Een antwoord op de logistieke uitdagingen rondom events

Panama Een antwoord op de logistieke uitdagingen rondom events

Panama staat binnen de eventsector in de eerste plaats bekend als een creatief agentschap voor bedrijfsevenementen en publieke events. Maar Panama Events is slechts één divisie van een sterke groep die ook salesdiensten, brand activations en logistieke ondersteuning aanbiedt. Vooral deze laatste service is interessant voor bedrijven en agentschappen die acties of evenementen plannen met een grote hoeveelheid promotiemateriaal.

Toen Panama in 2002 ontstond, was het in de eerste plaats een salesorganisatie. “We leverden toen sales- en marketingdiensten, wat vooral interessant was voor merken binnen de FMCG”, zo vertelt Gilles Verbraeken van Panama. “Geleidelijk aan volgden er meer opdrachten met een creatieve insteek, zoals brand activations. Daarom zijn we toen gaan samenwerken met 24Seven Events, om een beroep te doen op hun creatieve expertise. In 2012 hebben we 24Seven overgenomen, zodat we binnen de groep een volwaardige eventdivisie hadden.”

Tailormade events

Om duidelijkheid te scheppen werd 24Seven enkele jaren geleden omgedoopt tot Panama Events. “Met Panama Events verzorgen we evenementen van A tot Z. Corporate events en grotere publieksevents, maar evengoed kleinere teambuildings, roadshows, productlanceringen, tot zelfs standenbouw. Elke opdracht is tailormade. Enkele blikvangers van het afgelopen jaar waren CIRCO, een magisch tweedaags spektakel in de nieuwe gebouwen van bouwbedrijf Cordeel, en de avontuurlijke lanceringsevents voor de nieuwe Land Rover Defender. Ook de VIPomkadering van de start van de Tour de France in Brussel was een mooie uitdaging.”

Logistieke infrastructuur

Met de groei van de sales-, promotie- en eventactiviteiten werd ook de logistieke uitdaging in de loop der jaren steeds groter. “Onze salesmensen gingen de baan op met promomateriaal. Voor onze klanten was het een stuk praktischer om deze materialen bij ons onder te brengen. Met de toename van de brand activations en events werd het logistieke verhaal een stuk groter, en werd onze logistieke infrastructuur verder versterkt.”

“Maar deze logistieke sterkte willen we niet enkel inzetten voor onze eigen activiteiten. Ook andere bedrijven met logistieke noden kunnen bij ons terecht.”

Effici ënt stockbeheer

Hoewel de logistiek binnen Panama eerst in functie stond van de event- en salesactiviteiten, groeide dit uit tot een aparte divisie binnen de groep. “We hebben een investering gedaan in efficiënte software voor stockbeheer, specifiek door onze IT partner ontwikkeld voor POS, marketing -en event logistics.”, zo gaat Lennert Staelens van Panama verder. “Hiervoor hebben we samengewerkt met Becosoft, dat al ervaring had met stockbeheer in de fashionwereld. Met deze ontwikkeling zijn we logistieke ondersteuning ook als een dienst op zich gaan aanbieden, dus los van onze eigen event- en promotiedivisies.”

Ideale uitvalsbasis

Op logistiek vlak is Panama actief in de volledige Benelux. “Wij zijn gelegen in Temse, een logistiek perfecte ligging tussen Gent, Brussel en Antwerpen, vlakbij de oprit van de E17. Dat maakt het de ideale uitvalsbasis voor logistieke opdrachten in de hele Benelux. We hebben hier een warehouse van 8000 m² ter beschikking. Deze ruimte is flexibel, want er bestaat de mogelijkheid om extra capaciteit bij te huren, tot 20000 m².”

Stockage , levering en onderhoud

Panama heeft dus alle middelen in huis om de POS-materialen van klanten op een goede manier te beheren. Gilles Verbraeken: “Men kan hier al zijn visibiliteitsmaterialen onderbrengen, van kleine gadgets, over vlaggen, tot en met tentstructuren of grote opblaasbogen. Eigenlijk alles waar een logo op staat. Wij zorgen voor de stockage, de levering, de plaatsing, de ophaling, tot en met de reiniging en de eventuele repartie. Hiervoor kunnen wij rekenen op een team van 16 logistieke medewerkers. Bovendien kan je bij ons ook terecht voor het ontwerpen van zichtbaarheidsmaterialen: wij hebben twee grafische mensen die alle guidelines respecteren en binnen die krijtlijnen zorgen voor creatieve oplossingen.”

Toegankelijke webtool

Een van de grote troeven van Panama is de webtool waarmee een klant zijn visibiliteitsmaterialen kan beheren. “Een brandmanager logt in op ons online portaal”, zegt Lennert Staelens. “Daar krijgt hij of zij een visueel overzicht van zijn beschikbare materialen. Men kan heel eenvoudig aanduiden wat men nodig heeft, in welke aantallen, op welk tijdstip en op welke locatie. Bovendien krijgt men daarbij onmiddellijk een budgetcalculatie te zien. Van zodra de bestelling bevestigd wordt, komt deze live bij ons binnen als bestelbon. Daarna wordt alles klaargezet en geleverd. Flexibiliteit is voor ons een sleutelwoord.”

Ervaren crew

Maar ook op het terrein heeft de logistieke ondersteuning door Panama een meerwaarde. “Wij zullen deze materialen niet zomaar voor de deur afzetten, wij zorgen ervoor dat ze ook op de juiste plaats geïnstalleerd worden”, aldus Gilles Verbraeken. “Onze mensen zijn tweetalig, hebben een ruime ervaring op vlak van events, en zorgen ervoor dat de klant kan rekenen op een vlotte en professionele plaatsing. Want er komt toch meer bij kijken dan men zou denken: opmetingen, toegankelijkheid, het people-aspect… De klant hoeft zich hier alvast geen zorgen meer over te maken.”

Events , Sales & Promotions en Logistics naast elkaar

Panama is dus veel meer dan enkel maar een evenementenagentschap. “Met Panama Events zorgen wij voor creatieve concepten en projectmanagement. Met Panama Sales & Promotions verzorgen we activaties, wat eigenlijk tientallen minievents zijn op veel verschillende locaties. Beide divisies hebben te maken met een niet te onderschatten logistieke uitdaging, die we aanpakken met Panama Logistics. Maar deze logistieke sterkte willen we niet enkel inzetten voor onze eigen activiteiten. Ook andere bedrijven met logistieke noden kunnen bij ons terecht. Belangrijk is te weten dat ook andere evenementenagentschappen regelmatig een beroep doen op onze logistieke oplossingen”, zo besluit Lennert Staelens.