e-book SAVJETI ZA USPJEŠNO POSLOVNO
PREGOVARANJE Kratki vodič pregovaračkih taktika
logistika.com.hr Logiko d.o.o. Barčev trg 14, 10 000 Zagreb Tel/Fax: +385 1 6602 557 E-mail: info@logistika.com.hr
Sadržaj Kako pregovarati s dobavljačima? ..................................................................................... 2 Prikupljanje i korištenje informacija u pregovaranju ............................................................ 4 Checklista za pregovore .................................................................................................... 5 Tri ključna pitanja za dobavljače ........................................................................................ 6 20 bitnih točaka uspješne ponude ...................................................................................... 7 Tri koraka do dogovora ...................................................................................................... 8 Što kad je odgovor „NE“? ................................................................................................... 9 Kako uvjeriti svoje dobavljače? .........................................................................................10
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Kako pregovarati s dobavljačima? Treba li ponovno pregovarati oko loše sklopljenih ugovora? Prije nekoliko godina, vaš tim nabave potpisao je ugovor s dobavljačem. Tada je to bio dobro sklopljen posao, no danas su se tržišne sile promijenile te je cijena koju plaćamo puno viša u odnosu na tržišne stope. Treba li ovakav ugovor ispregovarati? Možda, ali treba biti jako oprezan. Pomoću ovih šest savjeta naučit ćete kako pravilno i uspješno ispregovarati. Savjet 1: Pažljivo prići svom dobavljaču U početku, priđite mu kao partner. Ako VI želite ugovoriti neki proizvod ili uslugu, ONI nisu dužni pristati na vas, jer upravo vi tražite korist. Primjer kako mu prići: „Gle mi smo ljudi i pogriješili smo. Mi mislimo da ste partner koji ne želi iskoristiti pogreške svoga partnera te bismo željeli ponovno razgovarati o restrukturiranju našeg ugovora. Tako bismo postigli usklađenost naših stopa s trenutačnim cijenama na tržištu.“ Savjet 2: Određivanje specifikacija i očekivanja Budite oprezni kada navodite da želite isti proizvod odnosno uslugu koju danas dobivate uz nižu stopu. Često kad dobavljači žele ponovno pregovarati o cijeni, razmatraju mogućnost smanjenja kvalitete dostave ili usluge ili zamjeni jeftinijim proizvodom ili uslugom. Savjet 3: Uvjerite se u poštenje svojih dobavljača Razmislite o tome kako bi se osjećali kada bi vam dobavljač prišao i rekao da je pogriješio te da je potrebno naplatiti višu cijenu. Kako bi tada reagirali? Biste li se osjećali da su vas se željeli riješiti? Što bi oni trebali napraviti ili reći da bi vas uvjerili da je promjena cijene poštena? Nakon što odgovorite na ova pitanja, prilagodite tehnike uvjeravanja i primijenite ju na dobavljačima.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Savjet 4: Razmotrite mogućnosti da se odnos razvija u oportunističkom smjeru Ako tržišne cijene padaju, a vi prilazite dobavljaču u nadi da će cijene padati, što mislite što će se dogoditi ako i kada dođe do rasta tržišnih cijena? Mislite li da će dobavljači čekati s „čekićem“ više cijene, da vam se osvete? Ako je tako, mislite li da je to pošteno? Želite li da zbog ovakvog zahtjeva za nižom cijenom upropastite svoj odnos koji će naštetiti cijeloj organizaciji u budućnosti? Savjet 5: Razmotrite etiku i kulturu U nekim se kulturama ponovno pregovaranje o cijenama smatra neetičnim i nemoralnim. Ugrožavate li uspostavljeni ili pretpostavljeni etički kodeks zbog ponovnog pregovaranja? Savjet 6: Stavite obrazloženja na papir Imate li pravi razlog za ponovne pregovore o cijeni? Hoće li se organizacijska marža pokvariti do točke u kojoj profitabilnost i konkurentnost postaje ozbiljno ugrožena? Ako je tako, možete koristiti obrazloženje da, ako se cijene ne korigiraju, solventnost organizacije postaje veliki upitnik, a to znači da nećete moći dugoročno kupovati od tog dobavljača. Ako je razlog vašeg zahtjeva za sniženjem cijena, zapravo želja da uštedite, tada će dobavljač imati manje razloga da odobri taj zahtjev.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Prikupljanje i korištenje informacija u pregovaranju Ako samo pregovarate da bi sklopili posao, tada to ne radite kvalitetno. Počnite prikupljati informacije. Informacije su često ključne za uspjeh u pregovaranju. Donosimo tri savjeta koja će vam pomoći u prikupljanju i korištenju informacija prikupljenih prilikom pregovaranja: Zašto ne? – pitanje je koje ćete postaviti prilikom pregovaranja s dobavljačem. Kada od dobavljača zatražite neku ekstra uslugu, njegov će odgovor često biti „Ne možemo to učiniti.“ Pregovarači početnici mogu to jednostavno prihvatiti i na tome se zaustaviti. Međutim, postavljanjem pitanja „Zašto ne?“ možete otključati nova vrata koja će pružiti novu priliku. Zamislite odgovor dobavljača u obliku „Zato što nudimo samo tu cijenu za narudžbe od 500 komada ili više, a vi ste naručili samo 499 komada.“ ili „Naš se šef treba potpisati na ponude s popustom većim od 20%.“ ili „Imamo klauzulu s našim najvećim kupcem koji nas obvezuje da nikome ne možemo dati veći popust od 20% posto.“ Reakcije poput ovih, mogu vam otkriti kako možete postići bolje rezultate pregovora. Ali to nećete znati, ako ne pitate. Što bi vi učinili? – drugo je pitanje koje morate postaviti svom dobavljaču. Zamislite da se dobavljač protivi vašim zahtjevima. U takvoj situaciji možete reći dobavljaču da se dvojite između više dobavljača i jednog dobavljača koji ne želi poboljšati svoje uvjete. Nakon toga ga upitajte: „Što bi on učinio da je na vašem mjestu?“ Vrlo je vjerojatno da će dobavljač reći „Ja bi samo poslovao s drugim dobavljačem“, što bi u ovom slučaju značilo s njegovim konkurentom. Umjesto toga, dobavljači mogu volonterski ponuditi alternativan pristup izrade ponuda pa tako može ponuditi duže jamstvo, povrat novca ili besplatnu uslugu s dodanom vrijednošću – ideje koje imaju vrijednost u vašoj organizaciji. Nemojte previše pričati Kada razmišljamo o pregovaranju, svaka strana želi riječima nadglasati onu drugu. Mislimo da ćemo ih tako uvjeriti na pristanak na naše uvjete. Međutim, kao što ste mogli vidjeti iz prethodna dva savjeta, dogovor se često postiže kada pustimo dobavljače da govore. Ponekad je najbolje da se usta zatvore i samo sluša.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Checklista za pregovore Imate li podsjetnike koje obavezno provjeravate prije odlaska na pregovore? Hoće li ti podsjetnici poboljšati vaš rezultat? Priprema za pregovore je jedna od najbitnijih elemenata pregovora, a ponekad je i presudna. Iako nije namijenjen kao zamjena za pripremu, ovaj popis može biti nit vodilja do uspješnih pregovora: 1. Identificirati dobavljača s kojim pregovarate 2. Pronaći rezervu u slučaju da ne možete postići sporazum s prvim dobavljačem. 3. Odrediti format kontakta ( licem u lice, telefon..) i lokaciju pregovora. 4. Pozvati glavnog dobavljača i saznajte tko će biti s druge strane u ulozi pregovarača. 5. Osigurati/inzistirati da dobavljač dodjeljuje ulogu pregovarača odgovornoj osobi odnosno osobi koja donosi odluke. 6. Procijeniti svoju moć. 7. Odrediti ukupnu pregovaračku strategiju. 8. Identificirati sve uvjete o kojima ćete pregovarati 9. Postaviti ciljeve i najmanje prihvatljive alternative. 10. Odrediti svoje pregovaračke taktike. 11. Odlučiti na što pristati, ako je potrebno postići dogovor. 12. Izraditi vremenski okvir za pregovarački proces. 13. Identificirati rizike kako bi postigli svoje uvjete, vremenske i druge ciljeve te plan za ublažavanje rizika. 14. Razviti i podijeliti interni komunikacijski plan u kojem se navodi tko mora biti upućen u pregovore i koje se informacije trebaju držati u tajnosti. 15. Pregledati bilješke s prethodnih pregovora, tečajeva itd. kao savjeti za uspjeh. 16. Predvidjeti reakciju dobavljača na sve svoje taktike. 17. Napraviti program za pregovaranje i vježbu. 18. Započeti pregovaranje povjerljivo. 19. Napravite dokument tijekom pregovaračkog procesa i podijelite ga s dobavljačem kako bi izbjegli sve buduće nesporazume. 20. Sami procijenite, je li potrebno prilagoditi strategiju i taktiku svakoj pregovaračkoj sjednici. 21. Na kraju pregovora, pomozite dobavljaču da se osjeća pozitivno, a ne da se osjeća kao da je izgubio pregovore.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Tri ključna pitanja za dobavljače Postavljanje pitanja dobavljaču može biti ključan korak prilikom odabira najboljeg dobavljača. Koja pitanja postaviti kako bi dobili traženi odgovor? Brojni stručnjaci nabave upravljaju intervjuima, ali premalo postavljanje pitanja može otežati predviđanje budućnosti rada s dobavljačima. Dobra će pitanja dobavljače izbaciti iz takta te će tako odgovori na postavljena pitanja biti iskreniji. Ovdje su tri važna pitanja koja će vam pomoći da prikupite što više informacija od dobavljača. Pitanja su najefektnija ako ste upoznati s internim poslovima dobavljača te ako su pitanja umjesto na prodavača usmjerena isključivo na vanjske odnose. Kako ćemo mi poslovati s vašom tvrtkom, umjesto s vašom konkurencijom i kako je to isplativo za našu organizaciju? Svaki će dobavljač reći kako su oni bolji izbor od konkurencije zbog neke jedinstvene prednosti. No, te prednosti pomažu prilikom odabira određenog dobavljača. Te bi se prednosti trebale pozitivno odraziti na temelj vaše organizacije pa tako bolja kvaliteta je odlična prednost, ali dobavljač i vi bi trebali biti u mogućnosti prevesti bolju kvalitetu u novčanu vrijednost. Koji su najveći izazovi s kojima ste se suočili u posljednje vrijeme? S ovim pitanjem želite saznati ispunjava li dobavljač svoje obveze. Dobavljačev odgovor na ovo pitanje može vas upozoriti na skrivene probleme te na taj način tog dobavljača napraviti manje atraktivnim od ostalih ili otkriti sposobnost za rješavanje problema koje bi zadovoljile potrebe vaših kupaca. Koje promjene možete vidjeti u industriji u idućih nekoliko godina i kako se pripremate za njih? Razmislite o tome kako su inovacije poput interneta i pametnih telefona drastično promijenile poslovanje u različitim industrijama tijekom posljednjih 15 godina. Promjene su neprestane i u budućnosti će se ubrzavati. Trebate znati da dobavljač može biti lider ili sljedbenik promjene. Odgovorom na ovo pitanje, olakšava vam procjenu koliko je dobavljač upoznat s promjenama. Osim toga, možda još niste niti razmišljali o nadolazećim promjenama koje dobavljač predviđa, a možda ste trebali.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
20 bitnih točaka uspješne ponude Ponude sadrže puno informacija na temelju kojih nabava temelji svoje odluke. To znači da trebate pažljivo procijeniti usklađenost ponude s zahtjevima tvrtke. No, postavlja se pitanje: kako bi suglasna ponuda trebala izgledati? U tome vam može poslužiti sljedeći popis koji pojednostavljuje proces procjene ponude i olakšava vam donošenje odluke je li dobavljač vrijedan vaše pažnje. Odgovorite na sljedeća pitanja. 1. Je li dobavljač: 2. predao svoj prijedlog na vrijeme? 3. potvrdio svoju usklađenost s specifikacijama ili je osigurao prihvatljivu specifikaciju? 4. odgovorio na sva potrebna pitanja? 5. osigurao cijene u pravilnoj valuti i jedinici mjere? 6. zadržao postojeću pristojbu i naknade? 7. sposoban osigurati potrebnu količinu? 8. sposoban dostaviti na željene lokacije? 9. prihvatio navedene uvjete plaćanja ili predložio prihvatljive uvjete plaćanja? 10. sposoban ispuniti navedene datume isporuka/datume izvršenja isporuke ili je predložio prihvatljivo vrijeme? 11. sposoban jamčiti za svoju ponudu? 12. sposoban suzdržati se od poduzimanja iznimaka uvjetima u ugovoru? 13. osigurava financijska izvješća? 14. osigurava financijski neuspjeh? 15. usklađen sa zahtjevima isteka ponude? 16. pruža stvaranje vrijednosti ili ideje uštede? 17. pruža informacije potrebne za sustav nabave? 18. dostavio dokaze o traženim certifikatima? 19. pokazao sposobnost nositi se s dodijeljenim poslom?
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Tri koraka do dogovora U nekim pregovorima, vi i vaš dobavljač imate različite stavove te zbog toga mislite da ne postoji prilika za suradnju, ali ova tri koraka dovest će vas do win-win situacije. Obje strane dijele zajedničke interese. Ako interes gledamo kao potrebu koju želimo zadovoljiti u kojoj je pozicija scenarij kojim želimo zadovoljiti taj interes. Na primjer, dobavljač želi ostvariti 20 % marže od njegove prodaje za vašu organizaciju. Njegova pozicija je ta da želi naplatiti 5 $ po jedinici. Vaš interes može biti 10 % uštede troškova, a vaša pozicija da dobavljač treba smanjiti cijenu za 4,5 $. Ako ste došli do slijepe ulice, vrijeme je da raspravljate o interesima prije nego o pozicijama. Brainstormingom identificira rješenje Nakon što ste raspravili o interesima, zamolite dobavljača da poradi s vama na mogućim scenarijima kojim će obje strane zadovoljiti vlastite interese. Za sada cilj nije pronaći savršeno rješenje, ali je potrebno prikupiti nekoliko različitih ideja koje će dovesti do najboljeg rješenja. Pritom ne morate uvijek vi govoriti, već ponekad pustite dobavljača da predstavi svoju ideju. Na primjer, dobavljač može reći: „Ja mogu staviti cijenu 4,50 dolara, ako se vi odlučite za jednu ambalažu umjesto za dvije.“ U ovom slučaju dobavljač može dobiti svojih 20% marže, a vi možete uštedjeti na troškovima. Zajednički odabrati najbolje rješenje Nakon brainstorminga, eliminiraju se nepotrebni prijedlozi te će se izvući nekoliko potencijalnih rješenja koja sadrže interese obiju strana. Zajedničkim snagama potrebno je odabrati onaj dogovor kojim će obje strane osjećati pobjedu.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Što kad je odgovor „NE“? Kako reagirate kada vam dobavljač odgovara sa „NE“? Koju tehniku pregovaranja tada koristite? Jedna od najjačih tehnika koje u pregovorima može koristiti dobavljač je ta da na svako vaše pitanje ima odgovor NE. Vaša sposobnost razlikovanja „pravog“ ne od onog „NE“ koji se koristi kao tehnika pregovaranja je od vitalne važnosti.
Ovi će vam trikovi pomoći kako bi prebrodili prvih nekoliko „ne“ i bolje pregovarali. Preusmjerite fokus – pokušajte preusmjeriti fokus na neku drugu stvar koja je jednako vrijedna ako osjećate da se nalazite u slijepoj ulici u toku pregovaranja. Pregovarajte na duži jamstveni rok. Pitajte za besplatne uzorke. Dogovorite sigurnu cijenu za duže vremensko razdoblje, nižu cijenu zaštitne klauzule ili tražite veće popuste na srodnim (ili nepovezanim) robama ili uslugama. Računajte – emocije stavite na stranu, a dobavljača provedite kroz poslovne probleme promatrajući ga s obje strane. Razvijte model „cijena bi trebala biti…“ kako bi se utvrdilo postoji li prostor za dodatnu uštedu troškova. Objasnite podatke koje ste dobili od objavljenih istraživanja industrije, savjetnika ili trgovinskih organizacija itd. Ponudite analizu i pomoć u smanjenju troškova dobavljača. Napravite skicu – ponekad dobavljači trebaju pomoć pri razumijevanju implikacija ne postizanja sporazuma. Objasnite im važnost svog poslovanja od temelja. Opišite kako bi njihov posao moga izgledati za 2 ili 3 godine ako izgube ovaj posao ili ako je odnos uništen. Pitajte ih kako će ta budućnost utjecati na njihov osobni pogled i karijeru.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
Kako uvjeriti svoje dobavljače? Ako ste u nabavi tada ste pod pritiskom da u što većoj mjeri smanjite troškove. Nažalost, taj pritisak neiskusne kolege može dovesti do granice etičkog poslovanja. Koristeći upitne tehnike u pregovaranju s dobavljačima, mnoge tvrtke hodaju po granici etičnosti i morala poslovnog svijeta. Kako se to ne bi dogodilo i vama, otkrivamo pet zajedničkih etičkih profila pregovarača u nabavi. Koji opisuje vas? Lažljivac – izgovorit će nebrojene laži kako bi dobavljača uvjerio u da promijeni svoje uvjete. Primjer takve laži: kada biste rekli da drugi dobavljač ima 10 % nižu cijenu, a to nije istina. NEETIČNO Pretjeran, preuveličan – ako ste osoba koja voli pretjerivati i preuveličavati stvari, tada nećete moći izgovoriti uvjerljivu laž, ali će te moći prevariti dobavljača koji će misliti da je dugoročno sklopio posao ili bar za veću količinu. Vaša je namjera dobiti bolju cijenu, ali tako da implicitno ne slijedite količinu ili kratkoročnu obvezu. NEETIČNO Otvorena knjiga – vi ste osoba koja će prenijeti sve informacije dobavljaču o prijedlozima konkurenata kako bi se uvjerili da će dobavljač dati bolju ponudu upravo vama. Naravno, konkurentni dobavljači očekuju da će se njihove ponude držati u tajnosti pa je i ovo, s vaše strane, NEETIČNO. Jeftini kavalir – unatoč činjenici da ste vi ti koji pregovarate s dobavljačem, prihvatiti ćete ručak, zabavu i darove na račun dobavljača. Čak i ako takvo ponašanje ne utječe na donošenje odluke, ono stvara percepciju unutar vaše organizacije gdje ste upravo vi „kupljeni“. NEETIČNO Stručnjak – vi ste stručnjak u nabavi te zbog toga možete izbjeći zamke. Dobro poznajete prethodna četiri profila i svjesno ih izbjegavate te zbog toga uspješno pregovarate. Toliko je učinkovitih i dostupnih etičkih tehnika u pregovaranju koje vam pomažu da nikada ne posegnete za profilom lažljivca, pretjerivanja, otvorene knjige ili jeftinog kavalira. Tako ćete kao stručnjak dobiti rezultate koje želite.
Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr
POSLOVNA EDUKACIJA Odmah primjenjivo znanje, Treneri sa dugogodišnjim iskustvom, Zadovoljni polaznici... Programi za 2014. godinu: Kako poslovati s dobavljačima (12.02.) Konferencija Dan za maloprodaju (27.02.) Efikasno upravljanje nabavom (12.03.) 7 koraka do zaključenja prodaje (13.03.) POSLOVNO SAVJETOVANJE U LOGISTICI Cilj je smanjiti troškove i istovremeno zadržati razinu usluge koju zahtijevaju kupci... Usluge koje pruža Logiko su konkretne, kao na primjer povećanje efikasnosti skladišnog poslovanja i zaliha ili savjetovanje u vezi investiranja u informatičke ili automatizirane sustave u skladištu i logistici te uspostava kontrolinga i sustava mjerenja u skladištu. Jedna od specijalnosti tvrtke Logiko je savjetovanje tvrtki u optimizaciji zaliha kroz poseban projekt - Smanjenje zaliha u šest koraka. IT U LOGISTICI Tanka je granica između dobre investicije u skladište i bacanja novaca. Stoga treba dobro poznavati procese u skladištu, ali i mogućnosti i isplativost ulaganja u informatizaciju i automatizaciju skladišta… Svi programi i IT alati (za upravljanje skladištem i optimiranje zaliha) nastali su na osnovu konzultantskog i trenerskog rada s klijentima. Razvijene su posebne softverske aplikacije, samostalne ili potpuno integrirane u ERP program koji su pomoćno sredstvo za operativni rad u skladištu i naručivanju, kao i za određivanje strategije nabave i prodaje: Stock optimizer for Navision – potpuno integrirani modul za optimizaciju zaliha u MS NAV-u (Navision). Stock optimizer kao samostalan program ili povezan sa ERP sustavom. Sustav za upravljanje skladištem (WMS) koji se može nadograditi na bilo koji ERP sustav.
LOGIKO d.o.o. – Barčev trg 14, 10000 Zagreb, Hrvatska @ info@logiko.hr Tel/Fax: +385 1 6602 557 web: www.logiko.hr Savjeti za uspješno poslovno pregovaranje – kratki vodič pregovaračkih taktika Logiko d.o.o., Barčev trg 14, 10 000 Zagreb, Tel/Fax: +385 1 6602 557, E-mail: info@logistika.com.hr