性
1
圈释无效数据
使用上例的“数据有效性”规则 2 3 1
2.3 高效数据处理功能
复杂排序
2 3
1
2.3 高效数据处理功能
复杂排序
4
2.3 高效数据处理功能
复杂排序
5
2.3 高效数据处理功能
复杂排序
6 7
2.3 高效数据处理功能
复杂排序
8
9
2.3 高效数据处理功能
复杂排序
2.3 高效数据处理功能
筛选功能 1 2
3
4
2.3 高效数据处理功能
数字筛选
1 2
3
2.3 高效数据处理功能
数字筛选 2
2.3 高效数据处理功能
高级筛选
1
2.3 高效数据处理功能
高级筛选 2 3
2.3 高效数据处理功能
高级筛选
4 5
6
2.3 高效数据处理功能
7
谢谢！