makeit inspiration guide
Organisatie analyse MOVE is een people & experience marketing bureau dat met een flinke dosis Haarlemse nuchterheid én mensenkennis al meer dan 15 jaar impactvolle events en activiteiten ontwikkelt. MOVE gelooft dat eigen ervaring overtuigt. Het resultaat? Betrokkenheid. En alleen betrokkenheid leidt tot beweging. In handelen, in conversatie, in mindset. Om mensen in beweging te brengen kijkt MOVE waar ze blij van worden. Maar ook wat ze tegenhoudt. Met Experience Marketing vergroten ze de betrokkenheid bij een product, dienst of bedrijf. Met een belevenis die aanspreekt op persoonlijk niveau zorgt MOVE tijdens uw evenement voor een verandering in gevoel, denken én gedrag. En met die unieke aanpak in het combineren van top creativiteit en doelgericht naar meetbare resultaten toewerken bewijst MOVE de toegevoegde waarde van live communicatie. Het merk MOVE MOVE creëert ontmoetingen die bewegen door middel van de waarden: • Persoonlijk: Luisteren, betrokken, samen • Prikkelend: Impactvol, eigenwijs, verleidelijk • Energiek: Gepassioneerd, initiatiefrijk, levendig • No-nonsense: Eerlijk, realistisch, jezelf zijn • Scherp: Opmerkzaam, slim, actueel Competenties: Professioneel, accuraat, praktisch, betrouwbaar Diensten: Event Marketing, Brand Activation, Campagnes, Meeting Design, Standbouw Pijlers: Accountability, Digital Marketing, Event Design
PRIKKELEND ENERGIEK PERSOONLIJK SCHERP NO-NONSENSE
Probleem verkenning MOVE is momenteel op zoek naar manieren om nieuwe klanten te genereren via zijn online kanalen. De beoogde online zichtbaarheid hiervoor is groter dan de bestaande. Het probleem is geleidelijk ontstaan in de laatste paar jaren. Marketing Communicatie was nog niet eerder een focuspunt voor MOVE. Op dit moment is MOVE aan het investeren in online marketing, hierdoor is het probleem actueel.
Trends en ontwikkelingen MOVE bevindt zich in een sterk veranderende markt. De evenementen sector is aan het herstellen van de crisis en dat leidt tot nieuwe ontwikkelingen. Zo zijn er momenteel herstelbewegingen zichtbaar in eventbudgetten. Ook wordt het steeds belangrijker om de ROI van events in kaart te brengen. Verder is het essentieel om een onderscheidende profilering online zichtbaar te maken om nieuwe leads te kunnen genereren. Vanuit MOVE is er vraag naar nieuwe klanten en omdat bovenstaande constateringen daar invloed op hebben, heeft het vergroten van de online zichtbaarheid een hoge prioriteit. Om gehoor te geven aan deze prioriteit zoekt MOVE naar oplossingen. Een eventuele oplossing en actueel onderwerp binnen de branche van MOVE is contentmarketing. Dit is niet nieuw en bevindt zich al in een jongvolwassen fase. Contentmarketing initiatieven worden beter doordacht, krijgen meer commitment en leiden vaker tot succes. Echter is contentmarketing wel nog nieuw voor bedrijven binnen de branche waar MOVE zich in bevindt. De afgelopen vier maanden is er daarom intensief onderzoek gedaan. Er is gebleken dat MOVE haar online zichtbaarheid kan verbeteren door het inzetten van de verschillende aspecten van contentmarketing. Om te beginnen zal MOVE zijn basis moeten bepalen. Acties die hier bij komen kijken zijn het bepalen, analyseren en definiĂŤren van de kern, doelen en doelgroep van het bedrijf. Om deze aspecten te kunnen bepalen zal MOVE bedrijfsbreed meer betrokkenheid moeten creĂŤren onder de medewerkers op het gebied van online zichtbaarheid. Alle medewerkers kunnen op een eigen manier bijdragen aan het succes van contentmarketing. Door samen kennis en kunde te delen wordt de content krachtiger. Want de mensen zijn de bepalende factor voor een bedrijf als MOVE.
Essentie van Analyse MOVE wil contentmarketing in zetten om nieuwe leads te genereren. Om contentmarketing bij MOVE extern tot een succes te maken, moet er iets gebeuren aan de interne communicatie. “Extern winnen is intern beginnen”. Dit kan MOVE bereiken door betrokkenheid te creëren bij de medewerkers. “Alleen betrokkenheid leidt tot beweging”
“Alleen betrokkenheid leidt tot beweging�
Strategie & Concept Door middel van een interne communicatiestrategie kan MOVE betrokkenheid creĂŤren onder de medewerkers voor contentmarketing zodat de online zichtbaarheid van het bedrijf wordt verbeterd. De volgende planmatige aanpak bestaat uit tien stappen en biedt duidelijkheid over de aanpak van de interne communicatie voor MOVE gericht op contentmarketing. De boodschap en het concept van deze strategie zijn verwerkt in de zesde stap. Deze stappen behoren niet standaard tot een intern communicatieplan. In dit plan zijn ze echter wel toegevoegd zodat het geheel naar een hoger niveau wordt getild en het advies sneller toepasbaar is in de praktijk voor MOVE.
Strategie & Concept Stap 1: Structuur en de cultuur De organisatiestructuur bepaalt sterk de structuur van de interne communicatie (Michels, 2010). MOVE heeft een diagonale / informele communicatiestructuur. Op papier kent MOVE twee eigenaren en drie senior projectmanagers, de rest van het team bestaat uit projectmanagers en stagiaires. MOVE kent een hele platte structuur. Verder stimuleert MOVE talent, inzet en eigen verantwoordelijkheid. Er is vrijheid om kansen te creëren om jezelf verder te ontwikkelen, ook buiten de eigen functie. Zo creëert MOVE professionals die bruggen kunnen slaan tussen disciplines. De dienstverlening van MOVE focust zich op live experiences. Live staat in de bedrijfscultuur ook hoog in het vaandel. Live is face-to-face, interactief, direct, persoonlijk, impactvol en effectief. MOVE loves live (MOVE, 2014). Stap 2: Visie op interne communicatie MOVE gelooft dat eigen ervaring overtuigt. Het resultaat? Betrokkenheid. “Alleen betrokkenheid leidt tot beweging”. In handelen, in conversatie, in mindset(MOVE, 2014). Deze visie wordt zowel extern als intern in het bedrijf toegepast. Stap 3: Interne doelgroepen MOVE bestaat uit twee eigenaren, drie seniors, vaste medewerkers, vaste freelancers en stagiaires. In totaal een groep van circa 20 personen. Grotendeels bestaat deze groep uit event- en brandprofessionals. Daarnaast heeft MOVE ook een aantal office medewerkers. Door de compacte omvang van het bedrijf is er nauw contact tussen alle medewerkers. Verder zijn alle medewerkers door middel van een nauwkeurige sollicitatieprocedure geselecteerd op basis van hun “MOVER’s” mentaliteit. Iemand met de MOVER’s mentaliteit kent de waarden; persoonlijk, prikkelend, energiek, no-nonsens en scherp. En zoals de naam letterlijk vertaald ook aangeeft is een MOVER altijd in beweging. Verder is een MOVER professioneel, accuraat, praktisch en betrouwbaar (MOVE, 2014).
Strategie & Concept Stap 4: Informatiebehoefte De volledige interne doelgroep moet op de hoogte worden gesteld van het belang van contentmarketing en op welke manier dit geïnternaliseerd kan worden in MOVE. Hierbij is het ook belangrijk om praktische handvatten aan te bieden zodat de doelgroep ook echt contentmarketing kan toepassen. Verder is het belangrijk om de doelgroep bewust te maken van hun kennis en expertise. De doelgroep moet inzicht krijgen in het belang van de verandering om de online zichtbaarheid te verbeteren. Stap 5: Communicatiedoelen Kennisdoelstelling: De interne doelgroep van MOVE moet weten waarom en op welke manier contentmarketing van belang is voor de externe prestaties van MOVE. Houdingdoelstelling: De interne doelgroep van MOVE moet contentmarketing als belangrijk ervaren en open staan voor de benodigde verandering om de online zichtbaarheid te verbeteren. Gedragsdoelstelling: De interne doelgroep van MOVE moet verantwoordelijkheden nemen omtrent de interne verandering om de online zichtbaarheid te verbeteren Stap 6: Communicatiestrategie De visie van MOVE zegt het al, “alleen betrokkenheid leidt tot beweging”. Door de deelnemers op de juiste manier te betrekken bij contentmarketing ontstaat er beweging. Inspireren, informeren, motiveren en enthousiasmeren zijn hierin belangrijke sleutelwoorden. De communicatiestrategie zal eerst een informerende basis kennen waarbij het overdragen van kennis en bekendmaken van veranderingen centraal staat. MOVE wil informatie verschaffen aan de interne doelgroep. Zodra de doelgroep de juiste informatie heeft ontvangen kent de strategie een dialogiserende aard om een draagvlak te creëren. Hierdoor ontstaat er een tweerichtingscommunicatie waardoor er interactie ontstaat met de doelgroep. De boodschap die deze strategie uitdraagt is; ‘Make it possible, make it MOVE’. Dit is tevens de inleiding richting het concept dat is bedacht om deze interne verandering succesvol te maken.
MAKE IT MOVE - CONCEPT MOVE gelooft dat alleen betrokkenheid tot beweging leidt. Met ‘Make it MOVE’ creëert MOVE betrokkenheid bij de eigen interne doelgroep. Deze betrokkenheid wordt gecreëerd door de medewerkers zelf iets te laten ervaren en voelen. Want eigen ervaring is pas echt overtuigend. ‘Make it MOVE’ laat de medewerkers van MOVE ervaren wat de aanstaande veranderingen zullen opleveren, wat de medewerkers er voor terug krijgen en waarom het een investering waard is. Deze ervaring zal persoonlijk, prikkelend en energiek zijn met een no-nonsese mentaliteit en een scherpe blik. ‘MOVE makes it MOVE’.
Strategie & Concept Stap 7: Communicatiemiddelen Op basis van de informatiebehoeften, strategie en het concept is er gekozen om een evenement, video boodschap en interne mailing in te zetten als communicatiemiddel. MAKE IT MOVE - EVENT Een evenement is een door een individu, groep of organisatie georganiseerde gebeurtenis die gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren. Een evenement is daarom een middel en geen doel. Een evenement leent zich uitstekend om met de waarden van MOVE de juiste boodschap over te brengen aan de interne doelgroep zodat de geformuleerde doelstellingen worden behaald. Het Make it MOVE event wordt ingezet om de medewerkers van MOVE te informeren, motiveren, inspireren en enthousiasmeren. Hierbij staat interactie centraal. Het doel van het evenement is bewustzijn, betrokkenheid en motivatie bij de medewerkers creĂŤren en een echte gedragsverandering te weeg brengen. Het evenement start met een inspiratiesessie waar de aanwezigen worden geprikkeld met feiten over de kracht van contentmarketing. Vervolgens worden de medewerkers op persoonlijke wijze op de hoogte gebracht van de aanstaande veranderingen door de twee eigenaren van MOVE. Om betrokkenheid te creĂŤren bij de topics van dit event worden er energieke brainstormsessies en workshops georganiseerd, waarin interactie en eigen input centraal staat. Om het geheel entertainend en scherp te houden vindt er op het einde van het event een pubquiz plaats waar onder het genot van een hapje en een drankje de opgedane kennis en motivatie van de medewerkers wordt getoetst.
Strategie & Concept
Tijdens de inspiratiesessie horen de medewerkers alle ins en outs over contentmarketing en het belang ervan voor MOVE. Met deze input, en de input over de aanstaande veranderingen kunnen de medewerkers aan de slag tijdens de brainstormsessies en workshops. Hier worden de aanwezigen uitgedaagd om op creatieve wijze hun kennis te bundelen en daarmee een eerste basis voor de contentmarketing van MOVE te leggen. Zo kan er worden gebrainstormd over bijvoorbeeld de pijnpunten, behoeftes en drijfveren van de doelgroep van MOVE en op basis daarvan wat MOVE te bieden heeft. Ook kan er worden nagedacht over manieren om contentmarketing in de routines van de medewerkers te verwerken. Tijdens de workshops krijgen de medewerkers praktische tools aangereikt om van contentmarketing een succes te maken. Denk hierbij aan een workshop blogging, vlogging, sharing en een opfriscursus social media. Tijdens de pubquiz aan het einde van het event komen verschillende social media succesverhalen en blunders voorbij, wordt de kennis van de aanwezigen getest over het juiste gebruik van tekst en beeld en wordt er een content king en engagement queen verkozen. Met dit event als intern communicatiemiddel kan MOVE niet alleen een basis leggen voor hun content marketingstrategie maar ook alle medewerkers motiveren om betrokken te blijven bij het nieuwe project. ‘They make it possible, they make it MOVE’
Strategie & Concept MAKE IT MOVE – VIDEO BOODSCHAP De medewerkers van MOVE worden uitgenodigd voor het MAKE IT MOVE EVENT door middel van een video boodschap in MOVE stijl. MOVE staat bekend om zijn 30 seconden filmpjes. Alle medewerkers van MOVE hebben een filmpje waarin ze in 30 seconden laten zien wat hen in beweging brengt. Deze keer wordt het concept omgedraaid. De medewerkers ontvangen een 30 seconden filmpje waardoor ze in beweging worden gebracht. Alle medewerkers ontvangen tegelijkertijd onder werktijd een persoonlijke video boodschap waarin ze worden uitgenodigd voor het event. Alle beeldschermen zullen tegelijkertijd omspringen waardoor alle medewerkers tegelijkertijd getriggerd worden. De video boodschap is de eerste fase waarin betrokkenheid wordt gecreÍerd. Met als uiteindelijke doel de medewerkers in beweging brengen. MAKE IT MOVE - MAILING Omdat een evenement een unieke en vaak ook tijdrovende gebeurtenis is, wordt een interne mailing ingezet om vervolgstappen te ondernemen. Er is gekozen voor email als communicatiemiddel omdat dit op dit moment de meest effectieve manier is om alle medewerkers om de week op de hoogte te houden. Hierin is altijd ruimte voor verbetering en vernieuwing. De interne mailing heeft als doel om het bereikte effect van het event in stand te houden en te verlengen/vergroten. Een strategie is namelijk een startpunt en geen eindpunt. In deze mailing worden de medewerkers herinnerd aan het geleerde tijdens het evenement, op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en geprikkeld om betrokken te blijven bij het project.
Strategie & Concept Stap 8: Verantwoordelijkheden Binnen interne communicatie zijn er een aantal rollen te verdelen. • De eigenaren hebben als taak om de visie, de missie, de collectieve ambitie, de strategie, SMART geformuleerde doelen en de centrale normen en waarden uit te dragen naar alle organisatieonderdelen. Ze moeten in hun gedrag zelf waarmaken wat ze van de medewerkers verwachten om geloofwaardig over te komen. • De Seniors zijn de schakel tussen de medewerkers en de directie. Ze vormen het kruispunt van alle communicatiestromen en zorgen er voor dat alle medewerkers hun verantwoordelijkheden nakomen. • De communicatiemedewerker(s) zorgen voor het realiseren en uitvoeren van het totale communicatiebeleid. Dit betreft verantwoordelijkheid voor de uitvoering en het kader van het event, de mailing en alle overige communicatie uitingen. Stap 9: Uitvoering De strategie en het bijbehorende concept zal in overleg met de twee eigenaren van MOVE en de communicatiemedewerker(s) worden uitgevoerd, waarbij aanpassingen mogelijk zijn. MOVE barst van ervaringsdeskundigen op het gebied van de organisatie en uitvoering van een evenement, hierdoor zijn er verder geen externe partijen nodig om de uitvoering van dit evenement te realiseren. Het evenement zelf zal een middag en avond in beslag nemen. De datum van het evenement moet nog nader worden bepaald. Omdat MOVE evenementen en activaties organiseert heeft het bedrijf te maken met piekperiodes. Het is verstandig om het evenement niet in een piekperiode te plannen. De medewerkers zullen in deze periodes minder open staan voor nieuwe dingen.
Strategie & Concept Stap 10: Evaluatie Het meten van de return on investment van een evenement vindt bij MOVE altijd plaats door middel van het Event Canvas (Frissen & Jansen, 2014). De opzet van dit evenement is gebaseerd op een brainstormsessie met het event canvas. De ROI van Events begint namelijk bij de creatie van het eventdesign. Je moet echt iets creĂŤren dat voor gedragsverandering kan zorgen, pas dan heeft het nut om te gaan meten. Zodra er elementen aanwezig zijn die voor een gedragsverandering zorgen kun je gaan meten of de aanwezigen de gewenste verandering doormaken. Dit meten vindt bij dit event onder andere plaats door de interne mailing als communicatiemiddel. Dit evenement moet namelijk een gedragsverandering op lange termijn veroorzaken en door middel van deze mailing blijven de resultaten van het evenement meetbaar na afloop. Verder zullen de eigenaren en communicatiemedewerkers van MOVE verder borduren op het canvas als zij om tafel gaan om de mogelijkheden rondom dit evenement te bespreken. Conclusie Met de uitvoering van dit stappenplan kan MOVE als team zorgen voor de gewenste verbetering van online zichtbaarheid. Door betrokkenheid te tonen bij contentmarketing komt het project in beweging. MOVE kan aan de slag met alle aandachtspunten en daarmee de online zichtbaarheid van het bedrijf verbeteren. Het Make it MOVE event helpt MOVE om veranderingen door te voeren die de kwaliteitsslag maken tot MOVE als toekomstbestendig bedrijf.
let’s makeit