Une réponse aux défis logistiques des événements

Panama Une réponse aux défis logistiques des événements

Dans le secteur événementiel, Panama est principalement connu comme une agence créative pour les événements d’entreprise et les événements publics. Mais Panama Events n’est qu’une division d’un groupe solide, qui offre aussi des services de vente, de brand activation et de soutien logistique. Ce dernier service est particulièrement intéressant pour les entreprises et agences qui prévoient des actions ou des événements avec une grande quantité de matériel promotionnel.

Lorsque Panama a vu le jour en 2002, c’était avant tout une organisation de vente. «À l’époque, nous fournissions des services de vente et de marketing, ce qui était principalement intéressant pour les marques de PGC», raconte Gilles Verbraeken de Panama. «Progressivement, les projets plus créatifs se sont multipliés, notamment les brand activations. C’est pourquoi nous avons entamé une collaboration avec 24Seven Events, afin de pouvoir faire appel à leur expertise créative. En 2012, nous avons repris 24Seven, dotant ainsi le groupe d’un département événementiel à part entière.»

Év énements sur mesure

Pour plus de clarté, 24Seven a été rebaptisé Panama Events il y a quelques années. «Panama Events organise ses événements de A à Z. Des événements d’entreprise et de grands événements publics mais aussi des projets de plus petite ampleur, tels que teambuildings, roadshows, lancements de produit et même construction de stand. Chaque projet est conçu sur mesure. Parmi les grands moments de l’année dernière, il y a eu notamment CIRCO, un spectacle magique de deux jours dans les nouveaux bâtiments de l’entreprise de construction Cordeel, et l’événement de lancement du nouveau Land Rover Defender, marqué par l’esprit d’aventure de la marque. L’encadrement VIP du départ du Tour de France à Bruxelles a également été un défi passionnant.»

Infrastructure logistique

L’accroissement au fil des ans des activités liées à la vente, la promotion et aux événements a également entraîné un élargissement du challenge logistique. «Nos représentants sillonnaient les routes avec le matériel promotionnel. Pour les clients, c’était plus pratique d’entreposer ces matériaux chez nous. Avec la progression des brand activations et des événements, l’aspect logistique est devenu plus complexe, ce qui nous a poussés à consolider notre infrastructure logistique.»

«cette maîtrise logistique, nous ne la réservons pas seulement à nos propres activités. Ell e s’adresse aussi aux autres entreprises ayant des besoins logistiques.»

Gestion efficace du stock

Bien que la logistique découle au départ des activités événementielles et de vente, elle a fini par devenir une division à part entière du groupe Panama. «Nous avons investi dans un logiciel efficace pour la gestion des stocks, spécifiquement développé par notre partenaire IT POS, marketing & event logistics», poursuit Lennert Staelens de Panama. «Nous avons choisi de travailler avec Becosoft, qui avait déjà de l’expérience dans la gestion de stock pour le monde de la mode. Ce développement nous a permis de proposer le soutien logistique en tant que service en soi, indépendamment de nos départements événements et promotion.»

Point de chute id éal

Au niveau logistique, Panama est actif dans tout le Benelux. «Nous sommes situés à Temse, un emplacement logistique parfait entre Gand, Bruxelles et Anvers, proche de la bretelle d’accès de l’E17. Ce qui en fait un point de chute idéal pour les contrats logistiques dans l’ensemble du Benelux. Ici, nous avons un entrepôt de 8000 m². Cet espace est flexible car nous avons la possibilité de louer de la capacité supplémentaire, jusque 20000 m².»

Stockage , livraison et entretien

Panama dispose donc de tous les moyens en interne pour gérer efficacement les matériaux POS des clients. Gilles Verbraeken: «Le client peut entreposer ici tous ses matériaux de visibilité, des petits gadgets aux drapeaux, en passant par les structures de tente ou les grandes arches gonflables. Bref, tout ce qui comporte un logo. Nous assurons le stockage, la livraison, l’installation, l’enlèvement et même le nettoyage et les éventuelles réparations. Pour cela, nous pouvons compter sur une équipe de 16 collaborateurs logistiques. En prime, nous concevons aussi des matériaux de visibilité: nous avons à notre service deux graphistes qui respectent les directives et imaginent des solutions rentrant dans le cadre fixé sans manquer de créativité.»

Outil online accessible

L’un des grands atouts de Panama est son outil en ligne permettant aux clients de gérer leurs matériaux de visibilité. «Un brand manager s’identifie sur notre portail en ligne», explique Lennert Staelens. «Où il obtient un aperçu visuel de ses matériaux disponibles. Il peut facilement indiquer ce dont il a besoin, en quelle quantité, à quel moment et à quel endroit. De plus, le budget se calcule directement. Dès que la commande est confirmée, elle nous arrive en direct sous forme de bon de commande. Ensuite, tout est préparé et livré. Pour nous, la flexibilité est la clé de tout.»

Équipe exp ériment ée

Sur le terrain aussi, le soutien logistique de Panama apporte véritablement un plus. «Nous ne nous contentons pas de déposer les matériaux devant la porte, nous veillons à ce qu’ils soient installés au bon endroit», précise Gilles Verbraeken. «Nos collaborateurs sont bilingues, ont une expérience variée des événements et garantissent au client une installation rapide et professionnelle. Car il y a plus à considérer que ce qu’on imagine: mesures, accessibilité, le côté humain... le client n’a à se soucier de rien de tout cela.»

Events , Sales & Promotions et Logistics

Panama est donc bien plus qu’une simple agence événementielle. «Avec Panama Events, nous proposons des concepts créatifs et de la gestion de projet. Avec Panama Sales & Promotions, nous réalisons des activations, qui sont en réalité des dizaines de mini événements à différents endroits. Les deux départements doivent faire face à un défi logistique à ne pas sous-estimer, qui est géré par Panama Logistics. Mais cette maîtrise logistique, nous ne la réservons pas seulement à nos propres activités. Elle s’adresse aussi aux autres entreprises ayant des besoins logistiques. Il faut savoir que d’autres agences événementielles ont régulièrement recours à nos solutions logistiques», conclut Lennert Staelens.