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“ 图书馆”一小时系列讲座之——

活学巧用 Office ，事半功倍小 Tip 办公软件 Ｗ ord\Excel\Powerpoint 高级应用

图书馆信息服务部 2012-11-28

a. WORD 应用篇 1. 文本编辑 2. 文档格式 3. 图文混排 4. 文档保护 5. 脚注和尾注、书目

1.1 文本编辑    

格式查找替换 快速选取文字内容 运用导航快速定位文档 窗口拆分

1.1 文本编辑——格式查找替换

1.1 文本编辑——格式查找替换 1 2

4 3

1.1 文本编辑——格式查找替换

5

1.1 文本编辑——格式查找替换

6

7

1.1 文本编辑——格式查找替换

8

1.1 文本编辑——格式查找替换

1.1 文本编辑——格式查找替换

替换效果

1.1 文本编辑——格式查找替换

1.1 文本编辑——快速选取文字 

选择连续文字内容：左键拖动、【 Shift 】 + 左键

1.1 文本编辑——快速选取文字 

选取不连续内容：首先左键拖动选第一处 内容，然后【 Ctr 】 + 左键拖动、释放

1.1 文本编辑——快速选取文字 

快速选择句子：【 Ctr 】 + 左键

1.1 文本编辑——快速选取文字 

行选择：文本左侧空白区

左键拖动

1.1 文本编辑——快速选取文字 

段落选择：文本左侧双击左键、文本内三 击

1.1 文本编辑——快速选取文字 

全选：文本左侧空白区三击、【 Ctr 】 +A

1.1 文本编辑——运用导航快速定 位 

运用标题、大纲定位 1

3 4

2

1.1 文本编辑——运用导航快速定 位 

运用缩略图定位

1.1 文本编辑——运用导航快速定 位 

根据当前搜索结果定位

1.1 文本编辑——运用导航快速定 位 

“ 转到…”定位

1.1 文本编辑——窗口拆分

标尺右边的减号

1.1 文本编辑——窗口拆分

按住鼠标左 键往下拖拽

1.1 文本编辑——窗口拆分

1.1 文本编辑——窗口拆分

1.2 文档格式   

利用样式格式化文档 使用格式刷快速复制格式 根据大纲自动生成目录

1.2 文档格式——利用“样式”格 式化文档 1 3

2

利用“样式”格式化文档

4

5

1

新建“样式”

2 3

修改“样式” 1 、右键点 击

2

使用格式刷快速复制格式

2

1

使用格式刷快速复制格式

3

根据大纲、标题自动生成目录 1 2

3

根据大纲、标题自动生成目录

4 5 按住【 Ctrl 】键点击目录中的某一章节就会跳转到该页

根据大纲、标题自动生成目录

1.3 图片    

压缩图片以减少文档的体积 让图片作为特定页中的背景 实现文档中多张图片的自动编号 妙用自动更正功能快速插入图片

压缩图片以减少文档的体积 2

3 4 1

让图片作为特定页中的背景

此方法填充的效果为所有页面均设置背景

让图片作为特定页中的背景 1 2 3

方法：绘制一个与页面一 样大小的矩形框，然后设 置矩形框的填充效果。

让图片作为特定页中的背景

4 、绘制一个跟页 面一样大小的矩形 框

让图片作为特定页中的背景 5

6

让图片作为特定页中的背景

7 、选择背景图 片

让图片作为特定页中的背景

8

9

让图片作为特定页中的背景

实现文档中多张图片的自动编号

1 、右键点击图 片

2

3

4 、插入其他图 片

6

5

妙用自动更正功能快速插入图片

1 、插入一张图片， 并选中

妙用自动更正功能快速插入图片 2

3

妙用自动更正功能快速插入图片

4

5

妙用自动更正功能快速插入图片 6 7 、输 入替换 的文字 8

妙用自动更正功能快速插入图片

妙用自动更正功能快速插入图片

妙用自动更正功能快速插入图片

1.4 文档保护   

设置文档密码 限制格式和编辑 设置文档的打开和修改密码

设置文档密码 2 1 、打开要设置密 码的文档

3 4

设置文档密码 5

6

限制格式和编辑 2

1 、打开要设置密 码的文档

3

4

限制格式和编辑

5 6

7

限制格式和编辑

工具栏变成 灰色状态

设置文档的打开和修改密码 2 3

1 、打开要设置密 码的文档

设置文档的打开和修改密码

5 4

设置文档的打开和修改密码

6

7

设置文档的打开和修改密码

8 9

设置文档的打开和修改密码

输入打开文档 密码

当没有修改权限时 ，可以以“只读” 方式打开文档

1.5 脚注和尾注、书目  

脚注和尾注 书目

脚注和尾注 2

1

3

脚注和尾注

4

脚注和尾注

删除脚注、尾注：选中脚注 、尾注的数字上标， 按“ Backspace”“Delete” 键

脚注和尾注

书目 1 2

书目 3

5 4

书目 6

7

8

9

b. EXCEL 应用篇 1. 自动填充 2. 设置数据有效性 3. 高效数据处理功能

2.1 自动填充 

自动填充相同内容



数字填充



填充星期



填充星期



填充等差数值（时间）

填充等比数值 2 1

4 5

6

3



不连续单元格填充相同内容 填充效果

1 、按住【 Ctrl 】 键，左键点击选择 要填充的单元格

3 、按 【 Ctrl+Enter 】组 合键

2 、在最后一个选择的 单元格内输入填充内容

设置数据有效性 2 3 1 4

设置数据有效性

5

设置数据有效性

1

圈释无效数据 

使用上例的“数据有效性”规则 2 3 1

2.3 高效数据处理功能 

复杂排序

2 3

1

2.3 高效数据处理功能 

复杂排序

4

2.3 高效数据处理功能 

复杂排序

5

2.3 高效数据处理功能 

复杂排序

6 7

2.3 高效数据处理功能 

复杂排序

8

9

2.3 高效数据处理功能 

复杂排序

2.3 高效数据处理功能 

筛选功能 1 2

3

4

2.3 高效数据处理功能 

数字筛选

1 2

3

2.3 高效数据处理功能 

数字筛选 2

2.3 高效数据处理功能 

高级筛选

1

2.3 高效数据处理功能 

高级筛选 2 3

2.3 高效数据处理功能 

高级筛选

4 5

6

2.3 高效数据处理功能

7

谢谢！