Checklist - Telewerk

#INSPIRE TELEWERK

Als het over thuiswerk of telewerk gaat, zijn er 2 verschillende soorten wetgevingen waar u rekening mee moet houden: het structureel telewerk (cao 85) en het occasioneel telewerk (Wet Peeters).

Het structureel telewerk moet worden verankerd in de arbeidsovereenkomst van de werknemer en is dus een gewoonte die ingebouwd wordt. In dit geval voorziet de werkgever ook alle nodige apparatuur en komt deze tussen in kosten. De vergoeding woon-wegverkeer valt dan wel gedeeltelijk weg. De werknemer hoeft dit dus ook niet meer elke keer vooraf aan te vragen.

Wilt u thuiswerk structureel invoegen in je organisatie? Raadpleeg dan zeker uw sociaal secretariaat.

Bij occasioneel telewerk moet de werknemer dit op voorhand aanvragen. Dit hoeft niet in de arbeidsovereenkomst te zijn opgenomen, maar een thuiswerkpolicy is hier wel aangewezen. De werkgever komt niet tussen in de nodige apparatuur en kosten. Dit soort thuiswerk gebeurt niet regelmatig.

Als u thuiswerk installeert, denk dan zeer goed na over het doel hiervan. Waarom moeten mensen kunnen thuiswerken of waarom moeten ze per se op kantoor aanwezig zijn? Wat hebben ze precies nodig om hun werk te kunnen uitvoeren? Bijvoorbeeld: apparatuur, veiligheid,...

WEGWIJS DOORHEEN HET DOCUMENT

U staat er natuurlijk niet alleen voor. In dit document bieden we inspiratie en handige weetjes. We hebben het werkdocument voorzien van enkele icoontjes. Aan de hand van die icoontjes kan u zien of bepaalde stappen verplicht zijn, misschien wel nodig en dewelke zeer interessante tips of tricks kunnen zijn. We willen hier vooral mee inspireren.

Dit is wettelijk verplicht. Dit is wenselijk. Handige tips & tricks.

WAAROM ZOU U THUISWERK ORGANISEREN?

VOORDELEN

+ Flexibelere indeling van dag

+ Betere concentratie

+ Stijging productiviteit

+ Minder stress

+ Meer autonomie

+ Minder vermoeidheid

+ Meer motivatie

+ Pendeltijd : men kan meer bewegen of tijd doorbrengen met kinderen

+ Minder kosten

+ Meer gemotiveerde medewerkers

+ Minder ziekteverzuim

NADELEN

- Minder contact met collega’s - Minder betrokkenheid bij organisatie - Zoeken naar een evenwicht tussen werk en privé - Te weinig afstemmomenten met team - Moeilijk deconnecteren van het werk op het einde van de dag - Te veel online meetings - Geen goede ingerichte werkplek - Lichamelijke klachten - Mogelijks minder focus - Minder betrokkenheid

- Niet elke medewerker is autonoom genoeg - Vergaderen verloopt minder efficiënt - Niet in het bezit van nodige werkmiddelen - Beperkte toegang tot organisationele informatie - Meer stress bij medewerkers

Dit is wettelijk verplicht. Dit is zeker nodig. Handige

LEIDERSCHAP & THUISWERK

Maak gebruik van een telewerkpolicy; Neem dit op in de arbeidsovereenkomst (bij structureel telewerk is dit verplicht);

Let op het resultaat, thuis zoekt iedereen nog meer zijn eigen weg;

Vertrek vanuit vertrouwen: meer ondersteunen, minder sturen;

Heb aandacht voor iedereen: plan consequent een moment in om met uw medewerkers te praten;

Geef erkenning voor het geleverde werk; Zet in op persoonlijke ontwikkeling: zet uw medewerkers aan tot het volgen van opleidingen (Tip: heeft u ons online opleidingsaanbod al eens ontdekt?);

Volg als werkgever een opleiding om optimaal te blijven communiceren met uw medewerkers;

Peil naar het welzijn van de medewerker;

Probeer te vermijden dat werknemers te veel contact verliezen met hun organisatie en collega’s;

Bewaak de grens tussen werk en privé van uw thuiswerkers. Durf hen hierop aan te spreken;

Geef positieve feedback;

Stimuleer kennisdeling;

Moedig uw medewerkers aan om een werkschema voor de dag in te plannen;

Organiseer informele momenten: verhoogt de betrokkenheid.

TIPS VOOR UW WERKNEMERS

× Zorg voor een aparte werkruimte & houd werk en privé gescheiden

× Bereid u ‘s morgens zoals gewoonlijk voor wanneer u naar uw werk zou gaan

× Plan uw werkdag & communiceer dit met uw collega’s

• Stel redelijke doelen

• Houd u aan schema’s om niet overweldigd te raken en blijf regelmatig in contact met uw collega’s.

• Verduidelijk aan uw huisgenoten en familieleden wanneer u beschikbaar bent.

• Plan tijd voor koffiepauzes en de lunch.

• Plan de begin- en eindtijd van uw telewerk, log uit en zet uw laptop uit aan het einde van uw werkdag.

• Plan lichaamsbeweging in, de hele dag zitten is niet gezond.

× Pas uw werkomgeving aan (Ventileer de ruimte, voorzie goede natuurlijke of kunstmatige verlichting, ruim op...)

Dit is wettelijk verplicht. Dit is zeker nodig. Handige

#INSPIRE TELEWERK // LIBERFORM.BE

SAMENWERKEN OP AFSTAND

Maak duidelijke afspraken; Blijf investeren in opleidingstrajecten;

Zorg regelmatig voor opvolggesprekken; Zorg voor een duidelijk doel (als medewerkers weten waarom ze het doen, zullen ze beter presteren);

Geef perspectief op doorgroeimogelijkheden;

Maak medewerkers attent op hun waarde voor het bedrijf;

Verras uw medewerkers met een spontaan telefoontje, een complimentje of kleine verrassing; Vergeet niet het belang van persoonlijke contacten: organiseer voldoende momenten waar medewerkers elkaar kunnen horen en zien, zowel formeel als informeel.

HEB AANDACHT VOOR ERGONOMIE

In het kader van de Welzijnswet van 4 augustus 1996 moet een werkgever maatregelen nemen voor het bevorderen van het welzijn van de werknemers. Ergonomie heeft hierbij een belangrijke plaats gekregen.

Een thuiswerkplek moet in principe voldoen aan dezelfde richtlijnen als een werkplek op kantoor:

• Een voldoende grote tafel

• Een goede bureaustoel

• Een toetsenbord

• Een muis

• Een extra beeldscherm

• Goede omgevingsfactoren (verlichting, geluid, klimaat) Als werkgever bent u verplicht om uw werknemers hierover te informeren; Denk eraan om regelmatig en voldoende te bewegen.

CYBERSECURITY

Houd toestellen en software up-to-date; Geef uw medewerkers een opleiding over hoe om te gaan met twijfelachtige websites of mails van onbekenden;

Zorg voor een goed (offline) back-upsysteem; Beveilig uw intern netwerk; Houd uw netwerkinstallatie up-to-date; Let op voor phishing! Klik dus niet zomaar op links in mail, maar controleer de links VOOR u hierop klikt!

Zorg voor een duidelijk afsprakenkader; Scheid werk- en privé toestellen; Gebruik een wachtzin ipv een wachtwoord.

Dit is wettelijk verplicht. Dit is zeker nodig. Handige tips &

WAT KAN IN EEN THUISWERKPOLICY

In een thuiswerkpolicy kan u verschillende zaken opnemen:

De regeling bij arbeidsongevallen thuis;

De telewerker heeft dezelfde arbeidsvoorwaarden als op kantoor;

De specifieke arbeidsvoorwaarden (indien afwijking);

Informatie omtrent welzijn op het werk: gegevens preventieadviseurs en aanspreekpunten;

Gecontroleerde terugkeermomenten om isolatie te voorkomen;

De terbeschikkingstelling van apparatuur of de vergoeding indien de werknemer zelf apparatuur voorziet;

Welk soort werk in aanmerking komt;

De frequentie van het telewerk;

De voorwaarden voor beroep op technische ondersteuning;

De regelingen voor dekking van de kosten en de mogelijke thuiswerkvergoeding; De plaats of plaatsen die de telewerker heeft gekozen;

De bijkomende verbindingskosten;

De nadere regeling van het uurrooster; Een eventuele controle: hoe wordt deze uitgevoerd en waarom;

De bereikbaarheid of onbereikbaarheid;

Het recht om als werkgever het flexibel werken stop te zetten bij het niet-naleven van afspraken.

Dit is wettelijk verplicht. Dit is zeker nodig. Handige