Het departement Bestuurszaken voorgesteld
inhoud Deugdelijk beheer in het eigen departement en bij de andere spelers in het beleidsdomein..................................................... 7 Diversiteit zorgt voor meer competentie......................................................... 8 Architectuur die kwaliteit belichaamt.............................................................. 9 Administratieve overlast krachtdadig bestrijden......................................... 10 Een krachtige overheid steunt op een coherent en integer beleid...................................................................................................12 Meer-waarde halen uit onze processen en informatie...............................13 Zich goed voelen op het werk: de basisvoorwaarde voor goede prestaties.......................................................................................... 15 Een efficiĂŤnte overheid heeft behoefte aan modern personeelsmanagement..................................................................... 16 Bestuurlijke kwaliteit komt tot uiting via gedegen overheidsopdrachten........................................................................................... 17 Meer focus op de eigen kerntaken dankzij goede praktische ondersteuning . ................................................................................18
|
3
Beste collega-ambtenaar, Wie werkt bij de overheid, werkt uiteindelijk vóór de burger. Precies dat maakt onze job zo waardevol. Om die burger een degelijke dienstverlening te garanderen, is goed en efficiënt bestuur noodzakelijk. Dat betekent onder andere: mee zijn met maatschappelijke en technologische ontwikkelingen en continu bedacht zijn op verbetering en vernieuwing. Geen vernieuwing om de vernieuwing, wel anders gaan werken als dat een wezenlijke vooruitgang betekent.
interactie en in de diverse projecten wordt steevast intens samengewerkt.
Het departement Bestuurszaken is begin 2006 opgericht om u bij die bestuurlijke vernieuwing te begeleiden en te adviseren. De medewerkers van het departement zetten zich elk op hun domein in om een vernieuwende bestuurlijke aanpak concreet mogelijk te maken. Op sommige gebieden beschikken we al over een pak knowhow. Andere gebieden exploreren we vol enthousiasme en gedrevenheid.
In deze brochure stel ik graag het departement aan u voor aan de hand van onze tien ploegen. U leest over welke expertise onze medewerkers beschikken en verneemt ook meer over enkele belangrijke realisaties.
In onze oplossingen streven we kwaliteit na. Dat is geen loze kreet. Het betekent concreet dat het departement alle beschikbare kennis en ervaring inzet. Tussen de medewerkers is dus voortdurend
De klant centraal stellen en een antwoord formuleren op zijn maat is een ander kenmerk van kwaliteitsvolle dienstverlening. Bij onze opdrachten en projecten werken wij met andere woorden ook samen met u, onze opdrachtgever. Door naar u te luisteren, oplossingen af te toetsen en zo nodig bij te stellen.
Bij Bestuurszaken kijken we met z’n allen ernaar uit om met u samen te werken en zo mee te bouwen aan een Vlaamse overheid die garant staat voor kwaliteit en efficiëntie. Luc Lathouwers Secretaris-generaal departement Bestuurszaken
Kort portret Waarvoor staat het departement Bestuurszaken en op welke terreinen is het actief? Dat leest u in dit korte portret. Op de volgende pagina’s kunt u uitgebreider kennismaken met het departement.
Deze brochure is bestemd voor iedereen die bij de Vlaamse overheid werkt. Wij, de medewerkers van het departement Bestuurszaken, vinden het namelijk belangrijk dat u de weg naar onze expertise en diensten gemakkelijk kunt vinden. We willen samen werken aan realistische afspraken en kwaliteitsvolle dienstverlening binnen de afgesproken termijn. Onze adviezen en oplossingen zijn betrouwbaar en correct. Hierbij gaan we vernieuwing niet uit de weg. Integendeel, vragen onderzoeken we vanuit diverse perspectieven. Samenwerking binnen en buiten het departement neemt een belangrijke plaats in bij onze strategie om tot de best mogelijke oplossingen te komen.
Š Tim Dirven
|
5
ontwikkelt en integreert expertise omtrent personeel en organisatieontwikkeling welzijn
Het departement Bestuurszaken zorgt voor beleidsvoorbereiding en
proces- en informatiebeheer informatie- en communicatietechnologie reguleringsmanagement
-ondersteuning van het beleidsdomein Bestuurszaken. Voor de beleidsuitvoering tekenen de Agentschappen voor
regelgeving bestuurszaken
Overheidspersoneel, Facilitair
overheidsopdrachten
Management en Binnenlands Bestuur,
facilitaire dienstverlening en vastgoedbeheer architecturale en ruimtelijke kwaliteit
Jobpunt Vlaanderen.
Š Tim Dirven
|
7
Stafdienst
Deugdelijk beheer in het eigen departement en bij de andere spelers in het beleidsdomein De stafdienst werkt in eerste instantie voor het eigen departement. Typische taken zijn onder meer de ondersteuning van de secretaris-generaal, interne controle en communicatie. Ook de agentschappen van het beleidsdomein Bestuurszaken krijgen van de stafdienst ondersteuning, onder andere via methodologische wenken en procedures voor begrotingsopmaak en risicobeheer. Verder begeleidt en controleert de dienst de beheersovereenkomsten met de agentschappen. Daarnaast heeft de stafdienst projectspecialisten in dienst. De diverse ploegen van het departement en het beleidsdomein kunnen rekenen op hun professionele ondersteuning bij de uittekening en het beheer van hun projecten.
Van gunning tot betaling: e-procurement begeleidt en informeert De stafdienst heeft zijn knowhow inzake projectbeheer ingezet voor e-procurement, de tool die het hele aankoopproces digitaliseert. De gebruiker wordt in elke fase van de aankoop begeleid en geĂŻnformeerd. Tegelijk stelt e-procurement modeldocumenten en vereiste formulieren ter beschikking. Niet alleen de Vlaamse ambtenaar heeft toegang tot de tool. Ook lokale besturen en derden, zoals bedrijven die intekenen op een overheidsopdracht, kunnen hun voordeel doen met e-procurement. Het project past perfect in de missie van de Vlaamse overheid: het is een
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 30 1000 Brussel T 02 553 72 02 F 02 553 72 05 staf.departement@bz.vlaanderen.be www.vlaanderen.be/bestuurszaken
innovatief project dat duurzame kwaliteitsverbetering nastreeft. Dit project is een realisatie van experten van zowel de Stafdienst als de afdeling Overheidsopdrachten.  www.vlaanderen.be/kanoo
Dienst Em ancipatiezaken
Diversiteit zorgt voor meer competentie De Vlaamse overheid vindt het belangrijk dat het personeelsbestand een spiegel is van de samenleving. De dienst Emancipatiezaken spant zich daarom in voor meer gelijke kansen, op alle niveaus en in alle functies, voor vrouwen, kortgeschoolden, 45-plussers, personen van allochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap. Iedereen die bij de Vlaamse overheid bezig is met diversiteit en gelijke kansen, kan bij Emancipatiezaken terecht voor ondersteuning op maat, in de vorm van informatie, advies en begeleiding. De dienst evalueert ook het beleid van de Vlaamse overheid en sensibiliseert ministers en topkaders. Daarnaast geeft de dienst zichtbaarheid aan dit thema op het publieke domein, onder meer via campagnes en standpuntbepaling.
Wervend Werven: een instrument voor betere instroming Goede bedoelingen volstaan niet om diversiteit te realiseren. Wie bijvoorbeeld kansen wil geven aan personen van allochtone afkomst, moet weten via welke kanalen deze groep te bereiken is, en welke boodschappen aanspreken of net afschrikken. Wervend Werven is een project dat precies aan deze behoeftes tegemoet wil komen. Het project is opgebouwd rond een dertigtal concrete maatregelen en hulpinstrumenten die allemaal één doel hebben: de instroom van allochtonen en mensen met een handicap gevoelig verhogen. Alle info over Wervend Werven op www.vlaanderen.be/emancipatiezaken via
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 33 1000 Brussel T 02 553 49 65 F 02 553 51 06 emancipatiezaken@vlaanderen.be www.vlaanderen.be/emancipatiezaken
‘Wat doen wij?’.
|
9
Team Vlaams Bouwmeester
Architectuur die kwaliteit belichaamt De bouwwerken die de Vlaamse overheid realiseert, moeten uitdrukking geven aan een van haar basismissies, namelijk kwaliteit. Die architecturale kwaliteit garanderen en stimuleren zijn de basisopdrachten van de Vlaams Bouwmeester en zijn team. Daartoe verricht de Bouwmeester onderzoekswerk omtrent kwaliteitsarchitectuur vandaag en morgen. De inzichten die hieruit voortkomen, geven vorm aan het advies en de begeleiding waarvoor de publieke bouwheren bij de Bouwmeester terechtkunnen. Om kwaliteit te stimuleren zetelen de Bouwmeester en zijn medewerkers in wedstrijdjury’s, volgen diverse ontwerpopdrachten op en selecteren via de procedure van de open oproep ontwerpers voor diverse publieke bouwopdrachten.
De Kazerne Dossin in Mechelen: een monument tegen het vergeten Via de Mechelse Dossin-Kazerne zijn tijdens de Tweede Wereldoorlog meer dan 25.000 mensen, voornamelijk Joden, naar Auschwitz gedeporteerd. Nu herbergt het monument het stadsarchief en het Joods Museum en is er ook woongelegenheid. Voor de Vlaamse overheid heeft het team Vlaams Bouwmeester een project ontwikkeld om van de kazerne ‘een monument tegen het vergeten’ te maken: de kazerne wordt een memoriaal, toonaangevend museum en documentatiecentrum over Holocaust en mensenrechten. Een ambitieus project waar de gebundelde knowhow van het team Vlaams
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 45 1000 Brussel T 02 553 74 00 F 02 553 75 00 bouwmeester@vlaanderen.be www.vlaamsbouwmeester.be
Bouwmeester voluit is ingezet. Tegen 2011 zal het project afgerond zijn.
Dienst Wetsm atiging
Administratieve overlast krachtdadig bestrijden De Vlaamse overheid streeft naar goede wetten en eenvoudige procedures. Dat bevordert de economische slagkracht en de rechtszekerheid van burgers en bedrijven. In samenwerking met de cellen Wetskwaliteit zorgt Wetsmatiging voor coördinatie en ondersteuning van alle initiatieven die de beleidsdomeinen op dit vlak ondernemen. De dienst sensibiliseert ook de Vlaamse overheid. Tegen 2012 moet de administratieve vereenvoudiging flink gevorderd zijn. Daartoe meet Wetsmatiging samen met de beleidsdomeinen de administratieve last van de Vlaamse wetten. Om de kwaliteit van de wetten te verbeteren, heeft Wetsmatiging instrumenten ontwikkeld. Met de reguleringsimpactanalyse (RIA) kan een wet vooraf geanalyseerd worden. De regelgevingsagenda biedt een overzicht van geplande wetten.
Minder administratie voor landbouwers De dienst Wetsmatiging begeleidt ook specifieke projecten gericht op concrete doelgroepen. De eenmalige perceelsregistratie voor landbouwers is een treffend voorbeeld. Uitwisseling van informatie tussen de administraties zorgt ervoor dat een landbouwer zijn percelen slechts één keer hoeft te registreren. Hij doet dit via het e-loket, waarmee hij ook fotomateriaal kan opsturen dankzij de integratie met het GIS-systeem. Met het e-loket kunnen ook steunaanvragen worden ingediend. Jaar na jaar vinden meer landbouwers de weg naar het loket en wie het loket ontdekt heeft, blijft een overtuigd gebruiker.
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 34 1000 Brussel T 02 553 17 11 F 02 553 17 12 wetsmatiging@vlaanderen.be www.vlaanderen.be/wetsmatiging
E-loket voor landbouwers via www.landbouwvlaanderen.be.
Š Tim Dirven
|
11
Afdeling Beleid
Een krachtige overheid steunt op een coherent en integer beleid De beleidsondersteuning wordt gecoördineerd door de afdeling Beleid. De medewerkers nemen daarnaast de opvolging van het gevoerde beleid ter harte. Bovendien werken zij mee aan initiatieven om beleidsinformatie ter beschikking te stellen en houden ze de vinger aan de pols omtrent beleidsinzichten en -tendensen. Voor enkele concrete beleidsthema’s levert de afdeling ook inhoudelijke ondersteuning. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het integriteitsbeleid en het beleid inzake personeel en organisatie bij de Vlaamse overheid. Door verder nog de beheersovereenkomsten van de agentschappen op te volgen, bouwt de afdeling mee aan een overheid die haar voornaamste standaarden, coherentie, efficiëntie en deugdelijkheid, kan naleven.
De arbeidsvoorwaarden van de Vlaamse overheid mogen gezien worden Begin 2008 is een publieke website gelanceerd over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse overheid. Een belangrijke troef hierbij is de salarissimulator, waarmee een snelle en nauwkeurige berekening van salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage mogelijk is. De website is het resultaat van intense samenwerking: de afdeling Beleid tekende voor de coördinatie, maar daarnaast hebben de communicatiecel van de Stafdienst en de afdelingen Regelgeving en Proces- en Informatiebeheer inhoudelijke en technische bijdragen geleverd. De website is in alle opzichten een succes: ze wordt druk bezocht én ze
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 37 1000 Brussel T 02 553 02 38 F 02 553 72 05 beleid@vlaanderen.be
vat uitstekend samen wat de Vlaamse overheid nastreeft: openbaarheid, helderheid en kwaliteit. www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden
|
13
Afdeling Proces- en Inform atiebeheer
Meer-waarde halen uit onze processen en informatie De afdeling Proces- en Informatiebeheer (PIB) vertrekt van de opvatting dat processen en informatie samenhangen: door processen stroomt informatie en informatie heeft alleen betekenis binnen processen. Allebei zijn ze de grondstoffen waarmee de medewerkers van PIB de organisatie in kaart brengen en inzicht bieden in de werking van de Vlaamse overheid. Hierbij zetten ze technieken en tools in voor onder meer trendanalyse, monitoring, planning en simulatie. Tegelijk stellen zij alles in het werk om de processen en informatie bij de Vlaamse overheid optimaal te beheren. De afdeling gebruikt verschillende kanalen om de opgebouwde knowhow en expertise te verspreiden. Samenwerken is immers cruciaal voor een succesvol proces- en informatiebeheer!
Accurate rapportering van en voor de hele Vlaamse overheid Een efficiënte overheid moet zich kunnen vergelijken met andere, gelijksoortige organisaties en moet in staat zijn om op lange termijn te denken en te sturen. Een geïntegreerd rapporteringsapparaat is hierbij onontbeerlijk. Om dit te realiseren heeft de afdeling Proces- en Informatiebeheer een ambitieus meerjarenproject opgestart. Al op korte termijn komt zij samen met de afdeling Beleid naar buiten met een managementdashboard, een website waarmee leidinggevenden in één oogopslag de status van beleidsindicatoren kunnen zien. Binnen het project worden alle acties afgestemd
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 36 1000 Brussel T 02 553 50 23 F 02 553 72 05 pib@vlaanderen.be
met de diverse beleidsdomeinen. Samenwerking en overleg staan sowieso centraal in dit project van de toekomst.
Š Tim Dirven
|
15
Afdeling Preventie en Bescherming
Zich goed voelen op het werk: de basisvoorwaarde voor goede prestaties De afdeling Preventie en Bescherming, ook wel bekend als GDPB (Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk) ondersteunt managers bij hun preventiebeleid. Bij de preventieadviseurs kunnen afdelingshoofden terecht met concrete vragen over arbeidsgeneeskunde, arbeidsveiligheid, ergonomie, psychosociaal welzijn en arbeidshygiëne. Voorts verzorgt de afdeling opleidingen voor de vertrouwenspersonen. Onder meer door aanbevelingen te formuleren waakt GDPB er voorts over dat alle werknemers van de Vlaamse overheid in een aangename en veilige omgeving kunnen werken. GDPB streeft tot slot in ieder contact naar kwaliteit en stelt daarom dialoog, langetermijndenken en efficiëntie centraal.
Zit u goed? Het belang van ergonomie Onderzoek wijst uit dat in de top tien van fysieke en psychische klachten bot- en gewrichtsklachten op nummer één staat. Aandacht voor ergonomie is dus zeker geen overbodige luxe. GDPB heeft een toegankelijk informatiepakket ontwikkeld dat medewerkers bewustmaakt van het belang van een goede werkhouding en van voldoende lichaamsbeweging. Wie een wervende informatiecampagne over het onderwerp op het touw wil zetten, kan rekenen op de steun van GDPB. Ook in verband met goede hef- en tiltechnieken of ergonomisch ingerichte kantoor- en werkhuisruimtes heeft GDPB heel wat expertise in huis voor begeleiding, opleiding en gedegen advies.
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 44 1000 Brussel T 02 553 60 74 F 02 553 49 55 gdpb@bz.vlaanderen.be
Voor het aanbod omtrent ergonomie: koepel.vonet.be/gdpb
Afdeling Regelgeving
Een efficiĂŤnte overheid heeft behoefte aan modern personeelsmanagement De taken van de afdeling Regelgeving situeren zich op het vlak van voorbereiding, opmaak en evaluatie van de regelgeving in het domein Bestuurszaken. Het Vlaams personeelsstatuut, dat de arbeidsvoorwaarden regelt van de meeste Vlaamse ambtenaren, is een van de belangrijkste speerpunten. Om een correcte toepassing van de regelgeving te garanderen, investeert de afdeling in advies en informatie voor de diverse personeelsdiensten van de Vlaamse overheid. Ook via aanpasbare modeldocumenten wil Regelgeving bijdragen tot kwaliteitsvol personeelsbeheer. Daarnaast participeren de medewerkers in diverse overlegorganen inzake personeel en organisatie. Als cel Wetskwaliteit binnen het beleidsdomein Bestuurszaken biedt de afdeling ook ondersteuning bij het schrijven van regelgeving.
De website: onmisbaar werkinstrument voor de personeelsdienst De diverse personeelsdiensten vinden in de website van Regelgeving een krachtig werkinstrument voor hun werkzaamheden. Zo biedt de rubriek Personeelsstatuten op een toegankelijke manier de gecoĂśrdineerde versie en bijbehorende toelichting van het Vlaams personeelsstatuut. Het is mogelijk om snel en gemakkelijk te navigeren tussen een statuut enerzijds en de corresponderende uitleg anderzijds. Ook de interpretaties, waarin de concrete vragen van de personeelsdiensten worden verwerkt, krijgen een plaats in de rubriek. Ook de subsite Vademecum DVO is het vermelden waard, dat door de opbouw de bezoeker
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 31 1000 Brussel T 02 553 50 20 F 02 553 51 06 personeelsstatuut@vlaanderen.be
altijd een geconsolideerde en actuele versie van de regelgeving garandeert.  www.vlaanderen.be/personeel
|
17
A f d e l i n g Ov e r h e i d s o p d r a c h t e n
Bestuurlijke kwaliteit komt tot uiting via gedegen overheidsopdrachten De afdeling Overheidsopdrachten drukt haar stempel op de Vlaamse regelgeving omtrent overheidsopdrachten. Ook de rechtszaken over overheidsopdrachten volgt de afdeling op. Voorts kunnen alle beleidsdomeinen aankloppen voor advies over complexe materies waar de eigen juridische dienst geen antwoord op weet. De beleidsdomeinen kunnen met de afdeling een samenwerkingsprotocol aangaan om overheidsopdrachten beter te beheren. Verder stellen de medewerkers hun knowhow ter beschikking door te participeren in diverse stuur- en projectgroepen. Ook werken ze opleidingstrajecten uit, geven ze ondersteuning bij workshops en stellen ze modeldocumenten ter beschikking. Dat is onder meer het geval voor bestekken, gunningsbeslissingen en dadingsovereenkomsten.
Het Gunningsdraaiboek, een praktische wegwijzer bij overheidsopdrachten De afdeling Overheidsopdrachten wil alle ambtenaren die een overheidsopdracht moeten uitschrijven, helpen met een handig en overzichtelijk stappenplan. Het draaiboek maakt duidelijk welke bepalingen uit de regelgeving op de specifieke opdracht van toepassing zijn. Bij elke stap geeft het draaiboek bijkomende toelichtingen en verwijst het naar de initiatietekst overheidsopdrachten en de modeldocumenten. Het draaiboek is met andere woorden een interessant hulpmiddel voor de individuele ambtenaar ĂŠn een krachtig instrument om de kwaliteit van de overheidsopdrachten bij de hele Vlaamse overheid te
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 35 1000 Brussel T 02 553 76 57 F 02 553 76 55 overheidsopdrachten@vlaanderen.be www.vlaanderen.be/overheidsopdrachten
waarborgen. Het gunningsdraaiboek is terug te vinden op de website van Overheidsopdrachten.
Afdeling Managementondersteunende Diensten
Meer focus op de eigen kerntaken dankzij goede praktische ondersteuning De afdeling Managementondersteunende Diensten helpt de beleidsdomeinen Bestuurszaken en FinanciĂŤn & Begroting concreet bij verschillende operationele managementtaken. Onder meer op het vlak van rapportering, logistiek, boekhouding, personeelsadministratie, ICT, juridische zaken en HR biedt de afdeling ondersteuning aan de agentschappen en het departement. Deze ondersteuning wordt via samenwerkingscontracten geformaliseerd. De klant staat in deze samenwerking centraal. De afdeling heeft ook provinciale antennes waar onder meer de afdelingen van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur en de gouverneurs terechtkunnen.
Heldere communicatie over het dienstenaanbod De afdeling Managementondersteunende Diensten heeft een ruim aanbod dat voortdurend wordt uitgebreid en aangepast. Om alle initiatieven bekend te maken, investeert de afdeling in goede communicatie met al haar (potentiĂŤle) klanten. In samenwerking met de communicatiecel is een dienstencatalogus ontwikkeld. Daarin vindt u een heldere presentatie van het aanbod en een overzicht van de medewerkers met hun taken en contactgegevens. Ook via het extranet en de elektronische nieuwsbrief informeren we de werknemers van het beleidsdomein Bestuurszaken van alle ontwikkelingen, lopende projecten en suc-
Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 38 1000 Brussel T 02 553 49 71 F 02 553 52 19 mod@bz.vlaanderen.be bz.vonet.be/mod
cesvol afgesloten initiatieven.  Elektronische nieuwsbrief en dienstencatalogus zijn terug te vinden via bz.vonet.be/mod.
|
19
colofon
Realisatie Departement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid Foto’s Tim Dirven D/2008/3241/276 november 2008 Verantwoordelijke uitgever Inge Lynen
bestuurszaken Boudewijnlaan 30 bus 30 1000 Brussel T 02 553 72 02 communicatie@bz.vlaanderen.be www.vlaanderen.be/bestuurszaken