Checklist Mentorat/Tutorat

MENTORAT/TUTORAT

#INSPIRE MENTORAT/TUTORAT

Le tutorat et le mentorat en entreprise

Tuteur, mentor : les différences et leur intérêt commun au service de l’entreprise

Le tuteur va encadrer de (plus ou moins) jeunes adultes en formation sur un poste particulier dans le cadre de contrats en alternance, d’une période de professionnalisation ou d’intégration et s’assurer que le stagiaire a la possibilité de mettre en application son apprentissage théorique au sein de l’entreprise.

Quant au rôle du mentor, il est d’accompagner le stagiaire dans son développement de carrière en général ou sur un projet en particulier : il n’évalue donc pas le mentoré mais peut apporter un feedback au manager du mentoré, dans le cadre de l’évaluation annuelle ou pour une promotion. Ce que l’on attend d’un mentor, c’est d’apporter, grâce à son expérience et ses acquis, des conseils, du coaching et une prise de recul.

Le tuteur, dans le cadre d’une alternance, ne peut avoir que deux alternants sous sa responsabilité.

Le mentor n’est pas limité, mais selon le niveau d’implication, il serait judicieux de limiter le nombre de collaborateurs suivis.

Une relation de mentorat peut s’arrêter facilement, sans formalisme nécessaire, ce qui n’est pas le cas dans le cadre du tutorat en alternance.

Grâce au tutorat, vous vous assurez que les alternants accueillis sont bien encadrés et développent les compétences adéquates sur leur poste et ainsi, ils seront plus susceptibles d’être recrutés à l’issue de leur contrat.

Le mentorat est, quant à lui, un levier de partage et de collaboration entre collaborateurs.

Ces deux dispositifs sont aussi un moyen de transmettre et de faire perdurer les valeurs de l’entreprise. Le tuteur ou le mentor ne transmettent pas seulement des compétences techniques, ils illustrent comment celles-ci peuvent s’incarner dans le cadre particulier de votre entreprise.

GUIDE DE LECTURE DU DOCUMENT

Bien sûr, vous n’êtes pas seul. Dans ce document, nous souhaitons vous présenter les différents aspects du mentorat/tutorat. Nous avons doté le document de travail de quelques icônes, grâce auxquelles vous pouvez voir quelles sont les étapes obligatoires, peut-être nécessaires, et celles qui peuvent être des conseils ou des astuces très intéressants. Nous souhaitons avant tout vous soutenir et vous inspirer dans cette démarche.

Dans la liste de contrôle, Liberform utilise le terme “stagiaire”. Il s’agit de l’apprenti, de l’élève, de l’étudiant ou de l’employé qui participent à un programme de stage.

C’est une obligation légale. Conseils pratiques et astuces. C’est souhaitable.

LES ASPECTS FINANCIERS ET JURIDIQUES

Il existe également des différences financières et juridiques entre les stages. Quel type de stage est-ce ?

Un stage obligatoire pendant la formation

Conclure une convention tripartite avec l’étudiant et l’établissement d’enseignement.

L’établissement d’enseignement détermine les modalités du stage

Non rémunéré (sauf accord contraire avec l’établissement d’enseignement)

Pas de cotisations sociales

Convenez clairement avec l’établissement d’enseignement si c’est vous qui remplissez la Dimona ou si c’est l’établissement d’enseignement qui s’en charge.

Nous vous recommandons toutefois de souscrire à une assurance responsabilité civile et de signaler le stagiaire à votre secrétariat social. Si nécessaire, vérifiez auprès de votre secrétariat social.

Stage de reconnaissance de la profession

Selon la formation professionnelle

Rémunéré ou non rémunéré

Veuillez contacter l’institut ou l’ordre concernés pour plus d’informations.

Vous trouverez toutes les coordonnées sur la fiche supplémentaire.

Formation en immersion professionnelle

Stage rémunéré

Contrat de formation

Plan de formation obligatoire et approbation par le FOREM, Actiris ou l’ADG

Pour plus d’informations, veuillez contacter votre secrétariat social

Stage volontaire (non rémunéré)

Stage hors programme de formation

Selon l’établissement de formation, ils peuvent être couverts par les assurances de l’établissement de formation.

Convention de stage obligatoire

Nombre maximal de jours de prestation autorisés

Consultez l’établissement d’enseignement pour plus d’informations

Enseignement secondaire

Stage le plus courant dans le cadre d’une formation en alternance

Plus ou moins 75% d’apprentissage sur le lieu de travail

Entre 15 et 26 ans = apprentissage/formation à temps partiel = rémunéré

Convenez clairement avec l’ établissement d’enseignement pour savoir qui complète la DIMONA

Brevet d’enseignement superieur (BES)

Stage court et orienté pratique

Stage non rémunéré

Remplir obligatoirement la fiche de poste de travail

Bachelier Master

Stage non rémunéré Remplir obligatoirement la fiche de poste de travail

Stage en fonction de la formation

Non rémunéré sauf pour les masters en alternance

Remplir obligatoirement la fiche de poste de travail

Pour plus d’informations sur les assurances, veuillez contacter l’établissement d’enseignement.

ASTUCES

× Afin de réduire le travail administratif, vous pouvez demander à l’étudiant de remplir ses données personnelles. De cette façon, vous n’avez qu’à compléter les données nécessaires.

× Prévoyez l’assurance bien à l’avance avec votre secrétariat social et l’établissement d’enseignement. Ainsi, vous ne serez pas confronté à de mauvaises surprises en cas d’accident du travail.

Ceci est légalement requis. C’est nécessaire. Conseils et astuces pratiques.

QUELLES ÉTAPES SUIVEZ-VOUS EN TANT QUE MENTOR/TUTEUR LORS DU RECRUTEMENT D'UN STAGIAIRE ?

01

L’entretien (d’embauche) avec le stagiaire

Harmonisez clairement les attentes.

Planifiez des rendez-vous SMART (spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et limités dans le temps).

Y a-t-il un bon matching avec le stagiaire ?

02

La convention a été rédigée

Les formalités nécessaires au démarrage sont/seront accomplies.

Le stagiaire reçoit toutes les informations concernant son stage, par exemple : quand l’attendez-vous? Où peut-il se présenter au démarrage ? Etc.

STAGIAIR

03

Pour le démarrage du stagiaire

Tout l’administratif est-il en ordre ?

Vous êtes-vous concerté avec votre secrétariat social et l’organisme de formation?

Si l’équipe s’attend à ce qu’un stagiaire se joigne à elle, demandez qui a du temps pour l’encadrer si nécessaire.

04

Accueil du stagiaire

Accueillez le stagiaire comme un employé (règlements du travail, …) Pour plus de conseils sur la politique d’accueil, jetez un coup d’œil à notre checklist « Politique d’accueil ». Vous pouvez la télécharger sur www.liberform.be ou la demander à info@liberform.be

05

Accompagnement pendant le stage

Au début, vous devrez donner plus d’instructions que vers la fin, le lâcher-prise fait également partie du processus de progression. Essayez de donner systématiquement à votre stagiaire plus de responsabilités et d’espace pour assumer des tâches de manière indépendante, en fonction de ses compétences ; Discutez régulièrement avec le stagiaire.

Défiez le stagiaire. Essayez de le sortir de sa zone de confiance en lui donnant des tâches supplémentaires ou plus difficiles. Avez-vous l’impression d’avoir encore des questions à ce sujet ? Nous y travaillons activement au sein de nos mentorcafés ou de nos formations de mentorat/tutorat ;

Essayez d’adopter une attitude de coach ; Donnez régulièrement du feedback au stagiaire ; Vérifiez si votre stagiaire a bien compris les tâches et/ou le feedback ; Parlez régulièrement au stagiaire et soyez ouvert à un feedback réciproque.

06

Fin du stage

Ayez une conversation avec le stagiaire ; Comment cela s’est-il passé pour lui/elle ou pas? Qu’est-ce qui ne s’est pas bien passé ?

(si nécessaire :) Évaluation finale du stagiaire auprès de l’établissement d’enseignement.

APRES LE STAGE

ÉVALUEZ ÉGALEMENT VOTRE PROPRE ORGANISATION

- Les attentes étaient-elles justes ?

- Comment s’est déroulée la coopération avec l’organisme de formation ?

- Ce qui a bien marché et ce qui n’a pas marché

- L’entreprise peut-elle accueillir un ou plusieurs stagiaires ?

- Voulez-vous encore travailler avec un étudiant/stagiaire ?

- Avez-vous identifié la bonne personne pour assumer le rôle de mentor/ tuteur ?

Pensez-vous pouvoir en apprendre davantage sur le coaching et l’intégration? N’oubliez pas de vous inscrire à un mentorscafé ou à une formation de mentorat/turorat. Vous pouvez trouver plus d’informations via www.liberform.be ou info@liberform.be

COMMENT COMMENCER?

QUEL STAGIAIRE?

Vous pouvez avoir affaire à des stagiaires qui suivent un stage dans le cadre de leurs études, mais vous pouvez aussi avoir affaire à un stagiaire qui veut obtenir le titre de professionnel reconnu. L’affinité est différente, mais ce qu’ils ont en commun, c’est qu’un mentor/tuteur expérimenté les aide dans leur parcours d’apprentissage.

Enseignement secondaire

Il n’est pas question de crédits.

L’apprentissage sur le lieu de travail peut être organisé en alternance ou par le biais d’autres stages, stages d’observation et d’initiation ou de pratique accompagnée ou de pratique en responsabilité

Le stage peut être rémunéré ou non, selon la convention de stage.

Brevet d’enseignement superieur (BES)

Selon la formation : 1 Stage d’intégration de 5 crédits et/ou 1 Stage d’activités professionnelles de 8 crédits ; Orienté vers la pratique et court ;

Le stage n’est pas rémunéré, sauf accord contraire dans la convention de stage

Si nous nous attardons un instant sur les programmes d’études : dans chaque programme, les stages occupent une place plus ou moins importante. Afin de connaître l’importance du stage, il est important de connaître la différence en fonction du niveau d’étude.

Bachelier Master

Selon la formation : 1 Stage orienté d’insertion socio-professionnelle de 3 crédits, 1 Stage d’intégration professionnelle de 5 crédits et/ou 1 Stage d’activités professionnelles de 8 crédits

Mélange de théorie et de pratique

Connaissances approfondies

Stages, TFE, etc.

Le stage n’est pas rémunéré, sauf accord contraire dans la convention de stage

Stages, en cours du cursus, non rémunérés en milieu socioprofessionnel orientés vers le monde de l’entreprise ou des organisations au sens large du terme :

1 Stage dans le cadre du dernier bloc annuel du Bachelier de 5 crédits ;

1 Stage dans le cadre du dernier bloc annuel du Master de 5 crédits

Stages ‘hors cursus’, dits “noncréditants” ou “volontaires”, non rémunérés, réalisés ni pendant les cours, ni pendant les examens

Outre les stages (obligatoires) liés à des formations, il existe également des stages qui peuvent mener au titre d’une profession reconnue. Toutes les informations nécessaires peuvent être trouvées auprès des instituts ou des ordres concernés.

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