Uno de los factores destacados de SAGE 7.0 es involucrar de forma más activa a los padres de familia en el proceso de educación de sus hijos, ya que el sistema ofrece un canal directo con la institución, brindándoles la posibilidad de acceder directamente a información como notas, reportes, circulares, calendario escolar, carga académica, tareas, etc. Como podrá ver SAGE 7.0 Software Administrativo & Gestión Educativa es una herramienta indispensable para el desarrollo de la labor educativa actual, permitiéndole simplificar procesos, ahorrar tiempo e insumos, reducir costos y maximizar la interacción entre la comunidad educativa, creando un canal de comunicación directa entre alumnos, docentes, padres de familia y personal administrativo. A continuación les presentamos las características de SAGE 7.0, explicando uno a uno los diferentes módulos, aplicaciones y servicios adicionales, que le permitirán administrar de forma eficiente las diferentes tareas académicas en su institución.
Paquete Estándar SAGE 7.0 Software Administrativo & Gestión Este paquete incluye todo lo necesario para que la institución educativa controle todos sus procesos académicos y convivenciales de inicio a fin de año lectivo. 1. REGISTRO DE ALUMNOS: Este módulo permite el registro ilimitado de alumnos a la base de datos: - Nombres y Apellidos. - Sexo. - EPS. - Edad (El sistema la detecta). - Teléfono casa. - Correo electrónico - Nivel del Sisben - Nombre y apellidos de los padres. - Nombre del Acudiente.
- Tipo de documento. - RH y Grupo sanguíneo. - Lugar de nacimiento. - Dirección residencia. - Teléfono móvil. - Código Estudiantil. - Discapacidades - Dirección de los padres - Dirección del Acudiente
- Número de Identificación. - Estrato. - Fecha de nacimiento. - Barrio. - Otro teléfono. - Grado - Desplazado, Etnia y Dane - Teléfono de los padres. - Teléfono del Acudiente.
2. REGISTRO ILIMITADO DE DOCENTES: Este módulo permite el registro ilimitado de los docentes de la institución. 3. REGISTRO DE MATERIAS Y AREAS: Este módulo permite la creación y organización de las materias y áreas de cada año lectivo. 4. CURSOS: Este módulo le permite:
Crear, modificar y Organizar los cursos de cada sede. Cambiar estudiantes de un curso a otro, esta opción permite mover estudiantes entre cursos aun cuando ya se haya iniciado el año y el estudiante tenga notas de periodos anteriores.
5. SISTEMA DE EVALUACIÓN: cuenta con una variedad de sistemas de evaluación para que puedan ser usados por las instituciones educativas: •
REGISTRO DE NOTAS: a. b.
c.
•
El docente puede registrar una sola nota en el periodo. El docente puede registrar varias notas en el periodo (Notas parciales) asignando a cada una de las notas un porcentaje, a final de periodo el sistema promedia estas notas y obtiene la nota de periodo. El docente puede registrar sus indicadores o conceptos y el sistema crea una nota parcial para cada uno de estos indicadores, si la nota es baja el sistema automáticamente muestra la recomendación para el indicador perdido.
REGISTRO DE INDICADORES: Independientemente de cómo se manejan las notas en los puntos a y b, el sistema permite el registro de indicadores o conceptos con los siguientes métodos: a.
b.
c.
d.
Conceptos unificados: Solo el director de área registra los conceptos para su área en cada uno de los grados, el sistema tomará estos conceptos como predefinidos para cada curso y materia. Cada uno de los docentes registra sus propios conceptos de periodo y en el boletín se muestran estos conceptos. En este método no se tiene en cuenta que conceptos perdió el estudiante. El docente registra sus conceptos y los evalúa para cada estudiante si lo aprobó o no lo aprobó, en el informe académico se muestra el concepto y si no fue aprobado también se muestra la recomendación. Conceptos libres: El docente crea y asigna conceptos libremente a cada estudiante, puede marcar si el concepto fue aprobado o no.
6. MODULO DE NOTAS: Permite al administrador del sistema modificar las notas de los estudiantes, permite crear notas parciales que serán obligatorias para los docentes, por ejemplo una nota en el periodo que equivale a convivencia y que tiene un valor de 5%, el docente está obligado a registrar estas notas sin posibilidad de modificar el porcentaje de la nota o el concepto de a nota.
7. REGISTRO DE PERIODOS Y FECHAS DE INGRESO DE NOTAS: Permite el registro ilimitado de periodos académicos por cada año, se pueden crear un número ilimitado periodos académicos. • •
Para cada periodo se registra fecha de inicio y finalización del periodo, también el porcentaje del periodo en la nota final del año. Registro de las fechas de inicio y finalización de registro de notas en el sistema para los docentes.
8. USUARIOS DEL SISTEMA: Este módulo de usuarios, permite al administrador del sistema crear usuarios adicionales y dar accesos a los módulos del programa. Esto con el fin de distribuir las tareas entre los diferentes entes de la institución educativa: actualmente se cuenta con 14 tipos de usuarios: ROL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
TIPO ADMINISTRADOR SAGE COORDINADOR DE DISCIPLINA DOCENTE COORDINADOR ACADEMICO RECTOR ORIENTADOR(A) ADMINISTRATIVOS COORDINADOR GENERAL MANTENIMIENTO COORD. GENERAL PRIMARIA JT COORD. GENERAL PRIMARIA JM SECRETARIO(A) ACADEMICO(A) PERSONAL SEGURIDAD ADMINISTRADOR 40 HORAS
Cada uno de los usuarios cumple una función determinada dentro del sistema. 9. REPORTES: SAGE 7.0. Genera más de 50 certificados entre los que se encuentran:
Informe de periodo de cada estudiante. Informe final para cada estudiante. Consolidado de periodo. Consolidado de periodo para firma de acudientes en la entrega de boletines. Consolidado Final. Consolidado de asistencia. Consolidado final de asistencia.
Listado de estudiantes organizados por promedio. Planillas auxiliares para docentes. Listados de estudiantes para cada docente y materia, estos listados pueden incluir o no las notas de los periodos anteriores. Certificados de educación. Libros Finales. (Requerido por secretaria) Listado de estudiantes Promovidos. Listado de estudiantes no promovidos. Cuadros de Honor de cada curso(3 primeros) Cuadros de Honor a nivel de sede(el mejor estudiante de cada curso) Registro de resultados académicos en cada periodo. (Requerido por secretaria) estadísticas por cursos, docentes y materias. Reporte aprobación por curso y materia. Rendimiento por ciclos. (Requerido por secretaria) Resumen general(Propuesto por la institución) Hoja de matrícula.
10. CERTIFICADOS: Genera los siguientes certificados para cualquier año lectivo.
Certificado de estudio. Paz y salvo Acta de recuperación. Constancia de desempeño. Solicitud de permisos para docentes. Certificado de educación.
11. REGISTRO DE NOTAS, LOGROS Y ASISTENCIA POR INTERNET: Completo modulo para que los docentes puedan realizar las siguientes acciones: a) b) c) d) e)
Registrar notas definitivas de periodo o notas parciales de periodo. Registrar las competencias e indicadores de logro que serán evaluadas en cada periodo. Registrar faltas de asistencia por periodo. Asignar la misma nota a todos los estudiantes. Copiar notas de una materia a otra siempre y cuando el docente dicte las dos materias implicadas. f) Copiar notas de otros periodos. g) Registrar faltas disciplinarias a un estudiante. 12. APLICATIVO ESTUDIANTE: Este módulo, permite al estudiante consultar las notas de cada periodo y final, por cada año cursado en la institución, también puede consultar su historial
disciplinario, faltas a la institución, competencias e indicadores de cada periodo, las recomendaciones en caso de perder la materia en el periodo, útil para que los padres de familia estén enterados de lo que sucede en el colegio. (Este módulo se maneja por Internet en tiempo real.) 13. MODULO DE ASISTENCIA: Este módulo permite llevar un control detallado de las inasistencias del estudiante al colegio, el registro se hace por fechas y toda la información registrada en este módulo estará visible para cada estudiante en el módulo de Internet para que los padres de familia tengan conocimiento, este módulo también genera informes de inasistencia para cada estudiante o por grupos, por periodos, al año o entre dos fechas seleccionadas. 14. MODULO COORDINACION DE DISCIPLINA: Completo modulo para el control disciplinario del estudiante, el docente o coordinador encargado puede registrar fichas de seguimiento, modificarlas, borrarlas según los permisos que tengan, consultar el historial completo de cada estudiante, imprimirlo, realizar citaciones a los acudientes o padres de familia. Este módulo solo se maneja por Internet.
MODULO ADICIONALES QUE NO ESTAN INCLUIDOS EN EL PAQUETE ESTANDAR. A continuación relacionamos una serie de módulos, aplicaciones y servicios adicionales, que le permitirán potencializar el alcance de SAGE 7.0 diseñados para complementar y facilitar las tareas académicas en su institución de acuerdo a sus necesidades puntuales *Cada uno tendrá un costo adicional. Algunos de nuestros clientes: http://colegioenriqueolayaherrera.edu.co/ http://www.colegiomisaelpastranaborrero.edu.co/ MODULO DE REGISTRO DE NOTAS Y ASISTENCIA DESDE EL SALÓN DE CLASE: Este módulo permite el registro de notas en tiempo real dentro del aula de clase o la sala de profesores, por medio de una red interna en la institución. Para esto es necesario un módulo que requiere de una TABLET. MÓDULO DE AULAS VIRTUALES: Esta plataforma permite a los maestros desarrollar un proyecto con la finalidad de dar soporte a un marco de educación social constructivista, en la cual se cuenta con características como: gestión de perfiles de usuario, realizar exámenes en línea, presentación de cualquier contenido digital, gestión de tareas, implementación de foros de debate o consulta y salas de chat.
Capacitación Administración Plataforma de Aulas Virtuales Se realizará una capacitación de tres horas, 1 hora para administradores y dos horas para autores, tratando temas como: la estructura de la plataforma, crear categorías, crear cursos, administración de usuarios, configuración y administración de cursos, publicación de contenidos multimedia, publicación de archivos adjuntos, configuración y publicación de exámenes, configuración de un sistema de calificación, etc.
MÓDULO DE VOTACIONES: Permite hacer las votaciones de consejo estudiantil por medio de Internet, registro ilimitado de candidatos y cargos. Los resultados se pueden observar en tiempo real, este módulo le permite ahorrar en papelería e insumos en un 100%. Las votaciones se pueden realizar en una jornada escolar desde los equipos de cómputo de informática ó tablets. MÓDULO CARNETIZACIÓN: Permite la impresión de los carnets de la institución, ya sea por una cara en caso de imprimirlos en plástico, o de dos caras para ser impresos en papel. Se imprime por curso, individual o por selección libre, la calidad de impresión recomendada es de 300 Dpi, el carnet incluye un código de barras con la identificación del estudiante. El formato o modelo del carnet debe ser elegido por la institución, o la empresa puede proponer varios formatos. En caso de necesitarse la impresión directa sobre una impresora de carnets de identificación, el software debe ser ajustado para dicha impresión. MÓDULO CAPTURA DE FOTOS: Modulo que se integra al sistema SAGE para capturar y guardar directamente en la base de datos la foto de cada estudiante, el tamaño de la foto es de 65 * 100 pixeles en formato PNG. Estas fotos aparecerán automáticamente en el carnet al ser impreso. En los informes de periodo y también en el módulo de estudiantes (Internet). Requiere una cámara WebCam.
MODULO DE VISITAS: Este nuevo sistema permite tener un completo registro de las personas que ingresan a la institución, el modulo es controlado por el personal de seguridad:
Registro de apellidos, nombres e identificación. De la persona que ingresa. Capturar la foto de la cedula y de la persona que ingresa. Hacer un comentario sobre el motivo de ingreso. El sistema toma automáticamente la fecha y hora de ingreso.
El sistema registra automáticamente fecha y hora de salida.
Requiere una cámara IP y una tablet o computador en portería. MÓDULO REGISTRO Y ASISTENCIA: Este módulo permite registrar la asistencia a la institución de los estudiantes, profesores y personal administrativo, por medio de un lector de barras y un computador de escritorio o computador portátil en portería, de esta manera se puede saber que estudiantes no ingresaron a la institución, generar un reporte con los datos del estudiante y teléfonos de acudientes. El modulo además permite para los coordinadores asignar permisos de salida de la institución y estos estén visibles en portería, sin necesidad de enviar papeles firmados, el coordinador asigna el permiso al estudiante y cuando el estudiante presente su carnet en portería, se puede verificar si el estudiante tiene permiso para salir. Requiere un computador en portería y un lector de barras. MÓDULO BIBLIOTECA: Modulo para el control de préstamos de libros en biblioteca:
Préstamos de libros en la biblioteca. Lector de código de barras para los préstamos o devoluciones y Generador de códigos de barras para los libros. La disponibilidad de los libros, así como la fecha de vencimiento de los libros prestados. Completa integración con la base de datos principal, para los paz y salvo. Desde Internet el estudiante puede consultar el historial de libros solicitados, disponibilidad, reservar libros, etc.
Requiere un computador o tablet en biblioteca. MÓDULO EMISORA VIRTUAL: Creación de la Emisora de la institución a través de Internet. Sin requerimientos. Solo una conexión a Internet para que se pueda transmitir los programas. MODULO SMS: Este módulo permite:
Realizar citaciones por medio de un mensaje de texto SMS a padres de familia y/o acudientes cuando un coordinador o rector lo requieran. Solicitar las notas de periodo de un estudiante por medio de un SMS. Enviar mensajes de texto al personal de la institución para notificar sobre reuniones, etc.
No tiene requerimientos.
MODULO VIGILANCIA Y MONITOREO: SAGE 7.0 es capaz de integrar un completo sistema de seguridad para la institución educativa, este sistema consta de:
Cámaras IP de vigilancia, tanto para uso interior como para uso exterior: estas cámaras no necesitan cable de red ya que funcionan por red inalámbrica WIFI solo necesitan una conexión a la fuente de energía 110V. Router inalámbrico: Un router permite distribuir una línea de Internet a muchos dispositivos. Repetidor de señal: se utiliza en instalaciones donde la señal del router no llega.
En que consiste: El sistema de seguridad consiste en:
La institución educativa puede adquirir hasta 250 cámaras de vigilancia. Estas cámaras pueden ser instaladas en las canchas, corredores, aulas de clase, portería, laboratorios, y donde se requieran. Coordinadores de disciplina, coordinadores académicos, rector, personal de seguridad podrán en cualquier momento visualizar las cámaras y lo que está sucediendo aun en las noches, el sistema permite visualizar cualquier cámara ya sea por medio de un computador de escritorio o portátil y Tablet. Las cámaras pueden rotar para aumentar el rango de supervisión. Como el sistema lo indica solo está configurado para monitoreo, el video que cada cámara captura no es guardado por el sistema pero con pasos adicionales es posible grabar el video. Las camaras pueden ser configuradas para que detecten movimiento y envíen notificaciones por e-mail o por mensaje de texto. Coordinador de disciplina puede observar los cursos (en video) y verificar si faltan estudiantes y de acuerdo a eso registrar faltas.
Requiere: - al menos una cámara ip. - Un computador o tablet para cada persona que requiera monitorear. - Un router si la institución no lo tiene. - Repetidores en caso que se requiera. Actualizaciones periódicas: El software se actualiza constantemente (1 o 2 actualizaciones mensuales) y de forma automática, estas actualizaciones incluyen nuevos formatos estadísticos, mejoras de rendimiento, corrección de posibles errores, nuevos módulos.
GENERALIDADES: TIPOS DE CONEXIÓN DEL SOFTWARE: PC servidor: El software SAGE 7.0 administrador se manejara a través del sitio web de la institución, y se tendrá acceso desde cualquier equipo con Internet (Computador de escritorio, portátil, tablet, ipad, celular) las 24 horas del día, sin limitación para los equipos.
BENEFICIOS POS-VENTA DEL SOFTWARE. Para nosotros es importante mantener un sistema actualizado al igual que prestar la mejor capacitación en el uso de nuestro software. Para la satisfacción de nuestros clientes ofrecemos los siguientes beneficios:
CAPACITACIÓN: Según se requiera, No incluida en el costo.
IMPORTAR DATOS A LA BASE DE DATOS DEL SOFTWARE. Se ofrece el registro de la información necesaria en cada una de las bases de datos. Este registro lo realiza personal calificado de la empresa. Para esto se solicita el material necesario por parte de la institución.
SOPORTE TÉCNICO: Se ofrece el soporte técnico virtual, telefónico y presencial (según disponibilidad), el soporte técnico es inmediato y no requiere personal de soporte en la institución.
TIEMPO TOTAL DE ENTREGA: El software se entregara en 7 días hábiles, para la configuración inicial es necesario tener cierta información básica: o
Listado de cursos en Excel. Los cursos deben estar nombrados según la siguiente tabla Nombre del curso GRADO PRE-JARDIN JARDIN TRANSICION PRIMERO SEGUNDO TERCERO CUARTO QUINTO
NOMBRE SOFTWARE -2 -1 0 1 2 3 4 5
SEXTO SEPTIMO OCTAVO NOVENO DECIMO ONCE DOCE - NORMAL SUPERIOR TRECE - NORMAL SUPERIOR CICLO 1 ADULTOS CICLO 2 ADULTOS CICLO 3 ADULTOS CICLO 4 ADULTOS CICLO 5 ADULTOS CICLO 6 ADULTOS ACELERACION DE APRENDIZAJE
6 7 8 9 10 11 12 13 21 22 23 24 25 26 99
Sede a la que pertenece.
Por ejemplo para el curso quinto tres el nombre debe ser: 5-3, para el curso (ciclo 5 adultos) debe ser 25-1, 25-2 etc. Estos nombres son los aceptados por secretaria de educación. o
Listado de docentes en Excel.
o
Listado de materias en excel:
o
Nombre materia
Listado de sedes y jornadas en Excel.
o
Apellidos Nombres Identificación Email Celular(sin puntos ni espacios)
Nombre sede. Jornada
Escala nacional.
Bajo de x a y Básico de x a y
o o o o
Alto de x a y Superior de x a y
Nombre y cedula de la o el secretario académico. (en word) Nombre y cedula del rector. (en word) Una descripción detallada del sistema de calificación de la institución educativa.
Listado en Excel de los estudiantes de la institución: Apellidos. Nombres Identificación Nota: Las asignaciones académicas las debe registrar el administrador del sistema.