Booklet de cooperação by leticiaferro

Booklet de cooperação iGCDP 2015

Sumário 1 – 3 O que é cooperação? 4 – 6 Informal, porém proﬁssional 7 – Noção de suppliers para o ﬁm de ano 8 – Flow de oGCDP 9 – 12 Good cases 13 – 15 O que fazer? 16 – O que não fazer? 17 – O que deve ser alinhado com a minha cooperação? 18 – Tracking de cooperação 19 – Como lidar com quebra de MA de cooperação?

O que é cooperação? Cooperação é quando se estabelece uma relação de parceria em que as duas partes colaboram entre si buscando um crescimento mútuo. Uma relação de cooperação só é bem sucedida quando ambas as partes entendem o seu papel dentro da parceria e conseguem Nrar resultados posiNvos disso. No âmbito da AIESEC, a cooperação a nível de operações em ICX e OGX é justamente um compar9lhamento de resultado e uma educação e planejamento para co-‐entrega. A experiência de intercâmbio da AIESEC só acontece quando ambas as partes de OGX e ICX se completam, uma dispondo de EPs (supply) e outra recebendo tais EPs (demmand) para seus projetos. A ponte entre ambas as partes, normalmente acaba sendo o próprio sistema (anNgo MyAIESEC e hoje EXPA) ou o próprio EP que busca o ICX. Essa conexão é muito frágil, e resulta em pouco volume de resultado (devido à abordagem individual um-‐a-‐um ser pouco efeNva) e distanciamento entre as AIESECs Supply e Demmand (OGX e ICX), o que diﬁculta a construção conjunta da experiência do EP. 1

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O que é cooperação? Com as grandes mudanças no sistema (MyAIESEC > EXPA) e com as alterações no Customer Flow, a abordagem individual se tornou mais di_cil e a acessibilidade aos Commièes ficou mais fácil. A cooperação deixa de ser um adicional e se torna um requisito para uma entrega de sucesso para qualquer AIESEC a nível local. Cada vez mais a tendência é de que Searchtools de EPs deixem de exisNr, o EXPA em si também não permite consulta de listas de EPs, no entanto o contato de EP Managers, VPs, LCPs e MCs está mais claro e acessível. A cooperação entra justamente, quando a ponte entre OGX e ICX para chegar até um RE, se torna os próprios membros dos comitês (PM, Manager, VP, LCP, NST, MC). Se sobressaí o CL que abre essa via comunica9va e busca direto na fonte seus EPs ou os projetos, pois assim ele conhece melhor com quem se está trabalhando. Entrando especificamente em GCDP, cada vez mais a tendência é de que os CLs estabeleçam entre si mínimos exigidos para ambas as partes. 2

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O que é cooperação? O supplier quer a garan9a de uma experiência de qualidade, enquanto o ICX quer EPs alinhados com o LDM e com os valores da AIESEC. E um fato que se constata, é que ICX cresce em um ríNmo mais acelerado que OGX em nível global. Portanto, há mais demanda do que supply, fazendo assim com que o ICX deva tomar a inicia9va de abrir a via comunica9va e entrar em contato com esses CLs a fim de construir uma relação de cooperação. E como dito no início, essa relação de cooperação tem que se benéfica para ambos os lados, e deve trazer resultados posiNvos. Portanto, iGCDP deve buscar essas cooperações, iGCDP deve buscar seus EPs de maneira aNva conversando diretamente com os CLs que podem fornecê-‐los. Isso é fazer cooperação. Entrar em contato com seu supply, definir mínimos de qualidade e metas de resultado conjunto. Metas essas que não devem ser enxergues como obrigações a serem cumpridas, mas sim como um desafio dentro da realidade de ambas as partes, que se aNngido vai concreNzar um crescimento mútuo e uma relação posiNva. Ou seja, é preciso conhecer a realidade do seu cooperado, e somente a par9r daí construir as metas e os mínimos.

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Informal, porém profissional Esse contato que iGCDP faz com oGCDP deve ser de certa forma informal, mas sem perder o proﬁssionalismo. É arriscado lidar com cooperações de uma maneira muito formal, impondo contratos ou penalidades; isso constringe oGCDP com o medo de ﬁrmar uma obrigação de enviar determinada quanNdade de EPs, pressionando ao invés de incenNvar. É também arriscado tentar construir uma cooperação apenas lidando informalmente, sem embasar-‐se em nenhuma ferramenta (como planilhas ou grupos em redes sociais) e apenas esperando que o que foi conversado seja cumprido (sem a aplicação devida de follow up e sem presença constante do ICX no OGX). Assim, para construir o conceito de exatamente como se deve lidar com uma cooperação, é preciso entender um princípio básico: O que leva um VP OGX ou EP Manager a enviar um EP a um CL X? O que esse CL X tem de diferente do CL Y? 4

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Informal, porém profissional Essencialmente, um VP OGX ou EP Manager envia um EP à um desNno, quando este confia que está fazendo uma decisão certa. OGX precisa confiar em ICX antes de pensar em qualquer envio de EP. Portanto, independentemente de como se faz o contato entre ICX e OGX em busca de uma cooperação onde o supplier envie EPs, o importante é que se conquiste a confiança do OGX. Ninguém confia em um ICX que pressiona diáriamente por e-‐mail "onde estão os EPs que prometeste" ao mesmo tempo que ninguém confia em um ICX que faz uma reunião por Skype em que definem-‐se metas e estratégias de cooperação, mas não conversa nunca mais com o OGX, apenas espera. O importante dessa relação de cooperação, é que se tenham ferramentas aceitas por ambos os lados, mas em especial o Supplier (OGX) deve se senNr confortável e confiar nisso. Em alguns casos bastam grupos de WhatsApp, em outros Planilhas comparNlhadas são necessárias. 5

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Informal, porém profissional Mas uma coisa é essencial, independentemente das ferramentas: contato humano e comunicação. Ninguém confia em desconhecidos, ninguém confia em pessoas que só sabem cobrar, ninguém confia em pessoas que não tem empaNa, ninguém confia em pessoas que não se mostram pró-‐aNvas para resolver os problemas. É preciso criar uma relação além da AIESEC, é preciso ter contato com seu supplier em momentos que vão além de simplesmente cobrar quando precisa de EPs. É preciso criar uma relação de amizade, uma relação amistosa, uma relação realmente colabora9va. É preciso culNvar essa confiança, ela não vai vir da noite para o dia.

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Noção de suppliers para o fim do ano: Os melhores suppliers para o final do ano são os CLs da América LaNna, devido à Nmeline deles ser parecida com a do Brasil. Os países fora da América La9na tem poucas férias no final do ano, o que dificulta na hora da realização. Os nossos principais suppliers da América LaNna em 2014, de acordo com o PDM, são: Colômbia, Peru, México, Chile e ArgenNna.

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Flow de oGCDP: Para começar a pensar em conquistar a confiança de algum VP OGX ou EP Manager, é importante que se entenda pelo que eles passam, antes de realmente poderem te fornecer os EPs. É preciso entender o flow de oGCDP, é preciso entender quais são as estratégias de divulgação, de conversão, de MA do seu supplier. Pois somente entendendo pelo o quê o OGX está passando, se pode propor soluções aos problemas e às falhas no processo, mostrando-‐se assim como um iGCDP pró-‐aNvo e parNcipaNvo na co-‐entrega, que realmente quer criar uma relação mútua onde ICX ajuda OGX, e OGX confia seus EPs ao desNno. A parNr do momento que OGX ver uNlidade de fechar uma cooperação, a parNr do momento que OGX ver que fechando a cooperação ele só tem a ganhar, a relação de confiança está pra9camente construída. Resta apenas, culNvar e manter essa relação com contato semanal por diversos meios e sem necessariamente trackear ou cobrar o supplier, mas apenas se preocupando, se mostrando com empaNa.

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Good cases: No começo da minha gestão muitos CLs vieram me mandar e-‐mail ou inbox querendo conversar sobre cooperação,alguns de legado de 2014 e outros de lugares que nós nunca Nvemos EP antes.Mesmo assim, ter um número muito grande de cooperações não foi o que tornouefeNva a conversão para o meu pico, de 14, posso contar com mais ou menos 7/8delas. Sempre trabalhei de maneira muito próxima, minhas cooperações são meus amigos, conversamos sobre qualquer coisa eisso fez muita diferença porque eles se sentem a vontade para conversar comigoe confiam no trabalho que desenvolvemos aqui, sempre fui muito transparente sobre minhas expectaNvas e sobre o que seria a realidade. Whatsapp e Facebookforam ferramentas chaves para desenvolver isso, informações imperdíveisenviamos por e-‐mail mas no nosso dia-‐a-‐dia o inbox não para. Com todas elas eu fiz questão deter uma reunião no skype para alinharmos formas de trabalho, contato, comalguns eu defini uma aproximação de metas (com DDL) e com outros definimosformas de abordar o EP, estratégias de firefighNng e de codelivery. 9

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Good cases: Esses dois úlNmos pontos foram os principais na entrega, nem todas as cooperações me enviaram o número de EPs quenós xnhamos combinado, mas todas as que enviaram estavam alinhadas com o quenós estaríamos realizando aqui em Santos e o que esperávamos deles como co-‐delivery. Um ponto que pegou muito forte foi o trabalho na OPS e na IPS/LEAD,começamos a trabalhar desde a saída do país e realize deles aqui, o queesperavam desenvolver, o que os caracterizaria como líderes ao ﬁm dointercâmbio e como eles estariam desenvolvendo isso. Sobre isso eu enviava umreport para os VPs da cooperação, contando todos os detalhes da XP, como elesagiram enfrentando certa situação, como era o comportamento no LEAD, asmudanças que estavam apresentando e quais os pontos que ainda deveriam sertrabalhamos ou reﬂeNdos em uma futura RIS. Costumo brincar com eles de que amaior mensurável de sucesso que nós temos como cooperação é que esses trainees realmente se convertam a returnees quando voltem aos seus países!” Beatriz Salleé, VP iGCDP @SA 10

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Good cases: "No inicio da minha gestão meu LCP me disse: vou para o ILC fechar cooperação, vai ser assim que vamos conseguir resultados. De início não acreditei que seria tão efeNvo quanto foi. Depois do ILC 7 cooperações fechadas, muitos grupos no whatsapp, se iniciou o relacionamento com todas as cooperação. Um contato quase diário com eles, entre bons dia e fotos da cidade os contatos dos EPs que queriam vir para Chapecó iam surgindo no meio das conversas, foi aí que eu percebi o grande "segredo" de se ter uma boa cooperação:Relacionamento. Percebido isso montei uma news da cidade, com fotos do comitê, fotos dos espaços onde os trainees iriam trabalhar e mais informações da cidade, ﬁz com cada um dos contatos com cooperações ﬁzessem com que eles se senNssem seguros de me mandar cada um dos interessado em Brasil para Chapecó, um cidade do Sul com pouco mais de 200 mil habitantes. Os pick-‐ups dos trainees que eram de cooperação, se tornaram mais especiais, porque assim que eles desembarcavam, as fotos dos pick-‐ups iam parar nos grupos do whats e era como se a parNr daquele momento tudo o que havíamos promeNdo e falado sobre a cidade precisa se concreNzar. 11

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Good cases: E hoje, quase no fim do pico, após uma análise da minha área percebi que dos meus 28 RE apenas 2 RE não foram de cooperação, confesso que de inicio me assustei quando percebi isso, mas fez com que eu entendesse que esse é o caminho para o crescimento de iGCDP na minha cidade. Com o pico do final do ano chegando, obviamente eu estou focada em fechar cooperação e ter um bom relacionamento com cada uma delas, pois o que eu mais quero é trainees que desembarquem na minha cidade querendo se desenvolver, e um bom delivery de trainee de cooperação significa com toda a certeza do mundo a conversão de outros trainees, além de ele virarem returnees e venderem a minha cidade como um representante do Brasil pelo mundo a fora.” Pricila Lira – VP iGCDP @CH

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O que fazer? -‐ Ser presente e fast-‐responding com o seu contato do CL cooperado -‐ Ter uma ferramenta como base que ambos os lados tenham acesso e usem -‐ Comece buscando cooperações com CLs que você já recebeu EPs e foram good cases -‐ Trate como a construção de uma relação informal, então não converse só sobre EPs, MA e DDLs. Troque experiências sobre tudo. -‐ Faça um Tracking leve e sem pressão -‐ CriaNvidade ao pensar em estratégias com o cooperado: desde vídeos chamando os EPs dele até News semanais ou quinzenais. -‐ ExpectaNvas alinhadas: entendam bem ambas as realidades, para que a cobrança seja natural e ninguém se sinta pressionado. -‐ Se não sabe por onde começar, poste em grupos de Facebook buscando VPs oGCDP

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O que fazer? -‐ Ache seus contatos buscando pelo EXPA, não espere uma Contact List perfeita com todos contatos de todos VPs atualizada -‐ Pense pró-‐aNvamente e seja empreendedor. iGCDP é o maior interessado, se mostre disponível e não diﬁculte as coisas para OGX. -‐ Tenha metas, DDLs, estratégias claras -‐ Crie ambientes amistosos e pense até mesmo em nomes para as cooperações, para que realmente vire uma campanha. -‐ Faça transição de suas cooperações quando sua gestão acabar, e exija que o mesmo aconteça quando a gestão do VP OGX acabar -‐ Pense em metas a longo prazo, não somente para o próximo pico -‐ Entenda a realidade do OGX e ache soluções para os problemas dele -‐ Mande relatórios sobre o EP durante o RE e mantenha o contato com os EP Managers antes, durante e depois do RE. 14

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O que fazer? -‐  Seja transparente e honesto, nenhum CL e nenhum projeto é perfeito e OGX sabe disso, ser sincero é a chave para gerar conﬁança -‐ Use muitas mídias, vídeos, fotos, audios como estratégia -‐ UNlize a planilha fornecida pelo MC, pois ela delineia muito bem todos os pontos que uma cooperação deve ter.

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O que não fazer? -‐ Não manter um acompanhamento das aNvidades do cooperado. -‐ Modiﬁcar metas, Nmeline ou foco durante o processo, sem acordo prévio com o cooperado. -‐ Não entregar o que foi cumprido ao se estabelecer a cooperação. -‐ Trackear constantemente o cooperado, chegando a ser chato e incômodo.

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O que deve ser alinhado com a minha cooperação? -‐ Envolvidos se conheçam (VP OGX conheça quem é o VP ICX que quer criar uma relação mútua) -‐ Ambos entendam como é a realidade do outro CL (para que não se estabeleçam metas ou estratégias inaNngíveis dentro de cada realidade) -‐ Alinhamento sobre AIESEC, LDM, Projetos e perﬁs dos EPs. -‐ Valores que devem guiar a cooperação -‐ Até mesmo um nome para a cooperação, criando um ambiente mais amistoso -‐ Next step claro

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Tracking da cooperação: Visando a diﬁculdade que nossos CLs Nnham em fazer tracking de cooperações, o Nme de CXO criou uma ferramenta maravilhosa para isso: h`ps://goo.gl/QuUzF8 Façam uma cópia para vocês e aproveitem. Usando a ferramenta de forma correta, o tracking vai ser 100% mais efeNvo.

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Como lidar com quebra de MA de cooperação: Buscar um acompanhamento periódico (pode ser semanal) dos EPs das cooperações, a fim de estabelecer uma relação muito mais aberta e clara com OGX; Ao aparecimento de eventuais problemas, buscar resolver junto dos EPs, em contato sempre com OGX, para que este tenha ciência do andamento do processo; Em caso de reincidência de mal comportamento, mesmo após as conversar prévias com os trainees, conversar com OGX a fim de buscar a melhor solução para a cooperação; Já deixar previamente alinhado com OGX como proceder no caso de quebras de MA (pode-‐se uNlizar da EP Leèr para tal).

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